10 nouvelles technologies pour adjointes modernes

, par Louise Proulx.

Les adjointes dont les patrons ne sont pratiquement jamais au bureau doivent travailler avec les bons outils pour demeurer efficaces. En voici 10 qui vous rendront la vie bien plus facile.

De nos jours, ce n’est pas rare qu’une adjointe n’ait pas le choix de travailler à distance pour son patron toujours absent. Elle doit tout de même pouvoir répondre aux besoins de ce dernier. Pratically perfect a récemment publié un article présentant justement 10 outils technologiques qui permettent de bien travailler à distance.

1. Slack

Un emploi pour vous?

Slack est un service de messagerie instantanée qui permet aux équipes de communiquer entre elles sur un certain nombre de plateformes (site web, téléphone, tablette, etc.). C’est un excellent ajout au courrier électronique, car il peut être utilisé pour envoyer des messages rapides, des mises à jour pour les collègues, les cadres et les autres membres de votre équipe. Il s’intègre à de nombreuses autres plateformes, et l’application peut être téléchargée sur votre téléphone et votre tablette. C’est un excellent moyen pour les adjointes de rester en contact avec leurs cadres tout en travaillant à distance.

2. Scanbot.io

Scanbot est une excellente application pour numériser et envoyer des documents, ce que vous ferez beaucoup si vous soutenez votre gestionnaire à distance.

3. Google Apps for Work

Ces jours ci, Google Apps for Work est la solution idéale pour les équipes qui travaillent à distance. C’est très pratique de pouvoir collaborer en temps réel sur des documents. De plus, sur Google Drive, les documents sont automatiquement sauvegardés et disponibles de n’importe où.

4. Doodle

Doodle est un site Web et une application qui vous enlève le poids d’envoyer des milliers de courriels pour arriver à trouver la date et l’heure qui convient à tous pour une rencontre.

Tout ce que vous avez à faire est d’envoyer à vos collègues un lien vers Doodle et de leur demander de sélectionner les dates et heures auxquelles ils sont disponibles et à choisir ensuite le moment le plus approprié.

5. Join.me

Join.me est une plateforme qui permet d’organiser des conférences vidéo et audio sans que les participants aient besoin de se déplacer. Ce système de communication offre la possibilité de partager un écran d’ordinateur en temps réel avec qui on veut. Il est très simple d’utilisation autant pour les particuliers, les équipes scolaires que pour les entreprises. Les conférences vidéo sont configurées de telle sorte que vous pouvez voir les participants dans des bulles légères et flottantes.

C’est super pour les adjointes, car le logiciel n’a pas besoin d’être téléchargé, alors c’est l’idéal si votre organisation est un peu stricte sur les systèmes informatiques et le téléchargement de programmes externes.

6. Figureitout

Figureitout Extension de Chrome est un outil vraiment simple et agréable à l’oeil, qui affiche jusqu’à dix fuseaux horaires différents dans votre écran « nouvel onglet » sur Chrome. Il permet de visualiser les différentes heures de travail de votre gestionnaire.

7. Trello

Trello est une « to do list » virtuelle en ligne. C’est un moyen simple, gratuit, flexible et visuel de gérer vos projets et d’organiser n’importe quoi. Les utilisateurs créent des tableaux pour chaque projet. Chaque tableau peut être rempli de « cartes » qui peuvent ensuite être partagées avec d’autres. Les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires, télécharger des pièces jointes, créer des listes de vérification, ajouter des étiquettes et des dates d’échéance à chaque carte. Vous pouvez ajouter des collègues, des amis et des membres de la famille pour voir chaque tableau. Le système de notifications de Trello vous fera savoir quand une tâche est terminée ou que quelqu’un ajoute un détail à votre tableau.

8. iDoneThis

iDoneThis est un système très simple d’utilisation qui permet aux équipes travaillant à distance de voir les progrès réalisés par chacun sur les différentes tâches liées à un projet.

9. Dropbox

Dropbox est le système de stockage infonuagique classique pour ceux qui travaillent à distance. Il peut être téléchargé sur n’importe quel ordinateur. Il y a également une application téléchargeable sur votre téléphone ou votre tablette. Cela permet d’accéder à vos fichiers en ligne. En clair, que vous soyez n’importe où, vous pouvez avoir accès à  Dropbox.

10. Chimp ou Champ

Chimp ou Champ a été conçu exprès pour les équipes travaillant à distance. Cet outil permet aux équipes de donner un feedback rapide sur la façon dont les choses se passent, leur bien-être général et leur engagement. Fondamentalement, il s’agit d’une version sympathique d’un formulaire de commentaires.



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