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COORDONNATEUR(RICE) ADMINISTRATION

Poste temporaire -

Le coordonnateur administration assure la prise en charge des procédures visant la bonne conduite des opérations journalière du siège social.

Il agit également à titre de réceptionniste par le transfert des appels, l’accueil des visiteurs et le suivi des demandes d’information pour l’ensemble des activités de la société.

Il assure également l’approvisionnement adéquat des fournitures de bureau et autres articles nécessaires pour le bon fonctionnement du siège social.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

Sous la responsabilité du directeur projets spéciaux RH, le titulaire assumera les tâches et les responsabilités suivantes :

• Assurer l’accueil des visiteurs et répondre aux demandes d’information pour l’ensemble des activités de l’organisation;
• Acheminer les appels et le courrier entrant et s’occuper des envois par messager, poste ou courrier prioritaire;
• Coordonner et effectuer les suivis nécessaires au bon fonctionnement des équipements;
• Fournir un soutien clérical et administratif aux membres de la direction au besoin;
• Voir à la prise en charge des procédures d’administration des opérations journalières du siège social (accès, sécurité, propreté des lieux et des équipements, accueil des nouveaux employés, disponibilité de matériel);
• Coordonner la gestion des salles de conférence incluant le service aux invités;
• Communiquer avec divers services internes et externes pour régler des problèmes mineurs;
• Agir comme personne ressource auprès des fournisseurs de service et approuver leurs factures pour les services rendus conformément aux ententes contractuelles;
• Gérer le renouvellement des fournitures de bureau et autres articles utilisés au siège social;
• Assure un soutien clérical et administratif pour différents projets de ressources humaines.

Autres :

Effectuer, au besoin, toutes tâches connexes afin d’assurer la continuité et la qualité des services.

QUALIFICATIONS REQUISES :

Formation requise :

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat.

Expérience :

Un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.

Autres :

• Maîtrise des outils de la suite MS-Office;
• Bilingue autant à l’oral qu’à l’écrit, avec une excellente maîtrise du français écrit;
• Souci du service à la clientèle;
• Capacité démontrée à établir et entretenir d’excellentes relations interpersonnelles;
• Souci du détail, minutie et précision;
• Polyvalence, esprit d’initiative et grande autonomie;
• Esprit d’équipe et collaboration;
• Capacité d’organisation, de planification et confidentialité.
6 hours ago