Intern, Administrative Assistant / Stagiaire, adjoint administratif

The Intern, Administrative Assistant provides general administrative support to the Clinical Research Unit and helps ensure smooth daily operations.

More specifically, the Administrative Support Assistant will:

• Welcome patients and visitors, answer phones, manage messages, and support appointment scheduling, confirmations, cancellations, and bookings;
• Assist with general administrative tasks;
• Help ensure office supplies and administrative materials are available;
• Support supply orders and follow-ups with vendors;
• Assist with filing, archiving, and document organization;
• Provide support to medical secretaries and other departments;
• Support reception activities, including greeting visitors and ensuring they sign in;
• Support meeting preparation, such as agendas and minutes, when required;
• Assist with data entry and tracking of certain KPIs;
• Help verify invoices and organize related documents;
• Support the team with other administrative activities as needed.

*** This is a full-time summer position (37.5 hours/week) running from May to August. Please note that this role requires full-time on-site presence. ***

The Work Environment

At Indero, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability, and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive opportunities for advancement.

Work Location

This position is based at our modern and bright clinic in Montreal (3530, Boulevard St-Laurent, H2X 2V1). The workplace is easily accessible by metro (Sherbrooke Station or St-Laurent Station), by bus (several lines) or by car (underground parking available for a daily fee).

About Indero

Indero is a contract research organization (CRO) specialized in clinical trials. Based in Montreal, we have built a strong reputation for the quality of our research and services that exceed client expectations. Indero continues to grow and expand across North America and Europe.

Indero is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. Accommodations are available throughout the recruitment and selection process for applicants with disabilities, upon request.

Please note that Indero only accepts applicants who are legally authorized to work in Canada.

Le stagiaire, adjoint administratif fournit un soutien administratif général à l’unité de recherche clinique et contribue au bon déroulement des activités quotidiennes.

Plus précisément, l’adjoint au soutien administratif devra :

• Accueillir les patients et les visiteurs, répondre aux appels, gérer les messages et soutenir la planification des rendez-vous, les confirmations, les annulations et les réservations;
• Effectuer des tâches administratives générales;
• Aider à s’assurer que les fournitures de bureau et le matériel administratif sont disponibles;
• Soutenir les commandes de fournitures et les suivis auprès des fournisseurs;
• Aider au classement, à l’archivage et à l’organisation des documents;
• Offrir un soutien aux secrétaires médicales et aux autres départements;
• Soutenir les activités de réception, incluant l’accueil des visiteurs et s’assurer qu’ils signent le registre des visiteurs;
• Soutenir la préparation des réunions, notamment les ordres du jour et les comptes rendus, au besoin;
• Aider à la saisie de données et au suivi de certains indicateurs de performance;
• Aider à la vérification des factures et à l’organisation des documents connexes;
• Soutenir l’équipe dans d’autres activités administratives, au besoin.

*** Il s’agit d’un poste d’été à temps plein (37,5 heures/semaine), de mai à août. Veuillez noter que ce poste requiert une présence à temps plein sur site. ***

Formation

• Diplôme d’études secondaires ou études professionnelles en cours

Expérience

• Une expérience en réception, en administration, sera considérée comme un atout.

Connaissances et compétences

• Bonnes aptitudes en communication en français et en anglais;
• Connaissance intermédiaire de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint);
• Apprentissage rapide, souci du détail, bonne capacité d’adaptation et autonomie;
• Capacité à prioriser différents mandats et à travailler sur plusieurs tâches simultanément;
• Intérêt pour les sciences et la recherche clinique;
• Autonomie et esprit d’équipe.

L’environnement de travail

Chez Indero, vous travaillerez avec des collègues compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant ainsi que de belles perspectives d’évolution professionnelle.

Lieu de travail

Ce poste est basé à notre clinique moderne et lumineuse à Montréal (3530, Boulevard St-Laurent, H2X 2V1). Le lieu de travail est facilement accessible par métro (Station Sherbrooke ou Station St-Laurent), par autobus (plusieurs lignes) ou par voiture (stationnement sous-terrain disponible pour un frais journalier).

À propos d’Indero

Indero est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée dans les essais cliniques. Depuis ses débuts, notre entreprise à taille humaine s’est forgé une solide réputation pour la qualité de ses recherches et de ses services, surpassant les attentes de nos clients. Basée à Montréal, Indero poursuit sa croissance à travers l’Amérique du Nord et l’Europe.

Indero s’engage à offrir un traitement équitable et des chances égales à tous les candidats. Des accommodements peuvent être offerts à toute étape du processus de recrutement pour les personnes en situation de handicap, sur demande.

Indero n’accepte que les candidatures de personnes légalement autorisées à travailler au Canada.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination, dans le seul but d’alléger le texte.

Education

• Secondary school diploma or vocational studies in progress

Experience

• Experience working at a reception, in administration will be considered as an asset;

Knowledge and skills

• Good communication skills in French and English;
• Intermediate knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, and PowerPoint);
• Fast learner, attention to details, good adaptability and autonomy;
• Ability to prioritize different assignments and to work on several tasks at the same time;
• Interest in sciences and clinical research
• Autonomy and likes teamwork