Cégep de Saint-Hyacinthe

Remplacement à temps complet prévu jusqu'à la fin juin 2024.

Le rôle principal et habituel du titulaire de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratif de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités du service d’aide à la réussite.

Quelques attributions caractéristiques (à titre indicatif)

La personne de cette classe d’emploi :

• Transcrit des textes (lettres, communiqués, formulaires, rapports, affichages,etc.)
• Tient à jour le classement des dossiers, les banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste ainsi que leur agenda.
• Organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.
• Accueille les étudiants et les enseignantes et donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du Cégep.
• Assure les suivis avec le personnel enseignant quant aux messages diffusés par le SAIDE.
• Assure la réception des examens et le retour de ceux-ci lorsqu’ils sont dans les laboratoires du SAIDE.
• Applique la procédure de suivi du matériel spécialisé du SAIDE et tient à jour son inventaire.
• Installe et surveille des étudiants pour la passation d’examen dans les laboratoires du SAIDE.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Profil recherché

• Connaitre suffisamment les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat.
• Être capable d’établir une communication accueillante et efficace avec un grand nombre de personnes, rendre un message clair et donner des informations justes et précises.
• Démontrer une bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.
• Avoir une bonne maîtrise du logiciel CLARA, DESA ET OCTOPUCE (un atout).
• Avoir une bonne maîtrise des logiciels sur Windows particulièrement Word intermédiaire et Excel de base.

L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests ainsi qu’une entrevue : test de français et test des logiciels de la suite Microsoft Office dont Word intermédiaire et Excel de base.

Horaire de travail : Lundi au vendredi, de 8 h à 16 h (peut varier selon les événements)

Échelle salariale : 22,36$ - 25,00$

Remplacement à temps complet prévu jusqu'à la fin juin 2024.

Le rôle principal et habituel du titulaire de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratif de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités du service d’aide à la réussite.

Quelques attributions caractéristiques (à titre indicatif)

La personne de cette classe d’emploi :

• Transcrit des textes (lettres, communiqués, formulaires, rapports, affichages,etc.)
• Tient à jour le classement des dossiers, les banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste ainsi que leur agenda.
• Organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.
• Accueille les étudiants et les enseignantes et donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du Cégep.
• Assure les suivis avec le personnel enseignant quant aux messages diffusés par le SAIDE.
• Assure la réception des examens et le retour de ceux-ci lorsqu’ils sont dans les laboratoires du SAIDE.
• Applique la procédure de suivi du matériel spécialisé du SAIDE et tient à jour son inventaire.
• Installe et surveille des étudiants pour la passation d’examen dans les laboratoires du SAIDE.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Profil recherché

• Connaitre suffisamment les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat.
• Être capable d’établir une communication accueillante et efficace avec un grand nombre de personnes, rendre un message clair et donner des informations justes et précises.
• Démontrer une bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.
• Avoir une bonne maîtrise du logiciel CLARA, DESA ET OCTOPUCE (un atout).
• Avoir une bonne maîtrise des logiciels sur Windows particulièrement Word intermédiaire et Excel de base.

L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests ainsi qu’une entrevue : test de français et test des logiciels de la suite Microsoft Office dont Word intermédiaire et Excel de base.

Horaire de travail : Lundi au vendredi, de 8 h à 16 h (peut varier selon les événements)

Échelle salariale : 22,36$ - 25,00$

Remplacement à temps complet.

Le rôle principal et habituel du titulaire de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités du secteur où elle sera assignée.

Quelques attributions caractéristiques (à titre indicatif)

• La personne de cette classe d’emploi accomplit les tâches reliées à l’accueil de la clientèle, en fournissant les renseignements, en identifiant les besoins et en dirigeant la clientèle vers la personne concernée.
• Elle répond aux appels téléphoniques, aux messages électroniques et fournit l’information pertinente.
• Elle corrige et fait la mise en page de tout genre de documents (lettres, rapports, formulaires, etc).
• Elle compile des données et produit des rapports.
• Elle conçoit des tableaux en format Excel pour l’analyse de données.
• Elle crée des documents en PowerPoint.
• Elle effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements.
• Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques.
• Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda.
• Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.
• Elle tient à jour le classement des dossiers.
• Elle voit à la mise à jour des agendas.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. Avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

Profil recherché

• Connaître suffisamment les méthodes et les usages propres à la tenue d'un secrétariat.
• Être capable d’établir une communication accueillante et efficace avec un grand nombre de personnes, rendre un message clair et donner des informations justes et précises.
• Démontrer une bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.
• Avoir une bonne maîtrise des logiciels sur Windows particulièrement Outlook, Word intermédiaire, Excel de base et PowerPoint de base.

L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests :

• test de français
• test des logiciels de la suite Microsoft Office, Word intermédiaire, Excel de base et PowerPoint de base.

Horaire de travail : Du lundi au vendredi, de jour

Échelle salariale : 22,36$ - 25,00$

Remplacement à temps complet jusqu’au 30 juin 2024, avec possibilité de prolongation.

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités du secteur des ressources humaines.

Quelques attributions caractéristiques (à titre indicatif)

• Supporte l’équipe de dotation dans les processus : affichage interne externe, convocation des candidats,
• administration des tests, fermeture de concours, etc.
• Responsable de l’accueil des candidats qui sont convoqués pour les tests de présélection et/ou en entrevue, incluant la correction des tests, la préparation des dossiers de sélection et la gestion des lieux.
• Création des employés dans Clara RH Paie et de leur dossier numérique et assure le suivi auprès du service informatique, de l’équipe de la rémunération et du nouvel employé.
• Assigne les besoins en surveillance d’examen et tous les autres besoins occasionnels comme appariteurs, technicien en travaux pratiques, dentistes, etc.
• Personne contact avec les employés pour toute demande de renseignements. Au besoin, elle redirige les employés aux personnes ressources et peut planifier des rencontres.
• Responsable de l’envoi des listes d’information aux Syndicats selon le calendrier des opérations.
• Valide les horaires de travail du personnel de soutien et professionnel.
• Coordination de bureau (classement, achats du matériel, responsable de la boîte courriel pour le service, courrier, etc.).
• Personne ressource auprès de notre fournisseur de logiciel de recrutement.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Profil recherché

• Grand souci de la confidentialité.
• Posséder de bonnes habiletés dans les relations interpersonnelles et un sens du service à la clientèle.
• Posséder du jugement et faire preuve d’autonomie.
• Être capable d’établir une communication accueillante et efficace avec un grand nombre de personnes, rendre un message clair et donner des informations justes et précises.
• Être capable de gérer des situations problématiques, dans de courts délais.
• Démontrer une très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.
• Démontrer une bonne capacité d'organisation du travail et de gestion de priorité.
• Avoir une bonne maîtrise des logiciels sur Microsoft Office particulièrement Word et Excel, Teams et Zoom.
• Avoir de l’expérience dans un service de ressources humaines ou dans le réseau collégial sera considéré un atout.

L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests notamment :

• test de français;
• test des logiciels de la suite Office de Microsoft dont Word intermédiaire et Excel de base.

Horaire de travail : Lundi au vendredi, de 8 h à 16 h (possibilité de tététravail mode hybride)

Échelle salariale : 22,36$ - 25,00$

Projet spécifique à temps complet jusqu'au 30 juin 2024 (avec possibilité de prolongation).

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs liés au déroulement des activités de la formation continue. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

Quelques attributions caractéristiques (à titre indicatif)

• Collabore à la préparation de l'échéancier des travaux et en assure la réalisation.
• Sera appelé à travailler en étroite collaboration avec le Service des programmes et du développement pédagogiques.
• Accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège.
• Effectue des tâches spécialisées, recueille et sélectionne les données et prépare une synthèse des dossiers complexes. Lorsque de nouvelles procédures sont établies, elle les applique ou les fait appliquer par le personnel concerné.
• Alimente le système d’information du collège relié à la gestion des programmes (tableaux de bord, cahier des programmes); collabore à la production des tableaux de bord (données statistiques sur les programmes).
• Prépare les plans-cadres et les achemine aux conseillères pédagogiques responsables du programme concerné.
• Prépare les outils d’évaluation des programmes et en assure le suivi administratif du déploiement de l’évaluation continue de programme.
• Prépare des documents pour le comité de programmation institutionnelle et en assure le suivi.
• Soutient les conseillères pédagogiques dans la production de documents en lien avec la gestion des programmes.
• Rédige et achemine certains documents (notes internes, notes de service, suivis de correspondance, etc.).
• Procède à la révision des travaux portant sur la qualité de la langue et la présentation.
• Agit à titre de répondante pour son unité (classe comodale et support informatique en matière de gestion des documents) et effectue les opérations qui en découlent.
• Formule des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d’améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable.
• Effectue toutes autres tâches connexes (gestion horaires et réunions, recherche d'informations et entrés de données, etc.).

Qualifications requises

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir six (6) années d'expérience pertinente.

Profil recherché

• Excellente connaissance des logiciels de la suite Office 365 (Excel, Word, PowerPoint, Forms).
• Intérêt et aptitudes pour opérer les systèmes d’informatique de gestion de données du Collège (CLARA pédagogie, tâche et finance, etc.).
• Capacité d’adaptation aux nouvelles applications informatisées.
• Autonomie, sens des responsabilités et esprit d’initiative.
• Habileté à gérer son temps, respecter les délais et les échéanciers.
• Capacité d’analyse et de synthèse de l'information.
• Souci du service à la clientèle.

L'ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests :

• Test de français
• Test sur Word intermédiaire et Excel intermédiaire

Horaire de travail : Du lundi au jeudi de 12 h à 20 h et le vendredi de 8 h à 16 h (35 heures par semaine)

Échelle salariale : 23,12$ - 28,31$

Remplacement à temps partiel une journée par semaine (les lundis) du 2 octobre 2023 au 21 février 2025.

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à effectuer divers genres de travaux techniques à caractère administratif notamment dans les domaines reliés à l'organisation scolaire. Elle assiste le personnel de soutien et les usagères ou usagers du service concerné.

Quelques attributions caractéristiques (à titre indicatif)

• La personne de cette classe d'emploi participe aux opérations techniques liées à l'admission, à l'inscription, au choix de cours, à la confection d'horaires de même qu'à la gestion du dossier de l'étudiante ou de l'étudiant. Plus spécifiquement, la personne assure un soutien auprès du personnel professionnel pour ce qui est du cheminement scolaire des étudiants. Elle voit également aux relations avec les autres unités administratives et les organismes externes, produit des statistiques notamment pour la prévision de clientèle. Elle pourrait aussi participer aux calculs relatifs à la charge et à l'allocation du personnel enseignant.
• Elle pourrait être appelée à planifier, organiser et évaluer le travail d'une équipe et s'assurer de la réalisation de toutes les activités selon les échéanciers prévus. Elle réalise des tâches administratives complexes et assure le soutien technique dans la rédaction, le traitement linguistique des textes et la présentation des documents.
• Elle effectue divers travaux techniques à caractère administratif auprès de responsables d'unités administratives. Elle participe à l’élaboration de normes, de procédures et d’outils de gestion dont les spécifications lui sont fournies par du personnel cadre ou professionnel et à leur mise en application.
• Elle est appelée à coordonner le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d'opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel.
• Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Profil recherché

• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office particulièrement Excel intermédiaire, du logiciel CLARA;
• Capacité de travailler en équipe et de travailler sous pression dans le respect d’échéanciers serrés;
• Organiser son travail de façon à réaliser les tâches demandées en respectant les délais impartis;
• Exécuter les tâches demandées dans le respect des normes, procédures et politiques en vigueur.

L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests et par une entrevue :

• test de français
• test des logiciels de la suite Office de Microsoft notamment Word et Excel intermédiaires.

Horaire de travail : Lundis, de 8 h à 16 h

Poste régulier à temps complet.

Le rôle principal et habituel du titulaire de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES (à titre informatif)

La personne accomplit les tâches reliées à l’accueil de la clientèle pour les services d’aide individuel à l’élève, soit :

• Répondre aux demandes d’information des étudiants sur les programmes, conditions d’admission;
• Justifier les absences (selon les règles établies);
• Compléter les formulaires d’assurances pour les étudiants;
• Répondre aux appels téléphoniques, fournir l’information pertinente ou référer à la personne concernée;
• Gérer les agendas des aides pédagogiques individuels (API) et des conseillers d'orientation (CO) pour la prise de rendez-vous des étudiants;
• Assurer le suivi des opérations relatives aux dossiers « Admission condionnelle », et « Demandes d’équivalences »;
• Effectuer les suivis des contrats pour les étudiants en adminission conditionnelle;
• Préparer et transmettre des communications massives aux étudiants;
• Émettre des factures pour l’émission de divers documents aux étudiant;
• Effectuer les tâches de secrétariat pour les professionnels (API, CO);
• Transcrire des textes et reproduit différents tableaux et graphiques, tenir à jour des banques de données et l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices;
• Utiliser les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

EXIGENCES REQUISES

Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

PROFIL RECHERCHÉ

• Connaître suffisamment les méthodes et les usages propres à la tenue d'un secrétariat;
• Être capable d’établir une communication accueillante et efficace avec un grand nombre de personnes, rendre un message clair et donner des informations justes et précises;
• Démontrer une bonne connaissance de la langue française parlée et écrite;
• Avoir une bonne maîtrise des logiciels sur Windows particulièrement Word et Excel et une connaissance de base du logiciel Access.

L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests ainsi qu’une entrevue :

• test de français;
• test des logiciels de la suite Microsoft Office dont Word intermédiaire et Excel de base.