Bilingual Legal Administrative Assistant

Description du poste

McCarthy Tétrault est un important cabinet d’avocats canadien qui offre une gamme complète de solutions juridiques et d’affaires à des clients au Canada et partout dans le monde. Avec des bureaux à Toronto, Montréal, Québec City, Calgary et Vancouver, nous offrons des possibilités de carrière stimulantes et enrichissantes à travers le pays. Reconnu comme l’un des 100 meilleurs employeurs au Canada pendant onze années consécutives et comme l’un des meilleurs employeurs en matière de diversité au Canada pendant quatorze années consécutives, notre culture est guidée par la McCarthy Way — notre approche commune pour travailler avec nos clients et entre nous.

La McCarthy Way est fondée sur quatre éléments clés : Excellence, en attirant et en formant les meilleurs talents engagés à respecter notre Engagement envers le client; Collaboration, grâce à un travail d’équipe intégré et harmonieux; Inclusion, en éliminant les obstacles à l’appartenance et à la réussite; et Innovation, en offrant une valeur maximale grâce à l’adoption de technologies et d’approches de pointe. Ensemble, ces principes définissent notre façon de travailler, de diriger et d’évoluer — chaque jour.

L’employé occupant ce poste fera partie d’une équipe où il sera amené à travailler sur des documents en anglais ou en français pour des clients, des avocats ou des professionnels qui comprennent et communiquent uniquement en anglais ou en français. Comme les demandes peuvent être soumises en anglais ou en français, il est nécessaire, pour le bon fonctionnement des opérations, de disposer de personnel bilingue en tout temps afin de répondre aux demandes. Le bilinguisme (français et anglais) est donc une exigence pour ce poste.

Nous recrutons un assistant administratif juridique bilingue pour se joindre à notre équipe dans notre bureau de Montréal. Le candidat retenu doit compter 1 à 3 ans d’expérience pertinente, de préférence dans le domaine juridique, et sera responsable d’offrir du soutien aux membres de diverses équipes de pratique, de gérer les demandes et de fournir une assistance de base pour la préparation et la production de documents. Les employés de McCarthy Tétrault bénéficient d’un environnement de travail hybride. Ce poste vise à combler un poste vacant existant.

Ce que vous ferez

En tant qu’assistant administratif juridique bilingue, vous serez :

Général

• Collaborer de façon transparente avec les membres de l’équipe afin d’offrir un soutien complet pour le triage et la gestion des demandes. Faire preuve d’une grande rapidité dans les réponses aux questions, respecter systématiquement les échéances et favoriser une coopération harmonieuse entre divers services et personnes au sein du cabinet.
• Gérer efficacement les fluctuations du flux de travail avec une supervision minimale. Superviser le processus d’Intake, prioriser et coordonner le travail pour en assurer l’achèvement en temps opportun.
• Répondre aux questions liées aux processus et aider à résoudre les problèmes des horodateurs liés aux domaines d’expertise et de responsabilité.
• Faire le lien avec les ressources de soutien du cabinet et diriger les demandes vers celles-ci, au besoin, afin d’assurer une utilisation efficace et appropriée des ressources.
• Maintenir des mises à jour exactes dans le système de gestion du flux de travail afin de suivre et surveiller les demandes. Offrir un soutien de relève fiable au Centre de ressources.
• Améliorer continuellement les connaissances liées au poste et les compétences techniques par une participation active à l’équipe. Partager proactivement les connaissances, l’information et le mentorat avec les intervenants et les membres de l’équipe afin de favoriser un environnement positif et collaboratif.
• Assurer un contrôle de la qualité de son propre travail, demander des précisions au besoin, et réviser le travail des autres.

Soutien opérationnel et clérical

• Collaborer avec les clients du Centre de ressources pour traiter les dépenses des horodateurs en créant des rapports de dépenses conformément aux lignes directrices établies par le cabinet.
• Soumettre et traiter, au nom des horodateurs, les chèques et les factures fournisseurs/tierces parties dans le système du cabinet.
• Fournir un soutien administratif, notamment l’impression, la numérisation, la télécopie, la photocopie, l’archivage, l’enregistrement/le renommage de documents dans le système de gestion documentaire du cabinet, la création de reliures, la copie sur clés CD/USB, la saisie de données et le téléversement/téléchargement depuis Internet ou des salles de données.
• Travailler avec le service de gestion des documents pour créer, maintenir et conserver les dossiers clients conformément aux politiques et aux lignes directrices du cabinet.

Documents

• Rédiger, réviser et assurer la mise en forme de base des correspondances, mémorandums, grands documents transactionnels, rapports, formulaires, étiquettes, etc., ainsi que faire des révisions.
• Relire les documents et vérifier la mise en forme appropriée, l’orthographe, la grammaire et la clarté.
• Préparer des documents de cour de base.

Soutien aux avocats et aux clients

• Collaborer avec les clients du Centre de ressources afin d’aider à l’organisation des réservations de voyages et à préparer des itinéraires de voyage selon les préférences, notamment la réservation de vols, d’hébergement, de transport terrestre et de réservations de repas.
• Mettre à jour régulièrement les noms et adresses des contacts dans la base de données des clients. Soutenir diverses équipes de pratique avec des documents juridiques conformément aux exigences établies par l’équipe de pratique.
• Maintenir une connaissance approfondie de la terminologie juridique, des règles et procédures de cour ainsi que de la terminologie médicale, le cas échéant.

Profil recherché

En tant que candidat idéal, vous vous démarquerez par le profil suivant :

• Diplôme d’études postsecondaires dans un programme d’assistant juridique, d’assistant de direction ou d’assistant administratif.1 à 3 ans d’expérience pertinente exigés, de préférence dans le domaine juridique ou dans un autre environnement de services professionnels.
• Compétence intermédiaire dans la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Apprend et maintient une compréhension solide des politiques opérationnelles du cabinet, des connaissances relatives aux processus et de la technologie propre au cabinet.
• Possède de solides compétences en traitement de texte, en orthographe, en révision et en édition.
• Travaille efficacement avec les autres membres de l’équipe et fait preuve de tact, de respect et de professionnalisme dans toutes les interactions.
• Fournit un niveau élevé de service aux collègues et aux clients (dans une mesure limitée / selon les demandes de soutien propres à des requêtes).
• Évalue les priorités et effectue les tâches de manière hautement organisée; fait preuve d’une excellente gestion du temps et de compétences solides en gestion de plusieurs tâches à la fois et travaille bien sous pression afin de respecter des échéances importantes.
• Écoute activement afin de comprendre les besoins des clients et des collègues; pose des questions pour clarifier les attentes, cherche à bien comprendre les situations, les enjeux et les préoccupations.
• Répond aux demandes des clients et des collègues en fournissant des mises à jour sur l’avancement des demandes; identifie et communique rapidement les obstacles à l’obtention des résultats souhaités.

Ce que nous offrons

En tant que membre de l’équipe McCarthy, vous aurez accès à :

• Des avantages exceptionnels dès le premier jour, y compris les primes d’assurance payées par le cabinet et les remboursements bien-être et technologie.
• Une rémunération concurrentielle, des heures supplémentaires payées et un congé généreux, y compris un jour de congé pour faire du bénévolat et un jour de congé pour votre anniversaire.
• Un engagement envers le perfectionnement professionnel et les occasions de croissance pour nos employés à tous les niveaux, soutenu par une culture qui valorise et encourage pleinement la rétroaction bidirectionnelle.
• Une forte participation à la vie communautaire et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
• Une culture collaborative et cohésive qui relie les avocats et les équipes d’affaires grâce à un objectif commun.

Comment postuler

Nous encourageons les candidats externes à postuler en ligne et les candidats internes doivent postuler directement par l’entremise de notre portail de carrières interne sur Espresso. Nous avons hâte de recevoir votre candidature.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour McCarthy Tétrault; toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés. Nous sommes désolés, mais nous ne pouvons pas répondre aux demandes individuelles concernant le statut des candidatures. McCarthy Tétrault est un employeur offrant l’égalité des chances qui favorise un environnement inclusif, équitable et accessible. Veuillez nous aviser si vous avez besoin d’un accommodement à tout moment pendant le processus de recrutement.