3 offres pour "Agent.e de secrétariat"

Sans être exhaustifs, voici les services et livrables que devra fournir la personne retenue. 

Description des travaux ou des biens livrables :

• Assurer le suivi des demandes acheminées par le système de Suivi des dossiers ministériels;

• Assurer le suivi des listes de sinistrés fournies par les municipalités et faire la distribution aux analystes;

• Vérifier la conformité linguistique de plusieurs documents provenant du chef de service;

• Assurer la qualité (présentation) des documents présentés en fonction des normes établies;

• Produire, concevoir et mettre à jour des notes, des lettres, des procédures ou de tout autre type de document;

• Préparer les documents nécessaires aux réunions;

• Procéder à la rédaction et au suivi des comptes rendus de réunions d’équipe.

2- Accomplir diverses tâches de soutien administratif :

• Effectuer le classement et faire des photocopies de divers documents;

• Effectuer l’archivage des dossiers électronique ou papier;

• Inventorier les documents de référence du service (note, procédures, comptes rendus de réunion, etc.);

• Distribuer les télécopies reçues au personnel;

• Assurer le suivi des grilles de prises de rendez-vous et prendre les rendez-vous.

3- Participer à la préparation du déploiement du personnel à la suite d’un 

sinistre :

• Préparer les documents et le matériel nécessaires au déploiement du personnel du service;

• Apporter le soutien requis au personnel lors de la tenue de séances d’information publiques et lors des rencontres individuelles avec 

des sinistrés (installer le matériel dans la salle, accueillir les sinistrés, prendre des rendez-vous, rédiger des comptes rendus, 

photocopier des documents, etc.);

• Préparer les documents à transmettre pour l’émission de chèques;

• Assurer le suivi des chèques émis;

• Assurer le suivi des demandes d’expertise;

• Classer des documents.

4- Au besoin, remplacer les autres secrétaires du service et le réceptionniste de la direction.

Profil

• Maîtriser Microsoft Office;

• Détenir de bonnes capacités rédactionnelles en français;

• Avoir un grand souci du détail et faire preuve de rigueur; 

• Solides habiletés organisationnelles et capacité à travailler sur plusieurs dossiers de façon simultanée;

• De solides compétences de service à la clientèle et une forte capacité à entretenir de bonnes relations professionnelles avec ses collègues.

• Maîtrise de l’anglais est un atout.

LIEU DE TRAVAIL

Le lieu de travail sera déterminé selon le mandat, il peut être en télétravail ou chez le client.

POURQUOI SE JOINDRE À TEHORA?

TEHORA est une firme québécoise multidisciplinaire reconnue pour l'excellence de ses services professionnels, de nature technique et de gestion de projets à l'échelle nationale et internationale. Notre mission est d'accompagner nos clients dans la concrétisation de leurs projets par l'excellence de notre savoir-faire et de notre créativité.

Depuis sa création en 2017, notre équipe de professionnels connait une croissance exponentielle en répondant aux besoins importants en gestion de projets multidisciplinaires, dans le domaine des transports, du génie civil, du TI et plus.

Nos collaborateurs travaillent sur des mandats aussi bien à l’interne que chez des clients d’envergures.

TEHORA se distingue par sa culture d’entreprise, axée sur le bonheur de ses employés et la diversité.

Chez TEHORA, chaque collaborateur est un membre important de l'équipe qui contribue à notre succès collectif. Nos membres ont la flexibilité requise pour avoir un équilibre entre le travail et leur vie privée, tout en menant une carrière enrichissante.

Nous offrons un environnement de travail motivant. La diversité des projets, la grande autonomie et l’interaction directe avec les clients sont appréciées. Une telle proximité est possible en raison de notre structure organisationnelle horizontale, qui se traduit par des relations de confiance et une communication efficace entre notre équipe et les clients.

AVANTAGES

• Du télétravail et de la flexibilité pour s’adapter à vos obligations familiales;
  

• Une culture entrepreneuriale favorisant la créativité et l'innovation;
  

• Horaires flexibles (selon le type de contrat de travail);
  

• Congés en cas de maladie et à l'occasion d'événements familiaux;
  

• Outils informatiques adaptés;
  

• Espace de travail épanouissant et motivant;
  

• Initiatives sociales et environnementales;
  

• Programme d’apprentissage en milieu de travail;
  

• Cheminement de carrière.
  

SALAIRE

Le salaire sera calculé sur la base du taux horaire moyen correspondant à votre profil.

Sans être exhaustifs, voici les services et livrables que devra fournir la personne retenue. 

Description des travaux ou des biens livrables :

• Assurer le suivi des demandes acheminées par le système de Suivi des dossiers ministériels;

• Assurer le suivi des listes de sinistrés fournies par les municipalités et faire la distribution aux analystes;

• Vérifier la conformité linguistique de plusieurs documents provenant du chef de service;

• Assurer la qualité (présentation) des documents présentés en fonction des normes établies;

• Produire, concevoir et mettre à jour des notes, des lettres, des procédures ou de tout autre type de document;

• Préparer les documents nécessaires aux réunions;

• Procéder à la rédaction et au suivi des comptes rendus de réunions d’équipe.

2- Accomplir diverses tâches de soutien administratif :

• Effectuer le classement et faire des photocopies de divers documents;

• Effectuer l’archivage des dossiers électronique ou papier;

• Inventorier les documents de référence du service (note, procédures, comptes rendus de réunion, etc.);

• Distribuer les télécopies reçues au personnel;

• Assurer le suivi des grilles de prises de rendez-vous et prendre les rendez-vous.

3- Participer à la préparation du déploiement du personnel à la suite d’un 

sinistre :

• Préparer les documents et le matériel nécessaires au déploiement du personnel du service;

• Apporter le soutien requis au personnel lors de la tenue de séances d’information publiques et lors des rencontres individuelles avec 

des sinistrés (installer le matériel dans la salle, accueillir les sinistrés, prendre des rendez-vous, rédiger des comptes rendus, 

photocopier des documents, etc.);

• Préparer les documents à transmettre pour l’émission de chèques;

• Assurer le suivi des chèques émis;

• Assurer le suivi des demandes d’expertise;

• Classer des documents.

4- Au besoin, remplacer les autres secrétaires du service et le réceptionniste de la direction.

Profil

• Maîtriser Microsoft Office;

• Détenir de bonnes capacités rédactionnelles en français;

• Avoir un grand souci du détail et faire preuve de rigueur; 

• Solides habiletés organisationnelles et capacité à travailler sur plusieurs dossiers de façon simultanée;

• De solides compétences de service à la clientèle et une forte capacité à entretenir de bonnes relations professionnelles avec ses collègues.

• Maîtrise de l’anglais est un atout.

LIEU DE TRAVAIL

Le lieu de travail sera déterminé selon le mandat, il peut être en télétravail ou chez le client.

POURQUOI SE JOINDRE À TEHORA?

TEHORA est une firme québécoise multidisciplinaire reconnue pour l'excellence de ses services professionnels, de nature technique et de gestion de projets à l'échelle nationale et internationale. Notre mission est d'accompagner nos clients dans la concrétisation de leurs projets par l'excellence de notre savoir-faire et de notre créativité.

Depuis sa création en 2017, notre équipe de professionnels connait une croissance exponentielle en répondant aux besoins importants en gestion de projets multidisciplinaires, dans le domaine des transports, du génie civil, du TI et plus.

Nos collaborateurs travaillent sur des mandats aussi bien à l’interne que chez des clients d’envergures.

TEHORA se distingue par sa culture d’entreprise, axée sur le bonheur de ses employés et la diversité.

Chez TEHORA, chaque collaborateur est un membre important de l'équipe qui contribue à notre succès collectif. Nos membres ont la flexibilité requise pour avoir un équilibre entre le travail et leur vie privée, tout en menant une carrière enrichissante.

Nous offrons un environnement de travail motivant. La diversité des projets, la grande autonomie et l’interaction directe avec les clients sont appréciées. Une telle proximité est possible en raison de notre structure organisationnelle horizontale, qui se traduit par des relations de confiance et une communication efficace entre notre équipe et les clients.

AVANTAGES

• Du télétravail et de la flexibilité pour s’adapter à vos obligations familiales;
  

• Une culture entrepreneuriale favorisant la créativité et l'innovation;
  

• Horaires flexibles (selon le type de contrat de travail);
  

• Congés en cas de maladie et à l'occasion d'événements familiaux;
  

• Outils informatiques adaptés;
  

• Espace de travail épanouissant et motivant;
  

• Initiatives sociales et environnementales;
  

• Programme d’apprentissage en milieu de travail;
  

• Cheminement de carrière.
  

SALAIRE

Le salaire sera calculé sur la base du taux horaire moyen correspondant à votre profil.

Le domaine de l’administration vous passionne ?

Vous avez toujours eu un intérêt marqué pour le milieu scolaire ?

Joignez notre équipe et venez contribuer à l’épanouissement et à la réussite de nos élèves !

CHOISIR LE CSSLSJ C’EST :

• Recevoir une rémunération globale avantageuse;
• Profiter de vacances enviables;
• Favoriser un équilibre entre sa vie personnelle et professionnelle;
• Recevoir de la formation en continu;
• Bénéficier d’une politique de télétravail;
• Travailler avec des équipes collaboratives;
• Avoir une vie sociale enrichissante et diversifiée;
• Etc.

AGENT.E DE BUREAU :

NATURE DU TRAVAIL 

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à accomplir divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne salariée de cette classe d’emplois s’assure du respect des normes, règlements, directives, politiques, méthodes et procédures applicables et pour ce faire, selon le cas, elle rédige, dresse, confectionne, vérifie et effectue le suivi de factures, de bons de commande, de récépissés, de listes, de registres divers tels que le registre de paie, d’absences, de congés, de taxation, les demandes de financement, des statistiques, des relevés, des formulaires, des inventaires ou tout autre rapport, tableau ou document administratif du même ordre; dans ce cadre, elle recueille, valide et compile les données qui lui sont nécessaires.

Elle effectue la tenue de livres comptables, entre les écritures dans les journaux, concilie des comptes, encaisse des paiements au comptoir, par courrier ou par mode direct, fait des paiements et des dépôts, codifie les dépenses, tient une petite caisse et effectue certains achats de valeur relativement peu élevée; elle compile les données budgétaires, collabore à l’élaboration du budget d’une unité ou d’un service et informe sur les soldes budgétaires.

Elle communique avec des personnes du Centre de services scolaire ou de l’extérieur pour obtenir ou fournir des renseignements reliés à ses tâches, transiger sur des délais, faire connaître les normes et les règlements et transmettre des décisions; elle rédige la correspondance inhérente à ses tâches.

 Selon les instructions, elle effectue l’ensemble des opérations administratives reliées aux tests d’aptitude et fait passer des examens.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe I ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
• Avoir une (1) année d’expérience pertinente.

SECRÉTAIRE :

NATURE DU TRAVAIL 

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne salariée de cette classe d’emplois effectue la saisie à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de diverses sources qu’elle présente sous forme de lettres, tableaux, rapports et autres; elle vérifie l’orthographe et l’application des règles grammaticales dans les textes qu’elle saisit et signale les corrections à apporter; elle reçoit et achemine les appels téléphoniques et fournit des renseignements généraux; elle tient à jour des dossiers et des registres et effectue le classement des dossiers et des documents; elle prend connaissance du courrier et le remet aux destinataires; elle rédige des accusés de réception, des lettres ou des notes simples; elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans des formulaires qu’elle remplit ou dans des rapports et dans la correspondance.

Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle effectue des communications téléphoniques de renseignements d’ordre général relativement à la suppléance du personnel enseignant ou, plus particulièrement avec les parents, concernant la fréquentation scolaire; elle participe aux opérations massives d’achat d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification; elle prête et récupère des volumes; elle effectue les opérations pertinentes à la vente d’articles scolaires.

Elle peut être appelée à effectuer des travaux de compilation, de vérification et d’inscription.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle utilise le courrier électronique; elle effectue, au besoin, des recherches sur Internet. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou les nouveaux secrétaires.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
• Excellente maîtrise du français à l'oral et à l'écrit ;
• Avoir des connaissances en bureautique.

TRAITEMENT ET CONDITIONS DE TRAVAIL

Selon la convention collective en vigueur. https://cpn.gouv.qc.ca/cpncf

SI VOS ÉTUDES ONT ÉTÉ FAITES À L’EXTÉRIEUR DU CANADA

Acheminez votre évaluation comparative des études effectuées hors Québec du ministère de l’Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion ainsi que votre permis de travail valide à : recrutement@cslsj.qc.ca.

En l’absence de ces documents, votre candidature ne sera pas analysée.

POUR LES PERSONNES DE 18 À 35 ANS VIVANT À L’EXTÉRIEUR DU LAC-SAINT-JEAN EST ET QUI SOUHAITENT VENIR S’ÉTABLIR DANS NOTRE RÉGION

Contactez les agent.e.s Places aux jeunes : https://placeauxjeunes.qc.ca/regions/saguenay-lac-saint-jean

RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES 

Consulter le site web du Centre de services scolaire du Lac-Saint-Jean : https://csslsj.gouv.qc.ca/ ou communiquer avec le Service des ressources humaines au 418 669-6000, poste 5515.

Afin de sélectionner la personne qui répond le mieux aux exigences particulières du poste, l’employeur se garde le droit de faire passer des tests et/ou des entrevues.

Le masculin est utilisé dans la seule intention d’alléger le texte.

La candidature des femmes, des minorités ethniques et visibles, des autochtones et des personnes handicapées est encouragée dans le cadre du programme d’accès à l’égalité en emploi. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leur besoin.