Quelles tâches sont prioritaires ?
Theodora Navarro
19 août 2014
Bon à savoir
2 minutes à lire
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Pour Nicky Christmas, le poste d'adjointe requiert de savoir rester flexible tout en jonglant avec toutes nos tâches. Voici ses conseils.
Est-ce vraiment urgent ?
Recevoir un courriel avec la mention « urgent » en objet est pour vous monnaie courante. Vous n'y prêtez même plus attention. Mais quelle est la nature de cette urgence ? Est-ce vraiment une demande très urgente ou l'intéressé peut-il attendre quelques minutes ? Est-ce vraiment urgent ou votre collègue est-elle toujours un peu mélodramatique ? Est-ce vraiment urgent ou votre courrier, une fois tapé « dans l'urgence » va rester à traîner jusqu'à vendredi sur le bureau de votre boss ? Estimez chaque urgence et organisez votre journée en fonction. Utilisez votre connaissance de votre patron, de vos collègues et surtout de l'entreprise pour prioriser certaines tâches.
Le patron passe en premier
Si vous avez été embauchée pour collaborer avec un gestionnaire, celui-ci passe en premier. Et si, au fil du temps et des réductions de personnel, vous êtes devenue le support administratif de tout un service, vous devez évoquer cette réalité avec votre patron en lui demandant quelles missions sont, à ses yeux, urgentes. Dans le doute, si vous êtes nouvelle dans l'entreprise ou qu'il vous est difficile de parler de ce sujet avec lui, faites passer ses demandes en premier.
Listez vos tâches
Lorsque vous passez au travers de journées vraiment difficiles, la liste devient essentielle. Elle vous permet de garder un oeil sur l'avancement de vos missions, et de garder la tête hors de l'eau. De plus, lorsqu'une nouvelle requête se présente, vous aurez la possibilité de donner une heure de rendu à son émetteur, sans pour autant mettre votre journée entière, ou même votre moral, en péril.
Savoir s'arrêter
Parfois, vous ne pouvez pas accumuler plus de tâches. C'est une réalité. Vous aurez beau travailler plus vite, et tenter de répondre au téléphone tout en tapant un courriel et en vérifiant l'orthographe d'un dossier, vous ne parviendrez pas à faire plus. Pire : vous ferez tout, mais mal! Savoir dire non aux tâches supplémentaires, c'est aussi s'assurer que vos collègues n'empilent pas leurs nouvelles requêtes sur votre bureau puisque de toute façon « vous y arrivez toujours ». Gardez-vous toujours une petite réserve de temps, pour la priorité des priorités, celle qui ne pourra souffrir aucun délai et aucune attente. Là, vous aurez atteint le niveau maximum de priorisation des urgences!
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