Bilingual Legal Administrative Assistant

Description du poste

McCarthy Tétrault est un cabinet d’avocats canadien de premier plan offrant une gamme complète de solutions juridiques et d’affaires aux clients au Canada et partout dans le monde. Avec des bureaux à Toronto, Montréal, Québec, Calgary et Vancouver, nous offrons des possibilités de carrière stimulantes et enrichissantes à travers le pays. Reconnu comme l’un des 100 meilleurs employeurs au Canada pendant onze années consécutives et l’un des Meilleurs employeurs en matière de diversité au Canada pendant quatorze années consécutives, notre culture est guidée par la voie McCarthy—notre approche commune pour travailler avec les clients et entre collègues.

La voie McCarthy repose sur quatre éléments clés : l’excellence, en attirant et en développant les meilleurs talents engagés à respecter l’engagement envers le client; la collaboration, grâce à un travail d’équipe intégré et sans friction; l’inclusion, en éliminant les obstacles à l’appartenance et à la réussite; et l’innovation, en offrant une valeur maximale en adoptant des technologies et des approches de pointe. Ensemble, ces principes façonnent notre façon de travailler, de diriger et de grandir—chaque jour.

L’employé occupant ce poste fera partie d’une équipe où l’on s’attendra à ce qu’il travaille sur des documents en anglais ou en français pour des clients, des avocats ou des professionnels qui comprennent et communiquent uniquement en anglais ou en français. Comme les demandes peuvent être soumises en anglais ou en français, il est nécessaire, pour le bon fonctionnement des opérations, de disposer en tout temps de personnel bilingue afin de répondre aux demandes. Le bilinguisme (français et anglais) est donc une exigence pour ce poste.

Nous recrutons un Assistant administratif juridique bilingue pour se joindre à notre équipe dans notre bureau de Montréal. Le candidat retenu doit avoir 1 à 3 ans d’expérience pertinente, de préférence dans le domaine juridique, et sera chargé d’offrir du soutien aux membres de l’équipe dans divers groupes de pratique, de gérer les demandes et d’assurer un soutien de base à la production et aux documents. Les employés de McCarthy Tétrault bénéficient d’un environnement de travail hybride. Ce poste vise à pourvoir un poste vacant existant.

Responsabilités

En tant qu’assistant administratif juridique bilingue, vous serez :

Général

• Collaborer harmonieusement avec les membres de l’équipe afin d’offrir un soutien complet pour le tri et la gestion des demandes. Faire preuve d’une grande réactivité aux questions, respecter systématiquement les échéances et favoriser une coopération harmonieuse entre divers départements et personnes au sein du Cabinet.
• Gérer efficacement les fluctuations du volume de travail avec un minimum de supervision. Superviser le processus d’admission, prioriser et coordonner le travail pour une réalisation en temps opportun.
• Répondre aux questions liées aux processus et aider à résoudre les problèmes des responsables du suivi du temps (timekeepers) liés aux domaines d’expertise et aux responsabilités.
• Faire le lien avec les ressources de soutien du Cabinet et diriger les demandes vers celles-ci au besoin afin d’assurer une utilisation efficiente et appropriée des ressources.
• Maintenir des mises à jour précises dans le système de gestion du flux de travail afin de suivre et de surveiller les demandes. Offrir un soutien de relève fiable au Centre de ressources.
• Améliorer continuellement ses connaissances du poste et ses compétences techniques grâce à une participation active à l’équipe. Partager de façon proactive des connaissances, des informations et du mentorat avec les intervenants et les membres de l’équipe afin de favoriser un environnement positif et collaboratif.
• Effectuer un contrôle de la qualité de son propre travail, demander des précisions au besoin et examiner le travail des autres.

Soutien opérationnel et administratif

• Collaborer avec les clients du Centre de ressources pour traiter les frais des responsables du suivi du temps en créant des rapports de dépenses conformément aux lignes directrices établies par le Cabinet.
• Soumettre et traiter les chèques et les factures fournisseurs / tiers au nom des responsables du suivi du temps dans le système du Cabinet.
• Offrir un soutien administratif, notamment l’impression, la numérisation, la télécopie, la photocopie, l’archivage, l’enregistrement / le renommage de documents dans le Système de gestion documentaire du Cabinet, la création de dossiers, la copie sur des clés CD/USB, la saisie de données et le téléversement / téléchargement à partir d’Internet ou de salles de données.
• Travailler avec la Gestion des dossiers pour créer, maintenir et conserver les dossiers clients conformément aux politiques et aux lignes directrices du Cabinet.

Documents

• Rédiger, modifier, assurer une mise en forme de base et réviser la correspondance, les mémorandums, les grands documents transactionnels, les rapports, formulaires, étiquettes, etc.
• Relire les documents et vérifier la mise en forme appropriée, l’orthographe, la grammaire et la clarté.
• Préparer des documents de cour de base.

Soutien aux avocats et aux clients

• Collaborer avec les clients du Centre de ressources pour aider à organiser les réservations de voyage et préparer les itinéraires de voyage conformément aux préférences, y compris la réservation de vols, d’hébergement, de transport terrestre et de repas.
• Mettre à jour régulièrement les noms et adresses dans la base de données clients. Soutenir divers groupes de pratique avec des documents juridiques conformément aux exigences établies par le groupe de pratique.
• Maintenir une connaissance approfondie de la terminologie juridique, des règles et procédures de la cour ainsi que de la terminologie médicale lorsque applicable.

Profil recherché

À titre de candidat idéal, vous vous distinguerez par le profil suivant :

• Diplôme postsecondaire dans le programme d’assistant juridique, d’assistant de direction ou d’assistant administratif. Une expérience pertinente de 1 à 3 ans est requise, de préférence dans le domaine juridique ou dans un autre environnement de services professionnels.
• Maîtrise intermédiaire de Microsoft Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)Apprend et maintient une compréhension solide des politiques opérationnelles du Cabinet, de la connaissance des processus et de la technologie propre au Cabinet.
• Possède de solides compétences en traitement de texte, orthographe, révision et rédaction.
• Travaille efficacement avec les autres membres de l’équipe et fait preuve d’à-propos, de respect et de professionnalisme dans toutes les interactions.
• Offre un niveau élevé de service aux collègues et aux clients (dans une mesure limitée / selon les besoins des demandes de soutien précises).
• Évalue les priorités et accomplit ses tâches de manière hautement organisée; fait preuve d’une excellente gestion du temps et de compétences en gestion de plusieurs tâches à la fois, et travaille bien sous pression afin de respecter des échéances importantes.
• Écoute activement pour comprendre les besoins des clients et des collègues; pose des questions pour clarifier les attentes, cherche à bien comprendre les situations, les enjeux et les préoccupations.
• Répond rapidement aux demandes des clients et des collègues, en fournissant des mises à jour sur l’avancement des demandes; repère et communique en temps opportun les obstacles à l’atteinte des résultats souhaités.

Ce que nous offrons

En tant que membre de l’équipe McCarthy, vous aurez accès à :

• Des avantages exceptionnels dès le premier jour, y compris des primes d’assurance payées par le Cabinet ainsi que des remboursements pour le bien-être et la technologie.
• Une rémunération concurrentielle, des heures supplémentaires payées et un généreux congé, y compris un jour de congé pour faire du bénévolat et un jour de congé pour votre anniversaire.
• Un engagement envers le perfectionnement professionnel et des possibilités de croissance pour notre personnel à tous les niveaux, soutenu par une culture qui valorise et encourage pleinement la rétroaction bidirectionnelle.
• Une forte implication communautaire et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
• Une culture collaborative et cohésive qui relie les avocats et les équipes d’affaires grâce à un objectif commun.

Comment postuler

Nous encourageons les candidats externes à postuler en ligne et les candidats internes doivent postuler directement par l’entremise de notre portail de carrières interne sur Espresso. Nous avons hâte de recevoir votre candidature.

Nous remercions tous les candidats de l’intérêt manifesté envers McCarthy Tétrault; toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés. Nous sommes désolés, mais nous ne pouvons pas répondre aux demandes individuelles concernant le statut de la candidature. McCarthy Tétrault est un employeur offrant l’égalité des chances et qui favorise un environnement inclusif, équitable et accessible. Veuillez nous aviser si vous avez besoin d’accommodement à tout moment pendant le processus de recrutement.