Quelles tâches sont prioritaires ?

, par Theodora Navarro.

S’organiser, prioriser les tâches, jongler entre dossiers habituels et missions urgentes, c’est votre quotidien. Un quotidien encore plus stressant lorsque vous revenez de votre semaine de congés et qu’il vous faut passer au travers de vos milliers de courriels tout en répondant aux demandes de votre patron, toujours pressé.

Pour Nicky Christmas, le poste d’adjointe requiert de savoir rester flexible tout en jonglant avec toutes nos tâches. Voici ses conseils.

Est-ce vraiment urgent ?

Un emploi pour vous?

Recevoir un courriel avec la mention « urgent » en objet est pour vous monnaie courante. Vous n’y prêtez même plus attention. Mais quelle est la nature de cette urgence ? Est-ce vraiment une demande très urgente ou l’intéressé peut-il attendre quelques minutes ? Est-ce vraiment urgent ou votre collègue est-elle toujours un peu mélodramatique ? Est-ce vraiment urgent ou votre courrier, une fois tapé « dans l’urgence » va rester à traîner jusqu’à vendredi sur le bureau de votre boss ? Estimez chaque urgence et organisez votre journée en fonction. Utilisez votre connaissance de votre patron, de vos collègues et surtout de l’entreprise pour prioriser certaines tâches.

Le patron passe en premier

Si vous avez été embauchée pour collaborer avec un gestionnaire, celui-ci passe en premier. Et si, au fil du temps et des réductions de personnel, vous êtes devenue le support administratif de tout un service, vous devez évoquer cette réalité avec votre patron en lui demandant quelles missions sont, à ses yeux, urgentes. Dans le doute, si vous êtes nouvelle dans l’entreprise ou qu’il vous est difficile de parler de ce sujet avec lui, faites passer ses demandes en premier.

Listez vos tâches

Lorsque vous passez au travers de journées vraiment difficiles, la liste devient essentielle. Elle vous permet de garder un oeil sur l’avancement de vos missions, et de garder la tête hors de l’eau. De plus, lorsqu’une nouvelle requête se présente, vous aurez la possibilité de donner une heure de rendu à son émetteur, sans pour autant mettre votre journée entière, ou même votre moral, en péril.

Savoir s’arrêter

Parfois, vous ne pouvez pas accumuler plus de tâches. C’est une réalité. Vous aurez beau travailler plus vite, et tenter de répondre au téléphone tout en tapant un courriel et en vérifiant l’orthographe d’un dossier, vous ne parviendrez pas à faire plus. Pire : vous ferez tout, mais mal! Savoir dire non aux tâches supplémentaires, c’est aussi s’assurer que vos collègues n’empilent pas leurs nouvelles requêtes sur votre bureau puisque de toute façon « vous y arrivez toujours ». Gardez-vous toujours une petite réserve de temps, pour la priorité des priorités, celle qui ne pourra souffrir aucun délai et aucune attente. Là, vous aurez atteint le niveau maximum de priorisation des urgences!



Partagez cette nouvelle!

Laisser un commentaire

Vous devez être connecté pour publier un commentaire.

Les employeurs qui recrutent
  • Collège Inter-Dec
  • La Presse
  • Desjardins
  • Pillière Bolduc Notaires
  • ZSA
  • Gowling WLG
  • Espace Physio Forme Inc
Recevez les derniers articles Carrière
et offres d'emplois directement dans votre boîte de réception!
Vous avez des questions?
Nous sommes ici pour vous aider.