Vos logiciels préférés

, par Louise Proulx.

Il y a quelques semaines, sur notre page Facebook, nous vous avons posé la question à savoir quels logiciels utilisiez-vous dans le cadre de votre travail. Nous avons reçu plusieurs réponses. Aujourd’hui, grâce à Roxane Germain et Mathieu Maurin Soucy, nous vous en présentons trois : OneNote, Excel et Acrobat.

OneNote

Roxane Germain travaille pour une entreprise de construction à Terrebonne. C’est elle qui s’occupe de la gestion de projets et de tout le côté administratif. Pour elle, le logiciel OneNote est un incontournable. « Dans le cadre d’un de mes cours en secrétariat, nous devions piger un papier sur lequel était inscrit un logiciel. Nous devions apprendre comment ce logiciel fonctionne et l’enseigner aux autres élèves. J’avais pigé OneNote », raconte-t-elle.

Un emploi pour vous?

Pour Roxane, ce logiciel s’est avéré très utile. « C’est comme un calepin de notes électronique, mais qui peut être partagé sur plusieurs ordinateurs. Tu ouvres le logiciel et tu vois tous tes projets. Tout est à la même place, dans différents onglets. Et quand tu inscris des changements, tu n’as pas besoin de les mentionner à tes collègues puisque les changements se font automatiquement pour eux aussi », explique la secrétaire.

Mathieu Maurin Soucy, de son côté, travaille à l’Université du Québec à Montréal au département de chimie. Il est secrétaire-réceptionniste et commis de logiciels. C’est une amie qui lui a fait découvrir OneNote. « Ce que j’aime particulièrement de OneNote, c’est que ça m’évite d’avoir des post-it partout sur mon bureau », indique Mathieu. Il explique que OneNote c’est comme une chemise dans laquelle tu aurais plusieurs babillards. Par exemple, tu peux avoir un onglet « à faire bientôt », un autre « à faire à long terme » ou « demandes en attente », etc.

Acrobat

Mathieu et Roxane ont tous deux parlé du côté pratique du logiciel Acrobat. Pour Roxane, utiliser Acrobat évite de gaspiller plein de papiers parce que tu peux remplir les formulaires directement à l’ordinateur. « La secrétaire qui occupait mon poste avant imprimait tous les formulaires et les remplissait à la main, ce qui avait comme conséquence de remplir les classeurs de paperasse inutile », explique-t-elle.

Mathieu mentionne que tout le monde connaît Acrobat Reader, mais, selon lui, la version Acrobat X Pro est particulièrement intéressante pour créer des documents maisons en PDF, comme des formulaires ou autres.

Excel

Le logiciel Excel est le logiciel préféré de Mathieu Maurin Soucy. Selon lui, les gens ne connaissent pas l’éventail des possibilités qu’offre Excel. « Par exemple, si tu utilises l’option développeur, certains trucs qui te prendraient trois heures à faire, peuvent ne te prendre que trois secondes », ajoute-t-il. Excel permet de faire des listes, de trier, de filtrer… « Moi, je me sers de Excel pour toutes sortes de choses. Par exemple, j’ai un document Excel sur lequel les allergies et les dates d’anniversaire de mes collègues sont indiquées. Il y a une formule “date d’aujourd’hui”, quand j’ouvre mon logiciel, il s’ouvre sur la date du jour », expose Mathieu.

Si vous avez d’autres logiciels à nous faire découvrir, n’hésitez pas à nous écrire en message privé sur notre page Facebook ou à redaction@secretaire-inc.com.



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