Vous êtes une personne autonome, rigoureuse, dynamique, collaborative et vous possédez d’excellentes habiletés relationnelles? Vous possédez de l’expérience en soutien d’équipe de gestion? Alors vous êtes la personne que nous recherchons!

NO DE RÉFÉRENCE INTERNE : 25-26-04A

LIEU DE TRAVAIL : Ville de Québec Possibilité de télétravail selon les dispositions de la Directive relative au télétravail de l’ENAP

HORAIRE DE TRAVAIL :
35 heures/semaine de jour. Du lundi au vendredi
Selon les dispositions prévues à la convention collective

SALAIRE :
Classe C dans une échelle de salaire se situant entre 25,27 $ et 34,25 $/heure selon l’expérience

STATUT DE L’EMPLOI :
Régulier, syndiqué

Profil : Communications et direction générale

SECTEUR DE TRAVAIL
Direction des communications et du rayonnement et direction générale

CONTEXTE

La Direction générale de l’ENAP assure le développement stratégique de l’organisation en collaboration avec les directions et des services de l’ENAP, dont la Direction des communications et du rayonnement. Pour ce faire, elle entretient des relations privilégiées avec ses divers partenaires ainsi qu’avec les membres du personnel et les étudiant. es afin d’atteindre les orientations stratégiques qu’elle s’est fixées.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

La personne titulaire apporte un soutien à la planification et à l’organisation des activités de la direction générale et du service des communications et du rayonnement en effectuant différentes tâches d’ordre administratif. Elle assure le bon fonctionnement des opérations de son unité et supporte également selon les besoins que ce soit dans l’accomplissement de tâches spécifiques ou pour l’organisation d’activités institutionnelles. La personne soutient la direction des communications dans le rayonnement de l’expertise de l’organisation à travers différents outils et événements, en travaillant étroitement avec l’équipe des communications.

De façon générale, à titre d’agente de secrétariat, la personne titulaire aura à :

• Accueillir les visiteuses et visiteurs, répondre aux demandes de renseignements par téléphone ou par courriel, filtrer et acheminer les appels et les courriels aux personnes concernées et prendre les messages s’il y a lieu.
• Soutenir l’équipe des communications et du rayonnement dans la logistique aux événements, la gestion des inventaires de matériel promotionnel ainsi que la gestion des plateformes (intranet, web, etc.)
• Rédiger divers documents, tels que des lettres, rapports, tableaux, comptes rendus, correspondances, etc.
• Ouvrir et tenir à jour les dossiers, tableaux ou registres, en assurer le suivi, faire les rappels et les recherches nécessaires. Classer les documents, autant en format numérique qu’en format papier, selon le système en vigueur et assurer la confidentialité des dossiers.
• Voir à l’organisation de comités et de réunions et envoyer les invitations, commander les repas, réserver les salles, etc.
• Au besoin, assister à certaines rencontres et en rédiger les comptes rendus. Informer les personnes responsables concernées des suivis découlant de ces rencontres.
• Effectuer la gestion des boîtes courriel.

La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste.

EXIGENCES

Scolarité
Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de
900 heures dans une discipline pertinente.

Expérience
Minimum de 2 ans d’expérience pertinente.

COMPÉTENCES REQUISES

• Autonomie et initiative
• Rigueur et qualité du travail
• Flexibilité et adaptation (capacité à travailler dans un contexte complexe et changeant)
• Sens des priorités
• Communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Collaboration et travail d’équipe

AVANTAGES SOCIAUX

• Jusqu’à 4 semaines de vacances dès la fin de la première année selon la date d’embauche
• Congés de maladie et congés sociaux
• Horaire d’été allégé
• Assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION
Dès que possible

DÉPÔT DE VOTRE CANDIDATURE

Engagée à contrer la discrimination en emploi et soucieuse d’être représentative de la société québécoise et de s’enrichir de sa diversité, l’ENAP invite toutes les personnes qualifiées à manifester leur intérêt, en particulier les femmes, les personnes en situation de handicap, les personnes autochtones, les membres de minorités visibles et de minorités ethniques, ainsi que les personnes issues de la diversité sexuelle et de genre, notamment relativement au programme d’accès à l’égalité en emploi auquel elle souscrit.

Veuillez transmettre votre candidature accompagnée d’un curriculum vitae, en mentionnant le numéro de référence, avant le 4 juin 2025, 16 h au Service des ressources humaines via Secrétaire-inc.

De plus, les outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins des personnes en situation de handicap qui en font la demande, et ce, en toute confidentialité. Si vous désirez faire connaître vos besoins particuliers, veuillez le mentionner lors de l’envoi de votre candidature.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Nous vous remercions à l’avance de votre candidature!

En savoir plus sur les programmes d’accès à l’égalité en emploi | CDPDJ<

Lambda Construction is Hiring: Bilingual Construction Secretary / Receptionist (2-5 Years Experience)

Location: Montreal | Salary: (to be discussed)

We are looking for a motivated and detail-oriented Bilingual Secretary / Receptionist to join our team at Lambda Construction. The ideal candidate has 2–5 years of experience in the construction industry, speaks French and English fluently, and is comfortable managing multiple administrative tasks in a fast-paced environment.

Responsibilities

• Reception and front desk duties (phone calls, emails, greeting visitors)
• Preparing and organizing construction documents and contracts
• Filing and digital document management
• Coordination with project managers and contractors
• General office support

Qualifications

• 2 to 5 years of relevant administrative experience, preferably in construction
• Bilingual (French & English) – spoken and written
• Proficiency in Microsoft Word, Excel, and Outlook
• Familiarity with construction project management processes

Lambda Construction recrute: Secrétaire / Réceptionniste Bilingue (2 à 5 ans d’expérience)

Nous cherchons une secrétaire / réceptionniste bilingue motivée et organisée pour rejoindre notre équipe chez Lambda Construction. Le / la candidat(e) idéal(e) possède 2 à 5 ans d’expérience dans le domaine de la construction, maîtrise parfaitement le français et l’anglais, et est capable de gérer plusieurs tâches administratives efficacement.

Responsabilités

• Accueil et réception (appels téléphoniques, courriels, visiteurs)
• Préparation et organisation des documents et contrats de construction
• Classement et gestion des fichiers numériques
• Coordination avec les chargés de projet et sous-traitants
• Soutien administratif général

Qualifications

• 2 à 5 ans d’expérience pertinente en administration, idéalement en construction
• Bilingue (français et anglais) – parlé et écrit
• Maîtrise de Microsoft Word, Excel et Outlook
• Connaissance des processus de gestion de projets de construction

Description du poste

Ce concours est réservé aux employés travaillant dans l’un des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec le 1er décembre 2024.

Aimeriez-vous joindre une équipe stimulante et collaborative? Rejoignez nos équipes dès maintenant!

Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal recherche actuellement des agents administratifs - profil secrétariat passionnés pour combler divers besoins au sein de notre organisation.

En tant qu'agent administratif - profil secrétariat, votre contribution au sein de l’organisation se traduira par des succès professionnels dans un environnement stimulant et innovant. De plus, vous aurez l'opportunité de vous épanouir dans nos multiples installations, ce qui enrichira votre expérience professionnelle de manière significative.

Nous proposons différentes classes d'agent administratif - profil secrétariat classe 1 et 2, chacune correspondant à des tâches spécifiques et à un niveau de complexité défini. Votre affectation sera basée sur votre parcours académique, vos expériences et les résultats des tests de qualification.

Les classes d'emploi incluent :

• Organisation et gestion de l'agenda ;
• Saisie et traitement des données ;
• Support clérical ;
• Gestion des fournitures et équipements ;
• Gestion de la facturation et des paiements.

Nous vous demandons d’être disponible :

À temps complet, soit 10 jours par 2 semaines, incluant une fin de semaine sur deux, et ce, sur deux quarts de travail (jour, soir ou nuit).

Qualifications

Qualifications requises :

• DEP en secrétariat général ou une attestation d'équivalence reconnue par le MELS, le MIFI ou le WES ;
• Une expérience pertinente aux fonctions ;
• Très bonne connaissance du français parlé et écrit ;

Réussite des tests bureautiques suivants :

• Word 70 % ;
• Excel 70 % ;
• Français 70 % ;
• Vitesse au clavier 35 à 40 mots par minute.

Compétences recherchées :

• Être orienté vers les partenaires car la collaboration est au cœur de notre réussite ;
• Favoriser la communication interpersonnelle efficace pour favoriser une excellente interaction avec nos équipes et nos clients ;
• Respecter la confidentialité car nous manipulons des informations sensibles ;
• Être autonome dans l'accomplissement des tâches.

Choisir le CIUSSS de l'Est, c'est :

• Intégrer une équipe dynamique misant sur le respect, la collaboration, l’entraide et la reconnaissance des talents de chacun ;
• Évoluer dans un milieu où l’humanisme et l’innovation sont au cœur des soins et services ;
• Faire une différence réelle dans la vie des gens ;
• Divers programmes de conciliation travail-famille ;
• Programme d’aide aux employés ;
• Assurances collectives ;
• Régime de retraite à prestation déterminée ;
• 20 jours de vacances après 1 an de service.

Nous vous offrons :

• Un encadrement et un soutien dès votre arrivée au sein de votre équipe ;
• Un accès à un programme de formation complémentaire à l’orientation spécifique facilitant l'appropriation du rôle ;
• Un accompagnement en continu offert dans les six mois suivant la date de votre formation pour certaines thématiques ;
• Des formations variées et adaptées à vos disponibilités.

Une équipe passionnée vous attend! Faites le saut dans l’Est!

Pour postuler

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature (Curriculum Vitae et diplôme) en ligne, en cliquant sur « Postuler ».

Veuillez noter que la majorité des communications se feront par courriel. Il est donc important de porter une attention particulière aux courriels provenant de l'expéditeur "Ressources Humaines", car certains risquent de se retrouver dans la section "Courrier indésirable" ou "Spam" par erreur.

Pour toute question, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse courriel suivante : [email protected]

Au CIUSSS de l’Est de l’Île de Montréal, nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration, le professionnalisme, la qualité des soins et services, la communication et le respect.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, nous communiquerons seulement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue ou une évaluation des connaissances.

Programme d'égalité en emploi

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adaptés à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

Afin de faciliter la lecture, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal regroupe 26 installations et dessert une population de plus de 500 000 Montréalais. Affilié à l’Université de Montréal, il offre une gamme complète de soins de santé et de services sociaux de première ligne, de services d’hébergement, de soins hospitaliers généraux, spécialisés, surspécialisés et de soins en santé mentale.

Renseignements généraux

Titre de l'emploi : Agente ou agent de secrétariat

Classe d'emploi : 506-30

Processus de sélection - Recrutement : E50630SRS

Le milieu policier vous interpelle!

Faire une différence vous intéresse!

Le souci du détail est une de vos qualités!

Ce poste est pour vous!

Nombre d'emplois à pourvoir : 1

Statut de l'emploi : Occasionnel

Unité administrative : MRC Memphrémagog

Lieu de travail : 4080, rue Sherbrooke, Magog

Mode de travail : Présentiel

Horaire de travail : 35 heures par semaine

Entrée en fonction prévue : Début juin 2025

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Faire partie de la Sûreté du Québec, c'est de se joindre à la plus grande organisation policière du Québec et d'appartenir à une grande famille dont les actions contribuent à protéger la vie et à assurer la sécurité de la population.

Attributions

Sous l'autorité du responsable du poste Autoroutier Estrie, le titulaire effectue divers travaux de secrétariat en vue de seconder son supérieur immédiat dans la gestion quotidienne des activités et de fournir un soutien administratif au personnel des postes MRC Memphrémagog et Autoroutier Estrie.

À cet effet :

• Il transcrit à l'aide d'appareils de bureautique, dans les styles et formats appropriés, des rapports, lettres, plans d'opérations, tableaux, brefs pour la Cour et autres documents à partir de notes manuscrites, d'enregistrements ou autres.
• Il procède à l'interrogation, la saisie, la compilation de statistiques criminelles et de sécurité routière.
• Il participe à la mise à jour des systèmes de classement des documents et des dossiers du poste et s'assure que l'unité dispose des ressources matérielles nécessaires pour répondre à ses besoins.
• Finalement, il reçoit les appels téléphoniques en s'informant du but ou du sujet de l'appel et en transmettant des renseignements d'ordre général, conformément aux politiques et procédures internes. Il procède à l'accueil du public et assure le cheminement du courriel postal et électronique.

Échelle de traitement : Entre $ à $ annuellement, calculé sur une base de 35 heures par semaine.

Prenez note que cette classe d'emplois a fait l'objet de travaux de révision de classification et qu'il s'agit de l'échelle de traitement en vigueur au 1er octobre 2024 issue de la convention collective des fonctionnaires. La convention collective étant signée, l'échelle de traitement sera ajustée rétroactivement.

Le salaire est établi de l'échelon 1 à 10 en fonction du nombre d'années d'expérience de travail et de scolarité pertinente à l'emploi figurant sur le CV du candidat. Il est donc important de bien indiquer les mois et les années de début et de fin de chaque expérience de travail.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Internet Échelles de traitement - Secrétariat du Conseil du trésor (gouv.qc.ca).

Profil recherché

Le titulaire doit posséder les habiletés suivantes :

• Tact, diplomatie, polyvalence et entregent étant donné les contacts réguliers avec les citoyens, les employés des autres unités de la Sûreté du Québec ou organismes externes.
• Jugement et méthode afin d'être en mesure de collaborer efficacement au travail de l'unité.
• Discrétion vue la nature confidentielle des dossiers opérationnels qui lui sont confiés.

Exigences de l'emploi :

• Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) dans le domaine du secrétariat, de l'administration, ou tout autre domaine pertinent ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Est également admis à la classe d'emplois d'agent de soutien administratif, un candidat qui :

• a. Détient un diplôme d'études secondaires (DES) émis par l'autorité compétente ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente;
• b. Possède une année d'expérience pertinente aux attributions de la classe d'emplois d'agent de soutien administratif.

Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée.

Chaque année de scolarité manquante du diplôme d'études secondaires (DES) peut être compensée par deux années d'expérience rémunérées ou non, incluant la charge de travail familiale.

Un candidat peut soumettre sa candidature s'il est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour obtenir le DEP pertinent.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors Canada doit faire l'objet d'une évaluation comparative (attestation d'équivalence) délivrée par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration.

• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l'autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec. Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d'un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.
• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Autres éléments du profil recherché :

L'obtention de cet emploi est conditionnelle aux résultats d'une enquête de sécurité visant à démontrer qu'aucun élément préoccupant relatif à vos mœurs n'est incompatible avec les fonctions et attributions de cet emploi.

Important

Si vous détenez les exigences ou atouts additionnels parmi la liste ci-dessous, veuillez l'indiquer en utilisant le menu déroulant disponible à la rubrique Expérience professionnelle de votre candidature (EXP pour expérience détenue, CON pour connaissances et OUT pour maîtrise d'outils).

EXP - Secrétariat

OUT - Microsoft Office

Modalités d'inscription

Période d'inscription : Du 12 mai 2025 à minuit au 24 mai 2025 à 23h59.

Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.

Inscription : L'inscription doit obligatoirement s'effectuer à l'aide du formulaire d'inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur "Poser ma candidature". À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton "Soumettre" pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

Veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail et d'indiquer à l'aide du menu déroulant de la section "Exigences et atouts", si vous détenez les exigences de l'emploi et atouts spécifiques indiqués à la section profil recherché. C'est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.

Aucune candidature transmise par courrier, courriel ou télécopieur ne sera acceptée.

Seules les personnes retenues seront contactées.

Informations sur le processus de sélection

Service de la dotation civile :

Veuillez indiquer en objet de votre courriel le numéro de processus de sélection (E50630SRS).

Information sur les attributions de l'emploi :

M. Christian Lessard

Conseiller

Centre de Services MRC Dunham

Informations sur les modalités d'inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d'apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d'inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d'assistance en dotation pour la région de Québec, au -7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 -3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d'accès à l'égalité en emploi à l'intention des membres des minorités visibles, des membres des minorités ethniques, des personnes handicapées, des personnes autochtones et des femmes.

Agente ou agent de secrétariat

Classe d’emploi : 506-30

Processus de sélection – Recrutement : E50630SRS0390257132

Le milieu policier vous interpelle!

Faire une différence vous intéresse!

Le souci du détail est une de vos qualités!

Ce poste est pour vous!

Nombre d'emplois à pourvoir : 1

Statut de l’emploi : Occasionnel

Unité administrative : MRC Memphrémagog

Lieu de travail : 4080, rue Sherbrooke, Magog

Mode de travail : Présentiel

Horaire de travail : 35 heures par semaine

Entrée en fonction prévue : Début juin 2025

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Faire partie de la Sûreté du Québec, c’est de se joindre à la plus grande organisation policière du Québec et d’appartenir à une grande famille dont les actions contribuent à protéger la vie et à assurer la sécurité de la population.

Attributions

Sous l’autorité du responsable du poste Autoroutier Estrie, le titulaire effectue divers travaux de secrétariat en vue de seconder son supérieur immédiat dans la gestion quotidienne des activités et de fournir un soutien administratif au personnel des postes MRC Memphrémagog et Autoroutier Estrie.

À cet effet :

• Il transcrit à l’aide d’appareils de bureautique, dans les styles et formats appropriés, des rapports, lettres, plans d’opérations, tableaux, brefs pour la Cour et autres documents à partir de notes manuscrites, d’enregistrements ou autres.
• Il procède à l’interrogation, la saisie, la compilation de statistiques criminelles et de sécurité routière.
• Il participe à la mise à jour des systèmes de classement des documents et des dossiers du poste et s’assure que l’unité dispose des ressources matérielles nécessaires pour répondre à ses besoins.
• Finalement, il reçoit les appels téléphoniques en s’informant du but ou du sujet de l’appel et en transmettant des renseignements d’ordre général, conformément aux politiques et procédures internes. Il procède à l’accueil du public et assure le cheminement du courriel postal et électronique.

Échelle de traitement :

Entre 43 155 $ à 57 090 $

• annuellement, calculé sur une base de 35 heures par semaine.
• Prenez note que cette classe d’emplois a fait l’objet de travaux de révision de classification et qu’il s’agit de l’échelle de traitement en vigueur au 1er octobre 2024 issue de la convention collective 2023-2028 des fonctionnaires. La convention collective 2023-2028 étant signée, l’échelle de traitement sera ajustée rétroactivement.
• Le salaire est établi de l’échelon 1 à 10 en fonction du nombre d’années d’expérience de travail et de scolarité pertinente à l’emploi figurant sur le CV du candidat. Il est donc important de bien indiquer les mois et les années de début et de fin de chaque expérience de travail.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Internet Échelles de traitement – Secrétariat du Conseil du trésor (gouv.qc.ca).

NATURE DE L'EMPLOI

Le titulaire du poste effectue des tâches administratives et de secrétariat pour le Bureau de la Présidente d’élection de la Ville de La Prairie, dans le cadre de la tenue de l’élection municipale générale du 2 novembre 2025.

TÂCHES PRINCIPALES

• Effectuer du travail général de soutien administratif, en respectant les procédures et standards en vigueur tels que la production de divers documents comme des rapports, de la correspondance, des notes de service, des ententes écrites, des procédures, des présentations PowerPoint;
• Rédiger et réviser différents textes en portant une attention particulière à la grammaire et à l’orthographe, tout en assurant d’appliquer le style et la forme appropriés;
• Recevoir les visiteurs, les appels téléphoniques et les courriels dirigés vers le Bureau de la présidente d’élection et en assurer le suivi auprès des personnes concernées;
• Contacter le personnel électoral et voir au bon déroulement du recrutement et de la formation;
• Contacter les fournisseurs, les partenaires ou toutes autres personnes-ressources afin d’obtenir ou de transmettre des renseignements utiles au bon déroulement du processus électoral;
• Planifier et organiser des rencontres;
• Produire des procès-verbaux;
• Mettre à jour différentes bases de données, répertoires, rapports, tableaux de suivis ou autres documents de référence;
• Contrôler les achats de fournitures de bureau;
• Effectuer du travail général de bureau tel que le classement, la photocopie, l’assemblage de documents, etc.
• Effectuer toutes autres tâches requises à ses fonctions.

QUALIFICATIONS ET APTITUDES REQUISES

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en technique de bureautique ou administrative;
• Posséder 2 ans d’expérience pertinente (un atout);
• Avoir une excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
• Posséder une bonne maîtrise des logiciels de la suite MS Office tels que Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams;
• Avoir la capacité à gérer des tâches multiples simultanément, à travailler de manière autonome et à gérer les priorités efficacement;
• Avoir de la rigueur et de la minutie, ainsi qu’un bon esprit d’analyse;
• Posséder de bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles, le service client et pour le travail d’équipe;
• Être flexible et disponible.

Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée assiste celle-ci en effectuant les travaux reliés aux activités administratives du département telles que :

• la compilation de données statistiques ou financières,
• le suivi des comptes budgétaires et des revenus et dépenses,
• des fonds de recherche,
• l'organisation de l'enseignement,
• le suivi des dossiers du personnel de recherche.

Assure la liaison avec la communauté professorale et étudiante, le personnel, les fournisseurs et les services administratifs. Assure la mise à jour des dossiers et fichiers; recueille, compile, traite et diffuse, s'il y a lieu, l'information reliée à son secteur d'activités; prépare et effectue la saisie et le traitement de différents rapports et tableaux.

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

Minimum trois (3) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique).
• Connaissance des systèmes de gestion SAFIRH et GEADE.

Rémunération

Classe 8 (de 30,40 $ à 41,64 $). SVP Postulez en ligne au : parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Durée d'emploi

Permanente

Adjoint(e), Secrétariat général

Join to apply for the Adjoint(e), Secrétariat général role at ADM Aéroports de Montréal.

SOMMAIRE

Sous l’autorité de la Secrétaire générale, le (la) titulaire du poste assiste la Secrétaire générale dans la gestion administrative du Secrétariat général en effectuant des tâches de planification, d'organisation et de coordination des activités du Secrétariat général. Il (elle) assure une administration efficace des activités quotidiennes et contribue activement à répondre aux besoins du département et à atteindre ses objectifs.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• Collaborer à la planification, à l'organisation et à la coordination des réunions du Conseil d'administration et des autres comités, y compris la préparation du calendrier annuel, l’élaboration des projets d’ordres du jour, la préparation des livres du conseil et des comités, la mise à jour et la distribution des documents, la préparation de sondages et la rédaction des projets de procès-verbaux.
• Travailler en étroite collaboration avec la Secrétaire générale, les membres du conseil d'administration, ainsi qu'avec les membres de la direction, et assurer la liaison efficace entre ces personnes.
• Contribuer à l'administration du fonctionnement quotidien du département en effectuant des tâches régulières telles que la gestion du paiement des honoraires des membres du conseil d’administration, de diverses factures et des notes de frais des administrateurs, la mise à jour des documents, la compilation de statistiques et la fourniture de services de soutien administratif.
• Participer au développement et à la maintenance du Centre de ressources des administrateurs.
• Assurer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers et des documents pertinents du Secrétariat général relatifs à ADM, à ses filiales ainsi qu'au conseil d'administration et aux différents comités.
• Collaborer à la création de modèles de résolutions, de délégations et de documents légaux standards et s’assurer de leur mise à jour.
• Maintenir les systèmes de base de données pour les dossiers liés aux activités du département de manière efficace, opportune et diligente.

EXIGENCES

• Posséder un diplôme en technique juridique, ou expérience équivalente.
• Minimum de 5 ans d’expérience pertinente, de préférence dans un service juridique ou dans un secrétariat d’entreprise.
• Compréhension du fonctionnement d'un secrétariat d'entreprise.
• Excellente connaissance et maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Sharepoint).
• Connaissance des logiciels de gestion des conseils d’administration, DocuSign et Visio, un atout.
• Esprit d'initiative et discrétion.
• Excellente gestion du temps et des priorités.
• Capacité à s’adapter à des priorités qui changent fréquemment tout en continuant à poursuivre les objectifs clés.
• Excellente maîtrise du Français (parlé et écrit), la connaissance de la langue anglaise est un atout.
• Satisfaire aux exigences afin d’obtenir, suite à l’embauche, l’habilitation de sécurité délivrée par Transports Canada (CIZR) pour accéder en zone réglementée.

Ce concours est ouvert simultanément à l'interne et à l'externe; cependant, les candidatures provenant de l'interne seront traitées en priorité.

Nous vous remercions de l'intérêt porté envers ADM. Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.

Réceptionniste Spa GUERLAIN (Temps partiel) / Spa Receptionist GUERLAIN (Part-time)

Assistant(e) de direction (sur site) - Niveau débutant

Montréal-Ouest, Quebec, Canada 4 days ago

Secrétaire administratif / secrétaire administrative

Secrétaire au service de police (durée indéterminée)

Secrétariat Administratif et Chargé(e) du Marché Tour & Travel

Oliver Wyman - Assistant Exécutif - Montréal, CA

Executive Assistant / Adjoint(e) de Direction

J-18808-Ljbffr

Description de poste

La Société de la Place des Arts de Montréal, plus grand complexe culturel au Canada, a pour objet d’exploiter une entreprise de diffusion des arts de la scène. On y retrouve six salles de spectacles et un amphithéâtre extérieur à Joliette. Chaque année, près de 1 000 spectacles et activités y sont présentés, pour une assistance d’un million de personnes.

Située au cœur du Quartier des spectacles de Montréal, la Place des Arts promeut une culture organisationnelle axée sur la collaboration et la bienveillance, où le personnel, passionné de contribuer à promouvoir la vie artistique et culturelle du Québec, est engagé à atteindre les objectifs d’affaires et à contribuer à la réputation d’excellence de l’organisation.

Sommaire des responsabilités

Sous la supervision de la présidente-directrice générale (PDG) et du secrétaire général, vous aurez l’opportunité d’assister à la coordination et à l’exécution des tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du bureau de la présidence et du secrétariat général. Vous aurez l’opportunité de mettre à profit vos habiletés pour l’organisation en jouant un rôle déterminant dans l’organisation et la coordination du travail du bureau de la direction et de l’encadrement des suivis administratifs du comité de direction.

Description des tâches

• Optimiser la gestion du temps de la PDG en coordonnant efficacement son horaire de travail en fonction des priorités stratégiques et opérationnelles;
• Assurer la planification des réunions du comité de direction en coordonnant la préparation des ordres du jour, selon les directives de la PDG et selon les dossiers prioritaires découlant des rencontres antérieures, de l’agenda corporatif et du plan d’action annuel;
• Assurer la rédaction des procès-verbaux des rencontres du comité de direction en identifiant les suivis et les actions des membres du comité;
• Assurer le classement efficace de l’ensemble de la documentation de la direction sur les différentes plateformes et selon les pratiques établies et conformément à la politique d’archivage de la Société;
• Assurer la gestion des appels téléphoniques et de la correspondance électronique et le courrier du bureau de la présidence, du secrétariat général et de la direction des affaires corporatives;
• Rédiger la correspondance telle que les lettres, documents et rapports administratifs ainsi que développer des documents pour présentation;
• Assurer la liaison avec la Présidente du conseil d’administration et les membres du conseil pour des demandes de nature administrative;
• Assurer le suivi et la mise à jour du budget de la direction générale, du secrétariat général et de la direction des affaires corporatives; préparer les réquisitions de paiement des comptes d’honoraires pour les mandats confiés à des professionnels externes et préparer les allocations de dépenses;
• Améliorer les outils de gestion et les méthodes de travail (procédures, échéanciers, etc.) visant à assurer l’efficacité de la gestion du bureau de la PDG, du secrétariat général et de la direction des affaires corporatives;
• Préparer le calendrier des réunions du conseil, exécuter les tâches administratives reliées à l’organisation de réunions du conseil et de ses comités telles que les convocations, la coordination et la préparation des ordres du jour, sous la supervision du secrétaire général et directeur des affaires corporatives;
• Assurer la rédaction des procès-verbaux et des résolutions des réunions du Conseil d’administration et des comités du conseil;
• Collaborer à la rédaction et aux suivis des ententes contractuelles variées et offrir l’appui administratif concernant les demandes reliées au secrétariat général.

Qualifications requises

• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration, en bureautique ou dans un autre programme d’études pertinent à l’emploi;
• Avoir un minimum de 5 années d'expérience pertinente dont un minimum de 3 ans à titre d’ajointe exécutive auprès d’un poste de haut dirigeant;
• Toute combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente sera considérée;
• Posséder une expérience dans l’organisation de réunions et la préparation de la documentation d’un conseil d’administration et de l’utilisation d’un logiciel de gestion de cette dernière (Dilitrust, Diligent Boards ou autre);
• Posséder une connaissance approfondie de la langue française et une bonne connaissance de la langue anglaise, tant écrite que parlée;
• Maîtriser la suite Microsoft et l’environnement de travail TEAMS;
• Être occasionnellement disponible en soirée pour assister aux rencontres du Conseil d’administration.

Habiletés et compétences requises

• Posséder de l’autonomie, du tact, un très bon jugement, de l’initiative, de l’entregent et avoir un sens de l’organisation très développé;
• Capacité de travail et démontrer de la rigueur dans la préparation et la révision de documents;
• Avoir le sens des priorités et la capacité de gérer plusieurs dossiers efficacement;
• Avoir la capacité de gérer des situations délicates;
• Avoir de la facilité à comprendre les enjeux d’image publique reliés à la présidence et direction générale.

Ce rôle à la Place des Arts vous intéresse? Envoyez-nous votre candidature!

La Société de la Place des Arts de Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

J-18808-Ljbffr

Employeur

SÉCURITÉ INVESTIGATIONS QUALI-T

Description de l'entreprise

Sécurité Investigations Quali-T est une agence en affaires depuis 1998 offrant des services aux entreprises dans le domaine de la sécurité, des enquêtes, des filatures, des dépistages d'adresse, de l'installation de systèmes électroniques de surveillance (caméras, contrôle d'accès, etc.) et des vérifications pré-emploi.

Description de l’offre d’emploi

Nous sommes à la recherche d'un(e) agent(e) de vérification pré-emploi. La personne choisie devra être en mesure de prendre des références d'emplois auprès d'anciens employeurs, d'effectuer les recherches d'antécédents judiciaires, de crédit, de validation des diplômes et de toutes autres recherches concernant les candidats de notre clientèle. Le candidat(e) devra maîtriser nos outils informatiques (Office 365) et notre plateforme web. La personne devra être en mesure de communiquer verbalement certains résultats à la clientèle.

Les qualités recherchées sont :

• Curiosité
• Discrétion
• Perspicacité
• Sens du devoir
• Travail sous pression
• Travail en équipe
• Rapidité de clavier
• Maîtrise du Français parlé et écrit
• Anglais un atout

Expérience ou étude en RH ou secrétariat un atout. Possibilité de télétravail hybride.

Formations

• Diplôme d’études secondaires (DES)
• Attestation de spécialisation professionnelle (ASP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Compétences

• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à travailler sous pression
• Polyvalence

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Adjoint administratif juridique - Secrétariat 3+

Cabinet d'avocats | centre-ville de Montréal

Notre client, un cabinet d'avocats bien connu, recherche pour son bureau de Montréal, un.e Adjoint.e administratif.ve ou juridique pour le Secrétariat. Vous disposez de connaissances avancées sur Word et vous désirez développer vos compétences auprès d'une belle équipe et apprendre dans un environnement convivial avec des gens d'expérience, ce poste est pour vous.

Formule hybride / Avantages sociaux recherchés / Salaire compétitif

Vos responsabilités :

• Préparation et correction de documents juridiques variés, tels que des lettres et des notes de service ;
• Gestion des dates et du calendrier ;
• Support administratif, télécopie, archivage, facturation, entrées d’heures, suivi avec la facturation ;
• Ouverture et fermeture de dossiers ;
• Suivi des dossiers et communication avec la clientèle au besoin.

Vos compétences :

• Expérience pertinente de minimum 3 ans ;
• Bilingue (français et anglais) ;
• Très bonne maîtrise de la Suite Office.

Notre client dessert une clientèle ayant une présence nationale et parfois internationale et doit être en mesure d’offrir des services en français et en anglais. Ce poste exige une très bonne connaissance des deux langues, vu que le candidat aura à fournir des services en anglais aux clients et aux différents intervenants impliqués dans les dossiers.

Vous pensez être le candidat idéal pour ce poste, envoyez votre CV à [email protected] #totemjurh

Description du poste

Le cabinet Fed Supply est spécialiste du recrutement temporaire et permanent pour les métiers du service client, achat, logistique et transport. Nos consultants sont tous des experts et parlent votre langage. Nous nous engageons à vos côtés pour vous accompagner tout au long de votre recherche d'emploi et à chaque étape de votre carrière.

Relève de la vice-présidente principale des opérations

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et à l'aise dans un environnement où la précision est clé ? Voici une belle occasion de joindre une équipe dynamique où votre sens de la structure et votre efficacité feront toute la différence.

Votre mission :

Soutenir, structurer et faire avancer les dossiers juridiques.

En collaboration directe avec la vice-présidente principale, vous jouerez un rôle central dans la gestion administrative du service juridique. Au quotidien, vous serez le point de contact pour organiser les informations, assurer les suivis, produire des documents de qualité et maintenir une organisation irréprochable.

Ce que vous ferez :

• Gérer les dossiers administratifs du service avec méthode et efficacité.
• Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents (lettres, présentations, etc.).
• Effectuer des recherches de base pour appuyer la préparation des dossiers.
• Assurer une gestion documentaire structurée et le suivi des courriels partagés.
• Mettre à jour les bases de données électroniques.
• Offrir un soutien direct à la vice-présidente dans la gestion de son agenda, ses courriels et ses réunions.
• Effectuer les suivis avec les parties internes et externes, et coordonner la collecte des signatures.
• Gérer les approbations et le traitement des factures.
• Appuyer les para juristes dans le renouvellement des permis et licences.

Et aussi :

Être la personne-ressource pour diverses tâches cléricales et de coordination au sein de l'équipe.

Qualifications requises :

• Formation d'adjoint(e) administratif (DEP, AEC).
• Détenir une (1) année d'expérience dans un poste similaire.
• Aptitude à communiquer de façon efficace, professionnelle et courtoise, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Aptitude à faire des suivis dans les dossiers avec une supervision minimale.
• Grand souci du détail.
• Aptitude à gérer son temps et ses dossiers de façon efficace afin de respecter des échéanciers serrés.
• Aptitude à travailler efficacement dans un environnement très dynamique.
• Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Bonne connaissance du logiciel OpenText.
• Bilinguisme (français et anglais).

Employeur

CENTRE INTÉGRÉ UNIVERSITAIRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX DE LA MAURICIE-ET-DU-CENTRE-DU-QUÉBEC

Description de l'entreprise

Le CIUSSS MCQ, créé au 1er avril 2015, est issu des 12 établissements publics de santé et de services sociaux de cette région sociosanitaire. Il a la responsabilité d’assurer une intégration des soins et services offerts à la population de son réseau territorial. Il veille à l’organisation des services et à leur complémentarité dans le cadre de ses différentes missions (CH, CLSC, CHSLD, centre de protection de l'enfance et de la jeunesse, centres de réadaptation, santé publique), et ce, en fonction des besoins de sa population et de ses réalités territoriales.

Description de l’offre d’emploi

Pour postuler, rends-toi sur notre site internet : travaillerensante.com, par la suite, va dans la section "Dépose ton CV" et procède à la création de ton profil. Tu pourras ensuite postuler directement sur l'offre d'emploi. N'oublie pas de joindre ton CV. Au plaisir !

Le CIUSSS MCQ est une équipe de plus de 23 000 êtres humains uniques qui collaborent ensemble pour améliorer la santé et le bien-être des gens. Il veille à l’organisation des services et à leur complémentarité dans le cadre de ses différentes missions (CH, CHSLD, centre de protection de l’enfance et de la jeunesse, centres de réadaptation, santé publique). De ce fait, la diversité est au rendez-vous lorsqu’il s’agit de répondre aux besoins de sa population et de ses réalités territoriales.

Tu es dynamique, tu fais preuve d'une excellente gestion du stress, tu es capable de gérer plusieurs dossiers simultanément dans des délais serrés et pour toi un bon service à la clientèle est essentiel ? Ne manque pas ta chance et joins-toi à nous comme agente administrative !

Notre besoin s'adresse aux étudiant(e)s intéressé(e)s à travailler à la direction des ressources humaines dans l'équipe des activités de remplacement à l'hôpital Sainte-Croix. Tu dois être disponible de jour et de soir ainsi qu'une fin de semaine sur deux. Pendant la période scolaire, une disponibilité minimale d'une fin de semaine sur deux, de jour et de soir est requise.

Ce qu'il te faut :

• Être aux études ;
• Avoir minimalement un secondaire 3 terminé ;
• Maîtrise du français écrit et parlé et bonne connaissance des logiciels Word et Excel ;
• Expérience dans le domaine administratif est un atout.

Des avantages qui font la différence :

• Un travail valorisant où tu auras un impact dans la vie des jeunes ;
• Des activités sociales et physiques pour ta santé et ton mieux-être ;
• De la formation sur mesure et l'accès à des postes de gestion ;
• Un milieu en pleine transformation technologique avec des projets comme le Dossier santé numérique ;
• 4 semaines de vacances et 9,6 jours de maladies payés par année ou des bénéfices marginaux ;
• 13 congés fériés payés par année ou des bénéfices marginaux ;
• Des assurances collectives et un régime de retraite.

Accès à l'égalité à l'emploi

Selon le contexte, le genre masculin ou féminin utilisé dans les affichages désigne aussi bien les femmes que les hommes.

Langues

Français parlé et écrit - Faible

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

Aucune expérience

Durée d'emploi

Saisonnier

Description du poste

Nous recherchons un(e) agent(e) au service à la clientèle pour rejoindre son équipe. Saluée pour son agilité, son efficacité et sa fiabilité, notre entreprise collabore avec plus de 90 partenaires canadiens et internationaux pour offrir un large portefeuille de produits. Avec plus de 55 000 pieds carrés d'espace d'entreposage, une flotte de camions diversifiée et un vaste réseau de distribution, nous desservons plus de 3 500 entreprises, incluant grandes bannières, épiceries indépendantes, dépanneurs, chaînes de restauration, institutions, cafés spécialisés et crèmeries.

Un rôle central au sein de notre organisation

En tant qu’agent(e) au service à la clientèle, vous êtes le premier point de contact avec notre clientèle et jouez un rôle essentiel dans le maintien de l’image de prestige de Nantel McDiarmid. Responsable d’un segment de clients qui apprécient votre expertise des produits et services, vous vous démarquez par vos qualités relationnelles et votre sens de l’écoute. Vous offrez une expérience client fluide et efficace grâce à une communication claire et des conseils adaptés à chaque situation.

• Doté(e) d’un grand sens du service, vous faites preuve de patience et de diplomatie dans la gestion des litiges et des échanges plus complexes.
• Vous jouez un rôle stratégique en assurant une saisie rigoureuse et rapide des commandes, un élément clé pour une gestion optimale des opérations et des inventaires.
• En collaboration avec l’équipe du service client et les autres départements, vous contribuez activement à l’amélioration continue des processus internes, dans le but de gagner en rapidité et en efficacité sans compromis sur la qualité.
• Une organisation rigoureuse du travail, incluant une traçabilité exemplaire des informations et données, est essentielle pour réussir dans ce rôle.

Avantages sociaux

Assurances collectives (incluant soins dentaires et lunettes) avec Canada Vie après 3 mois d’emploi. Espaces repas modernes : cuisine équipée, salle à manger intérieure et terrasse extérieure.

Poste : Responsable de l’Administration et de la Communication – Immobilier Commercial

Type : Permanent, temps plein – Présentiel

Lieu : Montréal

À propos de 555 Midtown :

Fondée en 1982, 555 Midtown est une entreprise montréalaise en pleine croissance, spécialisée dans l'investissement et la gestion de propriétés commerciales. Nous offrons des espaces de bureaux, de lofts, de showrooms et des services de premier plan à nos locataires, dans un environnement axé sur l’excellence opérationnelle, l’innovation et la qualité du service. Notre immeuble phare, le 555, est reconnu comme l’un des espaces les plus recherchés de Montréal.

Description du poste :

Nous recherchons un(e) professionnel(le) polyvalent(e), organisé(e) et dynamique pour occuper un rôle clé de Responsable de l’Administration et de la Communication. Relevant directement du PDG, vous contribuerez au bon fonctionnement administratif, à la gestion immobilière et aux communications internes et externes. Ce poste combine la gestion administrative, le soutien aux opérations immobilières et la coordination des efforts de communication et de marketing.

Conditions et avantages :

• Salaire compétitif : 40,000 $ à 55 000 $ par an, selon l’expérience.
• Assurances (dentaire, vie, vision).
• Accès à un gym sur place et stationnement.
• Congés payés.
• Possibilités de formation et d’évolution professionnelle.
• Horaire de jour, du lundi au vendredi (temps plein, 8 h / jour).

Responsabilités :

• Servir de point de contact principal pour les locataires.
• Gérer la correspondance, les appels, les courriels et la planification des réunions.
• Préparer, suivre et mettre à jour les documents liés aux baux (renouvellements, offres de location, présentations, etc.).
• Maintenir les bases de données des propriétés, incluant les termes des baux, les dates importantes et autres informations clés.
• Compiler et analyser les données de location pour générer des rapports clairs et précis.
• Participer aux efforts de marketing (site web, réseaux sociaux, présentations, communications visuelles, etc.).
• Contribuer à la conformité réglementaire (santé, sécurité, gestion documentaire).
• Soutenir la gestion quotidienne du bureau et assurer une organisation fluide des opérations.

Pourquoi joindre 555 Midtown ?

Travailler chez nous, c’est faire partie d’une équipe passionnée, engagée et axée sur la croissance. C’est aussi avoir un impact direct sur le succès d’un immeuble emblématique de Montréal et contribuer à une expérience locataire exceptionnelle.

Envoyez-nous votre CV et votre lettre de motivation pour contribuer au succès de notre entreprise en pleine expansion !

Description du poste

Vous êtes passionné, dynamique et professionnel ? Vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant ? Rejoignez le Team-X !

Poste de 35h avec 1-2 soirs par semaine.

Relevant du / de la directeur / trice clinique :

• Assistante ou assistant clinique, agent en chef, qui supervise l’équipe et intervient dans la gestion de la réception au quotidien, tout en veillant au respect des standards de service à la clientèle.

Principales tâches et responsabilités :

• S’assurer de la qualité du service offert par les agents et la clinique.
• S’assurer de l’expérience client selon les standards (envoi de cartes de références, courriels de fête, etc.).
• Gérer les horaires CNESST / SAAQ de la clientèle.
• Suivi administratif des dossiers CNESST / SAAQ (autorisations, avis motivé, balises, envoi de rapports, etc.).
• Gérer les horaires des thérapeutes et des agents.
• Faxer toutes les demandes d’autorisation, rapports, et documents aux médecins, etc.
• Assurer les fonctions de secrétariat : répondre au téléphone, informer la clientèle, prendre et confirmer les rendez-vous.
• Accueillir la clientèle, gérer les paiements, fixer les rendez-vous en fonction du plan de traitement.
• Suivi des comptes à recevoir et gestion des frais d’absence des clients.
• Appuyer le / la directeur / trice clinique dans divers dossiers.
• Maintenir une excellente maîtrise des outils informatiques.
• Expérience en supervision d’équipe et en service à la clientèle, un atout.
• Diplôme en secrétariat, un atout.
• Excellentes capacités de communication en français, maîtrise de l’anglais un atout.
• Bonne capacité d’apprentissage et esprit d’équipe.
• Expérience dans le domaine de la santé, un atout.

J-18808-Ljbffr

Description du poste

Le cabinet Fed Supply est spécialiste du recrutement temporaire et permanent pour les métiers du service client, achat, logistique et transport. Nos consultants sont tous des experts et parlent votre langage. Nous nous engageons à vos côtés pour vous accompagner tout au long de votre recherche d'emploi et à chaque étape de votre carrière.

Relève de la vice-présidente principale des opérations

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et à l'aise dans un environnement où la précision est clé ? Voici une belle occasion de joindre une équipe dynamique où votre sens de la structure et votre efficacité feront toute la différence.

Votre mission :

Soutenir, structurer et faire avancer les dossiers juridiques.

En collaboration directe avec la vice-présidente principale, vous jouerez un rôle central dans la gestion administrative du service juridique. Au quotidien, vous serez le point de contact pour organiser les informations, assurer les suivis, produire des documents de qualité et maintenir une organisation irréprochable.

Ce que vous ferez :

• Gérer les dossiers administratifs du service avec méthode et efficacité.
• Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents (lettres, présentations, etc.).
• Effectuer des recherches de base pour appuyer la préparation des dossiers.
• Assurer une gestion documentaire structurée et le suivi des courriels partagés.
• Mettre à jour les bases de données électroniques.
• Offrir un soutien direct à la vice-présidente dans la gestion de son agenda, ses courriels et ses réunions.
• Effectuer les suivis avec les parties internes et externes, et coordonner la collecte des signatures.
• Gérer les approbations et le traitement des factures.
• Appuyer les para juristes dans le renouvellement des permis et licences.

Et aussi :

Être la personne-ressource pour diverses tâches cléricales et de coordination au sein de l'équipe.

Qualifications requises :

• Formation d'adjoint(e) administratif (DEP, AEC).
• Détenir une (1) année d'expérience dans un poste similaire.
• Aptitude à communiquer de façon efficace, professionnelle et courtoise, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Aptitude à faire des suivis dans les dossiers avec une supervision minimale.
• Grand souci du détail.
• Aptitude à gérer son temps et ses dossiers de façon efficace afin de respecter des échéanciers serrés.
• Aptitude à travailler efficacement dans un environnement très dynamique.
• Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Bonne connaissance du logiciel OpenText.
• Bilinguisme (français et anglais).

Description du poste

Le cabinet Fed Supply est spécialiste du recrutement temporaire et permanent pour les métiers du service client, achat, logistique et transport. Nos consultants sont tous des experts et parlent votre langage. Nous nous engageons à vos côtés pour vous accompagner tout au long de votre recherche d'emploi et à chaque étape de votre carrière.

Relève de la vice-présidente principale des opérations

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et à l'aise dans un environnement où la précision est clé ? Voici une belle occasion de joindre une équipe dynamique où votre sens de la structure et votre efficacité feront toute la différence.

Votre mission :

Soutenir, structurer et faire avancer les dossiers juridiques.

En collaboration directe avec la vice-présidente principale, vous jouerez un rôle central dans la gestion administrative du service juridique. Au quotidien, vous serez le point de contact pour organiser les informations, assurer les suivis, produire des documents de qualité et maintenir une organisation irréprochable.

Ce que vous ferez :

• Gérer les dossiers administratifs du service avec méthode et efficacité.
• Rédiger, réviser et mettre en forme divers documents (lettres, présentations, etc.).
• Effectuer des recherches de base pour appuyer la préparation des dossiers.
• Assurer une gestion documentaire structurée et le suivi des courriels partagés.
• Mettre à jour les bases de données électroniques.
• Offrir un soutien direct à la vice-présidente dans la gestion de son agenda, ses courriels et ses réunions.
• Effectuer les suivis avec les parties internes et externes, et coordonner la collecte des signatures.
• Gérer les approbations et le traitement des factures.
• Appuyer les para juristes dans le renouvellement des permis et licences.

Et aussi :

Être la personne-ressource pour diverses tâches cléricales et de coordination au sein de l'équipe.

Qualifications requises :

• Formation d'adjoint(e) administratif (DEP, AEC).
• Détenir une (1) année d'expérience dans un poste similaire.
• Aptitude à communiquer de façon efficace, professionnelle et courtoise, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Aptitude à faire des suivis dans les dossiers avec une supervision minimale.
• Grand souci du détail.
• Aptitude à gérer son temps et ses dossiers de façon efficace afin de respecter des échéanciers serrés.
• Aptitude à travailler efficacement dans un environnement très dynamique.
• Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Bonne connaissance du logiciel OpenText.
• Bilinguisme (français et anglais).

Description du poste

Vous êtes une personne dynamique, polyvalente et avez une soif d'apprendre! Cette équipe vous attend!

RESPONSABILITÉS :

• Répondre aux appels & courriels et les transférer aux personnes concernées
• Accueillir les clients
• Faire des recherches pour l’administration afin de confirmer des informations
• Mettre en ligne et vérifier l’intégrité des données saisies
• S'occuper des envois postaux
• Aider pour les dépôts bancaires
• Ouverture et fermeture des dossiers clients (saisie de données)
• Produire différents rapports (Word, Excel)
• Réserver la salle de conférence et mise en place au besoin (café, eau, visiteurs, etc.)
• Mettre à jour des listes, dossiers clients
• Classement de documents divers, version papier et numérisé
• Vérifier les commandes reçues
• Toutes autres tâches
• Détenir une formation en bureautique (DEP, DEC) un atout
• Avoir 5 années d'expérience dans un poste similaire
• Aimer la saisie de données, rapidité au clavier
• Forte habileté en communication orale et écrite (français et anglais intermédiaire afin de répondre aux clients anglophones)
• Bonne maîtrise de la Suite MS Office
• Facilité à apprendre de nouveaux logiciels
• Aptitude à effectuer des tâches multiples
• Être autonome, avoir le sens de l’organisation et d’initiative

Poste : Responsable de l’Administration et de la Communication – Immobilier Commercial

Type : Permanent, temps plein – Présentiel

Lieu : Montréal

À propos de 555 Midtown :

Fondée en 1982, 555 Midtown est une entreprise montréalaise en pleine croissance, spécialisée dans l'investissement et la gestion de propriétés commerciales. Nous offrons des espaces de bureaux, de lofts, de showrooms et des services de premier plan à nos locataires, dans un environnement axé sur l’excellence opérationnelle, l’innovation et la qualité du service. Notre immeuble phare, le 555, est reconnu comme l’un des espaces les plus recherchés de Montréal.

Description du poste :

Nous recherchons un(e) professionnel(le) polyvalent(e), organisé(e) et dynamique pour occuper un rôle clé de Responsable de l’Administration et de la Communication. Relevant directement du PDG, vous contribuerez au bon fonctionnement administratif, à la gestion immobilière et aux communications internes et externes. Ce poste combine la gestion administrative, le soutien aux opérations immobilières et la coordination des efforts de communication et de marketing.

Conditions et avantages :

• Salaire compétitif : 40,000 $ à 55 000 $ par an, selon l’expérience.
• Assurances (dentaire, vie, vision).
• Accès à un gym sur place et stationnement.
• Congés payés.
• Possibilités de formation et d’évolution professionnelle.
• Horaire de jour, du lundi au vendredi (temps plein, 8 h / jour).

Responsabilités :

• Servir de point de contact principal pour les locataires.
• Gérer la correspondance, les appels, les courriels et la planification des réunions.
• Préparer, suivre et mettre à jour les documents liés aux baux (renouvellements, offres de location, présentations, etc.).
• Maintenir les bases de données des propriétés, incluant les termes des baux, les dates importantes et autres informations clés.
• Compiler et analyser les données de location pour générer des rapports clairs et précis.
• Participer aux efforts de marketing (site web, réseaux sociaux, présentations, communications visuelles, etc.).
• Contribuer à la conformité réglementaire (santé, sécurité, gestion documentaire).
• Soutenir la gestion quotidienne du bureau et assurer une organisation fluide des opérations.

Pourquoi joindre 555 Midtown ?

Travailler chez nous, c’est faire partie d’une équipe passionnée, engagée et axée sur la croissance. C’est aussi avoir un impact direct sur le succès d’un immeuble emblématique de Montréal et contribuer à une expérience locataire exceptionnelle.

Envoyez-nous votre CV et votre lettre de motivation pour contribuer au succès de notre entreprise en pleine expansion !