Profil de poste

Nous sommes à la recherche d'une personne polyvalente ayant un excellent sens du service à la clientèle afin de combler le poste de secrétaire-réceptionniste.

La secrétaire-réceptionniste agit avant tout comme contact principal entre la résidence et la clientèle (familles, visiteurs, etc.). Elle fournit également un soutien administratif à ses collègues de l'équipe de direction afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau et la bonne transmission de l'information. Elle travaillera étroitement avec la directrice, l'adjointe directrice, l'auxiliaire à la direction, la coordonnatrice et l'adjointe administrative.

Exigences

• DEC en Techniques de bureautique, DEP en secrétariat ou toute autre formation pertinente;
• 3 à 5 années d'expérience dans le domaine;
• Connaissance avancée du français parlé et écrit (anglais parlé et écrit un atout);
• Maîtriser les principaux logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook);
• Maîtriser le logiciel Agendrix (un atout).

Spécifications

Horaire de travail du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 00, pour un total de 32,5 h par semaine.

Salaire horaire de 18,50 $.

Activités clés

Service à la clientèle

• Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes d'information générale (accueil).

Tâches administratives

• Produire les tableaux mensuels et en effectuer la distribution : calendrier des rendez-vous et transports et tout autre outil de travail nécessaire à l'équipe de direction et aux chefs d'équipe;
• Assurer la tenue à jour des documents concernant les usagers dans les cartables d'urgence;
• Réceptionner et distribuer quotidiennement le courrier des usagers;
• Assurer le remplacement de l'adjointe administrative lors d'absences et/ou vacances;
• Assister les techniciennes en loisirs dans la création du journal interne mensuel en corrigeant l'orthographe et la mise en page.

Ressources humaines

• Créer et/ou tenir à jour les offres d'emploi sur diverses plateformes (Facebook, Indeed);
• Réceptionner et filtrer les Curriculum Vitae des candidats, puis les acheminer au directeur général;
• Participer à l'élaboration des horaires de travail, conjointement avec l'adjointe directrice et la directrice;
• Tenir l'horaire de travail à jour dans Agendrix;
• Gérer les comptes Agendrix des employés (création et archivage);
• Préparer le fichier de paie aux deux semaines, conjointement avec la directrice.

Gestion des rendez-vous des usagers

• Réceptionner les rendez-vous, médicaux ou non, pour les usagers;
• Effectuer les réservations de transport adapté, si nécessaire;
• Planifier les accompagnements (familles ou agence);
• Préparer les documents nécessaires aux usagers pour leurs rendez-vous;
• Tenir à jour le calendrier des rendez-vous et en effectuer la distribution à chaque mise à jour.

Approvisionnement des biens essentiels

• Gérer les gants jetables : tenir un inventaire et approvisionner les étages de façon hebdomadaire selon les besoins;
• Gérer les produits d'hygiène fournis par l'établissement : tenir un inventaire, approvisionner les étages de façon hebdomadaire selon les besoins et effectuer les achats lorsque nécessaire.

Réseaux sociaux et logiciels de gestion

• Gérer la page Facebook de la résidence;
• Effectuer les demandes d'ouverture et/ou fermeture de compte pour les usagers (services de câblodistribution);
• Gérer Agendrix - Logiciel de gestion des horaires de travail.

Aptitudes requises

• Excellent sens du service à la clientèle (entregent, politesse, courtoisie);
• Sens élevé de l'organisation et de la qualité du travail;
• Autonomie et initiative;
• Capacité à gérer plusieurs tâches et dossiers simultanément (polyvalence);
• Solides aptitudes à travailler en équipe;
• Très bonne gestion du stress.