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Recrutement professionnel en administration : une prise en charge complète et efficace

, par Sophie Ginoux.

Trouver du personnel administratif qualifié et sensible aux valeurs de votre entreprise est-il laborieux et énergivore ? Alors, pensez au recrutement professionnel niché, dont une experte vous explique tout le processus.

On ne se le cachera pas : aujourd’hui, c’est la guerre pour recruter des employés compétents en administration. Adjoints administratifs ou exécutifs, techniciens en bureautique, commis à la comptabilité, secrétaires-réceptionnistes … la liste des emplois pénuriques est longue.

Voilà pourquoi, quand on a tout essayé par les moyens traditionnels pour attirer des candidats (et surtout des candidates!) intéressants, quand on ne dispose pas d’un gros département RH, ou bien quand on manque tout simplement de temps pour passer à travers un processus qui peut s’avérer long et énergivore, il faut trouver des solutions. Et la plus simple et efficace d’entre elles, c’est le recrutement professionnel.

Un emploi pour vous?

Évidemment, de grandes entreprises de recrutement généralistes existent sur le marché. Mais aucune d’entre elles ne dispose des spécialistes, du réseau de contacts ni des réflexes que peut avoir une équipe de recrutement nichée dans le secteur du génie pour débusquer rapidement les meilleurs talents disponibles ou qui peuvent le devenir grâce à une approche directe.

Nous sommes donc allés trouver Souad Mallouh, une experte en recrutement niché, pour connaître les méthodes et le processus qu’elle utilise pour accompagner efficacement des entreprises comme la vôtre. 

Souad Mallouh, directrice en acquisition de talents au sein du Groupe Velan Média

Une approche humaine et sans contraintes

Une compagnie de recrutement professionnel digne de ce nom ne vend pas son expertise comme des petits pains dans une épicerie. Elle s’occupe d’un nombre contingenté de recrutements à la fois, de manière à obtenir les meilleurs résultats possibles.

« Lorsque des entreprises nous approchent, et quand nous en approchons, nous nous assurons toujours d’être en mesure de répondre à leurs besoins. Ce qui veut dire que nous vérifions si nous maîtrisons la spécialité du poste à combler, que nous disposons d’un bassin de candidats dans ce domaine ou que nous savons où les dénicher », indique Souad Mallouh.

L’experte ajoute qu’en aucun temps, elle ne vend du rêve à ses clients. « Nous sommes transparents du début à la fin du processus de recrutement. Les entreprises peuvent soupeser leurs besoins et consulter nos tarifs avant de signer une entente avec nous. »

Toutefois, et c’est là que certaines compagnies de recrutement se distinguent, l’entente en question dispose aussi d’une garantie de plusieurs mois. Par conséquent, si la personne embauchée part rapidement de l’entreprise, le recruteur en charge du dossier s’emploiera à en trouver une autre de qualité égale. « Cela fait toute la différence quand on hésite encore à recourir à nos services », dit Mme Mallouh.

Le processus de recrutement, étape par étape

1. Établir les besoins du client

Une fois l’entente conclue avec des clients, la première chose que Souad Mallouh ou une personne désignée de son équipe réalisent, c’est une bonne rencontre avec la ou les personnes de l’entreprise. Ensemble, ils passent à travers une grille d’une trentaine de questions, qui vont des détails du poste à combler (compétences, expérience, responsabilités, date d’embauche envisagée, tranche salariale, niveau de stress, etc.) jusqu’au portrait de l’entreprise, de ses employés et de ses valeurs. 

« Cette rencontre est essentielle pour saisir la substance de ce que le client recherche, explique l’experte. Cela nous aide beaucoup par la suite à identifier des candidats qui correspondront au profil du poste, mais aussi à la vision de l’entreprise. »

2. Opération séduction

Suite à cette première rencontre, le recruteur en charge du dossier va établir des stratégies propres à la recherche de candidats potentiels, à travers un savant mélange de marketing (affichage de l’offre d’emploi, campagne sur les réseaux sociaux, message sur des sites et blogues spécialisés), de sourcing et de contacts directs. L’opération séduction commence de manière bruyante ou discrète (y compris avec la révélation ou non du nom de l’entreprise), selon les désirs du client.

3. Entrevues 

Lorsque les candidatures commencent à lui parvenir, ou que des professionnels approchés leur répondent favorablement, le recruteur commence par un premier tri. Il contacte ensuite les talents qu’il juge le plus intéressants, afin de jauger leur motivation et si leur profil convient au poste à combler.

C’est à cette étape que les personnes sont invitées à participer à une première entrevue formelle. Mme Mallouh indique : « Nous avons une bonne grille de points à compléter, avec des barèmes à trois niveaux pour situer chaque candidat par rapport aux critères que nous établissons sur mesure pour chaque poste à combler. On y retrouve des compétences précises, les outils à maîtriser, le degré d’expérience, les attentes salariales, ainsi que les qualités personnelles (structure, autonomie, rigueur, efficacité, empathie, etc.) que nous décelons en parlant avec ces personnes. Tout est scruté à la loupe pour avoir une idée précise de ce que ces personnes peuvent offrir et attendent en retour de l’entreprise. »

4. Présentation dans les règles de l’art

En général, au terme des entrevues, Mme Mallouh et ses collègues sélectionnent trois à quatre candidats finalistes qu’ils présentent à leurs clients. Chaque candidature est accompagnée d’un rapport complet montrant les forces, les faiblesses, les attentes et les perceptions du recruteur. Les entreprises peuvent donc dès lors inviter l’ensemble des candidats finalistes, ou bien une partie d’entre eux, à une seconde entrevue pour préciser leur choix.

« Nous n’assistons pas généralement à cette seconde rencontre, mais nous pouvons répondre par la suite aux questions que se pose encore le client, négocier en son nom un salaire, une contre-offre ou des avantages sociaux. Nous vérifions aussi les références et les antécédents de la personne, et offrons même la possibilité de faire passer à l’élu pressenti une batterie de tests en langues, en maîtrise de logiciels, en vitesse de frappe ou encore de personnalité. Notre accompagnement est donc complet jusqu’à l’embauche », explique Souad Mallouh.

5. Une mission durable

Cet accompagnement se poursuivra encore au moins trois mois, afin de s’assurer de la bonne intégration de l’employé au sein de sa nouvelle équipe et de son nouveau défi professionnel.

« Nous misons sur la qualité et non sur la quantité, insiste Mme Mallouh, et nous souhaitons établir des relations durables avec nos clients. Voilà pourquoi nous mettons tout en œuvre pour réaliser les meilleurs matchs possibles, pour les employeurs comme les candidats. Parce que c’est avant tout très humain, le recrutement ! »



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