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Université de Montréal

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Montreal, QC, Canada

Technicienne ou technicien en coordination du travail de bureau   Faculté de l’aménagement – École d’urbanisme et d'architecture de paysage La Faculté de l'aménagement regroupe trois écoles – l’École d’architecture, l’École de design et l’École d’urbanisme et d’architecture de paysage – et réunit 250 professeurs et enseignants, une vingtaine d’unités de recherche et 23 programmes de formation, tous dédiés à l’étude des interactions entre l’homme et son milieu et à l’intervention sur l’environnement bâti et naturel. Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous Votre excellent sens de l’organisation, votre rigueur et votre souci du détail vous distinguent. Vous aimez travailler en équipe et possédez de fortes habiletés communicationnelles ainsi qu’un sens aiguisé du service à la clientèle. Vous êtes créative ou créatif et êtes sans cesse à l’affût d’idées novatrices. Vous avez envie de mettre vos compétences au service d’une organisation qui fait évoluer le savoir et offre un milieu de travail effervescent. Vos défis au quotidien Accueillir, informer et accompagner les différents membres de la communauté facultaire et agir à titre de personne-ressource pour le bon fonctionnement des équipements. Collaborer à la planification et à l'organisation matérielle et/ou des espaces pour l’enseignement et lors des activités spéciales tels que l’expo des finissants, les colloques, les voyages, etc. Rédiger occasionnellement des procès-verbaux. Coordonner le processus de recrutement des auxiliaires d’enseignement et des auxiliaires de recherche (offre d’emploi, contrats, suivis administratifs des embauches). Assurer la mise à jour des sites Internet de l’École. Participer au processus d’attribution des charges de cours (CC et CFP) : Affichage, liste d’admissibilité et d’attribution; Saisir et faire le suivi des remboursements (honoraires, réquisitions de paiements, frais de voyage, avances, frais de réception, frais de représentation) en conformité avec les multiples politiques en vigueur. Coordonner le dossier des prix et bourses avec la saisie des prix et bourses (collectes des dossiers, préparation des jurys, saisie et suivi des octrois). Administrer les examens des étudiants en situation de handicap. Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle Un diplôme d’études collégiales en comptabilité et gestion ou en bureautique 2 années d’expérience Une grande aisance avec les technologies et une excellente maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365 Une vitesse de frappe de 35 mots/minute Une grande facilité à prioriser Une volonté de rester à l’affût des dernières tendances et de renouveler ses pratiques Notre promesse employeur Un taux horaire entre 24,80 $ à 32,34 $ en fonction de votre expérience Des perspectives de carrière diversifiées et intéressantes ainsi qu’une offre de formation continue Des jours de télétravail définis pour faciliter la conciliation travail-vie personnelle L’accès aux cliniques et services offerts à la communauté de l’UdeM Des heures de travail réduites pendant la période estivale et 23 jours de vacances après un an Davantage d’information sur ce poste Poste régulier à temps plein de 35 h par semaine Date limite pour soumettre votre candidature : 6 mars 2022 LIEN POUR POSTULER: http://rh-carriere-dmz.synchro.umontreal.ca/psp/rhprpr9_car/EMPLOYEE/HRMS/c/HRS_HRAM_FL.HRS_CG_SEARCH_FL.GBL?Page=HRS_APP_JBPST_FL&Action=U&FOCUS=Applicant&SiteId=1&JobOpeningId=517295&PostingSeq=1


Les emplois offerts présentement

Assistante ou assistant de direction

Vice-rectorat | Planification et communication stratégique

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

  • Vous avez une passion pour la gestion des opérations administratives, financières et matérielles.
  • Votre excellent sens de l’organisation, votre rigueur et votre souci du détail vous distinguent.
  • Vous aimez travailler en équipe et possédez de fortes habiletés communicationnelles ainsi qu’un sens aiguisé du service à la clientèle.
  • Vous êtes créative ou créatif et êtes sans cesse à l’affût d’idées novatrices.
  • Vous avez envie de mettre vos compétences au service d’une organisation qui fait évoluer le savoir et offre un milieu de travail effervescent.

Vos défis au quotidien

  • Organiser les agendas du vice-recteur et de son adjointe. Confirmer les rendez-vous en anticipant et en évitant les conflits d'horaire. Effectuer les rappels nécessaires concernant l'emploi du temps.
  • Rédiger les courriels et préparer les documents pour les instances (par exemple, CODIR, CAPS, Conseil de l’université, Comité exécutif, assemblée universitaire, comités sous la direction du vice-recteur) en les acheminant dans les délais requis. S’assurer de mettre à l’ordre du jour des instances les points relevant du vice-rectorat. Assurer un suivi avec l’Adjointe pour l’organisation des instances annuelles
  • Préparer les communications émanant du vice-rectorat : lettres de nomination ou tout autre message.
  • Assurer le traitement administratif des factures et des demandes administratives. Faire le lien avec les finances, la direction des immeubles, la drh ainsi que le responsable administrative au rectorat. S’assurer du paiement des factures. S’assurer de l’embauche des consultants et des étudiants.
  • Participer à l’organisation de différents événements et comités Envoyer les invitations, faire le suivi des agendas avec les autres assistantes, assurer une organisation.
  • Voir à la logistique des réunions en préparant tous documents ou informations nécessaires.
  • Faciliter l’organisation des agendas pour les vice-recteurs associés lorsque nécessaire.
  • Maintenir un système efficace de classement et d'archivage des dossiers et documents physiques et virtuels. Organiser le classement selon une nomenclature permettant à toute l’équipe du vice-rectorat de travailler en mode partage.
  • Veiller à la bonne organisation et tenue des dossiers pour le vice-recteur.
  • Accueillir les invités et visiteurs de sa direction.
  • Rédiger des comptes rendus ou des procès-verbaux. Assurer le suivi des tâches assignées aux participants afin de faire rapport à sa direction de l'état d'avancement avant la tenue d'une prochaine réunion, cela pour l’ensemble des comités menés par le vice-recteur.
  • Effectuer le suivi des mandats confiés par sa direction.
  • Rechercher des informations et compiler des données afin de produire différents rapports tout en relevant les tendances, incohérences ou autres.
  • Assurer le bon fonctionnement administratif du vice-rectorat : gestion du courrier et des courriels (trier et prioriser), gérer et saisir les notes de frais, mandater des fournisseurs (traiteur, imprimeur) en s’assurant de bien définir les attentes et de la réalisation du mandat à l’intérieur de l’enveloppe budgétaire.
  • Analyser et interpréter les requêtes, répondre adéquatement et de façon autonome aux questions courantes et demandes de renseignements. Transférer les requêtes après avoir effectué les recherches afin de réunir la documentation et résumer les informations pertinentes au traitement.
  • Filtrer et prioriser les appels, y répondre ou orienter les communications selon la nature de la requête et décider de celles à acheminer afin de supporter efficacement les interventions de sa direction.
  • Rédiger, réviser ou améliorer des correspondances, rapports, matériel de présentation ou autres documents pouvant être de nature complexe et qui s'adressent à des destinataires internes ou externes.
  • Faire ou améliorer la mise en page et la présentation et s'assurer de la justesse orthographique et grammaticale.
  • Échanger de l'information de façon régulière avec les autres assistant(e)s de direction et participer à des activités communes.
  • Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
  • La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative.

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

  • Diplôme d'études collégiales avec spécialisation en administration générale ou en bureautique. Toute formation supérieure ayant permis l'atteinte des compétences requises pourrait être considérée.
  • Cinq (5) années d'expérience pertinentes à l'emploi.
  • Excellente maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (Powerpoint, Excel avancé, Word, Visio, Acrobat Pro).
  • Excellente maîtrise de la langue française (à l’écrit et l’oral), maitrise de la langue anglaise (oral) un atout.
  • Connaissance du milieu universitaire. Maîtrise des technologies de rencontres virtuelles (Teams, Zoom…)
  • Une grande facilité à prioriser
  • Une volonté de rester à l’affût des dernières tendances et de renouveler ses pratiques

Notre promesse employeur

  • Un salaire annuel de 50 582 $ à 63 228 $ en fonction de votre expérience
  • Des perspectives de carrière diversifiées et intéressantes ainsi qu’une offre de formation continue
  • Des jours de télétravail définis pour faciliter la conciliation travail-vie personnelle
  • L’accès aux cliniques et services offerts à la communauté de l’UdeM
  • Des heures de travail réduites pendant la période estivale et 22 jours de vacances après un an

Davantage d’information sur ce poste

  • Poste régulier à temps plein de 35 h par semaine

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Technicienne ou technicien en gestion des dossiers étudiants

Faculté des arts et des sciences (FAS) | Science politique

Effervescente, pluridisciplinaire et novatrice, la Faculté des arts et des sciences est l’une des plus grandes facultés de l’Université de Montréal. Elle compte 300 programmes de tous cycles, dont certains sont uniques au Québec, voire au Canada et accueille près de 20 000 étudiantes et étudiants.

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

  • Vous avez un intérêt marqué pour la gestion des opérations administratives.
  • Votre excellent sens de l’organisation, votre rigueur et votre souci du détail vous distinguent.
  • Vous aimez travailler en équipe et possédez de fortes habiletés communicationnelles ainsi qu’un sens aiguisé du service à la clientèle.
  • Vous êtes créative ou créatif et êtes sans cesse à l’affût d’idées novatrices.
  • Vous avez envie de mettre vos compétences au service d’une organisation qui fait évoluer le savoir et offre un milieu de travail effervescent.

Vos défis au quotidien

  • Informer, accompagner et conseiller la clientèle étudiante de premier cycle sur les aspects administratifs et techniques de leurs études en conformité avec les directives, règlements pédagogiques et autres normes institutionnelles.
  • Concevoir, organiser et animer des rencontres d’information selon différentes thématiques afin de diffuser des renseignements académiques clés.
  • Gérer l’ensemble des activités de vérification et de saisie d’information dans le Centre étudiant, un espace Web sécurisé et personnalisé réunissant les données d'études de la communauté étudiante et permettant d'effectuer les opérations relatives au cheminement universitaire. Analyser les procédures administratives relatives à l’utilisation de cet espace et émettre des recommandations créatives afin de les bonifier ou les améliorer.
  • Expliquer à la communauté étudiante le fonctionnement du Centre étudiant et accompagner les personnes qui le nécessiteraient dans son utilisation.
  • Agir à titre de personne-ressource auprès des différents partenaires internes et externes dans le processus de gestion des études, notamment les responsables pédagogiques, le Bureau du registraire, la Direction des finances, les directions de thèse, superviseur(e)s ou hôtes de stages.
  • Demeurer à l’affût de l’évolution des politiques, règles et procédures institutionnelles afin de pouvoir les appliquer correctement et d’en faire la promotion auprès de la communauté étudiante.

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

  • Un diplôme d’études collégiales (DEC ou AEC) en bureautique, administration ou diplôme universitaire pertinent
  • 2 années d’expérience pertinente
  • Une grande aisance avec les technologies et une excellente maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365

Notre promesse employeur

  • Un taux horaire entre 25,30 $ à 32,99 $ en fonction de votre expérience
  • Des perspectives de carrière diversifiées et intéressantes ainsi qu’une offre de formation continue
  • Des jours de télétravail définis pour faciliter la conciliation travail-vie personnelle
  • L’accès aux cliniques et services offerts à la communauté de l’UdeM
  • Des heures de travail réduites pendant la période estivale et 20 jours de vacances après un an

Davantage d’information sur ce poste

  • Poste régulier à temps plein de 35 h par semaine selon un horaire de 8h30 à 16h30 ou 9h à 17h
  • Date d’entrée en fonction : dès que possible

Faculté des arts et des sciences (FAS) | Département de psychologie

Effervescente, pluridisciplinaire et novatrice, la Faculté des arts et des sciences est l’une des plus grandes facultés de l’Université de Montréal. Elle compte 300 programmes de tous cycles, dont certains sont uniques au Québec, voire au Canada et accueille près de 20 000 étudiantes et étudiants.

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

  • Vous possédez des aptitudes organisationnelles élevées ; gestion du temps, priorisation des dossiers.
  • Votre excellent sens de l’organisation, votre rigueur et votre souci du détail vous distinguent.
  • Vos habiletés en langue française sont reconnues.
  • Vous êtes autonome et démontrez un grand sens de la débrouillardise.
  • Votre sens éthique est aiguisé et vous êtes en mesure de respecter la nature confidentielle des différents dossiers.
  • Vous avez envie de mettre vos compétences au service d’une organisation qui fait évoluer le savoir et offre un milieu de travail effervescent.

Vos défis au quotidien

La personne occupant ce poste évoluera au sein d’une équipe dévouée où un esprit de coopération prévaut. Vous serez amené à travailler en étroite collaboration avec la direction du département, ainsi qu’avec une cinquantaine de professeurs et plusieurs techniciens et techniciennes. Vous aurez la chance d’échanger et de participer à la gestion de divers dossiers avec plusieurs instances à travers l’université.

  • Réaliser un ensemble de travaux administratifs et cléricaux afin de soutenir vos gestionnaires dans la réalisation de leur mandat : incluant des tâches de mise en page, de rédaction, de création de contenu, de prise de note, de révision, de gestion d’agenda de la direction, de classement et d’archivage.
  • Prendre connaissance des courriels acheminés à la boîte de la direction, répondre aux diverses demandes et rediriger au besoin.
  • Participer aux différentes étapes du processus de gestion de carrière des professeurs (renouvellement, nomination, promotion, année d’étude et de recherche) et gérer toutes les procédures administratives nécessaires pour l’embauche de nouvelles ressources professorales (incluent dossiers de candidature de l’étranger).
  • Travailler de concert avec l’analyste en communication du département pour l’organisation, la préparation et le bon déroulement de certains événements spéciaux durant l’année. Préparation et planification en vue du 80e anniversaire du département.
  • Participer à la planification des assemblées départementales (environ 6 par année). Prendre les notes lors de ces évènements et rédiger les compte-rendu ou les procès-verbaux qui en découlent. Assurer la diffusion et l’archivage de ces procès-verbaux.
  • Utiliser les logiciels de la suite Office, se tenir à jour dans ses connaissances et participer à l’amélioration des procédures administratives.
  • Toutes autres tâches qui vous seront confiées.

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

  • Un diplôme d’études collégiales (DEC, AEC) en bureautique, en administration, ou diplôme universitaire pertinent à la fonction.
  • Minimum de 2 années d’expérience pertinente.
  • Une grande aisance avec les réseaux sociaux.
  • Une vitesse de frappe de 35 mots/minute.
  • Une maîtrise de la langue française
  • Bonne connaissance de l’anglais (un atout).

Notre promesse employeur

  • Un taux horaire entre 25,30 $ à 32,99 $ en fonction de votre expérience
  • Des perspectives de carrière diversifiées et intéressantes ainsi qu’une offre de formation continue
  • Des jours de télétravail définis pour faciliter la conciliation travail-vie personnelle
  • L’accès aux cliniques et services offerts à la communauté de l’UdeM
  • Des heures de travail réduites pendant la période estivale et 20 jours de vacances après un an

Davantage d’information sur ce poste

  • Poste régulier à temps plein de 35 h par semaine selon un horaire de 8h à 16h, 8h30 à 16h30 ou 9h à 17h
  • Entrée en fonction : dès que possible