Agent, Product Administration Role at Desjardins

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Required

As a product administration agent, you provide administrative support to Desjardins components and help administer specialized products and member/client accounts. You perform administrative, office, and other tasks to help your unit achieve operational objectives and carry out initiatives in accordance with the standards, practices, and guidelines in place. The ability to drive results is essential. You help process and analyze information, solve problems, and develop and improve work methods and procedures. Specifically, you will:

• Respond to client requests for information about specialized products, review requests, research solutions, and make recommendations. Provide information about policies, programs, and processes.
• Identify and analyze client complaints, recommend solutions, and follow up as needed.
• Analyze, produce, and revise reports and statistics. Carry out administrative, operational, and quality control measures, following up as needed.
• Help develop and implement work processes and methods for your unit.

This is a temporary position for 12 months.

What we offer:

• Competitive salary and annual bonus
• 4 weeks of flexible vacation starting in the first year
• Defined benefit pension plan providing stable income throughout retirement
• Group insurance including telemedicine
• Reimbursement of health and wellness expenses and telework equipment
• Benefits apply based on eligibility criteria.

What you bring to the table:

• College diploma in a related field
• A minimum of two years of relevant experience
• Other combinations of qualifications and experience may be considered
• Knowledge of French is required
• Advanced proficiency in English due to the duties, work tools, or interactions with English-speaking partners, members, and clients

Drive results, Situational adaptability.

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At Desjardins, we believe in equity, diversity, and inclusion. We are committed to welcoming, respecting, and valuing individuals for who they are, learning from differences, embracing uniqueness, and providing a positive workplace for all. We have zero tolerance for discrimination of any kind. Our teams should reflect the diversity of the members, clients, and communities we serve.

If accommodations are needed during the recruitment process or for the job, please let us know. We can provide support at any stage.

Job Family: Administration (FG)

Unposting Date: 2025-05-20

Seniority level

• Entry level

Employment type

• Full-time

Job function

• Sales and Business Development

Industries

• Banking

J-18808-Ljbffr

QUI SOMMES-NOUS

Fondée en 1964 sous la raison sociale de Legault et Touchette Inc., Environnement routier NRJ excelle dans la construction et l'entretien, bâtissant une réputation basée sur notre polyvalence, notre rapidité et notre gestion efficace. Actifs dans le génie civil, électrique, la collecte sélective, la mécanique, le déneigement et l'administration, nos opérations se répartissent en six sites : Lachine, St-Hubert, St-Léonard, Laval, Sherbrooke et Gatineau.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision de la Vice-président finances, le titulaire du poste sera responsable des appels téléphoniques reçus pour les différents sites, conformément aux règles, aux procédures et aux politiques en vigueur.

DESCRIPTION DE FONCTION

À titre de secrétaire-réceptionniste, le candidat retenu devra :

• Recevoir les appels téléphoniques et les transférer aux bons intervenants;
• Réception du courrier, l’ouvrir et le distribuer;
• Timbrer et mettre à la poste à temps le courrier;
• Assurer les envois et les réceptions par messager (internet);
• Répondre aux demandes de dactylographier des lettres et divers documents, d’envois de télécopieurs et d’effectuer diverses photocopies;
• Superviser l’inventaire de la papeterie, des documents imprimés, du café et des produits sanitaires, et en faire les réquisitions nécessaires une fois approuvées;
• Maintenir à jour certaines listes : liste téléphonique, suivi mensuel des recharges des diverses machines;
• Maintenir à jour la machine à timbres, les fonctions du copieur multitâches;
• Maintien du système téléphonique Microsoft Lync (usager, boîte réception, renvoi téléphonique, etc.)
• Préparer les copies des factures d’essence pour Loi 430 et classement des copies;
• Dépôt à la banque, occasionnel;
• Nettoyage des deux distributrices à café;
• Donner assistance comme commis aux comptes payables (occasionnel), assemblage de documents, saisies de données, validation des données, classement, ouverture de dossiers;
• Suivi des dossiers de contravention;
• Respect de la norme ISO;
• Exécuter tous les autres travaux connexes à la demande de son supérieur immédiat.

FORMATION ET EXPÉRIENCE REQUISE

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) option secrétariat ou l’équivalent. Des années d’expérience pertinentes peuvent compenser pour certaines exigences académiques;
• Cinq années d’expérience;
• Connaissance du français et de l’anglais écrit et parlé;
• Connaissance de la comptabilité de base est un atout;
• Très bonne connaissance des logiciels d’application Excel, Word.

PROFIL RECHERCHÉ

• Faire preuve d’entregent est essentiel, de motivation, de loyauté et d’initiative;
• Capacité de gérer son travail.

Pourquoi faire carrière chez nous

• Rémunération compétitive : Parce qu’on reconnaît votre travail;
• Assurance collective : Nous tenons à votre santé! On vous offre donc une assurance collective que nous payons à 100% et cela comprend de nombreuses couvertures ; médicaments, dentaires, paramédicaux, assurance vie / voyage, longue durée, etc;
• Encadrement et formations spécifiques au poste : Parce que le développement de vos compétences nous tient à cœur;
• Nouveaux défis : Notre entreprise est en constante innovation, et nous souhaitons stimuler votre créativité. Chez NRJ, SU et Arcade, il y a plusieurs projets dans lesquels vous pouvez vous impliquer;
• Possibilité d’avancement : Ce n’est pas un secret, nous sommes en pleine expansion et les postes se multiplient, rien ne peut vous arrêter;
• Autonomie professionnelle : Nous vous accordons toute l’autonomie nécessaire pour exceller dans votre poste. Chez nous, vous prenez le lead et contribuez activement à notre réussite;
• Plaisir : Pour assurer votre bien-être, nous organisons des activités sociales. Votre plaisir et votre épanouissement sont au cœur de nos préoccupations.
• L’emploi du masculin est utilisé dans cet affichage à titre générique, dans le seul but d’alléger le texte.

La protection de la vie privée est une priorité pour Environnement Routier NRJ Inc., Systèmes Urbains Inc. et Construction Arcade (ci-après collectivement « NRJ »). La collecte, la transmission et la sauvegarde d’information personnelle tel que défini par la Loi se feront en tout temps en conformité avec notre Politique, laquelle est disponible sur notre site web (www.nrj.ca) et dans le manuel d’employé. En transmettant vos informations personnelles par l’entremise de votre CV ou par le dépôt de votre candidature, vous consentez à la collecte d’informations en conformité avec notre Politique.

NRJ est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.Q., 1993, c. P-39.1.

QUI SOMMES-NOUS

Fondée en 1964 sous la raison sociale de Legault et Touchette Inc., Environnement routier NRJ excelle dans la construction et l'entretien, bâtissant une réputation basée sur notre polyvalence, notre rapidité et notre gestion efficace. Actifs dans le génie civil, électrique, la collecte sélective, la mécanique, le déneigement et l'administration, nos opérations se répartissent en six sites : Lachine, St-Hubert, St-Léonard, Laval, Sherbrooke et Gatineau.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision de la Vice-président finances, le titulaire du poste sera responsable des appels téléphoniques reçus pour les différents sites, conformément aux règles, aux procédures et aux politiques en vigueur.

DESCRIPTION DE FONCTION

À titre de secrétaire-réceptionniste, le candidat retenu devra :

• Recevoir les appels téléphoniques et les transférer aux bons intervenants;
• Réception du courrier, l’ouvrir et le distribuer;
• Timbrer et mettre à la poste à temps le courrier;
• Assurer les envois et les réceptions par messager (internet);
• Répondre aux demandes de dactylographier des lettres et divers documents, d’envois de télécopieurs et d’effectuer diverses photocopies;
• Superviser l’inventaire de la papeterie, des documents imprimés, du café et des produits sanitaires, et en faire les réquisitions nécessaires une fois approuvées;
• Maintenir à jour certaines listes : liste téléphonique, suivi mensuel des recharges des diverses machines;
• Maintenir à jour la machine à timbres, les fonctions du copieur multitâches;
• Maintien du système téléphonique Microsoft Lync (usager, boîte réception, renvoi téléphonique, etc.)
• Préparer les copies des factures d’essence pour Loi 430 et classement des copies;
• Dépôt à la banque, occasionnel;
• Nettoyage des deux distributrices à café;
• Donner assistance comme commis aux comptes payables (occasionnel), assemblage de documents, saisies de données, validation des données, classement, ouverture de dossiers;
• Suivi des dossiers de contravention;
• Respect de la norme ISO;
• Exécuter tous les autres travaux connexes à la demande de son supérieur immédiat.

FORMATION ET EXPÉRIENCE REQUISE

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) option secrétariat ou l’équivalent. Des années d’expérience pertinentes peuvent compenser pour certaines exigences académiques;
• Cinq années d’expérience;
• Connaissance du français et de l’anglais écrit et parlé;
• Connaissance de la comptabilité de base est un atout;
• Très bonne connaissance des logiciels d’application Excel, Word.

PROFIL RECHERCHÉ

• Faire preuve d’entregent est essentiel, de motivation, de loyauté et d’initiative;
• Capacité de gérer son travail.

Pourquoi faire carrière chez nous

• Rémunération compétitive : Parce qu’on reconnaît votre travail;
• Assurance collective : Nous tenons à votre santé! On vous offre donc une assurance collective que nous payons à 100% et cela comprend de nombreuses couvertures ; médicaments, dentaires, paramédicaux, assurance vie / voyage, longue durée, etc;
• Encadrement et formations spécifiques au poste : Parce que le développement de vos compétences nous tient à cœur;
• Nouveaux défis : Notre entreprise est en constante innovation, et nous souhaitons stimuler votre créativité. Chez NRJ, SU et Arcade, il y a plusieurs projets dans lesquels vous pouvez vous impliquer;
• Possibilité d’avancement : Ce n’est pas un secret, nous sommes en pleine expansion et les postes se multiplient, rien ne peut vous arrêter;
• Autonomie professionnelle : Nous vous accordons toute l’autonomie nécessaire pour exceller dans votre poste. Chez nous, vous prenez le lead et contribuez activement à notre réussite;
• Plaisir : Pour assurer votre bien-être, nous organisons des activités sociales. Votre plaisir et votre épanouissement sont au cœur de nos préoccupations.
• L’emploi du masculin est utilisé dans cet affichage à titre générique, dans le seul but d’alléger le texte.

La protection de la vie privée est une priorité pour Environnement Routier NRJ Inc., Systèmes Urbains Inc. et Construction Arcade (ci-après collectivement « NRJ »). La collecte, la transmission et la sauvegarde d’information personnelle tel que défini par la Loi se feront en tout temps en conformité avec notre Politique, laquelle est disponible sur notre site web (www.nrj.ca) et dans le manuel d’employé. En transmettant vos informations personnelles par l’entremise de votre CV ou par le dépôt de votre candidature, vous consentez à la collecte d’informations en conformité avec notre Politique.

NRJ est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.Q., 1993, c. P-39.1.

QUI SOMMES-NOUS

Fondée en 1964 sous la raison sociale de Legault et Touchette Inc., Environnement routier NRJ excelle dans la construction et l'entretien, bâtissant une réputation basée sur notre polyvalence, notre rapidité et notre gestion efficace. Actifs dans le génie civil, électrique, la collecte sélective, la mécanique, le déneigement et l'administration, nos opérations se répartissent en six sites : Lachine, St-Hubert, St-Léonard, Laval, Sherbrooke et Gatineau.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision de la Vice-président finances, le titulaire du poste sera responsable des appels téléphoniques reçus pour les différents sites, conformément aux règles, aux procédures et aux politiques en vigueur.

DESCRIPTION DE FONCTION

À titre de secrétaire-réceptionniste, le candidat retenu devra :

• Recevoir les appels téléphoniques et les transférer aux bons intervenants;
• Réception du courrier, l’ouvrir et le distribuer;
• Timbrer et mettre à la poste à temps le courrier;
• Assurer les envois et les réceptions par messager (internet);
• Répondre aux demandes de dactylographier des lettres et divers documents, d’envois de télécopieurs et d’effectuer diverses photocopies;
• Superviser l’inventaire de la papeterie, des documents imprimés, du café et des produits sanitaires, et en faire les réquisitions nécessaires une fois approuvées;
• Maintenir à jour certaines listes : liste téléphonique, suivi mensuel des recharges des diverses machines;
• Maintenir à jour la machine à timbres, les fonctions du copieur multitâches;
• Maintien du système téléphonique Microsoft Lync (usager, boîte réception, renvoi téléphonique, etc.)
• Préparer les copies des factures d’essence pour Loi 430 et classement des copies;
• Dépôt à la banque, occasionnel;
• Nettoyage des deux distributrices à café;
• Donner assistance comme commis aux comptes payables (occasionnel), assemblage de documents, saisies de données, validation des données, classement, ouverture de dossiers;
• Suivi des dossiers de contravention;
• Respect de la norme ISO;
• Exécuter tous les autres travaux connexes à la demande de son supérieur immédiat.

FORMATION ET EXPÉRIENCE REQUISE

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) option secrétariat ou l’équivalent. Des années d’expérience pertinentes peuvent compenser pour certaines exigences académiques;
• Cinq années d’expérience;
• Connaissance du français et de l’anglais écrit et parlé;
• Connaissance de la comptabilité de base est un atout;
• Très bonne connaissance des logiciels d’application Excel, Word.

PROFIL RECHERCHÉ

• Faire preuve d’entregent est essentiel, de motivation, de loyauté et d’initiative;
• Capacité de gérer son travail.

Pourquoi faire carrière chez nous

• Rémunération compétitive : Parce qu’on reconnaît votre travail;
• Assurance collective : Nous tenons à votre santé! On vous offre donc une assurance collective que nous payons à 100% et cela comprend de nombreuses couvertures ; médicaments, dentaires, paramédicaux, assurance vie / voyage, longue durée, etc;
• Encadrement et formations spécifiques au poste : Parce que le développement de vos compétences nous tient à cœur;
• Nouveaux défis : Notre entreprise est en constante innovation, et nous souhaitons stimuler votre créativité. Chez NRJ, SU et Arcade, il y a plusieurs projets dans lesquels vous pouvez vous impliquer;
• Possibilité d’avancement : Ce n’est pas un secret, nous sommes en pleine expansion et les postes se multiplient, rien ne peut vous arrêter;
• Autonomie professionnelle : Nous vous accordons toute l’autonomie nécessaire pour exceller dans votre poste. Chez nous, vous prenez le lead et contribuez activement à notre réussite;
• Plaisir : Pour assurer votre bien-être, nous organisons des activités sociales. Votre plaisir et votre épanouissement sont au cœur de nos préoccupations.
• L’emploi du masculin est utilisé dans cet affichage à titre générique, dans le seul but d’alléger le texte.

La protection de la vie privée est une priorité pour Environnement Routier NRJ Inc., Systèmes Urbains Inc. et Construction Arcade (ci-après collectivement « NRJ »). La collecte, la transmission et la sauvegarde d’information personnelle tel que défini par la Loi se feront en tout temps en conformité avec notre Politique, laquelle est disponible sur notre site web (www.nrj.ca) et dans le manuel d’employé. En transmettant vos informations personnelles par l’entremise de votre CV ou par le dépôt de votre candidature, vous consentez à la collecte d’informations en conformité avec notre Politique.

NRJ est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.Q., 1993, c. P-39.1.

AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE)

La Société de services financiers Fonds FMOQ inc., filiale de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec, dont les bureaux sont situés à Montréal, est responsable de l’offre de produits et services financiers à l’ensemble de la communauté médicale québécoise. Afin de supporter son développement, la Société recherche, pour son secteur des Opérations, à son bureau de Montréal un / une : AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE).

Relevant de la Directrice adjointe, Opérations et faisant partie de l’équipe de support aux opérations, l’agent(e) administratif(ve) a la responsabilité principale de soutenir l’équipe des Opérations et de collaborer à certaines tâches reliées aux activités quotidiennes du bureau ainsi qu’aux événements de la Société. Il / elle a aussi la responsabilité de remplacer la réceptionniste au besoin (pauses, lunch, absences, vacances).

Principales responsabilités du poste :

• Rassembler des données et préparer des fichiers et tableaux de suivis ;
• Assurer les relations avec le gestionnaire de l’immeuble à Montréal (Cominar) ;
• Communiquer avec les fournisseurs de services pour assurer le bon fonctionnement (appareils de bureau, cartes d’accès, systèmes d’alarme, clés, stationnement, etc.) ;
• Tenir l’inventaire de matériel et de fournitures de bureau à jour et planifier les commandes en prévision des besoins et des événements ;
• Coordonner et planifier la réimpression de divers documents (dépliants, enveloppes, formulaires, etc.) ;
• Participer à la préparation des envois (relevés, rapports périodiques, envois spéciaux) et s’assurer de la confidentialité et de la conformité des pièces selon les standards de la Société ;
• Préparation et rédaction de lettres diverses et en assurer le suivi requis ;
• Assurer le remplacement de la réceptionniste durant les heures de lunch, vacances et autres absences ;
• Répondre au téléphone, acheminer les appels et assurer le suivi des messages aux personnes concernées ;
• Gestion du courrier ainsi que d’organiser les envois qui nécessitent des firmes de livraisons spécialisées ;
• Participer à la coordination de rencontres et de réunions pour assurer la commande et la livraison de repas et veiller à ce que tout soit prêt au moment convenu ;
• Participer à l’entretien des aires communes ;
• Collaborer avec les autres membres de l'équipe pour assurer un fonctionnement efficace du bureau ;
• Collaborer avec la Directrice adjointe, Opérations dans l’exécution des tâches ponctuelles liées aux opérations ;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications requises :

• DEC / DEP en administration / bureautique ;
• Trois (3) à cinq (5) années d’expérience en soutien administratif ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
• Maîtrise de l’anglais parlé et écrit (atout) ;
• Souci du détail, rigueur, minutie, sens de l’organisation et discrétion ;
• Professionnalisme, autonomie et discrétion absolue ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais ;
• Maîtrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Maîtrise de l’outil collaboratif Teams ;
• Connaissance du logiciel 3CX un atout.

AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE)

La Société de services financiers Fonds FMOQ inc., filiale de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec, dont les bureaux sont situés à Montréal, est responsable de l’offre de produits et services financiers à l’ensemble de la communauté médicale québécoise. Afin de supporter son développement, la Société recherche, pour son secteur des Opérations, à son bureau de Montréal un / une : AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE).

Relevant de la Directrice adjointe, Opérations et faisant partie de l’équipe de support aux opérations, l’agent(e) administratif(ve) a la responsabilité principale de soutenir l’équipe des Opérations et de collaborer à certaines tâches reliées aux activités quotidiennes du bureau ainsi qu’aux événements de la Société. Il / elle a aussi la responsabilité de remplacer la réceptionniste au besoin (pauses, lunch, absences, vacances).

Principales responsabilités du poste :

• Rassembler des données et préparer des fichiers et tableaux de suivis ;
• Assurer les relations avec le gestionnaire de l’immeuble à Montréal (Cominar) ;
• Communiquer avec les fournisseurs de services pour assurer le bon fonctionnement (appareils de bureau, cartes d’accès, systèmes d’alarme, clés, stationnement, etc.) ;
• Tenir l’inventaire de matériel et de fournitures de bureau à jour et planifier les commandes en prévision des besoins et des événements ;
• Coordonner et planifier la réimpression de divers documents (dépliants, enveloppes, formulaires, etc.) ;
• Participer à la préparation des envois (relevés, rapports périodiques, envois spéciaux) et s’assurer de la confidentialité et de la conformité des pièces selon les standards de la Société ;
• Préparation et rédaction de lettres diverses et en assurer le suivi requis ;
• Assurer le remplacement de la réceptionniste durant les heures de lunch, vacances et autres absences ;
• Répondre au téléphone, acheminer les appels et assurer le suivi des messages aux personnes concernées ;
• Gestion du courrier ainsi que d’organiser les envois qui nécessitent des firmes de livraisons spécialisées ;
• Participer à la coordination de rencontres et de réunions pour assurer la commande et la livraison de repas et veiller à ce que tout soit prêt au moment convenu ;
• Participer à l’entretien des aires communes ;
• Collaborer avec les autres membres de l'équipe pour assurer un fonctionnement efficace du bureau ;
• Collaborer avec la Directrice adjointe, Opérations dans l’exécution des tâches ponctuelles liées aux opérations ;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications requises :

• DEC / DEP en administration / bureautique ;
• Trois (3) à cinq (5) années d’expérience en soutien administratif ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
• Maîtrise de l’anglais parlé et écrit (atout) ;
• Souci du détail, rigueur, minutie, sens de l’organisation et discrétion ;
• Professionnalisme, autonomie et discrétion absolue ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais ;
• Maîtrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Maîtrise de l’outil collaboratif Teams ;
• Connaissance du logiciel 3CX un atout.

Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée assiste celle-ci en effectuant les travaux reliés aux activités administratives du département telles que :

• la compilation de données statistiques ou financières,
• le suivi des comptes budgétaires et des revenus et dépenses,
• des fonds de recherche,
• l'organisation de l'enseignement,
• le suivi des dossiers du personnel de recherche.

Assure la liaison avec la communauté professorale et étudiante, le personnel, les fournisseurs et les services administratifs. Assure la mise à jour des dossiers et fichiers; recueille, compile, traite et diffuse, s'il y a lieu, l'information reliée à son secteur d'activités; prépare et effectue la saisie et le traitement de différents rapports et tableaux.

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

Minimum trois (3) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique).
• Connaissance des systèmes de gestion SAFIRH et GEADE.

Rémunération

Classe 8 (de 30,40 $ à 41,64 $). SVP Postulez en ligne au : parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Durée d'emploi

Permanente

Employeur

CORPORATION DE L'ECOLE POLYTECHNIQUE DE MONTREAL

Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée assure divers travaux reliés à l'accueil et à l'encadrement des étudiants de niveau baccalauréat et cycles supérieurs, à l'organisation de l'enseignement, au comité de programme, aux contrats d'embauche et aux autres activités académiques. Assume le suivi administratif à chacune des étapes de ces différents dossiers.

Principales responsabilités

• Assure l'accueil des étudiants de niveau baccalauréat au département et joue un rôle-conseil dans leur cheminement académique. Ceci en les encadrant dans les différentes demandes relatives aux dérogations, au choix des cours, aux orientations, aux révisions de notes, à la gestion des horaires, etc. Assure une liaison avec les personnes intervenantes concernées à l'école afin de soutenir de façon optimale les étudiantes et étudiants dans leur situation.
• Accueille les candidates et les candidats aux études supérieures du département, les assiste dans leurs démarches, s'assure que leur plan d'étude soit conforme et les dirige vers les personnes concernées au besoin. Explique les règlements et procédures des programmes d'études, d'aide financière et de bourses. Prépare les documents requis pour les soutenances de thèses et de mémoires et assure le suivi avec toutes les personnes concernées.
• Collabore à l'organisation de l'enseignement. Assure à cette fin la cueillette, la compilation, le traitement et la validation de diverses informations relatives à l'analyse de cours, aux plans de cours, aux statistiques sur la clientèle, aux plans triennaux et autres besoins particuliers (salles, horaires et logiciels). Effectue la vérification des listes de cours et du projet d'horaire maître. Distribue les questionnaires d'évaluation de l'enseignement.
• Collabore aux activités de recrutement, de sélection, d'embauche et d'évaluations des chargés de cours, chargés de laboratoires et auxiliaires d'enseignement. Prépare les contrats respectant les politiques et conventions en vigueur.
• Participe à la gestion des évaluations et des examens. Assure, à cette fin, la saisie des notes, la mise en page, l'obtention des signatures et le suivi des absences motivées. Coordonne les examens différés avec les professeures et professeurs et les étudiantes et étudiants.

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en technique administrative ou en technique pertinente à la fonction.

Expérience

Trois (3) à cinq (5) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise de la langue française;
• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique);
• Connaissance des systèmes de gestion : SAGE-SAFIRH-Gestionnaire des analyses de cours.

Rémunération

Classe 8 (de 29,63 $ à 39,79 $). UTILISER CE LIEN UNIQUEMENT POUR POSTULER : parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Durée d'emploi

Temporaire

Employeur

CORPORATION DE L'ECOLE POLYTECHNIQUE DE MONTREAL

Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée assure divers travaux reliés à l'accueil et à l'encadrement des étudiants de niveau baccalauréat et cycles supérieurs, à l'organisation de l'enseignement, au comité de programme, aux contrats d'embauche et aux autres activités académiques. Assume le suivi administratif à chacune des étapes de ces différents dossiers.

Principales responsabilités

• Assure l'accueil des étudiants de niveau baccalauréat au département et joue un rôle-conseil dans leur cheminement académique. Ceci en les encadrant dans les différentes demandes relatives aux dérogations, au choix des cours, aux orientations, aux révisions de notes, à la gestion des horaires, etc. Assure une liaison avec les personnes intervenantes concernées à l'école afin de soutenir de façon optimale les étudiantes et étudiants dans leur situation;
• Accueille les candidates et les candidats aux études supérieures du département, les assiste dans leurs démarches, s'assure que leur plan d'étude soit conforme et les dirige vers les personnes concernées au besoin. Explique les règlements et procédures des programmes d'études, d'aide financière et de bourses. Prépare les documents requis pour les soutenances de thèses et de mémoires et assure le suivi avec toutes les personnes concernées;

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en technique administrative ou en technique pertinente à la fonction.

Expérience

Trois (3) à cinq (5) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise de la langue française;
• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique);
• Connaissance des systèmes de gestion : SAGE-SAFIRH-Gestionnaire des analyses de cours.

Rémunération

Classe 8 (de 29,63 $ à 39,79 $). UTILISER CE LIEN UNIQUEMENT POUR POSTULER : parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Temporaire

Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée assiste celle-ci en effectuant les travaux reliés aux activités administratives du département telles que :

• la compilation de données statistiques ou financières,
• le suivi des comptes budgétaires et des revenus et dépenses,
• des fonds de recherche,
• l'organisation de l'enseignement,
• le suivi des dossiers du personnel de recherche.

Assure la liaison avec la communauté professorale et étudiante, le personnel, les fournisseurs et les services administratifs. Assure la mise à jour des dossiers et fichiers; recueille, compile, traite et diffuse, s'il y a lieu, l'information reliée à son secteur d'activités; prépare et effectue la saisie et le traitement de différents rapports et tableaux.

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

Minimum trois (3) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique).
• Connaissance des systèmes de gestion SAFIRH et GEADE.

Rémunération

Classe 8 (de 29,63 $ à 39,79 $).

UTILISER CE LIEN UNIQUEMENT POUR POSTULER : parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Durée d'emploi

Permanent

Description du poste

Vous rêvez d'un emploi de secrétaire de direction dans un milieu de vie unique sur la Rive-Sud de Montréal, loin des problèmes de circulation et tourné vers la nature? Vous aimez travailler en collaboration et faire la différence au quotidien afin de soutenir les activités de votre équipe. Ne cherchez plus, nous avons une place pour vous!

Responsabilités

• Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes-ressources et remplit les formulaires administratifs requis.
• Collabore à la bonne marche de son secteur; collige l'information, présente sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et suggère des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.
• Prend les dispositions relatives à l'agenda de sa supérieure ou son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de sa présence à ses différents rendez-vous.
• A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de personnes-ressources, fournit et obtient de l'information sur des sujets variés et complexes.
• Voit à l'organisation et à la préparation matérielle des réunions. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
• Produit des documents de différente nature, attrayants et d'allure professionnelle, en s'assurant de la qualité de la langue (grammaire, orthographe, syntaxe, sémantique) et de la présentation visuelle.
• Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure ou son supérieur et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.
• Tient à jour la comptabilité de l'unité. Enregistre les dépenses effectuées et fait, sur demande, un rapport des états de compte. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives sur réception périodique des relevés budgétaires. Relève les erreurs et avise le personnel concerné.
• Tient à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis lors des affichages, engagements, promotions, nominations, affectations, congés sabbatiques, absences et autres. Veille au respect des échéanciers et des directives.
• Peut être appelé à participer aux activités nécessaires à l'admission, à la préinscription, à l'inscription, à la modification d'activités pédagogiques et aux relevés de notes.
• Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien, prépare les documents nécessaires, et, au besoin, les dirige vers les personnes concernées.
• Prend connaissance de la correspondance et la trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers, effectue les recherches et consultations préalables. Rédige les communications relatives à son travail ainsi que des projets de réponse aux demandes complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.
• Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d'archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatisés.
• Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations.
• Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages.
• Utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.

À titre d'information

L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.

À propos du Campus de Longueuil

Le Campus de Longueuil de l'UdeS accueille chaque année quelque 6 800 étudiantes et étudiants, majoritairement dans des programmes de formation continue de deuxième et troisième cycles, en plus d'activités de formation sur mesure. Il contribue au développement des milieux social et économique de la région par sa capacité à répondre à leurs besoins et par son sens de l'innovation.

Installé dans le premier édifice universitaire de la Rive-Sud de Montréal, le Campus de Longueuil est facilement accessible grâce à un vaste atrium public qui le relie directement au terminus d'autobus de Longueuil et à la station de métro Longueuil-Université-de-Sherbrooke. De plus, le Campus est situé tout près du pont Jacques-Cartier et de la route 132 (accès au campus).

Sur ses campus, elle offre un environnement et des infrastructures de choix qui profitent à l'ensemble de sa communauté universitaire. Au Campus de Longueuil, on retrouve notamment un centre sportif avec des tarifs réduits pour les membres du personnel, l'accès à un réseau de bibliothèques dont l'abonnement est gratuit ainsi que des services de restauration. L'UdeS propose également aux membres de son personnel diverses mesures pour simplifier leurs déplacements et favoriser la mobilité durable dont un nouveau programme incitatif de transport en commun (avec une contribution de l'employeur atteignant jusqu'à 50 $ par mois), un programme de covoiturage avec retour garanti, une Vélostation et des vélos en mode libre-service.

Réception des candidatures

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines par voie électronique en cliquant sur le bouton «Postuler».

La date limite pour postuler est le 13 juin 2025 à 17 h.

Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.

Qualifications requises

• Scolarité : DEP - Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
• Expérience : 3 ans
• Autres : Bonne connaissance du logiciel Word
• Exigences requises : Un test de français est exigé comme condition de qualification, note de passage : 60 %

Nous vous encourageons à postuler même si vous ne possédez pas toutes les qualifications et exigences requises. Dans le contexte de pénurie de main-d'œuvre pleinement qualifiée, votre candidature pourrait être sélectionnée. Aussi, certaines étapes pourraient être ajoutées au processus de sélection et d'embauche pour soutenir un cheminement de carrière.

Description de l'entreprise

Bertone est une entreprise familiale et canadienne qui œuvre dans l’immobilier et la construction. Promoteur immobilier d’envergure basé à Montréal, l’entreprise fondée il y a plus de 20 ans déjà possède un portefeuille diversifié dans les secteurs multirésidentiel, résidentiel, commercial et industriel. En croissance fulgurante, Bertone est reconnue pour son équipe dynamique, son ambiance familiale, ses développements visionnaires et innovants ainsi que son approche entrepreneuriale et créative.

Les Avantages Bertone

• Une équipe rafraîchissante : Des collègues qui propagent la bonne humeur.
• Des projets visionnaires d’envergure : Nous avons de grandes ambitions, serez-vous de la partie ?
• Des salaires compétitifs et des bonus de performance : Nous sommes reconnaissants de votre implication.
• Un employeur qui comprend que vous ayez une vie en dehors du travail : Conciliation travail-famille, pour une vie équilibrée.
• Une culture entrepreneuriale qui favorise la créativité : Nous prônons la collaboration pour trouver des solutions.
• Assurances : Assurance dentaire et frais médicaux et paramédicaux.
• Environnement de travail inspirant et stationnement gratuit : Un environnement de travail récent et des espaces de stationnements à votre portée.
• Vacances : Il faut s’avoir s’arrêter pour mieux repartir !
• Espressos frais à partager entre collègues : Et parfois quelques surprises à déguster…

Responsabilités de l'adjointe administrative

• Fournir un soutien administratif aux directeurs sénior.
• Gérer les appels téléphoniques et répondre aux demandes de renseignements internes et externes, contrôle / acheminement des appels aux personnes ressources, prendre les messages appropriés et s’entretenir avec les clients.
• Préparer et traduire la correspondance interne et externe, les minutes de réunion et toutes autres présentations et documents requis par les directeurs.
• Coordonner et communiquer avec les autres départements sur une base quotidienne.
• Préparer des rapports, correspondances, présentations, et effectuer des recherches.
• Planifier des rencontres internes et externes et faire preuve d’une gestion d’agenda proactive qui tient compte des horaires variables et des priorités sans cesse changeantes.
• Planifier et coordonner, de manière créative, la logistique entourant les visites des clients, les réunions, les sorties avec les clients, etc.
• Assurer le maintien des procédures administratives, y compris les rapports de dépenses, la papeterie et les fournitures, etc.
• Recevoir et distribuer le courrier entrant / sortant.
• Effectuer le classement de documents et maintenir les dossiers à jour.
• Peut se voir confier des projets spéciaux selon les besoins de l’entreprise, ou supporter l’équipe de projet avec différentes tâches.
• Assister les autres départements selon les besoins.
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Profil recherché

• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste de soutien à la haute direction, dans un environnement dynamique où les activités se déroulent à un rythme rapide.
• Diplôme collégial ou formation postsecondaire.
• Excellentes aptitudes pour les communications orales et écrites, en français et en anglais, ceci inclut la traduction de documents de toute sorte de l’anglais vers le français et vice-versa.
• Motivé(e), débrouillard(e), autonome et apte à travailler sous pression afin de respecter les délais prévus.
• Souci du détail jumelé à des compétences reconnues pour exécuter plusieurs tâches à la fois.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et de gestion du temps.
• Très bonne connaissance des logiciels Excel, Word et PowerPoint.
• Capacité à travailler sous pression tout en respectant des échéances serrées.
• Centré(e) sur le travail d’équipe et possède d’excellentes aptitudes interpersonnelles.
• Sensibilité accrue à l’importance que revêt l’aspect confidentialité.

Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Bertone promeut l’inclusion et la diversité de ses ressources. Nous nous engageons à continuer de créer un environnement de travail inclusif. Toutes les réponses aux applications seront traitées de manière égale.

Intitulé du Poste

Adjoint Administratif

Type de contrat

Temps plein

Objectifs du poste

L'Adjoint Administratif assure un rôle clé dans le soutien administratif au sein de l’équipe, en effectuant diverses tâches de gestion administrative, en organisant les dossiers et en facilitant la communication interne et externe. Il / Elle contribue ainsi au bon fonctionnement de l'organisation.

Missions principales

Gestion administrative courante

• Réception, traitement et distribution du courrier entrant et sortant.
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs (comptes rendus, courriers, notes de service).
• Préparation et suivi des dossiers administratifs (classement, archivage, mise à jour).
• Gestion des agendas et des plannings pour les responsables.

Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires.
• Gestion des demandes internes et externes, transmission des informations pertinentes.
• Prise en charge de la correspondance et communication avec les différents services.

Gestion des ressources matérielles et logistiques

• Commande et suivi des fournitures de bureau, gestion des stocks.
• Organisation et planification des déplacements professionnels (réservation de transports, hébergement).

Soutien aux équipes

• Assistance dans la préparation de documents pour les réunions et les présentations.
• Mise à jour des bases de données, des tableaux de suivi, des fichiers Excel ou autres outils internes.
• Participation à la gestion des projets administratifs en support des responsables.

Traitement des demandes administratives spécifiques

• Préparation des dossiers pour les audits internes ou externes.
• Suivi des procédures administratives et respect des délais.

Compétences et qualifications

• Compétences techniques :
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Connaissance des procédures administratives et des outils de gestion documentaire.
• Maîtrise de la gestion des courriers et des documents confidentiels.
• Qualités requises :
• Organisation, rigueur et autonomie.
• Sens du service et bonne communication.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer des priorités.
• Formation et expérience :
• Diplôme de niveau Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
• Expérience préalable en tant qu’assistant administratif ou dans un poste similaire est un atout.

Conditions de travail

• Horaires : 40 heures semaine du lundi au vendredi en présentiel.
• Lieu de travail : 640 av. Lépine, Dorval.

Évolution du poste

Ce poste peut évoluer vers des responsabilités supplémentaires en fonction de l’expérience et des compétences acquises.

Description du poste

Statut : Permanent

Horaire : 37,5H semaine, en présentiel

Lieu : Dorval

Salaire : 60K À 75K annuel, selon l’expérience

Notre client, une belle entreprise québécoise dans l'industrie de la construction, recherche activement un.e adjoint.e administratif.ve expérimenté.e pour intégrer une équipe chaleureuse, dynamique et motivée.

Ce poste permanent représente une opportunité idéale pour une personne à la recherche de nouveaux défis dans un environnement collaboratif. Vous aurez l'occasion de contribuer directement au succès des projets de l'entreprise tout en bénéficiant d'une ambiance de travail conviviale.

Le poste est à pourvoir immédiatement, en présentiel, dans leurs locaux situés à Dorval.

Responsabilités :

• Assurer la correspondance administrative liée à la gestion de projets de construction
• Gérer et suivre les dossiers administratifs
• Gérer les courriels ainsi que les envois et réceptions concernant un projet de construction
• Rédiger et préparer des documents internes facilitant la tâche des différents intervenants (lettres, communiqués, ententes, etc.)
• Effectuer la saisie de données pour la préparation de documents de soumission
• Saisir des données dans le système comptable (Acomba)
• Répondre aux appels et les gérer efficacement.

Exigences :

• Diplôme en administration, gestion, secrétariat, ou expérience équivalente.
• Avoir au moins 5 ans d'expérience en soutien administratif
• Excellente organisation, initiative et motivation
• Excellente autonomie et esprit analytique
• Solides compétences en communication
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique, à respecter les échéances et à gérer plusieurs tâches simultanément
• Maîtrise impeccable du français, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Excellente maîtrise de la suite Ms Office
• Anglais (un atout)
• Connaissance du secteur de la construction (un atout)
• Connaissance du logiciel Acomba ou autre logiciel comptable (un atout)

Avantages :

• Salaire compétitif entre 60k et 75k annuel, selon l’expérience
• Belle compagnie, avec une équipe bienveillante et dynamique
• 4 semaines de vacances, dès le jour 1

Vous correspondez à cette description ? Alors postulez dès maintenant via le site ou en envoyant votre CV à Hugo [email protected]

Description du poste

Permanent Horaire : Notre client, une belle entreprise québécoise dans l'industrie de la construction, recherche activement un(e) administratif(ve). Ce poste permanent représente une opportunité idéale pour une personne à la recherche de nouveaux défis dans un environnement collaboratif. Vous aurez l'occasion de contribuer directement au succès des projets de l'entreprise tout en bénéficiant d'une ambiance de travail conviviale.

Responsabilités

• Assurer la correspondance administrative liée à la gestion de projets de construction
• Gérer et suivre les dossiers administratifs
• Gérer les courriels ainsi que les envois et réceptions concernant un projet de construction
• Effectuer la saisie de données pour la préparation de documents de soumission
• Saisir des données dans le système comptable (Acomba)

Qualifications

• Diplôme en administration, gestion, secrétariat, ou expérience équivalente
• Avoir au moins 5 ans d'expérience en soutien administratif
• Maîtrise impeccable du français, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Excellente maîtrise de la suite MS Office
• Anglais (un atout)
• Connaissance du logiciel Acomba ou autre logiciel comptable (un atout)

Alors postulez dès maintenant via le site ou en envoyant votre CV à Hugo H.

Intitulé du Poste

Adjoint Administratif

Type de contrat

Temps plein

Objectifs du poste

L'Adjoint Administratif assure un rôle clé dans le soutien administratif au sein de l'équipe, en effectuant diverses tâches de gestion administrative, en organisant les dossiers et en facilitant la communication interne et externe. Il / Elle contribue ainsi au bon fonctionnement de l'organisation.

Missions principales

Gestion administrative courante

• Réception, traitement et distribution du courrier entrant et sortant.
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs (comptes rendus, courriers, notes de service).
• Préparation et suivi des dossiers administratifs (classement, archivage, mise à jour).
• Gestion des agendas et des plannings pour les responsables.

Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires.
• Gestion des demandes internes et externes, transmission des informations pertinentes.
• Prise en charge de la correspondance et communication avec les différents services.

Gestion des ressources matérielles et logistiques

• Commande et suivi des fournitures de bureau, gestion des stocks.
• Organisation et planification des déplacements professionnels (réservation de transports, hébergement).

Soutien aux équipes

• Assistance dans la préparation de documents pour les réunions et les présentations.
• Mise à jour des bases de données, des tableaux de suivi, des fichiers Excel ou autres outils internes.
• Participation à la gestion des projets administratifs en support des responsables.

Traitement des demandes administratives spécifiques

• Préparation des dossiers pour les audits internes ou externes.
• Suivi des procédures administratives et respect des délais.

Compétences et qualifications

• Compétences techniques :
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Connaissance des procédures administratives et des outils de gestion documentaire.
• Maîtrise de la gestion des courriers et des documents confidentiels.
• Qualités requises :
• Organisation, rigueur et autonomie.
• Sens du service et bonne communication.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer des priorités.

Formation et expérience

• Diplôme de niveau Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
• Expérience préalable en tant qu'assistant administratif ou dans un poste similaire est un atout.

Conditions de travail

• Horaires : 40 heures semaine du lundi au vendredi en présentiel.
• Lieu de travail : 640 av. Lépine Dorval.

Évolution du poste

Ce poste peut évoluer vers des responsabilités supplémentaires en fonction de l'expérience et des compétences acquises.

Description du poste

Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutive chez notre client à Dorval!

Principales tâches de l'adjoint(e) exécutive :

• Fournit le support administratif auprès de son supérieur immédiat
• Rédige des notes de service, bulletins, avis, lettres, et rapports à partir de notes manuscrites ou de brouillons, et effectue la traduction des documents du français à l’anglais et vice versa
• Prépare divers documents, tableaux et présentations visuelles, au besoin
• Gère l’agenda de son supérieur immédiat
• Organise diverses réunions et rédige les procès-verbaux
• Planifie les voyages, effectue les réservations et vérifie les billets d’avion
• Assure le suivi des échéanciers des contrats et ententes promotionnelles
• Gère le courrier reçu, intègre les rappels, et effectue le classement et la mise à jour des dossiers via SharePoint
• Effectue les demandes d’achat, la codification et la réception des factures
• Produit les comptes de dépenses
• Gère des bases de données de contacts d'affaires
• Compile des données statistiques et produit des rapports de performance
• Toutes autres tâches connexes

Exigences pour le poste :

• Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou équivalent
• Minimum de 5 ans d’expérience en secrétariat, dont 3 ans dans des tâches similaires
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, avec capacités de traduction et communication avec des partenaires externes
• Maîtrise de la suite MS Office, y compris SharePoint

J-18808-Ljbffr

Description du poste

Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutive chez notre client à Dorval!

Principales tâches de l'adjoint(e) exécutive :

• Fournit le support administratif auprès de son supérieur immédiat
• Rédige des notes de service, bulletins, avis, lettres, et rapports à partir de notes manuscrites ou de brouillons, et effectue la traduction des documents du français à l’anglais et vice versa
• Prépare divers documents, tableaux et présentations visuelles, au besoin
• Gère l’agenda de son supérieur immédiat
• Organise diverses réunions et rédige les procès-verbaux
• Planifie les voyages, effectue les réservations et vérifie les billets d’avion
• Assure le suivi des échéanciers des contrats et ententes promotionnelles
• Gère le courrier reçu, intègre les rappels, et effectue le classement et la mise à jour des dossiers via SharePoint
• Effectue les demandes d’achat, la codification et la réception des factures
• Produit les comptes de dépenses
• Gère des bases de données de contacts d'affaires
• Compile des données statistiques et produit des rapports de performance
• Toutes autres tâches connexes

Exigences pour le poste :

• Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou équivalent
• Minimum de 5 ans d’expérience en secrétariat, dont 3 ans dans des tâches similaires
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, avec capacités de traduction et communication avec des partenaires externes
• Maîtrise de la suite MS Office, y compris SharePoint

J-18808-Ljbffr

Intitulé du Poste

Adjoint Administratif

Type de contrat : Temps plein

Objectifs du poste

L'Adjoint Administratif assure un rôle clé dans le soutien administratif au sein de l’équipe, en effectuant diverses tâches de gestion administrative, en organisant les dossiers et en facilitant la communication interne et externe. Il / Elle contribue ainsi au bon fonctionnement de l'organisation.

Missions principales

Gestion administrative courante

• Réception, traitement et distribution du courrier entrant et sortant.
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs (comptes rendus, courriers, notes de service).
• Préparation et suivi des dossiers administratifs (classement, archivage, mise à jour).
• Gestion des agendas et des plannings pour les responsables.

Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires.
• Gestion des demandes internes et externes, transmission des informations pertinentes.
• Prise en charge de la correspondance et communication avec les différents services.

Gestion des ressources matérielles et logistiques

• Commande et suivi des fournitures de bureau, gestion des stocks.
• Organisation et planification des déplacements professionnels (réservation de transports, hébergement).

Soutien aux équipes

• Assistance dans la préparation de documents pour les réunions et les présentations.
• Mise à jour des bases de données, des tableaux de suivi, des fichiers Excel ou autres outils internes.
• Participation à la gestion des projets administratifs en support des responsables.

Traitement des demandes administratives spécifiques

• Préparation des dossiers pour les audits internes ou externes.

Suivi des procédures administratives et respect des délais

Compétences et qualifications

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Connaissance des procédures administratives et des outils de gestion documentaire.
• Maîtrise de la gestion des courriers et des documents confidentiels.

Qualités requises

• Organisation, rigueur et autonomie.
• Sens du service et bonne communication.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer des priorités.

Formation et expérience

Diplôme de niveau Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.

Expérience préalable en tant qu’assistant administratif ou dans un poste similaire est un atout.

Conditions de travail

Horaires : 40 heures semaine du lundi au vendredi en présentiel.

Lieu de travail : 640 av. Lépine, Dorval

Évolution du poste

Ce poste peut évoluer vers des responsabilités supplémentaires en fonction de l’expérience et des compétences acquises.

Description de poste

Titre : Secrétariat général

Supérieur : Secrétaire générale

Lieu de travail : Siège social

Statut : Indéterminé, temps plein

Groupe d'employés : non assujetti

Échelle salariale : Classe B

Date d'affichage : 29 mai 2025

Motif de l'affichage : Création de poste

SOMMAIRE

Sous l’autorité de la Secrétaire générale, le titulaire du poste assiste la Secrétaire générale dans la gestion administrative du Secrétariat général en effectuant des tâches de planification, d'organisation et de coordination des activités du Secrétariat général. Il assure une administration efficace des activités quotidiennes et contribue activement à répondre aux besoins du département et à atteindre ses objectifs.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• Collaborer à la planification, à l'organisation et à la coordination des réunions du Conseil d'administration et des autres comités, y compris la préparation du calendrier annuel, l’élaboration des projets d’ordres du jour, la préparation des livres du conseil et des comités, la mise à jour et la distribution des documents, la préparation de sondages et la rédaction des projets de procès-verbaux.
• Travailler en étroite collaboration avec la Secrétaire générale, les membres du conseil d'administration, ainsi qu'avec les membres de la direction, et assurer la liaison efficace entre ces personnes.
• Contribuer à l'administration du fonctionnement quotidien du département en effectuant des tâches régulières telles que la gestion du paiement des honoraires des membres du conseil d’administration, de diverses factures et des notes de frais des administrateurs, la mise à jour des documents, la compilation de statistiques et la fourniture de services de soutien administratif.
• Participer au développement et à la maintenance du Centre de ressources des administrateurs.
• Assurer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers et des documents pertinents du Secrétariat général relatifs à ADM, à ses filiales ainsi qu'au conseil d'administration et aux différents comités.
• Collaborer à la création de modèles de résolutions, de délégations et de documents légaux standards et s’assurer de leur mise à jour. Maintenir les systèmes de base de données pour les dossiers liés aux activités du département de manière efficace, opportune et diligente.

EXIGENCES

• Posséder un diplôme en technique juridique, ou expérience équivalente.
• Minimum de 5 ans d’expérience pertinente, de préférence dans un service juridique ou dans un secrétariat d’entreprise.
• Compréhension du fonctionnement d'un secrétariat d'entreprise.
• Excellente connaissance et maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Sharepoint).
• Connaissance des logiciels de gestion des conseils d’administration, DocuSign et Visio, un atout.
• Esprit d'initiative et discrétion.
• Excellente gestion du temps et des priorités.
• Capacité à s’adapter à des priorités qui changent fréquemment tout en continuant à poursuivre les objectifs clés.
• Excellente maîtrise du Français (parlé et écrit), la connaissance de la langue anglaise est un atout.
• Satisfaire aux exigences afin d’obtenir, suite à l’embauche, l’habilitation de sécurité délivrée par Transports Canada (CIZR) pour accéder en zone réglementée.

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