4 offres pour "Agent.e de soutien administratif.ve" à Québec

Travailler au Cégep de Sainte-Foy signifie bien plus qu’un emploi. C’est une expérience de travail stimulante et enrichissante, rendue possible grâce à l’esprit de communauté qui nous habite. Dans cette communauté, nous nous soucions les uns des autres, nous sommes ouverts et nous travaillons en collaboration, dans une ambiance chaleureuse, professionnelle et toujours agréable.

Cette expérience, il faut la vivre pour pleinement l’apprécier!

Voici à quoi ressemblerait votre quotidien dans notre équipe

Sous l’autorité de la/du gestionnaire du service de la reprographie, le rôle principal et habituel de la personne titulaire de ce poste consiste à effectuer divers travaux à caractère administratif dans le domaine relié à la gestion de la reprographie. Elle coordonne et contrôle les opérations de production et s'assure de la qualité du produit. Elle est responsable de la gestion du service à la clientèle et veille à l'application de la Loi sur le droit d'auteur. Dans son travail, elle veille au bon déroulement des opérations et participe à la réalisation des opérations techniques. De plus, cette personne contribue au bon déroulement des activités à la réception des marchandises à certaines périodes dans l’année.

Plus spécifiquement, l'agent(e) de soutien administratif, classe principale : 

Gestion de la production

• Planifie et coordonne l’ensemble des travaux remis au Service de la reprographie dans le respect des délais requis pour l’exécution de ces travaux;
• Contrôle la qualité de production des travaux en tenant compte de la performance et des spécificités de chacun des photocopieurs et maximise leur utilisation ;
• Planifie et prépare les commandes d’achat de fournitures afin d’assurer le fonctionnement optimal des photocopieurs. S’assure du bon fonctionnement des équipements en maintenant des contacts réguliers avec les différents fournisseurs ;
• Maintient à jour des statistiques concernant l’utilisation des photocopieurs. Effectue les recommandations à sa/son supérieur(e) concernant le renouvellement de ces équipements ;
• Coordonne le système informatique de gestion relatif au Service de la reprographie. Effectue les mises à jour requises par des changements, notamment dans la facturation des réquisitions, les frais payables aux entités externes, la déclaration des droits d’auteur, la grille de prix, etc. ;
• S’assure de la mise à jour des bases de données. Effectue les analyses requises relatives au processus d’achat et de production ;
• Utilise dans le cadre de son travail, différents logiciels tels que Adobe et Excel ;
• Assure la gestion des notes de cours vendues à la Coop (notes de cours et ententes) et l’inventaire de celles-ci ;
• Répond aux requêtes d’entretien et d’approvisionnement des photocopieurs pour l’ensemble du Cegep.

Gestion du parc des photocopieurs

• Planifie la formation aux personnes utilisatrices ;
• Apporte un support technique aux personnes utilisatrices (personnel du Cégep et personnel étudiant) ;
• Gère les appels de services.

Gestion du service à la clientèle

• S’assure de garder de bonnes relations avec l’ensemble de la clientèle du Service de la reprographie;
• S’assure de concilier auprès du personnel du Cégep, du personnel étudiant et des client(e)s les délais de livraison vis-à-vis la capacité qu’a le Service de la reprographie de respecter ces délais.

Gestion des droits d’auteur

• S’assure du respect de l’application de la Loi sur le droit d’auteur; tient à jour ses connaissances afin de bien maîtriser toutes les dispositions relatives à cette loi ;
• Effectue la mise à jour de la base de données relative à la gestion de ces droits.

Supervision du personnel

• Coordonne le travail du personnel du secteur de la reprographie. Voit à la distribution et à la vérification du travail du personnel du secteur. Planifie en respectant la priorité des demandes ;
• Réorganise le travail du personnel lorsque des événements imprévisibles se produisent, notamment : absence du personnel, bris d’équipement, production massive non planifiée, problème dans l’exécution de travaux complexes, etc.

Soutien à l’approvisionnement

• Accueille et répond à la clientèle qui requiert des services d’achat de marchandises et d’expédition de courrier;
• Valide le bordereau de réception avec les marchandises reçues, et informe la personne responsable de la gestion de l’inventaire de toute irrégularité;
• Reçoit, entrepose et étiquette, au besoin, la marchandise;
• Contrôle la marchandise et participe aux inventaires.

Vous vous reconnaissez dans cette description ?

Scolarité :

• Détenir un diplôme d’études professionnelles dans une discipline appropriée à la reprographie ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;

ET

• Détenir au moins six (6) années d'expérience pertinente.

Profil recherché :

• Bonnes connaissances reliées au domaine de la reprographie ;
• Habiletés dans l’utilisation d’un système informatisé de gestion de la reprographie ;
• Habiletés en réception et entreposage de marchandises;
• Niveau approprié d’habileté et d’expérience dans l’utilisation des micro-ordinateurs et plus spécifiquement les logiciels de chiffrier électronique et de base de données ;
• Facilité à travailler en équipe ;
• Facilité à communiquer ;
• Capacité à résoudre des problèmes ;
• Sens de l’organisation.

Tests : Test de français et test de compétence.

​​​​​Remarque : Ce poste requiert une présence sur les lieux de travail, selon un horaire fixe de 7h30 à 15h30, du lundi au vendredi.
 

Alors faites vite ! Vous avez jusqu'au 26 octobre pour postuler !

Il est important de vous inscrire sur le site du Cégep de Sainte-Foy pour que votre candidature soit prise en considération.

Au Cégep de Sainte-Foy, nous croyons que la diversité enrichit notre milieu de travail. C'est pourquoi nous encourageons les personnes issues des groupes visés par le programme d'accès à l'égalité en emploi à soumettre leur candidature. Des mesures d'accommodement peuvent être offertes à chaque étape du processus de sélection ainsi qu'au moment de l'intégration en emploi. Nous vous invitons à nous faire part de vos besoins. Notez toutefois que seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

Au plaisir de vous rencontrer !

Statut: Poste régulier à temps complet

Direction /Service: Direction des services financiers / Service de l'approvisionnement et de la reprographie

Date du début/de la fin de l'affichage: du 13 octobre au 26 octobre 2026

Horaire de travail: 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 7h30 à 15h30

Nom du/de la supérieur(e) immédiat(e): Sherley Fraser

Nom du/de la prédécesseur(e) : Sandra Trassard

Personnel de soutien administratif

Le Service des ressources humaines de l’INRS est toujours enthousiaste à l’idée d’accroître sa banque de candidatures, lui permettant ainsi de répondre efficacement à de futurs besoins en personnel de soutien administratif. Saisissez l’occasion unique d’acquérir de nouvelles connaissances et compétences, de vous accomplir et de vous épanouir au sein d’une équipe accueillante et chevronnée!​​​​​​​

L’INRS valorise la diversité, reconnaît son rôle d’agent de changement et veille à garantir un milieu inclusif pour tous et pour toutes. Ainsi, l’INRS encourage les personnes autochtones, les femmes, les personnes de minorités visibles et ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature, et ce, conformément au programme d’accès à l’égalité en emploi auquel il souscrit.

Il est à noter que les procédures et outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins présentés. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions relatives à l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez vous adresser, en toute confidentialité, à edi@inrs.ca.

Poste temporaire – Bureau de Québec – Hybride

Tu as de l’expérience en soutien administratif dans le milieu juridique et tu rêves de collaborer avec des professionnels passionnés? Rejoins notre grande équipe en droit des affaires! Nous sommes à la recherche d’un nouveau talent pour appuyer plusieurs de nos avocats dans leurs activités quotidiennes.

Les défis que nous te proposons

• Tu prépareras, réviseras et corrigeras la correspondance et tout autre document de nature administrative;
• Tu assureras un soutien minutieux de la gestion des agendas des avocats;
• Tu procéderas aux recherches de conflits, à la préparation des lettres d’engagement, à l’ouverture, à l’organisation et au classement des dossiers physiques et virtuels;
• Tu assureras la révision et la correction de pro formas ainsi que l’envoi de factures. De plus, tu effectueras les suivis des demandes relatives à la facturation et seras responsable de remplir les entrées de temps;
• Tu organiseras la logistique des déplacements des avocats.

Pourquoi te joindre à Fasken?

• Pour un milieu de travail hybride et flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur de nos priorités;
• Pour une rémunération concurrentielle;
• Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;
• Pour une culture et des leaders qui prônent la formation et le développement de carrière;
• Pour faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;
• Pour travailler dans le tout nouvel Édifice Fasken, situé dans le Vieux-Québec offrant un environnement de travail de choix, dans des locaux ayant remporté le Prix de l’année à la 16ème édition des Grands Prix du Design, soit la plus haute distinction du concours;
• Pour des bureaux rénovés, lumineux et accueillants et une salle de gym à disposition de tous.

À propos de toi

• Tu es titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
• Tu maîtrises le français, autant à l’oral qu’à l’écrit;
• Tu possèdes de 1 à 5 années d’expérience dans un rôle similaire; 
• Tu maîtrises la Suite Microsoft Office;
• Tu as le souci d’offrir un service à la clientèle de haute qualité te permettant de transiger avec plusieurs intervenants;
• Tu as un sens de l’organisation hors pair et tu sais gérer les priorités tout en prenant des initiatives.

Tu ne réponds pas à certains critères mentionnés? Nous t’invitons tout de même à nous faire parvenir ta candidature! Nous reconnaissons les talents et misons sur le potentiel de chacun. En ce sens, nous offrons plusieurs possibilités de formation continue.

À propos de Fasken

Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet d’avocats de premier plan comptant plus de 950 avocats et avocates à l’échelle mondiale. Nous nous engageons auprès de nos clients à façonner l’avenir qu’ils imaginent, précisément au moment où cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez fasken.com.

Chef de file du milieu juridique, nous avons été reconnus comme étant « le plus grand cabinet juridique au Québec en 2024 », « le meilleur cabinet d’avocats où travailler au Canada en 2023 et en 2024 » en plus d’être l’un des « meilleurs employeurs pour la diversité en 2023 ».

Équité, diversité et inclusion

Nous croyons en un milieu de travail diversifié, composé de personnes ayant des expériences et des qualités uniques. Il est important que tous nos membres trouvent notre milieu de travail accueillant et bienveillant. Un milieu de travail inclusif crée un environnement équitable où les personnes sont respectées et valorisées. Ainsi, nous sommes heureux d'offrir à nos candidats et membres Fasken les mesures raisonnables nécessaires afin que chacun puisse se réaliser pleinement. N'hésite pas à nous faire part de tout aménagement que nous pourrions te proposer pour t’offrir la meilleure expérience possible.

#LI-Hybrid

Poste permanent - Bureau de Québec – Hybride

Tu as de l'expérience en soutien administratif dans le monde juridique et souhaites travailler auprès de professionnels passionnés? Notre grande équipe de droit des affaires cherche à accueillir un nouveau talent afin de collaborer avec plusieurs de nos associés.

Les défis que nous te proposons

• Tu prépareras, réviseras et corrigeras la correspondance et tout autres documents de nature administrative;
• Tu assureras un soutien minutieux de la gestion des agendas des avocats;
• Tu procéderas aux recherches de conflits, à la préparation des lettres d’engagement, à l’ouverture, à l’organisation et au classement des dossiers physiques et virtuels;
• Tu assureras la révision et la correction de pro formas ainsi que l’envoi de factures. De plus, tu effectueras les suivis des demandes relatives à la facturation et seras en charge de remplir les entrées de temps;
• Tu organiseras la logistique des déplacements des avocats.

Pourquoi te joindre à Fasken?

• Pour une rémunération globale concurrentielle;
• Pour un milieu de travail hybride et flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur de nos priorités;
• Pour un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte à tes besoins, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux;
• Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;
• Pour une culture et des leaders qui prônent une excellente expérience employé en priorisant l’autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel;
• Pour faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;
• Pour des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements.

À propos de toi

• Tu es titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
• Tu maîtrises le français tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Tu as un minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste similaire;
• Tu maîtrises la Suite Microsoft Office;
• Tu as le souci d’offrir un service à la clientèle de haute qualité te permettant de transiger avec plusieurs intervenants;
• Tu as un sens de l’organisation hors pair et tu sais gérer les priorités tout en prenant des initiatives.

Tu ne réponds pas à certains critères mentionnés? Nous t’invitons tout de même à nous faire parvenir ta candidature! Nous reconnaissons les talents et misons sur le potentiel de chacun. En ce sens, nous offrons plusieurs possibilités de formation continue.

À propos de Fasken

Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet d’avocats de premier plan comptant plus de 950 avocats et avocates à l’échelle mondiale. Nous nous engageons auprès de nos clients à façonner l’avenir qu’ils imaginent, précisément au moment où cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez fasken.com.

Chef de file du milieu juridique, nous avons été reconnu comme étant « le plus grand cabinet juridique au Québec et au Canada en 2024 », « le meilleur cabinet d’avocats où travailler au Canada en 2023 et en 2024 » en plus d’être l’un des « meilleurs employeurs pour la diversité en 2024 ».

Équité, diversité et inclusion

Nous croyons en un milieu de travail diversifié, composé de personnes ayant des expériences et des qualités uniques. Il est important que tous nos membres trouvent notre milieu de travail accueillant et bienveillant. Un milieu de travail inclusif crée un environnement équitable où les personnes sont respectées et valorisées. Ainsi, nous sommes heureux d'offrir à nos candidats et membres Fasken les mesures raisonnables nécessaires afin que chacun puisse se réaliser pleinement. N'hésite pas à nous faire part de tout aménagement que nous pourrions te proposer pour t’offrir la meilleure expérience possible.
#LIHybrid