Employeur

VILLE DE SAINTE-MARGUERITE-DU-LAC-MASSON

Description de l'entreprise

Ville de Sainte-Marguerite-du-Lac-Masson

Description de l’offre d’emploi

Relevant du trésorier ou du directeur du service pour lequel il est affecté, le titulaire exécute diverses tâches administratives. Il peut travailler dans l’ensemble des services, à savoir la trésorerie, la direction générale, le greffe, l’urbanisme, et les travaux publics.

• Reçoit les appels téléphoniques, donne des renseignements d’ordre général ou relatifs aux services, prend et achemine les messages à qui de droit;
• Reçoit les citoyens, contribuables et professionnels, prend les renseignements, procède à l’ouverture des dossiers et les achemine à qui de droit; au besoin, fixe un rendez-vous, fournit des informations de base;
• Effectue des calculs, complète et soumet des formulaires, prépare des rapports statistiques;
• Ouvre et distribue le courrier;
• Classe, tient à jour et assure le suivi des différents dossiers et fichiers sous sa responsabilité;
• Remplit les mandats qui lui sont confiés pour remplacer ses collègues dont les tâches s’associent au secrétariat et à la comptabilité;
• Recherche, reçoit et colligé l’information nécessaire pour la rédaction de certains articles, de textes, d’allocations, de procès-verbaux;
• Résume des articles, des textes, etc.;
• Rédige la correspondance et prépare différents rapports, procès-verbaux, tableaux ou autres documents relatifs au service et soumet ces documents pour signature;
• Tiens à jour le système de classement et assure le suivi des différents dossiers et fichiers en fonction de la mise à jour du calendrier de conservation;
• Effectue toutes autres tâches connexes que peut lui confier son supérieur.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Compétences

Capacité d’adaptation

Langues

• Français parlé - Moyen
• Français écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

32 heures

Expérience

1 à 6 mois

Durée d'emploi

Occasionnel

Employeur

Phaneuf et associés, avocats

Description de l’offre d’emploi

Principales responsabilités

• Effectuer l'ouverture de dossiers et la gestion des conflits d'intérêts;
• Effectuer le suivi des dossiers et assister l'avocate dans la préparation des procédures;
• Faire la rédaction de projets de lettre, de projets de demande, d'avis de communication, des endos et de citations à comparaître ainsi que de conventions;
• Assurer le suivi et la mise à jour des différents dossiers (communication avec les clients, prise de rendez-vous, gestion de l'agenda);
• Établir et tenir à jour des systèmes de classement selon les principes établis pour la gestion des documents, des actes de procédures et la sécurité/confidentialité des documents;
• Réviser tous les documents et les lettres à envoyer afin de s'assurer qu'ils sont conformes sur les plans linguistique et juridique relativement au vocabulaire et aux règles spécifiques du domaine;
• Exécuter d'autres tâches générales de bureau et d'administration telles que la facturation, les suivis de paiements, confection de tableaux Excel, etc.;

Qualités personnelles

• Courtoisie et discrétion;
• Capacité à travailler sous pression et avec efficacité;
• sens de l'organisation, de l'initiative et des priorités;
• Esprit d'équipe;

Exigences

• DEP en secrétariat + ASP en secrétariat juridique et 2 à 3 années d'expérience pertinente;
• Connaissance du logiciel MS Word, Outlook et Excel;
• Connaissance du logiciel de gestion de dossiers Juris Evolution (atout);
• Connaissance des moteurs de recherches CAIJ, CANLII et SOQUIJ;
• Posséder d'excellentes compétences rédactionnelles et communicationnelles en français;
• Bilinguisme (atout);

Statut de l'emploi

À partir de maintenant: Permanent

Horaire de travail

Poste temps plein 35h à 40h/semaine, 5 jours semaines;

Rémunération

Salaire de base 25,47$, à discuter selon expérience;

Notes additionnelles

Assurances collectives, stationnement, équipe professionnelle, travail d'équipe valorisé.

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent