Nature du travail

La personne titulaire accomplit divers travaux administratifs selon des méthodes et des procédures très spécifiques. Elle exerce plus particulièrement des fonctions reliées au soutien des équipes de négociation et des divers comités de travail conformément aux normes et règles établies. Elle effectue des tâches de secrétariat de nature complexe et des tâches spécialisées reliées à la mise en forme des conventions collectives. Dans le cadre de ses fonctions, cette personne :

• Rédige, élabore et met à jour divers documents, notamment les conventions collectives et ententes nationales, demandes de mandats, lettres d'entente, amendements et dépôts patronaux officiels;
• Participe activement à la révision linguistique et grammaticale de documents;
• Transmet les documents officielles aux instances concernées;
• Veille à la transparence des informations et à l'obtention des approbations pour chaque palier interne de validation;
• Gère les courriels, les conversations et les équipes de travail Teams ainsi que les appels téléphoniques, en assurant un suivi approprié;
• Organise et coordonne les réunions des équipes de négociation et des divers comités, en assurant la convocation, le suivi et les ressources matérielles;
• Apporte un soutien bureautique aux équipes de négociations et au personnel du CPNCF;
• Conçoit des questionnaires et compile des données statistiques à l'aide d'outils informatiques;
• Assure l'intégration et la gestion document des documents officiels;
• Contribue à l'amélioration et à la mise en place des procédures de travail;
• Soutient ses collègues et contribue au bon fonctionnement du service administratif;
• Exécute toute autre tâche connexe, selon les besoins.

Profil recherché

• Démontrer un haut niveau de connaissance de la langue française parlée et écrite.
• Avoir une excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365.
• Faire preuve d’autonomie décisionnelle dans son travail.
• Démontrer une excellente capacité d’organisation du travail.
• Posséder une bonne éthique de travail et savoir respecter les règles de confidentialité.
• Démontrer de très bonnes capacités relationnelles et de communication.
• Posséder de fortes aptitudes au travail d’équipe.
• Détenir un bon sens de l’initiative et savoir démontrer de bonnes capacités adaptatives.
• Être capable de coordonner plusieurs opérations simultanément et de travailler sous pression.
• Être disponible pour travailler en dehors des heures normales de bureau lors des périodes de négociations intensives.

Rémunération et avantages

• Le taux horaire entre 28,25 $ à 38,49 $ (établi en fonction de l’expérience), inclut 6,5 % du taux horaire à titre de compensation pour l’absence d’assurance maladie, d’assurance vie et d’assurance salaire.
• Participation au REEGOP (Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics).
• 7 jours de congé de maladie par année (au prorata la première année).
• 13 jours fériés par année.
• 20 jours de vacances par année (au prorata la première année).
• Travail en mode hybride (télétravail et présentiel).

Qualifications requises

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente;

ou

• Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou dans un champ de spécialisation approprié, ou une attestation d’études collégiales en bureautique ou dans un champ de spécialisation approprié.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur candidature accompagnée d’un curriculum vitæ via le formulaire de Secrétaire-inc.

Ces documents doivent être transmis par courriel en format PDF ou Word.

Les connaissances informatiques ainsi que la qualité du français seront vérifiées par des tests et seulement les personnes retenues seront contactées.

Unifor est à la recherche d'une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif enthousiaste et autonome, à temps plein, qui fournira un soutien au département des services au bureau de Montréal. La candidate ou le candidat retenu.e travaillera dans un environnement où le rythme est rapide et les délais sont parfois serrés. La personne devra soutenir plusieurs représentantes et représentants de service, être organisé.e et capable d'établir des priorités.

Principales tâches et responsabilités, sans s’y limiter :

• Exécuter les fonctions administratives quotidiennes de manière ponctuelle et professionnelle;
• Fournir des informations précises et un service exemplaire tout en gérant les courriels, les appels téléphoniques des dirigeantes et dirigeants, des directrices et directeurs, des responsables de service, des représentantes et représentants et des membres des sections locales;
• Préparer les avis de négociation et soutenir les représentantes et représentants de service pendant le processus de négociation (demandes, modifications aux conventions collectives, réservation de salles de réunion, réunions de ratification, etc.);
• Assister les représentantes et représentants de service concernant les dossiers relatifs à l'arbitrage, à la médiation et à la conciliation;
• Travailler avec les directrices et directeurs des services pour organiser de multiples conférences et des formations;
• Préparer des documents pour les conseils nationaux et régionaux, au besoin;
• Organiser avec un souci d’économie de coûts les préparatifs et les itinéraires pour les déplacements des représentantes et représentants, selon les besoins;
• Faire preuve d'un jugement indépendant pour rédiger, mettre en forme et éditer des lettres, des notes de service, de la correspondance, des rapports et des présentations, de l'ébauche à la version finale;
• Suivre un processus organisé de classement et de gestion des documents électroniques et papier;
• Gérer les horaires et les calendriers des représentantes et représentants, selon les besoins;
• Traiter les factures de bureau avec les approbations appropriées en temps opportun.

Exigences du poste :

• Diplôme d’études postsecondaires, ou expérience équivalente;
• Au moins deux (2) ans d'expérience dans un rôle similaire ou l'équivalent;
• Une expérience dans un milieu de travail syndiqué est un atout;
• Excellentes compétences en coordination de réunions en ligne (p. ex. réunions sur Zoom);
• Excellentes compétences en gestion de projets, d'événements et de temps, avec la capacité de jongler avec plusieurs tâches et projets à la fois tout en travaillant dans des délais parfois serrés et concurrents;
• Excellentes aptitudes à la communication interpersonnelle, écrite et verbale, y compris l'étiquette téléphonique efficace à l'égard de publics divers, et le souci du détail;
• Excellente maîtrise de Microsoft Outlook et de Word, Excel et PowerPoint;
• Une excellente maîtrise de la langue française (verbale et écrite) avec une forte attention aux détails dans la rédaction, l'édition et la révision de documents;
• Capacité à résoudre des problèmes et à faire face à des situations ambiguës;
• Capacité à travailler de manière indépendante ainsi qu’en équipe.

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Alfar Capital Management GP Inc. est un Fonds d’investissement privé pour les entrepreneurs. Nous accompagnons des entreprises en croissance et collaborons avec des investisseurs institutionnels et privés.

Nous sommes à la recherche d’une adjointe administrative organisée, discrète et proactive afin de soutenir directement le président du Fonds. Ce rôle combine des responsabilités d’assistance personnelle, de gestion administrative et de coordination du bureau.

La personne retenue jouera un rôle clé dans la gestion des affaires personnelles et professionnelles du président, tout en créant un environnement de travail agréable, fonctionnel et stimulant au quotidien.

Principales responsabilités

Gestion de l’agenda

• Planification et optimisation de l’agenda du président.
• Coordination de réunions avec investisseurs et partenaires.
• Effectuer les réservations nécessaires (restaurant, salle de conférence)
• Organisation complète des déplacements d’affaires (vols, hôtels, restaurants)
• Rappels et suivi des engagements.

Soutien personnel au président

• Organisation et classement de documents confidentiels personnels et administratifs.
• Gestion et paiement des comptes personnels.
• Suivi des échéanciers et des obligations financières.
• Coordination avec divers fournisseurs et professionnels (banque, assurances, etc.)

Gestion du bureau

• Supervision des opérations administratives quotidiennes
• S’assurer de maintenir des relations positives avec les employés et les fournisseurs (papeterie, entretien, services techniques, etc.)
• Gérer l’inventaire, les commandes de fournitures et denrées (lait, café, etc.) et suivre les coûts de bureau et recommander des pistes d’optimisation.
• Accueillir les visiteurs avec professionnalisme.
• Jouer un rôle clé dans l’intégration des nouveaux employés (ées) (volet administratif et humain).
• Assurer la propreté et la bonne disposition des espaces communs et salles de réunion ; coordonner les services de nettoyage.
• Exécuter les tâches administratives courantes (copies, courrier, réception et distribution des courriels)
• Maintenir l’archive papier et électronique (classement, numérisation, archivage).
• Coordonner les événements internes et externes.
• Animer la communication interne.
• Soutien administratif général à l’équipe.
• Maintien d’un environnement de travail professionnel et structuré.

Profil recherché

• Expérience pertinente en tant qu’adjointe administrative ou assistante personnelle (minimum 3 ans)
• Grande discrétion et sens aigu de la confidentialité.
• Excellente capacité à gérer les priorités dans un environnement à rythme rapide.
• Autonomie, débrouillardise et souci du détail.
• Excellentes habiletés en communication en français et en anglais.
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Outlook, etc.)

Compétences clés

• Organisation exceptionnelle
• Jugement professionnel et autonomie
• Gestion proactive des échéances
• Grande discrétion
• Capacité à anticiper les besoins

Ce que nous offrons

• Exposition à un environnement d’affaires stimulant
• Rémunération compétitive selon l’expérience
• Milieu professionnel dynamique et performant

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Alfar Capital Management GP Inc. is a private Equity Fund dedicated to entrepreneurs. We support growing businesses and collaborate with institutional and private investors.

We are seeking an organized, discreet, and proactive Administrative Assistant to directly support the President of the Fund. This role combines personal assistance responsibilities, administrative management, and office coordination.

The successful candidate will play a key role in managing the President’s personal and professional affairs while fostering a pleasant, functional, and dynamic work environment on a daily basis.

Key Responsibilities

Calendar Management

• Plan and optimize the President’s schedule
• Coordinate meetings with investors and partners
• Make necessary reservations (restaurants, conference rooms)
• Organize full business travel arrangements (flights, hotels, restaurants)
• Provide reminders and follow up on commitments

Personal Support to the President

• Organize and maintain confidential personal and administrative documents
• Manage and pay personal bills
• Monitor deadlines and financial obligations
• Coordinate with various service providers and professionals (banks, insurance providers, etc.)

Office Management

• Oversee daily administrative operations
• Maintain positive relationships with employees and vendors (office supplies, maintenance, technical services, etc.)
• Manage inventory and order office and kitchen supplies (milk, coffee, etc.); monitor office expenses and recommend cost optimization opportunities
• Welcome visitors professionally
• Play a key role in onboarding new employees (administrative and human aspects)
• Ensure cleanliness and proper setup of common areas and meeting rooms; coordinate cleaning services
• Perform routine administrative tasks (copying, mail handling, receiving and distributing emails)
• Maintain paper and electronic filing systems (filing, scanning, archiving)
• Coordinate internal and external events
• Support internal communications
• Provide general administrative support to the team
• Maintain a professional and structured work environment

Profile Sought

• Relevant experience as an Administrative Assistant or Personal Assistant (minimum 3 years)
• High level of discretion and strong sense of confidentiality
• Excellent ability to manage priorities in a fast-paced environment
• Autonomy, resourcefulness, and attention to detail
• Strong communication skills in both French and English
• Proficiency with office software (Microsoft Office, Outlook, etc.)

Key Competencies

• Exceptional organizational skills
• Professional judgment and autonomy
• Proactive deadline management
• High level of discretion
• Ability to anticipate needs

What We Offer

• Exposure to a stimulating business environment
• Competitive compensation based on experience
• Dynamic and high-performing professional setting

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Ton rôle au sein de notre équipe :

Dans ce rôle, tu as pour mandat de supporter l'équipe des ventes dans la réalisation des différentes opérations administratives du secteur des grains. Concrètement, tu réponds aux demandes d'informations des clients, tu reçois les commandes et donnes les prix du jour, tu communiques les numéros de chargement et tu saisis l'information au système en temps réel. Rigoureuse, polyvalente et axée client, tu es la ressource qui fait le pont entre la clientèle et les ventes, en plus d'effectuer et de suivre les transactions au système.

Voici un aperçu de ton mandat :

• Répondre aux demandes de la clientèle interne et externe via la boîte courriel, le portail et le service d'appel;
• Exécuter dans le système les transactions requises afin d'assurer le support aux ventes;
• Participer avec son équipe aux rencontres stratégiques liées à la gestion des risques;
• Prendre en charge les courriels liés à la gestion de risques et répondre aux besoins des clients/fournisseurs;
• Vérifier les achats et les ventes périodiquement en lien avec la stratégie;
• Toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du service des grains.

Ton profil :

• Tu détiens un diplôme et/ou une expérience pertinente d'au moins 2 ans en administration;
• Tu as à coeur le service aux clients;
• Tu es habile avec les systèmes informatiques (M365, ERP un atout);
• Tu es rigoureux, organisé et tu sais gérer la pression (volume/relation clients);
• Expérience et/ou intérêt pour le secteur agricole, un atout.

Conditions de travail

• Poste permanent temps plein;
• Mode de travail hybride selon la politique de télétravail;
• Régime d'assurance collective modulaire;
• Régime retraite avec contribution de l'entreprise;
• Gym sur place et plusieurs activités sociales.

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Dans le cadre du développement continu de notre entreprise, nous sommes à la recherche d'un Adjoint administratif/adjointe administrative pour notre équipe au bureau de Montréal. Cette personne travaillera en étroite collaboration avec les gestionnaires de projets pour la préparation des documents et le suivi des projets. Elle sera responsable des relations avec les prestataires de services, les consultants et les clients. Ce poste représente une excellente opportunité pour une personne souhaitant contribuer au développement du cabinet à travers ses différentes réalisations architecturales.

Si tu es intéressé.e par un environnement dynamique, que tu aimes être confronté.e à des défis nouveaux et variés et que tu souhaites faire partie d’une entreprise qui évolue rapidement, ne manques pas cette opportunité de rejoindre notre équipe.

Principales responsabilités

• Lire et administrer les offres de service
• Coordonner les rencontres avec les gestionnaires de projets afin d'assurer le suivi administratif et financier des projets
• Assurer la liaison avec le service de la comptabilité pour que les factures coïncident avec l'avancement des travaux et le contrat
• Vérifier l'état des comptes à recevoir et faire le suivi auprès des clients
• Organiser les déplacements de l'équipe, attribuer les dépenses aux projets appropriés

Ton profil

• Maîtrise de la suite Microsoft Office
• Excellente connaissance du français à l’écrit et à l’oral
• Bonne connaissance de l’anglais car tu seras également interpelé à travailler avec notre bureau de l'Ontario.
• Plus de 2 ans d’expérience professionnelle dans un poste semblable
• Capacité à gérer efficacement plusieurs projets et échéances

À propos de toi

• Excellent esprit d'équipe, humble
• Curieux.se de l’autre et engagé.e
• Bonne gestion des priorités et de son temps
• Autonome et faisant preuve d’initiatives
• Communicateur.rice efficace et proactif.ve

Conditions et environnement de travail :

• Un horaire de travail flexible en mode hybride
• Un Lieu de travail stimulant : à côté du quartier des spectacle de Montréal
• Un salaire compétitif en fonction de l'expérience
• Une gamme complète d'avantages sociaux incluant les assurances, la télémédecine et plus encore
• Un programme enviable de formation des employés animés par des experts internes et externes
• Un accompagnement dans le développement de ta carrière
• La cotisation à l'ordre professionnel payée par l'entreprise
• Un environnement de travail dynamique et stimulant

Rejoins notre équipe et fais carrière chez EVOQ Architecture en envoyant ta candidature (lettre de motivation, CV) via Secrétaire-inc.

Toutes les candidatures seront évaluées, mais seuls.es les candidats.es sélectionnés.es seront contactés.es. Nous te remercions de l’intérêt que tu portes à notre entreprise. N’hésite pas à partager cette offre d’emploi avec tes amis.es et collègues intéressés par de nouvelles opportunités de carrière.

EVOQ est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et invite les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Sur demande, les candidats handicapés peuvent bénéficier d’une assistance dans le cadre du processus de sélection et de présélection

Votre rôle : Vous assisterez l’équipe de gestion de projets dans leur travail quotidien afin de les soutenir dans les tâches administratives. Vous serez chargé principalement du suivi de documentation, du suivi des avenants, des directives et des bons de commandes.

Vous aurez à :

• Préparer et assurer le suivi des avenants, directives et bons de commandes aux sous-traitants dans les délais prescrits;
• Compléter les étapes de révision avant signatures;
• Assurer la qualité, la mise en page et la conformité des documents;
• Compiler et faire la mise à jour des informations contenues dans le tableau de suivi;
• Transmettre les documents une fois approuvés aux sous-traitants;
• Travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe;
• Assurer un soutien administratif : organisation de dossiers et saisie & mise à jour de données;
• Assister l’adjointe responsable des envois de QRI, DA, FT, plans, etc.;
• Gestion de la correspondance électronique;
• Classement et archivage des documents relatifs aux projets;
• Assister le département de gestion de projets par toutes autres tâches connexes liées au poste.

Ce que nous recherchons

Formation et expérience :

• DEP en secrétariat, bureautique, administration ou toute autre expérience jugée équivalente
• 2 ans dans un poste similaire, idéalement dans le milieu de la construction

Compétences :

• Excel (niveau intermédiaire : TCD, formules)

Qualités et habiletés personnelles :

• Capacité à travailler avec rigueur et souci du détail
• Évaluation des priorités
• Organisation du travail et suivi efficace

Horaire de travail : lundi au vendredi de 7h-16h OU 8h-17h

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Chez McMel, on cherche un.e adjoint.e juridique et administrative solide, débrouillarde et proactive, qui aime avoir une vue d’ensemble et prendre les choses en main.

Tu travailleras en étroite collaboration avec notre département juridique externe et joueras un rôle clé dans la gestion quotidienne des dossiers légaux et administratifs de l’entreprise.

Si tu aimes quand ça bouge, que tu es structurée, autonome et que tu sais anticiper les besoins, ce poste est clairement pour toi.

Responsabilités :

• Faire bénéficier l’équipe de tes connaissances par l’analyse, la révision, la modification et la mise à jour de documents pour en assurer la conformité. Cela inclus, sans s’y limiter, les quittances, les bons de commandes, les contrats clients ainsi que les clauses contractuelles;
• Prendre en charge divers processus légaux dont la gestion complète des dénonciations, incluant la mise à jour du tableau de suivi, la préparation des hypothèques légales et des préavis ainsi que les premières étapes de la démarche de recouvrement établie;
• Communiquer avec les différents intervenants dans les dossiers juridiques en effectuant les suivis nécessaires au bon déroulement des mandats et dans le respect des délais légaux. Cela passe également par ta participation aux rencontres avec l’équipe juridique externe;
• Être responsable de la boîte courriel juridique, du serveur et de son organisation, en plus de prendre en charge la signature des documents via DocuSign. Toute contribution apportée à d’autres sphères de l’entreprise sera également encouragée et valorisée.

Profil recherché :

• Posséder un minimum de 4 ans d’expérience en tant qu’adjointe juridique;
• Détenir de l’expérience en droit des affaires et/ou dans le domaine de la construction sera considéré comme un atout majeur;
• Faire preuve d’une bonne maîtrise écrite de l’anglais, au minimum;
• Être à l’aise de travailler au quotidien avec différents systèmes informatiques;
• Avoir une connaissance d’Acomba sera considéré comme un atout;
• Démontrer une bonne gestion de ses priorités qui permet de prendre des initiatives en toute autonomie;
• Être capable de gérer plusieurs dossiers en parallèle, avec rigueur.

Ce qu’on offre :

• Un rôle clé et valorisé dans l’organisation;
• Environnement de travail dynamique et collaboratif.;
• Beaucoup d’autonomie et de confiance;
• Des dossiers variés et stimulants;
• Conditions de travail compétitives (à discuter selon l’expérience).

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Vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique et structuré? Rejoignez notre service de la formation en tant qu’adjoint.e administratif.ve et jouez un rôle essentiel dans la coordination et le bon fonctionnement de nos activités.

Faire partie de la CMMTQ, c’est :

• Profiter de trois (3) semaines de vacances en plus d’une banque de congés personnels de quarante-neuf (49) heures par année, de douze (12) jours fériés et d’un horaire d’été;
• Pouvoir concilier le travail et la vie personnelle avec un horaire de travail de trente-cinq (35) heures par semaine ainsi qu’un modèle de travail hybride;
• Être en mesure de déployer ses talents au sein d’une équipe dynamique qui prône la collaboration et qui respecte ses valeurs : intégrité, engagement, compétence et collaboration;
• Bénéficier d’une assurance collective complète incluant les soins dentaires, les soins paramédicaux, etc., dont la prime est assumée à 70% par l’employeur en plus d’un service de télémédecine et d’un programme d’aide aux employés;
• Profiter d’une cotisation à un REER à parts égales de l’employeur de l’ordre de 3% la première année jusqu’à concurrence de 6 %. Un programme de prestations supplémentaires de chômage est aussi fourni pour une invalidité de courte durée et une assurance invalidité longue durée est couverte via le programme d’assurance collective;
• Favoriser le développement des compétences avec des cours de perfectionnement et des formations diverses;
• Avoir accès à un stationnement gratuit et un lieu de travail facilement accessible en transport en commun.

Sommaire de la fonction

La personne titulaire du poste soutient le directeur du service, le coordonnateur et le technopédagogue dans la planification et la mise en oeuvre des activités de formation destinées aux membres, tout en contribuant au bon fonctionnement et aux opérations courantes du service.

Principales responsabilités

• Fournir un soutien administratif pour la conception, la mise en œuvre et le suivi du calendrier des activités de formation;
• Assurer la coordination et les suivis auprès des formateurs, partenaires et collègues des autres services;
• Réviser orthographiquement et normaliser le matériel didactique;
• Planifier et gérer la logistique des formations en présentiel : préparation du matériel, accueil des participants et des formateurs;
• Effectuer la coordination de diverses activités liées aux formations en entreprise;
• Assurer la coordination des activités reliées à la logistique du comité des membres;
• Effectuer une vigie et apporter les correctifs requis sur les pages du site Web et du Catalogue de formation de la CMMTQ;
• Développer des formulaires et divers outils.

Exigences

Formation

• Diplôme d’études collégial (DEC) en technique de bureautique ou un diplôme d’études professionnelles en secrétariat et combiné à une expérience notable.

Expérience préalable requise

• Minimum de deux (2) années d’expérience dans un service de formation ou toute autre expérience en lien avec les fonctions du poste.

Connaissances spécifiques

• Parfaite maîtrise du français oral et écrit;
• Maîtrise de la suite Office 365 (PowerPoint, niveau avancé);
• Connaissance de systèmes de gestion des apprentissages (LMS) (atout).

Habiletés spécifiques et aptitudes

• Aptitude pour le travail d’équipe et le service à la clientèle;
• Sens développé de l’organisation, de la planification et de la gestion des priorités;
• Habileté à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Excellentes habiletés de communication verbale et écrite;
• Facilité à créer et à maintenir de saines relations interpersonnelles et professionnelles;
• Rigueur et souci du détail;
• Sens de l’initiative;
• Courtoisie et entregent;
• Autonomie;
• Ouverture aux changements et capacité d’adaptation.

Spécifications

Il s’agit d’un emploi permanent à temps plein à Montréal et le salaire est déterminé selon l’expérience et l’échelle salariale qui se situe entre 50 500 $ et 60 500$. Les candidatures doivent être transmises au plus tard le 20 février 2026.

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Gestolex S.E.C. est une société dont le mandat principal consiste à offrir un service de soutien au cabinet d’avocats Dunton Rainville.

Dunton Rainville S.E.N.C.R.L. est un cabinet regroupant plus de 135 avocats, notaires et conseillers en relations de travail répartis entre les bureaux de Montréal, Laval, Longueuil, Joliette, Saint-Jérôme, Saint-Jean-sur-Richelieu et Sherbrooke. Nos professionnels possèdent une expertise de pointe et le cabinet agit dans tous les domaines requérant des services juridiques, plus particulièrement en affaires commerciales et valeurs mobilières, bancaires et immobilières, droit du travail, de l’emploi et immigration, droit public, municipal, scolaire et de la santé ainsi que droit civil, assurances, construction et familial.

Dans l’environnement hautement concurrentiel d’aujourd’hui, les membres de Dunton Rainville se distinguent par leur recherche constante de l’excellence et leur capacité à mettre à la disposition de leurs clients les méthodes les plus efficaces et les ressources techniques, professionnelles et humaines les plus qualifiées.

Joignez-vous à l’excellence et venez partager notre passion!

Description du poste :

Au sein d’une équipe composée de quelques avocats, vous aurez comme principales responsabilités les tâches suivantes :

• Gérer les appels téléphoniques et faire le suivi auprès d’intervenants internes et externes;
• Enregistrer du temps et préparer la facturation;
• Mise en page de différents documents;
• Remplir divers formulaires (ouverture de dossier, etc.);
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché :

• Idéalement 2 ans d’expérience comme adjointe administrative;
• Formation en secrétariat (atout);
• Excellentes connaissances du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit (les adjointes sont amenées à supporter des avocats dont leurs clients peuvent être unilingues anglophones);
• Bonne connaissance de la Suite Microsoft Office;
• Capacité d’adaptation.

Nos avantages :

• Rémunération concurrentielle, selon l’expérience;
• À partir de trois (3) semaines de vacances;
• Programme d’avantages sociaux
• 5 jours de maladie monnayables;
• Assurance collective (médicament, voyage, professionnels de la santé, invalidité court et long terme).

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

Détails de l'emploi

• Durée de l'emploi: Permanent
• Langue de travail: Anglais ou Français
• Éducation: Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent
• Expérience: 1 an à moins de 2 ans

Tâches

• Ouvrir et distribuer le courrier et d'autres documents
• Établir et mettre en œuvre des politiques et des procédures
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Planifier et gérer le budget et l'inventaire
• Compiler les rapports sur l'inventaire

Conditions de travail et capacités physiques

• Capacité à travailler de façon indépendante
• Souci du détail

Qualités personnelles

• Fiable
• Gestion du temps
• Responsabilisation

Questions de sélection

• Êtes-vous autorisé à travailler au Canada?
• Êtes-vous actuellement étudiant(e)?
• Seriez-vous disposé à déménager pour ce poste?

Options de conditions d'emploi

• Jour
• Fin de semaine

Autres avantages

• Autres avantages
• Heures de travail: 30 à 40 heures par semaine

Description de poste

Vous appréciez le travail d'équipe et êtes passionné par la bureautique ? Cette opportunité est pour vous !

Axés sur la santé, la sécurité, la qualité et l’éthique, nos experts dirigent la réalisation de projets avec de la détermination, un esprit créatif et une vision de croissance. Présents partout dans le monde et comptant des professionnels dans plus de 20 domaines techniques, nous sommes déterminés à établir une communauté de talents, de parcours et d’expertises diversifiés. Avec nous, vous pouvez mettre vos passions à profit et collaborer avec des personnes hautement talentueuses dans le secteur de l’environnement pour collaborer à la réalisation de projets importants pour nos clients et pour les collectivités.

Joignez-vous à une équipe dont l’engagement en faveur de l’environnement est tout naturel !

Vos responsabilités

À titre d’adjointe administrative ou d’adjoint administratif, vous accompagnerez le directeur principal des opérations Environnement (Québec) dans la gestion quotidienne des projets, des équipes et des clients.

Dans ce rôle, votre collaboration sera sollicitée sur plusieurs volets, entre autres vous devrez :

Administration

• Réviser, corriger et mettre en page des documents, lettres, rapports, devis, etc. ;
• Recueillir de l’information et préparer des documents pour les discussions / présentations ;
• Participer au développement et à l’amélioration des processus internes ;
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers tout en assurant l'aspect confidentiel de plusieurs d'entre eux ;
• Assister aux réunions, prendre les notes et rédiger les procès-verbaux ;
• Supporter l'équipe au niveau des opérations ;
• Maintenir à jour certains documents (organigrammes, CV, groupe courriel, etc.) ;
• S’occuper de la logistique des réunions, des inscriptions aux formations, des voyages d’affaires, location de véhicules, et évènements spéciaux organisés pour le groupe.

Gestion financière

• Procéder aux commandes d'équipements de bureau et assurer l'approbation des factures ;
• Offrir le support pour le traitement des feuilles de temps et des comptes de dépenses ;
• S’acquitter de diverses tâches comptables simples.

Communications

• Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes ;
• Assurer le suivi et l’acheminement de l’information lors d’absence d’une ressource.

Votre parcours et clés de succès

Votre candidature retiendra notre attention si vous êtes une personne organisée ayant le sens de l'initiative et de collaboration et si vous possédez les habiletés et expériences suivantes :

• Une formation en bureautique jumelée à un minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente ;
• Excellente maîtrise du français écrit et oral ;
• Capacité démontrée en rédaction et correction du français ;
• Très bonne connaissance de la suite Office (Word, Excel, Power Point) ;
• Connaissance de l'anglais est un atout afin de faciliter la collaboration avec nos équipes internes à l'extérieur du Québec ou avec nos clients.

Ces responsabilités vous interpellent ? N’hésitez pas à postuler sur le rôle. Si vous avez des questions, faites signe à votre recruteuse Geneviève Sabourin sur LinkedIn !

Cette description ne constitue pas une liste exhaustive des activités, tâches ou responsabilités pouvant être exigées de l’employé. D’autres tâches, responsabilités et activités peuvent être assignées ou modifiées à tout moment, avec ou sans préavis.

Ce que nous offrons

En plus de ses projets porteurs, Stantec se démarque par ses avantages sociaux :

• Poste régulier à temps plein : 37,5 h/semaine ;
• Télétravail et flexibilité d’horaire ;
• Rémunération concurrentielle ;
• Programmes de rémunération, de congés et de vacances compétitifs ;
• Régime complet et flexible d’assurance collective ;
• Programme de bien-être et d’aide aux employés ;
• Régimes de retraite : REER, Régime d’actionnariat, CELI ;
• Prime de recommandation pour référence de candidat ;
• Programme de reconnaissance des années de service (actions de Stantec) ;
• Programme de développement professionnel (mentorat, accompagnement, formation) ;

Pourquoi nous rejoindre ?

Plus de 300 nouveaux collaborateurs nous ont rejoints au cours des 12 derniers mois parce que les projets remportés par Stantec répondent aux attentes des professionnels de l'ingénierie conseil !

À propos de Stantec

Chef de file mondial dans le domaine du développement durable, Stantec offre des services-conseils en ingénierie, en architecture et en environnement. Les différents points de vue de nos partenaires et des parties prenantes nous motivent à faire preuve de créativité et d’innovation, surtout lorsqu’il s’agit d’enjeux importants comme les changements climatiques, la transformation numérique et la résilience des villes et des infrastructures.

Nous sommes des concepteurs, des ingénieurs, des scientifiques, des chargés de projet et des conseillers stratégiques. Nous innovons ensemble, là où se rejoignent intérêt collectif, créativité et besoins des clients, afin de réaliser des projets qui repoussent les limites.

Stantec au Québec, c’est une équipe de 1600 personnes, réparties dans 15 places d’affaires, qui sont fières d’avoir un impact positif dans les collectivités et qui peuvent compter sur un leadership local fort et engagé. Nous avons à cœur d’offrir un environnement de travail sain, inclusif et flexible.

Sommaire des avantages sociaux : Avantages sociaux au Canada : Les employés à temps partiel et à temps plein auront accès aux avantages sociaux suivants : régimes de soins de santé, de soins dentaires et de la vue, programme de bien-être, comptes de crédits-santé et de mieux-être, régime enregistré d’épargne-retraite collectif, régime d’actionnariat des employés, compte d’épargne libre d’impôt (CELI) collectif, assurance vie et assurance décès ou mutilation accidentels (DMA), régimes d’assurance invalidité de courte et de longue durée, assistance-voyage en cas d’urgence, remboursement des frais de scolarité, couverture des frais d’adhésion à des associations professionnelles et congés payés.

Les employés temporaires ou occasionnels auront accès aux avantages sociaux suivants : régime enregistré d’épargne-retraite collectif, régime d’actionnariat des employés et compte d’épargne libre d’impôt collectif.

Emplacement principal : Canada | QC | Saint-Laurent
Organisation : 1670 EnvSvcs-CA Quebec-Saint-Laurent QC
Statut de l'employé : Permanent
Business Justification : Nouveau poste
Déplacements : Non
Horaire : Temps plein
Affichage : 16/02/2026 01:02:05
Req : 1004337 #fr

Description du poste

Relevant de la direction du département ventes et marketing, la personne contribue activement à la fluidité des opérations administratives grâce à sa polyvalence, son sens de l’organisation et son souci du détail.

• Effectuer la saisie d’une variété de textes, documents, rapports, formulaires et états de comptes, ainsi que les entrées de données dans diverses bases de données ;
• Effectuer les photocopies et le classement, accueillir les visiteur·se·s, recueillir et fournir divers renseignements, répondre aux appels téléphoniques et transmettre les messages ;
• Exécuter tout type de travaux d’infographie ou autres tâches requises pour la production de documents publicitaires internes ;
• Mettre en forme les bons de commande et les formulaires destinés à la clientèle à partir de modèles approuvés ;
• Offrir un soutien administratif et de secrétariat aux membres de la direction ainsi qu’aux autres services, selon les priorités établies par son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate ;
• Effectuer certaines tâches normalement réalisées par les préposé·e·s au service à la clientèle et les préposé·e·s à la comptabilité, dans la mesure de ses qualifications ;
• Apporter son soutien lors d’opérations ponctuelles et urgentes ne nécessitant aucune qualification particulière ;
• Participer aux campagnes d’envois de matériel pédagogique promotionnel, en période de forte activité commerciale ;
• Effectuer toute autre tâche connexe reliée à sa fonction.

Poste à 33,25 heures par semaine. Le vendredi, la journée se termine à 13 h.

Qualifications

• Détenir un DEC en bureautique ou dans une discipline connexe ;
• Posséder idéalement deux (2) années d’expérience pertinente dans un poste similaire ;
• Démontrer une excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Être à l’aise dans un environnement informatique ;
• Maîtriser les outils de la suite Office 365 ainsi que les logiciels Adobe et Access ;
• Posséder de bonnes habiletés en service à la clientèle, notamment lors des communications téléphoniques.

Informations supplémentaires

• Profite d’assurances collectives selon tes besoins et d’un régime de retraite collectif (selon le poste) ;
• Favorise ta santé grâce au programme mieux-être qui valorise la santé physique, psychologique, financière et sociale ;
• Bénéficie en tout temps du programme d’aide aux employé·es pour toi et ta famille, incluant la télémédecine ;
• Participe à des projets qui ont de l’impact et relève des défis qui te permettront de te dépasser ;
• Développe ton plein potentiel et imagine tout ce que tu peux devenir au sein de la famille Québecor par le biais de nos diverses opportunités de carrière ;
• Saisis l’occasion de collaborer au succès d’une entreprise qui partage tes valeurs en soutenant entre autres près de 400 organismes !

Consulte notre rapport d'activité pour avoir un aperçu des projets auxquels tu pourrais contribuer !

Nous valorisons ton unicité !

Nous nous engageons à créer et à maintenir un milieu de travail accessible, équitable et inclusif afin de représenter la diversité au sein de la collectivité dans laquelle l’entreprise évolue. Nous nous assurons d’offrir un environnement de travail où chaque personne est valorisée et respectée pour ce qu’elle est, lui permettant ainsi d’atteindre son plein potentiel. Nous avons hâte de découvrir toutes les facettes qui font de toi une personne unique !

Nous avons à cœur d’offrir des mesures d’accessibilité aux personnes qui en feront la demande. Si tu as besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus, n’hésite pas à nous en faire part lors de tes premiers échanges avec nous.

Description du poste

L’adjointe administrative ou l’adjoint administratif est responsable de divers aspects administratifs et aura la responsabilité d’assister les chargés de projets dans la coordination de projets. Ce poste est à pourvoir au bureau de Sherbrooke, Laval, Montréal, Longueuil ou Québec. La personne retenue pourra travailler en mode hybride.

Principales responsabilités

• Fournir le soutien administratif aux équipes de projets et d’ingénierie pour la production, la révision et la mise en page de présentations, de chiffriers, de rapports, d’offres de services, de contrats et d’autres textes en français et en anglais, au besoin.
• Mener diverses tâches auprès des équipes de projets (gestion documentaire, classement, archivage, gestion des normes, bons de commandes, facturation, suivi des avenants, ouverture de projet et offre de service, suivi contractuel et des livrables, achats, inscription congrès, formation, réservation auto/hébergement/avion, etc.) tout en respectant les procédures d’assurance qualité de la firme.
• Préparer et réviser la correspondance et tout autre type de documents en utilisant le format approprié.
• Mener occasionnellement des tâches de coordination d’activités dans l’équipe.
• Être polyvalent et savoir développer sa capacité d’apprentissage en continu.
• Établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les collègues du bureau et les différents clients.

Qualifications

• DEC, AEC ou DEP en administration, techniques bureautiques ou dans un autre domaine pertinent
• Minimum de cinq ans (5) d’expérience significative à titre d’adjoint-e administratif-ive
• Expérience dans le domaine des services conseil
• Expérience avec les environnements technologiques ERP (comme Microsoft Dynamics)
• Sens aigu de l’esthétisme dans ses communications, souci élevé de la qualité du travail et attention aux détails
• Bilinguisme : la maîtrise de l'anglais et du français (écrit et oral) est une exigence essentielle pour ce poste administratif, permettant de communiquer efficacement avec nos parties prenantes au niveau national, telles que nos clients, nos fournisseurs et nos équipes internes
• Maîtrise de Microsoft 365, esprit d’équipe, aisance à travailler dans plusieurs dossiers à la fois, bonne gestion des priorités et de la pression pendant les livrables
• Connaissances ou maîtrise des outils pratiques et adaptés en intelligence artificielle pour la rédaction et l'analyse de documents

Pour plus d'informations, contactez Ibrahima Amadou LY

#LI-Hybrid

Chez CIMA+, nous valorisons la diversité des talents et des points de vue. Vous pensez pouvoir apporter une valeur ajoutée, mais vous ne répondez pas à toutes les exigences du poste ? Nous vous invitons à poser votre candidature, car chacun a quelque chose d'unique à offrir. Les talents exceptionnels qui choisissent de nous rejoindre chez CIMA+ se rendent vite compte que nous mettons tout en œuvre pour les encourager à se développer. Nous sommes impatients de savoir comment vous pouvez contribuer à notre succès.

Pourquoi choisir CIMA+ ? Parce que nous vous offrons

• Des avantages sociaux complets disponibles dès le premier jour pour tous les employés permanents travaillant au moins 20 heures par semaine
• Un programme d'aide aux employés et à la famille
• Un régime d'épargne-retraite (RRS) avec une contribution de l'employeur de 4 %
• En tant qu'entreprise détenue par ses employés, une possibilité annuelle d'acheter des actions pour tous les employés
• Un horaire de travail flexible dans un mode de travail hybride
• Une politique d'équilibre travail/vie à travers le Canada
• 3 à 5 semaines de vacances, en fonction des années d'expérience pertinente
• Une formation sur mesure pour améliorer vos compétences existantes

Informations complémentaires

Chez CIMA+, la rémunération associée à ce poste est déterminée en fonction de l’expérience, des compétences et des qualifications du candidat, tout en veillant à l’équité interne. Nous reconnaissons et valorisons la richesse et la diversité des expériences individuelles. Le niveau de poste et la rémunération correspondante peuvent ainsi varier selon le profil du candidat.

CIMA+ utilise un système de gestion des candidatures (ATS) qui comprend une fonction d’évaluation automatique de correspondance des profils. Cependant, ce score n’est pas utilisé pour filtrer, évaluer ou sélectionner les candidats. Toutes les décisions d’embauche sont prises à la suite d’un examen humain.

L’éthique et l’intégrité sont des valeurs fondamentales chez CIMA+. C’est pourquoi nous nous engageons à assurer l’égalité d’accès aux ressources et aux opportunités pour les candidat-e-s, quelles que soient leurs identités (race, ethnicité, couleur, religion, sexe, âge, handicap, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, statut socio-économique ou vécu, etc.).

Conformément aux principes d’équité en matière d’emploi, nous encourageons toutes les candidatures, y compris, mais sans s’y limiter, celles des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées et des minorités visibles. Nous encourageons également les candidat-e-s à remplir le formulaire de déclaration volontaire, lors de la demande d’emploi.

Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande. Votre partenaire d’affaires traitera votre demande.

Pour en savoir plus, Avantages employé-e-s - CIMA+.

Description du poste

Sur lieu de travail Numéro de poste 30939 Professionnel Statut: Permanent Type de contrat Permanent Horaire: Temps plein Temps plein/Temps partiel? Temps plein 11-fév-2026 Ville Brossard Province/État Québec Domaine(s) d'intérêt: Gestion de patrimoine Lieu(x): Brossard

Une carrière d’adjoint·e administratif·ve de succursale à la Financière Banque Nationale, c’est l’occasion de jouer un rôle clé au cœur des opérations d’une succursale, où ton sens de l’organisation, ton leadership et ta capacité à travailler en synergie avec la clientèle et les équipes font toute la différence.

Dans ce rôle de leader opérationnel, tu assures le bon fonctionnement des activités administratives quotidiennes de la succursale, en conformité avec les politiques et procédures en vigueur.

Ton emploi

• Assurer la conformité des opérations quotidiennes liées aux transactions financières des succursales.
• Agir comme personne ressource pour les enjeux opérationnels, les questions RH et les besoins logistiques des équipes.
• Prendre en charge le recrutement des postes administratifs des succursales.
• Diffuser, expliquer et assurer le respect des procédures administratives et des politiques internes.
• Effectuer les suivis requis à la suite des recommandations de la vérification interne ou de la conformité.
• Assurer un suivi rigoureux des budgets liés aux activités de la succursale.
• Veiller à la maintenance des locaux et à la qualité de l’environnement de travail.
• Participer aux projets immobiliers (réaménagement, déménagement, etc.).
• Offrir un soutien à la direction régionale (outils d’optimisation, coordination d’activités de visibilité et de marketing local).
• Agir à titre d’ambassadeur·rice de l’expérience des employés en succursale.
• Jouer un rôle de facilitateur pour une saine gestion globale de la succursale.

Ton équipe

La Financière Banque Nationale – Gestion de patrimoine est le cinquième courtier en valeurs mobilières au Canada, avec près de 1 000 conseillères et conseillers qui accompagnent plus de 400 000 personnes clientes dans environ 100 succursales.

Tu relèves de la directrice régionale administrative de la succursale. La collaboration, la confiance et la complicité seront au cœur de votre succès.

Nous t’offrons une grande flexibilité afin de favoriser ta qualité de vie, notamment par l’aménagement du temps de travail et des congés flexibles.

Le poste couvre trois sites : Brossard, Mont‑Saint‑Hilaire et Saint‑Hyacinthe.

Prérequis

• Diplôme d’études collégiales ou techniques avec un minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente OU baccalauréat dans un domaine connexe (administration, ressources humaines).
• Expérience en soutien administratif.
• Expérience dans le domaine des placements (atout).
• Très bonne maîtrise de la suite Office.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles, organisationnelles et un bon jugement professionnel.
• Excellentes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Compétences

• Gestion du changement
• Communication
• Résolution des conflits
• Esprit critique
• Intelligence émotionnelle
• Multitâches
• Sens de l'organisation
• Recrutement
• Gestion du stress
• Travail en équipe
• Responsabilité
• Axé sur le client
• Prise de décision
• Souci du détail
• Habileté numérique

Tes avantages

En plus d’une rémunération concurrentielle, nous te proposons, dès ton embauche, une foule d’avantages flexibles pour favoriser ton bien-être et celui de ta famille.

• Programme santé et bien-être incluant de nombreuses options
• Assurance collective flexible
• Régime de retraite généreux
• Régime d’acquisition d’actions
• Programme d’aide aux employées et employés ainsi qu’à leur famille
• Services bancaires préférentiels
• Implication dans des initiatives communautaires
• Service de télémédecine
• Clinique virtuelle d’amélioration du sommeil

Ce sont quelques exemples qui te sont accessibles. Nous proposons une offre évolutive à l’affût des tendances, de tes besoins et de ceux de tes proches. Nos environnements de travail dynamiques et nos outils de collaboration modernes favorisent une expérience employée agréable. Nous accordons une grande place aux idées des employées et employés. Que ce soit par nos sondages, ou encore par l’entremise de nos programmes, le dialogue en continu et le feedback sont encouragés.

L'humain d'abord

Nous sommes une banque à grandeur humaine qui se démarque par son audace, sa culture entrepreneuriale et sa passion pour les gens. Nous existons pour avoir un impact positif dans la vie des gens. Nos valeurs fondamentales de complicité, d’agilité et de pouvoir d’agir sont nos sources d’inspiration. L’inclusion est au cœur de nos engagements. Nous offrons un milieu de travail sans obstacle et accessible à l’ensemble des employées et employés. Nous visons à procurer des mesures d’accessibilité lors du processus de recrutement. Si tu as besoin d'accommodement, n’hésite pas à nous en faire part lors de tes premiers échanges avec nous. Nous accueillons les candidates et candidats de tous horizons et nous aimerions savoir ce que tu peux ajouter à notre équipe. Viens entreprendre tes ambitions avec nous !

Employeur

Cité Construction TM

Description de l'entreprise

Cité Construction TM inc. œuvre principalement dans les secteurs de l’excavation, du coffrage et du génie civil.

Description de l’offre d’emploi

Un poste d'adjointe administrative / Technicienne à la paie CCQ est disponible! C'est un poste temps plein dans nos bureaux de Thetford Mines.

Ce que tu feras :

• Assurer le traitement complet de la paie (selon la CCQ)
• Préparer et valider les rapports de paie
• Répondre aux questions des employés et des gestionnaires
• Effectuer les entrées/sorties d’employés
• Faire les ajustements, les avantages sociaux si requis
• Travailler avec notre équipe pour optimiser les processus administratifs.

Ce que nous recherchons :

• Expérience pertinente en paie (idéalement CCQ)
• Solides compétences en informatique (Excel, logiciel de paie)
• Capacité à gérer plusieurs tâches avec précision
• Attitude positive, sens du détail et excellentes habiletés interpersonnelles

Comment postuler :

Envoie ton CV + lettre de présentation à : appelle-nous au : 418-338-3995 poste 225 ou 819-582-0646. Joins-toi à une équipe dynamique qui valorise l’entraide, la rigueur et l’excellence !

Compétences

• Polyvalence
• Capacité d’adaptation

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

40 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Description de l’offre d’emploi

Employeur

MOULURE NOVA INC.

Description de l'entreprise

Fabricant de moulures de bois et MDF situé à Laval.

Description de l’offre d’emploi

Manufacturier de moulures de Laval recherche adjoint/adjointe Administrative.

Description du poste

La personne titulaire du poste assure un accueil professionnel et courtois des visiteurs et des appels, tout en offrant un soutien administratif et pour la production.

Responsabilités

• Assister le Président et Directeur des opérations dans diverses tâches.
• Accueillir les visiteurs, clients et fournisseurs de façon professionnelle.
• Répondre et filtrer les appels entrants.
• Préparer les commandes pour la production et la facturation de celles-ci.
• Recevoir, vérifier et numériser les factures et faire l'envoi hebdomadaire au comptable.
• Aider à l'approvisionnement et achats de produits et tout autre support administratif.

Profil recherché

• Débrouillardise.
• Maîtrise du français.
• Bonne capacité d'apprentissage et de résolution de problèmes.

Langues

• Français parlé - Élevé.
• Français écrit - Moyen.

Horaire

Jour.

Nombre d'heures

40 heures.

Expérience

1 à 6 mois.

Durée d'emploi

Permanent.

Description du poste

• Work Term: Permanent
• Work Language: Bilingual
• Education:
• Experience:

Études

• Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent

Milieu de travail

• Associations et organismes sans but lucratif

Tâches

• Coordonner le flux de renseignements au sein de l'équipe
• Ouvrir et distribuer le courrier et d'autres documents
• Planifier et organiser les opérations quotidiennes
• Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de réunions, de colloques et de conférences
• Mettre sur pied des méthodes administratives
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Gérer des contrats
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Négocier des conventions collectives au nom des employeurs ou des employés
• Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Effectuer de l'entrée de données
• Fournir le service à la clientèle
• Effectuer des tâches générales de comptabilité

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• Google Docs
• MS Excel
• MS PowerPoint
• MS Word
• Agenda électronique
• Adobe Photoshop
• Médias sociaux
• MS Office
• Google Drive
• Courrier électronique

Qualités personnelles

• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément
• Sens de l'organisation
• Précis

Expérience

• 2 ans à moins de 3 ans

Options de conditions d'emploi

• Matin
• Jour

Soutien pour les nouveaux arrivants et les réfugiés

• Ne demande aucune expérience de travail au Canada
• Hours: 30 à 35 heures par semaine

Description de l'entreprise

Etude Notariale

Aider les clients à faire les meilleurs choix et à prendre des décisions éclairées dans le domaine juridique.

Description de l’offre d’emploi

Adjointe administrative

Langues

• Français parlé et écrit - Moyen

Expérience

1 à 6 mois

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Coordonnateur Funéraire

Complexes funéraires Yves Légaré est actuellement à la recherche d'un coordonnateur funéraire pour sa succursale de Pierrefonds. C'est un poste permanent à temps plein, du lundi au vendredi de 9h à 17h. Nous recherchons des gens de cœur, ayant des aptitudes exceptionnelles en service à la clientèle, capables d’offrir une expérience client impeccable, répondant ainsi aux plus hauts standards de notre industrie.

Rôle Principal

Le rôle principal et habituel de la personne salariée consiste à assister les conseillers aux familles dans leurs suivis de dossiers, de coordonner le travail nécessaire au bon fonctionnement du déroulement des funéraires pour chacune des familles servies par un conseiller aux familles afin que chaque client ait un service au-delà de ses attentes, en lien avec la vision et la mission de l’entreprise.

Responsabilités

Soutien opérationnel

• S’assurer que le transport a été demandé pour toutes les nouvelles assignations.
• Faire les démarches avec le lieu de décès et CCR si requis.
• Envoyer les bons de commandes aux fournisseurs par courriel.
• Réserver le célébrant ainsi que le ou les musiciens, s’il y a lieu.
• Acheminer aux journaux l’avis de décès et la photo, s’il y a lieu.
• Vérifier et confirmer les épreuves des signets et nécrologies ainsi que les accusés de réception.
• Faire approuver les épreuves aux familles et les sauvegarder dans le VF.
• Remplir et envoyer le formulaire d’ouverture de fosses et s’assurer de la réception du document (église, cimetière).
• Envoyer le bon de commande - cortège et confirmer la réception du document.
• Créer les cérémonies web et envoyer les liens aux familles.
• Communiquer aux conseillers ou au supérieur immédiat toutes demandes particulières ou problématiques vécues avec les familles.
• Prendre les appels téléphoniques et faire les assignations dans les cas de nouveaux décès et fixer les rendez-vous dans le calendrier.
• Identifier les urgences du lendemain s’il y a lieu.
• Informer le directeur de son secteur d’un employé manquant en fonction des activités.
• S’assurer que le cahier d’activité soit à jour.
• S’assurer que tous les documents requis au contrat soient remplis avant le jour des funérailles.

Gestion administrative

• Numériser tous les documents manquants dans le VF.
• Lire les notes dans l’onglet Client de SRS.
• Consulter SRS et faire le suivi des dossiers.
• Traiter les bulles rouges de SRS : Suivi famille en collaboration avec les conseillers.
• Gérer les boîtes courriel du secteur et faire le suivi avec le conseiller s’il y a lieu.
• Cocher les tâches effectuées du contrat dans SRS.
• Faire le suivi des informations manquantes dans les contrats auprès des conseillers.
• S’assurer que tous les documents légaux sont complétés.
• S’assurer que tous les documents nécessitant une signature soient signés par les signataires au contrat.
• Mettre à jour le rapport de suivis des contrats avec les conseillers.

Soutien à l’administration

• Acheminer aux bons départements les copies de contrat, bons de commandes et formulaires.
• S’assurer que la facture balance avec le dernier état des biens et services.
• S’assurer que les dépôts nécessaires au contrat soient reçus.

Exigences

• DEC en thanatologie (un atout).
• DEC ou expérience pertinente.
• Être disponible pour un horaire de jour de 9h-17h du lundi au vendredi.
• Moyen de transport (voiture un atout).
• Parfaitement bilingue. Anglais requis pour répondre efficacement au besoin de notre clientèle anglophone.

Connaissances

• Connaissance de base en informatique.
• Service à la clientèle.
• Milieu funéraire (un atout).

Avantages offerts

• Assurances complètes.
• Congés mobiles/maladies.
• Programme de reconnaissance.

Compétences

• Empathie, tact et diplomatie.
• Excellente écoute.
• Habileté à coordonner son temps et ses priorités.
• Autonomie et initiative.

Description de l'entreprise

VINCI CONSULTANTS est la première firme d'ingénierie civile dédiée aux infrastructures vertes et qui concentre son activité sur l'implantation de solutions durables pour la gestion des eaux pluviales. Au fil des années, l'entreprise a su se distinguer par la créativité et la fiabilité de ses conceptions, ce qui lui a valu plusieurs prix pour sa participation à des projets majeurs, tels que le premier projet à obtenir une certification LEED au Québec, la TOHU et dernièrement le Technopole Angus qui a reçu la première certification LEED ND platine au Canada (Écoquartier). En 2012, l'entreprise a été le récipiendaire du prestigieux prix Water’s Next de Water Canada, l’identifiant comme l’une des cinq entreprises canadiennes travaillant avec succès à modifier notre utilisation de l’eau au Canada. VINCI CONSULTANTS se spécialise depuis près de 30 ans dans la conception et la réalisation d’études sur la gestion des eaux pluviales. Ses activités se sont en premier concentrées sur le développement de principes modernes et novateurs de contrôle des eaux pluviales puis, en 2008, elle s'est spécialisée dans la conception d’infrastructures vertes. Son équipe pluridisciplinaire lui permet d’appréhender les différents défis liés à la gestion des eaux pluviales. Plusieurs aspects particulièrement complexes ont été compris et étudiés, dont les méthodes de conception et de mise en œuvre, les coûts de construction et d’entretien, les méthodes d’entretien, ainsi que l’impact de l’acceptabilité sociale. VINCI CONSULTANTS conseille les donneurs d'ouvrages et les autorités gouvernementales, à l'intérieur des mandats qui lui sont confiés, vers l'implantation d'infrastructures résilientes, écoresponsables, qui améliorent leur capacité d'adaptation aux changements climatiques.

Description de l’offre d’emploi

Poste : Assistant(e) administratif(ve) – Remplacement de congé de maternité – Montréal (50 %)

Responsabilités principales

• Diverses demandes du président et du personnel et en assurer la coordination;
• Participer à l’élaboration des offres de services;
• Classement / Archivage / ouverture et fermeture de dossiers;
• Coordination des demandes informatiques (T.I. externe);
• Tenir à jour les journées de congé et de maladie du personnel;
• Inscription aux assurances collectives;
• Prendre en charge la facturation, faire et envoyer les factures ou le déléguer;
• Tenir à jour le suivi de facturation et effectuer les rappels;
• Se tenir informée des livrables et prévisions;
• Tenir à jour les dossiers administratifs de projets;
• Analyser les budgets des projets vs heures effectuées (dépenses);
• Recueillir les factures, les faire approuver, préparer les paiements et en effectuer le suivi;
• Revue des comptes de dépenses du personnel;
• Gestion RH et de la paie (contrat, fiche employé, gestion de la paie, déclaration et préparation des T4 et autres relevés employés, etc);
• Gestion de la comptabilité (saisie comptable, rapports de taxes, déclarations auprès des administrations, paiements fournisseurs et administrations, préparations des documents en vue de la réalisation des états financiers);

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Adjoint administratif
• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion

Expérience

1 à 2 ans

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Capacité à travailler en équipe

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)