Employeur

Cégep de l'Abitibi-Témiscamingue

Description de l'entreprise

Institution d'enseignement supérieur.

Description de l’offre d’emploi

Principales fonctions

Le rôle principal et habituel de cette personne consiste à assurer le soutien administratif en lien avec les activités du service, notamment le programme d’alternance travail-étude (ATE) et le service de placement offerts aux étudiantes et étudiants, les activités sportives et le soutien à la direction.

Plus particulièrement, les principales fonctions sont :

• Accueillir les étudiantes et étudiants, membres du personnel et autres partenaires qui se présentent à la direction du Service ;
• Renseigner les étudiantes et étudiants, les entreprises et la communauté sur le processus de l’ATE (alternance travail/étude), le service de placement et collaborer à son suivi administratif ;
• Compléter les dossiers des étudiantes et étudiants et des entreprises participantes au programme ATE selon les exigences du ministère et les besoins du service ;
• Effectuer les tâches de secrétariat et les opérations comptables du service de l’ATE, du placement et de la direction du Service ;
• Gérer l’agenda des personnes qu’elle assiste, organiser les réunions en assurant un soutien administratif à l’équipe de gestion du service en lien avec la planification des rencontres, préparation des dossiers et activités courantes ;
• Procéder à des opérations comptables simples : demandes d’achat, facturation, contrôle des paiements, comptes de dépenses, décomptes de petites caisses et des dépôts ;
• Collaborer, au besoin, à l’organisation d’activités et d’évènements en lien avec le service des sports tels que les compétitions à domicile des équipes Astrelles et Gaillards et autres activités sportives intramurales ;
• Collaborer au soutien administratif lié aux activités du service des sports et collaborer lorsque requis au soutien administratif du service de la vie étudiante ;
• Collaborer à l’organisation d’activités évènementielles connexes au service des affaires étudiantes (galas, remise des diplômes, compétition, speed-jobbing, etc.) ;
• Être responsable de l’inventaire du matériel administratif (papeterie) utilisé par l’équipe ;
• Au besoin, effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, ou un DEP dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Exigences particulières

• Démontrer un excellent sens de la planification et de l’organisation ;
• Avoir une attitude accueillante et offrir un bon sens du service à la clientèle ;
• Maîtriser les outils de la suite Microsoft Office et Office 365 ;
• Avoir une très bonne maîtrise du français écrit. Un test pratique validera les connaissances.

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Employeur

Cégep de l'Abitibi-Témiscamingue

Description de l'entreprise

Institution d'enseignement supérieur.

Description de l’offre d’emploi

Principales fonctions

Conformément au plan de classification du personnel de soutien, le rôle principal et habituel de cette personne consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe, selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de développement pédagogique.

Plus particulièrement, cette personne effectue les fonctions suivantes :

• Effectuer des travaux de secrétariat et de soutien administratif auprès de la direction adjointe et de l’équipe de conseillers pédagogiques ;
• Assurer le soutien administratif relatif à la mise en application des politiques relatives au développement pédagogique, notamment la Politique institutionnelle de probation des nouveaux enseignants (PIPNE) et la Politique d’appréciation et valorisation des enseignements (PAVE) ;
• Planifier la séquence des envois de questionnaires au personnel enseignant concerné, aux étudiantes et étudiants, effectuer les envois le moment venu, en faire le suivi et, si nécessaire, la relance ;
• Générer les rapports en lien avec les résultats des questionnaires et les faire parvenir aux personnes concernées ;
• Assurer le traitement et le suivi des correspondances ;
• Assurer la logistique des activités liées aux congés pédagogiques ;
• Concevoir les grilles de programme sur Excel et logigrammes sur Visio ;
• Effectuer les suivis et classements des opérations massives de collecte de données (ex. : plans de cours) ;
• Effectuer la mise en page, la mise en forme et la diffusion de divers documents ;
• Effectuer la révision linguistique des documents produits par la direction des études en volet développement pédagogique ;
• Créer divers outils de planification et d’organisation pour les activités relevant du développement pédagogique ;
• Soutenir l’organisation des réunions (réservation, préparation des documents, convocation, etc.) ;
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Qualifications

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat et posséder au moins une (1) année d’expérience pertinente.

Exigences particulières :

• Posséder une maîtrise avancée des outils de la suite Microsoft Office et Office 365 ;
• Avoir une excellente maîtrise du français écrit. Un test pratique vérifiera les connaissances ;
• Faire preuve d’une grande capacité d’adaptation, d’autonomie, d’initiative et de rigueur ;
• Avoir le souci de la qualité des documents préparés et du respect de la confidentialité ;
• Avoir de l’entregent et offrir un bon sens du service à la clientèle.

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent