Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Accueil et service à la clientèle

• Accueillir les clients, visiteurs et fournisseurs avec professionnalisme et courtoisie.
• Gérer les boîtes courriel générales du cabinet et assurer les suivis requis.
• Répondre aux appels téléphoniques qui sont dirigés vers la réception et assurer l’acheminement efficace des communications.
• Répondre aux demandes générales des clients et les accompagner dans la résolution de situations simples liées à leur dossier.
• Coordonner la réception, la transmission et la remise de documents clients.
• Contribuer à offrir une expérience client positive et professionnelle à toutes les étapes des interactions.

Gestion des comptes fournisseurs

• Recevoir, vérifier et enregistrer les factures fournisseurs.
• Assurer la coordination du processus d’approbation des factures auprès des gestionnaires concernés.
• Effectuer le suivi des approbations en suspens et des échéances de paiement.
• Préparer les paiements conformément aux procédures établies.
• Effectuer les suivis auprès des fournisseurs lorsque requis.
• Participer à l’amélioration des processus liés à la gestion des comptes fournisseurs.

Coordination administrative et soutien aux opérations

• Coordonner l’ouverture et la fermeture administrative des dossiers clients.
• Maintenir à jour les bases de données, les dossiers administratifs et les systèmes de gestion documentaire.
• Participer à l’optimisation et à l’amélioration continue des processus administratifs du cabinet.
• Collaborer à la mise en place et à l’utilisation de nouveaux outils ou procédures visant à accroître l’efficacité opérationnelle.

Soutien à la vie du cabinet

• Collaborer avec les associés et l’équipe des ressources humaines dans la réalisation de projets spéciaux.
• Participer à l’organisation d’activités, d’événements et de rencontres internes.
• Coordonner les commandes de fournitures de bureau et assurer le suivi des inventaires.
• Contribuer au maintien d’un environnement de travail organisé, efficace et accueillant.
• Soutenir différentes initiatives visant à améliorer l’expérience employé et l’expérience client.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience

• AEC ou DEC en administration, comptabilité, bureautique ou dans un domaine connexe.
• Expérience pertinente en coordination, administration et/ou service à la clientèle.
• Expérience dans un cabinet comptable ou de services professionnels (atout important).

Compétences et qualités

• Excellentes habiletés de communication en français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Grande rigueur et souci du détail.
• Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Approche professionnelle et orientée vers le service à la clientèle.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel et Teams).
• Connaissance du logiciel Quickbooks, un atout.
• Intérêt pour l’amélioration des processus et l’utilisation des outils technologiques.

Avantages

• Poste permanent à temps plein (35h à 37,5h/semaine).
• Horaire : lundi au vendredi, de 9h à 17h; bureau fermé les vendredis de juillet et août.
• Journées maladies et mobiles payées annuellement.
• Congés fériés supplémentaires.
• Assurance maladie avec participation de l’employeur.
• REER collectif avec participation de l’employeur.
• Un montant accordé annuellement pour promouvoir l’activité physique.
• Bureau fermé durant le temps des fêtes.
• Plusieurs activités sociales organisées tout au long de l’année.