Détails du poste
- Lieu de travail : Montreal
Description d’emploi
Req Id: 431276
Tout part d’une connexion. Elle nous pousse à innover, à explorer et à rester proches de ce qui compte le plus pour nous. Chez Bell, nous bâtissons un avenir plus connecté grâce à des réseaux de calibre mondial, à des solutions propulsées par l’IA et à des expériences numériques qui améliorent la façon dont les gens vivent, travaillent et se divertissent chaque jour.
Nous croyons à l’autonomisation de chacun. C’est pourquoi nous dotons nos équipes d’une technologie de pointe, d’outils d’IA et d’un environnement collaboratif qui soutient la créativité et la croissance. Voulez-vous faire partie d’une équipe diversifiée où votre travail a un réel impact? Si vous êtes inspiré par l’innovation qui fait progresser la façon dont les gens se connectent et transforme ce qui est possible, vous avez votre place au sein de l’#ÉquipeBell.
Soyez à l’avant-garde de l’une des industries les plus passionnantes et en constante évolution. Dans l’équipe Bell Média, vous contribuerez à créer et à distribuer le meilleur contenu canadien et international sur les plateformes de médias numériques, de télévision, de radio et d’affichage extérieur. Vous vous joindrez à une équipe d’innovateurs passionnés et motivés qui surmontent les obstacles et élargissent la portée du divertissement que les Canadiens adorent.
Chez Bell Média, vous redéfinirez les connexions numériques et inventerez les services de prochaine génération, nous propulsant ainsi vers de nouveaux sommets tout en nous permettant de libérer un potentiel inexploité et d’élargir les horizons de nos clients.
Raison d’être
Sous la supervision de la gestionnaire, production et administration, la coordonnatrice administrative joue un rôle de soutien névralgique pour les opérations des départements de la programmation et des nouvelles. En assurant une gestion rigoureuse et fluide des déplacements, un suivi administratif précis des dépenses. De concert avec la superviseure à l’administration des médias, elle s’assure de la coordination des événements sportifs majeurs et des productions spéciales. Le ou la titulaire du poste contribue directement à l'efficacité des équipes sur le terrain et au succès des opérations de diffusion.
Ayant à traiter des informations privilégiées, le titulaire est tenu à la confidentialité des informations et des données.
Responsabilités principales
- Gérer et effectuer toutes les réservations de voyage (vols, hôtels et transports terrestres) pour les équipes de la programmation et des nouvelles.
- Transmettre les informations logistiques détaillées au personnel (billets, réservations d'hôtel, indemnités per diem) pour la portion programmation.
- Créer et maintenir à jour les profils de voyage de l'ensemble des collaborateurs de la programmation et des nouvelles.
- Préparer les formulaires d'autorisation de carte de crédit pour les voyageurs ne possédant pas de carte corporative.
- Assurer la codification, la vérification et la saisie de tous les comptes de dépenses (cartes BMO) pour les secteurs de la programmation et des nouvelles.
- Compiler et concilier les folios d'hôtel, les factures AMEX et les reçus des cartes BMO.
- Mettre à jour les fichiers de suivi budgétaire (conçus par la gestionnaire) pour refléter les coûts réels liés aux vols, hôtels, per diem et autres dépenses de production. (Spécifiquement pour les comptes BMO de la portion nouvelles).
- Maintenir une liste à jour des taux de change.
- Dresser mensuellement la liste du personnel assigné pour tous les matchs des Canadiens de Montréal (CH), du Rocket de Laval et de la LPHF.
- Produire et gérer les listes d'accès (pass lists) pour les matchs du CH, du Rocket et de la LPHF ou autres équipes d’envergure sur la route.
- Gérer la liste de stationnement pour tous les matchs (incluant les prépaiements pour le CH, le Rocket et autres équipes d’envergure).
- Coordonner les services de restauration (traiteur) lors de divers événements majeurs (Jeux Olympiques, productions spéciales, etc.).
- Effectuer toutes autres tâches connexes pour soutenir l'équipe de production et d'administration.
Connaissances et habiletés
- Diplôme en administration, en bureautique, en logistique ou toute autre formation jugée pertinente (ou expérience équivalente).
- Expérience pertinente en coordination administrative, en comptabilité de base (comptes de dépenses, conciliation) ou en logistique d'événements/de voyages.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, avec un niveau particulièrement fort sur Excel (pour la gestion des tableaux de suivi et des coûts).
- Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit (essentiel pour transiger avec les fournisseurs de voyages, les hôtels et partenaires externes à travers le pays ou à l'international).
- Connaissance du milieu de la production télévisuelle, des médias ou de l'industrie du sport (un atout majeur).
- Rigueur et grand souci du détail
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéanciers serrés.
- Excellente capacité à travailler dans un environnement dynamique et à réagir rapidement aux imprévus et aux changements de dernière minute (typiques des milieux des nouvelles et du sport).
- Capacité à prendre des initiatives pour résoudre des problèmes logistiques avant qu'ils n'impactent les équipes.
- Fortes aptitudes pour le travail d'équipe et excellent sens du service à la clientèle interne, avec tact et diplomatie.
Une connaissance adéquate du français est requise pour les postes offerts au Québec. Le générique masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.
