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Responsabilités La tâche principale de l’adjoint administratif sera d’assurer le soutien administratif quotidien dans divers mandats tel que :
  • Volet Ressources humaines :
  • Effectuer les mises à jour dans le logiciel de gestion des ressources humaines;
  • Approuver les feuilles de temps et les requêtes d’absence des employés;
  • Produire différents rapports pour le service de la paie et pour les gestionnaires;
  • Effectuer le suivi des évaluations annuelles auprès des gestionnaires;
  • Rédiger et réviser des lettres et documents, tant en français qu’en anglais; et
  • Participer à de nombreux dossiers variés et effectuer des suivis.
Volet Affaires corporatives :
  • Assister dans les correspondances diverses (Transmission de contrat, demandes de révision, etc.);
  • Remplir les différents formulaires Clients et faire les recherches nécessaires;
  • Gérer la boîte de réception de courriels et en assurer la diffusion;
  • Effectuer la mise en page de divers documents.
Volet Voyages :
  • Coordonner les voyages de collègues à l'étranger avec l'agence de voyages attitrée; et
  • Préparer les demandes de visa au besoin, avec l'aide d'une agence externe.
Volet Formation continue :
  • Collaborer avec la conseillère en ressources humaines dans l’évaluation des besoins de formation;
  • Effectuer la recherche de fournisseurs;
  • Gérer l’agenda des formations et être le point de contact pour les participants; et
  • Faire le suivi de satisfaction post-formation.
  • De plus, le poste requiert d’effectuer les remplacements lors de pauses de la réceptionniste une semaine environ tous les deux mois, participer à diverses activités sociales de l’entreprise, ainsi que d'effectuer toute autre tâche administrative connexe à la fonction.
Compétences Exigences académiques et linguistiques :
  • AEC en Gestion des ressources humaines, DEC en bureautique ou toute autre discipline pertinente;
  • Expérience de 3 à 5 ans dans un travail administratif;
  • Très bon niveau d'anglais (écrit/parlé);
  • Français écrit impeccable.
Capacités et qualités personnelles:
  • Maitrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook);
  • Souci du détail, rigueur, constance;
  • Gestion de ses priorités et souplesse dans son travail;
  • Discrétion et confidentialité;
  • Capacité d’écoute et entregent;
  • Style de travail fortement axé sur la collaboration.
  L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention de discrimination." 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La personne sélectionnée devra:
  • accueillir et répondre aux patients se présentant à la clinique;
  • assurer la réponse téléphonique et fournir les informations pertinentes à la clientèle;
  • donner des rendez-vous via le logiciel Purkinje;
  • préparer les dossiers des patients en vue de leur rendez-vous et assurer le soutien aux médecins, infirmiers ou infirmières et autres professionnels au besoin
  • effectuer le classement de différents formulaires et procéder à la numérisation des dossiers;
  • effectuer toutes autres tâches qui pourraient s'ajouter selon les besoins au sein de l'équipe.
Exigences du poste : Diplôme d’étude professionnelle (DEP) en secrétariat médical et possède 1 à 2 années d’expérience au sein d’une clinique médicale à titre de secrétaire médical(e). La personne est familière avec la suite Office et à l'aise de travailler avec un logiciel médical pour la gestion des dossiers électroniques, tel que Purkinje ou l’équivalent. Elle sait faire preuve d'esprit d'équipe, possède une attitude positive et est capable de s'adapter aux changements. Flexible, elle est ponctuelle et assidue. Maîtriser le français écrit et oral, avoir une connaissance fonctionnelle de l’anglais est un aout. Statut d'emploi : permanent, temps partiel 3 à 4 jours par semaine pour débuter. Le nombre d’heures peut augmenter selon les besoins. Pour postuler : Si vous pensez pouvoir combler les attentes de ce poste, veuillez envoyer votre curriculum vitae via le formulaire de Secrétaire-inc. au plus tard le 12-06-2017 La Coop Santé Eastman remercie à l’avance toutes les candidates et les candidats intéressés. Soulignons que seules les personnes qui auront été sélectionnées pour une entrevue seront contactées." ["post_title"]=> string(23) "Secrétaire médical(e)" ["post_excerpt"]=> string(0) "" ["post_status"]=> string(7) "publish" ["comment_status"]=> string(4) "open" ["ping_status"]=> string(6) "closed" ["post_password"]=> string(0) "" ["post_name"]=> string(22) "secretaire-medicale-27" ["to_ping"]=> string(0) "" ["pinged"]=> string(0) "" ["post_modified"]=> string(19) "2017-05-24 08:35:56" ["post_modified_gmt"]=> string(19) "2017-05-24 12:35:56" ["post_content_filtered"]=> string(0) "" ["post_parent"]=> int(0) ["guid"]=> string(66) "https://www.secretaire-inc.com/?post_type=job_listing&p=46331" ["menu_order"]=> int(0) ["post_type"]=> string(11) "job_listing" ["post_mime_type"]=> string(0) "" ["comment_count"]=> string(1) "0" ["filter"]=> string(3) "raw" } [34]=> object(WP_Post)#13232 (24) { ["ID"]=> int(46271) ["post_author"]=> string(4) "4759" ["post_date"]=> string(19) "2017-05-23 08:32:08" ["post_date_gmt"]=> string(19) "2017-05-23 12:32:08" ["post_content"]=> string(3162) "L’Ordre des dentistes du Québec procède au recrutement d’une secrétaire juridique au Bureau du syndic pour un mandat temporaire à durée indéterminée avec une possibilité de permanence. Le titulaire du poste devra : Gestion des dossiers disciplinaires
  • Être responsable de la préparation des dossiers en vue des procédures disciplinaires pour tous les syndics ; ouverture du dossier, requête au procureur, gestion des pièces et des documents originaux, annotations au dossier.
  • Préparer la divulgation de preuve.
  • Assurer le suivi des auditions et la gestion du module « Discipline ».
  • Contacter les différents témoins des dossiers dans le but d’aller chercher des informations manquantes.
  • Travailler conjointement avec les avocats aux dossiers.
  • Faire la gestion des dépenses reliées à tous les dossiers de discipline.
  • Communiquer les avis et décisions aux syndics et patients.
  • Fermer tous les dossiers disciplinaires une fois que le dossier est clos.
Jurisprudences
  • Effectuer des recherches de jurisprudences dans les logiciels spécialisés dans le domaine disciplinaire pour les syndics et avocats.
  • Effectuer des recherches de plumitif lorsque demandé par les syndics.
Comité de révision
  • Assurer le traitement des demandes de dossiers par le comité de révision.
  • Préparer tous les documents et inventaires pour chacun des dossiers du comité de révision et transmettre aux personnes responsables.
  • Récupérer tous les documents pour la destruction des copies.
  • Retourner les pièces aux différentes parties une fois la décision rendue.
Communications téléphoniques
  • Répondre aux demandes d’information et de conseils des appels provenant du public en rotation avec les autres membres du personnel administratif du service.
EXIGENCES :
  • DEP en secrétariat juridique.
  •  2 années et plus d’expérience.
  • Maîtriser le français et l’anglais dans ses communications verbales et écrites.
  • Maîtriser la suite MS Office.
  • Maîtriser les moteurs de recherche juridique.
COMPÉTENCES :
  • Posséder un bon sens de l’organisation et des responsabilités.
  • Faire preuve de discrétion absolue, de loyauté et capacité à gérer l’information en toute confidentialité.
  • Faire preuve de tact et de diplomatie.
  • Faire preuve de beaucoup de minutie.
  • Avoir le sens des priorités.
  • Faire preuve de rigueur.
  • Avoir un bon esprit d’équipe et de jugement.
  • Démontrer un esprit d’initiative.
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Responsabilités La tâche principale de l’adjoint administratif sera d’assurer le soutien administratif quotidien dans divers mandats tel que :
  • Volet Ressources humaines :
  • Effectuer les mises à jour dans le logiciel de gestion des ressources humaines;
  • Approuver les feuilles de temps et les requêtes d’absence des employés;
  • Produire différents rapports pour le service de la paie et pour les gestionnaires;
  • Effectuer le suivi des évaluations annuelles auprès des gestionnaires;
  • Rédiger et réviser des lettres et documents, tant en français qu’en anglais; et
  • Participer à de nombreux dossiers variés et effectuer des suivis.
Volet Affaires corporatives :
  • Assister dans les correspondances diverses (Transmission de contrat, demandes de révision, etc.);
  • Remplir les différents formulaires Clients et faire les recherches nécessaires;
  • Gérer la boîte de réception de courriels et en assurer la diffusion;
  • Effectuer la mise en page de divers documents.
Volet Voyages :
  • Coordonner les voyages de collègues à l'étranger avec l'agence de voyages attitrée; et
  • Préparer les demandes de visa au besoin, avec l'aide d'une agence externe.
Volet Formation continue :
  • Collaborer avec la conseillère en ressources humaines dans l’évaluation des besoins de formation;
  • Effectuer la recherche de fournisseurs;
  • Gérer l’agenda des formations et être le point de contact pour les participants; et
  • Faire le suivi de satisfaction post-formation.
  • De plus, le poste requiert d’effectuer les remplacements lors de pauses de la réceptionniste une semaine environ tous les deux mois, participer à diverses activités sociales de l’entreprise, ainsi que d'effectuer toute autre tâche administrative connexe à la fonction.
Compétences Exigences académiques et linguistiques :
  • AEC en Gestion des ressources humaines, DEC en bureautique ou toute autre discipline pertinente;
  • Expérience de 3 à 5 ans dans un travail administratif;
  • Très bon niveau d'anglais (écrit/parlé);
  • Français écrit impeccable.
Capacités et qualités personnelles:
  • Maitrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook);
  • Souci du détail, rigueur, constance;
  • Gestion de ses priorités et souplesse dans son travail;
  • Discrétion et confidentialité;
  • Capacité d’écoute et entregent;
  • Style de travail fortement axé sur la collaboration.
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