Les 10 tâches essentielles de l’adjointe de direction

En tant qu’adjointe de direction, votre rôle consistera à libérer votre gestionnaire de toute source de soucis inutiles. Comment pouvez-vous soulager votre gestionnaire des millions de petites tâches qui l’incombent afin qu’il puisse s’investir totalement dans l’atteinte de ses objectifs ? Practically PerfectPA propose 10 tâches importantes que peut accomplir l’adjointe de direction afin d’alléger le quotidien de son patron.

Communications

Toutes les communications devraient passer par l’assistante, ceci comprenant les procès-verbaux de réunion, les mises à jour et les nouvelles. Si la communication relève de la plus haute importance, l’assistante doit rédiger un brouillon et le faire réviser par son patron avant d’effectuer l’envoi en son nom. C’est aussi elle qui doit recevoir toutes les communications et filtrer celles qui doivent se rendre jusqu’au patron.

Recherches

L’adjointe devrait diriger les recherches au nom de son gestionnaire. Celles-ci peuvent être de l’ordre de se renseigner sur un nouveau client, jusqu’à la veille concurrentielle. Elle peut ainsi monter un dossier pour son patron.

Administration de documents

Elle doit trier les documents qui atterriront sur le bureau de son patron. Elle doit d’ailleurs prévoir un temps de lecture de documents dans l’agenda. Elle doit les envoyer aux personnes concernées et veiller à ce que toute l’information soit recueillie. C’est aussi sa responsabilité de s’assurer que tous les documents confidentiels sont sous clé.

Tout document destiné au gestionnaire doit être filtré par l’adjointe. Elle pourra les imprimer et les relier afin qu’ils soient prêts au moment prévu pour leur lecture. Les mêmes règles s’appliquent pour les documents du conseil d'administration.

Gestion de l’agenda et des courriels

C’est une évidence. Rien ne doit s’ajouter et aucune modification ne doit être effectuée sans passer par l’adjointe. Point.

Voyages d’affaires

Les billets d’avion, les chambres d’hôtel, les transports, etc. Tous les détails d’un voyage d’affaires doivent être orchestrés par l’adjointe. Les discussions sur ce sujet doivent avoir lieu durant la rencontre quotidienne.

Bons de commandes, factures et dépenses

Toutes les questions financières relatives au bureau de son patron doivent être soumises à l’assistante. Elle doit gérer les dépenses, organiser les factures, compléter la paperasse. Idéalement, elle peut autoriser certaines dépenses au nom de son gestionnaire ainsi que les allocations de dépenses des cadres.

Administration

Le bon fonctionnement du bureau doit être supervisé par l’adjointe : l’équipement, l’inventaire des fournitures, les réservations des salles de réunion, etc. Les gestionnaires ne doivent pas avoir à se soucier de l’administration du bureau.

Fournisseurs

La recherche de nouveaux fournisseurs, la relation avec ceux-ci, les commandes, le suivi, les contrats, les communications… tout doit passer par le bureau de l’assistante.

Point de chute

Elle doit être le point de chute de tout ce qui concerne son gestionnaire. Elle est son chien de garde. C’est grâce à elle qu’il peut se concentrer sur ce qu’il a à faire. Elle doit tout filtrer : les communications, les demandes de réunion, les questions administratives et financières.