Réunion à l’extérieur du bureau : comment choisir l’endroit

, par Catherine Lemire.

Planifier une rencontre de direction dans un lieu inconnu requiert une attention particulière. Cette tâche doit être traitée de la même façon que vous le feriez pour un petit événement. Vous devez tenir compte de plusieurs éléments. Le lieu que vous choisissez doit contribuer à la réussite de la réunion. PracticallyPerfectPA nous dresse la liste de choses auxquelles penser lors de la réservation de la salle.
* Si possible, rendez-vous sur place pour visiter la salle pour prendre connaissance de son emplacement et de sa disposition.
* Assurez-vous que les sièges sont confortables. Surtout si la réunion doit durer toute la journée.
* Est-ce que tout le monde pourra bien voir l’écran?
* La lumière du jour est importante. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire dans la salle de réunion, prévoyez un endroit pour les pauses ou pour le dîner où les participants pourront profiter de la lumière du soleil.
* Une table est-elle nécessaire? Sans celle-ci, l’espace s’agrandit et offre une multitude de configurations.
* Les participants colleront-ils des affiches ou autres éléments sur les murs? Certains établissements sont très pointilleux en ce qui concerne l’utilisation de leurs murs. Vérifiez les règles de la maison.
* Visualisez comment la salle pourra mieux servir les objectifs de la rencontre.
* Qui participera à la réunion? Pour une rencontre du conseil d’administration ou avec un client, prévoyez un standard de qualité un peu plus élevé.
* Le lieu de réunion est-il facile à trouver? Faites parvenir à chacun des participants un trajet détaillé avec les coordonnées.
* Quelle technologie trouve-t-on sur place? SI un projecteur et un écran sont nécessaires, c’est votre travail de vous assurer que tout fonctionne adéquatement avant l’arrivée des participants.
* Si vous devez utiliser du matériel appartenant à l’établissement, assurez-vous de son bon état de fonctionnement et que la quantité fournie est suffisante.
* Est-ce que le mobilier est amovible? Les participants auront-ils besoin de le déplacer?
* Est-ce que les autres salles de réunion seront utilisées durant la journée? Évaluer le potentiel de bruit à l’extérieur de la salle.
* Y a-t-il un accès Wi-Fi? Faut-il payer un supplément? S’il nécessite un code, assurez-vous de le transmettre à chacun des participants.
* Y a-t-il un service de boîtes à lunch? Devrez-vous fournir le traiteur? Y a-t-il un restaurant tout près?
* Demandez à ce que le thé, le café et les rafraîchissements soient renouvelés tout au long de la journée.
* Il y a des salles de réunion à louer un peu partout et parfois à des endroits inusités. Faites le tour sans vous limiter aux traditionnels hôtels et autres salles de congrès.
* La signalisation est importante. Assurez-vous que les directions soient visibles et faciles à comprendre.
* Ayez le nom de la personne ressource et un numéro de téléphone d’urgence si un pépin survient durant la journée.
* Si vous n’êtes pas présente, une personne responsable dans l’établissement doit être parfaitement au courant de l’horaire. Cette personne sera vos yeux et vos oreilles durant l’événement. Vous devez avoir une personne de confiance à l’intérieur des murs.



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