144 offres pour "Adjoint.e exécutif.ve" à Saint-Hyacinthe

Conditions

• Durée de l'emploi: Permanent
• Langue de travail: Français
• Heures de travail: 34,5 heures par semaine
• Education: Certificat ou diplôme d'un collège, d'un cégep ou d'un autre établissement d'enseignement non universitaire d'un programme d'une durée de 1 an à 2 ans
• Expérience: 3 ans à moins de 5 ans

Tâches

• Compiler des données pour préparer des documents
• Établir et coordonner les politiques et procédures administratives
• Préparer des rapports et d'autres documents pour examen et présentation aux comités exécutifs et aux conseils d'administration
• Analyser les notes de services, les mémoires et les rapports reçus et envoyé
• Rédiger des exposés et des rapports et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents
• Préparer l'ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions des comités, des conseils d'administration et autres
• Effectuer des recherches
• Rencontrer des personnes ou groupes d'intérêts spéciaux et d'autres personnes pour déterminer les problèmes et évaluer et recommander des plans d'action basé sur les réunions
• Assurer une liaison avec les cadres supérieurs du ministère ou de l'entreprise et autres organismes ou associations
• Diriger des groupes ou leur donner des instructions
• Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les opérations journalières
• Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
• Préparer les factures, rapports, mémorandum, lettres, rapports financiers et voir à l'administration de contrats et autres documents
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Gestion de projets
• Négocier les offres des fournisseurs

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• SharePoint
• MS PowerPoint
• MS Excel
• MS Office
• MS Outlook
• MS Word

Domaine d'expérience de travail

• Coordination de projet
• Administration des affaires et gestion
• Tableaux, graphiques et diagrammes
• Mise en œuvre de projets

Domaine de spécialisation

• Gestion immobilière

Information de transport et de voyage

• Possède un moyen de transport

Conditions de travail et capacités physiques

• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Souci du détail
• Volume de travail élevé

Qualités personnelles

• Précis
• Sens des responsabilités
• Relations interpersonnelles efficaces
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Esprit d'initiative
• Sens de l'organisation
• Fiable
• Esprit d'équipe
• Assidu
• Capacité d'apprendre rapidement
• Proactif

Questions de sélection

• Êtes-vous autorisé à travailler au Canada?
• Êtes-vous actuellement étudiant(e)?
• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?
• Habitez-vous près du lieu de travail?
• Avez-vous les compétences linguistiques requises, comme précisé dans l'offre d'emploi?

Autre

• Utilisation de l'intelligence artificielle

Avantages santé

• Prestations d'invalidité

Autres avantages

• Stationnement gratuit disponible
• Stationnement disponible
• Programme de mieux-être

Renseignements sur l’emploi

• Work Term: Permanent
• Work Language: French
• Hours: 35 heures par semaine
• Education:
• Experience:

Études

• Baccalauréat

Milieu de travail

• Milieu urbain
• Associations et organismes sans but lucratif
• Centre d'hébergement

Description du poste

• Compiler des données pour préparer des documents
• Établir et coordonner les politiques et procédures administratives
• Préparer des rapports et d'autres documents pour examen et présentation aux comités exécutifs et aux conseils d'administration
• Analyser les notes de services, les mémoires et les rapports reçus et envoyé
• Préparer l'ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions des comités, des conseils d'administration et autres
• Effectuer des recherches
• Assurer une liaison avec les cadres supérieurs du ministère ou de l'entreprise et autres organismes ou associations
• Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les opérations journalières
• Fournir le service à la clientèle
• Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
• Préparer les factures, rapports, mémorandum, lettres, rapports financiers et voir à l'administration de contrats et autres documents
• Gérer des événements
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Appliquer la procédure de contrôle de la qualité
• Tenir des registres de production et de qualité
• Effectuer un contrôle de la qualité

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• SharePoint
• MS PowerPoint
• MS Excel
• MS Office
• MS Outlook
• MS Word

Politiques et programmes

• Dépendance ou abus de substance

Expérience

• 3 ans à moins de 5 ans

Domaine d’expérience de travail

• Assurance ou contrôle de la qualité

Domaine de spécialisation

• Amélioration de la qualité

Questions de sélection

• Êtes-vous autorisé à travailler au Canada?
• Seriez-vous disposé à déménager pour ce poste?
• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?
• Habitez-vous près du lieu de travail?
• Avez-vous les compétences linguistiques requises, comme précisé dans l'offre d'emploi?

Avantages santé

• Régime de soins dentaires
• Prestations d'invalidité
• Régime de soins de santé
• Protection pour services paramédicaux
• Prestations des soins de la vue

Avantages financiers

• Assurance de groupe
• Assurance-vie

Avantages à long terme

• Assurance de soins de longue durée

Autres avantages

• Congés rémunérés (journées personnelles ou de bénévolat)
• Occasions de développement de l'esprit d'équipe
• Assurance voyage
• Programme de mieux-être

Description du poste

Enchantée, je me présente Yasmine, de chez Harry Hope Canada, je recrute actuellement pour un poste permanent d'assistant(e) exécutive.

La personne en poste assiste étroitement les Associés et le comité dans la gestion quotidienne des activités du bureau. Elle joue un rôle clé dans l’organisation, la planification et le suivi administratif.

Responsabilités principales

• Support administratif aux Associés : gestion d’agendas, coordination des déplacements, traitement des courriels, gestion des dépenses.
• Organisation et logistique : préparation de réunions et comités, suivi avec les participants, rédaction d’ordres du jour et comptes rendus.
• Gestion documentaire : classement, numérisation, conformité et mise en page des documents (Word, Excel, PowerPoint, Adobe).
• Facturation : saisie, vérification et suivi des données de facturation.
• Communication et coordination : échanges avec les clients, partenaires et collaborateurs.
• Participation active à la vie du bureau : projets spéciaux, organisation d’événements, soutien aux opérations générales.

Profil recherché

• DEC en administration ou dans un domaine pertinent.
• Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Expérience en cabinet comptable ou professionnel considérée comme un atout.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et de gestion documentaire (Adobe).

Ce que nous offrons

• Salaire concurrentiel, établi selon l’expérience.
• Révision salariale annuelle.
• Assurance collective.
• Accès à des programmes de formation continue et de développement professionnel.

Au plaisir de vous lire prochainement,

Description du poste

En collaboration avec le Vice‑président, Marketing et Loyauté, la personne titulaire du poste joue un rôle clé de soutien exécutif, administratif et organisationnel. Elle contribue activement à la fluidité des opérations, à la structuration des priorités et à l’efficacité de la prise de décision dans un environnement exécutif complexe et en constante évolution.

Responsabilités

• Assurer un soutien administratif de haut niveau auprès du Vice‑président, Marketing et Loyauté.
• Gérer des agendas complexes, évolutifs et non linéaires.
• Préparer des documents exécutifs, présentations, comptes rendus et suivis.
• Soutenir les rencontres de direction et les comités de gouvernance.
• Anticiper les priorités, besoins et enjeux, et proposer des actions concrètes.
• Agir comme personne‑ressource entre les équipes Marketing, Ventes, Distribution, CRM, Finances et la direction.
• Assurer un suivi rigoureux des actions, décisions et échéanciers.
• Gérer des informations stratégiques et confidentielles avec discrétion et jugement.
• Poser les bonnes questions et alerter de façon constructive lorsque requis.
• Effectuer toute autre tâche connexe liée au rôle.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou formation pertinente équivalente.
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience en soutien exécutif, idéalement auprès de la haute direction.
• Expérience dans un environnement complexe, matriciel ou en transformation.
• Excellentes compétences organisationnelles, sens des priorités et jugement professionnel.
• Approche proactive, rigoureuse et orientée solutions.
• Excellente maîtrise des outils MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams) et aisance démontrée avec les outils numériques collaboratifs et l’IA (ex. Copilot).
• Capacité à apprendre rapidement et à s’adapter aux nouvelles technologies.
• Maîtrise orale et écrite du français et de l’anglais*.

Informations complémentaires

*Une bonne maîtrise du français est requise pour les postes au Québec. La personne en poste devra communiquer fréquemment en anglais, à l’oral et à l’écrit, avec des collègues, des clients ou d'autres parties prenantes, tant au Québec qu'à l’international.

#LI-RD1

Équité en emploi

Transat s’est engagée à favoriser un milieu inclusif et respectueux où l’équité a primordiale. Nous nous efforçons de manière à rassembler un effectif qui reflète la diversité de nos clients ainsi que des communautés dans lesquelles nous voyageons. Nous encourageons alors les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes avec des handicaps à soumettre leur candidature. Transat accommodera les personnes avec des handicaps tout au long du processus de sélection et d’embauche. Si vous avez besoin des mesures d’adaptation, communiquez avec nous afin que nous puissions ensemble combler vos besoins convenablement.

À propos de l’Opéra de Montréal

L’Opéra de Montréal est un acteur majeur de la scène culturelle québécoise, qui inspire et émeut les foules depuis des décennies grâce à des productions artistiques d’exception. Derrière chaque spectacle, une équipe dévouée et passionnée œuvre en coulisses pour en assurer le succès. Nous croyons en la force d’une équipe soudée, où chaque personne joue un rôle essentiel dans la réalisation de notre mission.

Pourquoi rejoindre notre équipe?

• Vacances bien méritées : 3 semaines de vacances annuelles en plus de congés pendant la période des Fêtes.
• Sécurité financière : Régime de retraite avec une contribution de l’employeur de 5% et une assurance collective entièrement couverte par l’employeur.
• Milieu de travail inspirant : Un environnement de travail où l’art et la culture sont au cœur de chaque action, dans une ambiance collaborative et respectueuse.

Votre rôle

Sous la supervision du Directeur général, vous offrirez un soutien administratif et opérationnel à la direction générale de l’Opéra de Montréal. À titre de partenaire clé, vous assurerez la gestion des priorités, la coordination des activités de gouvernance et la gestion de projets spéciaux. Vous agirez comme point central entre la Direction, les équipes internes, le Conseil d’administration et les partenaires externes.

Vos principales responsabilités

• Gérer de façon proactive l’agenda du Directeur général, incluant la planification des rencontres et la réservation des voyages (transport et hébergement)
• Coordonner les priorités et assurer le suivi de la planification hebdomadaire, mensuelle et trimestrielle
• Préparer des dossiers et présentations de soutien à la direction
• Rédiger, réviser et coordonner les communications de la direction générale
• Préparer et traiter les comptes de dépenses
• Planifier et organiser les réunions du Conseil d’administration et de ses comités, en assurant la coordination logistique et administrative
• Préparer et assembler la documentation pour le Conseil d’administration (ordres du jour, présentations et autres documents)
• Assurer la prise de notes, la rédaction de comptes rendus et le suivi des actions
• Maintenir et organiser les dossiers et archives de gouvernance
• Filtrer, prioriser et orienter les demandes internes et externes
• Coordonner la logistique des rencontres et réunions internes (incluant traiteur)
• Assurer le soutien administratif et logistique aux activités philanthropiques (coordination de rencontres avec des donateurs, suivis, préparation de documents)
• Coordonner l’organisation d’événements et de rencontres avec des partenaires et donateurs
• Contribuer à la coordination de projets spéciaux et à des initiatives transversales
• Participer à l’amélioration continue des processus et outils de travail
• Assurer la gestion des achats et de l’inventaire des bureaux administratifs (fournitures, équipements informatiques, mobilier)
• Agir comme point de contact pour l’entretien des bureaux administratifs
• Participer à l’organisation d’événements internes

Qualifications

• Diplôme collégial ou universitaire en administration, gestion, communication
• Expérience minimale de 5 ans dans un rôle similaire
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral
• Excellente maîtrise de la suite Office (Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint)
• Expérience en milieu culturel ou institutionnel, un atout
• Expérience en philanthropie ou en coordination de projets, un atout

Compétences recherchées

• Excellent sens de l’organisation et rigueur
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
• Jugement, discrétion et sens politique
• Excellentes compétences relationnelles et diplomatie
• Proactivité, autonomie et sens de l’anticipation
• Souci de répondre efficacement aux besoins et esprit de collaboration
• Capacité à travailler avec discrétion avec de l’information confidentielle

Conditions de travail

• Poste à temps plein
• Mode de travail hybride
• Disponibilité occasionnelle en soirée ou les fins de semaine

Executive Assistant à la haute direction

Lieu et type de poste

Lieu : Montréal
Type de poste : Temps plein

À propos de l’organisation

Une organisation communautaire juive bien établie et reconnue à Montréal est à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) afin de soutenir un membre de sa haute direction. Il s’agit d’une belle occasion de se joindre à un environnement collaboratif et humain, axé sur l’engagement communautaire, les relations interpersonnelles et la qualité du service.

L’organisation recherche une personne professionnelle, discrète, dotée d’un excellent jugement et capable de gérer plusieurs priorités avec efficacité et attention.

Le rôle

À titre d’adjoint(e) exécutif(ve) à la haute direction, vous agirez comme point central de coordination et de communication entre la direction, les employés, les membres de la communauté et les partenaires externes.

Ce poste conviendra particulièrement à une personne qui apprécie le travail porteur de sens, qui évolue bien dans un environnement axé sur les relations humaines et qui sait faire preuve d’empathie tout en maintenant un haut niveau de rigueur administrative.

Une expérience préalable au sein de la communauté juive n’est pas requise. Toutefois, un intérêt pour les organisations communautaires ainsi qu’un certain confort à évoluer dans un environnement culturel juif contribueront au succès dans ce rôle.

Principales responsabilités

• Gérer des agendas complexes, les horaires et les priorités administratives quotidiennes;
• Agir comme principal point de communication pour les employés, les membres de la communauté et les contacts externes;
• Rédiger, réviser et gérer diverses communications et correspondances;
• Coordonner des réunions, événements et projets spéciaux;
• Assurer le maintien de dossiers, bases de données et informations confidentielles de façon organisée;
• Offrir un soutien administratif pour différents programmes, initiatives et activités liés au bureau de la direction;
• Contribuer à offrir un service professionnel, efficace et attentionné dans l’ensemble des interactions.

Qualifications recherchées

• Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle d’adjoint(e) exécutif(ve), d’administration de haut niveau ou de coordination de bureau;
• Disponibilité à travailler en présentiel cinq (5) jours par semaine;
• Excellentes aptitudes organisationnelles;
• Parfaitement bilingue (français et anglais), avec d’excellentes habiletés rédactionnelles en anglais;
• Excellent jugement, professionnalisme et discrétion dans la gestion de dossiers sensibles;
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique;
• Grande attention aux détails, proactivité et capacité d’adaptation;
• Solides compétences informatiques et aisance à apprendre de nouveaux systèmes et logiciels;
• Une expérience dans les milieux communautaires, organismes à but non lucratif, services professionnels, santé, éducation ou autres environnements axés sur une mission constitue un atout;
• Une connaissance de la culture, des traditions ou de la vie communautaire juive constitue un atout.

Ce qui est offert

• Rémunération concurrentielle selon l’expérience;
• Gamme complète d’avantages sociaux;
• Trois (3) semaines de vacances;
• Tous les jours fériés du Québec ainsi que les fêtes juives tombant en semaine;
• Horaire du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, avec des vendredis écourtés durant l’hiver;
• Stationnement sur place;
• Occasion de contribuer à une mission porteuse de sens au sein de la communauté;
• Environnement de travail collaboratif et bienveillant.

Adjoint(e) de direction

Aperçu de l’organisation

Le Programme international Cospas-Sarsat est une organisation humanitaire intergouvernementale à but non lucratif fondée sur un traité. Le Programme est soutenu par 43 gouvernements nationaux et deux administrations supplémentaires et se consacre à fournir des informations précises, rapides et fiables d’alerte de détresse et de localisation afin de soutenir les opérations de recherche et de sauvetage (SAR) dans le monde entier.

Notre travail repose sur un système satellitaire qui détecte et localise les radiobalises 406 MHz activées par des utilisateurs en situation de détresse sur terre, en mer ou dans les airs. Nous transmettons ces informations aux autorités de secours appropriées dans plus de 200 pays et territoires, sans frais pour les propriétaires de balises ni pour les agences gouvernementales destinataires.

Le Programme coopère également avec d’autres organisations internationales (notamment l’OACI, l’OMI et l’UIT) afin de garantir le respect des normes reconnues à l’échelle internationale. Le Secrétariat Cospas-Sarsat est l’organe administratif du Programme international Cospas-Sarsat, fournissant une coordination administrative, une expertise technique et un soutien stratégique aux organes directeurs, aux organes subsidiaires et aux États participants.

Pour plus d’informations sur le Programme, veuillez consulter www.cospas-sarsat.int.

Aperçu du poste et conditions

En tant qu’adjoint(e) de direction, vous relèverez du Chef du Secrétariat. Vous assisterez le Chef du Secrétariat au besoin dans les tâches générales liées au bureau. Vous assisterez également l’agent des finances et de l’administration dans les activités de comptabilité, d’approvisionnement et d’achats. De plus, vous fournirez un soutien administratif général à tous les membres du Secrétariat.

Il s’agit d’un poste à temps plein, en présentiel, basé au siège du Programme Cospas-Sarsat à Montréal (Québec), Canada. Le poste nécessite des déplacements internationaux périodiques. Ce poste est destiné à être à long terme. La nomination initiale est d’une durée de trois ans, sous réserve d’une période probatoire de six mois, avec possibilité de renouvellement en fonction du rendement et des besoins organisationnels.

Admissibilité

Pour être admissibles, les candidats doivent être citoyens canadiens ou résidents permanents situés à Montréal, Québec. Le candidat retenu ne doit avoir aucune condamnation criminelle qui restreindrait les déplacements internationaux ou l’exécution des fonctions essentielles du poste. Une vérification des antécédents criminels peut être requise après une offre d’emploi conditionnelle.

Qualifications professionnelles

Qualifications avérées incluant un minimum de 5 ans d’expérience pertinente en gestion de bureau et coordination de conférences.

Langues

• Excellente maîtrise de l’anglais écrit et parlé, avec une forte capacité à rédiger des résumés clairs et concis
• La connaissance du français, de l’espagnol ou du russe est considérée comme un atout
• Volonté de développer une compétence fonctionnelle en français

Fonctions administratives

• Préparer la correspondance générale pour le Chef du Secrétariat Cospas-Sarsat
• Assister le Chef du Secrétariat dans les tâches générales liées au bureau au besoin
• Envoyer les courriels généraux et acheminer les appels aux responsables appropriés du Secrétariat
• Tenir à jour la liste des participants et des contacts clés
• Rédiger les comptes rendus des réunions hebdomadaires du personnel, y compris le suivi des actions demandées
• Maintenir à jour les dossiers relatifs aux absences, présences et déplacements du personnel (vacances, calendrier de déplacements, maladie, etc.)
• Gérer les rendez-vous et le calendrier des réunions Cospas-Sarsat et autres réunions internationales connexes (OMI, OACI, UIT, etc.)
• Assister l’agent des finances et de l’administration dans la tenue du manuel des processus et procédures du Secrétariat, des listes de diffusion et des bases de données liées aux opérations du système, ainsi que du système central de classement
• Assister l’agent des finances et de l’administration dans l’enregistrement des bons de commande
• Acheter et gérer les fournitures de bureau et autres articles divers
• Assurer la liaison avec les services de l’immeuble et les fournisseurs pour les questions d’entretien

Fonctions liées aux conférences

Fournir un soutien aux conférences/réunions Cospas-Sarsat en collaboration avec le gestionnaire des documents et du site Web, à Montréal ou à l’étranger, y compris l’aide à l’organisation des réunions et à la production en temps opportun des documents pour le Conseil, le Comité conjoint et autres réunions Cospas-Sarsat, notamment :

• Envoyer les invitations, documents et autres correspondances liés aux réunions
• Coordonner les exigences des réunions avec les participants Cospas-Sarsat et les hôtes
• Organiser, en consultation avec le Chef du Secrétariat, les dispositions de travail appropriées pour le soutien des réunions, les lieux et autres installations
• Assister l’agent des finances et de l’administration dans la contractualisation des services d’interprétation, de restauration ou autres services de soutien
• Assurer la liaison avec les délégations nationales concernant l’inscription, les arrangements et la documentation pour les réunions/conférences

Expérience et compétences clés

Bonnes compétences organisationnelles et expérience en administration de bureau dans un environnement international/multiculturel avec d’excellentes aptitudes en communication pour interagir avec tact avec des contacts à l’échelle mondiale.

Capacité à :

• travailler sous contraintes de temps et établir des priorités sans supervision directe
• Maîtrise de MS Word et connaissance générale de la suite MS Office
• La connaissance d’un logiciel de comptabilité tel que Sage 50 ou QuickBooks sera considérée comme un atout

Avantages

• Cinq semaines de vacances payées
• Avantages médicaux payés à 100 % par l’employeur
• Bilan de santé annuel
• Assurance invalidité de courte durée (STD)
• Assurance invalidité de longue durée (LTD)
• Assurance dentaire
• Assurance vie
• Contributions REER de 7 %
• Prime annuelle _____________

Executive Assistant

Organization Overview: The International Cospas Sarsat Programme is a treaty based, non profit, intergovernmental humanitarian organization. The Programme is supported by 43 national governments and two additional administrations and is dedicated to providing accurate, timely, and reliable distress alert and location information to support search and rescue (SAR) operations worldwide. Our work is based on a satellite system that detects and locates 406-MHz radio beacons activated by end-users in distress situations on land, sea or in the air. We forward this information to appropriate rescue authorities in over 200 countries and territories, at no cost to beacon owners or receiving government agencies. The Programme also co-operates with other international organizations (including ICAO, IMO and ITU) to ensure we address and meet internationally recognized standards. The Cospas-Sarsat Secretariat is the administrative arm of the International Cospas Sarsat Programme, providing administrative coordination, technical expertise, and policy support to governing and subsidiary bodies, and participating States. For further information on the Programme, please visit www.cospas-sarsat.int.

Job Overview and Conditions: As Executive Assistant, you will report to the Head of Secretariat. You will assist the Head of Secretariat as needed in general office related matters. You will also assist the Finance and Administration Officer in accounting, procurement and purchasing. As well you will provide general secretarial support to all members of the Secretariat. This is a full-time, in person position based at the Cospas Sarsat Programme Headquarters in Montréal (Québec), Canada. The role requires periodic international travel. This position is intended to be long-term. The initial appointment is for a period of three years, subject to a six-month probationary period, with possibility of renewal based on performance and organisational requirements.

Eligibility

To be eligible, applicants shall be Canadian citizens or permanent residents located in Montreal, Quebec. The successful candidate must be free of criminal convictions that would restrict international travel or the performance of the essential duties of the position. A criminal background verification may be required following a conditional offer of employment.

Professional Qualifications

Proven qualifications including a minimum of 5 years relevant experience in office management and conference coordination.

Languages

• Excellent written and spoken English, with strong ability to draft clear, concise summaries
• Knowledge of French, Spanish or Russian is considered an asset
• Willingness to develop functional proficiency in French

Principal Duties

Administrative duties

• Prepare general correspondence
• Assist Head of Secretariat
• Dispatch emails and route calls
• Maintain contacts
• Record meeting notes and actions
• Maintain staff records
• Manage schedules
• Support finance/admin systems
• Record purchase orders
• Manage supplies
• Liaise with vendors

Conference duties

• Send invitations and documents
• Coordinate requirements
• Organize logistics
• Support services
• Liaise with delegations

Key Experience and Competencies

Good organisational skills… Ability to work under time constraints, prioritize independently, proficiency in MS Office, Sage 50/QuickBooks asset.

Benefits

• Five weeks vacation
• 100% employer-paid medical
• Annual health screening
• STD
• LTD
• Dental
• Life
• 7% RRSP
• Bonus

Job Description
Adjoint exécutif – facturation et administration

Opportunité au sein d’un cabinet reconnu du centre-ville de Montréal pour jouer un rôle central dans la gestion des comptes, la coordination administrative et le soutien quotidien à un associé. Environnement professionnel, organisé et hybride favorisant efficacité et collaboration.

Ce qu’il y a pour vous:

• Salaire compétitif de 75K-85K.
• Poste permanent, 35 h/semaine, horaire flexible entre 8h30 et 9h00.
• Charge réaliste : 1 à 2 associés à supporter dans un cadre bien structuré.
• Mode hybride : 3 jours au bureau (dont le mercredi), 2 jours en télétravail.
• 3 semaines de vacances dès la première année.
• Assurances collectives dès l’entrée en poste, incluant soins dentaires, lunettes et santé mentale jusqu’à 3 000 $.
• Couverture familiale entièrement payée par l’employeur.
• Contribution REER de 2 % (après un an).
• Programme bien-être de 750 $/an (équipement, Apple Watch, etc.).
• Budget formation de 700 $/an + 4 jours de formation en présentiel.
• Implication possible dans les comités internes et activités de développement.

Responsabilités:

• Gérer le cycle complet de facturation : suivi des heures, révision et émission des comptes.
• Assurer le suivi des comptes clients et des ajustements requis.
• Rédiger, corriger et mettre en page divers documents.
• Comparer et vérifier des documents (Workshare).
• Ouvrir, organiser et maintenir les dossiers physiques et électroniques (NBI, OnePlace).
• Gérer les communications et assurer les suivis auprès des clients et collègues.
• Planifier les réunions, déplacements et autres activités administratives.
• Collaborer étroitement avec les avocats et les équipes internes.

Ce dont vous aurez besoin pour réussir:

• Diplôme en techniques juridiques, en bureautique ou équivalent.
• 5 ans d’expérience à titre d’adjoint exécutif, idéalement dans le domaine juridique ou en droit des affaires.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, PowerPoint).
• Connaissance de Workshare, OnePlace, NBI (un atout).
• Bilingue français-anglais, requis pour la rédaction de documents et la communication avec clients et collègues.

Profil recherché :

• Intérêt marqué pour le volet administratif et la gestion structurée des dossiers.
• Grande aisance avec les chiffres et souci du détail.
• Rigueur, sens des priorités et autonomie.
• Maturité professionnelle et rapidité d’exécution.
• Dynamisme et capacité à soutenir efficacement un associé dans un rôle clé.
• Capacité d’adaptation et compréhension des exigences d’un environnement juridique.

Pourquoi Recrute Action?

Recrute Action (permis d’agence : AP-2504511) offre des services de recrutement fondés sur un accompagnement de qualité et une approche personnalisée. Dans le cadre du processus de sélection, certaines candidatures peuvent être analysées à l’aide d’outils d’intelligence artificielle. Seules les candidatures répondant aux critères du poste seront contactées.

Vous êtes un.e adjoint.e juridique avec une grande expérience en litige? Vous êtes bilingue, proactif.ve et capable d’anticiper les besoins de votre supérieur.e, tout en étant très à l’aise en informatique? Alors vous êtes le/la candidat.e idéal.e que nous recherchons!

Notre client, un cabinet d’avocats est à la recherche d'un.e adjoint.e juridique expérimenté.e, dynamique et organisé.e, pour rejoindre son équipe en litige à Montréal.

Vous aurez l'opportunité de travailler aux côtés d’une avocate associée et d’un avocat junior, dans un environnement stimulant et enrichissant. L’adjoint.e devra être à l’aise avec la gestion d’agendas complexes, des dossiers à haut volume et la gestion des suivis.

Rejoignez une équipe au sein de laquelle votre expertise sera valorisée, et où vous pourrez contribuer activement au succès du cabinet. Ne manquez pas cette chance de propulser votre carrière!

Vos avantages :

• Poste permanent, du lundi au vendredi (9 h à 17 h);
• Formule de travail hybride (1 jour en télétravail et 4 jours au bureau);
• Assurances collectives payées à 100 % par l’employeur (médicaments, maladie, dentaire);
• Invalidité de courte et de longue durée après 3 mois de travail;
• Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés);
• Programme de santé mentale;
• REER avec participation de l’employeur de 4 %;
• Prise en charge d’une partie de l’abonnement à un centre sportif;
• Compte de santé de 650 $ par an (équipement sportif, abonnement sportif, etc.);
• De 3 à 4 semaines de vacances selon l’expérience.

Vos responsabilités :

• Gestion d’agendas complexes et respect des échéances;
• Assistance quotidienne aux avocats;
• Transcription, révision et finalisation de différents documents légaux et procédures;
• Gestion des délais juridiques et des procédures;
• Maintien à jour et classement des documents selon les procédures de la Cour;
• Communications téléphoniques avec les clients;
• Gestion des contacts dans Interaction;
• Ouverture de dossiers;
• Facturation (notamment ebilling);
• Application des procédures internes.

Compétences et qualités recherchées :

• DEP ou DEC en bureautique, avec spécialisation juridique si possible;
• 8 à 10 ans d’expérience en tant qu’adjoint.e juridique en litige civil et commercial;
• Expérience en grand cabinet d’avocats, fort atout;
• Bilinguisme parfait en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit. La localisation et le type de clients du cabinet nécessitent de travailler dans les deux langues;
• Maîtrise parfaite de Word, et très bonne connaissance de la suite MsOffice;
• Excellent sens de l’organisation, et rapidité d’exécution;
• Excellent esprit d’initiative, sens des responsabilités et débrouillardise;
• Fiabilité, professionnalisme, ponctualité, esprit d'équipe, discrétion;
• Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément, des urgences, et de prioriser les tâches;
• Excellentes relations interpersonnelles;
• Disponibilité pour effectuer du temps supplémentaire, au besoin.

Un peu plus d’informations sur le cabinet :

Notre client est un cabinet d'avocats de premier plan possédant des bureaux au Québec, au Canada, aux États-Unis et en Europe.

Son expertise touche le litige, le droit corporatif, le droit des affaires, le droit du travail, la cybersécurité et bien d’autres spécialités, afin de fournir des conseils juridiques de très hauts standards ainsi qu’un service client inégalé.

Ce cabinet a également été reconnu comme l’un des meilleurs employeurs de la diversité au Canada en 2022.

Rejoignez une équipe qui travaille avec passion, intégrité, créativité et excellence, tout en se souciant de la santé physique et mentale de ses employés.

UMAN Recrutement s'engage à promouvoir la diversité et l'équité en matière d'emploi. Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu'avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Assistant(e) exécutive

Description du poste

Gattuso Bouchard Mazzone est à la recherche d’une assistante exécutive pour se joindre au cabinet. Travaillant directement avec un associé directeur, vous gérerez son quotidien, afin de maintenir une pratique organisée et efficace.

Responsabilités

• Fournir un soutien administratif et opérationnel à un associé sénior;
• Préparer les lettres et des notes de service de nature confidentielle;
• Gérer le calendrier et organiser des rencontres;
• Effectuer les tâches administratives;
• Préparer des rapports spéciaux (collecte et résumé de données);
• Agir à titre d’agent de liaison entre la Direction et une variété de personnes, groupes, clients et employés;
• Compiler des données pour préparer des documents
• Établir et coordonner les politiques et procédures administratives
• Préparer des rapports et d’autres documents pour examen et présentation aux comités exécutifs et aux conseils d’administration
• Analyser les notes de services, les mémoires et les rapports reçus et envoyé
• Rédiger des exposés et des rapports et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents
• Préparer l'ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions des comités, des conseils d'administration et autres
• Effectuer des recherches
• Assurer une liaison avec les cadres supérieurs du ministère ou de l'entreprise et autres organismes ou associations
• Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les opérations journalières
• Fournir le service à la clientèle
• Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
• Préparer les factures, rapports, mémorandum, lettres, rapports financiers et voir à l'administration de contrats et autres documents
• Gérer des événements
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Aider à l'analyse de données et à la rédaction des rapports
• Diriger des activités de marketing en direct, de commerce électronique et de promotions ssur des sites Web
• Prendre les dispositions pour la facturation des services
• Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de séances, de réunions ou de conférences
• Diriger le développement et la maintenance des sites Internet et intranet d’une organisation
• Préparer des contrats

Éducation requise

• Certificat ou diplôme ou expérience équivalente
• Adjoint/secrétaire administratif juridique
• Adjoint de direction/secrétaire de direction
• Adjoint administratif et secrétariat (général)

Expérience requise

• 1 an à moins de 2 ans

Conditions de travail

• Le travail doit être effectué en personne.
• Il n’y aucune possibilité de travail à distance.
• 75 000 par année / 40 heures par semaine
• Matin, Sur appel, Jour, Heures supplémentaires demandées
• Débute dès le 2026-09-01

Qualités recherchées

• Trilinguisme (français, anglais et espagnol, à l’oral et à l’écrit);
• Aptitude à travailler à partir de dictées;
• Capacité à travailler de façon autonome, de même qu’au sein d’une équipe;
• Aptitude à réaliser une grande quantité de travail avec un haut niveau de qualité, parfois dans de courts délais;
• Minutie, souci du détail et sens de l’organisation;
• Systèmes de gestion (sig ou bd)
• Technologie de l'information
• MS PowerPoint
• MS Excel
• MS Office
• MS Outlook
• MS Word
• Adobe Acrobat Reader
• Logiciels juridiques
• Média sociaux
• Dictaphone
• Domaine d'expérience de travail
• Ressources humaines
• Droit
• Administration des affaires et gestion
• Information de transport et de voyage
• Permis de conduire valide
• Disposé à voyager à l'occasion
• Disposé aux voyages transfrontières
• Disposé à voyager pour une période de plus de 24 heures
• Disposé à voyager à l'étranger

Conditions de travail et capacités physiques

• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Souci du détail
• Volume de travail élevé

Qualités personnelles

• Précis.e
• Sens des responsabilités
• Relations interpersonnelles efficaces
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Esprit d'initiative
• Sens de l'organisation
• Fiable
• Esprit d'équipe
• Assidu
• Capacité d'apprendre rapidement
• Proactif
• Gestion du temps

Avantages

• Régime de soins dentaires
• Régime de soins de santé
• Prestations des soins de la vue
• Régime enregistré d’épargne-retraite (REER)
• Congés rémunérés (journées personnelles ou de bénévolat)

Processus de candidature

Vous souhaitez vous joindre à notre équipe? Transmettez nous en toute confidentialité votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation et références à l’attention de Me Gabrielle Massé

Bienvenue chez nous!

Informations générales

• Work Term: Permanent
• Work Language: French
• Hours: 35 hours per week
• Education: Bachelor's degree
• Experience: 3 years to less than 5 years

Lieu de travail

• Urban area
• Associations and non profit organizations
• Community-based shelter

Description du poste

• Compile data to prepare documents
• Establish and co-ordinate administrative policies and procedures
• Prepare reports and others documents for consideration and presentation to executive committees and boards of directors
• Analyze incoming and outgoing memoranda, submissions and reports
• Prepare agendas and make arrangements for committee, board and other meetings
• Conduct research
• Liaise with departmental and corporate officials and with other organizations and associations
• Plan, organize, direct, control and evaluate daily operations
• Provide customer service
• Arrange travel, related itineraries and make reservations
• Prepare invoices, reports, memos, letters, financial statements and administer contracts and other documents
• Manage events
• Type and proofread correspondence, forms and other documents
• Apply quality control procedure
• Maintain quality control and production records
• Conduct quality control

Connaissances en informatique et technologie

• SharePoint
• MS PowerPoint
• MS Excel
• MS Office
• MS Outlook
• MS Word

Expérience en politiques et programmes

• Addiction or substance abuse

Domaine d’expérience

• Quality assurance or control

Domaine de spécialisation

• Quality improvement

Questions de présélection

• Are you authorized to work in Canada?
• Are you willing to relocate for this position?
• Do you have experience working in this field?
• Do you live near the job location?
• Do you meet the language requirements listed in the job posting?

Avantages sociaux

• Dental plan
• Disability benefits
• Health care plan
• Paramedical services coverage
• Vision care benefits

Avantages financiers

• Group insurance benefits
• Life insurance

Avantages à long terme

• Long-term care insurance

Autres avantages

• Paid time off (volunteering or personal days)
• Team building opportunities
• Travel insurance
• Wellness program

Informations sur l’emploi

• Durée de l'emploi: Permanent
• Langue de travail: Français
• Heures de travail: 34.5 hours per week
• Education:
• Expérience:

Education

• College, CEGEP or other non-university certificate or diploma from a program of 1 year to 2 years

Description du poste

Tâches

• Compile data to prepare documents
• Establish and co-ordinate administrative policies and procedures
• Prepare reports and others documents for consideration and presentation to executive committees and boards of directors
• Analyze incoming and outgoing memoranda, submissions and reports
• Prepare and co-ordinate the production and submission of summary briefs and reports
• Prepare agendas and make arrangements for committee, board and other meetings
• Conduct research
• Meet with individuals, special interest groups and others to discuss issues and assess and recommend various courses of action based on meetings
• Liaise with departmental and corporate officials and with other organizations and associations
• Leading/instructing groups
• Plan, organize, direct, control and evaluate daily operations
• Arrange travel, related itineraries and make reservations
• Prepare invoices, reports, memos, letters, financial statements and administer contracts and other documents
• Type and proofread correspondence, forms and other documents
• Project management
• Negotiate offers from suppliers

Connaissances en informatique et technologie

• SharePoint
• MS PowerPoint
• MS Excel
• MS Office
• MS Outlook
• MS Word

Domaines d'expérience professionnelle

• Project coordination
• Business administration/management
• Charts, tables, graphs and diagrams
• Project implementation

Domaines de spécialisation

• Property management

Informations sur le transport et les déplacements

• Own transportation

Conditions de travail et capacités physiques

• Fast-paced environment
• Work under pressure
• Tight deadlines
• Attention to detail
• Large workload

Aptitudes personnelles

• Accurate
• Dependability
• Efficient interpersonal skills
• Excellent oral communication
• Excellent written communication
• Flexibility
• Initiative
• Organized
• Reliability
• Team player
• Hardworking
• Quick learner
• Proactive

Questions de présélection

• Are you authorized to work in Canada?
• Are you currently a student?
• Do you have experience working in this field?
• Do you live near the job location?
• Do you meet the language requirements listed in the job posting?

Autre

• Use of artificial intelligence

Expérience

• 3 years to less than 5 years

Avantages sociaux

• Disability benefits

Autres avantages

• Free parking available
• Parking available
• Wellness program

Adjoint Administratif ou Juridique en droit des affaires (profil exécutif)

5 ans et + | Cabinet de professionnels, centre-ville de Montréal

Tu veux tenter l'expérience d'un cabinet d'avocats à taille humaine et y faire ta place auprès d'un associé sympathique et professionnel? Nous recherchons un.e adjoint.e passionné.e en droit corporatif pour assister un associé dans sa pratique quotidienne.

Milieu et conditions

• Milieu convivial et familial
• Environnement de travail stimulant
• Salaire et avantages sociaux

Description du poste

Voici vos responsabilités :

• Rédiger, corriger et saisir les divers documents reliés au droit des affaires ;
• Assurer un soutien administratif à l'associé;
• Effectuer le suivi des dossiers et des échéanciers importants;
• Effectuer des suivis avec les clients concernant leurs factures, envoyer des suivis, rédiger des lettres et mise en demeure (si requis);
• Gestion et organisation de l’agenda et des courriels;
• Rédiger et assurer le suivi de la correspondance;
• Recevoir les appels des clients et prendre les messages.

Exigences

Et nos attentes :

• Détenir un diplôme en secrétariat ou l’équivalent;
• Posséder un minimum de 5 années d’expérience en droit des affaires;
• Bilinguisme *;
• Une très bonne connaissance de la suite Microsoft Office.

* Ce poste exige une très bonne connaissance des deux langues, vu que le candidat aura à fournir des services en anglais aux clients et aux différents intervenants impliqués dans les dossiers.

Postuler

Vous pensez être le candidat idéal pour ce poste, envoyez votre CV à

Seules les candidatures retenues seront contactées.

Executive Assistant au Chief Marketing Officer

Description du poste

Are you an administrative professional with a passion for marketing? We are currently recruiting an Executive Assistant to the Chief Marketing Officer.

This role is an exceptional opportunity to join a finance organization focused on mission, results, and diversity. As Executive Assistant, you will be the central pillar of the Chief Marketing Officer's office, navigating a stimulating environment where agility and sound judgment are essential.

You will work closely with the leadership team to ensure seamless coordination of strategic marketing activities.

If this role is a good fit for you, please apply!

Avantages

• Competitive salary
• Permanent, full-time role, 35 hours/week, in downtown Montreal
• Flexible and competitive benefits, including a staff savings plan where the employer matches your voluntary contributions, a defined benefit pension plan, a $750 wellness and healthcare spending account, to name a few
• In addition, paid vacation per year, five personal days, sick days as needed, and the office is closed from December 25th to January 1st
• A hybrid work model (maximum 3-4 days in the office)

Responsabilités

• Support the CMO, as well as the teams reporting to the CMO, with various administrative tasks, including:
  • managing multiple calendars,
  • supporting the onboarding of new employees,
  • submitting requests related to access rights and IT services,
  • managing supplies, travel arrangements, and mail.
• Organize complex meetings and team events (e.g., multiple stakeholders, different time zones, external guests, candidate interviews, etc.).
• Prepare meeting agendas and ensure follow-up on action items stemming from CMO leadership meetings, finance leadership meetings, and any other management meetings deemed relevant.
• Anticipate the CMO’s needs by preparing context briefs, proactively tracking priority files, and managing incoming information with sound judgement.
• Ensure thorough follow-up on invoice processing and expense account management.
• Effectively manage competing priorities, process files and requests quickly and proactively, and follow them through to completion, often within tight deadlines.
• Act as a liaison to facilitate smooth communication between the team and internal departments.
• Develop and maintain relationships with external partners to ensure information coordination and support various projects.
• Handle various confidential information, such as reports, documentation, and correspondence.
• Perform any other duties related to the nature of the position.

Qualifications

• College diploma in Business Administration or a related field
• Minimum of 5 years’ experience in an executive administrative support role
• Experience in the financial services industry
• Strong project management and coordination skills, including the ability to organize work and manage multiple priorities
• Strong interpersonal skills, with the ability to build relationships with both internal and external stakeholders
• Exceptional attention to detail and ability to perform under pressure
• Demonstrated ability to thrive in a high-velocity executive environment.
• Excellent verbal and written communication skills in both official languages (French and English)
• Strong knowledge of the MS Office suite – Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Comfort in using new technologies and AI tools such as Copilot

Based on an assessment conducted by our client, it has been determined that this position requires candidates to be fluent in English (oral and written). In particular, this position will require the employee to:

• communicate with English-speaking clients/partners/employees located outside Quebec on a daily basis
• work on client projects, products or deliverables that are required to be delivered to clients in English

Résumé

Interested in this position? Apply online or send us an email at more information on this and all other positions currently available, visit www.randstad.ca.

We look forward to receiving your resume!

All resumes received will be considered equally.

Only selected candidates will be contacted.

Engagement et inclusion

Randstad Canada is committed to fostering a workforce reflective of all peoples of Canada. As a result, we are committed to developing and implementing strategies to increase the equity, diversity and inclusion within the workplace by examining our internal policies, practices, and systems throughout the entire lifecycle of our workforce, including its recruitment, retention and advancement for all employees. In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups who are usually underrepresented in Canada's workforce, including those who identify as women or non-binary/gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples; persons with disabilities (visible or invisible) and; members of visible minorities, racialized groups and the LGBTQ2+ community.

Randstad Canada is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that all job applications please identify any accommodation requirements by sending an email to to ensure their ability to fully participate in the interview process.

Qui nous sommes

Groupe CH, l’entreprise de sports et de divertissement par excellence au Québec, offre des expériences uniques et mémorables à ses partisans et spectateurs. Le Groupe CH est propriétaire des Canadiens de Montréal (LNH) et du Rocket de Laval (LAH). Par l'intermédiaire d'evenko et de L'Équipe Spectra, sa division culturelle et de divertissement, il assure la promotion et la présentation de plus de 1 600 spectacles, festivals et événements chaque année.

Le groupe possède le Centre Bell et le MTELUS à Montréal, et gère en exclusivité plusieurs salles de toutes tailles dans la région, telles que la Place Bell, le Théâtre Beanfield, Le Studio TD, le Théâtre Manuvie et Le Club. Le groupe produit sept festivals d'envergure, soit Montréal en Lumière, Les Francos de Montréal, le Festival International de Jazz de Montréal, Fuego Fuego, OSHEAGA, îLESONIQ et LASSO Montréal.

Le sens de la communauté fait partie de l'ADN du Groupe CH. Grâce à la Fondation des Canadiens pour l'enfance et de la fondation evenko, l'organisation change la vie de milliers de jeunes au Québec.

Raison d’être du poste

Le Groupe CH (Canadiens de Montréal, Rocket de Laval, evenko, L’Équipe Spectra, etc.) est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) administratif(ve) pour contribuer au succès de nombreuses initiatives. Relevant de l’Adjointe exécutive, vous renforcerez la base de l’équipe de soutien à la direction et vous assurerez une continuité accrue sur les dossiers sensibles.

Description du poste

Vous serez reconnu pour :

• Soutien exécutif, en appui direct à l’adjointe exécutive incluant la (gestion de calendriers, correspondances, préparation et suivi de documents).
• Prise en charge complète du programme relationnel à haute visibilité, incluant les suivis, communications et coordinations associées.
• Soutenir l’ensemble des demandes de voyages pour le Groupe CH, incluant les déplacements exécutifs, les rencontres stratégiques et les dossiers récurrents.
• Gérer des informations sensibles et confidentielles avec rigueur, discrétion et professionnalisme.
• Contribution à la rigueur des processus administratifs et à la continuité des pratiques de l’équipe.
• Soutenir une communication fluide et efficace entre la direction et les différents départements.

Exigences

Nous voulons vous rencontrer si vous avez les qualifications suivantes :

• 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle d’adjoint administratif ou dans un rôle similaire de soutien à la haute direction.
• Excellentes compétences organisationnelles, sens des priorités et grande autonomie.
• Maîtrise des outils Microsoft 365, notamment Copilot.
• Professionnalisme, confidentialité, discrétion et jugement élevé.
• Bilingue, avec un français écrit impeccable et un bon niveau d’anglais afin d’échanger avec des parties prenantes partout à travers l’Amérique du Nord.
• Disponibilité à travailler en présentiel au Centre Bell entre 4 à 5 jours par semaine, selon les besoins de l’équipe.
• Disponibilité occasionnelle à travailler à l’extérieur des heures de bureaux régulières, selon les besoins de l’équipe.

Notre culture

Au Groupe CH, nous favorisons une culture inclusive, visant l’embauche de personnes provenant de divers horizons et ayant des expériences variées. Nous offrons un lieu de travail inclusif où les employés peuvent se démarquer et mettre à profit leur unicité et leurs talents pour innover et atteindre leur plein potentiel.

Toutes les candidatures seront étudiées, toutefois, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés. * L'usage du genre masculin a pour unique but d’alléger le texte.

Description du poste

Assistant(e) Administratif(ve) & Exécutif(ve) (H/F) – Rôle clé avec impact concret

Vous aimez que les choses soient bien faites, structurées et fiables — notamment quand il s’agit de chiffres? Vous êtes reconnue pour votre rigueur et votre capacité à faire avancer les dossiers efficacement? Ce poste est pour vous.

Votre rôle

Rattaché-e directement au PDG et à la DGA, vous êtes un véritable pilier opérationnel.
Votre mission: fluidifier leur quotidien et sécuriser les opérations administratives, en particulier celles impliquant des données et des suivis financiers.

Vous intervenez sur des sujets variés, avec un impact direct sur l’organisation et la qualité d’exécution.

Vos missions

• Gérer l’administration quotidienne: courriels, agendas, organisation de réunions
• Assurer le suivi administratif RH (documents, dossiers du personnel, coordination)
• Prendre en charge la facturation et le suivi des paiements
• Maintenir des tableaux de suivi fiables (facturation, encaissements, données internes)
• Coordonner avec le cabinet comptable et assurer la qualité des informations transmises
• Organiser, structurer et maintenir à jour les documents et informations
• Assister les responsables dans leurs tâches opérationnelles pour fluidifier leur quotidien

Exigences

Profil recherché

• Vous êtes rigoureux-se, organisé-e et orienté-e exécution
• Vous êtes à l’aise avec les chiffres et avez une bonne compréhension des opérations financières de base (facturation, suivi, contrôle)
• Vous savez gérer plusieurs tâches en parallèle et prioriser efficacement
• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (Excel, outils collaboratifs)
• Vous avez un bon relationnel et un réel sens du service
• Vous êtes autonome dans l’exécution tout en respectant les consignes avec fiabilité

Ce que nous offrons

Pourquoi nous rejoindre?

• Un rôle central avec un impact direct sur la performance de l’organisation
• Une collaboration étroite avec la direction
• Un environnement dynamique, en croissance
• Des missions variées mêlant administratif, coordination et suivi financier
• Une équipe engagée, avec une culture de travail humaine et efficace

Conditions

• Salaire selon expérience
• Poste à temps plein, basé à Montréal, % en présentiel
• Remboursement frais de transport
• Assurance santé
• Programme de REER

Envie de nous rejoindre?

Envoyez-nous votre CV via Isarta accompagné de quelques lignes sur votre motivation.
Nous recherchons une personne fiable, structurée et à l’aise avec les chiffres, prête à jouer un rôle clé dans notre organisation.

Au plaisir d'échanger avec vous!

Description du poste

In collaboration with the Vice President, Marketing and Loyalty, the incumbent provides high‑level executive, administrative and organizational support. The role contributes to priority management, decision‑making effectiveness and operational fluidity within a complex and fast‑paced executive environment.

Responsabilités clés

• Provide high‑level executive administrative support to the Vice President, Marketing and Loyalty.
• Manage complex, evolving and non‑linear calendars.
• Prepare executive‑level documents, presentations, briefings and follow‑ups.
• Support leadership meetings and governance committees.
• Anticipate priorities, needs and potential issues, and recommend solutions.
• Act as a liaison between Marketing, Sales, Distribution, CRM, Finance and executive leadership.
• Ensure rigorous follow‑up on actions, decisions and timelines.
• Handle sensitive and strategic information with discretion and sound judgment.
• Raise issues constructively and ask the right questions when needed.
• Perform any other related duties associated with the role.

Qualifications

• College diploma (DEC) in office administration or a related field, or equivalent experience.
• 3 to 5 years of experience in an executive assistant or senior administrative support role.
• Experience supporting senior leaders in complex or fast‑moving environments.
• Strong organizational skills, prioritization abilities and professional judgment.
• Proactive, reliable and solution‑oriented approach.
• Excellent command of MS Office tools (Word, Excel, Outlook, Teams) and strong digital and AI collaboration skills (e.g., Copilot).
• Ability to learn quickly and adapt to new technologies.
• Oral and written fluency in French and English*.

Informations supplémentaires

*A good knowledge of French is required for positions in Quebec. The incumbent will be required to communicate frequently in English, both orally and in writing, with colleagues, partners and stakeholders in Quebec and internationally.

Équité en matière d’emploi

At Transat, we foster an environment where inclusiveness, respect and equity reign. We endeavour to build a workforce that reflects the diversity of our customers as well as the communities to which we travel. We encourage women, members of visible minorities, ethnic minorities, aboriginal peoples as well as people with disabilities to submit their candidacy. Transat will accommodate people with disabilities throughout the recruitment and selection process. If you require an accommodation, please contact us in order to work together in meeting adequately your needs.

Description du poste

Sous l’autorité de la Direction générale, la personne titulaire du poste occupe des fonctions de gestion (planification, organisation, direction, contrôle) et des tâches exécutives liées à l’administration ainsi qu’aux relations et aux communications de la Direction générale et de la Direction des études.

La personne titulaire du poste accompagne la directrice générale et le directeur des études dans l’exercice de leurs fonctions et assure un soutien à la secrétaire générale. C’est dans un contexte de consolidation des structures et d’amélioration des processus et des pratiques que la personne est appelée à évoluer, tout en contribuant plus largement au développement institutionnel du Cégep. Ainsi, en fonction des domaines d’intervention qui la concernent, les principales tâches de la personne adjointe à la Direction générale et à la Direction des études consistent à :

Gestion administrative

• Assister la directrice générale et le directeur des études dans la planification et l’exécution d’activités de nature administrative ;
• Préparer et organiser des réunions ;
• Rédiger des procès-verbaux et comptes rendus ;
• Contribuer au suivi du plan stratégique et à la reddition de compte ;
• Soutenir la gestion de projets ;
• Contribuer à la mise en place et à l’amélioration de systèmes de gestion ;
• Contribuer à la production d’études, d’analyses et de rapports ;
• Soutenir la directrice générale et le directeur des études dans leur engagement au sein du réseau collégial et d’autres réseaux et le renforcement de partenariats ;
• Collaborer à l’établissement des prévisions budgétaires et au contrôle des dépenses ;
• Contribuer à la préparation de plans d’action et de plans de travail ;
• Agir comme personne-ressource dans la production et la gestion des documents administratifs du Cégep ;
• Appuyer la secrétaire générale dans l’exercice de ses fonctions et la remplacer au besoin.

Relations et communications internes et externes

• Gérer les agendas ;
• Gérer les boîtes courriels ;
• Contribuer aux communications internes et externes ;
• Collaborer à diverses opérations d’information ainsi qu’à l’organisation d’activités de promotion et d’événements ;
• Soutenir les démarches de consultation.

Profil et qualifications requises

Formation / Expérience / Certification

• Toute combinaison de formation et d’expérience pertinentes sera considérée ;
• Diplôme d’études universitaires dans un champ de spécialisation approprié un atout ;
• Expérience dans des fonction similaires ;
• Expérience dans le milieu de l’éducation un atout.

Connaissances

• Connaissance des opérations et du fonctionnement de la Direction générale d’une organisation ;
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft.

Compétences et aptitudes requises

• Sens du service à la clientèle et grandes habiletés relationnelles ;
• Maîtrise du français, compétences de rédaction et d’expression orale élevées ;
• Sens de l’initiative et grande capacité d’adaptation ;
• Efficacité dans la gestion des priorités ;
• Grande capacité à travailler en équipe ;
• Discrétion et grand respect de la confidentialité ;
• Tact et diplomatie ;
• Éthique et respect des règles en vigueur au Cégep ;
• Adhésion au Projet éducatif, au Plan stratégique, au Plan institutionnel de réussite et aux valeurs du Cégep.

Le Cégep Gérald-Godin souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et applique un programme d’accès à l’égalité pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées (des mesures d’adaptation peuvent être offertes pour les personnes handicapées afin de faciliter le processus de sélection).

Description du poste

Sous l’autorité de la Direction générale, la personne titulaire du poste occupe des fonctions de gestion (planification, organisation, direction, contrôle) et des tâches exécutives liées à l’administration ainsi qu’aux relations et aux communications de la Direction générale et de la Direction des études.

La personne titulaire du poste accompagne la directrice générale et le directeur des études dans l’exercice de leurs fonctions et assure un soutien à la secrétaire générale. C’est dans un contexte de consolidation des structures et d’amélioration des processus et des pratiques que la personne est appelée à évoluer, tout en contribuant plus largement au développement institutionnel du Cégep. Ainsi, en fonction des domaines d’intervention qui la concernent, les principales tâches de la personne adjointe à la Direction générale et à la Direction des études consistent à :

Gestion administrative

• Assister la directrice générale et le directeur des études dans la planification et l’exécution d’activités de nature administrative ;
• Préparer et organiser des réunions ;
• Rédiger des procès-verbaux et comptes rendus ;
• Contribuer au suivi du plan stratégique et à la reddition de compte ;
• Soutenir la gestion de projets ;
• Contribuer à la mise en place et à l’amélioration de systèmes de gestion ;
• Contribuer à la production d’études, d’analyses et de rapports ;
• Soutenir la directrice générale et le directeur des études dans leur engagement au sein du réseau collégial et d’autres réseaux et le renforcement de partenariats ;
• Collaborer à l’établissement des prévisions budgétaires et au contrôle des dépenses ;
• Contribuer à la préparation de plans d’action et de plans de travail ;
• Agir comme personne-ressource dans la production et la gestion des documents administratifs du Cégep ;
• Appuyer la secrétaire générale dans l’exercice de ses fonctions et la remplacer au besoin.

Relations et communications internes et externes

• Gérer les agendas ;
• Gérer les boîtes courriels ;
• Contribuer aux communications internes et externes ;
• Collaborer à diverses opérations d’information ainsi qu’à l’organisation d’activités de promotion et d’événements ;
• Soutenir les démarches de consultation.

Profil et qualifications requises

Formation / Expérience / Certification

• Toute combinaison de formation et d’expérience pertinentes sera considérée ;
• Diplôme d’études universitaires dans un champ de spécialisation approprié un atout ;
• Expérience dans des fonction similaires ;
• Expérience dans le milieu de l’éducation un atout.

Connaissances

• Connaissance des opérations et du fonctionnement de la Direction générale d’une organisation ;
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft.

Compétences et aptitudes requises

• Sens du service à la clientèle et grandes habiletés relationnelles ;
• Maîtrise du français, compétences de rédaction et d’expression orale élevées ;
• Sens de l’initiative et grande capacité d’adaptation ;
• Efficacité dans la gestion des priorités ;
• Grande capacité à travailler en équipe ;
• Discrétion et grand respect de la confidentialité ;
• Tact et diplomatie ;
• Éthique et respect des règles en vigueur au Cégep ;
• Adhésion au Projet éducatif, au Plan stratégique, au Plan institutionnel de réussite et aux valeurs du Cégep.

Le Cégep Gérald-Godin souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et applique un programme d’accès à l’égalité pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées (des mesures d’adaptation peuvent être offertes pour les personnes handicapées afin de faciliter le processus de sélection).

Description du poste

Vous êtes un·e professionnel·le de l'administration passionné·e par l'univers du marketing ? Nous recrutons actuellement un-e adjoint·e exécutif·ve au chef de la direction marketing.

Ce rôle est une opportunité exceptionnelle de rejoindre une organisation financiere axée sur la mission, les résultats et la diversité. En tant qu'adjoint·e exécutif·ve, vous serez le pilier central du bureau du chef de la direction marketing, naviguant dans un environnement stimulant où l'agilité et le jugement sont essentiels.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe de direction pour assurer une coordination fluide des activités marketing stratégiques.

Si ce role vous correspond, n'hesitez pas a presenter votre candidature!

Avantages

• Salaire compétitif
• Rôle permanent a temps plein 35h/semaine au centre-ville de Montréal
• Avantages sociaux flexibles et compétitifs, incluant un régime d’épargne du personnel où l'employeur te verse une contrepartie de tes cotisations volontaires, un régime de pension à prestations déterminées, un compte de dépenses mieux-être et soins de santé de 750 $, pour n’en nommer que quelques-uns
• En complément de vacances payées chaque année, cinq journées personnelles, des journées de maladie au besoin, et les bureaux sont fermés du 25 décembre au 1er janvier
• Un modèle de travail hybride (3-4 jours au bureau maximum)

Responsabilités

LES DÉFIS À VENIR

• Apporter un soutien administratif au directeur marketing (CMO) et à ses équipes, notamment pour les tâches suivantes :
  • gestion de plusieurs agendas,
  • accompagnement de l’intégration des nouveaux collaborateurs,
  • soumission des demandes relatives aux droits d’accès et aux services informatiques,
  • gestion des fournitures, des déplacements et du courrier.
• Organiser des réunions et événements d’équipe complexes (par exemple : plusieurs parties prenantes, différents fuseaux horaires, intervenants externes, entretiens d’embauche, etc.).
• Préparer les ordres du jour des réunions et assurer le suivi des actions découlant des réunions de la direction marketing, de la direction financière et de toute autre réunion de direction pertinente.
• Anticiper les besoins du directeur marketing en préparant des notes de synthèse, en assurant un suivi proactif des dossiers prioritaires et en gérant les informations entrantes avec discernement.
• Garantir un suivi rigoureux du traitement des factures et de la gestion des notes de frais.
• Gérer efficacement les priorités concurrentes, traiter les dossiers et les demandes rapidement et proactivement, et en assurer le suivi jusqu’à leur aboutissement, souvent dans des délais serrés.
• Assurer la liaison entre l’équipe et les services internes afin de faciliter une communication fluide. • Développer et entretenir des relations avec les partenaires externes afin d'assurer la coordination de l'information et de soutenir divers projets.
• Gérer diverses informations confidentielles, telles que des rapports, des documents et de la correspondance.
• Accomplir toute autre tâche liée à la nature du poste.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Minimum de 5 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif à la direction
• Expérience dans le secteur des services financiers
• Solides compétences en gestion et coordination de projets, notamment la capacité d'organiser le travail et de gérer plusieurs priorités
• Excellentes aptitudes relationnelles, avec la capacité d'établir des relations avec les intervenants internes et externes
• Sens aigu du détail et capacité à travailler sous pression
• Capacité démontrée à s'épanouir dans un environnement de direction dynamique
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite dans les deux langues officielles (français et anglais)
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Aisance avec les nouvelles technologies et les outils d'IA comme Copilot

Notre client exerce ses activités au Canada. L'entreprise prend tous les moyens raisonnables pour limiter le nombre de postes au Québec qui requièrent la connaissance d'une langue autre que le français, et ne l'exige que lorsque c'est nécessaire et que ses employés bilingues existants ne sont pas en mesure de remplir ces fonctions.

Sur la base d'une évaluation menée par notre client, il a été déterminé que ce poste exige des candidats qu'ils parlent couramment l'anglais (à l'oral et à l'écrit). En particulier, ce poste exigera de l'employé qu'il:

• communiquer avec des clients/partenaires/employés anglophones situés hors du Québec sur une base quotidienne
• travailler sur des projets, produits ou livrables qui doivent être présentés aux clients en anglais

Sommaire

Ce poste vous intéresse ?

Envoyez-nous un courriel en tout temps à et vous connaissez des gens intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées. Il nous fera plaisir de les aider!

Pour obtenir plus d’informations sur ce poste et tous les autres postes présentement disponibles, rendez-vous au www.randstad.ca.

Nous attendons votre CV avec impatience!

Tous les cv reçus seront examinés à part égal.

Seul les candidat(e)s sélectionné(es) seront contacté(e)s

Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3

Engagement en matière d’équité, de diversité et d’inclusion

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Milieu de travail inclusif et accessible

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.

SOMMAIRE DE L’EMPLOI

Relevant du Vice-président, Talent et culture, l’adjoint·e administratif·ve apporte un soutien administratif essentiel au bon fonctionnement de l’équipe Talent et culture et de l’équipe Expérience client. Le ou la titulaire doit détenir de grandes habiletés d’organisation et doit être en mesure d’anticiper les besoins des unités d’affaires. Il ou elle apporte un soutien administratif complet incluant notamment la rédaction, la mise en forme et la révision de divers documents, l’organisation de réunions et la tenue des budgets.

Description du poste

• Rédiger et réviser la correspondance, les lettres d’offres d’emploi, les présentations, les données, les rapports, les procès-verbaux, les contrats et autres documents connexes;

• Assurer la gestion de la documentation selon les normes de l’organisation en matière d’archivages et selon les systèmes de classement établis;

• Planifier et organiser les réunions (convocations, réservations de salles et préparation des documents, tels que les ordres du jour et les comptes rendus des réunions);

• Procéder aux affichages de poste et à la planification des entrevues;

• Effectuer les réservations nécessaires pour les déplacements et préparer les comptes de dépenses;

• Assurer la tenue des budgets (budget de fonctionnement et budget de formation du personnel administratif);

• Compiler, au besoin, des données, des statistiques et autres renseignements et effectuer, si nécessaire, des recherches;

• Assister l’équipe Talent et Culture dans l’organisation d’activités corporatives d’envergure (réservation de salles, traiteur, etc.);

• Contribuer à l’amélioration continue des processus internes;

• Assister l’équipe Expérience client dans la gestion des feuilles de temps et dans la gestion de l’absentéisme;

• Exécuter toutes autres tâches connexes.

Qualifications

• Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de bureau et (ou) de secrétariat ou l’équivalent;

• Compter un minimum de 5 années d'expérience pertinente, préférablement auprès de cadres supérieurs;

• Posséder une connaissance approfondie du français et une connaissance de la langue anglaise (atout);

• Posséder une connaissance approfondie des différents logiciels administratifs ainsi que de la suite Microsoft Office 360. Une connaissance approfondie des outils informatiques est recherchée.

Compétences recherchées

• Posséder de l’autonomie, du tact et avoir un sens de l’organisation et des priorités très développé;

• Avoir un très bon jugement, de l’initiative, de l’entregent et faire preuve de débrouillardise;

• Faire preuve de rigueur dans la préparation, la mise en page et la révision de documents;

• Démontrer quotidiennement sa capacité à vouloir aider les membres de l’équipe;

• Respecter de hautes normes de confidentialité et agir en tout temps avec discrétion;

• Avoir des habiletés pour la collaboration.