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Cégep de Saint-Hyacinthe

Adresse:

3000 Avenue Boullé, Saint-Hyacinthe, QC, Canada

Un cégep inspirant et accessible pour une meilleure qualité de vie ! Le Cégep de Saint-Hyacinthe souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.


Les emplois offerts présentement

Nature du travail

Remplacement à temps complet, jusqu'au 3 janvier 2025 (possibilité de prolongation) (appellation interne : secrétaire administrative) Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Quelques attributions caractéristiques (à titre informatif)

  • Compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante
  • Effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes
  • Tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect
  • Tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes
  • Dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires
  • Est responsable de la préparation des contrats d’engagements du personnel de la direction et effectue la réception, la vérification des feuilles de temps, d’absences et des heures supplémentaires
  • Effectue la facturation relative à diverses ententes de service et de location d’espaces
  • Effectue le suivi administratif lié aux assurances du collège
  • Est responsable de la gestion des vignettes de stationnement
  • Est en charge de la location d’espace pour les clients externes du collège
  • Effectue la reddition de compte requise en matière de gestion contractuelle
  • Met à jour les informations relatives aux diverses mesures d’urgence et organise les formations des secouristes
  • Conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire
  • Participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service
  • Utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser
  • Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.

Profil recherché

  • Connaître suffisamment les méthodes et les usages propres à la tenue d'un secrétariat.
  • Être capable d’établir une communication accueillante et efficace avec un grand nombre de personnes, rendre un message clair et donner des informations justes et précises.
  • Démontrer une très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.
  • Faire preuve de jugement et d’une très grande discrétion.
  • Avoir une bonne maîtrise des logiciels sur Microsoft Office particulièrement Outlook, Word et Excel intermédiaire.

L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests notamment :

  • test de français;
  • test des logiciels de la suite Office de Microsoft dont Word intermédiaire et Excel intermédiaire.

Nature du travail

Remplacement à temps complet prévu jusqu'au 23 novembre 2024. Le rôle principal et habituel du titulaire de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités des activités de la formation continue.

Quelques attributions caractéristiques (à titre informatif)

  • Réaliser une partie ou l'ensemble des travaux administratifs de son secteur d'activités, notamment celui des programmes créditables (AEC).
  • Accueillir les personnes (par téléphone, par courriel, en personnes ou par tout autre mode de communication), leur donner les informations relevant de sa compétence, les accompagner dans la démarche entreprise auprès du service.
  • Traiter les diverses demandes, classer et repérer les documents selon les méthodes établies.
  • Utiliser les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser, notamment la suite Microsoft Office 365.
  • Participer à l'amélioration des processus en continu.
  • Tenir à jour des banques de données et certains dossiers des personnes qu'elle assiste.
  • Effectuer un ensemble de tâches en lien avec l'inscription et l'admission de candidats aux programmes créditables et participer à certains travaux entourant le démarrage de cohortes.
  • Effectuer la mise en page de texte variés et en faire la correction linguistique.
  • Initier au travail les nouvelles personnes.
  • Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe liée aux activités du Service de la formation continue.

Qualifications requises

  • Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
  • Avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

Profil recherché

  • Bonne capacité à traiter rapidement et avec soins plusieurs demandes simultanément.
  • Souci d'offrir un service à la clientèle selon les normes de qualité du secteur.
  • Fait preuve de professionnalisme, de créativité et de bon jugement.
  • Bonne capacité à travailler en équipe.
  • Bonne maîtrise de la langue française
  • Habile avec l'utilisation des technologies de l'information et des communications, entre autres, la suite Microsoft Office 365.

L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests :

  • test de français;
  • test des logiciels de la suite Microsoft Office, Word intermédiaire et Excel de bas

Nature du travail

Remplacement à temps complet prévu jusqu'au 30 juin 2024 (avec possibilité de prolongation d'une année).

Le rôle principal et habituel du ou de la titulaire consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et des procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités du Service de la formation continue, plus particulièrement pour le secteur du Bureau de la reconnaissance des acquis et des compétences (BRAC).

Quelques attributions caractéristiques

  • Réaliser une partie ou l'ensemble des travaux administratifs du Bureau de la reconnaissance des acquis et des compétences (BRAC).
  • Accueillir les personnes (par téléphone, par courriel, en personnes ou par tout autre mode de communication), leur donner les informations relevant de sa compétence, les accompagner dans l'utilisation de nos services, des sites d'achat en ligne et des plateformes de formation en ligne.
  • Traiter les diverses demandes, classer et repérer les documents selon les méthodes établies.
  • Utiliser les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser, notamment la suite Microsoft Office 365 et Facebook.
  • Tenir à jour des banques de données, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda.
  • Organiser des réunions, convoquer les personnes participantes et préparer les dossiers nécessaires.
  • Effectuer la mise à jour d'information dans divers formats comme les infolettres, les réseaux sociaux, les sites web, les sites d'achat en ligne et les plateformes de formation en ligne.
  • Participer à l'amélioration des processus en continu.
  • Chercher et recueillir des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports.
  • Transcrire des textes et reproduire différents tableaux et graphiques.
  • Effectuer de la mise en page de textes variés et en faire la correction linguistique.
  • Initier au travail les nouvelles personnes.
  • Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe liée aux activités du Service de la formation continue.

Qualifications requises

  • Détenir un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
  • Avoir au moins une (1) année d'expérience pertinente.

Profil recherché

  • Bonne capacité à traiter rapidement et avec soins plusieurs demandes simultanément.
  • Souci d'offrir un service à la clientèle selon les normes de qualité du secteur.
  • Habile avec l'utilisation des technologies de l'information et des communications, entre autres, la suite Microsoft
  • Office 365, les réseaux sociaux, les sites web, les sites d'achat en ligne et les plateformes de formation en ligne.
  • Facilité à établir des priorités en fonction de celles établies dans le secteur et en concertation avec ses collègues.
  • Savoir faire preuve de tact, de créativité et de bon jugement.
  • Bonne maîtrise de la langue française.

L'ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests :

  • Test de français;
  • Test des logiciels de la suite Microsoft Office, dont Word intermédiaire et Excel de base.

Nature du travail

Remplacement à temps complet prévu jusqu'au 25 octobre 2024.

Le rôle principal et habituel du titulaire de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de la formation continue.

Quelques attributions caractéristiques (à titre informatif)

  • Réaliser une partie ou l'ensemble des travaux administratifs de son secteur d'activités, notamment celui des programmes créditables (AEC).
  • Accueillir les personnes (par téléphone, par courriel, en personnes ou par tout autre mode de communication), leur donner les informations relevant de sa compétence, les accompagner dans la démarche entreprise auprès du service.
  • Traiter les diverses demandes, classer et repérer les documents selon les méthodes établies.
  • Utiliser les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser, notamment la suite Microsoft Office 365.
  • Participer à l'amélioration des processus en continu.
  • Tenir à jour des banques de données et certains dossiers des personnes qu'elle assiste.
  • Effectuer un ensemble de tâches en lien avec l'inscription et l'admission de candidats aux programmes créditables et participer à certains travaux entourant le démarrage de cohortes.
  • Effectuer la mise en page de texte variés et en faire la correction linguistique.
  • Initier au travail les nouvelles personnes.
  • Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe liée aux activités du Service de la formation continue.

Qualifications requises

  • Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
  • Avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

Profil recherché

  • Bonne capacité à traiter rapidement et avec soins plusieurs demandes simultanément.
  • Souci d'offrir un service à la clientèle selon les normes de qualité du secteur.
  • Fait preuve de professionnalisme, de créativité et de bon jugement.
  • Bonne capacité à travailler en équipe.
  • Bonne maitrîse de la langue française.
  • Habile avec l'utilisation des technologies de l'information et des communications, entre autres, la suite Microsoft
  • Office 365.

L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests :

  • test de français;
  • test des logiciels de la suite Microsoft Office, Word intermédiaire et Excel de base.

Nature du travail

Projet spécifique à temps complet, jusqu'au 30 juin 2024, avec possibilité de prolongement jusqu'au 30 juin 2025.

Le rôle principal et habituel du ou de la titulaire consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et des procédures établies et des travaux de secrétariat liés au

déroulement des activités du Service de la formation continue, plus particulièrement pour le secteur du Bureau de la reconnaissance des acquis et des compétences (BRAC).

Quelques attributions caractéristiques (à titre informatif)

  • Réaliser une partie ou l'ensemble des travaux administratifs du Bureau de la reconnaissance des acquis et des compétences (BRAC).
  • Accueillir les personnes (par téléphone, par courriel, en personnes ou par tout autre mode de communication), leur donner les informations relevant de sa compétence, les accompagner dans l'utilisation de nos services offerts, des sites d'achat en ligne et des plateformes de formation en ligne.
  • Traiter les diverses demandes, classer et repérer les documents selon les méthodes établies.
  • Utiliser les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser, notamment la suite Microsoft Office 365 et Facebook.
  • Tenir à jour des banques de données, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda.
  • Organiser des réunions, convoquer les personnes participantes et préparer les dossiers nécessaires.
  • Effectuer la mise à jour d'information dans divers formats comme les infolettres, les réseaux sociaux, les sites web, les sites d'achat en ligne et les plateformes de formation en ligne.
  • Participer à l'amélioration des processus en continu.
  • Chercher et recueillir des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports.
  • Transcrire des textes et reproduire différents tableaux et graphiques.
  • Effectuer de la mise en page de textes variés et en faire la correction linguistique.
  • Initier au travail les nouvelles personnes.
  • Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe liée aux Service de la formation continue.

Qualifications requises

  • Détenir un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
  • Avoir au moins une (1) année d'expérience pertinente.

Profil recherché

  • Bonne capacité à traiter rapidement et avec soins plusieurs demandes simultanément.
  • Souci d'offrir un service à la clientèle selon les normes de qualité du secteur.
  • Habile avec l'utilisation des technologies de l'information et des communications, entre autres, la suite Microsoft
  • Office 365, les réseaux sociaux, les sites web, les sites d'achat en ligne et les plateformes de formation en ligne.
  • Facilité à établir des priorités en fonction de celles établies dans le secteur et en concertation avec ses collègues.
  • Savoir faire preuve de tact, de créativité et de bon jugement.
  • Bonne maîtrise de la langue française

L'ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests :

  • Test de français;
  • Test des logiciels de la suite Microsoft Office, dont Word intermédiaire et Excel de base.

Poste à temps complet

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités du secteur des ressources humaines.

Quelques attributions caractéristiques (à titre informatif)

  • Assurer le premier contact avec les employés pour toute demande de renseignements. Au besoin, elle redirige les employés aux personnes ressources et peut planifier des rencontres;
  • Collaborer avec l’équipe de la rémunération et avantages sociaux entre autre pour l’ouverture et suivi des dossiers des employés dans CLARA RH-PAIE, l’impression des attestations de scolarité de la FÉDÉ, etc.;
  • Assurer un support dans le traitement de la paie;
  • Effectuer la facturation et la validation de celle-ci;
  • Effectuer des rapports simples tel que le suivi des heures;
  • Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Profil recherché

  • Être capable d’établir une communication accueillante et efficace avec un grand nombre de personnes, rendre un message clair et donner des informations justes et précises;
  • Avoir un grand respect de la confidentialité;
  • Posséder de bonnes habiletés dans les relations interpersonnelles et un sens du service à la clientèle;
  • Posséder des habiletés de jugement;
  • Être capable de gérer des situations problématiques;
  • Démontrer une très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite;
  • Démontrer une bonne capacité d'organisation du travail et de gestion de priorité;
  • Avoir une bonne maîtrise des logiciels sur Microsoft Office particulièrement Word et Excel. Connaitre Teams et Zoom sera considéré comme un atout;
  • Avoir de l’expérience dans un service de ressources humaines ou dans le réseau collégial sera considéré un atout.

L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par une entrevue et divers tests, notamment :

  • test de français
  • test des logiciels de la suite Office de Microsoft dont Word intermédiaire et Excel de base.

Nature du travail

Poste régulier à temps complet.

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de la clinique d’hygiène dentaire du Cégep et de la clinique intra-muros.

Quelques attributions caractéristiques (à titre informatif)

La personne de cette classe d’emploi :

  • Effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée.
  • Accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements.
  • Prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.
  • Transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques.
  • Tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda.
  • Organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires.
  • Reçoit et achemine les appels téléphoniques et fournit des renseignements sur le fonctionnement de la clinique d’hygiène dentaire.
  • Fixe les rendez-vous en fonction des besoins pédagogiques et rappelle aux patients leur rendez-vous. Elle dépouille et achemine la correspondance.
  • Accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur de la Clinique d'hygiène dentaire.
  • Cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports.
  • Assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
  • Perçoit les frais dentaires des patients, enregistre des transactions liées aux frais de la Clinique et en vérifie l'exactitude, à ce titre, elle peut agir en qualité de caissière et au besoin, balancer la caisse.
  • Utilise les outils technologiques de l’information et des communications , dont le système de gestion des dossiers clients et de réservation mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
  • Assure un soutien administratif de la coordonnatrice au support à l’enseignement.
  • Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

Profil recherché

  • Avoir la formation en secrétariat dentaire, à défaut, la personne doit s’engager à faire la formation lors de son entrée en fonction.
  • Connaître l’utilisation d’un système téléphonique.
  • Démontrer une bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.
  • Être capable d’établir une communication accueillante et efficace avec un grand nombre de personnes, rendre un message clair et donner des informations justes et précises.
  • Avoir une bonne maîtrise des logiciels sur Windows particulièrement Word intermédiaire et Excel de base.

L’ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests ainsi qu’une entrevue:

  • test de français
  • test des logiciels de la suite Microsoft Office dont Word intermédiaire et Excel de base

NATURE DU TRAVAIL


Poste régulier à temps complet (conditionnel à la période d'essai de 20 jours de travail de la prédécesseure, selon la clause 5-2.04).


Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif. La technicienne ou le technicien en administration réalise l’ensemble des tâches techniques liées à la gestion de la rémunération et des avantages sociaux, notamment en ce qui touche la préparation de la paie, les assurances collectives, les régimes de retraite, les activités en lien avec la gestion des banques et des congés et les avancements d’échelon.


QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES (à titre informatif)


Elle ou il effectue notamment des tâches techniques concernant les thèmes suivants :

  • La gestion de la paie.
  • La gestion des congés conventionnés.
  • La production de rapports et le suivi de gestion, normes et procédures.
  • La gestion du dossier de l’employée ou de l’employé.

  • Plus spécifiquement, le technicien ou la technicienne :

    - Effectue la vérification de la paie et traite tous les documents s'y rattachant selon les normes établies.

    - Effectue toutes les activités de fin de mois et d’année requises pour la paie.

    - Fait la vérification complète des données pour la production des feuillets d’impôts et des sommaires.

    - Assure la saisie et la mise à jour des paramètres et des données dans l’application CLARA RH-Paie.

    - Effectue le suivi des dossiers des différents régimes d’assurances collectives : adhésion, modification, facturation.

    - Analyse et tiens à jour les dossiers des régimes de retraite RRPE et RREGOP (CARRA) et elle assiste la gestionnaire dans la production de la déclaration annuelle.

    - Effectue le suivi des dossiers pour l’évaluation de la scolarité et l’évaluation de l’expérience.

    - Assure un suivi aux dossiers des différents congés (maladie, droits parentaux, invalidité, accidents de travail et maladies professionnelles, accidents d’automobile, etc.)

    - Rencontre les employés afin de les informer de leurs conditions de travail applicables et répondre à leurs questions.

    - Identifie les cas problèmes dans ses champs d'intervention et propose des solutions.

    - Au besoin, accomplis toute autre tâche connexe.


    QUALIFICATIONS REQUISES


    Détenir un diplôme d’études collégiales avec champ de spécialisation approprié, notamment en Techniques de comptabilité et de gestion ou de gestion des ressources humaines, ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.


    PROFIL RECHERCHÉ


    - Détenir des connaissances concernant la rémunération (paie) et à l’application des conventions collectives, des règles régissant les assurances collectives, les régimes de retraite publics (RRQ, RREGOP, RRPE), la Loi sur les normes du travail et le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP).

    - Posséder des habiletés pour l’organisation du travail, le respect de multiples délais, le souci du détail, la capacité à gérer son stress sous pression, l’approche service client.

    - Connaître les méthodes et les usages élémentaires propres à la gestion comptable.

    - Avoir une expérience pratique avec un système de Ressources humaines/Paie dont le système CLARA RH-Paie serait un atout.

    - Avoir un minimum de 2 années d'expérience dans l'administration de la paie serait un atout majeur.

    - Avoir une volonté de rester à jour dans les procédures et renouveler ses pratiques.

    - Être capable de travailler de façon autonome et en équipe.


    L’ensemble des connaissances et compétences requises sera évalué par divers tests et une entrevue :

    - test de français

    - test des logiciels de la suite Office de Microsoft dont Excel intermédiaire et Word intermédiaire

    - test de connaissances et de mises en situation.