Nous recherchons le (a) perle rare pour se joindre à une magnifique équipe. A titre d'adjointe, vous allez offrir un soutien administratif à notre CPA.
Responsabilités :
- Entretenir la correspondance de routine ;
- Coordonner, classer et réviser les reçus des cartes de crédit et préparer les fichiers Excel pour faciliter la comptabilité ;
- Gérer les comptes et les abonnements, dont l’Internet, le téléphone, etc. (ouverture et fermeture, modification de forfait, paiement automatique, etc.) ;
- Obtenir les copies des factures mensuelles qui sont payées automatiquement et les enregistrer dans le dossier approprié ;
- Classer les factures payées dans notre système interne et maintenir un système de classement électronique facile à suivre ;
- Obtenir le détail des commandes en ligne tous les mois de plusieurs fournisseurs ;
- Obtenir les informations de différents fournisseurs ;
- Coordonner les expéditions de marchandises qui sont envoyées entre différents endroits ;
- Exécuter les tâches administratives liées aux voyages à l'étranger ;
- Coordonner et soumettre les demandes de remboursement de dépenses mensuelles des employé(e)s pour approbation ;
- coordonner les suivis de l’inventaire d’œuvres d’art ;
- Obtenir les reçus de carte de crédit et préparer les fichiers Excel pour faciliter la comptabilité ;
- Obtenir une copie des factures mensuelles qui sont payées automatiquement et les enregistrer dans le dossier approprié ;
- Préparer les demandes d’approbations nécessaires pour les paiements de facture ;
- Responsable du classement des factures payées dans notre système interne et maintenir un système de classement électronique facile à suivre ;
- Faire le suivi des petites caisses ;
- Préparer les demandes de virements en devise étrangère et les envoyer à la banque ;
- Faire le suivi avec la banque afin d’obtenir les confirmations de paiement. ;
- Aider dans la préparation de divers projets spéciaux ; envoi international, organisation d’évènements spéciaux, etc. ;
- Faire des courses ou des achats en ligne selon les demandes ;
- Remplacement de la réceptionniste.
Compétences recherchées
- Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ; anglais avancé ;
- Capacité à rédiger et à présenter la correspondance ;
- Excellente connaissance des principaux outils informatiques et logiciels, dont Excel et Word ;
- Facilité à communiquer et à maintenir l’information à jour ;
- Attention rigoureuse aux détails dans tous les domaines ;
- Capacité à maintenir un haut niveau de confidentialité ;
- Sens aigu de l’initiative.
Si ce poste vous intéresse, vous pouvez envoyer votre CV à com
Type d'emploi : Temps plein
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