6 offres pour "Adjoint.e de direction"

Description du poste

Une carrière en tant qu'adjoint.e de direction dans le groupe des Comptes Nationaux à la Banque Nationale, c’est agir à titre de partenaire essentiel pour un vice-président et ses équipes. Cet emploi te permet d’avoir un impact positif grâce à ton organisation, ta rigueur et ton expertise en gestion administrative.

Ton emploi

• Gérer de façon proactive et optimiser des calendriers de direction complexes, en coordonnant les priorités et les échéanciers auprès de multiples parties prenantes.
• Soutenir les réunions de leadership et les comités en préparant les ordres du jour, les présentations, les communications d’affaires, la documentation de réunion et les suivis nécessaires afin d’assurer une exécution fluide et une mobilisation efficace des parties prenantes.
• Coordonner les déplacements d’affaires et les principaux aspects logistiques afin d’offrir une expérience sans faille.
• Gérer les rapports de dépenses, les approbations, les factures et le suivi budgétaire tout en assurant l’exactitude des dossiers financiers, la conformité des processus administratifs et la tenue rigoureuse de la documentation.
• Agir comme personne-ressource clé entre les membres de la haute direction et les partenaires internes et externes, en favorisant une collaboration efficace.
• Coordonner l’accueil et l’intégration des nouveaux employés, les départs ainsi que les demandes internes (accès TI, outils, rapports), tout en traitant les renseignements confidentiels avec discrétion.
• Soutenir la planification et la réalisation d’événements d’envergure, d’activités clients et d’initiatives stratégiques.

Ton équipe

Ce poste se situe au sein des Comptes Nationaux, offrant une vision transversale sur tout le secteur. L'équipe se distingue par une ambiance conviviale, un esprit d’entraide et une collaboration étroite pour produire des résultats de qualité.

La Banque valorise le développement continu et la mobilité interne. Nos programmes de formation personnalisés, basés sur l’apprentissage par l’action, te permettent de maîtriser ton métier et d’explorer de nouveaux champs d’expertise pour t’appuyer dans ton développement.

Exigences

Prérequis

• Diplôme d’études postsecondaires complété et plus de 3 ans d’expérience comme adjoint.e de direction ou dans un rôle administratif sénior.
• Capacité à gérer de façon autonome des priorités à volume et à complexité élevés.
• Excellente maîtrise des outils Microsoft 365 (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams).
• Excellentes compétences organisationnelles, de communication et de priorisation.
• Sens aigu de la discrétion, du jugement et du professionnalisme.
• Capacité démontrée à développer des relations et à collaborer efficacement.

Ce que nous offrons

Tes avantages

En plus d’une rémunération concurrentielle, nous te proposons, dès ton embauche, une foule d’avantages flexibles pour favoriser ton bien-être et celui de ta famille, notamment :

• Programme santé et bien-être incluant de nombreuses options
• Assurance collective flexible
• Régime de retraite généreux
• Régime d’acquisition d’actions
• Programme d’aide aux employé·e·s et à leur famille
• Services bancaires préférentiels
• Implication dans des initiatives communautaires
• Service de télémédecine
• Clinique virtuelle d’amélioration du sommeil

Nous proposons une offre évolutive à l’affût des tendances, de tes besoins et de ceux de tes proches.

Nos environnements de travail dynamiques et nos outils de collaboration modernes favorisent une expérience employé·e agréable. Nous accordons une grande place aux idées des membres de notre personnel. Que ce soit par nos sondages, ou encore par l’entremise de nos programmes, le dialogue en continu et la rétroaction sont encouragés.

L'audace d'agir dans un environnement humain

Nous sommes une banque à taille humaine qui se démarque par son audace, sa culture entrepreneuriale et sa passion pour les gens. Nous existons pour avoir un impact positif dans la vie des gens. Nos valeurs fondamentales de complicité, d’agilité et de pouvoir d’agir sont nos sources d’inspiration. L’inclusion est au cœur de nos engagements. Nous visons, autant que possible, à offrir un milieu de travail sans obstacle et accessible à l’ensemble des employé·e·s.

Nous souhaitons procurer, dans la mesure des moyens dont nous disposons, des mesures d’accessibilité lors du processus de recrutement. Si tu as besoin d'accommodement, n’hésite pas à nous en faire part lors de tes premiers échanges avec nous. Nous accueillons les candidates et candidats de tous horizons et nous aimerions savoir ce que tu peux ajouter à notre équipe.

Joins-toi à nous!

Vous aimez jongler avec les priorités, orchestrer des agendas complexes et être au cœur de l'action? Les Éleveurs de porcs du Québec sont à la recherche d'un.e adjoint.e de direction pour soutenir le service des opérations de la mise en marché. Ce poste clé assure le lien entre le directeur principal, le directeur du service, la coordonnatrice et l'ensemble de l'équipe — un rôle où vous êtes la pierre angulaire du bon fonctionnement administratif du service et dans lequel votre sens de l'organisation et votre rigueur font vraiment la différence au quotidien.

Votre rôle :

• Coordonner la logistique des déplacements et des réunions (comptes de dépenses, feuilles de présence, réservations);
• Rédiger, réviser et mettre en page correspondances, comptes rendus et documents variés;
• Créer et maintenir à jour des tableaux Excel et des présentations PowerPoint;
• Préparer et organiser les réunions (ordres du jour, documents de référence, convocations);
• Assister à diverses réunions et comités, rédiger les procès-verbaux et assurer les suivis;
• Veiller au suivi des décisions, échéanciers et approbations découlant des réunions;
• Contribuer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux employés du service;
• Soutenir l'équipe lors de l'organisation d'événements (assemblées, Forum, Porc Show, etc.);
• Veiller au respect des règles de gouvernance entourant les dossiers des comités de mise en marché.

Votre profil :

• DEC en administration, en bureautique juridique ou dans un domaine connexe;
• De 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle similaire;
• Maîtrise parfaite de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Connaissance en rédaction de procès-verbaux et de comptes rendus;
• Approche méthodologique, structure et un souci marqué du détail;
• Capacité de gérer plusieurs dossiers de front tout en respectant les échéanciers;
• Excellent sens de l'organisation, de la planification et des priorités;
• Aisance naturelle en communication interpersonnelle, avec tact et diplomatie;
• Bonne capacité d'adaptation devant les imprévus.
• Connaissance fonctionnelle de l'anglais (lecture et communication de base) est requise pour la logistique des déplacements à l’extérieur de la province;
• Connaissance du milieu agricole ou porcin constitue un atout apprécié, mais non essentiel.

Conditions de travail :

• Une rémunération globale concurrentielle incluant un régime de retraite hybride (cotisations déterminées et prestations déterminées), un programme d’assurance collectives;
• Des mesures facilitant la conciliation travail vie-personnelle, une banque de congés divers, horaire de 35 heures par semaine, télétravail en formule hybride;
• Un programme de développement professionnel et de formation;
• Des pratiques basées sur le bien-être (activités sociales, sportives, programme d’aide aux employés);
• Une atmosphère de travail conviviale et une équipe de gens passionnés.

Caractéristiques du poste :

• Poste permanent à temps plein (35 h/semaine);
• Classe salariale : 4
• Syndiqué

Veuillez noter que le processus de sélection pourrait comprendre un (ou des) test(s) en complément de l’entrevue.

Candidature : Déposez votre candidature via Secrétaire-inc.

Nous offrons des chances d’emploi égales à tous. L’équité, la diversité et l’inclusion sont des sources précieuses de fierté, de richesse et font partie des valeurs de notre organisation. C’est pourquoi, nous nous engageons à créer et à maintenir un environnement de travail inclusif pour tous et toutes. Nous nous assurons que chaque personne se sente respectée et valorisée afin qu’elle puisse atteindre son plein potentiel. Nous sommes enthousiastes à l’idée de découvrir toutes les qualités uniques qui te définissent! Pour en savoir davantage sur notre engagement en matière d’équité, de diversité et d’inclusion, clique ici.

Description du poste

• Gérer l'agenda, coordonner les rendez-vous, filtrer les courriels et assurer les suivis requis;
• Anticiper les besoins de la direction en préparant les dossiers, rencontres, présentations et en assurant les suivis des demandes proactivement ;
• Assurer la confidentialité des informations et documents traités ;
• Représenter la direction avec professionnalisme auprès de différentes parties prenantes internes et externes ;
• Rédiger, réviser et adapter des communications, présentations, comptes rendus et correspondances en français et en anglais au nom de la direction ;
• Gérer un volume important de demandes administratives en évaluant les priorités et en assurant le respect des échéances ;
• Veiller à ce qu’aucun détail ne soit oublié en assurant une gestion rigoureuse des calendriers, des réunions, des échéanciers, des renouvellements contractuels, des obligations réglementaires et des suivis organisationnels ;
• Coordonner les déplacements professionnels, les réservations pour les voyages d’affaires lorsque requis ;
• Effectuer des tâches administratives générales telles que le classement, la numérisation, l’archivage et la gestion documentaire, etc.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, administration ou dans un domaine pertinent ;
• 5 à 8 ans d’expérience dans un rôle similaire ;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) ;
• Grand intérêt pour l’utilisation d’agents IA (Copilot, Claude, etc.) ;
• Capacité à saisir rapidement les priorités, à faire preuve de discernement et à s’adapter naturellement aux besoins de la direction ;
• Sens élevé de l’organisation dans un environnement dynamique ;
• Grande autonomie, débrouillardise, initiative et professionnalisme ;
• Discrétion exemplaire et capacité à traiter des informations confidentielles ;
• Présence professionnelle, attitude positive et souci du travail bien fait ;
• Maîtrise de l’anglais (parlé et écrit), niveau avancé. La personne qui occupera le poste aura à communiquer avec nos partenaires internes et externes anglophones à l’extérieur du Québec de manière régulière.

Informations complémentaires

• Profite d’assurances collectives complètes selon tes besoins et d’un régime de retraite collectif (selon le poste) ;
• Bénéficie de rabais sur les services Vidéotron allant jusqu’à 80% ainsi qu’auprès de nos partenaires ;
• Tire profit de l’horaire 4 saisons et répartis tes heures sur 4.5 jours (selon les besoins opérationnels) ;
• Ressource-toi en faisant l’achat d’un maximum de 2 semaines de vacances supplémentaires ;
• Favorise ta santé grâce au programme mieux-être qui valorise la santé physique, psychologique, financière et sociale ;
• Adopte de saines habitudes de vie en profitant d’un accès gratuit à la salle d’entraînement lors de tes visites au bureau ;
• Bénéficie en tout temps du programme d’aide aux employé·es pour toi et ta famille, incluant la télémédecine ;
• Participe à des projets qui ont de l’impact et relève des défis qui te permettront de te dépasser ;
• Développe ton plein potentiel et imagine tout ce que tu peux devenir au sein de la famille Québecor par le biais de nos diverses opportunités de carrière ;
• Saisis l’occasion de collaborer au succès d’une entreprise qui partage tes valeurs en soutenant entre autres près de 400 organismes !

Consulte notre rapport d'activité pour avoir un aperçu des projets auxquels tu pourrais contribuer !

Nous valorisons ton unicité !

Nous nous engageons à créer et à maintenir un milieu de travail accessible, équitable et inclusif afin de représenter la diversité au sein de la collectivité dans laquelle l’entreprise évolue. Nous nous assurons d’offrir un environnement de travail où chaque personne est valorisée et respectée pour ce qu’elle est lui permettant ainsi d’atteindre son plein potentiel. Nous avons hâte de découvrir toutes les facettes qui font de toi une personne unique !

Nous avons à cœur d’offrir des mesures d’accessibilité aux personnes qui en feront la demande. Si tu as besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus, n’hésite pas à nous en faire part lors de tes premiers échanges avec nous.

Détails de l'emploi

• Durée de l'emploi: Permanent
• Langue de travail: Bilingue
• Heures de travail: 40 heures par semaine
• Education: Certificat ou diplôme
• Expérience: 1 an à moins de 2 ans

Milieu de travail

• Bureau général

Description du poste

• Compiler des données pour préparer des documents
• Établir et coordonner les politiques et procédures administratives
• Préparer des rapports et d'autres documents pour examen et présentation aux comités exécutifs et aux conseils d'administration
• Analyser les notes de services, les mémoires et les rapports reçus et envoyé
• Rédiger des exposés et des rapports et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents
• Préparer l'ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions des comités, des conseils d'administration et autres
• Effectuer des recherches
• Assurer une liaison avec les cadres supérieurs du ministère ou de l'entreprise et autres organismes ou associations
• Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les opérations journalières
• Fournir le service à la clientèle
• Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
• Préparer les factures, rapports, mémorandum, lettres, rapports financiers et voir à l'administration de contrats et autres documents
• Gérer des événements
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• Logiciel de comptabilité

Domaine d'expérience de travail

• Ressources humaines
• Administration des affaires et gestion
• Finance

Domaine de spécialisation

• Comptabilité

Conditions de travail et capacités physiques

• Travail sous pression
• Souci du détail

Qualités personnelles

• Précis
• Sens des responsabilités
• Relations interpersonnelles efficaces
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Esprit d'initiative
• Sens de l'organisation
• Fiable
• Esprit d'équipe
• Assidu
• Capacité d'apprendre rapidement
• Proactif

Questions de sélection

• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?
• Avez-vous les compétences linguistiques requises, comme précisé dans l'offre d'emploi (français ou anglais)?

Options de conditions d'emploi

• Horaire flexible

Avantages santé

• Régime de soins dentaires
• Prestations d'invalidité
• Régime de soins de santé
• Protection pour services paramédicaux

Avantages à long terme

• Assurance de soins de longue durée

Autres avantages

• Congés rémunérés (journées personnelles ou de bénévolat)

Soutien pour les personnes handicapées

• Participe à une initiative ou à un programme gouvernemental ou communautaire d'aide aux personnes handicapées

Description du poste

Description de l’offre d’emploi

DESCRIPTION DE TÂCHES ET QUALIFICATIONS – ADJOINT À LA DIRECTION
Titre du poste : Adjoint à la direction
Supérieur immédiat : Directeur général

L’adjoint à la direction soutient la direction générale en assurant la coordination des activités administratives et opérationnelles de l’organisme.

Description de tâches

• Gérer les communications et les demandes administratives;
• Assurer la gestion des dossiers, des contrats et des documents administratifs;
• Organiser et mettre à jour les archives physiques et électroniques, y compris les documents confidentiels et les contrats;
• Offrir un soutien administratif et opérationnel à la direction;
• Coordonner et gérer les réservations, les tournages, les visites et les événements;
• Superviser les contrats de locataires, en assurant leur préparation, leur suivi et leur renouvellement;
• Effectuer le suivi des opérations financières, notamment la facturation, les dépôts, les paiements et les remboursements, y compris le traitement des demandes de remboursement des employés;
• Effectuer l’entrée des factures fournisseurs et clients dans Sage et préparer les paiements via AccèsD;
• Assurer le suivi et effectuer les relances concernant les paiements en retard;
• Préparer les feuilles de temps et gérer les paies via EmployeurD;
• Gérer les dossiers du personnel, incluant les congés, absences et mises à jour des informations;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications

Qualifications requises

Formation

• Diplôme d’études collégiales ou formation universitaire en administration, bureautique, gestion ou comptabilité.

Expérience

• 3 à 5 ans d’expérience en soutien exécutif et administration;
• Expérience en gestion administrative, suivi financier, facturation, paiements, paie et gestion de dossiers;
• Connaissance technique : maîtrise avancée de la suite Microsoft 365;
• Excellent français;

Qualités et aptitudes

• Disponibilité; Initiative; Entregent; Autonomie; Capacité d’adaptation; Honnêteté; Respect; Discrétion; Confidentialité; Capacité de discernement; Habileté en travail d’équipe; Bon sens d’organisation; Rigueur; Gestion du stress.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Administration des affaires

Expérience

3 à 5 ans

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Description du poste

En tant qu'adjointe de direction, vous assisterez le PDG de MEDFAR, Elias Farah, ainsi que l'équipe de direction, afin de faciliter l'organisation de présentations, de réunions du conseil d'administration et d'autres événements, selon les besoins. Sous la responsabilité du PDG, vous participerez à la préparation, à la révision et à la mise en forme de documents et de présentations, dans le respect des délais fixés, dans le cadre d'initiatives stratégiques visant à favoriser la croissance de MEDFAR.

Mission

L’adjointe de direction se raooirtera au PDG et aura pour mission :

• Soutenir et assister le PDG

• Assister le PDG dans toutes ses tâches administratives, notamment la gestion de son agenda, la coordination des réunions, la rédaction d’e-mails et le maintien de la communication avec les parties prenantes internes et externes
• Coordonner les demandes d’organisation de déplacements du PDG et des autres cadres dirigeants
• Aider le PDG à gérer efficacement ses priorités, ses échéances et son temps, en veillant à une allocation efficace des ressources
• Participer au processus de préparation, de révision et de compilation de documents et de présentations (en français et en anglais).
• Gestion des dépenses : contrôler et gérer les notes de frais du PDG, en veillant au respect des politiques de l’entreprise et en approuvant les notes de frais des cadres supérieurs
• Organiser des points de contact quotidiens et hebdomadaires avec le PDG
• Gérer certaines affaires personnelles du PDG.

Assistance à la Chief of Staff

• Organiser des points de contact hebdomadaires avec la Chief of Staff
• Assister aux réunions hebdomadaires de la direction et/ou de l’équipe de gestion, et fournir les comptes-rendus de réunion et les listes d’actions à mener selon les besoins
• Participer à la planification et à l’organisation des lunchs d'affaires de l'équipe de direction, des réunions du conseil d’administration et des réunions stratégiques mensuelles et trimestrielles (y compris les repas, ainsi que le montage et le démontage des événements)
• Assurer le suivi auprès des différents collaborateurs en vue de la préparation des présentations
• Diriger et coordonner des projets spéciaux (par exemple, les locaux, les événements, les lacs à l'épaule)
• Organiser et conserver les informations confidentielles de l’entreprise, les dossiers des dirigeants et la documentation, en veillant à ce qu’ils soient facilement accessibles et consultables.

Assistance à l'équipe de direction

• Coordonner les demandes d’organisation de déplacements des membres de l’équipe de direction
• Participer au processus de préparation, de révision et de compilation de documents et de présentations (en français et en anglais).

Autres

• Collaborer avec les RH ou d’autres cadres sur des projets spécifiques (par exemple, événements d’entreprise, réunions générales)
• Gestion des locaux : gérer les fournitures de bureau, coordonner les commandes hebdomadaires de café, de lait et de collations pour le bureau, etc.
• Collaborer avec la direction de l’immeuble et d’autres fournisseurs pour veiller à ce que les locaux soient maintenus conformément aux normes (entretien général, etc.)

Lieu de travail et horaires

• Ce poste exige que l’adjointe de direction soit présent(e) au bureau tous les jours.
• Disponibilité en dehors des heures de travail normales en cas de besoin.

Qualifications

• Vous êtes titulaire d'un baccalauréat en administration, en communication ou dans un autre domaine connexe, ou vous justifiez d'une expérience équivalente ;
• Au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire ;
• Maîtrise des outils Microsoft et Google Suite ;
• Capacité à gérer des informations hautement confidentielles ;
• Discrétion, diplomatie, proactivité et rigueur avérées ;
• Solides compétences relationnelles ;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite (anglais et français).

Informations complémentaires

Rejoindre les rangs de MEDFAR, c’est travailler dans un environnement dynamique où la confiance, l’innovation, la qualité et le succès client guident nos journées. Chez MEDFAR, nous promouvons l’efficacité et l’excellence en santé en offrant le dossier médical électronique (DMÉ) le plus performant sur le marché.

• Une couverture d’assurance collective généreuse dès le premier jour d’embauche
• Vacances rémunérées entre Noël et le Nouvel An
• Une culture d’entreprise axée sur la transparence, la collaboration et l’innovation

Notre processus de recrutement :

• Entrevue avec un recruteur (30 à 45 minutes)
• Entrevue avec la Chief of Staff (60 minutes)
• Test/étude de cas (à réaliser chez soi)
• Entrevue avec le PDG (90 minutes)

Avec nos bureaux situés à travers le monde, la maîtrise du français et l'anglais est nécessaire chez MEDFAR. En raison du besoin de communiquer avec des collègues et/ou des clients d'autres provinces ou pays, le bilinguisme nous permet de communiquer dans les deux langues tout en favorisant l'utilisation du français.

Chez MEDFAR, nous valorisons la diversité, l’équité et l’inclusion au sein de notre équipe. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail où chaque individu se sent respecté et soutenu, quelle que soit son origine, son identité ou ses capacités. Dans le cadre de notre engagement envers un processus de recrutement équitable et inclusif, nous offrons des mesures d’accommodement aux candidats qui en font la demande. En cas de besoin lors de votre entrevue, faites-le-nous savoir afin que nous puissions vous offrir une expérience adaptée.

MEDFAR a souscrit volontairement à un programme d'accès à l'égalité en emploi (PAÉE). Les candidatures des femmes, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes autochtones et des personnes handicapées sont encouragées. En postulant, nous vous invitons à remplir cette section qui nous permet de mettre en oeuvre notre Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉÉ). L’auto-identification n’est pas obligatoire, mais peut vous permettre de bénéficier de mesures dans le cadre d’une embauche ou d’une promotion si vous possédez les compétences requises pour exercer l’emploi.

Pour mieux comprendre le processus d'auto-identification, vous pouvez consulter ce guide.