Savez-vous ce qu’est la bible du poste ?

, par Valerie Maynard.

La bible du poste, vous connaissez? Outil indispensable qui favorise la polyvalence et facilite les remplacements, selon la blogueuse Christine Harache, la bible du poste récapitule les activités reliées à votre poste et la façon dont elles doivent être réalisées.

Il s’agit d’un guide pratique constitué de fiches, une pour chaque activité importante du poste : accueil, courrier, classement, comptes rendus, téléphone, etc. Chaque fiche comprend le descriptif de la tâche sous forme de check list, les documents associés (modèles de lettres et de compte rendu, imprimés à remplir) et les personnes à contacter en cas de besoin. Ces fiches sont ensuite rassemblées par ordre alphabétique dans un classeur ou mieux, sur un support informatique.

Pourquoi faire une bible du poste ?

Un emploi pour vous?

Plusieurs raisons justifient la réalisation d’une bible du poste, à commencer par l’objectif principal, celui de faciliter les remplacements et la polyvalence, ainsi que l’intégration des nouvelles assistantes.

Véritable aide-mémoire, votre bible du poste vous permettra aussi de gagner du temps, d’éviter les oublis et au final, d’améliorer votre efficacité.
Dans le cas d’une bible réalisée par plusieurs assistantes, c’est toute la synergie du groupe qui s’en trouvera renforcée.

Grâce à ce précieux outil, vous démontrerez également que le métier d’assistante est un vrai métier qui comporte son lot de procédures à suivre et respecter, même en cas de remplacement.

Pour qu’une bible du poste soit efficace, le descriptif des tâches doit être simple et facile à comprendre. Bien sûr, cet outil ne présente d’intérêt que s’il est mis à jour régulièrement. D’où la nécessité de concevoir un document assez succinct. Plus le document sera détaillé, plus la mise à jour sera difficile. Il faut savoir trouver le juste milieu : assez de détails pour que le document soit utile, mais pas trop pour qu’il reste vivant.



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