Quelles sont les principales qualités d’une adjointe de direction ?

, par Secretaire-inc.

Au-delà de la maitrise des différents logiciels et des compétences techniques reliées à l’exécution de tâches courantes, une bonne adjointe exécutive est d’abord et avant tout le bras de son patron ! Voici les 3 qualités essentielles pour jouer votre rôle à la perfection.

Savoir établir vos priorités. Comme adjointe exécutive, il n’est pas rare d’avoir à gérer non seulement l’agenda de votre patron mais également ceux d’autres membres de la direction. Entre la prise de notes, la préparation de la correspondance, la gestion budgétaire, la synchronisation des rendez-vous, le suivi auprès des clients et des fournisseurs, votre capacité à prioriser les tâches est vitale. La meilleure approche est sans aucun doute de gérer vos priorités en fonction des dates de tombée, mais également de planifier à l’avance vos semaines et votre mois à venir. Faites une évaluation précise du temps que vous devez consacrer à l’exécution de chacune de vos tâches, identifiez celles qui doivent absolument être livrée à une date fixe et mettez de côté les dossiers qui peuvent attendre.

Restez zen malgré la pression. Relever d’un cadre supérieur ou du président d’une entreprise comporte son lot de responsabilités. Mais cela implique également d’avoir à composer la pression de l’obligation des résultats, avec le stress de devoir livrer des dossiers dans des délais très serrés et surtout le désir de répondre aux attentes de votre patron. Ne vous laissez surtout pas submerger par le tourbillon de la performance. Évitez de prendre toute la pression sur vos épaules. N’en faites surtout pas une affaire personnelle. En apprenant à gérer votre propre stress vous serez plus outillée pour répondre efficacement aux demandes de votre patron et, par conséquent, de lui démontrer que vous êtes en mesure de garder une attitude positive et de maitriser la situation même dans des moments plus difficiles. Familiarisez-vous avec les techniques de gestion du stress comme le yoga ou la relaxation.

Un emploi pour vous?

Restez concentrée sur vos objectifs. Il arrive que vos responsabilités puissent parfois déborder du cadre normal et que vous soyez appelée à faire des tâches administratives pour d’autres gestionnaires que votre patron ou pour d’autres services dans l’entreprise. Surtout pas de panique ! Gardez toujours en tête vos priorités de la journée. Restez concentrée sur vos objectifs et sachez anticiper les besoins de votre gestionnaire malgré tout.



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