Administrative Assistant

Description du poste

Vortex Strategy & Recruitment est activement à la recherche d’une assistante administrative pour son client, un grand cabinet d’avocats international situé au centre-ville de Montréal.

Le/la candidat(e) retenu(e) aura comme principale responsabilité d’appuyer les professionnels dans leurs tâches administratives quotidiennes et d’assurer le bon déroulement des activités administratives.Aucune tâche juridique n’est associée à ce poste.

Votre rôle et responsabilités

• Assister les avocats en banque et finance dans leurs tâches administratives;

• Offrir divers services de soutien administratif incluant le classement, les systèmes de rappel, la correspondance, les courriels, les communications téléphoniques, l’organisation de réunions (y compris la restauration), les relations avec la clientèle et l’archivage des dossiers;

• Gérer la facturation et assurer le suivi auprès des clients concernant les factures;

• Revoir et valider les relevés de temps sur une base hebdomadaire et mensuelle;

• Gérer les calendriers des professionnels;

• Gérer les courriels;

• Effectuer toute autre tâche administrative connexe;

Exigences

• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire au sein d’une grande organisation d’entreprise ou d’un cabinet de services professionnels;

• Capacité de gérer plusieurs dossiers prioritaires simultanément tout en respectant les échéances;

• Bilinguisme requis (français et anglais parlés et écrits);

• Excellentes compétences en rédaction dans les deux langues;

• Solides compétences d’organisation et de priorisation;

• Excellent esprit d’équipe;

• Capacité de travailler avec des personnes à tous les niveaux d’une grande organisation;

• Capacité de travailler dans un environnement dynamique et rapide;

• Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes;

Ce que nous offrons

• Rémunération hautement concurrentielle selon votre expérience;

• Semaines de vacances à partir de l’embauche;

• Jours flexibles et jours de maladie à partir de l’embauche;

• Modèle de travail hybride;

• Assurance collective entièrement payée par l’employeur;

• Régime d’épargne-retraite avec contributions de l’employeur;

• Services de télémédecine;

• Allocation annuelle pour la santé et le mieux-être;