Groupe Lune Rouge Inc

Description du poste

Lune Rouge est à la recherche d’un adjoint (e) administrative qui offrira un soutien administratif et professionnel à la présidente et chef des opérations. Elle sera responsable de la production de documents et de la gestion de l’agenda. L’adjoint(e) administrative devra faire preuve d’un grand sens d’organisation, de responsabilités, de discrétion, de professionnalisme et de jugement.

RESPONSABILITÉS

• Évaluer les demandes internes et externes et suivi en collaboration avec la présidente et chef des opérations;
• Tenir le calendrier la présidente et aider à la préparation de diverses réunions, fixer des rencontres en considérant plusieurs agendas complexes;
• Établir les priorités et faire le suivi des différents dossiers de la présidente et chef des opérations;
• Planifier les déplacements et prendre les dispositions nécessaires;
• Organiser les détails logistiques de réunions internes et externes, les conseils d’administration et assembler le matériel nécessaire et son expédition;
• Assister la présidente et chef des opérations dans la préparation de correspondance (rédaction, révision, traduction);
• Participer à certaines rencontres internes et rédiger les procès-verbaux ;
• Assurer la liaison avec différents services, les partenaires d’affaires et les relations professionnelles tant au niveau local qu’international;
• Gérer les demandes des membres du conseil d’administration;
• Aider à la préparation de dossiers, effectuer des recherches de base et préparer diverses analyses et présentations;
• Gérer tous les contacts de la présidente et chef des opérations;
• Préparer les divers comptes de dépenses;
• Effectuer le formatage (révision, traduction, annotation) de divers documents tels que contrats, procès-verbaux, résolutions, lettres, etc.;
• Sauvegarder divers documents aux endroits appropriés sur le serveur;
• Effectuer le classement de divers documents et dossiers.
• Entreprendre occasionnellement, à la demande de la chef des opérations, des projets spéciaux;
• Effectuer toute autre tâche administrative et de secrétariat de haut niveau connexe.

QUALIFICATIONS

• Études postsecondaires de niveau collégial ou universitaire dans un domaine pertinent au poste;
• Minimum de 7 à 10 années d’expérience pertinente en tant qu’adjoint de direction;
• Parfaite maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral ;
• Maîtrise de l’environnement Windows et de la suite MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Visio;
• Habiletés de rédaction significativement supérieure à la moyenne en français et en anglais;
• Habiletés en matière d’organisation et de planification ;
• Méthodique, rigueur, autonomie, minutie, professionnalisme, tact et discrétion ;
• Capacité à travailler sous-pression et dans un environnement en constante évolution;
• Aptitude à gérer efficacement les priorités et de nombreux dossiers à la fois;
• Aptitudes marquées pour la communication;
• Attitude proactive, leadership et initiative;
• Souci de la qualité du service à la clientèle et habileté pour ce qui est des relations interpersonnelles avec divers intervenants.