3 offres pour "Adjoint.e de direction"

Description du poste

Faites rayonner une cause qui façonne l'avenir du Québec

Le Collectif petite enfance regroupe 22 partenaires et alliés nationaux qui rallient des milliers de personnes engagées en faveur des tout-petits et de leur famille. Acteur de référence et de plaidoyer en petite enfance au Québec, il mobilise les savoirs, les expertises et les expériences de ses membres afin d'influencer les politiques publiques, de faire progresser le débat public et de contribuer à faire de la petite enfance une priorité collective.

Par ses prises de position, ses activités de sensibilisation, ses actions de plaidoyer et ses collaborations stratégiques, le Collectif contribue à créer les conditions favorables au développement global et optimal des tout-petits, du début de la grossesse jusqu'à l'âge de 5 ans. Il agit pour que les décisions publiques, les pratiques et les environnements soutiennent pleinement leur développement, leur bien-être et leur avenir, dans une perspective d'équité.

Afin de soutenir et de consolider ses pratiques organisationnelles, le Collectif est à la recherche d'un.e Adjoint.e de direction

Vôtre rôle

Relevant de la direction générale, la personne titulaire du poste assure la coordination des activités administratives, soutient les instances de gouvernance et contribue à la mise en place de pratiques favorisant une gestion efficace et structurée. Dans un contexte d'incorporation récente, elle participe activement à la mise en place des processus administratifs et organisationnels soutenant le développement de l'organisation.

Soutien à la direction générale et à la gouvernance

• Agir comme bras droit de la direction générale en coordonnant les dossiers stratégiques, les rencontres et les suivis administratifs.
• Soutenir les activités du conseil d'administration en préparant la documentation, les procès-verbaux et le suivi des décisions.
• En collaboration avec l’équipe, contribuer à la coordination des projets transversaux et à la circulation de l'information entre les différentes parties prenantes.

Administration et coordination organisationnelle

• Assurer la coordination et le suivi des activités administratives, financières et RH en collaboration avec les partenaires externes (comptabilité, paie, assurances, fournisseurs, etc.).
• Effectuer les suivis administratifs, préparer la documentation requise et veiller à la conformité des dossiers, des contrats et des obligations organisationnelles.
• Coordonner les relations administratives avec les fournisseurs, partenaires et autres parties prenantes afin d'assurer la fluidité des opérations.

Organisation du travail et amélioration continue

• Développer, analyser et optimiser les processus, les outils de gestion et les pratiques administratives afin d'améliorer l'efficacité organisationnelle.
• Mettre en place des outils de suivi et des tableaux de bord facilitant la planification, les suivis et la prise de décision.
• Structurer les dossiers administratifs, assurer le respect des échéanciers et veiller à l'harmonisation des pratiques internes.

Profil

Profil recherché

• Formation collégiale ou universitaire en administration, gestion, bureautique, comptabilité ou dans un domaine connexe.
• Au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire en soutien à la direction, coordination administrative ou gestion des opérations administratives.
• Expérience en soutien à la gouvernance (conseil d'administration, préparation des rencontres, procès-verbaux, suivis des résolutions et gestion documentaire).
• Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit; bonne connaissance de l'anglais.
• Grande aisance avec les outils technologiques et excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint).
• Excellentes capacités d'organisation, de planification et de gestion des priorités dans un environnement où plusieurs dossiers évoluent simultanément.
• Expérience en coordination de fournisseurs, de partenaires externes ou de professionnels spécialisés (comptabilité, paie, technologies de l'information, etc.).
• Connaissance des principes de base en administration financière, en ressources humaines et en gouvernance d'OBNL constitue un atout.
• Intérêt marqué pour les enjeux sociaux et la mission du Collectif petite enfance.

Informations contractuelles

Pourquoi vous joindre au Collectif petite enfance?

• Contribuer à une mission porteuse ayant un impact concret sur les tout-petits et les familles du Québec.
• Participer à des projets qui influencent les réflexions, les pratiques et les politiques publiques.
• Évoluer dans un environnement collaboratif où les idées et l'initiative sont valorisées.
• Jouer un rôle stratégique au sein d'une organisation reconnue et mobilisatrice.

Conditions de travail et avantages

• Horaire de travail flexible avec possibilité de répartir les 35 heures de travail sur 4 jours.
• Travail principalement en télétravail, avec présence au bureau 1 à 2 jours par semaine.
• Assurances collectives et invalidité longue durée.
• 7 congés mobiles payés par années.
• 3 semaines de vacances dès l’embauche.
• 13 jours fériés.
• Congés des fêtes.
• Bureau dans un espace de coworking.

Requirements

Profil recherché

Formation collégiale ou universitaire en administration, gestion, bureautique, comptabilité ou dans un domaine connexe. Au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire en soutien à la direction, coordination administrative ou gestion des opérations administratives. Expérience en soutien à la gouvernance (conseil d'administration, préparation des rencontres, procès-verbaux, suivis des résolutions et gestion documentaire). Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit; bonne connaissance de l'anglais. Grande aisance avec les outils technologiques et excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint). Excellentes capacités d'organisation, de planification et de gestion des priorités dans un environnement où plusieurs dossiers évoluent simultanément. Expérience en coordination de fournisseurs, de partenaires externes ou de professionnels spécialisés (comptabilité, paie, technologies de l'information, etc.). Connaissance des principes de base en administration financière, en ressources humaines et en gouvernance d'OBNL constitue un atout. Intérêt marqué pour les enjeux sociaux et la mission du Collectif petite enfance.

Description du poste

Pulsar est à la recherche d’un ou une Adjoint de direction.

Nous façonnons la mobilité de demain.

Nous évoluons dans un milieu de travail collaboratif, sécuritaire, agile et passionnant.

Nous souhaitons que chacun ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels à notre succès. Nous nous traitons mutuellement avec équité et dignité, sans égard à la race, au genre, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect distinctif.

Si vous aimez les défis et évoluer dans un contexte quelquefois imprécis, où les attentes sont grandes et le travail ne manque pas, lisez ce qui suit!

Tâches et responsabilités

• Agir comme support administratif pour l’équipe;
• Participer à la gestion documentaire;
• Soutenir et organiser la logistique pour la préparation d'événements (rencontres trimestrielles et annuelles);
• Mettre à jour les répertoires de l’organisation et organigrammes;
• Préparer les demandes d’achat de fournitures de bureau et en gérer l’inventaire;
• Supporter les gestionnaires dans la création de demandes d’achats;
• Soutenir les gestionnaires dans la préparation de demande d'achats et dans la vérification de certaines factures;
• Supporter les membres de l’équipe dans la préparation des notes de frais;
• Coordonner et examiner les communications entrantes et sortantes en provenance/à destination du client;
• Rédiger et / ou préparer différents documents tels que les courriers électroniques, mémorandums, rapports, présentations, correspondance et supports de réunion;
• Créer / distribuer / traduire les ordres du jour, enregistrer, transcrire et distribuer les procès-verbaux de réunions;
• Préparer, mettre en page ou améliorer les documents, tableaux, présentations et rapports;
• Tenir à jour les tableaux de bord, la plateforme numérique et les documents afférents;
• Diriger les demandes entrantes vers les bonnes ressources internes et externes;
• Participer à l’amélioration continue des processus et à leur raffinement.

Qualifications

• Diplôme en administration, bureautique ou dans un domaine connexe (un atout);
• Expérience pertinente en soutien administratif ou en coordination administrative
• Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Grande rigueur et souci du détail dans la gestion documentaire et la préparation de documents;
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite;
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec différentes équipes;
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations confidentielles;
• Bon sens des priorités et capacité à gérer des échéanciers multiples;
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Esprit d’initiative et intérêt pour l’amélioration continue des processus.

Informations contractuelles

Ce que nous offrons

Avantages

• Assurance maladie;
• Assurance dentaire;
• Assurance invalidité;
• Assurance vie;
• Régime de retraite avec contribution de l’employeur;
• Jours de congé personnels et jours de vacances disponibles dès l’embauche;
• Accès au REM gratuitement;
• Possibilité de travail en mode hybride (selon les postes);
• Programme d’aide aux employés;
• Télémédecine;
• Stationnement sur place.

Description du poste

En tant qu'adjointe de direction, vous assisterez le PDG de MEDFAR, Elias Farah, ainsi que l'équipe de direction, afin de faciliter l'organisation de présentations, de réunions du conseil d'administration et d'autres événements, selon les besoins. Sous la responsabilité du PDG, vous participerez à la préparation, à la révision et à la mise en forme de documents et de présentations, dans le respect des délais fixés, dans le cadre d'initiatives stratégiques visant à favoriser la croissance de MEDFAR.

Mission

L’adjointe de direction se raooirtera au PDG et aura pour mission :

• Soutenir et assister le PDG

• Assister le PDG dans toutes ses tâches administratives, notamment la gestion de son agenda, la coordination des réunions, la rédaction d’e-mails et le maintien de la communication avec les parties prenantes internes et externes
• Coordonner les demandes d’organisation de déplacements du PDG et des autres cadres dirigeants
• Aider le PDG à gérer efficacement ses priorités, ses échéances et son temps, en veillant à une allocation efficace des ressources
• Participer au processus de préparation, de révision et de compilation de documents et de présentations (en français et en anglais).
• Gestion des dépenses : contrôler et gérer les notes de frais du PDG, en veillant au respect des politiques de l’entreprise et en approuvant les notes de frais des cadres supérieurs
• Organiser des points de contact quotidiens et hebdomadaires avec le PDG
• Gérer certaines affaires personnelles du PDG.

Assistance à la Chief of Staff

• Organiser des points de contact hebdomadaires avec la Chief of Staff
• Assister aux réunions hebdomadaires de la direction et/ou de l’équipe de gestion, et fournir les comptes-rendus de réunion et les listes d’actions à mener selon les besoins
• Participer à la planification et à l’organisation des lunchs d'affaires de l'équipe de direction, des réunions du conseil d’administration et des réunions stratégiques mensuelles et trimestrielles (y compris les repas, ainsi que le montage et le démontage des événements)
• Assurer le suivi auprès des différents collaborateurs en vue de la préparation des présentations
• Diriger et coordonner des projets spéciaux (par exemple, les locaux, les événements, les lacs à l'épaule)
• Organiser et conserver les informations confidentielles de l’entreprise, les dossiers des dirigeants et la documentation, en veillant à ce qu’ils soient facilement accessibles et consultables.

Assistance à l'équipe de direction

• Coordonner les demandes d’organisation de déplacements des membres de l’équipe de direction
• Participer au processus de préparation, de révision et de compilation de documents et de présentations (en français et en anglais).

Autres

• Collaborer avec les RH ou d’autres cadres sur des projets spécifiques (par exemple, événements d’entreprise, réunions générales)
• Gestion des locaux : gérer les fournitures de bureau, coordonner les commandes hebdomadaires de café, de lait et de collations pour le bureau, etc.
• Collaborer avec la direction de l’immeuble et d’autres fournisseurs pour veiller à ce que les locaux soient maintenus conformément aux normes (entretien général, etc.)

Lieu de travail et horaires

• Ce poste exige que l’adjointe de direction soit présent(e) au bureau tous les jours.
• Disponibilité en dehors des heures de travail normales en cas de besoin.

Qualifications

• Vous êtes titulaire d'un baccalauréat en administration, en communication ou dans un autre domaine connexe, ou vous justifiez d'une expérience équivalente ;
• Au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire ;
• Maîtrise des outils Microsoft et Google Suite ;
• Capacité à gérer des informations hautement confidentielles ;
• Discrétion, diplomatie, proactivité et rigueur avérées ;
• Solides compétences relationnelles ;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite (anglais et français).

Informations complémentaires

Rejoindre les rangs de MEDFAR, c’est travailler dans un environnement dynamique où la confiance, l’innovation, la qualité et le succès client guident nos journées. Chez MEDFAR, nous promouvons l’efficacité et l’excellence en santé en offrant le dossier médical électronique (DMÉ) le plus performant sur le marché.

• Une couverture d’assurance collective généreuse dès le premier jour d’embauche
• Vacances rémunérées entre Noël et le Nouvel An
• Une culture d’entreprise axée sur la transparence, la collaboration et l’innovation

Notre processus de recrutement :

• Entrevue avec un recruteur (30 à 45 minutes)
• Entrevue avec la Chief of Staff (60 minutes)
• Test/étude de cas (à réaliser chez soi)
• Entrevue avec le PDG (90 minutes)

Avec nos bureaux situés à travers le monde, la maîtrise du français et l'anglais est nécessaire chez MEDFAR. En raison du besoin de communiquer avec des collègues et/ou des clients d'autres provinces ou pays, le bilinguisme nous permet de communiquer dans les deux langues tout en favorisant l'utilisation du français.

Chez MEDFAR, nous valorisons la diversité, l’équité et l’inclusion au sein de notre équipe. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail où chaque individu se sent respecté et soutenu, quelle que soit son origine, son identité ou ses capacités. Dans le cadre de notre engagement envers un processus de recrutement équitable et inclusif, nous offrons des mesures d’accommodement aux candidats qui en font la demande. En cas de besoin lors de votre entrevue, faites-le-nous savoir afin que nous puissions vous offrir une expérience adaptée.

MEDFAR a souscrit volontairement à un programme d'accès à l'égalité en emploi (PAÉE). Les candidatures des femmes, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes autochtones et des personnes handicapées sont encouragées. En postulant, nous vous invitons à remplir cette section qui nous permet de mettre en oeuvre notre Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉÉ). L’auto-identification n’est pas obligatoire, mais peut vous permettre de bénéficier de mesures dans le cadre d’une embauche ou d’une promotion si vous possédez les compétences requises pour exercer l’emploi.

Pour mieux comprendre le processus d'auto-identification, vous pouvez consulter ce guide.