Rédiger un rapport en 4 étapes faciles

, par Catherine Lemire.

Voilà, c’est fait : votre gestionnaire vous a demandé de rédiger un rapport. Le hic ? Vous n’en avez jamais fait et vous n’avez aucune idée de ce que ce texte doit contenir. Nous vous proposons une méthode en quatre étapes faciles, tirée du Blogue des assistantes, afin de rapidement et efficacement répondre à sa requête.

Étape 1 : Précision du mandat
*Dans le but de répondre adéquatement à la demande du gestionnaire, vous devez préciser ses attentes.
*Qu’est-ce qu’il attend de vous ?
*Que cherche-t-il à savoir ?
*À quoi le rapport servira-t-il ?
*Qu’est-ce qu’il connaît déjà sur le sujet ?
*Est-il au courant d’études sur le sujet ?
*Quel est le contexte ?
*Pourquoi a-t-il besoin de ce rapport ?

Étape 2 : Cueillette et traitement de l’information

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Les endroits où cueillir votre information ne manquent pas : les entrevues, les procès-verbaux, les courriels, les études, les publications, etc. Vous avez accès à tellement d’information qu’il faut faire attention de ne pas s’y perdre. Soyez précise dans votre recherche, ne sélectionnez que ce qui est pertinent en fonction de votre mandat.

Étape 3 : Le plan

Un rapport repose sur le plan classique introduction, développement, conclusion.

Dans l’introduction, vous devez inclure en quelques lignes le mandat, la raison de la requête, son importance et son intérêt. Bref, vous reformulez la demande et son contexte.

Le développement se divise en trois parties : l’analyse de la situation en une brève description; sa critique ou son interprétation en points positifs et négatifs; des propositions de recommandations argumentées avec pour chacune ses avantages, ses inconvénients et les moyens pour y arriver.

La conclusion est la réponse à la requête. En reprenant les recommandations, vous précisez celles que vous préconisez. La conclusion ne contient aucune nouvelle information.

Étape 4 : La rédaction du rapport

Un rapport doit utiliser un vocabulaire précis et compréhensible, des phrases courtes et des paragraphes structurés, et les sections sont titrées. Il ne dépasse que très rarement deux ou trois pages. Si c’est nécessaire, vous pouvez l’accompagner de tableaux et de graphiques.

En bref
*Le rapport est une réponse à une demande précise;
*Son auteur prend position;
*Compte tenu de sa nature opérationnelle, sa structure doit être claire et efficace;
*Les recommandations doivent être argumentées adéquatement.



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