498 offres pour "Adjoint.e administratif.ve" à Otterburn Park

Description du poste

You are the cornerstone who turns everyday work into excellence.

As an Executive Assistant, you will play a key role alongside our Co-President, supporting her in organizing her day-to-day activities and managing administrative tasks, while providing high-level administrative support. You will also support our Co-Founder and contribute to the organization of our Montréal service centre.

With your efficiency, discretion, and positive energy, you make life easier for those around you—always with kindness. You naturally provide thoughtful service, both internally and externally. Your approach, your aesthetic sense, your strong organizational skills and your ability to manage multiple priorities will make you a valued ally.

Ce que vous ferez

• Ensure effective management of the Co-President’s calendar, organize meetings and schedule appointments, while optimizing her day-to-day schedule by anticipating needs and proactively following up.
• Manage the Co-President’s inbox, handle urgent requests, and maintain smooth communication with stakeholders.
• Coordinate meetings and travel: bookings, confirmations, meeting room setup, and itineraries.
• Track projects, files, committees, and events; ensure coordination, prepare documents, and follow up as needed.
• Handle administrative and financial follow-ups: expense reports, corporate card, petty cash, invoice approvals, and timesheet approvals.
• Manage donation and sponsorship requests, oversee gift card administration, and follow up on certain partnerships.
• Manage sensitive files and insurance claims.
• Contribute to the day-to-day management of the Montréal service centre: reception, calls, mail, supplies, and occasional orders.
• Provide support to the Co-Founder, including coordinating meetings, follow-ups, and travel as needed.

Qualifications

• Proven experience as an Executive Assistant or in a similar administrative role.
• Discretion, professionalism, and a strong sense of confidentiality.
• Strong attention to detail, autonomy, and thoroughness in task execution.
• Ability to manage multiple priorities, demonstrate flexibility, and adapt quickly in a constantly evolving role.
• Proficiency with IT tools and the ability to learn new ones easily.
• Advanced proficiency in French and English, both spoken and written, due to the nature of the responsibilities, work tools, and interactions with English-speaking colleagues, partners, suppliers, and clients.

Ce que nous offrons

• Passionate about travel? Enjoy preferred rates during your stays at Germain Hôtels and explore the country—again and again!
• A work environment that encourages creativity and autonomy—contribute to the growth of a company that supports your development and recognizes you for who you truly are.
• Your health matters—access high-quality medical care from the comfort of your home through the Dialogue telemedicine app.

Vous avez de l’expérience comme adjoint.e juridique, en litige civil et successoral? Vous êtes organisé.e et souhaitez relever un nouveau défi qui vous permettra de gagner en autonomie et de développer vos compétences? Cette opportunité est faite pour vous!

Notre client, un cabinet d’avocats, située au centre-ville de Montréal, est à la recherche d’un.e adjoint.e juridique pour rejoindre son équipe.

Vos futurs avantages :

• Horaire flexible de 35 heures par semaine;
• Mode hybride (jusqu’à 2 jours en télétravail);
• Assurances médicales et dentaires couvertes à 100 % par l’employeur;
• Soins virtuels de santé physique et mentale assumés par l’employeur et accessibles pour toute la famille;
• Contribution de 4 % de l’employeur à un régime de retraite;
• 5 jours de congés personnels monnayables;
• Banque de 9 heures pour tes rendez-vous médicaux;
• Vacances dès la première année (entre 3 et 4 semaines selon l’expérience);
• Espace de travail ergonomique;
• Atmosphère décontractée et conviviale.

Vos futures responsabilités :

• Préparer et réviser divers documents juridiques;
• Assurer la gestion des délais et des échéanciers;
• Effectuer le suivi rigoureux des dossiers;
• Offrir un soutien administratif et juridique essentiel aux avocats.es;
• Collaborer étroitement avec les membres de votre équipe afin d’assurer le bon déroulement des dossiers.

Compétences et qualités recherchées :

• Minimum de 2 années d’expérience en litige;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Niveau d’anglais intermédiaire/avancé (le cabinet étant situé au centre-ville, il est important de pouvoir bien communiquer avec les clients anglophones);
• Capacité de travailler de façon autonome avec de la latitude dans la tenue des dossiers;
• Grande rigueur, bon jugement et raisonnement juridique solide;
• Excellente gestion des priorités et proactivité;
• Sens aigu du service à la clientèle;
• Excellentes aptitudes pour le travail d’équipe.

Un peu plus sur le cabinet :

Depuis près de 100 ans, ce cabinet indépendant offre des services juridiques et des conseils stratégiques de haut niveau à travers une approche personnalisée au niveau locale, nationale et internationale. Ce cabinet offre une vaste gamme de services juridiques en droit des affaires, en litige civil et commercial, en droit des assurances, en droit du travail et de l’emploi, en droit des transports ainsi qu’en droit de la famille. Notre client est un chef de file en droit des assurances, élu par Best Lawyers comme le cabinet de l’année au Canada dans sa spécialité.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Gestolex S.E.C. est une société dont le mandat principal consiste à offrir un service de soutien au cabinet d’avocats Dunton Rainville.

Dunton Rainville S.E.N.C.R.L. est un cabinet regroupant plus de 135 avocats, notaires et conseillers en relations de travail répartis entre les bureaux de Montréal, Laval, Longueuil, Joliette, Saint-Jérôme, Saint-Jean-sur-Richelieu et Sherbrooke. Nos professionnels possèdent une expertise de pointe et le cabinet agit dans tous les domaines requérant des services juridiques, plus particulièrement en affaires commerciales et valeurs mobilières, bancaires et immobilières, droit du travail, de l’emploi et immigration, droit public, municipal, scolaire et de la santé ainsi que droit civil, assurances, construction et familial.

Dans l’environnement hautement concurrentiel d’aujourd’hui, les membres de Dunton Rainville se distinguent par leur recherche constante de l’excellence et leur capacité à mettre à la disposition de leurs clients les méthodes les plus efficaces et les ressources techniques, professionnelles et humaines les plus qualifiées.

Joignez-vous à l’excellence et venez partager notre passion!

Description du poste :

Au sein d’une équipe composée de quelques avocats, vous aurez comme principales responsabilités les tâches suivantes :

• Gérer les appels téléphoniques et faire le suivi auprès d’intervenants internes et externes;
• Enregistrer du temps et préparer la facturation;
• Mise en page de différents documents;
• Remplir divers formulaires (ouverture de dossier, etc.);
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché :

• Idéalement 2 ans d’expérience comme adjointe administrative;
• Formation en secrétariat (atout);
• Excellentes connaissances du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit (les adjointes sont amenées à supporter des avocats dont leurs clients peuvent être unilingues anglophones);
• Bonne connaissance de la Suite Microsoft Office;
• Capacité d’adaptation.

Nos avantages :

• Rémunération concurrentielle, selon l’expérience;
• À partir de trois (3) semaines de vacances;
• Programme d’avantages sociaux
• 5 jours de maladie monnayables;
• Assurance collective (médicament, voyage, professionnels de la santé, invalidité court et long terme).

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

À propos de nous

La Régie de l’énergie est un tribunal administratif de régulation économique qui encadre et surveille le secteur énergétique. Elle fixe, notamment, les tarifs et les conditions de services destinés aux consommateurs québécois d’électricité et de gaz naturel. Elle traite les plaintes des consommateurs de gaz naturel et d’électricité. Elle surveille les prix des produits pétroliers. Elle adopte et surveille l’application des normes de fiabilité du réseau de transport d’électricité. Elle exerce ses fonctions de manière à assurer la conciliation de l’intérêt public, la protection des consommateurs et un traitement équitable des entreprises règlementées, en favorisant la satisfaction des besoins énergétiques du Québec dans une perspective de développement durable.

Montréal, Québec H2Z 1W7| Présentiel

1 poste disponible

Échelle salariale : R 6 – 42 954,58 $ à 59 409,54 $

Secteur de travail | Unité organisationnelle : Secrétariat adjoint

Groupe d’emploi : Bureau

Statut : Régulier temps complet

Horaire : Régulier 35 heures / semaine

Type d’emploi : Permanent/Temps plein

Principales attributions

Sous l’autorité de la secrétaire adjointe de la Régie, le ou la titulaire de cet emploi effectue les travaux requis afin d’assurer le soutien nécessaire à la gestion des dossiers de demandes règlementaires et de plaintes. Le ou la titulaire assure également l’archivage des dossiers du greffe. Le ou la titulaire du poste fournit des renseignements téléphoniques aux consommateurs résidentiels, commerciaux, industriels et institutionnels des distributeurs d’énergie concernant la procédure de traitement des plaintes en vigueur chez les distributeurs, de même que sur la procédure de traitement des plaintes à la Régie. Il ou elle réfère, au besoin, les consommateurs vers les personnes appropriées au sein de la Régie. Le ou la titulaire doit également assurer le fonctionnement du service de l’accueil de visiteurs, messageries et du service de téléphonie général de la Régie, la cueillette et la distribution du courrier ainsi qu’un soutien administratif à la direction du Secrétariat.

Description des fonctions

Recevoir les demandes réglementaires et effectuer leur ouverture et leur suivi, plus particulièrement :

• Procéder à l’ouverture des dossiers dans le système de dépôt électronique de la Régie;
• Prendre connaissance du contenu des documents reçus des participants, valider l’exactitude de certaines informations et autoriser leur dépôt dans le système de dépôt électronique ou, au besoin, communiquer avec les participants pour leur indiquer les corrections à apporter;
• Effectuer la mise à jour des données du système de dépôt électronique et tous les documents connexes aux dossiers;
• Transmettre les documents connexes aux dossiers à l’interne, aux personnes concernées;
• Répondre aux interrogations des participants sur les dossiers ou le système de dépôt électronique et s’assurer de leur compréhension des instructions et procédures;
• Coordonner la logistique des séances de travail, des rencontres préparatoires et des audiences avec les participants et les greffiers-audienciers;
• Préparer et signer, selon les directives en vigueur, la correspondance avec les participants.

Sous la supervision de la technicienne responsable des plaintes, effectuer l’ouverture et le suivi des dossiers de plaintes, plus particulièrement :

• Ouvrir les dossiers;
• Préparer la correspondance pour signature par la personne appropriée;
• Communiquer occasionnellement avec les parties;
• Mettre à jour les plumitifs et les bases de données selon l’évolution des dossiers et classer les documents;
• Transmettre les documents connexes aux dossiers aux personnes concernées à l’interne et à l’externe;
• Préparer les salles en vue des séances de médiation et agir en support des secrétaires de régisseurs en ce qui a trait à la préparation des audiences.

Assurer le fonctionnement de l’accueil, plus particulièrement :

• Accueillir les visiteurs et les clients qui se présentent à la Régie;
• S’enquérir de leur demande et les référer à la personne visée;
• Dans le cas d'un client d'un distributeur, obtenir de ce dernier les informations nécessaires au traitement de sa plainte et l'informer sur les procédures d'examen des plaintes;
• Accueillir les participants lors des audiences et répondre à leurs besoins;
• Commander et réceptionner les commandes;
• Aller cueillir et recevoir le courrier et en effectuer le tri général.

Recevoir les plaintes téléphoniques des clients des distributeurs d’énergie et répondre à leurs besoins

• Identifier le client et le sujet de sa demande;
• Obtenir du client les informations permettant le traitement de sa demande;
• Informer le client sur les modalités prévues par la procédure d'examen des plaintes des distributeurs approuvés, et sur la procédure applicable aux plaintes à la Régie.

Habiletés professionnelles

• Conduite respectueuse et empreinte de civilité;
• Travail d’équipe;
• Communication efficace;
• Capacité d’adaptation;
• Rigueur;
• Sens de l’organisation;
• Autonomie;
• Gestion du temps et des priorités;
• Qualité d’exécution;
• Orientation vers la clientèle.

Exigences

• Secondaire V et 3 années d’expérience pertinente;
• Maîtrise de l’environnement bureautique Microsoft;
• Bonne connaissance de la langue française parlée et écrite;
• Connaissance de la langue anglaise parlée et écrite;
• Connaissance des normes habituelles des tribunaux et du milieu juridique (atout)

Avantages

• Rémunération globale et conditions de travail concurrentielles;
• Programme d’avantages sociaux et régime de retraite;
• Programme de formation et de perfectionnement;
• Perspective de carrière diversifiée et intéressante;
• Accès facile en transport en commun.

POUR POSTULER

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de transmettre leur curriculum vitæ avant 16 h 30, le 11 mars 2026 via Secrétaire-inc.

En nous transmettant votre curriculum vitae, vous consentez à ce que la Régie de l'énergie collecte, traite, communique et conserve vos renseignements personnels conformément à sa politique de confidentialité disponible sur son site Internet.

Vous avez de l'expérience en tant qu'adjoint.e juridique en litige et souhaitez évoluer dans un environnement dynamique et international? Ce poste est fait pour vous!

Notre client, situé à Montréal, est à la recherche d'une personne fiable, compétente et organisée.

Vous aurez l'opportunité de collaborer avec une équipe de trois avocats spécialisés en litige et de gérer un volume important de dossiers.

Vos futurs avantages :

• Poste permanent à temps plein, du lundi au vendredi (35 heures par semaine);
• Poste hybride (2 à 3 jours à la maison en fonction des besoins, après la période de formation en présentiel d’un mois);
• Assurances collectives (dentaire, médicaments, lunettes) payées à 100% par l’employeur dès le premier jour;
• Compte santé de 500 $ par an;
• Compte de dépenses bien-être et sportives de 300 $ par an;
• 10 jours de congés maladie et personnels;
• Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés);
• REER disponible dès le premier jour. La participation de l’employeur sera versée après un an de travail;
• Assurance vie;
• De 3 à 4 semaines de vacances par an, selon l’expérience;
• Temps supplémentaire rémunéré à 1.5.

Vos futures responsabilités :

• Préparer les procédures usuelles en litige;
• Assurer une gestion rigoureuse des délais; agender, assurer le suivi des délais avec les avocats.es;
• Préparateur des ébauches de documents; réviser les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux lignes directrices des clients et des tribunaux et à l'usage grammatical; en assurant la mise en page;
• Effectuer l'ouverture, le classement, le suivi et l'organisation des dossiers;
• Gérer l'ensemble des communications, soit appels téléphoniques, courriels et autre correspondance;
• Organisateur et coordination des rencontres entre les avocats.es, les clients et autres intervenant.es dans un dossier selon les besoins;
• Préparer les dossiers en vue des rencontres et des auditions (correspondance et autres documents pertinents);
• Accomplir d'autres tâches pertinentes selon l'émergence de nouveaux besoins d'affaires.

Compétences et qualités recherchées :

• Diplôme d'études en secrétariat (DEP) ou d'études collégiales (DEC) en administration, études juridiques ou une combinaison équivalente de formation académique et d'expérience;
• 3 ans d’expérience minimum en tant qu'adjoint·e juridique en litige;
• Expérience en cabinet d’avocats obligatoire;
• Connaissance de la terminologie juridique et des règles de procédures (obligatoire);
• Familiarisation avec le droit des assurances, un atout;
• Un bilinguisme est requis (français, anglais), de manière à pouvoir rédiger et communiquer dans les deux langues correctement et efficacement, selon les dossiers dans lesquels travaillent les avocats.es;
• Excellentes aptitudes à utiliser la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Power Point et Outlook, à un niveau intermédiaire ou idéalement, avancé;
• Rigueur, souci du détail et sens de l'organisation marqué;
• Très bonnes aptitudes à travailler dans un environnement informatisé, avec des logiciels variés et très bonne capacité d'apprentissage de nouveaux outils informatiques;
• Connaissance de IManage, un atout;
• Aptitude à travailler à distance de manière bien organisée et productive;
• Orientation clientèle, excellent esprit d'équipe et de collaboration au quotidien; tact et discrétion;
• Professionnalisme et aptitude à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles;
• Capacité d'apprendre rapidement, proactivité et sens de l'initiative.

Un peu plus d’informations sur le cabinet :

Ce client d’avocats de renommée mondiale, est présent dans plus de 60 bureaux à travers le globe. Spécialisé en commerce international et en affaires commerciales (assurance, transport, construction, énergie, biens de consommation), il offre une expertise complète en litige et en conseils juridiques, avec un fort accent sur le commerce mondial.

Rejoignez un cabinet offrant des ressources étendues, et au sein duquel le respect et l’expertise se conjuguent pour favoriser un environnement de collaboration optimale.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Description du poste

Vous êtes une personne dynamique, polyvalente et avez soif d'apprendre ! Cette équipe vous attend !

Responsabilités

• Répondre aux appels & courriels et les transférer aux personnes concernées
• Accueillir les clients
• Faire des recherches pour l’administration afin de confirmer des informations
• Mettre en ligne et vérifier l’intégrité des données saisies
• S'occuper des envois postaux
• Aider pour les dépôts bancaires
• Ouverture et fermeture des dossiers clients
• Produire différents rapports
• Réserver la salle de conférence et mise en place au besoin (café, eau, visiteurs, etc.)
• Mettre à jour des listes, dossiers clients
• Classement de documents divers, version papier et numérisé
• Vérifier les commandes reçues
• Toutes autres tâches

Exigences

Compétences requises

• Détenir une formation en bureautique (DEP, DEC) un atout
• Avoir 5 années d'expérience dans un poste similaire
• Aimer la saisie de données, rapidité au clavier
• Forte habileté en communication orale et écrite (français et anglais intermédiaire)
• Bonne maîtrise de la Suite MS Office
• Faciliter à apprendre de nouveaux logiciels
• Aptitude à effectuer des tâches multiples
• Être autonome, avoir le sens de l’organisation et d’initiative

Ce que nous offrons

Lieu de travail

Montréal

Horaire

8h30 à 17h : lundi au vendredi

Logiciel(s)

Suite MS Office

Recruteur

Guylaine Bisaillon - 450-449-8787 poste 224

Description du poste

Relevant de l'équipe de l'Administration des comptes de prêts, vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion et le traitement des demandes financières et non financières liées aux prêts hypothécaires.

Vous agirez en tant qu'expert de vos fonctions pour soutenir les spécialistes hypothécaires (service à la clientèle, taxes, défauts de paiement et rétention) en respectant rigoureusement les normes de service.

C'est une opportunité idéale pour une personne rigoureuse cherchant à bâtir son expérience dans le secteur financier au sein d'un environnement dynamique. Une formation complète sera offerte aux candidats sélectionnés.

Ce que nous offrons

• Mandat temporaire de 6 mois
• 100% Télétravail
• Salaire : 23 $ / heure
• Horaire : Lundi au vendredi, de 8h00 à 17h30

Responsabilités

En tant que spécialiste de vos fonctions, vos tâches incluront, sans s'y limiter :

• Gestion documentaire : Mise à jour des documents hypothécaires et de l'assurance-vie hypothécaire.
• Administration des assurances : Gestion et suivi de l'assurance-incendie.
• Gestion du courrier : Traitement du courrier entrant, des envois aux emprunteurs et gestion des retours de courrier.
• Opérations financières : Saisie et affichage des transactions financières et suivi des insuffisances sur les prêts remboursés.
• Rapports et suivis : Gestion des rapports d'activité et autres tâches administratives connexes assignées.

Exigences

• Compétences techniques : Une expérience préalable dans le secteur bancaire est un atout majeur.
• Rigueur et précision : Une attention exceptionnelle aux détails et une grande exactitude dans la saisie de données.
• Gestion des priorités : Capacité à mener de front plusieurs tâches (multitâche) dans un environnement au rythme rapide.
• Discipline : Grande capacité de concentration et autonomie pour le travail à distance.

Qualifications

Compétences techniques : Une expérience préalable dans le secteur bancaire est un atout majeur. Rigueur et précision : Une attention exceptionnelle aux détails et une grande exactitude dans la saisie de données. Gestion des priorités : Capacité à mener de front plusieurs tâches (multitâche) dans un environnement au rythme rapide. Discipline : Grande capacité de concentration et autonomie pour le travail à distance.

Sommaire

Ce poste vous intéresse ?

Envoyez-nous un courriel en tout temps à vous connaissez des gens intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées. Il nous fera plaisir de les aider!

Pour obtenir plus d’informations sur ce poste et tous les autres postes présentement disponibles, rendez-vous au www.randstad.ca.

Nous attendons votre CV avec impatience!

Tous les CV reçus seront examinés à parts égales.

Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s

Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.

Description du poste

TA MISSION

L’adjoint exécutif apporte un soutien administratif à la présidence dans l’exercice de ses fonctions et contribue au bon fonctionnement des opérations quotidiennes de Portage.

Exigences

TON QUOTIDIEN

• Collaborer avec les départements et centres sur les activités quotidiennes et les projets;
• Préparer, réviser et mettre en forme des documents administratifs, rapports, présentations et comptes rendus.
• Assurer la logistique des réunions ainsi que la préparation des documents et du matériel nécessaire à la tenue des réunions;
• Effectuer l’envoi de tous les documents requis pour les réunions et les assemblées;
• Faire la réservation de salles, d’hébergement et de transport nécessaires pour les réunions, le cas échéant;
• Aider au développement d’une méthode de communication avec tous les autres départements et centres;
• Créer un inventaire de tous les projets en place et s’assurer que les délais soient rencontrés;
• Répondre aux appels téléphoniques, gestion d’agenda et la prise de rendez-vous;
• Faire la gestion des courriels et des communications reçues;
• Assurer les suivis des documents nécessitant une approbation (contrats, comptes de dépenses, etc.);
• Traduire, formater et réviser les communications et documents en français et en anglais;
• Toutes autres tâches reliées au poste.

Qualifications

TES COMPETENCES

• Posséder un diplôme d’étude collégiale ou un diplôme dans un domaine connexe;
• Minimum 10 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire;
• Bilingue tant à l’oral qu’à l’écrit (Obligatoire);
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office;
• Pouvoir travailler de façon autonome;
• Très organisée, et bonne gestion des priorités;
• Faire preuve de polyvalence, d’initiative et être capable de travailler sur différents projets en même temps;
• Être en mesure de traiter de l’information délicate et faire preuve de confidentialité;

Ce que nous offrons

TON HORAIRE ET TES AVANTAGES

Type de poste :permanent à temps plein, 35 heures par semaine

• Horaire :De jour, Lundi au Vendredi
• Salaire :à discuter selon l’expérience
• Évaluation :test de traduction et Excel seront demandés
• Avantages sociaux : 4 semaines de vacances par an, assurance collective, cotisation de l’entreprise dans le RRS/Régime de retraite simplifié, 13 jours fériés/an, 7 jours de maladie par an, cumul d’heures de maladie, PAEF et autres
• Autres avantages : Stationnement sur place, programme de formation, télémédecine, conciliation travail-famille, prime de référencement et autres.

L'usage du genre masculin a pour unique but d'alléger le texte et ne se veut pas discriminatoire. Nous remercions tous les candidats de leurs intérêts, à noter que seuls les candidats retenus seront contactés. Postuler

Description du poste

Principales responsabilités :

• Aider de façon proactive l'avocat dans la gestion et le suivi de ses dossiers
• Planifier la charge de travail et veiller à son exécution dans les délais, y compris la mise en œuvre de mesures de suivi, le cas échéant
• Préparer des documents juridiques en fonction de modèles ou selon les directives de l'avocat
• Assurer la tenue de l'agenda et des dossiers
• Rédiger des lettres, des notes de service, de contrats et tout autre document requis par l'avocat
• Effectuer la mise en forme, la relecture et la correction de documents
• Préparer et mettre en forme des présentations PowerPoint en vue de conférences, selon les instructions de l'avocat
• Constituer et assurer le suivi des dossiers des clients pour en assurer une bonne gestion et offrir un service approprié à la clientèle
• Réaliser des tâches de nature administrative telles que l'ouverture et la fermeture de dossiers, la saisie des heures, la facturation, les notes de crédit, le classement, etc.
• Réaliser toute autre tâche liée aux fonctions selon les besoins

Exigences

• Minimum de 3 ans d'expérience dans le domaine, à occuper des fonctions similaires
• Maîtrise du français et de l'anglais (la personne devra interagir avec une clientèle majoritairement anglophone à 80%), tant à l'oral qu'à l'écrit
• Maîtrise de la suite Microsoft Office

Qualifications

• Diplôme d'étude en secrétariat juridique ou administratif (un atout)

Ce que nous offrons

• Salaire compétitif
• Assurances collectives (médicaments, dentaire, vision et autres services médicaux)
• REER avec contribution de l'employeur
• 3 semaines de vacances
• Possibilité de travail en mode hybride
• 8 journées personnelles
• Service de télémédecine
• Boni annuel
• Horaire d'été (vendredi après-midi de congé)
• Activités sociales tout au long de l'année

Description du poste

Job Title: Operations Administrative Assistant

Location: Montréal - Quartier Rosemont

Position Type: Temporary

Reports to: Director

We are seeking an Operations Administrative Assistant to support the company’s daily administrative, operational, and human resources activities. This position is based in Montréal - Quartier Rosemont.

This is a versatile and pivotal role, ideal for an organized, autonomous, and discreet individual who values efficiency and wishes to grow within our office located in Montréal - Quartier Rosemont.

You will be at the heart of our operations: employee onboarding, tracking government filings, recruitment support, and general administrative coordination.

Ce que nous offrons

Avantages de ce poste:

• Temporary mandate
• Salary: $25 to $28 per hour, based on experience
• Location: Located in Montréal, Rosemont district
• Schedule: Monday to Friday, 8:00 AM to 5:00 PM (40 hours per week)
• Work Environment: A dynamic, people-oriented, and efficiency-driven workplace

Responsabilités

• Full coordination of onboarding (computer, phone, access, emails)
• Updating employee files
• Tracking correspondence with the Canada Revenue Agency (CRA)
• Administrative management of government files or notices
• Coordination with the immigration consultant
• Collection and transmission of required documents
• Monitoring deadlines and communicating with the employees concerned
• Ordering office supplies
• Document preparation
• Support to management

Qualifications

• Perfectly bilingual (French / English).
• 5+ years of experience in administration or HR coordination.
• Excellent organizational skills and the ability to manage multiple files simultaneously.
• Resourcefulness, autonomy, and a sharp sense of priorities.
• Absolute discretion in handling confidential information.
• Proficiency with digital tools (Microsoft 365, HR platforms).

Informations complémentaires

If you are interested in this Operations Administrative Assistant position located in Montreal, Rosemont district, please send your updated CV to Canada is committed to fostering a workforce reflective of all peoples of Canada. As a result, we are committed to developing and implementing strategies to increase the equity, diversity and inclusion within the workplace by examining our internal policies, practices, and systems throughout the entire lifecycle of our workforce, including its recruitment, retention and advancement for all employees. In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups who are usually underrepresented in Canada's workforce, including those who identify as women or non-binary/gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples; persons with disabilities (visible or invisible) and; members of visible minorities, racialized groups and the LGBTQ2+ community.

Randstad Canada is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that all job applications please identify any accommodation requirements by sending an email to ensure their ability to fully participate in the interview process.

Description du poste

Nous recherchons des candidats et candidates afin de constituer une banque de relève pour nos remplacements en secrétariat dans nos écoles et services. Les postes peuvent être à temps plein comme à temps partiel. La secrétaire, le secrétaire évoluera au sein d’équipes dynamiques et sera une plaque tournante du fonctionnement d’une école ou d'un service. La personne offrira un support administratif aux employés et membres de la direction et assurera un service à la clientèle de son établissement. Elle soutiendra les activités de l’école de par son approche bienveillante et son expertise en bureautique.

Ce que nous offrons

• Quatre (4) semaines de vacances après une année de travail et deux (2) semaines de congé pendant la période des fêtes;
• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP) qui assure un revenu prévisible et stable durant la retraite;
• Journées de maladie et congés spéciaux;
• Régime d’assurance collective;
• Formation et accompagnement offert;
• Programme d’aide aux employés;
• Le CSSMB, pionnier en télémédecine dans le milieu scolaire;
• Programme de loisirs diversifiés et de rabais employés;
• Le CSSMB encourage une culture axée sur le bien-être et l'équilibre, Débranchez-vous pour mieux reconnecter!

*Notez que les avantages sociaux énumérés ci-haut sont applicables seulement pour les affectations d’une durée de six (6) mois et plus.

Responsabilités

• Effectuer la saisie, à l’ordinateur, de textes et de diverses données à présenter sous forme de lettres, tableaux et rapports;
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et fournir des renseignements généraux;
• Tenir à jour les dossiers et registres et effectuer le classement des documents;
• Effectuer des opérations de vérification;
• Peut être appelée à faire de la paie, des achats et des inscriptions;
• Accomplir toute autre tâche connexe.

Exigences

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
• Avoir des connaissances en bureautique;
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office;
• Réussite des examens CSSMB suivants : Word base et français. D'autres examens peuvent être exigés (selon les exigences du poste);
• Capacité à travailler sous pression;
• Sens développé de l’initiative et de l’autonomie;
• Grand sens du service à la clientèle, habiletés à établir des relations interpersonnelles;
• Intérêt marqué pour le travail d’équipe;
• Faire preuve de rigueur, avoir un bon jugement et avoir un bon sens de l'organisation.

Scolarité

• Diplôme d'études professionnelles Secrétariat - Atout

Langues

• Français parlé - Élevé - Exigence
• Français écrit - Élevé - Exigence

Description du poste

• Établir des calendriers de travail
• Rédiger et soumettre des rapports
• S'assurer de l'exactitude des transactions financières
• Coordonner, répartir et revoir le travail
• Demander ou commander du matériel, de l'équipement et des fournitures
• Coordonner les activités avec les autres unités de travail ou départements
• Concilier les comptes
• Gérer les comptes-clients
• Gérer les comptes-fournisseurs
• Assurer l'exactitude des feuilles de temps remplies, de la liste de paie ou autres sommaires
• Calculer et préparer les chèques de paie
• Préparer d'autres rapports statistiques, financiers et comptables

Exigences

• Durée de l'emploi: Permanent
• Langue de travail: Anglais ou Français
• Éducation: Certificat ou diplôme
• Expérience: 1 an à moins de 2 ans

Conditions d'emploi

• Soir
• Matin
• Jour
• Heures de travail: 35 heures par semaine

Description du poste

Qui nous sommes

Nous sommes fiers de produire une énergie renouvelable depuis 1944. Notre vision est de mobiliser la force collective du Québec pour accélérer la transition énergétique, stimuler l’économie et bâtir un avenir durable.

Travailler avec nous, c’est propulser votre carrière auprès de gens engagés et toujours prêts à innover pour relever nos défis ambitieux. Parce que notre monde change le monde !

De plus, nous nous engageons collectivement à maintenir un environnement de travail sécuritaire, en faisant de la santé et de la sécurité au travail une priorité essentielle et une responsabilité clé attendue de nos leaders.

Votre mission

Vous contribuerez à la réalisation d’activités administratives en soutien aux activités du bureau du directeur principal.

Vos principales activités au quotidien

• Vous assurerez le suivi de dossiers et l’accompagnement nécessaire pour un bon fonctionnement du bureau du directeur principal.
• Vous gérerez l’agenda et les courriels du bureau du directeur principal en tenant compte des priorités et assurerez les suivis nécessaires.
• Vous organiserez efficacement la logistique de comités, de réunions et d’événements, vous préparerez, selon les besoins, l’ordre du jour et la documentation requise, vous rédigerez les comptes rendus et vous effectuerez le suivi des actions et des échéanciers.
• Vous planifierez et organiserez les déplacements du bureau du directeur principal et des membres de l’équipe.
• Vous effectuerez le suivi administratif des activités de l’équipe et assurerez le respect des échéanciers.
• Vous préparererez les comptes de dépenses du bureau du directeur principal.
• Vous maintiendrez une gestion documentaire optimale et structurée en utilisant les outils technologiques appropriés.
• Vous assurerez la compilation des données, la tenue des registres pour fins administratives incluant le suivi du budget du bureau du directeur principal.
• Vous collaborerez à la préparation et à la révision des documents et des présentations de votre équipe.
• Vous rédigerez, pour la signature du bureau du directeur principal, la correspondance en réponse à des demandes courantes, et au besoin, des projets de lettre pour des demandes plus complexes.
• Vous développerez et entretiendrez des relations courtoises et respectueuses, tant avec l’équipe, qu’avec les partenaires internes qu’externes.
• Vous accomplirez toute autre tâche connexe confiée ou nécessitée par ces fonctions.

Votre profil

Exigences

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en Techniques de secrétariat ou dans un autre domaine pertinent, ou toute combinaison de formation et d'expérience équivalente.
• Posséder un minimum de 6 ans d'expérience pertinente dans un poste de secrétariat au niveau d'un bureau de vice-président ou directeur.

Compétences et connaissances reliées au poste

• Avoir démontré la capacité de coordonner les demandes acheminées au bureau de son supérieur, organiser des rencontres, gérer l'agenda et assurer le suivi des dossiers et des projets.
• Avoir démontré la capacité de faire preuve d'analyse et de synthèse et d'une grande habileté à communiquer verbalement et par écrit.
• Avoir démontré la capacité de faire preuve d'une très grande disponibilité.
• Avoir démontré la capacité de faire preuve d'un bon sens de l’organisation, de jugement, de dynamisme et d'efficacité.
• Avoir une très bonne connaissance et maîtrise des systèmes informatiques de l’entreprise et des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Démontrer la maîtrise des compétences comportementales suivantes :
  • Gestion du temps et des priorités
  • Autonomie
  • Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable
• Avoir de la langue française une connaissance appropriée à la fonction.

Compétences essentielles à Hydro-Québec

• Travaille en équipe
• Agit avec ouverture et bienveillance
• Agile et orienté vers les résultats
• S'engage dans l'évolution

Ce que nous offrons

• Un environnement stimulant qui permet de se développer et des possibilités de carrière à la hauteur de son talent
• Une rémunération concurrentielle et un régime de retraite parmi les plus généreux du marché
• Un horaire de travail qui encourage un équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle
• Des conditions de travail avantageuses, incluant quatre semaines de vacances et la possibilité de se prévaloir d’un congé autofinancé
• Une gamme complète de programmes d’assurance maladie, vie et salaire
• Un programme de télétravail hybride et flexible selon la nature du travail

Description du poste

La personne titulaire du poste assiste et participe aux activités de la vice‑présidence, technologies et système informatique. Elle apporte son soutien à la réalisation des projets de son équipe. Elle est principalement appelée à contribuer à la préparation du matériel informatique et elle apporte son aide au soutien informatique de l’organisation.

Principales responsabilités/activités

• Apporte son aide à la configuration des postes de travail en vue de migration Windows. Participe à l’installation et la mise à jour de l’environnement Windows. Aide les techniciens informatiques dans le cadre du déploiement des logiciels nécessaires;
• Contribue au soutien technique des employés de l’Ordre avec l’appui des techniciens informatiques et du directeur adjoint, technologies de l’information;
• Effectue différents tests de fonctionnalité;
• Contribue à l’organisation et la coordination des rencontres auprès des membres du personnel pour les remplacements d’ordinateurs portables;
• Accompagne et aide les techniciens informatiques à la formation sur le fonctionnement de Windows 11 auprès des membres du personnel dont l’ordinateur est remplacé;
• Participe au remplacement du matériel défectueux, réceptionne les livraisons et effectue l’inventaire;
• Participe à la préparation des activités liées à l’EFC en lien avec les technologies de l’information;

Exigences

Formation et expérience

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou Attestation d’études collégiales (AEC) en voie d’obtention en informatique ou autre domaine connexe
• 0 à 2 ans d’expérience dans un poste comportant des fonctions et responsabilités similaires

Champs d'expertise

• Expérience clients
• Configuration de matériel informatique

Connaissance des outils

• Logiciels bureautiques
• Produits MDT et Microsoft Intune
• Produits Microsoft 365
• Windows 11

Description du poste

Rôle dans l’organisation

La personne titulaire du poste assiste et participe aux activités de la vice-présidence, technologies et système informatique. Elle apporte son soutien à la réalisation des projets de son équipe. Elle est principalement appelée à contribuer à la préparation du matériel informatique et elle apporte son aide au soutien informatique de l’organisation.

Principales responsabilités/activités

• Apporte son aide à la configuration des postes de travail en vue de migration Windows. Participe à l’installation et la mise à jour de l’environnement Windows. Aide les techniciens informatiques dans le cadre du déploiement des logiciels nécessaires;
• Contribue au soutien technique des employés de l’Ordre avec l’appui des techniciens informatiques et du directeur adjoint, technologies de l’information;
• Effectue différents tests de fonctionnalité;
• Contribue à l’organisation et la coordination des rencontres auprès des membres du personnel pour les remplacements d’ordinateurs portables;
• Accompagne et aide les techniciens informatiques à la formation sur le fonctionnement de Windows 11 auprès des membres du personnel dont l’ordinateur est remplacé;
• Participe au remplacement du matériel défectueux, réceptionne les livraisons et effectue l’inventaire;
• Participe à la préparation des activités liées à l’EFC en lien avec les technologies de l’information;

Exigences

Formation et expérience

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou Attestation d’études collégiales (AEC) en voie d’obtention en informatique ou autre domaine connexe
• 0 à 2 ans d’expérience dans un poste comportant des fonctions et responsabilités similaires

Champs d'expertise

• Expérience clients
• Configuration de matériel informatique

Connaissance des outils

• Logiciels bureautiques
• Produits MDT et Microsoft Intune
• Produits Microsoft 365
• Windows 11

Description du poste

Adecco est actuellement à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) administratif(ve) pour une opportunité au sein d'une organisation dynamique. Ce rôle fournit un soutien administratif et des activités de coordination essentielles au bon fonctionnement d'une équipe.

Dans ce poste, vous jouerez un rôle clé dans la gestion quotidienne des opérations administratives, la coordination des communications et le soutien aux différents départements. Cette opportunité est idéale pour une personne organisée, rigoureuse et reconnue pour son sens du détail et sa capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

• Salaire : 37,37$/h
• Lieu : Montréal, QC
• Type d'emploi : Temps plein | Temporaire
• Horaire : Lundi au vendredi

Responsabilités

• Répondre au téléphone, prendre des messages et répondre aux questions courantes
• Gérer les horaires de vacances et le calendrier principal des présences du personnel
• Maintenir à jour les copies maîtresses des politiques et procédures
• Rédiger et distribuer des mémos, procès-verbaux de réunions et présentations
• Organiser les déplacements nationaux et internationaux
• Assister dans les paiements, le traitement des dépenses et la réconciliation des cartes de crédit
• Maintenir l'inventaire des fournitures et recommander les réapprovisionnements
• Soutenir l'équipe des achats indirects
• Organiser les réunions, réserver les salles, l'équipement et les rafraîchissements
• Distribuer la correspondance interne et externe
• Coordonner les déplacements et remboursements de dépenses
• Commander, gérer et distribuer les fournitures de bureau

Exigences

• Grande précision et souci du détail
• Capacité à vérifier et contrevérifier l'information afin d'assurer l'exactitude
• Aptitude à travailler en collaboration avec divers individus et équipes
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Capacité à fournir et recevoir de la rétroaction constructive
• Flexibilité et capacité d'adaptation face aux changements
• Habileté à gérer plusieurs priorités et à répondre aux urgences quotidiennes
• Capacité à appliquer une approche structurée en résolution de problèmes
• Bonne maîtrise des tâches d'administration de bureau
• Connaissance pratique de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Qualifications

• Expérience pertinente en soutien administratif ou coordination d'équipe
• Maîtrise des outils de la suite Microsoft Office
• Excellente organisation et capacité à travailler de façon autonome
• Professionnalisme et discrétion
• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et en constante évolution

Ce que nous offrons

Si vous êtes une personne organisée, collaborative et reconnue pour votre rigueur administrative, nous vous invitons à postuler dès aujourd'hui. Les candidats qualifiés seront contactés par un recruteur d'Adecco.

Chez Adecco, notre mission est simple : faire fonctionner l'avenir pour tous. Nous vivons nos valeurs - Passion, Collaboration, Inclusion, Courage et Clients au cœur de nos actions - en favorisant un milieu de travail où la diversité est célébrée et où chaque voix compte. Ensemble, nous façonnons l'avenir du travail.

Description du poste

• Durée de l'emploi: Permanent
• Langue de travail: Français
• Éducation: Autre certificat ou diplôme d'une école de métiers
• Expérience: un atout

Milieu de travail

• Construction

Tâches

• Ouvrir et distribuer le courrier et d'autres documents
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
• Effectuer l'entrée de données
• Aider à la gestion des documents

Systèmes de gestion (SIG ou BD)

• MS Excel
• MS Outlook

Conditions de travail et capacités physiques

• Souci du détail
• Tâches répétitives

Questions de sélection

• Êtes-vous autorisé à travailler au Canada?

Options de conditions d'emploi

• Jour

Avantages santé

• Régime de soins de santé

Avantages financiers

• Assurance de groupe

Autres avantages

• Stationnement gratuit disponible
• Apprentissage/formation payés par l'employeur
• Heures de travail: 40 heures par semaine

Description du poste

SJ Architecture recrute – Adjointe administrative

SJ Architecture est une firme en plein développement qui offre des services en architecture, principalement dans le domaine institutionnel. Situés au cœur du quartier Villeray, à deux pas du métro Jarry, nos bureaux lumineux et récemment agrandis offrent un environnement de travail accessible, à proximité du REV et des pistes cyclables.

Pourquoi vous joindre à nous ? Parce que chez SJ Architecture, notre culture d’entreprise favorise l’épanouissement de son personnel. Nous sommes une petite équipe passionnée, soudée et motivée par des projets stimulants. Vous apporterez un soutien essentiel à l’organisation et aux communications, dans un cadre de travail dynamique et collaboratif.

NOUS RECHERCHONS :

Une personne polyvalente afin de soutenir notre équipe dans les tâches administratives, les communications et la préparation des offres de services. Vous contribuerez à :

• Effectuer diverses tâches administratives, paiements de factures, facturations mensuelles et propositions d’honoraires aux clients
• Recevoir les appels et en assurer le suivi
• Aider à la rédaction de communications internes, lettres, procès-verbaux, etc.
• Soutenir la production des offres de service en français et analyser des appels d’offres de clients potentiels
• Organiser les activités de bureau

Ce que nous offrons

• Poste à temps plein entre 35 et 40 heures par semaine
• Une rémunération compétitive, établie en fonction de l’expérience
• Une flexibilité de l’horaire pour concilier travail et vie personnelle
• Un programme de formation continue
• Un accompagnement dans le développement de tes objectifs professionnels
• Une politique avantageuse de vacances

Exigences

• Diplôme d’études dans un domaine pertinent (le bâtiment, un atout)
• Expérience en rédaction d’offres de services (atout)
• Maîtrise des logiciels : Word, Excel et la suite Adobe (InDesign, Acrobat, Photoshop)
• Capacité à s’adapter aux différents logiciels
• Tenue de livres et maîtrise de Quickbooks
• Aptitude à travailler en équipe
• Maîtrise de la langue française
• Autonomie, initiative et souci du détail

Intéressé(e) par le poste ? Faites-nous parvenir votre CV, accompagné d’une lettre de présentation.

Veuillez prendre note que votre candidature doit être présentée en français et que seules les candidatures retenues seront contactées. Nous remercions toutes les personnes qui postuleront.

Description du poste

Devenez un actif pour la collectivité!

Faites partie de l’équipe de La Caisse et ressentez la fierté de contribuer à l’avenir financier de millions de Québécois et Québécoises en créant un monde plus durable.

À La Caisse :

• On valorise votre apport unique au sein d’une équipe d’envergure mondiale.
• On vous confie un travail qui vous permet de vous épanouir et de vous dépasser.
• On vous offre des occasions d’apprendre aux côtés de spécialistes généreux de leur savoir.
• On s’investit pleinement pour vous qui, chaque jour, réalisez notre mission.

Au fil des années, nous avons bâti une culture forte qui repose sur quatre piliers : l'ambition pour se dépasser, l'imputabilité pour concrétiser nos convictions, l'ouverture pour s'enrichir grâce à des idées créatives et la collaboration pour nous propulser vers les meilleurs résultats pour la population du Québec.

Cet emploi se situe dans la filiale CDPQ Placements Privés Québec.

Rôle

Au sein de l’équipe Opérations et technologie à l’Espace CDPQ, la personne titulaire de ce poste est la personne contact pour les visiteurs, partenaires et employés à la réception. Elle assure un accueil chaleureux, professionnel et efficace, tout en soutenant les opérations logistiques liées aux salles de réunion et aux événements internes.

Ce que vous ferez

• Accueillir les visiteurs, les diriger et répondre à leurs demandes avec courtoisie;
• Gérer les appels téléphoniques entrants et les courriels généraux;
• Coordonner les réservations de salles et assurer leur préparation;
• Offrir un soutien de base aux événements internes (accueil, logistique);
• Collaborer avec les équipes techniques pour signaler tout problème d’équipement ou de configuration;
• Maintenir à jour les procédures d’accueil et les documents de référence;
• Gérer les livraisons, le courrier et les fournitures de bureau liées à l’accueil;
• Assurer la création des cartes d’accès;
• Gérer l’inventaire des objets promotionnels;
• Maintenir à jour certaines sections du site web;
• Exécuter certaines tâches de soutien administratif pour l'équipe Opérations.

Ce qui vous distingue

• Service à la clientèle, flexibilité, disponibilité et autonomie;
• Collaboration et esprit d'équipe et entregent;
• Professionnel, courtois et discret;
• Capacité de gestion de ses priorités.

Ce que vous apportez

• Diplôme d’études collégiales ou professionnelles;
• Expérience en service à la clientèle ou en réception (minimum 1 an);
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Teams, Word);
• Bonne connaissance de la suite Office (notamment Excel), un atout;
• Sens de l’organisation, autonomie et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois;
• Maîtrise avancée du français et bonne connaissance de l'anglais, à l'oral et à l'écrit*.

*Interactions orales et/ou écrites avec des partenaires externes basés à l’extérieur du Québec.

Sentir que mon rôle est important. Avoir du plaisir au quotidien. Pouvoir évoluer au rythme de mes ambitions. Obtenir une rémunération à la hauteur de ma contribution. C’est l’expérience professionnelle que m’offre La Caisse!

Nous consultons avec attention chaque candidature et nous contacterons directement les personnes retenues pour une entrevue.

La Caisse offre des chances d’emploi égales à tous et toutes. Elle invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Si cette offre d’emploi vous motive, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, contactez-nous quand même!

La Caisse s’engage également à poursuivre la promotion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion comme valeur clé et à en faire une source d’enrichissement et de fierté pour tous les membres de l’organisation. Veuillez nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d’adaptation dans le cadre du processus de recrutement.

La Caisse représente la Caisse de dépôt et placement du Québec et ses filiales.

Description du poste

Job Title: Operations Administrative Assistant

Location: Montréal - Quartier Rosemont

Position Type: Temporary

Reports to: Director

We are seeking an Operations Administrative Assistant to support the company’s daily administrative, operational, and human resources activities. This position is based in Montréal - Quartier Rosemont.

This is a versatile and pivotal role, ideal for an organized, autonomous, and discreet individual who values efficiency and wishes to grow within our office located in Montréal - Quartier Rosemont.

You will be at the heart of our operations: employee onboarding, tracking government filings, recruitment support, and general administrative coordination.

Ce que nous offrons

• Temporary mandate
• Salary: $25 to $28 per hour, based on experience
• Location: Located in Montreal, Rosemont district
• Schedule: Monday to Friday, 8:00 AM to 5:00 PM (40 hours per week)
• Work Environment: A dynamic, people-oriented, and efficiency-driven workplace

Responsabilités

• Full coordination of onboarding (computer, phone, access, emails)
• Updating employee files
• Tracking correspondence with the Canada Revenue Agency (CRA)
• Administrative management of government files or notices
• Coordination with the immigration consultant
• Collection and transmission of required documents
• Monitoring deadlines and communicating with the employees concerned
• Ordering office supplies
• Document preparation
• Support to management

Qualifications

• Perfectly bilingual (French / English).
• 5+ years of experience in administration or HR coordination.
• Excellent organizational skills and the ability to manage multiple files simultaneously.
• Resourcefulness, autonomy, and a sharp sense of priorities.
• Absolute discretion in handling confidential information.
• Proficiency with digital tools (Microsoft 365, HR platforms).

Résumé

If you are interested in this Operations Administrative Assistant position located in Montreal, Rosemont district, please send your updated CV to Canada is committed to fostering a workforce reflective of all peoples of Canada. As a result, we are committed to developing and implementing strategies to increase the equity, diversity and inclusion within the workplace by examining our internal policies, practices, and systems throughout the entire lifecycle of our workforce, including its recruitment, retention and advancement for all employees. In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups who are usually underrepresented in Canada's workforce, including those who identify as women or non-binary/gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples; persons with disabilities (visible or invisible) and; members of visible minorities, racialized groups and the LGBTQ2+ community.

Randstad Canada is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that all job applications please identify any accommodation requirements by sending an email to to ensure their ability to fully participate in the interview process.

Description du poste

Vous cherchez à joindre une équipe dynamique tout en contribuant à la croissance d'une entreprise en plein essor dans le domaine des cliniques médicales? Si la réponse est oui, le réseau Mieux-Être a une place pour vous.

Une startup Montréalaise bien établie et en forte croissance, Mieux-Être compte 11 cliniques de médecine familiale et de physiothérapie dans son réseau. En plus de collaborer directement au bien-être de la population, vous aurez la chance de parfaire votre expérience au sein de notre équipe jeune et dynamique. Chez Mieux-Être, vous retrouverez de la flexibilité, un environnement de travail moderne et surtout, une équipe qui se soutient.

Le coordonnateur de site est le pilier opérationnel et humain de la clinique. Responsable du bon déroulement des activités administratives, organisationnelles et humaines sur place, cette personne assure la cohésion de l'équipe et la qualité de l'expérience clinique.

Ce rôle va bien au-delà de la coordination : il s'agit d'une fonction de gestion autonome, ancrée dans l'action, la résolution de problèmes et la prise de décision quotidienne.

Responsabilités principales

Gestion d'équipe

• Superviser l'équipe administrative locale : adjoint·es, réception, secrétariat
• Gérer les horaires, absences, conflits, intégrations et évaluations
• Participer activement au recrutement (entrevue, accueil, suivi)

Leadership opérationnel

• Assurer la fluidité des opérations quotidiennes de la clinique
• Organiser l'accueil, la disponibilité des salles, le respect des horaires médicaux
• Réagir aux imprévus (annulations, retards, incidents, plaintes, etc.)

Soutien clinique et technique

• Intervenir rapidement en cas de besoin urgent sur le plancher
• Fournir un soutien de première ligne (problèmes TI, téléphonie, maintenance légère)
• Coordonner avec les équipes médicales et les partenaires externes (ex. CIUSSS)

Relations et communication

• Maintenir un lien étroit et de confiance avec les médecins, professionnels de la santé et gestionnaires
• Être la personne pivot entre la clinique et les services RH, finances, TI, opérations
• Transmettre les communications importantes de la direction à l'équipe

Suivi de la performance

• Participer aux suivis d'indicateurs cliniques (absences, rendez-vous, flux de patients)
• Proposer des améliorations pour l'organisation du travail, le bien-être ou la rentabilité

Profil recherché

• Leadership humain, naturel et mobilisateur
• Excellente capacité d'organisation et de priorisation
• Autonomie, débrouillardise, prise d'initiative
• Résilience émotionnelle face à la pression et aux urgences
• Capacité d'analyse et sens de la responsabilité

Atouts

• Expérience en gestion d'équipe (p. ex. : clinique, scolaire, retail, logistique, etc.)
• Familiarité avec les environnements complexes ou en transformation
• Aisance dans les relations interpersonnelles, posture de soutien et d'influence

Particularités du poste

• Nécessite une présence active sur le terrain (modèle non hybride)
• Impose une grande polyvalence (gestion + soutien + coordination)
• Offre une autonomie réelle dans la gestion du site, dans le respect des lignes directrices

Ce que nous offrons

• Un environnement de travail bienveillant et moderne
• Régime d'assurances collectives et vie complète
• Formation continue à l'interne
• Événements d'entreprise
• Stationnement gratuit
• Et plus encore!

Type d'emploi

Temps plein, Permanent

Avantages

• Assurance Dentaire
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Stationnement sur place