Reprenez le contrôle de vos courriels

, par Therese Garceau.

La gestion de votre boîte de courriels vous fait perdre un temps fou et commence sérieusement à nuire à votre efficacité? Si, accrochée à votre compte Outlook, vous gérez vos journées de travail au fil des courriels entrants, il est grand temps pour vous de reprendre le contrôle de la situation. Dans un récent article jobat.be dresse une liste de précieux conseils pour vaincre la courrieldépendance. Voici 6 pistes efficaces pour y arriver :

1. Prêchez par l’exemple. Une des premières astuces pour réduire le volume des courriels que vous recevez tous les jours est d’abord de vous abstenir le plus possible d’en envoyer, bien entendu lorsque cela n’est pas vraiment nécessaire. Moins vous enverrez de messages et moins vous recevrez de retour de courriels.
2. Ne précipitez rien. Évitez à tout prix de répondre immédiatement à un message. De cette façon vous faites comprendre à votre interlocuteur que vous n’êtes pas en mesure de répondre sur-le-champ à tous les messages qu’il vous envoie, que vous êtes occupée. Autrement, cela pourrait lui donner l’impression que vous n’avez que cela à faire attendre les courriels, ce qui n’est sûrement pas le cas. Moins de pression pour vous et plus de temps pour analyser et bien comprendre le contenu du courriel.
3. Ne laissez pas votre Outlook ouvert. Prenez l’habitude de fermer régulièrement votre messagerie de façon à pouvoir vous concentrer sur l’exécution de vos tâches. Limitez vos présences et ne faites pas plus d’une relève par bloc de trois heures. Cette discipline vous permettra non seulement de vous débarrasser de vos mauvaises habitudes et de reprendre enfin le contrôle de votre emploi du temps.
4. Faites ça court. Inutile de trop en mettre. Vos courriels doivent être brefs et concis pour éviter de décourager le lecteur. Assurez-vous toujours de bien indiquer l’objet de votre message pour susciter l’intérêt du destinataire. Cela vous permettra aussi de mieux retrouver votre message par la suite.
5. Évitez de mettre votre patron en copie. Sachez assumer la responsabilité des messages que vous envoyez. Inutile de mettre votre patron dans le coup pour la moindre peccadille.
6. Gare au répondre à tous. Si vous devez répondre à un message sur lequel plusieurs personnes sont copiées, empressez-vous de retirer le nom de tous les destinataires qui ne sont pas concernés par votre réponse.



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