Tâches de secrétaires : sky is the limit!

, par Secretaire-inc.

Vous ne le savez que trop bien : le travail de secrétaire ne se résume pas à répondre au téléphone et à classer des papiers. Selon le type de secrétaire et les différents employeurs, les tâches sont très diversifiées. Voici trois secrétaires qui nous parlent de leurs métiers.

Francesca occupait tout récemment un poste de secrétaire-réceptionniste pour un commerce privé. Ses tâches touchaient particulièrement le matériel lié à l’entreprise. Elle faisait, entre autres, la réception et l’ouverture du courrier, rentrait les paiements et dépenses dans le système informatique de la compagnie et faisait la mise au propre des soumissions.

Au plus près du client

Un emploi pour vous?

Pour Claudine, secrétaire médicale depuis quelques années, les tâches sont plutôt liées aux services. Elle doit ainsi retranscrire les notes, donner des rendez-vous aux patients, prendre des rendez-vous auprès des différents spécialistes pour les cas plus urgents, recevoir les résultats d’examens, faxer des prescriptions, préparer des reçus et remplir les demandes de consultation.

Nancy, auparavant secrétaire juridique dans un bureau privé d’avocats, exécutait des tâches liées aux différents documents légaux: répondre au téléphone, prendre les rendez-vous, préparer les différents documents liés à la cour.

Maintenant secrétaire juridique pour une grande entreprise, elle explique qu’elle n’est pas en contact avec les clients et qu’elle fait donc moins d’appels téléphoniques. Elle ouvre des dossiers, et prépare différents documents légaux. Elle n’a toutefois pas à faire l’entièreté de la rédaction de ces documents : «Normalement on adapte des documents préécrits. Il peut arriver qu’on en rédige, mais ça arrivait plus souvent au privé.»

Multitâches

« Le fait de devoir être multitâches est très intéressant, ça rend le métier moins redondant », affirme Francesca. Les trois sont d’accord : elles adorent savoir faire différentes choses.

Elles ont cependant leurs préférences. Ainsi Francesca préférait de loin préparer les soumissions. Nancy s’épanouit plus dans les tâches liées à un même dossier, quand elle sent qu’elle connaît très bien le dossier en particulier. Quant à Claudine, elle préfère par-dessus tout accueillir les patients.

Certaines tâches sont, pour elles, moins attrayantes, comme faire le check-up des commandes arrivées par courrier. «Quand on ne travaille pas dans un dossier en particulier, ça devient aussi plus routinier», explique Nancy.

Des jobs très prenantes?

Francesca trouvait les demandes de son employeur raisonnable : «Je n’avais pas l’impression que mon travail était très exigeant : les tâches étaient plutôt proportionnées à mon salaire.»

Mais cela dépend quand même du domaine, comme dans le juridique. «C’est sûr qu’on fait une job de production sur certaines choses. Il faut que ça roule! Mais en même temps c’est bien mieux un emploi où ça bouge et ça n’arrête pas: je ne voudrais vraiment pas me tourner les pouces!» affirme Nancy.

Elle reconnaît quand même que parfois cela bouge un peu trop, comme lorsqu’elle est tombée sur un client très agressif. «Il m’a engueulée au téléphone en me disant ce qu’il ferait à la femme de mon employeur après avoir attaché ce dernier à sa chaise… ce n’est pas toujours facile le domaine juridique!»

Quand on est secrétaire, ”sky is the limit”!



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