Vous faites preuve d'un grand sens de débrouillardise et possédez d'excellentes aptitudes en service à la clientèle et en en organisation? Vous aimeriez prendre part à une équipe professionnelle aux valeurs humaines? Joignez-vous à l’équipe de la Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants, chef de file en matière de philanthropie au Québec.

La Fondation est actuellement à la recherche d’un.e Coordonnateur.trice administratif.ive, Bureau de de la direction générale et de la réception. La personne sélectionnée aura pour principale responsabilité d’assurer le bon fonctionnement de l’accueil des donateurs et des invités, ainsi que du bureau de la présidente et des vice-présidents.es. Elle veillera à la gestion efficiente des tâches administratives quotidiennes, contribuant ainsi au bon déroulement des activités de la Fondation.

Responsabilités

Réception :

• Accueillir et diriger les visiteurs ;
• Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants de la ligne générale de la Fondation ;
• Fournir des informations de base et précises en personne, par téléphone et par courriel ;
• Recevoir, trier et distribuer le courrier ;
• Assurer la gestion de la papeterie, incluant la commande, le suivi des stocks et la mise en place des fournitures nécessaires ;

Soutien administratif, bureau de la direction:

• Planifier les réunions et tenir à jour le calendrier Outlook de la Présidente ;
• Coordonner les réunions des quatre vice-présidents, selon les besoins ;
• Effectuer des tâches administratives quotidiennes variées tels que la préparation de rapport de dépenses, l’impression de documents, la préparation de lettres diverses, etc. ;
• Rédiger la correspondance ou les notes d'information et la coordonner, le cas échéant ;
• Éditer/formater les présentations PowerPoint selon les besoins de la direction ;
• Assurer une liaison étroite avec les membres de l'équipe afin de garantir le respect des délais pour la correspondance, les documents de réunion et les présentations ;
• Coordonner et anticiper avec la présidente toute planification de projet ou gestion des activités de l'équipe de direction ;
• Envoyer la correspondance électronique au personnel, aux donateurs/partenaires au nom de la présidente, selon les besoins ;
• Assister la présidente dans la préparation de ses déplacements ou de ses présentations, le cas échéant ;
• Collaborer à l’organisation des réceptions pour les grands donateurs, aux événements internes pour les employés ou tout autre évènement de la Présidente (réservation de salles à l’hôpital, restaurants, commande de nourriture, commande de fleurs, etc.) ;
• Tenir à jour les dossiers papier et électronique du bureau de la présidence ;
• Soutenir au niveau administratif la secrétaire adjointe du conseil d’administration lors de la tenue des réunions du Conseil d’Administration et de ses comités ;

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique administrative ou bureautique et un minimum de 5 ans d’expérience ou toute autre combinaison équivalente d’éducation et d’expérience pertinentes ;
• Expérience de travail en soutien administratif à la direction, incluant la gestion d’agenda, est essentiel ;
• Excellente maîtrise de la grammaire anglaise et française à l’écrit et à l’oral ;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, Copilot) ;
• Connaissance de logiciels informatique tel que Acrobat est un atout ;
• Expérience en gouvernance / conseils d’administration serait un atout ;
• Une connaissance de base d’un logiciel CRM ou le logiciel de collecte de fonds Raiser’s Edge serait un atout.

Compétences

• Sens de l’organisation, de la gestion des priorités et débrouillardise;
• Rigueur, minutie et sens de l’initiative ;
• Solides compétences en communication verbale en français et en anglais ;
• Capacité à faire preuve de discrétion et de respect absolu de la confidentialité en tout temps ;
• Flexibilité et souplesse face à l’évolution des demandes et des priorités de travail ;
• Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle ;
• Habileté à travailler de manière autonome ;
• Capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois et à respecter les échéanciers ;
• Excellent esprit d’équipe et facilité à collaborer efficacement.

Ce que nous offrons :

• Horaire de travail de 35 heures par semaine ;
• Régime d’assurances santé complet (médical, dentaire, bien-être) ;
• Contribution de 5 % à un REER collectif ;
• Trois semaines de vacances et dix jours de congés personnels ;
• Programme de Télémédecine ;

*Il s'agit d'un poste permanent à temps plein nécessitant une présence au bureau de 5 jours par semaine.

Nous remercions toutes les personnes intéressées par ce poste. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Nos valeurs fondamentales de respect, d’intégrité et de travail d’équipe définissent notre objectif commun d’aider les enfants malades qui sont notre source d’inspiration.

L’inclusion est au cœur de nos engagements. La Fondation est un employeur qui souscrit aux principes d’équité en matière d’emploi.

La Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants a été créée en 1973. Notre mission est d’inspirer et de mobiliser la communauté pour soutenir l’innovation continue dans la recherche, l’enseignement et les soins à l’Hôpital de Montréal pour enfants, un centre pédiatrique de renommée internationale offrant des soins hautement spécialisés. Pour en savoir plus, visitez le site www.fondationduchildren.com.

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

Description de l’offre d’emploi

Préparer, réviser et mettre en forme divers documents juridiques (procédures, contrats, correspondances, formulaires). Assurer l’ouverture, l’organisation et la gestion des dossiers juridiques, tant papier qu’électroniques. Effectuer le suivi des échéanciers, des délais de dépôt et des audiences. Communiquer avec la clientèle, les tribunaux, les huissiers et autres intervenants. Gérer l’agenda des avocats, fixer les rendez-vous et coordonner les audiences. Assurer la facturation, le suivi des paiements et le soutien administratif général du bureau.

Employeur

JELASSI

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat juridique

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à coordonner et à déléguer
• Capacité à travailler sous pression

Langues

• Français parlé - Moyen
• Français écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Date de fin d'emploi

9 octobre 2025

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Temporaire

DESCRIPTION SOMMAIRE DES TÂCHES

Sous la supervision du Secrétariat général du SGPPUM, et en collaboration avec les autres membres de l’équipe permanente, l’adjoint.e administratif.ve :

1. Assure la préparation des ordres du jour (ainsi que la liste des informations) et la convocation des réunions du Comité exécutif, du Conseil syndical, de l’Assemblée générale et de différents comités;
2. Rédige les procès-verbaux de séances du Comité exécutif;
3. Organise le travail de secrétariat du SGPPUM;
4. Organise, sur le plan matériel et administratif, les réunions des différentes instances syndicales : réservation de salles, organisation technique des salles, commander les repas, etc.;
5. Assume la responsabilité des inventaires et approvisionnements et des achats matériels (papeterie, fournitures de bureau, etc.);
6. Assure le contact avec les instances universitaires : service de polycopie, direction des immeubles, TI, service de courrier, etc. ;
7. Fait le suivi des factures (envoi à la comptabilité et validation une fois le processus complété à la banque);
8. Met à jour le site internet du syndicat;
9. Effectue différentes tâches de traitement de texte : rédaction, correction de texte en français et mise en page; réalisation de tableaux sur Excel et analyses;
10. Veille au bon fonctionnement logistique du bureau : gestion des systèmes de téléphonie, télécopie, messagerie électronique, photocopie, imprimante, etc.;
11. Reçoit et achemine les appels téléphoniques et courriels;
12. Trie, distribue et archive le courrier et les courriels (correspondance);
13. Effectue toute autre tâche connexe.

• DEC en administration ou dans un domaine connexe
• Un minimum de 2 années d’expérience pertinente
• Excellente connaissance de la langue française
• Aisance avec les outils de communication informatiques et les logiciels de bureautique

• Sens de l’organisation et habilités administratives
  
• Excellente capacité de communication orale et écrite
• Autonomie, initiative, jugement
• Adhésion aux valeurs du mouvement syndical

• Secrétariat juridique
• Aisance avec le logiciel « Néo Sapiens » ou Mon Syndicat
• Expérience dans le mouvement syndical
• Expérience dans le mouvement universitaire

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

Employeur

CORPORATION DE L'ECOLE POLYTECHNIQUE DE MONTREAL

Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration, la personne recherchée assure le soutien et le suivi de processus administratifs et académiques en vigueur dans son unité. Elle accueille et informe la clientèle (p. ex. : la communauté enseignante et étudiante, etc.). Prépare, concilie et effectue la mise en page de divers documents administratifs. Effectue la saisie de données et la mise à jour des systèmes informatisés de gestion. Traite le courrier. Effectue le classement, la photocopie et l'assemblage de documents. Effectue des tâches pour les différentes unités du département.

Principales responsabilités

• Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des activités du secteur.
• Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des systèmes informatisés de gestion des affaires étudiantes, administratives ou financières.
• Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies propres à son unité, telles que : tenue d'une petite caisse, demande de remboursement de dépenses, prise d'inventaire (locaux, matériel, téléphonie), retour de marchandise, renouvellement des fournitures de bureau, gestion des clés et des accès.
• Produit des listes et des rapports requis à l'aide des logiciels appropriés.
• Vérifie l'exactitude des données (comptables, administratives, académiques ou autres) et apporte les corrections qui s'imposent.
• Applique dans ce domaine des directives établies et signale à qui de droit les problèmes.
• Prépare et assure le suivi de divers formulaires administratifs tels que réquisitions internes, demandes d'approvisionnement, réquisition de paiement.
• Peut aider les personnes responsables de la gestion des études ou administratives.
• En collaboration avec les autorités administratives et les personnes-ressources de l'unité, voit à la préparation, à l'organisation et au soutien du processus de demande de révision d'examens.
• Transmet l'information aux instances et aux personnes responsables tout en respectant les échéanciers établis.

Scolarité

Diplôme d'études secondaires (DES) ou toute autre formation jugée équivalente.

Expérience

Minimum d'une (1) année d'expérience pertinente.

Autres

• Connaissance des logiciels de traitement de textes, de données et de communication Internet.

Rémunération

Classe 5 (de 26,79 $ à 33,85 $).

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal

• 21 jours de vacances annuelles
• 16 jours fériés
• Congés sociaux et parentaux
• Horaire de travail réduit durant la période estivale
• Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
• Programme d'aide au personnel
• Régime de retraite à prestations déterminées

SVP Postulez en ligne au: parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Durée d'emploi

Temporaire

PFD RECRUTE!
ADJOINT.E JURIDIQUE – DROIT FAMILIAL

PFD Avocats est présentement à la recherche d’adjoint.es juridiques pour compléter l’équipe de droit familial à notre bureau de Boisbriand.

Notre cabinet se distingue par la qualité de ses services juridiques ainsi que par l’excellent environnement de travail qui y règne.

POURQUOI VOUS JOINDRE À NOUS?

• Parce que PFD Avocats, c’est une grande équipe composée de plus de cent cinquante personnes qui se distinguent par leur niveau de compétences, leur souci de l’excellence, leur loyauté, ainsi que leur conscience sociale et communautaire;
• Parce que c’est de travailler au sein d’une organisation bien établie depuis plus de 85 ans et soucieuse d’offrir un environnement de travail stimulant où bonheur, respect des individus, équité et développement professionnel sont priorisés au quotidien;
• Parce que c’est prendre part à une vie de bureau où divers événements de qualité sont organisés tout au long de l’année pour permettre aux employés de fraterniser et d’être reconnus au sein de l’organisation.

À QUOI RESSEMBLE UNE JOURNÉE TYPIQUE?

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les associé.es, avocat.es et les adjointes juridiquescomposant l’équipe de droit familial, lesquels sont reconnu.es pour leur professionnalisme, leur dynamisme et leur esprit de collaboration.

Vos tâches et responsabilités incluront notamment :

• Procéder à l’ouverture des dossiers des clients (mandat, correspondance, pièces justificatives, etc.);
• Assurer la gestion de l’agenda des avocats de l’équipe en fixant les rendez-vous, les réunions, les audiences, les procès et les vacations à la cour;
• Assurer une gestion efficace des dossiers et des délais;
• Préparer des procédures judiciaires (demande en divorce, demande pour garde, procédure d’adoption, homologation de mandat, vérification de testament), des formulaires de fixation de pension alimentaire, des déclarations sous serment et toutes autres procédures relevant du droit familial;
• Rédiger, modifier et réviser divers documents juridiques;
• Réviser les documents et la correspondance pour s’assurer qu’ils sont conformes à l'usage grammatical;
• Assurer certaines communications téléphoniques et/ou courriel avec les clients, les témoins, et le personnel du greffe;
• Effectuer le classement de la documentation papier et électronique dans les dossiers;
• Assurer le suivi des dossiers et de la correspondance;
• Effectuer la facturation;
• Fournir de l'aide aux autres adjointes de l’équipe, au besoin.

AVEZ-VOUS LE PROFIL?

• DEP en secrétariat avec profil juridique;
• Minimum de 2 années d’expérience en litige, idéalement en droit familial;
• Bonne connaissance de la Suite Microsoft Office;
• Parfaite maîtrise du français;
• Excellente organisation du travail et gestion de priorités;
• Excellentes relations interpersonnelles;
• Facilité à faire des appels téléphoniques de suivi ou de demande de renseignements;
• Minutie, rigueur et souci du détail;
• Initiative et autonomie .

CE QUE NOUS VOUS OFFRONS :

• Salaire concurrentiel;
• Avantages sociaux compétitifs : soins médicaux, dentaires, programme d’aide aux employés (PAE) et télémédecine;
• Allocation bien-être;
• Excellentes conditions de travail; café, thé et fruits frais offerts gratuitement;
• Banque d’heures pour maladies payées;
• Environnement stimulant et agréable;
• Télétravail;
• Plusieurs activités pour les employés organisées par divers comités au cours de l’année.

Veuillez envoyer votre candidature à Marie-Pier Gagnon, Directrice ressources humaines, via Droit-inc. Toutefois, prenez note que nous communiquerons uniquement avec les candidats.es retenus.es.

Vous êtes adjoint.e juridique et souhaitez approfondir votre expertise en droit municipal tout en profitant de meilleurs avantages sociaux? Cette opportunité est faite pour vous!

Notre client, un cabinet d’avocats basé à Montréal, est à la recherche d’un.e adjoint.e juridique pour rejoindre son équipe. Votre dynamisme, vos compétences juridiques, votre esprit proactif et votre capacité à apprendre rapidement, ainsi que votre aptitude à gérer les délais, seront essentiels pour soutenir les activités du cabinet.

Vos futurs avantages :

• Poste permanent à temps plein, du lundi au vendredi (33.75 heures par semaine);
• Poste hybride (2 jours à la maison et 3 jours au bureau);
• Assurances collectives (dentaire, vision, médicaments) payées à 100 % par l’employeur après 3 mois;
• Télémédecine;
• REER avec participation de l’employeur jusqu'à 4 %;
• Assurance invalidité;
• Programme de santé et de mieux-être (collations santé, café, thé et autres breuvages fournis);
• Programme d’aide aux employés;
• Programmes d’adaptation ergonomique du poste de travail;
• Assurance vie;
• 8 jours de congés maladie et personnels monnayables;
• Entre 3 et 4 semaines de vacances selon l’expérience.

Vos futures responsabilités :

• Gérer l’agenda des procédures et des délais inhérents du ou des avocats, et veiller à ce qu’ils soient respectés ;
• Réviser et relire les documents et la correspondance, pour vérifier s’ils sont conformes aux procédures juridiques, aux normes du cabinet et à l’usage grammatical ;
• Préparer et saisir sur l’ordinateur des lettres et des documents juridiques, tels que des déclarations sous serment, des procédures et des mémoires, à partir de textes manuscrits, sténographiés ou dictés ;
• Fixer et coordonner les rendez-vous, les réunions ou interrogatoires, ainsi que les conférences du ou des avocats ;
• Tenir un système de classement numérique et papier selon les normes établies par le cabinet pour la gestion des documents et des procédures juridiques ;
• Assurer l’enregistrement des entrées de temps et préparer la facturation ;
• Entretenir des relations privilégiées avec la clientèle et les autres parties prenantes ;
• Contrôler fréquemment la sécurité des documents confidentiels ;
• Préparer l’ouverture et la fermeture des dossiers selon les procédures du cabinet ;
• Effectuer d'autres tâches connexes.

Compétences et qualités recherchées :

• Formation en secrétariat avec option juridique reconnue (toute autre combinaison de formation ou d’expérience juridique sera considérée);
• 1 à 5 ans d’expérience en tant qu’adjoint.e juridique ;
• Expérience de 1 an minimum en droit municipal est obligatoire;
• Expérience en litige est un atout;
• Expérience de travail sur des procédures;
• Maîtrise parfaite de la langue française, à l’oral et à l’écrit ;
• Maîtrise de la langue anglaise, niveau intermédiaire, est requise pour travailler avec une clientèle bilingue;
• Excellente capacité rédactionnelle ;
• Grande rigueur professionnelle et minutie ;
• Bonne gestion des priorités ;
• Esprit d’initiative et proactif.ve;
• Esprit collaboratif aimant travailler en équipe ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Word, Outlook et Teams (gestion de courriels et d’agendas) ;
• Connaissance du logiciel de comptabilité Maître, un atout.

Un peu plus d’informations sur le cabinet :

Actif depuis plus de 60 ans, ce cabinet d’avocats compte plusieurs succursales à travers le Québec, regroupant plus de 50 avocats.

Venez joindre les rangs d’un cabinet qui met l’accent sur un environnement de travail accueillant, où le bien-être des employés est une priorité centrale.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Vous êtes adjoint.e juridique et souhaitez approfondir votre expertise en droit municipal tout en profitant de meilleurs avantages sociaux? Cette opportunité est faite pour vous!

Notre client, un cabinet d’avocats basé à Montréal, est à la recherche d’un.e adjoint.e juridique pour rejoindre son équipe. Votre dynamisme, vos compétences juridiques, votre esprit proactif et votre capacité à apprendre rapidement, ainsi que votre aptitude à gérer les délais, seront essentiels pour soutenir les activités du cabinet.

Vos futurs avantages :

• Poste permanent à temps plein, du lundi au vendredi (33.75 heures par semaine);
• Poste hybride (2 jours à la maison et 3 jours au bureau);
• Assurances collectives (dentaire, vision, médicaments) payées à 100 % par l’employeur après 3 mois;
• Télémédecine;
• REER avec participation de l’employeur jusqu'à 4 %;
• Assurance invalidité;
• Programme de santé et de mieux-être (collations santé, café, thé et autres breuvages fournis);
• Programme d’aide aux employés;
• Programmes d’adaptation ergonomique du poste de travail;
• Assurance vie;
• 8 jours de congés maladie et personnels monnayables;
• Entre 3 et 4 semaines de vacances selon l’expérience.

Vos futures responsabilités :

• Gérer l’agenda des procédures et des délais inhérents du ou des avocats, et veiller à ce qu’ils soient respectés ;
• Réviser et relire les documents et la correspondance, pour vérifier s’ils sont conformes aux procédures juridiques, aux normes du cabinet et à l’usage grammatical ;
• Préparer et saisir sur l’ordinateur des lettres et des documents juridiques, tels que des déclarations sous serment, des procédures et des mémoires, à partir de textes manuscrits, sténographiés ou dictés ;
• Fixer et coordonner les rendez-vous, les réunions ou interrogatoires, ainsi que les conférences du ou des avocats ;
• Tenir un système de classement numérique et papier selon les normes établies par le cabinet pour la gestion des documents et des procédures juridiques ;
• Assurer l’enregistrement des entrées de temps et préparer la facturation ;
• Entretenir des relations privilégiées avec la clientèle et les autres parties prenantes ;
• Contrôler fréquemment la sécurité des documents confidentiels ;
• Préparer l’ouverture et la fermeture des dossiers selon les procédures du cabinet ;
• Effectuer d'autres tâches connexes.

Compétences et qualités recherchées :

• Formation en secrétariat avec option juridique reconnue (toute autre combinaison de formation ou d’expérience juridique sera considérée);
• 1 à 5 ans d’expérience en tant qu’adjoint.e juridique ;
• Expérience de 1 an minimum en droit municipal est obligatoire;
• Expérience en litige est un atout;
• Expérience de travail sur des procédures;
• Maîtrise parfaite de la langue française, à l’oral et à l’écrit ;
• Maîtrise de la langue anglaise, niveau intermédiaire, est requise pour travailler avec une clientèle bilingue;
• Excellente capacité rédactionnelle ;
• Grande rigueur professionnelle et minutie ;
• Bonne gestion des priorités ;
• Esprit d’initiative et proactif.ve;
• Esprit collaboratif aimant travailler en équipe ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Word, Outlook et Teams (gestion de courriels et d’agendas) ;
• Connaissance du logiciel de comptabilité Maître, un atout.

Un peu plus d’informations sur le cabinet :

Actif depuis plus de 60 ans, ce cabinet d’avocats compte plusieurs succursales à travers le Québec, regroupant plus de 50 avocats.

Venez joindre les rangs d’un cabinet qui met l’accent sur un environnement de travail accueillant, où le bien-être des employés est une priorité centrale.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Description de poste

Relevant de la Vice-présidente principale – Groupe Gestion de la performance, l’adjoint(e) de direction agit comme partenaire stratégique dans la gestion des priorités, la coordination des activités et le soutien aux opérations de direction. Ce rôle exige une grande autonomie, une discrétion absolue et une capacité à anticiper les besoins dans un environnement complexe et en constante évolution.

Venez tracer la voie avec nous!

Responsabilités

Sous la supervision de la Vice-présidente principale – Groupe Gestion de la performance, vous serez appelé à travailler en collaboration avec les autres membres du groupe, notamment avec la Vice-présidence – Services projets. Dans le cadre de votre emploi, vous serez amené à accomplir les tâches suivantes :

• Gérer de manière proactive l’agenda, les déplacements et les suivis de la Vice-présidente principale.
• Prioriser et filtrer les demandes afin d’optimiser le temps de la direction.
• Offrir un soutien à l’équipe de direction du Groupe, notamment à la Vice-présidence – Services projets, qui relève de la Vice-présidente principale, selon les besoins organisationnels.
• Assurer le suivi des indicateurs de performance et compiler les données nécessaires à la prise de décision.
• Coordonner les réunions de direction, incluant la logistique, les comptes rendus et le suivi des actions.
• Organiser les voyages d’affaires et gérer les comptes de dépense.
• Mettre en forme des documents de haut niveau (PowerPoint, Word, Excel) pour des présentations internes et externes.
• Anticiper les besoins de la Vice-présidente principale et contribuer activement à l’efficacité des opérations du Groupe Gestion de la performance.

Exigences

• Diplôme d’études collégiales en administration ou toute autre formation pertinente.
• Minimum de 10 ans d’expérience dans le domaine administratif, idéalement auprès de cadres exécutifs.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils Adobe.
• Excellentes habiletés de rédaction en français et en anglais.
• Bilinguisme requis (français et anglais).

Profil recherché

• Excellente capacité de planification, d’organisation et de gestion des priorités.
• Esprit de service, autonomie, initiative et débrouillardise.
• Capacité à gérer le stress et à évoluer dans l’ambiguïté.
• Discrétion, professionnalisme et sens politique.
• Rapidité d’exécution et souci du détail.

Conditions proposées par EBC

• Un salaire compétitif;
• 4 semaines de vacances annuelles;
• Programme complet d’assurances collectives modulaire dès l'entrée en poste;
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h / 24;
• Un programme de REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un RPDB;
• Un programme d’aide aux employés;
• De la formation continue;
• Un club social actif;
• Un milieu de travail convivial et stimulant;
• Des projets d’envergure;

Entreprise « reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada ».

Description de poste

Relevant de la Vice-présidente principale – Groupe Gestion de la performance, l’adjoint(e) de direction agit comme partenaire stratégique dans la gestion des priorités, la coordination des activités et le soutien aux opérations de direction. Ce rôle exige une grande autonomie, une discrétion absolue et une capacité à anticiper les besoins dans un environnement complexe et en constante évolution.

Venez tracer la voie avec nous!

Responsabilités

Sous la supervision de la Vice-présidente principale – Groupe Gestion de la performance, vous serez appelé à travailler en collaboration avec les autres membres du groupe, notamment avec la Vice-présidence – Services projets. Dans le cadre de votre emploi, vous serez amené à accomplir les tâches suivantes :

• Gérer de manière proactive l’agenda, les déplacements et les suivis de la Vice-présidente principale.
• Prioriser et filtrer les demandes afin d’optimiser le temps de la direction.
• Offrir un soutien à l’équipe de direction du Groupe, notamment à la Vice-présidence – Services projets, qui relève de la Vice-présidente principale, selon les besoins organisationnels.
• Assurer le suivi des indicateurs de performance et compiler les données nécessaires à la prise de décision.
• Coordonner les réunions de direction, incluant la logistique, les comptes rendus et le suivi des actions.
• Organiser les voyages d’affaires et gérer les comptes de dépense.
• Mettre en forme des documents de haut niveau (PowerPoint, Word, Excel) pour des présentations internes et externes.
• Anticiper les besoins de la Vice-présidente principale et contribuer activement à l’efficacité des opérations du Groupe Gestion de la performance.

Exigences

• Diplôme d’études collégiales en administration ou toute autre formation pertinente.
• Minimum de 10 ans d’expérience dans le domaine administratif, idéalement auprès de cadres exécutifs.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils Adobe.
• Excellentes habiletés de rédaction en français et en anglais.
• Bilinguisme requis (français et anglais).

Profil recherché

• Excellente capacité de planification, d’organisation et de gestion des priorités.
• Esprit de service, autonomie, initiative et débrouillardise.
• Capacité à gérer le stress et à évoluer dans l’ambiguïté.
• Discrétion, professionnalisme et sens politique.
• Rapidité d’exécution et souci du détail.

Conditions proposées par EBC

• Un salaire compétitif;
• 4 semaines de vacances annuelles;
• Programme complet d’assurances collectives modulaire dès l'entrée en poste;
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h / 24;
• Un programme de REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un RPDB;
• Un programme d’aide aux employés;
• De la formation continue;
• Un club social actif;
• Un milieu de travail convivial et stimulant;
• Des projets d’envergure;

Entreprise « reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada ».

Titre d'emploi :

en informatique (Support technique PC et ordinateurs portables)

Numéro de référence :

Catégorie d'emploi :

Technologies de l'information (Informatique) et multimédia

Direction :

Direction des technologies de l'information

Service : Micro-informatique

Nom du supérieur immédiat :

Jean Rudy

Statut de l'emploi :

S - Remplacement à temps complet

Durée de l'emploi prévue :

Lieu de travail :

Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)

Horaire de travail :

Particularité du poste / Environnement de travail :

• Horaire de travail : 35 heures par semaine du lundi au vendredi 9 h à 17 h ;
• Possibilité de travailler le soir et les fins de semaine lors de pannes ou d'événements spéciaux ;
• Déplacement à l'intérieur du Collège 80% du temps.

Date de l'affichage :

Date et heure de fin de l'affichage externe :

Échelle salariale :

Entre 27,07$ et 36,14$ / l'heure, selon la scolarité et l'expérience

Entrée en fonction prévue :

Description :

NATURE DU TRAVAIL

En référence au plan de classification :

Relevant du directeur adjoint au Service des technologies de l'information, la personne occupant l'emploi de technicien en informatique, pour le poste en lien avec le support technique, accomplit des travaux techniques relatifs au fonctionnement des réseaux, des ordinateurs et des périphériques, principalement sous l'angle des logiciels. Elle apporte un support aux usagers en vue de la meilleure utilisation possible des logiciels, des appareils et des réseaux.

Spécifique au poste :

Notamment, elle installe les logiciels, les configure et les met à jour. Elle teste les nouveaux logiciels, en évalue la compatibilité et voit à l'application des correctifs appropriés. Elle est appelée à effectuer des réparations mineures tel le remplacement de certaines composantes électroniques ainsi qu'à participer au choix des logiciels et des appareils. Elle élabore tout genre de programmes destinés au traitement de données par ordinateur à partir de systèmes dont le cadre général est préétabli.

Elle est assignée à l'équipe de support technique micro-informatique afin d'offrir un support aux usagers en lien avec l'utilisation des technologies de l'information supportant les activités d'enseignement, d'apprentissage, de développement et de gestion.

Elle prépare les informations pour essais, elle met les programmes au point et elle prépare la documentation de programmes tels que les cahiers de procédures, les manuels d'opération et de normes, etc.

Elle participe aux différents besoins en lien avec le Service auquel elle relève notamment dans l'occupation du poste de technicien au Centre de services, la participation aux événements spéciaux demandant un support informatique et la collaboration aux activités connexes du Service, lorsque requis.

Elle peut être appelée à organiser le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel.

RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS

Fournir un support technique aux usagers ;

Effectuer l'analyse et le suivi des actifs du parc informatique (matériels et logiciels) ;

Participer à divers projets informatiques institutionnels ;

Assurer la sécurité des appareils, de l'équipement ainsi que des logiciels et des applications ;

Toute autre activité connexe sans être limitatif.

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ

Qualifications requises

Scolarité / Expérience :

Diplôme d'études collégiales (DEC) avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Autres conditions exigées :

Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite ;

Qualifications souhaitées

316-TECINF001 et 316-TECINF005 :

Tests requis :

Réussite des tests de français et de connaissances

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.

Le Collège Ahuntsic est fier de s'engager pour l'égalité des chances en emploi.

Nous appliquons un programme d'accès à l'égalité pour les groupes en quête d'équité dont les femmes, les Premiers Peuples, les membres des minorités ethniques et visibles, les membres de la communauté de la diversité sexuelle et de genre ainsi que les personnes en situation de handicap.

Nous déployons des mesures sécurisantes et personnalisées tout au long de votre parcours professionnel.

Rejoignez-nous et contribuez à mettre de l'avant un environnement inclusif et dynamique

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes : collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que l'ÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à l'ÉTS.

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Quel sera votre impact en tant qu'Adjointe ou Adjoint de direction - Cadre supérieur à l'ÉTS?

Sous le directeur exécutif de la recherche et des partenaires, M. Christian Casanova, vous aurez la chance de développer votre plein potentiel et jouerez un rôle clé en assumant diverses tâches administratives de nature variée et complexe, telles : planifier et organiser les activités de secrétariat de son secteur et assurer le suivi d'opérations spécifiques qui en découlent. Assurer la liaison entre sa direction et les unités administratives et académiques de l'École ou avec des partenaires et organismes externes. Répondre, dans la limite de ses responsabilités, à des dossiers d'ordre courant et assurer la continuité de certaines opérations, en l'absence de la personne supérieure.

Vous serez responsable de :

• Recevoir les personnes qui s'adressent à sa direction et répondre à leurs demandes de renseignements sur les dossiers de sa direction, sur les politiques et règlements de l'École et, dans une certaine mesure, sur des dossiers d'ordre global, stratégique ou sur tout autre sujet concernant sa direction; faire les recherches nécessaires, valider les renseignements ou l'information auprès de différents intervenants ou diriger les personnes aux responsables concernés.
• Assurer les communications et les échanges d'informations nécessaires avec les cadres supérieur(e)s, la Direction générale, les responsables des différentes unités de l'École, des universités, des autres établissements d'enseignement, des ministères ou de divers organismes régionaux, provinciaux et internationaux.
• Coordonner la logistique liée à la préparation des réunions ou comités tenus par la personne supérieure; faire des recherches et colliger les renseignements pertinents s'y rapportant; au besoin, assister à certaines réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et les soumettre à la personne supérieure pour approbation; informer les responsables concernés des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.
• Prendre connaissance du courrier, faire les vérifications d'usage, traiter les demandes selon les priorités et diffuser l'information ou les renseignements appropriés; rédiger de la correspondance, des lettres ou des documents nécessaires au suivi; en l'absence de la personne supérieure, évaluer l'importance des demandes, régler celles qui ne requièrent pas son intervention et acheminer les plus urgentes aux personnes responsables.
• Gérer l'agenda et la boîte courriel de la personne supérieure, planifier et coordonner son horaire d'activités; organiser la logistique de ses rencontres.
• Organiser les dîners d'affaires, réceptions et événements de la direction; gérer les invitations et les réponses, réserver les lieux et les repas, et assurer les suivis et la coordination de ces événements. Gérer les déplacements de son supérieur et ses voyages d'affaires. Appuyer la Régie des événements institutionnels lorsque requis par son gestionnaire.
• Analyser des notes de service, des mémoires, des procès-verbaux, et des rapports reçus. Rédiger des exposés et des rapports à l'intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d'administration, et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents. Assurer les suivis auprès des participants et de son supérieur s'ils ont des documents à produire ou à acheminer, ainsi que des informations à fournir par la suite.
• Collaborer à l'administration du budget de l'unité, vérifier et en contrôler les dépenses. Préparer les rapports de dépenses de la direction, les demandes de paiements, les commandes de fournitures, les contrats de service professionnels, etc.
• S'assurer de la mise à jour des informations diffusées sur les pages intranet et la page Web de sa direction.
• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec le cadre supérieur en vue de l'informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d'en assurer un suivi.
• Mettre à jour des listes de contacts et de leurs coordonnées, comprenant les listes de presses, contacts politiques, partenaires, etc., notamment en vue des envois de communication (lettres, invitations, cartes de Noël, etc.).

Scolarité :

Expériences :

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI : Habiletés particulières :

Autres habiletés :

Prendre note que les candidatures retenues seront invitées à passer des tests de bureautique ainsi qu'un test linguistique en lien avec les exigences du poste.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

poste situé au centre ville, formule hybride)Vous êtes dynamique, débrouillarde, fiable, efficace, organisée, prête à apprendre et vous vous démarquez par un bel esprit d'équipe.Vous contribuerez au fonctionnement optimal des différentes équipes en apportant votre appui administratif pour des tâches très variées (chaque journée aura sa couleur) tout en collaborant de prêt avec les gestionnaires et en interagissant avec la clientèle.   Principales responsabilités  :

• Gestion d'agenda, coordination de rencontres, réunions
• Ouverture de dossiers, suivis, vérifications, mise à jour des bases de données
• Dépôts de documents pour signature via le portail interne, gestion de la documentation
• Mise en page de présentations, recherches
• Entraide à l'équipe des adjointes selon les besoins et urgences
• Relève occasionnelle à la réception principale Exigences  :
• Bilinguisme oral et écrit
• Connaissance approfondie de la suite MS Office
• Expérience pertinente dans un rôle similaire (min 2 ans), secteur financier un atout
• Sens des responsabilités et des priorités, facilité d'adaptation et de communication, souci du détail, rigueur, autonomie, désir de s'impliquer de de participer à la croissance de l'entreprise Gamme complète d'avantages sociaux, (télémédecine) 3 semaines de vacances, temps supplémentaire rémunéré (si besoin) formule hybride, excellente atmosphère de travail et horaire novateur avec la semaine de 4 jours pendant 6 mois de l'année, respect travail, famille

poste situé au centre ville, formule hybride)Vous êtes dynamique, débrouillarde, fiable, efficace, organisée, prête à apprendre et vous vous démarquez par un bel esprit d'équipe.Vous contribuerez au fonctionnement optimal des différentes équipes en apportant votre appui administratif pour des tâches très variées (chaque journée aura sa couleur) tout en collaborant de prêt avec les gestionnaires et en interagissant avec la clientèle.   Principales responsabilités  :

• Gestion d'agenda, coordination de rencontres, réunions
• Ouverture de dossiers, suivis, vérifications, mise à jour des bases de données
• Dépôts de documents pour signature via le portail interne, gestion de la documentation
• Mise en page de présentations, recherches
• Entraide à l'équipe des adjointes selon les besoins et urgences
• Relève occasionnelle à la réception principale Exigences  :
• Bilinguisme oral et écrit
• Connaissance approfondie de la suite MS Office
• Expérience pertinente dans un rôle similaire (min 2 ans), secteur financier un atout
• Sens des responsabilités et des priorités, facilité d'adaptation et de communication, souci du détail, rigueur, autonomie, désir de s'impliquer de de participer à la croissance de l'entreprise Gamme complète d'avantages sociaux, (télémédecine) 3 semaines de vacances, temps supplémentaire rémunéré (si besoin) formule hybride, excellente atmosphère de travail et horaire novateur avec la semaine de 4 jours pendant 6 mois de l'année, respect travail, famille

Description de poste

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes : collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que l'ÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à l'ÉTS.

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Quel sera votre impact en tant qu'Adjointe ou Adjoint de direction - Cadre supérieur à l'ÉTS?

Sous le directeur exécutif de la recherche et des partenaires, M. Christian Casanova, vous aurez la chance de développer votre plein potentiel et jouerez un rôle clé en assumant diverses tâches administratives de nature variée et complexe, telles que :

• Planifier et organiser les activités de secrétariat de son secteur et assurer le suivi d'opérations spécifiques qui en découlent.
• Assurer la liaison entre sa direction et les unités administratives et académiques de l'École ou avec des partenaires et organismes externes.
• Répondre, dans la limite de ses responsabilités, à des dossiers d'ordre courant et assurer la continuité de certaines opérations, en l'absence de la personne supérieure.

Vous serez responsable de :

• Recevoir les personnes qui s'adressent à sa direction et répondre à leurs demandes de renseignements sur les dossiers de sa direction, sur les politiques et règlements de l'École et, dans une certaine mesure, sur des dossiers d'ordre global, stratégique ou sur tout autre sujet concernant sa direction; faire les recherches nécessaires, valider les renseignements ou l'information auprès de différents intervenants ou diriger les personnes aux responsables concernés.
• Assurer les communications et les échanges d'informations nécessaires avec les cadres supérieur(e)s, la Direction générale, les responsables des différentes unités de l'École, des universités, des autres établissements d'enseignement, des ministères ou de divers organismes régionaux, provinciaux et internationaux.
• Coordonner la logistique liée à la préparation des réunions ou comités tenus par la personne supérieure; faire des recherches et colliger les renseignements pertinents s'y rapportant; au besoin, assister à certaines réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et les soumettre à la personne supérieure pour approbation; informer les responsables concernés des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.
• Prendre connaissance du courrier, faire les vérifications d'usage, traiter les demandes selon les priorités et diffuser l'information ou les renseignements appropriés; rédiger de la correspondance, des lettres ou des documents nécessaires au suivi; en l'absence de la personne supérieure, évaluer l'importance des demandes, régler celles qui ne requièrent pas son intervention et acheminer les plus urgentes aux personnes responsables.
• Gérer l'agenda et la boîte courriel de la personne supérieure, planifier et coordonner son horaire d'activités; organiser la logistique de ses rencontres.
• Organiser les dîners d'affaires, réceptions et événements de la direction; gérer les invitations et les réponses, réserver les lieux et les repas, et assurer les suivis et la coordination de ces événements. Gérer les déplacements de son supérieur et ses voyages d'affaires. Appuyer la Régie des événements institutionnels lorsque requis par son gestionnaire.
• Analyser des notes de service, des mémoires, des procès-verbaux, et des rapports reçus. Rédiger des exposés et des rapports à l'intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d'administration, et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents. Assurer les suivis auprès des participants et de son supérieur s'ils ont des documents à produire ou à acheminer, ainsi que des informations à fournir par la suite.
• Collaborer à l'administration du budget de l'unité, vérifier et en contrôler les dépenses. Préparer les rapports de dépenses de la direction, les demandes de paiements, les commandes de fournitures, les contrats de service professionnels, etc.
• S'assurer de la mise à jour des informations diffusées sur les pages intranet et la page Web de sa direction.
• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec le cadre supérieur en vue de l'informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d'en assurer un suivi.
• Mettre à jour des listes de contacts et de leurs coordonnées, comprenant les listes de presses, contacts politiques, partenaires, etc., notamment en vue des envois de communication (lettres, invitations, cartes de Noël, etc.).

Scolarité :

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expériences :

• Cinq (5) années d'expérience pertinentes dans un poste similaire.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI : Habiletés particulières :

• Maîtrise de l'anglais : Excellente capacité à communiquer à l'oral et à l'écrit (niveau intermédiaire).
• Autonomie : Vous anticipez les besoins, prenez des initiatives et évoluez avec assurance dans un environnement dynamique.
• Priorisation : Vous gérez efficacement plusieurs dossiers et ciblez les priorités pour atteindre les objectifs stratégiques.
• Agilité : Vous vous adaptez rapidement aux interlocuteurs, aux imprévus et aux nouvelles orientations.
• Rigueur : Vous assurez rigueur et précision dans l'exécution de vos tâches, en respectant les standards organisationnels et en contribuant à l'excellence opérationnelle.

Autres habiletés :

• Vous avez une excellente maîtrise de la langue française et de solides compétences rédactionnelles.
• Vous disposez d'une expérience pertinente en gestion active des agendas, notamment en utilisant les fonctions avancées d'Outlook.
• Vous possédez une connaissance approfondie des logiciels MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, etc.) et êtes à l'aise avec les outils de communication et de productivité, tels que M-Files, Teams, Zoom, et autres.
• Vous démontrez d'excellentes compétences relationnelles et savez établir des liens solides avec les parties prenantes, notamment l'équipe de gestion, les membres du conseil d'administration et les responsables gouvernementaux.
• Vous savez préserver la confidentialité des informations sensibles, assurer la discrétion et offrir un service par excellence à vos interlocuteurs.
• Vous communiquez avec tact et diplomatie dans toutes vos interactions.
• Vous combinez dynamisme en équipe et efficacité dans vos tâches individuelles.
• Mais surtout… vous avez une attitude positive et collaborative.

Prendre note que les candidatures retenues seront invitées à passer des tests de bureautique ainsi qu'un test linguistique en lien avec les exigences du poste.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant qu'Adjointe ou Adjoint de direction - Cadre supérieur à l’ÉTS?

Sous le directeur exécutif de la recherche et des partenaires, M. Christian Casanova, vous aurez la chance de développer votre plein potentiel et jouerez un rôle clé en assumant diverses tâches administratives de nature variée et complexe, telles : planifier et organiser les activités de secrétariat de son secteur et assurer le suivi d’opérations spécifiques qui en découlent. Assurer la liaison entre sa direction et les unités administratives et académiques de l’École ou avec des partenaires et organismes externes. Répondre, dans la limite de ses responsabilités, à des dossiers d’ordre courant et assurer la continuité de certaines opérations, en l’absence de la personne supérieure.

Vous serez responsable de :

• Recevoir les personnes qui s’adressent à sa direction et répondre à leurs demandes de renseignements sur les dossiers de sa direction, sur les politiques et règlements de l’École et, dans une certaine mesure, sur des dossiers d’ordre global, stratégique ou sur tout autre sujet concernant sa direction; faire les recherches nécessaires, valider les renseignements ou l’information auprès de différents intervenants ou diriger les personnes aux responsables concernés.
• Assurer les communications et les échanges d’informations nécessaires avec les cadres supérieur(e)s, la Direction générale, les responsables des différentes unités de l’École, des universités, des autres établissements d’enseignement, des ministères ou de divers organismes régionaux, provinciaux et internationaux.
• Coordonner la logistique liée à la préparation des réunions ou comités tenus par la personne supérieure; faire des recherches et colliger les renseignements pertinents s’y rapportant; au besoin, assister à certaines réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et les soumettre à la personne supérieure pour approbation; informer les responsables concernés des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.
• Prendre connaissance du courrier, faire les vérifications d’usage, traiter les demandes selon les priorités et diffuser l’information ou les renseignements appropriés; rédiger de la correspondance, des lettres ou des documents nécessaires au suivi; en l’absence de la personne supérieure, évaluer l’importance des demandes, régler celles qui ne requièrent pas son intervention et acheminer les plus urgentes aux personnes responsables.
• Gérer l’agenda et la boîte courriel de la personne supérieure, planifier et coordonner son horaire d’activités; organiser la logistique de ses rencontres.
• Organiser les dîners d’affaires, réceptions et événements de la direction; gérer les invitations et les réponses, réserver les lieux et les repas, et assurer les suivis et la coordination de ces événements. Gérer les déplacements de son supérieur et ses voyages d’affaires. Appuyer la Régie des événements institutionnels lorsque requis par son gestionnaire.
• Analyser des notes de service, des mémoires, des procès-verbaux, et des rapports reçus. Rédiger des exposés et des rapports à l'intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d'administration, et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents. Assurer les suivis auprès des participants et de son supérieur s’ils ont des documents à produire ou à acheminer, ainsi que des informations à fournir par la suite.
• Collaborer à l’administration du budget de l’unité, vérifier et en contrôler les dépenses. Préparer les rapports de dépenses de la direction, les demandes de paiements, les commandes de fournitures, les contrats de service professionnels, etc.
• S’assurer de la mise à jour des informations diffusées sur les pages intranet et la page Web de sa direction.
• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec le cadre supérieur en vue de l’informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d’en assurer un suivi.
• Mettre à jour des listes de contacts et de leurs coordonnées, comprenant les listes de presses, contacts politiques, partenaires, etc., notamment en vue des envois de communication (lettres, invitations, cartes de Noël, etc.).

Avez-vous ce qu'il faut pour relever le défi?

Scolarité :

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expériences :

• Cinq (5) années d’expérience pertinentes dans un poste similaire.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI :

Habiletés particulières :

• Maîtrise de l’anglais : Excellente capacité à communiquer à l’oral et à l’écrit (niveau intermédiaire).
• Autonomie : Vous anticipez les besoins, prenez des initiatives et évoluez avec assurance dans un environnement dynamique.
• Priorisation : Vous gérez efficacement plusieurs dossiers et ciblez les priorités pour atteindre les objectifs stratégiques.
• Agilité : Vous vous adaptez rapidement aux interlocuteurs, aux imprévus et aux nouvelles orientations.
• Rigueur : Vous assurez rigueur et précision dans l’exécution de vos tâches, en respectant les standards organisationnels et en contribuant à l’excellence opérationnelle.

Autres habiletés :

• Vous avez une excellente maîtrise de la langue française et de solides compétences rédactionnelles.
• Vous disposez d'une expérience pertinente en gestion active des agendas, notamment en utilisant les fonctions avancées d’Outlook.
• Vous possédez une connaissance approfondie des logiciels MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, etc.) et êtes à l'aise avec les outils de communication et de productivité, tels que M-Files, Teams, Zoom, et autres.
• Vous démontrez d'excellentes compétences relationnelles et savez établir des liens solides avec les parties prenantes, notamment l’équipe de gestion, les membres du conseil d’administration et les responsables gouvernementaux.
• Vous savez préserver la confidentialité des informations sensibles, assurer la discrétion et offrir un service par excellence à vos interlocuteurs.
• Vous communiquez avec tact et diplomatie dans toutes vos interactions.
• Vous combinez dynamisme en équipe et efficacité dans vos tâches individuelles.
• Mais surtout … vous avez une attitude positive et collaborative.

Prendre note que les candidatures retenues seront invitées à passer des tests de bureautique ainsi qu’un test linguistique en lien avec les exigences du poste.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d’une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS

L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes : collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que l’ÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à l’ÉTS.

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Description de Poste

Vous cherchez un cabinet audacieux où vous pourrez contribuer de manière significative, ça tombe bien! Nous sommes une équipe ambitieuse, évoluant dans un environnement dans lequel l’épanouissement de chacun est au cœur de notre organisation.

Notre équipe est à la recherche d’un(e) adjoint(e) juridique en litige motivé(e), qui jouera un rôle clé dans le soutien d’une équipe d’avocats en litige.

Vos Avantages à Joindre L’équipe

• Généreuse politique de vacances et de journées de maladie.
• Assurance-groupe et P.A.E. (soins dentaires, vie, médicaments, voyage, invalidité, etc.)
• Programme de télémédecine avec Telus Santé
• Situé au centre-ville, à proximité des transports
• Bureaux rénovés, modernes et lumineux
• Des collations et breuvages pour vous soutenir durant la journée
• Des activités sociales et bien-être tout au long de l’année!

Vos prochains défis

• Gestion de documents et de dossiers
• Rédaction et révision de correspondance, notes de service, lettres, et documents juridiques
• Ouverture et mise à jour de dossiers, notamment dans le logiciel I Manage.
• Mise à jour et exactitude des données clients
• Recherches dans le registre des entreprises et vérification de conflits d’intérêt
• Gestion d'agendas des avocats assignés, y compris les échéances et activités avec des clients.
• Assistance aux avocats concernant l’instruction de litiges (préparation des cahiers de procédures, de pièces, d’autorités, etc.)
• Entrées de temps et gestion de comptes de dépenses
• Autres tâches qui peuvent être raisonnablement assignées de temps à autre.

Qui recherchons-nous?

• Diplôme en techniques juridiques ou secrétariat juridique ou équivalent
• Minimum de 2 ans d'expérience en tant qu'adjointe en litige
• Excellentes compétences orales et écrites en français et en anglais
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et d’organisation
• Souci du détail et compétences supérieures en traitement de texte, en correction et révision.
• Capacité à faire le suivi des dossiers et des échéances avec un minimum de supervision.
• Haut niveau de discrétion et de confidentialité.

Travailler Chez Notre Client, C’est

• Des collègues chaleureux et conviviaux
• Une progression de carrière adaptée à vos ambitions
• Une atmosphère de travail inclusive et dynamique

You are looking for a bold firm where you can make a significant contribution, well, you are in luck! We are an ambitious team, operating in an environment where the flourishing of each individual is at the heart of our organization.

Our team is looking for a motivated Litigation legal assistant who will play a key role in supporting a dynamic team of litigious lawyers.

Bilingualism (French and English) is required to meet the needs of our clients located in Quebec and in various provinces across Canada.

Your Benefits Of Joining the Team

• Generous vacation and sick leave policy
• Group insurance and E.A.P. (dental, life, medication, travel, disability, etc.)
• Telemedicine program with Telus Health
• Located downtown, close to transportation
• Renovated, modern, and bright offices
• Snacks and beverages to support you throughout the day
• Social and wellness activities throughout the year!

Your Next Challenges

• Document and file management
• Drafting and revising correspondence, memos, letters, and legal documents
• Opening and updating files, including in I Manage software.
• Ensuring the accuracy of client data
• Researching in the companies register and checking for conflicts of interest
• Managing schedules of assigned lawyers, including deadlines and activities with clients.
• Assisting lawyers with litigation instructions (preparing pleadings, exhibits, authorities, etc.);
• Time entries and expense account management
• Carrying out tasks that may be reasonably assigned from time to time.

Who are we looking for?

• Legal Assistant Diploma or equivalent.
• Minimum three (3) years of experience as a litigation legal assistant.
• Excellent oral and writing skills in French and English
• Excellent time-management and organizational skills
• Strong attention to detail and superior word processing, proofreading and editing skills.
• Capacity to perform duties with speed and accuracy.
• Ability to follow-up on files and delays with minimal supervision.
• High level of discretion and confidentiality.

Working At our client Means

• Warm and friendly colleagues
• Career progression tailored to your ambitions
• An inclusive and dynamic work atmosphere

Apply today!

QPQC

Votre transformation professionnelle commence ici

La tête pleine d’idées, vous rêvez de bâtir un avenir plus vert dans une entreprise qui valorise votre opinion et vos compétences? Vous recherchez un employeur flexible qui vous offre la possibilité d’évoluer?

Cet emploi est fait pour vous!

Sommaire du poste

Relevant directement de l’adjointe du Chef de la direction, l’adjointe à la direction assure un soutien administratif de haut niveau, confidentiel et stratégique. Elle joue un rôle clé dans la gestion des priorités, la planification des activités, la coordination des communications internes et externes, et l'organisation logistique.

Nos avantages

• Salaire compétitif
• Un programme complet d'assurance collective (dentaire, médicale, assurance vie, assurance invalidité, etc.)
• Télémédecine et Programme d'aide aux employés
• Télétravail à + / - 60% du temps (après la période de probation)
• Fonds de pension avec contribution de l’employeur
• Remboursement du gym et activités physiques
• Possibilités de développement et d'avancement professionnel au sein de l’entreprise.

Responsabilités

• Traiter le courrier de l’équipe de direction
• Gérer quotidiennement l'agenda interne et externe de la direction
• Rédiger, corriger et traduire divers documents (invitations, présentations, correspondance, notes de services, etc.)
• Coordonner les réunions de l’équipe de direction
• Participer à certaines rencontres, prendre les minutes et en assurer le suivi
• Préparer les comptes de dépenses et effectuer les suivis d’approbations
• Planifier et coordonner les voyages à l’étranger via la plateforme de l’agence de voyage ainsi que les réunions ou formations rattachées.
• Collaborer avec l’équipe des communications pour l’organisation d’événements divers
• Responsable de la gestion des bureaux

Demandes de réparations mineures

• Lien avec la compagnie d’entretien ménager
• Commande de fournitures
• Toutes autres tâches connexes possibles

Exigences

• Diplôme en administration, bureautique ou domaine connexe
• Entre 2 à 5 ans d’expérience en support administratif
• Expérience à soutenir des membres de la direction (un atout)
• Parfaitement bilingue (français et anglais, oral et écrit)
• Excellente maîtrise de la grammaire en français et en anglais
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Teams)
• Connaissance de Nitro Pro (atout)
• Grand sens de l’organisation, de la confidentialité et des priorités
• Autonomie, rigueur, jugement et diplomatie.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Grande flexibilité et aptitudes à travailler en équipe

Donnez un sens à votre carrière et aidez-nous à faire une différence : devenez un virtuose de la transformation!

Suivez-nous sur LinkedIn

Merci de votre intérêt à joindre notre équipe. Notez que nous communiquerons avec les personnes dont la candidature aura été retenue seulement.

Chez Sanimax, la diversité des talents est une richesse. Nous adhérons au principe d’équité en matière d’emploi. Nous utilisons le générique masculin dans le seul but d’alléger le texte.

Votre transformation professionnelle commence ici

La tête pleine d’idées, vous rêvez de bâtir un avenir plus vert dans une entreprise qui valorise votre opinion et vos compétences? Vous recherchez un employeur flexible qui vous offre la possibilité d’évoluer?

Cet emploi est fait pour vous!

Sommaire du poste

Relevant directement de l’adjointe du Chef de la direction, l’adjointe à la direction assure un soutien administratif de haut niveau, confidentiel et stratégique. Elle joue un rôle clé dans la gestion des priorités, la planification des activités, la coordination des communications internes et externes, et l'organisation logistique.

Nos avantages

• Salaire compétitif
• Un programme complet d'assurance collective (dentaire, médicale, assurance vie, assurance invalidité, etc.)
• Télémédecine et Programme d'aide aux employés
• Télétravail à + / - 60% du temps (après la période de probation)
• Fonds de pension avec contribution de l’employeur
• Remboursement du gym et activités physiques
• Possibilités de développement et d'avancement professionnel au sein de l’entreprise.

Responsabilités

• Traiter le courrier de l’équipe de direction
• Gérer quotidiennement l'agenda interne et externe de la direction
• Rédiger, corriger et traduire divers documents (invitations, présentations, correspondance, notes de services, etc.)
• Coordonner les réunions de l’équipe de direction
• Participer à certaines rencontres, prendre les minutes et en assurer le suivi
• Préparer les comptes de dépenses et effectuer les suivis d’approbations
• Planifier et coordonner les voyages à l’étranger via la plateforme de l’agence de voyage ainsi que les réunions ou formations rattachées.
• Collaborer avec l’équipe des communications pour l’organisation d’événements divers
• Responsable de la gestion des bureaux

Demandes de réparations mineures

• Lien avec la compagnie d’entretien ménager
• Commande de fournitures
• Toutes autres tâches connexes possibles

Exigences

• Diplôme en administration, bureautique ou domaine connexe
• Entre 2 à 5 ans d’expérience en support administratif
• Expérience à soutenir des membres de la direction (un atout)
• Parfaitement bilingue (français et anglais, oral et écrit)
• Excellente maîtrise de la grammaire en français et en anglais
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams)
• Connaissance de Nitro Pro (atout)
• Grand sens de l’organisation, de la confidentialité et des priorités
• Autonomie, rigueur, jugement et diplomatie.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Grande flexibilité et aptitudes à travailler en équipe

Donnez un sens à votre carrière et aidez-nous à faire une différence : devenez un virtuose de la transformation!

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Chez Sanimax, la diversité des talents est une richesse. Nous adhérons au principe d’équité en matière d’emploi. Nous utilisons le générique masculin dans le seul but d’alléger le texte.

Description de poste

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes : collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que l'ÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à l'ÉTS.

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Quel sera votre impact en tant qu'Adjointe ou Adjoint de direction - Cadre supérieur à l'ÉTS?

Sous le directeur exécutif de la recherche et des partenaires, M. Christian Casanova, vous aurez la chance de développer votre plein potentiel et jouerez un rôle clé en assumant diverses tâches administratives de nature variée et complexe, telles que :

• Planifier et organiser les activités de secrétariat de son secteur et assurer le suivi d'opérations spécifiques qui en découlent.
• Assurer la liaison entre sa direction et les unités administratives et académiques de l'École ou avec des partenaires et organismes externes.
• Répondre, dans la limite de ses responsabilités, à des dossiers d'ordre courant et assurer la continuité de certaines opérations, en l'absence de la personne supérieure.

Vous serez responsable de :

• Recevoir les personnes qui s'adressent à sa direction et répondre à leurs demandes de renseignements sur les dossiers de sa direction, sur les politiques et règlements de l'École et, dans une certaine mesure, sur des dossiers d'ordre global, stratégique ou sur tout autre sujet concernant sa direction; faire les recherches nécessaires, valider les renseignements ou l'information auprès de différents intervenants ou diriger les personnes aux responsables concernés.
• Assurer les communications et les échanges d'informations nécessaires avec les cadres supérieur(e)s, la Direction générale, les responsables des différentes unités de l'École, des universités, des autres établissements d'enseignement, des ministères ou de divers organismes régionaux, provinciaux et internationaux.
• Coordonner la logistique liée à la préparation des réunions ou comités tenus par la personne supérieure; faire des recherches et colliger les renseignements pertinents s'y rapportant; au besoin, assister à certaines réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux et les soumettre à la personne supérieure pour approbation; informer les responsables concernés des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.
• Prendre connaissance du courrier, faire les vérifications d'usage, traiter les demandes selon les priorités et diffuser l'information ou les renseignements appropriés; rédiger de la correspondance, des lettres ou des documents nécessaires au suivi; en l'absence de la personne supérieure, évaluer l'importance des demandes, régler celles qui ne requièrent pas son intervention et acheminer les plus urgentes aux personnes responsables.
• Gérer l'agenda et la boîte courriel de la personne supérieure, planifier et coordonner son horaire d'activités; organiser la logistique de ses rencontres.
• Organiser les dîners d'affaires, réceptions et événements de la direction; gérer les invitations et les réponses, réserver les lieux et les repas, et assurer les suivis et la coordination de ces événements. Gérer les déplacements de son supérieur et ses voyages d'affaires. Appuyer la Régie des événements institutionnels lorsque requis par son gestionnaire.
• Analyser des notes de service, des mémoires, des procès-verbaux, et des rapports reçus. Rédiger des exposés et des rapports à l'intention des cadres de direction, des comités ou des conseils d'administration, et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents. Assurer les suivis auprès des participants et de son supérieur s'ils ont des documents à produire ou à acheminer, ainsi que des informations à fournir par la suite.
• Collaborer à l'administration du budget de l'unité, vérifier et en contrôler les dépenses. Préparer les rapports de dépenses de la direction, les demandes de paiements, les commandes de fournitures, les contrats de service professionnels, etc.
• S'assurer de la mise à jour des informations diffusées sur les pages intranet et la page Web de sa direction.
• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec le cadre supérieur en vue de l'informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d'en assurer un suivi.
• Mettre à jour des listes de contacts et de leurs coordonnées, comprenant les listes de presses, contacts politiques, partenaires, etc., notamment en vue des envois de communication (lettres, invitations, cartes de Noël, etc.).

Scolarité :

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expériences :

• Cinq (5) années d'expérience pertinentes dans un poste similaire.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI : Habiletés particulières :

• Maîtrise de l'anglais : Excellente capacité à communiquer à l'oral et à l'écrit (niveau intermédiaire).
• Autonomie : Vous anticipez les besoins, prenez des initiatives et évoluez avec assurance dans un environnement dynamique.
• Priorisation : Vous gérez efficacement plusieurs dossiers et ciblez les priorités pour atteindre les objectifs stratégiques.
• Agilité : Vous vous adaptez rapidement aux interlocuteurs, aux imprévus et aux nouvelles orientations.
• Rigueur : Vous assurez rigueur et précision dans l'exécution de vos tâches, en respectant les standards organisationnels et en contribuant à l'excellence opérationnelle.

Autres habiletés :

• Vous avez une excellente maîtrise de la langue française et de solides compétences rédactionnelles.
• Vous disposez d'une expérience pertinente en gestion active des agendas, notamment en utilisant les fonctions avancées d'Outlook.
• Vous possédez une connaissance approfondie des logiciels MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, etc.) et êtes à l'aise avec les outils de communication et de productivité, tels que M-Files, Teams, Zoom, et autres.
• Vous démontrez d'excellentes compétences relationnelles et savez établir des liens solides avec les parties prenantes, notamment l'équipe de gestion, les membres du conseil d'administration et les responsables gouvernementaux.
• Vous savez préserver la confidentialité des informations sensibles, assurer la discrétion et offrir un service par excellence à vos interlocuteurs.
• Vous communiquez avec tact et diplomatie dans toutes vos interactions.
• Vous combinez dynamisme en équipe et efficacité dans vos tâches individuelles.
• Mais surtout… vous avez une attitude positive et collaborative.

Prendre note que les candidatures retenues seront invitées à passer des tests de bureautique ainsi qu'un test linguistique en lien avec les exigences du poste.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

Votre transformation professionnelle commence ici

La tête pleine d’idées, vous rêvez de bâtir un avenir plus vert dans une entreprise qui valorise votre opinion et vos compétences? Vous recherchez un employeur flexible qui vous offre la possibilité d’évoluer?

Cet emploi est fait pour vous!

Sommaire du poste

Relevant directement de l’adjointe du Chef de la direction, l’adjointe à la direction assure un soutien administratif de haut niveau, confidentiel et stratégique. Elle joue un rôle clé dans la gestion des priorités, la planification des activités, la coordination des communications internes et externes, et l'organisation logistique.

Nos avantages

• Salaire compétitif
• Un programme complet d'assurance collective (dentaire, médicale, assurance vie, assurance invalidité, etc.)
• Télémédecine et Programme d'aide aux employés
• Télétravail à + / - 60% du temps (après la période de probation)
• Fonds de pension avec contribution de l’employeur
• Remboursement du gym et activités physiques
• Possibilités de développement et d'avancement professionnel au sein de l’entreprise.

Responsabilités

• Traiter le courrier de l’équipe de direction
• Gérer quotidiennement l'agenda interne et externe de la direction
• Rédiger, corriger et traduire divers documents (invitations, présentations, correspondance, notes de services, etc.)
• Coordonner les réunions de l’équipe de direction
• Participer à certaines rencontres, prendre les minutes et en assurer le suivi
• Préparer les comptes de dépenses et effectuer les suivis d’approbations
• Planifier et coordonner les voyages à l’étranger via la plateforme de l’agence de voyage ainsi que les réunions ou formations rattachées.
• Collaborer avec l’équipe des communications pour l’organisation d’événements divers
• Responsable de la gestion des bureaux

Demandes de réparations mineures

• Lien avec la compagnie d’entretien ménager
• Commande de fournitures
• Toutes autres tâches connexes possibles

Exigences

• Diplôme en administration, bureautique ou domaine connexe
• Entre 2 à 5 ans d’expérience en support administratif
• Expérience à soutenir des membres de la direction (un atout)
• Parfaitement bilingue (français et anglais, oral et écrit)
• Excellente maîtrise de la grammaire en français et en anglais
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Teams)
• Connaissance de Nitro Pro (atout)
• Grand sens de l’organisation, de la confidentialité et des priorités
• Autonomie, rigueur, jugement et diplomatie.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Grande flexibilité et aptitudes à travailler en équipe

Donnez un sens à votre carrière et aidez-nous à faire une différence : devenez un virtuose de la transformation!

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Chez Sanimax, la diversité des talents est une richesse. Nous adhérons au principe d’équité en matière d’emploi. Nous utilisons le générique masculin dans le seul but d’alléger le texte.