Rester synchro avec son gestionnaire

, par Secretaire-inc.

L’adjointe doit être la meilleure alliée de son patron. Avec lui, vous devez former un duo professionnel hors pair. Compte rendu d’une conférence dévoilant tous les secrets pour y arriver.

Le rôle de l’adjointe en entreprise évolue sans arrêt, et les défis qu’elle rencontre sont toujours grandissants. Le plus grand défi : rester synchro avec son gestionnaire en dépit des incertitudes et des zones grises du quotidien.

Dans le cadre d’une journée de conférences destinée aux adjointes administratives qui s’est tenue à Montréal il y a quelques semaines, Chantal Renaud, consultante en développement organisationnel et gestion du changement et présidente de Praxis conseil, a donné les clés pour former une équipe gagnante et efficace avec son gestionnaire.

Un emploi pour vous?

Pour débuter sa conférence Chantal Renaud a posé des questions aux participantes auxquelles ces dernières devaient répondre par Vrai ou Faux.

Rester synchro avec son gestionnaire…

  • se résume à faire uniquement les tâches que l’on nous confie? Faux.
  • même s’il y a une zone grise, on se met en action? Vrai et Faux. Il faut avancer le travail sur ce qui est clair et essayer de clarifier la zone grise aussitôt que possible avec son gestionnaire.
  • ça exige de se faire confiance? Vrai. Il faut avoir confiance en vos capacités, votre jugement, vos compétences et au travail que vous livrez.
  • veut dire de rester arrimés et en communication en continu. Vrai.

Trois types de questions qui peuvent aider pour éliminer les zones grises

En période de turbulence, quand on ne sait plus trop où donner de la tête, il est important de poser les bonnes questions à son gestionnaire pour obtenir le plus clairement possible les informations nécessaires. La conférencière a expliqué les trois types de questions auxquelles recourir selon ce que vous voulez savoir pour mieux orienter votre travail.

Question Fermée (Est-ce que? Veux-tu? Peux-tu?). Elle sert à valider une information, à cadrer, à obtenir un accord. Elle amène à  se positionner, à se décider.

Question de précision (Où? Qui? Quand? Combien?). Elle sert à obtenir de l’information ciblée, à se faire guider sur certains éléments.

Question ouverte (Qu’est-ce que? Quoi? Pourquoi? Comment?). Elle sert à comprendre, dialoguer, échanger, à favoriser l’expression, à obtenir de l’information.

Bien jouer sa partition

Chantal Renaud a comparé la relation adjointe-gestionnaire à un orchestre :

« pour un résultat harmonieux, chacun doit bien jouer sa partition. »  Et pour bien jouer sa partition, il vous faut accorder dynamique, nuance, mesure, tempo, timbre, rythme et harmonie.

Dynamique ou nuance

En musique, la dynamique ou la nuance, c’est variation dans le volume de la musique, qui peut-être graduelle, douce et brusque… Dans le travail, c’est la dynamique de l’équipe qui peut varier, être plus douce ou brusque.

Que faire pour créer une bonne dynamique? Tentez de comprendre, d’analyser et de nommer les choses.

Le timbre

En musique, le timbre, c’est la sonorité particulière d’un instrument, c’est la couleur d’un son. Dans le travail, c’est la personnalité du gestionnaire qui a sa couleur comme, vous, vous avez la vôtre.

Que faire pour obtenir le bon timbre? Il faut que votre gestionnaire et vous appreniez à vous connaître pour mieux travailler ensemble.

Le tempo

En musique, le tempo, c’est la vitesse à laquelle la musique est jouée. Dans le travail, c’est la rapidité avec laquelle les tâches sont exécutées.

Que faire pour trouver le bon tempo? Clarifier l’attente du gestionnaire et négocier avec lui si nécessaire.

La mesure

En musique, la mesure est la partie stable, c’est elle qui nous fait taper du pied. Dans le travail, c’est aussi la stabilité.

Que faire quand en période de stabilité? Tenter d’innover, de vous améliorer, de réinventer, de faire mieux…

L’harmonie

En musique, l’harmonie consiste en un groupe ou plusieurs groupes de notes qu’on appelle les accords et qui servent à créer le climat de la pièce musicale qui deviendra ainsi soit triste, énergique, joyeuse… L’harmonie, dans le travail, correspond au climat de travail et à ce qu’il vous fait vivre comme émotions.

Que faire pour trouver l’harmonie au sein de votre équipe de travail? Il faut d’abord que vous gardiez en tête que vous êtes aussi responsable de l’harmonie. Donnez alors de la rétroaction et tentez de toujours identifier vos émotions.

Comportements et attitudes aidantes

En terminant sa conférence, la consultante a énuméré les comportements et attitudes qui vous aideront à rester synchronisée avec votre gestionnaire :

  • Développer votre ouverture face aux situations diversifiées,
  • Travailler dans des zones d’ombre en dépassant la peur d’être jugée,
  • Acquérir une bonne capacité de « la gestion de soi »
  • Dénouer les nœuds qui freinent l’atteinte de vos objectifs  
  • Développer sa capacité d’analyser des situations complexes (tenter de comprendre, ne pas juger, être dans une position aidante)

En définitive, être synchro avec son gestionnaire, ce n’est pas d’être à son service, mais plutôt de faire équipe avec son lui!



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