Savez-vous utiliser la ponctuation?

, par Theodora Navarro.

Dans un courriel, un courrier, une présentation Power Point ou un dossier à destination de gros clients, la ponctuation est aussi importante que l’orthographe.

Lorsque votre interlocuteur lira votre diatribe, il respirera pendant vos virgules, saisira votre insistance grâce au point d’exclamation ou votre volonté de préciser une idée avec des tirets ou des parenthèses.

Une mauvaise ponctuation peut même faire comprendre l’inverse de ce que vous souhaitiez dire en réalité.

Un emploi pour vous?

Mais comment ponctuer avec justesse? Voici une mise au point quant au bon usage des tirets et autres virgules.

De prime abord

Pour bien ponctuer, il faut écouter la musique que la phrase fait dans notre tête. Chaque respiration, chaque coupure, chaque phase descendante ou ascendante de votre phrase aura une répercussion sur votre ponctuation.

Le point

«Votre devis sera prêt vendredi.» Ecoutez votre phrase, quand vous prononcez vendredi, votre intonation est descendante. Sitôt après le mot vendredi, vous marquez naturellement une pause, avant d’exprimer une nouvelle idée. C’est le moment de mettre un point.

La virgule

«Considérant qu’une étude doit être fait au préalable votre devis ne sera prêt que dans une semaine.» Si vous lisez la phrase à voix haute, vous marquez une respiration après le mot «préalable», il faut donc mettre une virgule à cet endroit.

Attention, la place de la virgule peut changer le sens d’une phrase. Ainsi «Comme mon patron l’a suggéré ce matin, nous allons organiser une rencontre» ne signifie pas la même chose que «Comme mon patron l’a suggéré, ce matin nous allons organiser une rencontre».

Dans le premier cas, vous informez votre interlocuteur que vous allez planifier une rencontre dans les jours, les semaines à venir, car votre patron a fait cette suggestion le matin même. Dans le deuxième cas, vous le prévenez qu’une rencontre a lieu ce matin (et qu’il a intérêt à se dépêcher)!

Les tirets

Comme secrétaire, et au vu des documents que vous rédigés quotidiennement, les tirets sont vos meilleurs alliés. Ils servent à préciser une pensée, à rappeler un contexte, à ouvrir le débat. Et puis ils font chics, c’est tout.

Vous pouvez en avoir deux, ils remplissent alors le même rôle que des parenthèses. Par exemple : «J’ai préparé votre devis – et ses 42 pages d’annexes à signer – pour vous l’envoyer vendredi». Vous pouvez également n’en utilisez qu’un seul, par exemple : «J’ai préparé votre devis – et ses 42 pages d’annexes à signer».

Les points de suspension

Attention à eux, ils n’ont guère leur place dans le monde professionnel. Le style clair et concis que votre position requiert laisse peu la place à la suggestion et à l’hésitation que renferment cette ponctuation. Réservez-les à vos interlocuteurs proches, à vos collègues, voire à votre boss. Mais ne les placez jamais dans un document officiel ou un courrier important.

Une exception : l’énumération, par exemple si vous dites «J’ai terminé votre devis, il comprend toutes les mentions nécessaires comme la date, l’heure, le prix, le nom de la compagnie…»



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