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Toutes les options pour protéger vos documents Word

, par Louise Proulx.

Les documents Word vont et viennent d’un ordinateur à l’autre. C’est donc une bonne idée de les sécuriser pour ne pas perdre votre travail initial. Plusieurs options de protection s’offrent à vous. Les voici.

Pour protéger les documents Word 2013 et 2016, il y a différentes possibilités. Les options suivantes sont possible :

Un emploi pour vous?

Option  : « Marquer comme final »

Cette option est surtout utile pour votre travail personnel, si vous possédez, par exemple, plusieurs versions révisées d’un document et que vous voulez vous souvenir de la version finale.Grâce à cette option, vous pouvez ouvrir le document  (lecture seule), en prendre connaissance et le modifier si vous le désirez. Pour ce faire, cliquez sur le bouton  Modifier quand même. Par contre, si vous cliquez sur Enregistrer, votre document initial sera écrasé et quand vous l’ouvrirez à nouveau, la mention Lecture seule aura disparu. Important : marquez la nouvelle version corrigée comme final.

Option : « Chiffrer avec un mot de passe »

Cette option permet de protéger un document. Seuls ceux qui connaissent le mot de passe pourront le lire et/ou le modifier.

Option : « Restreindre la modification »

Cette option est utile dans tous les cas où la lecture et/ou les ajouts d’informations contrôlées sont autorisés. Plusieurs modes de restrictions sont autorisés. Les plus utiles se trouvent dans la section 2 de l’onglet Restreindre la modification :

  • Marque de révision : tous les options sont bloquées, sauf l’onglet Révision.
  • Commentaires : Dans l’onglet Révision, seule l’icône Commentaires est active.
  • Remplissage de formulaires : Ajoutés via l’onglet Développeur et les icônes du groupe Contrôles, seuls les champs de formulaires peuvent être complétés.
  • Aucune modification (lecture seule) : Via cette option, toutes les icônes de tous les onglets sont bloquées. Il est toutefois toujours possible, à ce stade, d’ajouter un mot de passe.

Option : « Ajouter une signature numérique »

Vous voulez obtenir une signature numérique? Allez sous l’onglet Insertion, vous y trouverez le groupe de commandes Texte, cliquez sur l’icône Signature. Si vous ne possédez pas de signature numérique, vous pouvez cliquer sur Ajouter des services de signatures et suivre le mode d’emploi de Signatures numériques et certificats. Si vous possédez une signature numérique, allez sous l’onglet Insertion. Sous Texte, cliquez sur l’icône Signature puis sur la Ligne de signature Microsoft Office. Remplissez le formulaire, validez-le et cliquez sur le bouton droit de votre souris. La barre des messages Signatures apparaît. Cliquez sur le bouton Afficher les signatures pour terminer le processus de signature.

Option : « Créer un PDF  »

Cette option est pratique si vous êtes équipée d’une version PDF ADOBE PRO qui autorise l’annotation et que vous désirez créer une copie du document en format PDF pouvant être lu sur tout ordinateur.

Grâce à cette version d’ADOBE, vous pouvez importer le texte contenu dans un document Word. Dans ce cas, les commentaires insérés sur le PDF seront assimilés à des marques de Révision classiques (onglet Révision du Ruban Word).

Pour créer le PDF, vous allez sous l’onglet Fichier, puis cliquez sur Exporter et ensuite sur Créer un document PDF/XPS. Mais, avant de créer la version définitive d’un document en  PDF, vous devez activer l’onglet Fichier et maintenir l’option Informations active. Cliquez sur Vérifier l’absence de problèmes puis sur Inspecter le document. Maintenir toutes les options cochées puis cliquez sur le bouton Inspecter. La boîte de dialogue Résultat s’affiche, elle signale que les Propriétés du document sont renseignées. Fermer la boîte de dialogue et ouvrir les Propriétés (toujours sous Fichier > Informations > Propriétés). Saisir les informations de votre choix (auteur, entreprise, mots clés, etc.).

 



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