Adjoint administratif/Adjointe administratif, équipe RPA

Description du poste

Relevant du Vice-président principal, division RPA, la personne recherchée a pour rôle d’assister l’ensemble de l’équipe et d’apporter quotidiennement un support administratif efficace pour l’ensemble des activités de comptabilité, d’administration et de service à la clientèle du département. Plus précisément, votre quotidien avec nous ressemblera à :

• Rédiger des communications spécifiques et générales aux directeurs généraux en fonction des besoins des différents directeurs régionaux de l’équipe;
• Faire la mise à jour des différentes documentations selon les changements dans l'équipe de gestion;
• Participer au comité de gestion mensuel à l'extérieur du bureau;
• Assister l’ensemble des membres de l’équipe dans les tâches quotidiennes, cléricales et administratives;
• Préparer et organiser les revues d’affaires mensuelles et trimestrielles avec les différents clients (rapport, prise des minutes, organisation des agendas, rencontres préparatoires, suivis, etc.) avec l’ensemble des intervenants liés aux activités des immeubles (opérations, marketing, légal, ingénierie, comptabilité, RH, etc.);
• Préparer des présentations pour supporter les opérations de l’équipe;
• Effectuer le suivi des dossiers, surveiller les échéanciers, effectuer les rappels, voir à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits;
• Effectuer des recherches, recueillir et compiler des données, compléter certains rapports et transmettre aux personnes concernées, la documentation pertinente;
• Exercer les fonctions de coordonnateur dans le cadre de projets spéciaux (organisation d’évènements pour l’équipe par exemple, ouvertures de nouveaux immeubles, etc.);
• Participer aux projets spéciaux qui lui sont assignés;
• Remplacer à la réception du siège social à l’occasion et toutes autres tâches connexes.

Exigences

• Aptitude pour le travail d'équipe et excellente compétences interpersonnelles
• Bon sens de l'organisation
• Bonne capacité d'analyse, bon jugement
• Bonne gestion des priorités et capacité d'adaptation
• Capacité à travailler sous pression
• Dynamisme

Qualifications requises

• DEP ou DEC en administration, comptabilité ou bureautique ou toute autre combinaison d’étude et d’expérience jugée pertinente
• Bilinguisme autant à l'oral qu'à l'écrit
• Maîtrise des logiciels Word, Excel et Outlook
• Permis de conduire valide et accès à une voiture

Ce que nous offrons

• Boni annuel au rendement
• Stationnement gratuit
• Assurances collectives
• Congés mobiles
• Possibilité de télétravail