Tous les secrets d’une prise de notes efficace

, par Therese Garceau.

Bien entendu, qui dit réunion, dit prise de notes. Or, aussi facile que cela puisse paraître, maîtriser parfaitement l’art de la prise de notes requiert du doigté et certaines compétences de base. Retour sur l’essentiel…

Ne s’improvise pas preneuse de notes qui veut! Dans une rencontre importante, où chaque détail compte, une bonne prise de notes est le fondement de tout procès-verbal ou compte-rendu pertinent et efficace.

Dans un récent article publié sur assistantedge.com, la formatrice et spécialiste de la prise de notes Robyn Bennett fait le point sur les principales qualités nécessaires pour une parfaite maîtrise de cette discipline qui est loin d’être banale :

Un emploi pour vous?

Ouvrez grandes les oreilles. Comme responsable de la prise de notes, vous devez — plus que quiconque — prêter l’oreille à tout ce qui se dit dans la réunion. Ici, le mot d’ordre est une vigilance à toute épreuve. Restez en mode écoute. Cela semble simple, mais bien écouter requiert de mettre de côté tout jugement personnel pour bien cerner ce que dit l’autre mais aussi pour comprendre sa pensée, et ce, sans la juger.

Soyez organisée. Assurez-vous de vous présenter à la réunion après avoir lu l’ordre du jour, tous les documents d’information, les procès-verbaux de la réunion précédente et tous les outils dont vous avez besoin pour prendre les notes : stylo, surligneur, papier, enregistreuse, ordinateur portable ou iPad. Prenez toujours un stylo supplémentaire pour éviter d’être prise au dépourvu.

Informez-vous au préalable. La connaissance du sujet de la réunion est un atout majeur qui facilite grandement la prise de notes. Glanez autant d’information que possible sur le sujet. Consultez les documents d’information qui seront distribués en réunion, parlez aux gens et tenez-vous au courant en lisant des articles publiés sur le site de votre entreprise ou des autres organisations impliquées.

Osez vous affirmer. Vous devez avoir suffisamment confiance en vous pour vous exprimer en réunion et clarifier les zones grises.

Maîtrisez la langue écrite. Il n’est pas suffisant de prendre les notes lors d’une réunion, le vrai défi consiste à pouvoir rédiger un brouillon de notes dans un français impeccable, éviter les erreurs de grammaire, de ponctuation.

Faites preuve d’une pensée critique. Vous devez filtrer les informations et déterminer ce qu’il faut vraiment écrire. Triez l’information et ne conservez que ce qui est vraiment utile. Sachez distinguer l’essentiel du superflu.



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