Technologie de la semaine : 5 astuces Outlook

, par Louise Proulx.

Au bureau, on en passe du temps à lire et à envoyer des courriels. Voici 5 astuces Outlook qui vous permettront de grappiller quelques minutes ici et là, question de quitter le bureau à 17 h, en même temps que tout le monde!

Outlook est un outil largement utilisé sur le plan professionnel. Ça vaut donc la peine de prendre le temps de connaître toutes les techniques qui permettent de gagner un peu de temps. En voici 10 recueillies sur le Journal du net.

1. Vous devez régulièrement envoyer des courriels à un groupe distinct de personnes : le conseil d’administration, les collègues du département x, y ou z, les hauts dirigeants… ?

Un emploi pour vous?

Facile : Créez une liste pour chacun des groupes. Suffit de se rendre dans l’onglet Contact, puis de cliquer sur Nouveau et Liste de contacts. Ne vous reste qu’à inscrire le nom de la liste en question et d’y ajouter les contacts s’y rattachant.

2. Raccourcis clavier. Comme tous les logiciels, Outlook offre des raccourcis clavier qui peuvent être fort utiles.

Ctrl + R : Répondre

Ctrl + Maj + R : Répondre à tous

Ctrl + Enter : Envoyer

Ctrl + N : Nouveau message

Ctrl + P : Imprimer

3. Demander un accusé de réception. Dans Outlook, vous pouvez utiliser cette fonction d’accusé de réception soit pour un courriel en particulier ou pour chaque courriel. Dans le premier cas, dans votre boîte de messagerie Outlook, cliquez sur Options et cochez Demander un accusé de réception.  Pour vous assurer que votre message a été lu/ouvert par votre destinataire, cochez Demander un accusé de lecture. Dans le deuxième cas, cliquez sur Outils/Options/Préférences/Options de la messagerie/Options de suivi. Puis cocher la case Confirmation de lecture.

4. Transformer un fichier Word en pièce jointe. Vous venez de terminer votre rapport sous Word et vous devez l’envoyer à votre boss. Vous n’avez aucunement besoin d’ouvrir Outlook. Pour ce faire, vous allez dans l’onglet Fichier, vous cliquez sur enregistrer et envoyer. Word vous propose différents formats : Word, PDF ou XPS…

5. Vous recevez un courriel concernant une réunion ou une date butoir. Pas besoin de créer une événement dans votre agenda et de recopier tout le contenu du message. Vous n’avez qu’à glisser le message en question sur l’onglet Calendrier ou l’onglet Tâche, selon que vous voulez le transformer en rendez-vous ou en tâche.

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