Vous et la liste des tâches de votre patron

, par Therese Garceau.

Planifier et gérer efficacement l’agenda bien rempli de votre patron peut parfois devenir un véritable casse-tête. Heureusement, plusieurs précieuses astuces peuvent vous aider à garder le contrôle et surtout à vous simplifier la vie. Le principe de base pour y arriver est d’abord de vous assurer que la liste des tâches demeure accessible et puisse être mise à jour à tout moment. Pour plus d’efficacité, celle-ci devrait aussi être intégrée sur le système de messagerie que vous utilisez pour gérer la boîte de réception et le calendrier électronique de votre patron.

Le site praticallyperfectpa.com s’est penché sur la gestion pratico pratique de cette indispensable liste des choses à faire. Gros plan sur les choses à faire et celles qu’il faut absolument éviter pour sauver du temps et optimiser vos résultats :

À faire :
* S’empresser de compléter les tâches dont vous pouvez vous acquitter au nom de votre patron et les cochez au fur et à mesure.
* Proposer à votre patron d’utiliser des applications et des outils comme Evernote, Wunderlust, Any.do ou encore Todoist. Ces solutions peuvent l’aider à garder le contrôle sur son emploi du temps et sont facilement accessibles sur téléphones intelligents et tablettes.
* Toujours veiller à alléger la charge de travail de votre patron dans des dossiers plus complexes. Accomplissez les tâches que vous êtes en mesure de faire et tenez-le au courant de vos actions dans le dossier.
* Établir une liste de priorités pour votre patron et en assurer un suivi serré.
* Communiquer. Prenez toujours le temps de faire des mises au point et de discuter de la liste dès que vous avez achevé certaines tâches ou que d’autres priorités s’ajoutent.

Un emploi pour vous?

À ne pas faire :
* Ne pas oublier de toujours ajouter les échéanciers sur chacun des tâches que vous mettez à l’agenda de votre patron. Prévoyez qu’il ait assez de temps dans son horaire pour terminer le travail.
* Ne fournissez jamais une liste trop longue. Privilégiez une mise à jour régulière de la liste des choses à faire pour éviter que celle-ci s’allonge inutilement. Planifiez une rencontre quotidienne avec votre patron pour revoir la liste des priorités et s’assurer qu’il a suffisamment de temps pour tout faire.
* Ne supprimez jamais la liste des tâches une fois qu’elle est complétée. Déplacez-les plutôt dans un dossier spécial de tâches terminées pour en garder la trace et vous assurer que votre patron et vous pourrez y retourner et la consulter au besoin.
* Évitez à tout prix que votre patron perde du temps dans son horaire à cause d’une information manquante. Assurez-vous de bien faire le relais entre les différents collègues et services, et de collecter toutes les informations et détails qui lui seront utiles dans le dossier.
*N’oubliez pas de toujours inclure une estimation du temps pour chacune des tâches. Votre patron pourra ainsi mieux planifier sa journée, surtout s’il doit livrer des tâches urgentes.



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