Quelles sont les vraies compétences d’une adjointe?

, par Secretaire-inc.

La principale qualité d’une assistante est de faire gagner du temps à son/sa supérieur(e). Pour ce faire, une bonne gestion des emplois du temps et la maîtrise de certaines tâches sont primordiales. Le site Practically Perfect PA vous rappelle vos 10 compétences :

1. La communication. Vous devez posséder une parfaite maîtrise de la rédaction. De plus, vous filtrez les communications entrantes afin de fournir uniquement les informations pertinentes à votre hiérarchie.

2. La recherche. Vous êtes à l’aise avec « la chasse » aux détails, que ce soit pour trouver une adresse courriel d’une personne que son profil LinkedIn. Vous faites ainsi gagner un temps fou à votre direction.

Un emploi pour vous?

3. L’administration et la paperasse. Vous gérez les documents administratifs. De plus, vous vous assurez que les documents confidentiels et/ou importants sont bien étiquetés et sous enveloppes.

4. Les courriels et l’organisation de l’agenda. Vous vous chargez des courriels entrants et y répondez au nom de la direction. De plus, tout changement de l’agenda doit être discuté puis validé par votre direction.

5. Les voyages d’affaires. Vous organisez et réservez les déplacements aussi bien internes qu’externes de votre direction. La planification des voyages doit être également discutée avec vos supérieurs lors des réunions.

6. Les bons de commande et factures. Vous maîtrisez tous les documents financiers de l’entreprise ainsi que les dépenses du personnel. Vous pouvez également être amenée à signer des factures et des dépenses au nom de votre direction.

7. Les vacances et les congés maladies. Vous gérez les dossiers concernant les vacances et les congés maladies du personnel. Vous avisez la direction si un(e) employé(e) prévoit de prendre des vacances plus longues que ce qui était prévu à la base.

8. L’organisation du matériel. Vous vous assurez de contrôler et de commander le matériel tant bureautique qu’administratif. Tout le personnel de l’entreprise doit en effet bénéficier des outils nécessaires pour mener le travail à bien.

9. Les fournisseurs. C’est à vous d’établir ou de maintenir les contacts avec les fournisseurs de l’entreprise et de gérer ce qui s’en suit comme les factures et les contrats.

10. Le premier contact. Vous êtes l’intermédiaire entre une personne et l’entreprise et/ou votre direction. C’est donc par vous que sont traitées et filtrées les communications et les informations venant de l’extérieur.

Et vous, quel est le votre point fort ?



Partagez cette nouvelle!

Laisser un commentaire

Vous devez être connecté pour publier un commentaire.

Les employeurs qui recrutent
  • ZSA
  • Gowling WLG
  • Espace Physio Forme Inc
  • Pillière Bolduc Notaires
  • Collège Inter-Dec
  • Desjardins
  • La Presse
Recevez les derniers articles Carrière
et offres d'emplois directement dans votre boîte de réception!
Vous avez des questions?
Nous sommes ici pour vous aider.