138 offres pour "Adjoint.e administratif.ve" à Montréal

Description du poste

Utilisez Microsoft Office, l’intranet et l’internet pour soutenir un département Cintas à temps plein, au premier quart de travail. Gérez plusieurs priorités avec discrétion.

Le professionnel du soutien administratif assure un appui quotidien à un gérant ou à un département. Vous préparerez des rapports, des présentations, des lettres et des propositions de service. Le poste exige aussi une communication efficace avec des groupes de clients internes et externes de tous les niveaux.

Responsabilités principales

• Préparer rapports, présentations et projets spéciaux
• Rédiger lettres, notes de service et propositions
• Communiquer avec la direction et divers clients
• Réserver les déplacements et commander les fournitures
• Gérer le courrier entrant et sortant

Exigences

• DES ou diplôme équivalent
• Deux années ou plus d’expérience en administration
• Maîtrise intermédiaire ou avancée de Microsoft Office
• Connaissance de l’intranet et de l’internet
• Capacité à travailler sous pression et prioriser

Message de clôture

Faites valoir vos compétences en rédaction, coordination et Microsoft Office dans un soutien administratif essentiel chez Cintas.

#J-18808-Ljbffr

Description du poste

Devenez un adjoint administratif médical chez nous, un emploi permanent avec un horaire flexible, idéal pour votre équilibre vie professionnelle-vie privée.
Notre équipe recherche un adjoint administratif médical, avec 1 à 2 ans d'expérience. Exigé est un certificat ou diplôme d'une école de métiers, ainsi que des compétences en comptabilité. Vous préparerez la balance de vérification et établirez les horaires de travail tout en garantissant une qualité optimale des normes de gestion.

Responsabilités clés

• Préparer la balance de vérification des comptes
• Établir et préparer l'horaire de travail
• Facturer les clients avec précision
• Élaborer des normes d'assurance qualité

Exigences

• Certificat ou diplôme d'une école de métiers
• 1 à 2 ans d'expérience pertinente
• Compétences en comptabilité essentielles
• Capacité à travailler dans un environnement flexible
• Solides capacités organisationnelles

Apportez vos compétences administratives et de comptabilité à notre équipe médicale dynamique et professionnelle.

#J-18808-Ljbffr

Description du poste

Le bilinguisme français-anglais et l’organisation structurée définissent ce poste hybride à temps plein, principalement en télétravail. Travaillez un à deux jours par semaine au bureau d’Anjou.

L’adjoint administratif soutient l’équipe de gestion des fournisseurs chez Telecon. Vous accompagnez l’intégration des fournisseurs, effectuez les suivis et coordonnez les communications avec clients, fournisseurs et équipes internes. Vous organisez également les dossiers, documents et archives.

Responsabilités clés

• Soutenir administrativement l’intégration des fournisseurs
• Effectuer les suivis pour obtenir les informations requises
• Assurer la liaison avec clients, fournisseurs et équipes internes
• Organiser les dossiers numériques et papier
• Coordonner les visites et rendez-vous des nouveaux projets

Exigences

• DEP en secrétariat, comptabilité, bureautique ou formation équivalente
• Cinq années d’expérience pertinente, un atout
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office
• Bilinguisme français et anglais, à l’oral et à l’écrit
• Discrétion, minutie et méthode structurée

Ce que nous offrons

Apportez votre rigueur, votre bilinguisme et vos compétences administratives à la gestion des fournisseurs de Telecon à Anjou.

#J-18808-Ljbffr

Description du poste

Adjointe administrative en ingénierie, vous coordonnez documents techniques et livrables. Le poste est régulier au sein de l’équipe Bâtiment électromécanique de CIMA+.

Vous soutenez une équipe de projets en bâtiment grâce à la gestion documentaire, la mise en page et la révision. Votre quotidien comprend SharePoint, Microsoft 365, Acrobat et Bluebeam. Vous contribuez aussi à la coordination administrative, aux suivis et à l’organisation d’événements internes.

Principales responsabilités

• Réviser et mettre en page les documents techniques
• Appuyer la production et l’envoi des livrables clients
• Gérer et archiver les documents dans SharePoint
• Structurer les projets et gérer les livrables
• Organiser la logistique des événements internes

Exigences

• DEP ou DEC en secrétariat, administration ou domaine connexe
• Minimum de trois années d’expérience pertinente
• Maîtrise de Microsoft 365, SharePoint, Acrobat et Bluebeam
• Autonomie, priorités, détail et esprit d’initiative
• Excellente communication en français

Conclusion

Soutenez les projets de CIMA+ grâce à votre organisation, votre rigueur documentaire et votre maîtrise des outils administratifs.

#J-18808-Ljbffr

Description du poste

Propulsez votre carrière comme Adjoint Administratif à la haute direction au sein d'un environnement dynamique en technologie de l'information. Soutenez le vice-président en gestion de priorités et d’agenda.

Relevant de la Vice-Présidence Technologie de l’information et cybersécurité, ce poste requiert un professionnel aguerri avec 5 années d'expérience en administration. Vous serez au cœur de l'organisation, gérant l'agenda du vice-président et soutenant les équipes TI au quotidien. L’autonomie et la rigueur sont essentielles.

Responsabilités

• Gérer proactivement l'agenda et les courriels du vice-président
• Organiser réunions, comités et événements spéciaux
• Accueillir courtoisement visiteurs et clients externes
• Rédiger lettres, mémos et documents divers
• Effectuer le suivi des demandes d’achat et de facturation

Exigences

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat
• Minimum 5 années d'expérience dans un rôle similaire
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office
• Excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral
• Bonne connaissance de l’anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit

Démontrez votre expertise en gestion de priorités et en communication pour contribuer au succès des équipes TI.

#J-18808-Ljbffr

Description du poste

Soutenez des planificateurs financiers à Montréal grâce à votre organisation, votre bilinguisme et votre sens de l’initiative. Ce poste régulier est à temps plein.

À RBC, l’adjointe ou l’adjoint administratif soutient des Planificateurs financiers, Planificateurs en placements et retraite. Vous contribuez aux objectifs de vente et aux activités connexes par un soutien administratif à valeur ajoutée. Vous gérez les contacts avec la clientèle et collaborez avec les partenaires de service.

Responsabilités clés

• Surveiller les événements récents et l’évolution des marchés
• Déterminer proactivement les besoins des planificateurs
• Gérer le courrier et les courriels des planificateurs
• Prioriser la correspondance et les demandes reçues
• Organiser les agendas pour faciliter la gestion du temps

Exigences

• Être axé sur la vente, motivé et autonome
• Fournir un service de qualité supérieure
• Gérer plusieurs tâches et établir les priorités
• Posséder de solides connaissances en informatique
• Maîtriser l’anglais et le français

Information additionnelle

Votre organisation, votre service à la clientèle et votre bilinguisme soutiendront les activités de planification financière chez RBC.

#J-18808-Ljbffr

Le rôle de l’adjointe administrative est d’aider le département de la sécurité avec les tâches administratives. C’est un poste temporaire à temps plein de 12 mois, avec possibilité de prolongation.

Il s’agit d’un poste temporaire à temps plein, avec un mode de travail hybride, offrant une assurance collective dès le premier jour d’emploi!

Ce poste exige que le candidat soit parfaitement bilingue en français et en anglais, puisque vous serez appelé à soutenir des clients et des intervenants francophones et anglophones. Cette exigence s’applique au quotidien et comprend la capacité de lire, d’écrire et de communiquer couramment dans les deux langues.

VOUS AUREZ L’OPPORTUNITÉ DE

• Soutien administratif dans les appels d’offre et certaines grandes soumissions;

• Recherchez les appels d’offre sur l’outil SEAO;

•  Compléter les informations des projets transmis sur SEAO;

• Soutien administratif dans les campagnes de ventes/Marketing;

• Facturation pour des projets assignés;

• Ouverture du projet et classement;

• Vérification des données entrées par les techniciens;

• Gestion des télécopies;

• S’assurer que les courriels adressés au département de sécurité soient répondus;

• Toute autre tâche connexe.

CE RÔLE EST POUR VOUS SI VOUS AVEZ CES COMPÉTENCES ET QUALITÉS:

• Diplôme d’études professionnelles (secrétariat, comptabilité ou bureautique) ou l’équivalent;

• Cinq (5) années d’expérience pertinente, un atout;

• Connaissance approfondie de MS Office 2007;

• Bilinguisme requis;

• Capacité à s'adapter à différentes situations imprévues;

• Respect des échéanciers;

• Capacité à travailler sous pression;

• Polyvalence;

• Minutie et rigueur;

• Méthodique et organisé;

• Travail d'équipe;

• Habileté en communication interpersonnelle.

NOUS ATTENDONS VOTRE CANDIDATURE!

********************************

CHEZ TELECON, LORSQUE L’ON PARLE D’AVANTAGES SOCIAUX, NOUS VOUS COUVRONS!

Ce que nous offrons:

• Soins de santé de pointe - possibilité d'un régime de soins dentaires avec participation de l'employé;
• Programme d'aide aux employés - si vous vous sentez stressé, si vous avez des problèmes de sommeil ou si vous vous inquiétez de votre budget, vous pouvez obtenir de l'aide n'importe quand, n'importe où et en toute confidentialité;
• Des avantages pour les employés, tels que des réductions accordées par les fournisseurs sur divers produits et services comme les assurances, les forfaits sans fil, les billets de cinéma, les voyages, les logiciels, les livres, et bien plus encore.
   

 Voici nos extras qui font la différence:

• Un environnement de travail dynamique où vous pourrez développer votre potentiel;
• Formation dispensée pour les postes techniques;
• La santé et la sécurité d'abord : c'est notre priorité numéro 1;
• Telecon valorise les points de vue différents et les nouvelles idées.
   

Telecon accueille et encourage les candidatures de personnes en situation d’handicap. Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande pour les candidats qui répondent aux aspects de la sélection. 

Nous remercions tous les candidats qui postulerons, toutefois, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

Bienvenue Chez telecon

Fondé en 1967, Telecon est le principal fournisseur de services d'infrastructure de réseaux de télécommunications au Canada. Nous offrons des services diversifiés et évolutifs de premier ordre, rentables et rapides, ainsi que des solutions clés en main aux opérateurs et aux entreprises de télécommunications nord-américains. Notre équipe hautement qualifiée est fermement engagée à aider nos clients à propulser la connectivité de demain dans nos communautés, nos entreprises et nos foyers.

Pour plus d’information sur Telecon, visitez le site  http://www.telecon.com/ ou suivez-nous sur nos réseaux sociaux:

Linkedin: @Telecon

Facebook: @Telecon
Twitter: @TeleconGroup
YouTube: Groupe Telecon Group

#TEL25

Joignez-vous à Toromont Cat et contribuez au succès de nos opérations!

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre autonomie et votre capacité à gérer plusieurs priorités à la fois? Vous aimez offrir un excellent soutien aux équipes et travailler dans un environnement dynamique? Ce poste est pour vous!

Pourquoi choisir Toromont Cat?

Chez Toromont Cat, nous croyons que le succès de notre entreprise repose sur celui de nos employés.

En vous joignant à notre équipe, vous aurez l'occasion de :

✅ Représenter la marque Caterpillar, un leader mondial de l'industrie
✅ Développer votre propre territoire et bâtir des relations d'affaires durables
✅ Travailler au sein d'une organisation reconnue pour sa culture axée sur la sécurité, l'intégrité et le service à la clientèle
✅ Profiter de formations continues et de possibilités d'avancement stimulantes
✅ Faire partie d'une équipe collaborative qui valorise l'initiative et l'autonomie
✅ Bénéficier d'un programme de rémunération concurrentiel incluant commissions, avantages sociaux et programmes de reconnaissance

Votre role

• Soutenir le directeur de succursale et le directeur des opérations pièces et services.
• Préparer des rapports, analyses et présentations.
• Assurer la coordination de divers projets et initiatives.
• Soutenir les gestionnaires de comptes dans la préparation de documents destinés aux clients.
• Maintenir à jour les données clients et agir comme personne-ressource pour les suivis administratifs.
• Organiser les événements de la succursale et participer à différents comités.
• Contribuer à une expérience employé positive grâce aux programmes de reconnaissance et aux activités d’équipe.

Profil recherché

• Une formation post secondaire, bureautique ou domaine connexe
• 2 à 4 ans d’expérience en soutien administratif ou en coordination
• Excellente maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook)
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
• Solides habiletés de communication et de collaboration
• Expérience en coordination de projets ou en organisation d’événements (atout)

À propos de Toromont Cat

Chez Toromont Cat, nos employés sont au cœur de notre succès. Présents partout dans l'est du Canada, nous aidons nos clients à bâtir, alimenter et faire avancer leurs activités grâce aux équipements et aux solutions Caterpillar.

Faites partie d’une équipe engagée, où votre contribution fait une réelle différence. Postulez dès aujourd’hui!

Description du poste

Emplacement du poste: Montréal État/Province: Québec

Le rôle de l’adjointe administrative est d’aider le département de la sécurité avec les tâches administratives. C’est un poste temporaire à temps plein de 12 mois, avec possibilité de prolongation.

Il s’agit d’un poste permanent à temps plein, avec un mode de travail hybride, offrant une assurance collective dès le premier jour d’emploi!

Ce poste exige que le candidat soit parfaitement bilingue en français et en anglais, puisque vous serez appelé à soutenir des clients et des intervenants francophones et anglophones. Cette exigence s’applique au quotidien et comprend la capacité de lire, d’écrire et de communiquer couramment dans les deux langues.

VOUS AUREZ L’OPPORTUNITÉ DE

• Soutien administratif dans les appels d’offre et certaines grandes soumissions;

• Recherchez les appels d’offre sur l’outil SEAO;

• Compléter les informations des projets transmis sur SEAO;

• Soutien administratif dans les campagnes de ventes/Marketing;

• Facturation pour des projets assignés;

• Ouverture du projet et classement;

• Vérification des données entrées par les techniciens;

• Gestion des télécopies;

• S’assurer que les courriels adressés au département de sécurité soient répondus;

• Toute autre tâche connexe.

CE RÔLE EST POUR VOUS SI VOUS AVEZ CES COMPÉTENCES ET QUALITÉS:

• Diplôme d’études professionnelles (secrétariat, comptabilité ou bureautique) ou l’équivalent;

• Cinq (5) années d’expérience pertinente, un atout;

• Connaissance approfondie de MS Office 2007;

• Bilinguisme requis;

• Capacité à s'adapter à différentes situations imprévues;

• Respect des échéanciers;

• Capacité à travailler sous pression;

• Polyvalence;

• Minutie et rigueur;

• Méthodique et organisé;

• Travail d'équipe;

• Habileté en communication interpersonnelle.

Ce que nous offrons

NOUS ATTENDONS VOTRE CANDIDATURE!

********************************

CHEZ TELECON, LORSQUE L’ON PARLE D’AVANTAGES SOCIAUX, NOUS VOUS COUVRONS!

Ce que nous offrons:

• Soins de santé de pointe - possibilité d'un régime de soins dentaires avec participation de l'employé;

• Programme d'aide aux employés - si vous vous sentez stressé, si vous avez des problèmes de sommeil ou si vous vous inquiétez de votre budget, vous pouvez obtenir de l'aide n'importe quand, n'importe où et en toute confidentialité;

• Des avantages pour les employés, tels que des réductions accordées par les fournisseurs sur divers produits et services comme les assurances, les forfaits sans fil, les billets de cinéma, les voyages, les logiciels, les livres, et bien plus encore.
  

Voici nos extras qui font la différence:

• Un environnement de travail dynamique où vous pourrez développer votre potentiel;

• Formation dispensée pour les postes techniques;

• La santé et la sécurité d'abord : c'est notre priorité numéro 1;

• Telecon valorise les points de vue différents et les nouvelles idées.
  

Accessibilité

Telecon accueille et encourage les candidatures de personnes en situation d’handicap. Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande pour les candidats qui répondent aux aspects de la sélection.

Nous remercions tous les candidats qui postulerons, toutefois, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

À propos de Telecon

Bienvenue Chez telecon

Fondé en 1967, Telecon est le principal fournisseur de services d'infrastructure de réseaux de télécommunications au Canada. Nous offrons des services diversifiés et évolutifs de premier ordre, rentables et rapides, ainsi que des solutions clés en main aux opérateurs et aux entreprises de télécommunications nord-américains. Notre équipe hautement qualifiée est fermement engagée à aider nos clients à propulser la connectivité de demain dans nos communautés, nos entreprises et nos foyers.

Pour plus d’information sur Telecon, visitez le site ou suivez-nous sur nos réseaux sociaux:

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Facebook: Groupe Telecon Group

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Description du poste

M3C Recrutement recherche une adjointe administrative pour soutenir le cabinet et ses avocats à Boucherville. Le poste est permanent et disponible immédiatement, avec des conditions de travail compétitives sur le marché.

Vous assurerez l’accueil, la gestion des dossiers et la facturation, tout en veillant à l’organisation et au respect des procédures. Un esprit d'équipe et une maîtrise du français confirmée sont essentiels; l’anglais est un atout.

#J-18808-Ljbffr

Description du poste

Intégrez un cabinet d'avocats reconnu comme Adjointe Administrative Juridique à Montréal. Ce rôle hybride requiert des compétences en facturation pour soutenir l'équipe du droit du travail.
Notre client, un cabinet d'avocats de renom, recrute un.e Adjoint.e administrative juridique avec au moins deux ans d'expérience. Vous serez en charge de la préparation de documents, de la gestion de calendriers et du suivi des clients. C'est une belle occasion de développer vos compétences dans un environnement collaboratif et accueillant.

Responsabilités

• Préparer et réviser documents et correspondances
• Gérer les calendriers des avocats et les délais
• Maintenir les dossiers clients à jour
• Effectuer la facturation et le suivi des dépenses
• Communiquer avec les clients lorsque nécessaire

Exigences

• Diplôme en secrétariat ou techniques juridiques
• 2 ans d'expérience dans un cabinet de services professionnels
• Maîtrise du français et bon niveau d'anglais
• Excellente maîtrise de la Suite Office
• Solides compétences en organisation et discrétion

Informations complémentaires

Rejoignez une équipe dynamique et développez vos talents dans l'environnement stimulant d'un cabinet d'avocats.
#J-18808-Ljbffr

Adjointe administrative juridique, facturation

Description du poste

Notre client, un cabinet d'avocats bien connu sur la scène juridique internationale, recherche pour son bureau de Montréal, un.e Adjoint.e administrative juridique pour se joindre à l'équipe de droit du travail et de l'emploi ! Ce rôle est à vocation administrative, et on recherche une personne possédant une expérience en facturation pour soutenir les avocats.

Vous désirez développer vos compétences et apprendre dans un environnement convivial avec des professionnels d'expérience ? Ce poste est pour vous.

Formule hybride / Avantages sociaux recherchés / Salaire compétitif

Vos responsabilités

• Préparer et réviser divers documents et correspondances;
• Gérer le calendrier des professionnels et les délais;
• Créer, surveiller et maintenir les dossiers clients à jour;
• Effectuer les entrées de temps, le suivi des dépenses et la facturation;
• Communiquer avec les clients lorsque requis.

Exigences

• Diplôme en secrétariat ou en techniques juridiques;
• Expérience de minimum 2 ans à titre d'adjointe juridique ou administrative, au sein d'un cabinet de services professionnels (atout majeur);
• Maîtrise du français, bon anglais (bilinguisme non requis);
• Excellente maîtrise de la Suite Office;
• Solides compétences interpersonnelles, gestion du stress, organisation et discrétion !

Informations complémentaires

Vous pensez être le candidat idéal pour ce poste ? Envoyez votre CV à

* Ce poste exige une bonne connaissance de l'anglais, vu que le candidat aura à fournir à l'occasion des services en anglais aux clients et aux différents intervenants impliqués dans les dossiers.

#totemjurh

Adjointe administrative juridique, facturation

2 ans+ | Grand cabinet, Centre-ville de Montréal

Description du poste

Notre client, un cabinet d'avocats bien connu sur la scène juridique internationale, recherche pour son bureau de Montréal, un.e Adjoint.e administrative juridique pour se joindre à l'équipe de droit du travail et de l'emploi ! Ce rôle est à vocation administrative, et on recherche une personne possédant une expérience en facturation pour soutenir les avocats.

Vous désirez développer vos compétences et apprendre dans un environnement convivial avec des professionnels d'expérience ? Ce poste est pour vous.

Formule hybride / Avantages sociaux recherchés / Salaire compétitif

Vos responsabilités

• Préparer et réviser divers documents et correspondances;
• Gérer le calendrier des professionnels et les délais;
• Créer, surveiller et maintenir les dossiers clients à jour;
• Effectuer les entrées de temps, le suivi des dépenses et la facturation;
• Communiquer avec les clients lorsque requis.

Votre profil

• Diplôme en secrétariat ou en techniques juridiques;
• Expérience de minimum 2 ans à titre d'adjointe juridique ou administrative, au sein d'un cabinet de services professionnels (atout majeur);
• Maitrise du français, bon anglais (bilinguisme non requis);
• Excellente maîtrise de la Suite Office;
• Solides compétences interpersonnelles, gestion du stress, organisation et discrétion !

Informations complémentaires

* Ce poste exige une bonne connaissance de l'anglais, vu que le candidat aura à fournir à l'occasion des services en anglais aux clients et aux différents intervenants impliqués dans les dossiers.

#totemjurh

#J-18808-Ljbffr

Description

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Qui nous sommes

Groupe CH, l’entreprise de sports et de divertissement par excellence au Québec, offre des expériences uniques et mémorables à ses partisans et spectateurs. Le Groupe CH est propriétaire des Canadiens de Montréal (LNH) et du Rocket de Laval (LAH). Par l'intermédiaire d'evenko et de L'Équipe Spectra, sa division culturelle et de divertissement, il assure la promotion et la présentation de plus de 1 spectacles, festivals et événements chaque année. Le groupe possède le Centre Bell et le MTELUS à Montréal, et gère en exclusivité plusieurs salles de toutes tailles dans la région, telles que la Place Bell, le Théâtre Beanfield, Le Studio TD, le Théâtre Manuvie et Le Club. Le groupe produit sept festivals d'envergure, soit Montréal en Lumière, Les Francos de Montréal, le Festival International de Jazz de Montréal, Fuego Fuego, OSHEAGA, îLESONIQ et LASSO Montréal. Le sens de la communauté fait partie de l'ADN du Groupe CH. Grâce à la Fondation des Canadiens pour l'enfance et de la fondation evenko, l'organisation change la vie de milliers de jeunes au Québec.

Raison d’être du poste

Le ou la – Adjointe Administrative à la direction et Expériences VIP soutient le bureau de la haute direction en assurant la coordination administrative, la gestion d’expériences VIP et l’accueil d’invités de haut niveau avec rigueur, discrétion et sens du service.

Vous serez reconnu pour

• Gérer les dossiers administratifs de la Présidence.
• Rédiger correspondances, notes, présentations et documents stratégiques.
• Gérer les agendas, planifier les réunions et coordonner la logistique.
• Maintenir les systèmes de classement numériques et physiques.
• Assurer le suivi des dépenses.
• Traiter l’information sensible avec la plus grande discrétion.
• Concevoir, coordonner et livrer des expériences VIP sur mesure.
• Offrir un service client personnalisé et haut de gamme.
• Préparer les communications aux partenaires: infolettres, briefings et suivis personnalisés.
• Contribuer au bon déroulement des événements spéciaux.
• Accueillir et accompagner les invités VIP.
• Coordonner les arrivées, l’accueil et le soutien logistique.
• Gérer les appels, livraisons, courriers et demandes connexes.
• Maintenir des relations efficaces avec les équipes internes, partenaires et fournisseurs.

Nous voulons vous rencontrer si vous avez les qualifications suivantes :

• Excellente communication orale et écrite.
• Sens aigu de l’hospitalité et du service haut de gamme.
• Créativité, proactivité et grand souci du détail.
• Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément.
• Jugement professionnel, autonomie et sens de l’organisation.
• Expérience auprès de cadres supérieurs ou en haute direction.
• Excellentes habiletés relationnelles et sens politique développé.
• Aisance avec les outils numériques, l’automatisation et les technologies émergentes.
• DEC ou formation équivalente.
• Minimum de cinq ans d’expérience en coordination administrative, soutien à la haute direction ou gestion de projets administratifs.
• Expérience en hôtellerie, tourisme, conciergerie ou événementiel, un atout majeur.
• Maîtrise avancée de Microsoft : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint.
• Expérience avec Microsoft Copilot ou d’autres outils d’IA pour améliorer l’efficacité administrative, la rédaction, les présentations et la gestion de l’information.
• Capacité à adopter et optimiser de nouveaux outils et processus numériques.
• Disponibilité pour travailler en présentiel cinq jours par semaine.
• Discrétion et fiabilité.

Notre culture

Au Groupe CH, nous favorisons une culture inclusive, visant l’embauche de personnes provenant de divers horizons et ayant des expériences variées. Nous offrons un lieu de travail inclusif où les employés peuvent se démarquer et mettre à profit leur unicité et leurs talents pour innover et atteindre leur plein potentiel. Toutes les candidatures seront étudiées, toutefois, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.

* L'usage du genre masculin a pour unique but d’alléger le texte.

Votre prochaine possibilité de carrière 

Aimeriez-vous faire partie d’un cabinet des affaires de premier plan et progressiste au Canada? 

McMillan vous propose un poste intéressant d’adjoint administratif juridique / adjointe administrative juridique à son bureau de Montréal en droit des affaires. À titre de membre d’une équipe composée d’avocat.e.s, vous jouerez un rôle clé dans la gestion des volets juridique et administratif.  

À noter que ce poste offre un mode de travail hybride. Chaque semaine, vous bénéficierez de quelques jours en télétravail, combinés à des journées en présentiel au bureau. Cette organisation est en place dès votre arrivée chez McMillan! 

Vos tâches 

• Vous agirez en tant que personne-ressource pour votre équipe, lui offrant les conseils et le soutien dont elle a besoin pour rester organisée.
• Vous soutiendrez les besoins administratifs quotidiens d’une équipe de professionnel.les du droit, entre autres en gérant les agendas, en coordonnant les réunions, en organisant les déplacements et la participation aux conférences, en demandant des recherches de conflits et en ouvrant de nouveaux dossiers de clients.
• Vous soutiendrez l’élaboration et la révision de documents en préparant des versions balisées ou avec suivi des modifications, en saisissant les changements et en contribuant à la rédaction des versions initiales.
• Vous serez responsable de documents dans le système de gestion des documents (DMS), ce qui comprend en procédant à leur enregistrement et à leur organisation selon les conventions d’appellation requises.
• Vous préparerez et gérerez les rapports de dépenses.
• Vous prêterez assistance pour les entrées de temps, les processus de gestion des dossiers et apporterez votre soutien pour les tâches d’impression et autres travaux administratifs, selon les besoins.

• Vous préparerez les pages de signature, les copies des documents à faire signer ainsi que les dossiers DocuSign, et vous assurerez la compilation des copies des ententes dûment signées.

• Vous fournirez un soutien transactionnel, notamment en assurant la gestion et la mise à jour des agendas de clôture, en aidant aux clôtures et à la préparation des cahiers de clôture une fois les transactions conclues.
• Vous aiderez à la gestion des inscriptions et des autorisations fiscales auprès de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec.
• Vous tirerez parti de la technologie pour soutenir un service client efficace et de haute qualité.

Votre savoir-faire 

• Vous avez de l’entregent et de solides compétences administratives et organisationnelles.
• Vous manifestez un intérêt marqué pour le droit des affaires et possédez une expérience d’étroite collaboration avec des professionnels du droit pour la rédaction de documents et d’ententes juridiques, notamment dans le cadre de clôtures et de transactions.
• Vous avez le souci du détail, êtes capable de respecter les échéances avec efficacité et savez bien travailler en équipe tout en offrant un niveau exceptionnel de service client.
• Vous vous adaptez bien à l’évolution technologique et vous maîtrisez Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
• Vous avez de l’expérience avec DeskSite-iManage (DMS), Intapp et 3E ou un logiciel similaire de gestion de documents, d’ouverture de documents ou de comptabilité.
• Bilinguisme requis pour les clients et partenaires situés à l’extérieur de la province de Québec 

McMillan vous offre 

Croissance 

Mentorat et soutien

Formation au fur et à mesure de l’évolution des logiciels 

Rémunération concurrentielle et gamme d’avantages sociaux 

Milieu de travail agréable 

McMillan = Vous 

L’inclusion et la diversité sont des éléments essentiels de notre culture chez McMillan et concordent avec nos valeurs fondamentales que sont le respect, le travail d’équipe, l’engagement, le service aux clients et l’excellence professionnelle. 

Chez McMillan, nous sommes convaincus que notre réussite collective passe par le recrutement et le maintien à notre service des meilleurs talents, de même que par la représentation et le soutien des communautés dont sont issus nos membres, dans lesquelles nous vivons et travaillons et auxquelles nous fournissons des services juridiques. 

Nous sommes fiers de la qualité soutenue et de l’excellence des services que nous offrons et favorisons un milieu de travail positif et collégial qui soutient le mentorat, suscite l’enthousiasme et instille l’excellence professionnelle. Nous nous efforçons de donner le meilleur de nous-mêmes dans l’atteinte de nos objectifs et de ceux de nos clients. Et nous pensons que vous pouvez nous aider à cet égard! 

Avez-vous besoin d’une autre raison de vous joindre à McMillan? Travaillons ensemble à l’atteinte de vos objectifs professionnels et à l’avancement de votre carrière. 

Pour commencer 

Si ce poste est pour vous et que vous résidez à Montréal ou dans la région de Montréal, nous avons hâte de vous connaître. Cliquez sur le bouton Postuler maintenant. 

McMillan S.E.N.C.R.L., s.r.l. s’engage à favoriser une culture d’inclusion et de diversité. Nous respectons et accueillons les origines, perspectives et expériences de chacun. Cela nous permet d’offrir un service aux clients innovant, de contribuer pleinement à nos communautés et de faire rayonner les valeurs du cabinet. 

McMillan s’engage à fournir des accommodements aux candidats handicapés dans le cadre de son processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un accommodement à un moment quelconque du processus de recrutement, veuillez nous envoyer un courriel ou téléphoner au 1.888.622.4624 pour nous transmettre votre demande d’accommodement. 

Chez McMillan, nous adoptons l’innovation et faisons un usage stratégique et réfléchi de la technologie, y compris de l’intelligence artificielle (IA). Toutefois, notre processus de recrutement demeure profondément axé sur l’humain. Nous n’utilisons pas l’IA pour la présélection des curriculum vitae ou la sélection des personnes candidates. Chaque demande est examinée attentivement par un.e membre de notre équipe de recrutement et les décisions d’embauche sont prises suivant des évaluations et entrevues collaboratives.

English

Your Next Opportunity

Would you like to be a part of Canada’s leading and progressive Business Law firm?

McMillan has an exciting opportunity as a Legal Administrative Assistant in our Montreal office in Business Law and Tax group. As a member of the team, you will play a key role in managing legal and administrative aspects to a team of lawyers (“LPs”). 

Please note that this role offers a hybrid workweek. Each week will combine both working at home for a few days and working in the Montreal office. Your hybrid schedule will start once you join McMillan! 

What You'll Do

• You will be the go-to person for your team, providing guidance and support to keep them organized.
• You will support the day-to-day administrative requirements of a team of Legal Professionals, including managing calendars, coordinating meetings, organizing travel and conference attendance, requesting conflict searches and opening new client matters.
• You will support document drafting and review by preparing redlines/markups, inputting revisions and assisting with basic document drafting.
• You will manage documents in the document management system (DMS), including saving and organizing documents in accordance with required naming conventions.
• You will prepare and manage expense reports,
• You will assist with docket entries, matter management processes, and provide support with printing and other administrative tasks as needed.
• You will prepare signature pages, execution copies and DocuSign packages, and compile fully executed copies of agreements.
• You will provide transaction support, including managing and updating closing agendas, assisting with closings and preparing closing books upon completion of transactions.
• You will assist with the management of tax registrations and authorizations with the Canada Revenue Agency and Revenu Québec.
• You will leverage technology to support efficient, effective and high-quality client service.

What You Bring

• You have strong administrative, organizational and interpersonal skills.
• You have a keen interest in Business Law and a minimum of 5 years' experience working closely with LPs to prepare legal documents and agreements, including for closings and transactions.
• You are detail-oriented, able to meet deadlines effectively, work well in a team setting, and provide an exceptional level of client service.
• You embrace evolving technology and have strong skills in Microsoft Word, Excel and PowerPoint.
• You have prior experience with Desksite/iManage (DMS), IntApp and 3E, or similar document management, file opening and accounting software.
• Bilingualism is required for clients and partners located outside the province of Quebec

McMillan Offers You

Growth

Mentorship and Support

Training as Software Evolves

Commensurate Compensation and Benefits Package

Fun Work Environment

Continuous Learning & Development

McMillan = You

At the heart of our commitment to being a first-mover on important issues, McMillan believes that equity, diversity and inclusion are catalysts for success. By embracing our differences, we create an inclusive culture that enriches our collective knowledge, broadens our perspectives, and propels us forward. We are dedicated to fostering an environment where everyone feels empowered to bring their whole selves to work, knowing it is through our individual experiences that we can all come together to truly make a positive impact in our firm, for our clients, within our communities, and beyond.

At McMillan, we know we will achieve the most success by attracting and retaining the best talent, and by representing and supporting communities from which we draw our members, the communities in which we live and work and the communities to which we provide legal services.

We are a law firm that prides itself in sustained quality and excellence in service while fostering a positive and collegial work environment which nurtures mentoring inspires enthusiasm and professional excellence. We commit to putting our best efforts forward in achieving our goals, and the goals of our clients. You can help us in that journey!

Need another reason to consider McMillan? Let’s work together to help you achieve your professional goals and career development.

Let’s get started

If this position is for you, and you reside in or around the Montreal area, we look forward to hearing from you. We like cover letters too so don’t forget to include one along with your resume when you click on the Apply Now button.

McMillan is committed to providing accommodation for applicants with disabilities in its recruitment processes. If you require accommodation at any time during the recruitment process, please email us or contact us at 1.888.622.4624 to submit your accommodation request.

McMillan LLP is committed to fostering a culture of inclusion and diversity. We respect and embrace the unique backgrounds, perspectives and experiences of individuals at all levels of the firm. This enables us to provide innovative client service, contribute fully to our communities and advance our firm’s values.

At McMillan, we embrace innovation and make strategic and thoughtful use of technology, including artificial intelligence (AI). However, our recruitment process remains deeply human-centric. We do not use AI to screen resumes or select candidates. Every application is carefully reviewed by a member of our recruitment team, and hiring decisions are made through collaborative evaluation and interviews.

Chez Stikeman Elliott, nous croyons qu'il faut favoriser le talent et créer un environnement où les divers ensembles de compétences sont perfectionnés grâce à notre programme complet de formation et de mentorat.

Que vous ayez perfectionné votre expertise dans des cabinets d'avocats, des services professionnels ou financiers, ou dans d'autres environnements de service à la clientèle dynamique, vos compétences et votre engagement à fournir un soutien exceptionnel sont ce qui compte le plus.

Si vous êtes motivé d'apprendre dans un environnement dynamique, nous vous encourageons à poser votre candidature et à vous joindre à l'un des plus importants cabinets d'avocats d'affaires au Canada.

Pourquoi choisir Stikeman Elliott 

• Reconnu comme l’un des Employeurs de choix au Canada depuis 2009.
• Rémunération attrayante et révision salariale annuelle.
• Gamme complète d’avantages sociaux pour les employés, comprenant :
  • des comptes de dépenses pour les frais de mieux-être;
  • un programme de cotisations de REER;
  • l’accès à la télémédecine 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7; et
  • un programme de formation continue.
• Environnement de travail inclusif et encourageant.
• Espaces de bureaux bien aménagés avec un agencement soigneusement conçu qui maximise la lumière naturelle et offre des vues sur le centre-ville de Montréal.
• Environnement de travail hybride et bureau accessible par métro, bus, train et REM.

Description du poste : L’Adjoint(e) juridique, assistera et travaillera en collaboration avec une équipe d’avocat(e)s dans la gestion de leur pratique et fournira un soutien administratif dans l'exécution des mandats.

Supérieur immédiat : Le poste relève de la Gestionnaire, Adjoint(e)s juridiques

Responsabilités clés :

• Formater, dactylographier et vérifier des documents juridiques complexes à l'aide de Word, Excel ou Powerpoint;
• Gérer les délais internes et ceux des clients;
• Préparer des documents de comparaison;
• Préparer et éditer la correspondance, les comptes rendus de réunions et autres documents juridiques à partir de sources écrites, orales et dictées;
• Maintenir et fermer et/ou purger correctement les dossiers ; numériser et classer la correspondance et les documents juridiques du cabinet et des clients dans iManage;
• Respecter le processus d’ouverture de dossiers;
• Saisir et éditer le temps des avocats et examiner les prebills;
• Planifier les réunions et organiser les déplacements;
• Répondre aux appels, distribuer les messages, organiser des conférences téléphoniques, envoyer et recevoir des courriels, résoudre les problèmes si nécessaire, ouvrir, trier et distribuer le courrier;
• Préparer les demandes de remboursement de dépenses;
• Tenir à jour le calendrier des avocat(e)s dans Outlook; coordonner les réunions et les repas avec le centre de conférences;
• Assermenter les témoins, virtuellement ou en personne, en tant que commissaire à l’assermentation (les frais sont payés par le cabinet);
• Toute autre tâche administrative connexe.

Formation et expérience exigées :

• Attestation en secrétariat général, juridique ou expérience connexe;
• Expérience dans un environnement de services professionnels, un atout.

Qualifications :

• Bilinguisme, français et anglais (oral et écrit) compte tenu de la clientèle, des mandats et du rayonnement international du cabinet;
• Bonne connaissance du logiciel MS Office (formation interne offerte);
• Capacité à accomplir des tâches pour plusieurs personnes simultanément avec un minimum de supervision;
• Respect des échéances et capacité à travailler sous pression;
• Souci du détail, éthique professionnelle, intégrité et confidentialité.

English

At Stikeman Elliott, we believe in fostering talent and creating an environment where diverse skill sets are further developed through our comprehensive training and mentorship program.

Whether you’ve honed your expertise in legal firms, professional or financial services, or other fast-paced customer service environments, your skills and commitment to providing exceptional support are what matter most.

If you are eager to learn in a dynamic, fast-paced environment, we encourage you to apply and join one of Canada’s leading corporate law firms.

Why choose Stikeman Elliott

• Recognized as one of Canada’s Best Employers since 2009
• Enticing compensation package and annual review
• Comprehensive employee benefits and perks including:
  • Health & Wellness Spending Accounts
  • Matching RRSP contributions
  • Access to telemedicine available 24/7
  • Continuing education program
• Supportive and inclusive work environment
• Well-appointed office spaces with a carefully designed layout that maximizes natural light and offers views of downtown Montréal
• Hybrid work environment and office accessible by metro, bus, train and REM

Job description: The incumbent will assist and work with a team of lawyers in the management of their practice and provide administrative support in the execution of mandates.

Immediate report: This position reports to Manager, Legal Administrative Assistants

Key responsibilities:

• Format, type, and proof complex legal documents using Word, Excel or Powerpoint
• Manage internal and client deadlines
• Prepare comparison documents
• Prepare and edit correspondence, minutes of meetings and other legal documents from written, oral and dictated sources
• Maintain and properly close and/or purge files; scan and file Firm and Client correspondence and legal documents into iManage
• Adhere to the file opening process
• Input and edit lawyer’s time and review pre-bills
• Schedule meetings and make travel arrangements
• Answer calls, distribute messages; set up conference calls; send and receive emails; resolve issues as needed; open, sort and distribute mail
• Reconcile expense reimbursements
• Maintain lawyers’ calendars in Outlook, coordinate meetings and meals with the conference center
• Swear in witnesses virtually or in-person as a commissioner of oaths (fees paid by the office)
• Any other related administrative task

Education and experience requirements:

• Certification as an administrative assistant, legal assistant, or equivalent experience
• Experience in a professional services environment, an asset

Qualifications:

• Bilingual written and spoken (French and English) given the clientele, mandates, and international scope of the firm
• Good knowledge of MS Office (in-house training provided)
• Ability to accomplish tasks for several people simultaneously with a minimum of supervision
• Ability to meet deadlines and work under pressure
• Attention to detail, strong professional work ethic, integrity and confidentiality

Nous sommes à la recherche d'un(e) stagiaire motivé(e) et soucieux(se) du détail en tant qu'adjoint(e) juridique pour rejoindre notre équipe. Le/la candidat(e) retenu aura l'occasion d'acquérir une expérience pratique dans un environnement juridique en constante évolution. L'étudiant(e) doit être inscrit à un programme d'études de secrétariat juridique, de secrétariat ou à un programme connexe accrédité et le stage doit faire partie des exigences de son programme pour être admissible.

Pourquoi choisir Stikeman Elliott : 

• Reconnu comme l’un des Employeurs de choix au Canada depuis 2009;
• Environnement de travail inclusif et encourageant;
• Expérience pratique dans un environnement juridique dynamique;
• Possibilité d’embauche;
• Espaces de bureaux bien aménagés avec un agencement soigneusement conçu qui maximise la lumière naturelle et offre des vues sur le centre-ville de Montréal;
• Environnement de travail hybride et bureau accessible par métro, bus, train et REM.

Maître de stage : Gestionnaire, Adjoint(e)s juridiques.

Responsabilités clés :

• Formater, taper et relire des documents juridiques complexes à l'aide de Word, Excel ou PowerPoint;
• Préparer des documents de comparaison;
• Éditer la correspondance et d'autres documents juridiques provenant de diverses sources;
• Numériser et classer la correspondance et les documents juridiques dans notre système de gestion des documents;
• Gérer et organiser les dossiers de manière efficace;
• Toute autre tâche administrative juridique.

Formation et qualifications :

• Bilinguisme, français et anglais (oral et écrit) compte tenu de la clientèle, des mandats et du rayonnement international du cabinet;
• Solides capacités d'organisation et de gestion du temps;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office;
• Capacité à travailler de manière indépendante ou en collaboration au sein d'une équipe;
• Exécuter des tâches pour plusieurs personnes simultanément avec un minimum de supervision;
• Respecter les délais et s'épanouir dans un environnement en évolution rapide;
• Souci du détail, éthique de travail professionnelle et intégrité.

English

We are seeking a motivated and detail-oriented legal administrative assistant intern to join our team. The successful candidate will have the opportunity to gain hands-on experience in a fast-paced legal environment. The student must be currently enrolled in legal secretarial studies, secretarial studies, or related accredited program and the internship must be part of their program requirement to qualify.

Why choose Stikeman Elliott:

• Recognized as one of Canada’s Best Employers since 2009
• Supportive and inclusive work environment
• Hands-on experience in a dynamic legal environment
• Potential for future employment opportunities
• Well-appointed office spaces with a carefully designed layout that maximizes natural light and offers views of downtown Montréal
• Office accessible by metro, bus, train and REM

Internship supervisor: Manager, Legal Administrative Assistants

Key responsibilities:

• Format, type, and proofread complex legal documents using Word, Excel or PowerPoint
• Prepare comparison documents
• Edit correspondence and other legal paperwork from diverse sources
• Scan and file correspondence and legal documents in our document management system
• Manage and organize files efficiently
• Any other legal administrative tasks

Education and qualifications:

• Bilingual written and spoken (French and English) given the clientele, mandates, and international scope of the firm
• Strong organizational and time management abilities
• Proficiency in the Microsoft Office suite
• Capability to work independently or collaboratively in a team setting
• Execute tasks for multiple individuals simultaneously with minimal supervision
• Meet deadlines and thrive in a fast-paced environment
• Attention to detail, along with a strong professional work ethic and integrity

Description du poste

Catégorie d'emploi : Employé(e) de bureau, soutien administratif et technique - Col blanc. Le titre d’emploi inscrit à la convention collective est : Secrétaire d'unité administrative (791930).

Horaire : Flexible, 70 heures sur 2 semaines | Télétravail possible en fonction des besoins opérationnels

Adresse : 4040 avenue du Parc, H2W 1S8

Ce processus vise à pourvoir 1 poste (92624) pour une durée de 12 mois. Les auxiliaires en fin de mandat, ou sur le point de l'être, doivent joindre à leur dossier de postulation, un courriel de leur gestionnaire attestant la situation.

Ce que nous offrons

Vous aimez que tout soit bien organisé et que rien ne soit laissé au hasard ? Fiable, rigoureux(se) et toujours prêt(e) à donner un coup de main ? Notre équipe cherche justement la personne de confiance qui saura assurer un soutien administratif essentiel à son succès.

Le Service de sécurité incendie de Montréal œuvre à rendre l’agglomération de Montréal plus sécuritaire en protégeant les vies, les biens et l’environnement.

Votre mandat

Vous assurez un soutien administratif essentiel aux activités de la Division de la préparation aux sinistres et de la continuité des affaires et de la Division de la résilience aux sinistres et de l’adaptation aux changements climatiques.

Vous contribuez à la réalisation de la mission de la Direction de la sécurité civile et résilience en assurant la coordination administrative, documentaire et logistique des activités de l'équipe, en collaboration avec de nombreux partenaires internes et externes. Plus spécifiquement, vous :

• rédigez, corrigez et mettez en page des documents et de la correspondance;
• effectuez le suivi de divers mandats, de dossiers administratifs, du respect des échéanciers;
• traitez les demandes de remboursement et en assurez le suivi;
• participez au soutien administratif du Centre de coordination des mesures d'urgence lorsque requis et contribuez à la coordination logistique lors des activations d'urgence.

Profil recherché

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou attestation d'études collégiales en bureautique, option adjoint(e) de direction
• 2 années d'expérience pertinente en lien avec les responsabilités du poste, notamment en secrétariat et support administratif
• Bonne maîtrise du français écrit
• Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, souhaitable

NOS AVANTAGES

• Des défis d'envergure
• Une carrière au service de la population montréalaise
• Une rémunération et des avantages concurrentiels
• La conciliation travail-vie personnelle
• La possibilité de faire progresser votre carrière

Soyez fière ou fier de travailler pour le premier employeur en importance de la région métropolitaine et la plus importante métropole francophone en Amérique du Nord. La Ville de Montréal, c'est près de 30 000 talents qui contribuent chaque jour à l'essor de la Ville et à faire la différence pour la population et le bien public.

À propos de nous

À PROPOS DE NOUS HNA S.E.N.C.R.L. est un cabinet comptable multidisciplinaire figurant parmi les 20 plus grands joueurs au Québec. HNA offre, depuis plus de 40 ans, aux entrepreneurs d’ici, des expertises poussées en services-conseils, en certification, en fiscalité, et en comptabilité et solutions infonuagiques. Le cabinet compte aujourd’hui plus de 200 employés et notre équipe grandit sans cesse. Nous encourageons les employés à se développer en misant sur la formation continue, l’accompagnement, la flexibilité au travail et une culture de bien-être.

Voici quelques avantages de travailler chez HNA

• Bureaux neufs et lumineux;
• Stationnement gratuit;
• Assurances collectives modulaires;
• Formation continue;
• Accompagnement de développement de carrière personnalisé;
• Allocation annuelle de bien-être;
• Activités sociales telles que les , les diners barbecues, la journée plein air, le party d’impôts, les soirées de jeux et quiz, des tirages au sort, etc;
• Programme d’aide aux employés et à la famille;
• Télémédecine;
• Flexi-temps, flexi-horaire et flexi-lieu : La vie chez HNA, c’est flexi en tout temps! Cette flexibilité se manifeste sous différentes formes pour un maximum de latitude, le flexi-temps c’est l’avantage de reprendre du temps provenant des périodes plus occupées, le flexi-horaire offre la possibilité de moduler son horaire de travail en fonction de sa routine personnelle et le flexi-lieu te permet de choisir où travailler en fonction de tes besoins personnels tout en respectant les besoins opérationnels.

Bienvenue chez vous!

Rôle

L’adjoint administratif accomplit les tâches administratives selon les pratiques et les procédures en vigueur dans l’organisation. Les responsabilités se définissent par la préparation et la production de documents, la saisie de données et le soutien général en bureautique. L’adjoint administratif est appelé à participer à l’intégration et à la formation des nouvelles ressources du Soutien administratif ou du Service de commis interne et à collaborer au soutien général à l’organisation. L’adjoint administratif maîtrise la majorité des tâches liées au poste et développe sa proactivité.

Responsabilités

Soutenir les opérations dans la préparation, la production de documents et dans la saisie de données

• Produire, soumettre et faire le suivi des procurations clients
• Faire la saisie de données des budgets et des mandats en certification
• Faire l’agencement de déclarations et formulaires fiscaux
• Préparer des lettres de mission, versements et acomptes
• Appeler les instances gouvernementales pour obtenir des informations
• Envoyer des courriels sécurisés (Secure Exchange) et faire les rappels nécessaires dans un délai raisonnable

Ce que nous recherchons chez notre futur(E) collègue

• Être disponible pour assurer une présence au bureau de 1 à 3 jours par semaine afin de participer à la rotation à la réception
• DEC en technique bureautique est un atout
• Maîtriser parfaitement le français écrit
• Bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, pour soutenir notre clientèle anglophone et traiter des documents en anglais
• Posséder d’excellentes connaissance de la suite Office
• Connaissance du logiciel CCH iFirm est un atout

#J-18808-Ljbffr

Employeur

Description de l’offre d’emploi

Langues

Horaire

Nombre d'heures

Date de fin d'emploi

Expérience

Durée d'emploi

Vous êtes un(e) professionnel(le) organisé(e), polyvalent(e) et passionné(e) par le soutien administratif ? Rejoignez notre équipe en tant qu’adjoint administratif et apportez votre expertise pour assurer un fonctionnement efficace et fluide de nos opérations quotidiennes, contribuant ainsi au succès de notre entreprise.

L’adjoint(e) administratif(ive) est responsable des suivis quotidiens auprès des gestionnaires (taux d’occupation, journal interne, balancement des petites caisses, etc.).

Il/elle effectue plusieurs tâches cléricales telles que : entrée de données, mise à jour de registres, rédaction et classement de documents. Il/elle apporte également son support aux divers départements du siège social.

Pourquoi joindre notre équipe?

• Programmes de récompenses monétaires allant de 200$ à 1500$ par référence
• Augmentation salariale annuelle
• Un repas cuisiné avec amour par notre équipe en cuisine
• Formations d’intégration Soleil sur place, dès l’embauche
• Congés fériés, maladies, anniversaire et sociaux plus élevés que la norme
• Horaire stable, de jour, permettant une belle conciliation travail-vie personnelle
• Belles possibilités d’avancement
• Assurances collectives
• Proximité des transports en commun
• Ambiance familiale et chaleureuse
• Environnement de travail gratifiant et une clientèle stable et reconnaissante
• Une entreprise familiale 100 % québécoise, pionnière de l’industrie depuis 1988
• Lauréate 2026 en tant que Sociétés les mieux gérées au Canada, et ce, pour une 23e année consécutive.
• Lauréate 2026 du sceau d’excellence du prix Choix du Consommateur, et ce, pour une 23e année consécutive.

En tant qu’Adjoint(e) administratif(ive), vous aurez la chance de :

• Procéder à l’entrée de données (mise à jour de tableaux et autres);
• Effectuer la création de documents à l’aide de la Suite Office;
• Aider à la rédaction des procédures et correspondance;
• Effectuer le suivi et classements de divers documents internes;
• Procéder à l’envoi de documents à différents intervenants;
• Soutenir les autres départements du siège social;
• Toute autre tâche connexe;

Expériences et formations

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en bureautique, secrétariat, administration ou équivalent en expérience;
• Une (1) année d’expérience pertinente;
• Facilité à travailler avec des outils informatiques et électroniques (Word, Excel, Outlook et Access);
• Maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit;
• Professionnalisme, polyvalence et dynamisme;
• Habileté à gérer plusieurs tâches en même temps;

Joignez-vous à notre équipe, devenez un rayon de Soleil et venez faire la différence dans le quotidien d’une clientèle riche en expériences et en histoire!

Aux Résidences Soleil, prendre soin des autres, c’est de famille!