​Vue d’ensemble des emplois en soutien administratif

Forte de ses expériences d'agente administrative et d’adjointe de direction, Anick Labonté nous présente l'impact significatif et la diversité des rôles dans le soutien administratif.

Les expériences professionnelles que j’ai acquises au sein d’un service d’urgence et dans la fonction publique m'ont permis de développer une compréhension profonde des compétences et des qualités nécessaires pour exceller dans divers postes administratifs, ainsi que de l'importance cruciale de ces fonctions pour le bon déroulement des opérations quotidiennes dans des environnements à la fois dynamiques et structurés.

Travailler à l'urgence m'a par exemple dotée d'une capacité à gérer efficacement le stress et à prioriser les tâches dans des situations critiques, tandis que mon rôle dans la fonction publique m'a appris l'importance de la rigueur, de l'organisation et de la communication dans le maintien et l'amélioration des services administratifs.

Voici donc une vue d'ensemble, enrichie par mon expérience, des différents corps d'emploi en soutien administratif. Pour ces corps d’emploi, le diplôme d’études secondaires est essentiel ainsi qu’une formation appropriée. Toutefois, des employeurs peuvent reconnaître l’expérience selon le nombre d’années à occuper un emploi spécifique, ou encore exiger une formation supplémentaire comme un baccalauréat ou une maîtrise.

1. Assistant et assistantes administratives

Les assistants et assistantes administratives, aussi appelés adjoints administratifs, et qui peuvent par extension comprendre les adjoints exécutifs / adjoints de direction, sont souvent le pilier sur lequel repose l'efficacité administrative d'une organisation. Leur rôle comprend la gestion des appels téléphoniques, la rédaction et la mise en forme de documents, l'organisation de réunions, ainsi que la gestion de l'agenda des dirigeants. Ils peuvent également être chargés de l'accueil des visiteurs et de la préparation des salles de conférence.

2. Secrétaires

Traditionnellement, le terme de secrétaire était utilisé pour désigner les personnes chargées de la correspondance, de la tenue des dossiers et de diverses autres tâches administratives. Aujourd'hui, bien que les intitulés de poste aient évolué, cette fonction reste essentielle au sein des équipes administratives, avec un accent particulier sur la maîtrise des outils de bureautique et des compétences en communication.

3. Gestionnaires (coordonnateurs et coordonnatrices) de bureau

Les gestionnaires de bureau ont une vue d'ensemble sur l'organisation administrative de l'organisation. Leur rôle comprend la supervision du personnel administratif, la gestion des budgets, l'entretien des locaux, et parfois la négociation avec les fournisseurs. Ils jouent un rôle clé dans l'amélioration des processus internes et la garantie d'un environnement de travail optimal.

4. Agents et agentes, commis et téléphonistes

Premier point de contact pour les visiteurs, les agents sont essentiels pour véhiculer une image positive de l'entreprise. Leurs responsabilités incluent l'accueil physique et téléphonique, la gestion des badges d'accès, ainsi que la diffusion d'informations générales sur l'organisation.

Lorsque j’étais à l’urgence, j’occupais un poste d’agente administrative classe 3. La plupart de mes collègues étaient étudiantes au cégep ou à l’université, et elles n’avaient aucune formation spécifique dans le domaine de la bureautique. Ces postes sont donc accessibles aux personnes qui disposent uniquement d’un diplôme du secondaire.

5. Techniciens et techniciennes en administration

Les techniciens et techniciennes en administration se concentrent sur des aspects plus techniques du soutien administratif, tels que la gestion des bases de données, le traitement des factures, ou encore la préparation de rapports financiers. Ils ont une connaissance approfondie des logiciels spécifiques à leur domaine d'activité.

Dans la plupart des organisations publiques et privées le diplôme d’études collégiales est exigé pour occuper ce type d’emplois.

6. Coordinateurs et coordonnatrices administratives

Les coordinateurs et coordonnatrices administratives assurent la liaison entre différents départements ou projets, facilitant la communication et la collaboration. Ils sont responsables de la planification et du suivi des projets, de la coordination des réunions et des événements, et de la gestion des informations et des documents liés aux projets.

Dans la fonction publique, ces postes sont occupés par des personnes ayant un baccalauréat. On ne peut occuper ces postes avec seulement un diplôme d’études collégiales.