Responsabilités clés – Réception & Administration de la répartition des techniciens

Accueil et réception

Accueillir chaleureusement visiteurs, clients et fournisseurs ; assurer le respect des protocoles de sécurité et d’inscription

Gérer un système téléphonique multi-lignes et une boîte courriel partagée, puis aiguiller les demandes vers les bonnes personnes

Fournir un premier niveau d’information sur les services, la tarification et les étapes de dépannage de base

Réceptionner le courrier, les colis et les livraisons de messagerie ; consigner et distribuer rapidement

Maintenir l’aire d’accueil propre, bien rangée et prête à recevoir les clients en tout temps

Planification et répartition des techniciens

Surveiller les demandes de service entrantes (appels, courriels, logiciel de billets) et créer les bons de travail avec des détails complets et exacts

Prioriser les interventions selon l’urgence, les SLA, les compétences des techniciens et la proximité géographique

Élaborer des routes quotidiennes et hebdomadaires efficaces ; ajuster les horaires en temps réel lors d’urgences ou de retards

Confirmer les rendez-vous avec les clients (téléphone, SMS ou courriel) et envoyer rappels / consignes d’accès

Suivre les départs, arrivées et statuts de fin de tâche des techniciens via GPS ou outils de gestion de main-d’œuvre (p. ex. TrackTik, Service Titan)

Coordonner la disponibilité des pièces, la collecte d’équipement et les exigences d’accès avant la répartition

Soutien administratif et service à la clientèle

Saisir et mettre à jour les informations clients, les notes de travail et les feuilles de temps dans le CRM / ERP

Générer bons de travail, rapports de service et numéros de bons de commande ; obtenir la signature du client à la clôture

Préparer des résumés quotidiens de répartition et des rapports de charge de travail pour la direction

Aider le service de comptabilité en signalant les heures facturables, en recueillant les données de paiement et en validant les bons de commande

Faire le suivi des billets ouverts, des réclamations sous garantie et des visites de retour pour assurer une résolution rapide

Communication et coordination

Servir de point de contact central entre techniciens, représentants commerciaux, chargés de projet et clients

Élever sans délai les problèmes techniques ou conflits de ressources aux superviseurs concernés

Maintenir une communication claire et bilingue (français / anglais) à l’oral et à l’écrit

Remettre aux techniciens la documentation de chantier (plans, codes d’accès, formulaires SST) avant leur arrivée sur site

Conformité, sécurité et amélioration continue

Vérifier que les techniciens possèdent les certifications, permis et EPI requis pour chaque intervention

Consigner les rapports d’incident, quasi-accidents et plaintes clients selon la procédure interne

Contribuer à l’amélioration des processus : optimisation des flux de répartition, création de modèles de courriel / téléphone, mise à jour des SOP

Protéger les données confidentielles des clients en appliquant les politiques de confidentialité et de cybersécurité

Ces responsabilités combinent le professionnalisme d’un poste d’accueil et la coordination logistique en temps réel nécessaire pour maintenir la productivité des techniciens et la satisfaction des clients.

#J-18808-Ljbffr

Responsabilités clés – Réception & Administration de la répartition des techniciens

Accueil et réception

Accueillir chaleureusement visiteurs, clients et fournisseurs ; assurer le respect des protocoles de sécurité et d’inscription.

Gérer un système téléphonique multi-lignes et une boîte courriel partagée, puis aiguiller les demandes vers les bonnes personnes.

Fournir un premier niveau d’information sur les services, la tarification et les étapes de dépannage de base.

Réceptionner le courrier, les colis et les livraisons de messagerie ; consigner et distribuer rapidement.

Maintenir l’aire d’accueil propre, bien rangée et prête à recevoir les clients en tout temps.

Planification et répartition des techniciens

Surveiller les demandes de service entrantes (appels, courriels, logiciel de billets) et créer les bons de travail avec des détails complets et exacts.

Prioriser les interventions selon l’urgence, les SLA, les compétences des techniciens et la proximité géographique.

Élaborer des routes quotidiennes et hebdomadaires efficaces ; ajuster les horaires en temps réel lors d’urgences ou de retards.

Confirmer les rendez-vous avec les clients (téléphone, SMS ou courriel) et envoyer rappels / consignes d’accès.

Suivre les départs, arrivées et statuts de fin de tâche des techniciens via GPS ou outils de gestion de main-d’œuvre (p. ex. TrackTik, Service Titan).

Coordonner la disponibilité des pièces, la collecte d’équipement et les exigences d’accès avant la répartition.

Soutien administratif et service à la clientèle

Saisir et mettre à jour les informations clients, les notes de travail et les feuilles de temps dans le CRM / ERP.

Générer bons de travail, rapports de service et numéros de bons de commande ; obtenir la signature du client à la clôture.

Préparer des résumés quotidiens de répartition et des rapports de charge de travail pour la direction.

Aider le service de comptabilité en signalant les heures facturables, en recueillant les données de paiement et en validant les bons de commande.

Faire le suivi des billets ouverts, des réclamations sous garantie et des visites de retour pour assurer une résolution rapide.

Communication et coordination

Servir de point de contact central entre techniciens, représentants commerciaux, chargés de projet et clients.

Élever sans délai les problèmes techniques ou conflits de ressources aux superviseurs concernés.

Maintenir une communication claire et bilingue (français / anglais) à l’oral et à l’écrit.

Remettre aux techniciens la documentation de chantier (plans, codes d’accès, formulaires SST) avant leur arrivée sur site.

Conformité, sécurité et amélioration continue

Vérifier que les techniciens possèdent les certifications, permis et EPI requis pour chaque intervention.

Consigner les rapports d’incident, quasi-accidents et plaintes clients selon la procédure interne.

Contribuer à l’amélioration des processus : optimisation des flux de répartition, création de modèles de courriel / téléphone, mise à jour des SOP.

Protéger les données confidentielles des clients en appliquant les politiques de confidentialité et de cybersécurité.

Ces responsabilités combinent le professionnalisme d’un poste d’accueil et la coordination logistique en temps réel nécessaire pour maintenir la productivité des techniciens et la satisfaction des clients.

#J-18808-Ljbffr

Responsabilités clés – Réception & Administration de la répartition des techniciens

Accueil et réception

Accueillir chaleureusement visiteurs, clients et fournisseurs ; assurer le respect des protocoles de sécurité et d’inscription.

Gérer un système téléphonique multi-lignes et une boîte courriel partagée, puis aiguiller les demandes vers les bonnes personnes.

Fournir un premier niveau d’information sur les services, la tarification et les étapes de dépannage de base.

Réceptionner le courrier, les colis et les livraisons de messagerie ; consigner et distribuer rapidement.

Maintenir l’aire d’accueil propre, bien rangée et prête à recevoir les clients en tout temps.

Planification et répartition des techniciens

Surveiller les demandes de service entrantes (appels, courriels, logiciel de billets) et créer les bons de travail avec des détails complets et exacts.

Prioriser les interventions selon l’urgence, les SLA, les compétences des techniciens et la proximité géographique.

Élaborer des routes quotidiennes et hebdomadaires efficaces ; ajuster les horaires en temps réel lors d’urgences ou de retards.

Confirmer les rendez-vous avec les clients (téléphone, SMS ou courriel) et envoyer rappels / consignes d’accès.

Suivre les départs, arrivées et statuts de fin de tâche des techniciens via GPS ou outils de gestion de main-d’œuvre (p. ex. TrackTik, Service Titan).

Coordonner la disponibilité des pièces, la collecte d’équipement et les exigences d’accès avant la répartition.

Soutien administratif et service à la clientèle

Saisir et mettre à jour les informations clients, les notes de travail et les feuilles de temps dans le CRM / ERP.

Générer bons de travail, rapports de service et numéros de bons de commande ; obtenir la signature du client à la clôture.

Préparer des résumés quotidiens de répartition et des rapports de charge de travail pour la direction.

Aider le service de comptabilité en signalant les heures facturables, en recueillant les données de paiement et en validant les bons de commande.

Faire le suivi des billets ouverts, des réclamations sous garantie et des visites de retour pour assurer une résolution rapide.

Communication et coordination

Servir de point de contact central entre techniciens, représentants commerciaux, chargés de projet et clients.

Élever sans délai les problèmes techniques ou conflits de ressources aux superviseurs concernés.

Maintenir une communication claire et bilingue (français / anglais) à l’oral et à l’écrit.

Remettre aux techniciens la documentation de chantier (plans, codes d’accès, formulaires SST) avant leur arrivée sur site.

Conformité, sécurité et amélioration continue

Vérifier que les techniciens possèdent les certifications, permis et EPI requis pour chaque intervention.

Consigner les rapports d’incident, quasi-accidents et plaintes clients selon la procédure interne.

Contribuer à l’amélioration des processus : optimisation des flux de répartition, création de modèles de courriel / téléphone, mise à jour des SOP.

Protéger les données confidentielles des clients en appliquant les politiques de confidentialité et de cybersécurité.

Ces responsabilités combinent le professionnalisme d’un poste d’accueil et la coordination logistique en temps réel nécessaire pour maintenir la productivité des techniciens et la satisfaction des clients.

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Adjoint(e) administratif(ve)

Dorval - Présentiel

Vous aimeriez joindre une entreprise en pleine croissance, reconnue mondialement, avec une mission positive?

Alors Smardt est l'endroit idéal pour vous!

Nous sommes le chef de file mondial dans la fabrication de refroidisseurs centrifuges sans huile, avec des opérations en Australie, au Canada, aux États-Unis, en Allemagne et en Chine. Nos machines révolutionnaires haute efficacité énergétique soutiennent une croissance rapide sur les marchés clés. À l'avant-garde de l'innovation, Smardt Amérique du Nord accélère le développement de produits qui offrent d'importantes économies d'énergie à nos clients.

Nous sommes présentement à la recherche d'un(e) Adjoint(e) administratif(ve) motivé(e) pour soutenir nos équipes, assurer le bon déroulement de nos activités et offrir un service de qualité supérieure à nos clients.

Principales responsabilités

• Préparer et traiter les bons de commande, factures et bons d'achat
• Développer et maintenir des formulaires et outils Excel
• Effectuer la mise à jour de l'inventaire
• Répondre rapidement aux demandes des clients par courriel et téléphone
• Effectuer le suivi hebdomadaire avec les fournisseurs et clients
• Contribuer à la satisfaction de la clientèle en offrant un service rapide et professionnel
• Soutenir les tâches liées à la qualité et aux garanties (p. ex. : RMA)
• Collaborer avec la clientèle du marché nord-américain
• Effectuer toute autre tâche connexe confiée par le superviseur

Compétences et qualifications

• Bilinguisme obligatoire anglais et français ou espagnol (oral et écrit)
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook; 365 est un atout)
• Expérience avec un système ERP (Microsoft Navision, un atout)
• Expérience avec des outils de gestion de projets (Monday, Jira ou équivalent)
• Expérience avec des systèmes de billetterie / support client (Freshdesk ou équivalent)
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités
• Orientation client et excellentes aptitudes en communication

Ce que nous offrons

• Salaire compétitif
• Une équipe dynamique dans une entreprise en forte croissance
• Assurance médicale et dentaire payée 100 % par l'employeur
• REER avec contribution de l'employeur jusqu'à 6 %
• Formation continue et développement professionnel
• Événements d'entreprise et culture collaborative

Énoncé sur l'égalité en emploi

Smardt est un employeur souscrivant au principe de l'égalité en emploi, engagé à promouvoir un milieu de travail inclusif et diversifié où chaque individu est traité avec dignité et respect. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe (y compris la grossesse, l'orientation sexuelle et l'identité de genre), l'origine nationale, l'âge, le handicap, l'information génétique, le statut de vétéran, l'état civil ou toute autre caractéristique protégée par les lois applicables.

Administrative Assistant

Dorval, In-person

Would you like to join a global, growing company with a positive mission?

Then Smardt is the right place for you!

We are the leading manufacturer of oil-free centrifugal chillers with operations across Australia, Canada, USA, Germany, and China. Our revolutionary high-efficiency machines are driving rapid growth in key world markets. At the cutting edge of innovation, Smardt North America is accelerating product development to deliver substantial energy savings for our customers.

We are currently seeking an Administrative Assistant who is excited about supporting our teams, ensuring smooth operations, and delivering outstanding service to our customers.

Main Responsibilities

• Prepare and process sales orders, invoices, and purchase orders
• Develop and maintain forms and Excel trackers
• Support inventory updates
• Respond promptly to customer inquiries via email and phone
• Manage weekly vendor and customer follow-ups
• Contribute to customer satisfaction by ensuring quick, professional responses
• Provide support with quality and warranty tasks (e.g., RMAs)
• Liaise with customers across the North American market
• Perform other related tasks as assigned by your supervisor

Core Competencies & Skills

• Bilingual English and French or Spanish (reading & writing)
• Strong proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook; 365 is an asset)
• Experience with ERP systems (Microsoft Navision an asset)
• Experience with project management tools (e.g., Monday, Jira, or similar)
• Experience with help desk systems (Freshdesk or similar)
• Strong organizational skills and ability to manage multiple priorities
• Customer-focused with excellent communication skills

What We Offer

• Competitive salary
• A dynamic team within a high-growth company
• 100% employer-paid medical and dental coverage
• RRSP with employer contributions up to 6%
• Ongoing training and professional development
• Company events and a supportive, collaborative culture

Equal Employment Opportunity Statement

Smardt is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and diverse workplace where all individuals are treated with dignity and respect. We do not discriminate based on race, color, religion, sex (including pregnancy, sexual orientation, and gender identity), national origin, age, disability, genetic information, veteran status, marital status, or any other characteristic protected by applicable law.

Description du poste

Vous aimez quand les choses sont bien organisées? Vous avez le sens du détail, le goût du travail bien fait et vous aimez soutenir une équipe dynamique? Ce poste est pour vous!

En tant qu’adjoint(e) administratif(ve), vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du département. Vous serez la personne de confiance qui veille à ce que tout soit bien structuré, bien communiqué et livré à temps. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le responsable du département, les ingénieur(e)s et les chargé(e)s de projets.

Vos principales responsabilités

Soutien administratif

• Rédiger, mettre en forme et mettre à jour divers documents (rapports, devis, notes, correspondances, appels d’offres, etc.) selon les standards de l’entreprise.
• Assurer le classement, l’archivage et la bonne gestion des dossiers électroniques.
• S’assurer que les dossiers de soumissions et projets sont complets et conformes.
• Coordonner certaines tâches spécifiques au département, en soutien à l’équipe.

Soutien commercial

• Assurer la correspondance avec les clients : relances, suivis, réponses, envois de documents.
• Collaborer à la préparation des appels d’offres et des dossiers de candidature (impression, suivi des échéances, mise en page).
• Signaler toute situation client nécessitant un suivi particulier.

Soutien comptable

• Créer les clients, devis et projets dans l’ERP.
• Émettre les factures et assurer le suivi avec la comptabilité.
• Transmettre les factures fournisseurs et répondre aux demandes liées à la facturation.

Soutien technique

• Aider à la préparation des soumissions et des rapports d’études selon les indications des ingénieur(e)s et chargé(e)s de projets.
• Gérer les dossiers Info-Excavation (demandes, suivi, classement).

SAVOIRS

• Règles d’orthographe, de grammaire et des normes rédactionnelles en français et en anglais
• Outils bureautiques et de travail collaboratifs
• Suivi d'activité et tableaux de bord
• Bases des règlements de l’Autorité des Marchés Financiers
• S’assurer d’avoir toutes les informations nécessaires à sa tâche, savoir les trouver par lui-même et en dernier recours faire appel au chargé de projet

SAVOIR FAIRE

• Saisie et mise en forme de documents
• Constitution de dossiers et réponse aux appels d’offres
• Communication orale et écrite en français et en anglais
• Veille, analyse et gestion documentaire
• Analyse et synthèse
• Orientation client

SAVOIR ÊTRE

• Esprit d’équipe
• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Adaptabilité
• Savoir être proactif pour pouvoir anticiper les besoins du département

Description de Poste

• Work Term : Permanent
• Work Language : English or French
• Education :
• Experience :

Études

• Certificat ou diplôme

Tâches

• Coordonner le flux de renseignements au sein de l'équipe
• Ouvrir et distribuer le courrier et d'autres documents
• Planifier et organiser les opérations quotidiennes
• Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de réunions, de colloques et de conférences
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Gérer des contrats
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Communiquer avec les clients après la vente pour assurer un suivi

Terminologie technique

• Entreprise

Information de transport et de voyage

• Possède un moyen de transport

Conditions de travail et capacités physiques

• Capacité à travailler de façon indépendante
• Souci du détail
• Travailler en quasi-autonomie

Qualités personnelles

• Attitude axée sur le client
• Fiable
• Diligence raisonnable

Questions de sélection

• Êtes-vous autorisé à travailler au Canada ?
• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine ?
• Quel est le niveau d'études le plus élevé que vous ayez atteint ?

Expérience

• 3 ans à moins de 5 ans

Soutien pour les nouveaux arrivants et les réfugiés

• Ne demande aucune expérience de travail au Canada
• Hours : 35 heures par semaine

Description du poste

Ici, l’ennui n’existe pas : vous serez au cœur de dossiers d’envergure, contribuant à façonner l’avenir des peuples, des communautés et des organisations autochtones – du droit autochtone au droit constitutionnel, public et environnemental.

Nous sommes à la recherche d’une personne bilingue, dotée d’excellentes compétences en rédaction. Postulez dès maintenant!

Tâches administratives :

• Gérer les horaires, les rendez-vous et le suivi des dossiers à l’aide d’Outlook et d’outils de planification.
• Assurer la coordination administrative complète : rappels, gestion des échéanciers, préparation et mise à jour des dossiers électroniques et papier.
• Rédiger, réviser et mettre en page divers documents juridiques et administratifs (correspondance, rapports, procédures, notes de service).
• Accomplir toute autre tâche administrative requise pour soutenir l’équipe.

L'usage du genre masculin n'est utilisé que pour alléger le texte.

Les avantages ?

• Mode de travail hybride avec possibilité de télétravail flexible.
• Nouveaux bureaux modernes prévus d’ici la fin de l’année 2025 (au cœur du centre-ville de Montréal).
• Café, thé et jus offerts quotidiennement.
• Activités sociales, rencontres conviviales et événements d’équipe organisés tout au long de l’année.
• Régime complet d’avantages sociaux dès le premier jour.

Exigences :

• Détenir un diplôme en assistance juridique ou administrative, ou toute autre expérience équivalente.
• Maîtrise avancée du français et de l’anglais (parlé et écrit), puisque la clientèle est composée à 50 % de personnes anglophones.
• Au moins 4 ans d’expérience comme adjoint juridique ou dans un rôle similaire.
• Maîtriser les outils Microsoft Office.

Salaire : 60 000$ à 70 000$ par année

Horaire : De jour 37,5 heures par semaine du 8h30 à 16h30

Postes similaires :

• Parajuriste - Temporaire / Paralegal Specialist - Temporary
• Assistant juridique / assistante juridique - immigration
• Adjoint(e) juridique - Soutien à la magistrature
• Adjoint.e juridique / Legal Assistant – Droit commercial - 60-85k - Hybrid
• Adjoint(e) juridique / Legal Assistant – Litige / Litigation – 55-85k – Montréal (QC)
• Adjoint juridique (Droit corporatif – EHG)
• Assistant.e en immigration, gestionnaire de dossiers

#J-18808-Ljbffr

Description du poste

Ici, l’ennui n’existe pas : vous serez au cœur de dossiers d’envergure, contribuant à façonner l’avenir des peuples, des communautés et des organisations autochtones – du droit autochtone au droit constitutionnel, public et environnemental.

Nous sommes à la recherche d’une personne bilingue, dotée d’excellentes compétences en rédaction. Postulez dès maintenant!

Tâches administratives :

• Gérer les horaires, les rendez-vous et le suivi des dossiers à l’aide d’Outlook et d’outils de planification.
• Assurer la coordination administrative complète : rappels, gestion des échéanciers, préparation et mise à jour des dossiers électroniques et papier.
• Rédiger, réviser et mettre en page divers documents juridiques et administratifs (correspondance, rapports, procédures, notes de service).
• Accomplir toute autre tâche administrative requise pour soutenir l’équipe.

L'usage du genre masculin n'est utilisé que pour alléger le texte.

Les avantages ?

• Mode de travail hybride avec possibilité de télétravail flexible.
• Nouveaux bureaux modernes prévus d’ici la fin de l’année 2025 (au cœur du centre-ville de Montréal).
• Café, thé et jus offerts quotidiennement.
• Activités sociales, rencontres conviviales et événements d’équipe organisés tout au long de l’année.
• Régime complet d’avantages sociaux dès le premier jour.

Qualifications requises :

• Détenir un diplôme en assistance juridique ou administrative, ou toute autre expérience équivalente.
• Maîtrise avancée du français et de l’anglais (parlé et écrit), puisque la clientèle est composée à 50 % de personnes anglophones.
• Au moins 4 ans d’expérience comme adjoint juridique ou dans un rôle similaire.
• Maîtriser les outils Microsoft Office.

Salaire : 60 000$ à 70 000$ par année

Horaire : De jour 37,5 heures par semaine du 8h30 à 16h30

Postes similaires :

• Parajuriste - Temporaire / Paralegal Specialist - Temporary
• Assistant juridique / assistante juridique - immigration
• Adjoint(e) juridique - Soutien à la magistrature
• Adjoint.e juridique / Legal Assistant – Droit commercial - 60-85k - Hybrid
• Adjoint(e) juridique / Legal Assistant – Litige / Litigation – 55-85k – Montréal (QC)
• Adjoint juridique (Droit corporatif – EHG)
• Adjoint.e juridique / Legal Assistant – Droit commercial - 60-85k - Hybrid
• Assistant juridique / Assistante juridique
• Assistant.e en immigration, gestionnaire de dossiers

#J-18808-Ljbffr

Ici, l’ennui n’existe pas : vous serez au cœur de dossiers d’envergure, contribuant à façonner l’avenir des peuples, des communautés et des organisations autochtones – du droit autochtone au droit constitutionnel, public et environnemental.

Nous sommes à la recherche d’une personne bilingue, dotée d’excellentes compétences en rédaction. Postulez dès maintenant!

Tâches administratives :

• Gérer les horaires, les rendez-vous et le suivi des dossiers à l’aide d’Outlook et d’outils de planification.
• Assurer la coordination administrative complète : rappels, gestion des échéanciers, préparation et mise à jour des dossiers électroniques et papier.
• Rédiger, réviser et mettre en page divers documents juridiques et administratifs (correspondance, rapports, procédures, notes de service).
• Accomplir toute autre tâche administrative requise pour soutenir l’équipe.

L'usage du genre masculin n'est utilisé que pour alléger le texte.

Les avantages ?

Salaire : 60 000$ à 70 000$ par année

Horaire : De jour 37,5 heures par semaine du 8h30 à 16h30

Parajuriste - Temporaire / Paralegal Specialist - Temporary

Assistant juridique / assistante juridique - immigration

Adjoint(e) juridique - Soutien à la magistrature

Adjoint.e juridique / / Legal Assistant – Droit commercial - 60-85k - Hybrid

Adjoint(e) juridique / / Legal Assistant – Litige / / Litigation – 55-85k – Montréal (QC)

Adjoint juridique (Droit corporatif – EHG)

Adjoint.e juridique / / Legal Assistant – Droit commercial - 60-85k - Hybrid

Assistant juridique / Assistante juridique

Assistant.e en immigration, gestionnaire de dossiers

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À propos du SEOM

Le Syndicat de l’enseignement de l’Ouest de Montréal (SEOM) regroupe près de 6000 membres du personnel enseignant du secteur public. Organisation engagée, humaine et profondément ancrée dans des valeurs de solidarité, d’équité et de justice sociale, le SEOM défend les droits et le bien-être de ses membres, tout en soutenant la vitalité de l’instruction publique.

Travailler au SEOM, c’est évoluer dans une équipe collaborative et bienveillante, où l’intelligence collective et l’amélioration continue guident les actions. L’organisation mise sur un climat de travail respectueux, ouvert et orienté vers les solutions.

Votre rôle

Sous la responsabilité de la direction générale, l’adjointe ou l’adjoint assure un soutien administratif polyvalent qui combine des responsabilités en matière de technologies de l’information, de gestion du bâtiment et d’appui administratif à la direction.

Ce poste s’adresse à une personne rigoureuse, débrouillarde et orientée vers les solutions, qui aime contribuer concrètement au bon fonctionnement d’une organisation et à la fluidité du travail d’équipe. Elle collaborera étroitement avec ses collègues pour assurer la continuité et le partage des tâches communes administratives (accueil, logistique, soutien administratif).

VOLET SOUTIEN À LA DIRECTION GÉNÉRALE - PROJETS ET DEMANDES PONCTUELLES

L’adjoint.e à la direction générale apporte un appui polyvalent à la DG dans la gestion quotidienne et la réalisation de projets. Elle contribue à la préparation de documents, à la recherche d’information et à diverses démarches administratives, en collaboration avec les collègues.

Principales responsabilités

• Soutenir la direction générale dans la préparation, la rédaction et la mise en page de documents administratifs, rapports, présentations ou outils de travail.
• Participer à la planification et au suivi de projets administratifs ou organisationnels confiés par la DG.
• Réaliser des recherches d’information, des compilations ou des synthèses à la demande de la DG pour appuyer la prise de décision.
• Effectuer certaines démarches ou certains suivis simples (ex. demandes d’information, coordination logistique, préparation de matériel).
• Contribuer à l’amélioration continue des pratiques administratives en formulant des propositions concrètes et en partageant ses observations.
• Collaborer étroitement avec l’ensemble des collègues pour assurer la cohérence et la fluidité du travail collectif.

VOLET TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION (TI)

L’adjointe ou l’adjoint à la direction générale assure un rôle de coordination et de suivi des services technologiques de l’organisation. Elle collabore avec le fournisseur externe pour soutenir la direction générale dans la planification, la conformité et l’optimisation des infrastructures et outils numériques du SEOM.

Principales responsabilités

• Agir en tant que personne-ressource entre la direction générale et le fournisseur externe pour les questions liées aux technologies de l’information.
• Maintenir à jour l’inventaire des équipements, licences, comptes et accès aux outils collaboratifs (ex. : Microsoft 365, M-Files, etc.).
• Intervenir en cas d’insatisfaction ou de difficulté dans les services rendus par le fournisseur afin d’assurer une résolution adéquate.
• Coordonner la planification et la réalisation des projets technologiques (mises à jour, installations, déploiements, améliorations).
• Appuyer la direction générale dans la planification budgétaire liée aux TI, le suivi des contrats de service et la préparation des appels d’offres lorsque requis.
• Veiller au respect des politiques internes en matière de sécurité, de confidentialité et de conformité des pratiques numériques.

VOLET BÂTIMENT

L’adjoint.e à la direction générale assure la coordination et le suivi administratif des activités liées à la gestion des espaces et des infrastructures du SEOM. Elle veille à la bonne tenue des lieux, au respect des obligations contractuelles et à la planification des besoins d’entretien ou d’amélioration, en collaboration avec les fournisseurs externes.

Principales responsabilités

• Coordonner les contrats d’entretien, de sécurité et de services généraux (ménage, entretien, réparation, approvisionnement, etc.).
• Assurer la gestion de l’accès à l’immeuble et du système d’alarme par les fournisseurs.
• Collaborer à la préparation et au suivi des appels d’offres pour les contrats liés au bâtiment.
• Tenir à jour l’inventaire du matériel et des équipements liés aux locaux et aux aires communes.
• Assurer le lien avec les fournisseurs pour toute demande ou intervention requise dans le bâtiment.
• Planifier, avec la direction générale, les besoins d’entretien préventif ou de travaux d’amélioration, et en assurer le suivi administratif.
• Veiller au respect des normes de sécurité, d’accessibilité et de conformité réglementaire applicables aux espaces occupés par le SEOM.
• Contribuer à la planification logistique des évènements internes, notamment lors de rénovations, de réaménagements ou d’accueil de groupes.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, administration ou tout autre domaine connexe.
• Excellente maitrise du français oral et écrit (test SEL requis).
• Capacité à planifier, prioriser et mener plusieurs dossiers de front.
• Capacité à collaborer dans un environnement où les valeurs humaines, la confiance et la solidarité sont au cœur des pratiques.
• 5 à 10 ans d’expérience dans un poste administratif polyvalent, incluant des responsabilités de coordination ou de suivi de projets.
• Excellente maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint).
• Esprit d’initiative, autonomie, rigueur et sens du service.

Conditions

• Poste permanent à temps plein
• 6 semaines de vacances annuelles (au prorata pour la première année)
• Assurance collective et fonds de pension du RREGOP
• Entrée en fonction : immédiate
• Horaire de 32,5 heures/semaine
• Banques de journées de maladies, mobiles et d’affaires personnelles
• Salaire concurrentiel : 76 869,83 $ à 82 849,05 $ (nouvelle échelle salariale au 1^er janvier 2026)
• Lieu de travail : Pierrefonds–Roxboro, politique de travail hybride en vigueur.

Pour postuler

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur lettre de motivation, leur curriculum vitae ainsi qu’une copie de leur diplôme et de leur résultat au test SEL de la TELUQ, à l’attention de la direction générale du SEOM avant le 14 novembre 2025 via Secrétaire-inc. Si la personne candidate n’a pas le test SEL, le SEOM l’invitera à le passer avant l’embauche.

RÉCEPTIONNISTE | Mandat temporaire de 12 mois

Travailler dans une clinique LASIK MD (une société affiliée à Groupe Vision) c’est contribuer à améliorer la vue des gens. C’est avoir le sentiment de la mission accomplie et du travail bien fait. C’est voir en direct le bonheur dans les yeux des patients et réaliser que vous avez changé leur façon de voir la vie. C’est aussi avoir la possibilité de bâtir une carrière stable et gratifiante à la hauteur de votre potentiel.

Rejoignez notre équipe, où notre certification Great Place to Work ® représente notre engagement à créer une culture de soutien et d'intégration pour chaque membre de notre organisation.

Regard sur nos avantages

• Vous êtes éligible à une prime trimestrielle.
• Vous occupez un poste temporaire (12 mois) à temps plein (40h/semaine).
• Vous bénéficiez d’un programme d'aide aux employés (PAE), 3 semaines de vacances, 3 journées maladies & 1 congé mobile.
• Vous travaillez avec des experts de l’ophtalmologie et êtes membre de l'une des sociétés les mieux gérées au Canada.

Vos tâches en un coup d’œil

• Vous accueillez chaleureusement les patients et les dirigez vers la salle d'attente, en vous assurant que les nouveaux patients remplissent le questionnaire à ajouter à leur dossier.
• Vous gérez le courrier, les lignes téléphoniques de la clinique, la boîte vocale, et vous vous assurez d’appeler les patients pour confirmer leurs rendez-vous.
• Vous êtes responsable de mettre le logiciel de dossiers et de rendez-vous à jour après l'arrivée et le départ de chaque patient.
• Vous gérez l'inventaire et veillez à l'esthétique et à la propreté de la clinique, au besoin.

Une vue claire de vos atouts

• Vous avez de l’expérience comme agent au service client, réceptionniste, secrétaire médical ou assistant administratif et possédez d'excellentes aptitudes en service à la clientèle et administration.
• Vous prospérez tout particulièrement dans un environnement dynamique à rythme rapide.
• Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques, la technologie et Microsoft 365 (la connaissance des systèmes de DME est un atout).
• Vous faites preuve d’une solide orientation-client et d'intelligence émotionnelle.
• Vous vous démarquez par vos aptitudes pour l’organisation, le travail d'équipe et l’autonomie.
• Vous avez d'excellentes aptitudes en communication, vous parlez français et maîtrisez l'anglais de niveau intermédiaire avancé en raison de la nature des tâches ou d'interactions avec nos patients anglophones.
• Horaire : Vous êtes disponible pour travailler du lundi au vendredi de 8h à 16h30.

De notre point de vue

Peu importe votre profil, nous cherchons avant tout une personne au-delà du CV, puisque vous pouvez bénéficier d’une formation à l’interne. Seules votre motivation et votre envie d’apprendre font partie de nos critères de sélection.

#VG1

Description du poste

• Work Term : Permanent
• Work Language : English or French
• Hours : 40 heures par semaine

Éducation

• Certificat ou diplôme d'un collège, d'un cégep ou d'un autre établissement d'enseignement non universitaire d'un programme d'une durée de 1 an à 2 ans
• ou expérience équivalente

Tâches

• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Fournir le service à la clientèle

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• MS Excel
• MS Outlook
• MS Windows
• MS Word
• Agenda électronique
• Google Drive

Qualités personnelles

• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Sens de l'organisation
• Esprit d'équipe
• Fiable
• Gestion du temps
• Capacité d'adaptation

Expérience

• 1 mois à moins de 7 mois

Autres avantages

• Stationnement gratuit disponible
• Commodités sur place
• Occasions de développement de l'esprit d'équipe
• Stationnement disponible

Soutien pour les nouveaux arrivants et les réfugiés

• Embauche des nouveaux arrivants et/ou des réfugiés ayant été déplacés après un conflit ou une catastrophe naturelle (par exemple : Ukraine, Afghanistan, etc.)
• Ne demande aucune expérience de travail au Canada

Soutien pour les jeunes

• Offre au personnel des formations de sensibilisation afin de créer un environnement de travail accueillant pour les jeunes

Soutien pour les travailleurs âgés

• Offre des ressources pour aider les travailleurs âgés à planifier leur retraite (par exemple : planification financière, accès à la pension et aux avantages sociaux, ajustements de style de vie, etc.)

Soutien pour les minorités visibles

• Présente des formations sur la diversité et le multiculturalisme pour créer un milieu de travail accueillant pour les membres des minorités visibles

Gestolex S.E.C. est une société dont le mandat principal consiste à offrir un service de soutien au cabinet d’avocats Dunton Rainville.

Dunton Rainville S.E.N.C.R.L. est un cabinet regroupant plus de 135 d’avocats et notaires répartis entre les bureaux de Montréal, Laval, Longueuil, Joliette, Saint-Jérôme, Saint-Jean-sur-Richelieu et Sherbrooke. Nos professionnels possèdent une expertise de pointe et le cabinet agit dans tous les domaines requérant des services juridiques, plus particulièrement en affaires commerciales et valeurs mobilières, bancaires et immobilières, droit du travail, de l’emploi et immigration, droit public, municipal, scolaire et de la santé ainsi que droit civil, assurances, construction et familial.

Dans l’environnement hautement concurrentiel d’aujourd’hui, les membres de Dunton Rainville se distinguent par leur recherche constante de l’excellence et leur capacité à mettre à la disposition de leurs clients les méthodes les plus efficaces et les ressources techniques, professionnelles et humaines les plus qualifiées.

Joignez-vous à l’excellence et venez partager notre passion!

Description du poste :

Au sein d'une équipe composée de quelques avocats, vous aurez comme principales responsabilités les tâches suivantes :

• Rédiger, corriger des lettres, rapports, procédures ou autres documents et en assurer la transmission aux personnes concernées (modèles disponibles) ;
• Effectuer la collection des comptes à recevoir ;
• Gérer des dossiers de clients ;
• Gérer les appels téléphoniques et faire le suivi auprès d’intervenants internes et externes ;
• Enregistrer du temps et préparer la facturation ;
• Mise en page de différents documents ;
• Veiller à la bonne gestion des agendas ;
• Procéder à l’ouverture des dossiers, au classement et au suivi administratif ;
• Préparer des cahiers pour la cour ;
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché :

• Idéalement, posséder 2 ans d'expérience dans un rôle administratif ;
• Excellentes connaissances du français tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Être en mesure de traiter des courriels simples en anglais (les adjointes sont amenées à supporter des avocats dont leurs clients peuvent être unilingues anglophones) ;
• Connaissance des logiciels de bureautique : Microsoft Word, Outlook ;
• Grande autonomie et flexibilité ;
• Esprit d’initiative et capacité d’adaptation.

Nos avantages

• Rémunération concurrentielle, selon l’expérience ;
• À partir de trois (3) semaines de vacances, selon l’expérience ;
• 5 jours de maladie monnayables ;
• Assurance collective (médicament, voyage, professionnels de la santé, invalidité court et long terme).
• REER collectif, avec la participation de l’employeur.

Si vous recherchez un emploi dans un cadre dynamique avec des collègues qui s’entraide ;

Si vous souhaitez exploiter pleinement vos compétences dans un environnement stimulant et chaleureux ;

Faites-nous parvenir votre candidature sans tarder via Secrétaire-inc!

Notes :

Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

Nous offrons des chances d’emploi égales à tous.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

Description de l'offre d'emploi

Employeur

C A CONSEIL ET REPRESENTATIONS INC.

Description de l'entreprise

CA Conseil Inc est une agence de sélection professionnelle de personnel offrant des services selon les besoins des entreprises. Nous comprenons l’importance de s’associer à une bonne firme de sélection de personnel qui est à l’affût des tendances du marché actuel, c’est pourquoi nous perfectionnons continuellement nos compétences tout en restant à l’affût des nouveautés et des demandes spécifiques des compagnies.

Description de l’offre d’emploi

L’adjointe administrative soutient les opérations quotidiennes de l’entreprise en assurant la gestion des documents, la coordination des tâches administratives et la communication interne et externe. Elle joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du bureau.

Responsabilités principales

• Accueillir les visiteurs, répondre aux appels et courriels.
• Préparer, classer et archiver les documents administratifs.
• Rédiger des lettres, rapports et courriels professionnels.
• Mettre à jour les bases de données, dossiers clients et employés.
• Gérer les rendez-vous, réunions et suivis administratifs.
• Collaborer avec les départements de comptabilité, ressources humaines et direction.

Profil recherché

• Diplôme en administration, bureautique ou domaine connexe.
• Expérience pertinente en soutien administratif ou gestion de bureau.
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et bonne aisance informatique.
• Excellente communication en français et anglais.
• Organisation, autonomie, rigueur et discrétion.
• Attitude professionnelle et esprit d’équipe.

Conditions

Poste temps plein, en présentiel ou hybride selon le besoin. Salaire selon expérience. Environnement de travail professionnel, dynamique et collaboratif.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

40 heures

Date de fin d'emploi

15 décembre 2026

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Description de l’offre d’emploi

Employeur

ASSOCIATION QUEBECOISE DE L'EPILEPSIE

Description de l'entreprise

Organisme à But Non Lucratif pour les personnes vivant avec l'Épilepsie et leur entourage

Tâches quotidiennes

• Fournir un excellent service à la clientèle tant par téléphone qu’en personne ;
• Assurer le tri, la distribution du courrier et la gestion des courriels ;

Tâches organisationnelles

• Fournir un soutien administratif de qualité à l’équipe dans la préparation de documents (Ex: rapport annuel, lettres, procédures et d'autres types de documents) ;
• Participer et apporter un soutien aux activités de l’association (campagnes de collecte de fonds, activités des membres, AGA, etc.) ;
• Effectuer le classement et la numérisation de documents ;
• Gérer les notes de frais et les reçus ;
• Entrer les données sur Excel ou plateforme ;
• Commander et gérer les fournitures de bureau ;

Compétences

• Avoir une expérience en secrétariat ;
• Posséder des connaissances informatiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;
• Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité ;
• Être capable de travailler de manière autonome et de collaborer efficacement au sein d'une équipe ;
• Faire preuve d’initiative, de maturité, de professionnalisme et aimer relever des défis ;
• Avoir une aisance en communication.

Conditions

• Heures de travail : 35 heures/semaine, du lundi au vendredi.
• Type d'emploi : Temps plein, permanent, apprentissage.

Question(s) de présélection

Deux conditions majeures doivent être remplies : être sans emploi et avoir droit à une subvention salariale d'Emploi Québec.

Lieu du poste

En présentiel.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Compétences

• Capacité d’adaptation
• Assiduité et ponctualité
• Polyvalence

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Employeur

LE COLLEGE FRANCAIS (1965) INC.

Description de l'entreprise

Établissement d'enseignement privé mixte, le Collège Français offre depuis plus de 60 ans un enseignement de grande qualité, du préscolaire jusqu'aux portes du Cégep.

Description de l’offre d’emploi

Accueillant près de 3000 élèves du préscolaire à la cinquième secondaire, le Collège Français est une institution d’enseignement privée, mixte et laïque, fondée en 1959 au Québec. En qualité d’agent(e) administratif(ve), vous assumerez un ensemble de tâches en lien avec le soutien administratif et le secrétariat telles que :

• Accueillir, répondre aux demandes de renseignements de la clientèle, en français ou en anglais, et orienter le public vers les ressources adéquates ;
• Participer à l'élaboration des horaires des enseignants ;
• Saisir des données relatives à l'horaire des élèves ;
• Communiquer avec les parents, en français ou en anglais, afin de répondre aux besoins d'une portion de notre clientèle allophone, en lien avec les ententes de paiement ou les retards de règlement ;
• Recevoir des paiements, émettre des reçus et veiller à la mise à jour des comptes correspondants ;
• Effectuer des entrées de données dans les dossiers des élèves et réaliser les mises à jour requises ;
• Effectuer les suivis nécessaires des soldes impayés ;
• Préparer les bordereaux de dépôts bancaires et effectuer ces dépôts ;
• Préparer les comptes à remettre à l’agence de collection ;
• Veiller à la disponibilité des formulaires d’usage ;
• Collaborer avec l'équipe administrative en assurant les suivis requis ;
• Traiter l’envoi et la répartition du courrier ;
• Effectuer des travaux de compilation de données, d’inscription et de rédaction simple ;
• Traiter des documents administratifs (textes, tableaux, rapports) ;
• Organiser le classement des documents administratifs et leur archivage ;
• Procéder aux achats du magasin scolaire et en tenir l’inventaire ;
• Accomplir, au besoin, toute autre tâche connexe.

Profil recherché

• Entregent, assurance, honnêteté, sens du service à la clientèle ;
• Sens des responsabilités ;
• Aptitudes pour le travail en équipe ;
• Connaissances en bureautique ;
• Très bonne maîtrise du français et de l’anglais.

Pour candidater, veuillez nous adresser un CV et une lettre de présentation.

* En soumettant votre candidature via la présente plateforme, vous consentez à ce que le Collège Français collecte, utilise et communique vos renseignements personnels aux fins de gestion du processus de recrutement. Ces renseignements peuvent être partagés avec nos fournisseurs technologiques ainsi qu’avec des firmes de recrutement et de destruction documentaire. Certains de ces fournisseurs peuvent être situés à l’extérieur du Québec. De plus, en postulant via une plateforme tierce, vos renseignements personnels peuvent aussi leur être accessibles conformément à leurs propres politiques de confidentialité. Pour exercer vos droits d’accès, de rectification ou de retrait de consentement (sous réserve des obligations légales ou contractuelles), nous vous invitons à consulter notre politique de confidentialité disponible sur notre site web institutionnel.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Directeur(trice) Adjoint(e) des opérations internes

Complexes funéraires Yves Légaré est à la recherche d'un directeur(trice) adjoint(e) des opérations internes. La personne choisie devra être disponible pour travailler dans 2 complexes du réseau, soit Longueuil et Laval, selon les besoins. Horaire variable de 9 quarts de travail par 2 semaines, incluant une fin de semaine sur deux.

Le rôle principal et habituel du titulaire de ce poste consiste à s’assurer d'un soutien des opérations internes et externes en faisant une vigie des opérations quotidiennes. Il est un leader en contrôle de la qualité en s’assurant que les demandes des clients soient respectées. Le tout sera effectué en lien avec la vision et la mission de l’entreprise.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

• Gérer, former, encadrer, motiver et faire progresser les employés;
• Offrir un environnement de travail stimulant et professionnel;
• Adapter ses communications selon le type de message qui doit être transmis;
• Communiquer efficacement les renseignements opérationnels pertinents;
• Être proactif et anticiper les besoins, les problèmes et les opportunités;
• Adopter un comportement et des méthodes de travail se caractérisant par une volonté de procéder de façon systématique et rigoureuse tout en maintenant des normes de qualité;
• Assurer l’exactitude et la précision des informations à l’origine des actions et des décisions;
• Respecter les procédures, les directives, les règles et les pratiques préétablies;
• Offrir un service à la clientèle hors pair et une expérience exceptionnelle aux clients.

EXIGENCES :

• Détenir un DEC en administration, en gestion de commerces ou toute autre formation pertinente;
• Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience pertinente;
• Posséder une expérience pertinente en gestion de personnel;
• Aptitudes exceptionnelles en service à la clientèle;
• Aptitudes de gestion de temps autonome, de planification et d’organisation;
• Connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook);
• Excellentes aptitudes de communication, à l’oral et à l’écrit;
• Complètement bilingue (anglais et français);
• Anglais requis pour répondre efficacement au besoin de notre clientèle anglophone et de nos fournisseurs à l'extérieur du Québec.
• Une bonne connaissance du milieu funéraire sera considérée comme un atout majeur;
• Posséder une voiture.

Vous êtes un.e parajuriste expérimenté.e et vous êtes prêt.e pour un nouveau défi? 🎯

Voici l’occasion de rejoindre un cabinet d’envergure, reconnu pour ses excellentes conditions de travail et son environnement stimulant où le bien-être des employés est au cœur des priorités.

Nous cherchons un.e parajuriste en litige pour intégrer une équipe dynamique au sein d’un cabinet prestigieux situé au centre-ville de Montréal.

Vos futurs avantages :

• Poste permanent, du lundi au vendredi;
• Horaires flexibles (9h à 17h);
• Formule de travail hybride (2 jours de télétravail);
• Assurance collective couverte à 100 % par l'employeur (après 3 mois);
• Accès à des services de télémédecine;
• Accès au programme de thérapie cognitivo-comportementale;
• Accès au programme d’aide aux familles (PAF);
• REER avec participation de l’employeur;
• Allocation annuelle de 500 $ pour du matériel de bureau;
• 10 jours de congés maladie par an;
• Prise en charge d'une partie de l'abonnement à un centre sportif;
• 4 semaines de vacances.

Vos futures responsabilités :

• Analyser les dossiers, déterminer le processus à suivre et planifier les étapes dans les délais requis.
• Rédiger différents documents de manière autonome et veiller à leur conformité.
• Organiser et maintenir les dossiers ainsi que la correspondance, en assurant le suivi avant et après clôture.
• Effectuer des recherches, valider les résultats et produire des rapports.
• Assurer les suivis nécessaires avec les clients et les parties concernées.
• Servir de lien avec les clients pour recueillir l’information, les informer de l’avancement des dossiers et répondre à leurs questions selon l’autorité déléguée.
• Exécuter toute autre tâche connexe.

Compétences recherchées :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques;
• 5 à 10 ans d’expérience comme parajuriste en litige;
• Expérience en litige obligatoire (civil ou commercial);
• Bilinguisme français/anglais requis au vu de la clientèle et de la localisation du cabinet;
• Bonne aptitude en communication avec des interlocuteurs variés;
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
• Capacité de travailler de façon autonome et en équipe;
• Aptitude à effectuer des recherches juridiques;
• Aptitude à analyser des documents juridiques pour en vérifier l’exactitude;
• Capacité à prioriser des taches et à les redéfinir au besoin;
• Aptitude à gérer le stress de façon professionnelle.

Un peu plus d’informations sur cette entreprise :

Notre client est un grand cabinet juridique international présent au Canada, reconnu pour la qualité de ses services et son approche innovante axée sur le client. Il regroupe un large réseau de professionnels du droit et d’équipes de soutien, dont plusieurs dizaines à Montréal.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es.

Au plaisir de vous rencontrer!

Vous êtes adjoint.e juridique et passionné.e par le droit du travail? Envie de contribuer à des mandats stimulants au sein d’un cabinet reconnu pour son excellence et son environnement de travail exceptionnel? Cette opportunité est taillée pour vous!

Notre client, un cabinet juridique international de premier plan, recherche un·e adjoint·e juridique pour appuyer son équipe spécialisée en droit du travail — avec un accent sur la médiation et les enquêtes. Vous évoluerez dans un cadre inclusif, dynamique et hautement professionnel, où vos compétences seront pleinement mises en valeur.

Votre rôle sera essentiel : grâce à votre autonomie, votre rigueur et votre sens du service, vous serez un pilier dans la gestion des dossiers et le soutien aux professionnels.

Vos futurs avantages :

• Salaire attractif et avantages sociaux complets;
• Horaires de travail flexibles et mode hybride (télétravail 2 jours par semaine);
• Assurances collectives entièrement prises en charge par l’employeur;
• Programmes de bien-être et de santé mentale (télémédecine, thérapies, abonnement sportif);
• Soutien aux familles via le programme PAF;
• REER avec contribution de l’employeur;
• Allocation annuelle de 500 $ pour le matériel de bureau;
• 10 jours de congés maladie;
• 3 à 4 semaines de vacances selon l’expérience;
• Milieu de travail inclusif et international;
• Possibilités de développement professionnel.

Vos futures responsabilités :

• Rédiger et réviser des documents juridiques confidentiels avec rigueur et finesse;
• Être le point de contact privilégié entre le ou les professionnel·les, les clients et les partenaires externes;
• Piloter les rappels, calendriers et échéances pour garantir une organisation sans faille;
• Alléger le quotidien du ou des professionnel·les grâce à votre sens de l’initiative et votre jugement avisé;
• Assurer une gestion impeccable des dossiers clients pour offrir un service irréprochable;
• Orchestrer les tâches administratives clés : comptabilité, facturation, gestion des heures, ouverture et clôture de dossiers;
• Prioriser avec brio dans un environnement dynamique et stimulant;
• Contribuer à divers projets et missions connexes selon les besoins.

Compétences et qualités recherchées :

• Diplôme en secrétariat juridique;
• Minimum de 5 ans d’expérience en droit du travail (obligatoire) au sein d’un cabinet d’avocats (exigé);
• Expérience en rédaction de rapports d’enquêtes ou en médiation — un atout majeur;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Aisance avec la suite Microsoft Office;
• Discrétion, autonomie, esprit collaboratif et capacité à gérer les priorités avec agilité;
• Sens du service client irréprochable.

Un peu plus d’informations sur le cabinet :

Notre client, un cabinet juridique d’envergure, se distingue par son engagement profond envers la diversité, l’inclusion et l’innovation. Régulièrement classé parmi les meilleurs employeurs du secteur, il offre un cadre de travail inspirant, propice à l’épanouissement professionnel et à la croissance personnelle.

Rejoignez une équipe passionnée, où l’excellence se conjugue à la solidarité et à l’ouverture. Ici, vos idées comptent, vos talents sont reconnus, et votre quotidien est rythmé par des défis stimulants dans un environnement humain et collaboratif.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

ID de la demande : 803
Service : 12200 - VP Commercialisation
Statut : Régulier
Horaire de travail : 35,00 hrs/sem
Quart de travail : Jour
Nombre d'emplois disponibles : 1
Date de fin d'affichage : 2025-11-04

Voici ce que nous offrons :

• 4 semaines de vacances et 5 jours de congé personnel
• Un programme d’escompte sur l’achat de nos produits
• Un régime de retraite à prestations déterminées
• Accès à un régime d'assurance collective ainsi qu'à un service de télémédecine qui permet d'obtenir des conseils de professionnels de la santé
• Accès gratuit au gym de l’entreprise, à la cafétéria et au stationnement
• Accès à des formations virtuelles sur les vins et les spiritueux
• Un employeur où la responsabilité sociétale est une priorité
• Et plusieurs autres avantages!

Vous êtes une personne proactive qui anticipe les besoins avant même qu’on les exprime?
Vous aimez orchestrer les priorités avec finesse et discrétion?
Vous savez naviguer avec aisance entre rigueur administrative et sens politique?
Vous savez développer des relations de confiance, communiquer efficacement et interagir avec des partenaires variés?
Vous maîtrisez aisément les outils technologiques et plateformes collaboratives?

Voici un poste dans notre équipe à la Commercialisation qui pourrait vous intéresser!

Vous collaborerez directement avec la vice-présidente, Commercialisation (marketing, expérience client et mise en marché) et ses équipes. Un rôle clé où votre sens de l’anticipation fera toute la différence pour assurer la fluidité et la coordination des activités administratives de la division. Votre sens de l’anticipation et votre capacité à « penser pour votre gestionnaire » feront de vous un pilier essentiel du succès de la vice-présidence.

Principales responsabilités

• Fournir un soutien administratif de haut niveau à la vice-présidente commercialisation incluant la gestion de l’agenda, la coordination des réunions, la préparation des documents et la gestion et la priorisation des courriels;
• Identifier les priorités de la vice-présidente, et attribuer les dossiers dans les comités de gestion respectifs;
• Assurer la planification et la coordination de la gouvernance de la commercialisation (interne et externe), y compris la logistique des activités, la préparation des rencontres, et assurer l’organisation et la coordination des différents comités sous la vice-présidence (comité expérience client);
• Produire les tableaux de bord de gestion de la division et en assurer la mise à jour;
• Organiser la logistique des déplacements d’affaires de la vice-présidente et la gestion des allocations de dépenses;
• S’assurer de la conformité des documents soumis à la vice-présidente pour approbation et procéder au traitement;
• Préparer des présentations de haute qualité pour les réunions exécutives et autres événements d’entreprise;
• Transmettre l’information requise aux intervenants appropriés et assurer une réponse rapide aux partenaires externes de la Commercialisation;
• Assurer le suivi proactif des contrats et des factures à traiter pour la Direction;
• Préparer les notes de frais, demandes d’achat, demandes de paiement et de déboursé en appliquant les directives en vigueur;
• Tenir à jour les dossiers physiques et électroniques du bureau de la vice-présidente et en faire le classement;
• Coordonner les activités d’expérience employé pour la division;
• Préparer l’arrivée d’un nouvel employé dans la division en s’assurant de lui obtenir le matériel et les accès nécessaires.

Exigences

• Vous possédez un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat, ou une formation équivalente.
• Vous avez au moins 7 ans d'expérience comme adjointe à la haute direction dans de grandes organisations.
• Vous avez un niveau avancé de connaissances des logiciels de la suite Microsoft Office et des environnements technologiques.
• Vous avez une excellente maîtrise de la langue française et un anglais avancé.
• Vous êtes organisé(e), structuré(e) et vous possédez un excellent sens des priorités qui vous permet de gérer plusieurs dossiers à la fois.
• Vous avez une bonne capacité de rédaction et de synthèse.
• Vous faites preuve de rigueur, professionnalisme et d’autonomie.
• Vous avez un très bon souci du détail.
• Vous êtes habile à travailler sous pression dans le respect des échéanciers.
• Vous aimez travailler dans un environnement de travail créatif, rapide, où les changements sont fréquents.

À la SAQ, l’inclusion est l’une de nos 4 valeurs organisationnelles. En reconnaissant la valeur de chaque personne, nous façonnons une culture d’entreprise accueillante et respectueuse qui valorise une diversité qui nous permet de voir toujours plus grand.

Soucieuse de pouvoir compter sur une main d’œuvre diversifiée et représentative de la société québécoise d’aujourd’hui, la SAQ souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi qui invite les femmes, les personnes autochtones, les personnes handicapées, les personnes appartenant aux groupes des minorités visibles et ethniques à poser leurs candidatures. De plus, nous croyons que chaque personne peut contribuer à renforcer notre culture inclusive et nous tenons à mentionner que la SAQ adopte une définition large et inclusive de la diversité qui va au-delà des lois applicables et qui inclut toutes les personnes quelles que soient leurs identités, leurs parcours ou leurs expériences.

Afin d’offrir une expérience de candidature bienveillante et inclusive, nous vous invitons à nous mentionner dès la première prise de contact si un besoin d’accommodement est nécessaire lors du processus de recrutement.

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.