8 offres pour "Assistant.e de direction" à Montréal

Nous sommes actuellement à la recherche active d'une adjointe de direction pour notre client basé à Pointe aux Trembles. L’adjoint(e) doit assurer un support administratif au Directeur Général du Groupe rotatif.

• Fournir un soutien administratif à la direction
  
• Gérer et répondre rapidement aux demandes administratives et aux requêtes
  
• Rédiger des courriels, ententes, lettres, .
  
• Traduire et réviser des documents
  
• Rédaction de rapports
  
• Préparer des présentations Powerpoint (Français/anglais)
  
• Préparer et vérifier les comptes de dépenses
  
• Organiser et planifier différentes rencontres annuelle (assister aux rencontres, prendre des notes, compte rendu)
  
• Participer aux rencontres du Comité de direction Groupe Rotatif (ordre du jour, compte rendu)
  
• Suivi des plans annuels (Montreal et Groupe Rotatif)
  
• Planifier et réserver les inscriptions aux congrès, formations, séminaires (inscriptions, billets d’avion, hôtel…)
  
• Gestion des voyages à l’international (vaccination, passeport, visa, devises etc)
  
• Gestion du temps accumulé
  
• Préparer et organiser différents événements (dîner de retraite, journée SSE, clinique santé, .) pour l’ensemble des employés
  
• Écrire des textes pour souligner les réalisations des membres de l’équipe
  
• Gérer et balancer petite caisse
  
• Accomplir toutes autres tâches connexes reliées à son poste de travail
  

• Détenir un Diplôme d’études collégiales ou études postsecondaires et expérience pertinente
  
• Expérience de travail : Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire
  
• Peut-être appelé à voyager occasionnellement au Canada
  

Profil

Adjoint.e de direction

* Version anglaise ci-dessous * 

Poste temporaire (14 mois de contrat) – Montréal - Hybride

Fasken recherche un(e) Adjoint(e) de direction pour soutenir la Chef, Marketing et développement des affaires. Dans ce rôle clé, la personne assurera un soutien administratif de haut niveau, coordonnera les échanges avec les clients internes et externes et contribuera à divers projets. Elle fera preuve d’un grand sens de l’organisation, de discrétion et de proactivité.

Les défis que nous te proposons :

• Gestion et intégration de projets : Coordonner les initiatives de marketing et les projets spéciaux, en utilisant des outils de suivi de projets et des tableaux de bord. Assurer une exécution fluide et une livraison dans les délais impartis en utilisant des outils techniques avancés et en recourant à l’automatisation, lorsque possible;
• Préparation des réunions : Préparer des présentations PowerPoint et des documents d’information sophistiqués et visuellement attrayants. Utiliser des outils numériques pour compiler et résumer des données. Assister aux réunions pour rédiger les procès-verbaux, consigner les mesures à prendre et assurer un suivi au moyen des plateformes de gestion des tâches partagées;
• Communication et coordination : Agir à titre de point de contact principal de la chef du marketing et gérer les communications sensibles avec discrétion. Utiliser les fonctions avancées d’Outlook, comme les indicateurs et les catégories, pour gérer les flux de communication et répondre en temps opportun et de manière professionnelle;
• Soutien lié aux finances et aux données : Aider au suivi budgétaire et à l’établissement de rapports à l’aide d’Excel et d’autres outils financiers. Élaborer et tenir à jour des modèles de rapports et des tableaux de bord pour soutenir les évaluations du rendement de l’équipe du marketing;
• Gestion du calendrier et des courriels : Gérer de façon indépendante le calendrier complexe de la chef du marketing à l’aide des fonctions avancées d’Outlook (p. ex., calendriers partagés, sondages de disponibilité, indicateurs de priorité). Surveiller et trier les courriels, rédiger des réponses et acheminer à l’échelon supérieur les questions critiques, s’il y a lieu;
• Documentation et présentations : Préparer des rapports, des notes de service et des documents professionnels à fort impact. Maîtriser PowerPoint, élaborer des présentations soignées et conformes à notre marque à l’intention de publics internes et externes;
• Coordination d’événements: Utiliser les plateformes de gestion d’événements pour organiser et soutenir les événements internes et externes, en assurant une logistique impeccable et du matériel de marque;
• Gestion des déplacements : Coordonner des programmes de voyage complexes dans plusieurs fuseaux horaires à l’aide d’outils de réservation numériques. Préparer des itinéraires détaillés et des options en cas d’imprévus;
• Soutien aux membres séniors de l’équipe du marketing : Fournir un soutien administratif général et une aide à la réalisation de projets aux membres séniors de l’équipe. Anticiper les besoins de l’équipe et répondre de manière proactive aux défis ou aux lacunes techniques;
• Confidentialité et discrétion : Traiter les informations sensibles avec un grand professionnalisme, en s’assurant que le stockage numérique et les pratiques de communication sont sécurisés.

Pourquoi te joindre à Fasken?

• Pour une rémunération globale concurrentielle, incluant un programme de bonification;
• Pour un milieu de travail hybride et flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur de nos priorités;
• Pour un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte à tes besoins, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux;
• Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;
• Pour une culture et des leaders qui prônent une excellente expérience employée en priorisant l’autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel;
• Pour faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;
• Pour des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements.

À propos de toi : 

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration des affaires, en marketing ou dans un domaine connexe;
• Un minimum de 5 à 7 ans d’expérience en tant qu’Adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs, idéalement dans le domaine du marketing ou des services professionnels;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier d’Outlook et de PowerPoint, y compris la gestion des options avancées des calendriers, le formatage conditionnel, la conception de diapositives et la narration visuelle;
• Connaissance approfondie d’Excel (p. ex., tableaux croisés dynamiques, formules, formatage conditionnel) et maîtrise des outils de collaboration numérique (p. ex., Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Adobe Acrobat);
• Aptitude démontrée à travailler avec des systèmes de marketing et d’affaires (p. ex., système de gestion des relations avec les clients, système de gestion de contenu, plateformes événementielles);
• Grande capacité d’organisation, souci du détail exceptionnel et aptitude à gérer des priorités concurrentes dans un environnement technologique dynamique;
• Solides compétences en communication et expérience dans la rédaction de correspondance professionnelle et de documents à l’échelon de la direction;
• Capacité à faire preuve de discrétion, à anticiper les besoins et à résoudre les problèmes de manière proactive;
• Flexibilité pour travailler en dehors des heures normales de bureau pour des projets ou des événements hautement prioritaires.

Déclaration sur l’IA

Des outils d’intelligence artificielle pourraient être utilisés pour aider à la présélection, à l’évaluation ou au choix des candidats pour ce poste.

Au sujet de Fasken

Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet d’avocats de premier plan comptant plus de 900 avocats et avocates à l’échelle mondiale. Nous nous engageons auprès de nos clients à façonner l’avenir qu’ils imaginent, précisément au moment où cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez fasken.com.

Diversité et inclusion

Chez Fasken, nous croyons en un milieu de travail diversifié, composé de personnes ayant des expériences et des qualités uniques. Il est important que tous nos membres trouvent notre milieu de travail accueillant et bienveillant. Un milieu de travail inclusif crée un environnement équitable où les gens sont respectés et valorisés.

Accessibilité et mesures d’adaptation

Notre cabinet considère comme important que tous ses membres, y compris les personnes en situation de handicap, trouvent notre lieu de travail accueillant et stimulant. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être prises, sur demande, dans tous les aspects du processus de sélection, pour les personnes en situation de handicap.

Vérification des antécédents et des références

Toute offre d’emploi peut être conditionnelle à la vérification des références ainsi qu’à des vérifications complètes des antécédents (casier judiciaire, dossier de crédit, antécédents professionnels et scolaires, etc.).

NOUS NE COMMUNIQUERONS AVEC AUCUNE AGENCE DE PLACEMENT.

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Executive Assistant

Fasken is seeking an Executive Assistant to support the Head of Marketing and Business Development. This key role provides high-level administrative support, coordinates with internal and external clients, and assists with special projects. The ideal candidate is organized, proactive, detail-oriented, and able to handle confidential information with discretion.

Primary Responsibilities:

• Project Management & Integration: Lead coordination of marketing initiatives and special projects, leveraging project tracking tools and dashboards. Ensure seamless execution and on-time delivery by applying advanced technical tools and automation where possible.
• Meeting Preparation: Prepare sophisticated, visually compelling PowerPoint presentations and briefing materials. Utilize digital tools to compile and summarize data. Attend meetings to take minutes, record action items, and follow up using shared task management platforms.
• Communication & Coordination: Act as the HMBD’s primary point of contact and handles sensitive communications with discretion:. Use advanced Outlook features, such as flags, categories and to manage communication flow and ensure timely, professional responses.
• Financial & Data Support: Assist with budget tracking and reporting using Excel and other financial tools. Build and maintain reporting templates and dashboards to support marketing performance reviews.
• Calendar & Email Management: Independently manage the CMO’s complex calendar using advanced Outlook functions (e.g., shared calendars, scheduling polls, priority flags). Monitor and triage emails, drafting responses and escalating critical items as needed.
• Documentation & Presentations: Prepare high-impact reports, memos, and business documents. Be an expert in PowerPoint, designing polished, brand-aligned decks for internal and external audiences.
• Event Coordination: Use event management platforms to organize and support internal and external events, ensuring flawless logistics and branded materials.
• Travel Management: Coordinate intricate travel plans across time zones using digital booking tools. Prepare detailed itineraries and contingency options.
• Senior Marketing Team Support: Provide high-level administrative and project support to senior team members. Anticipate team needs and proactively address tech-based challenges or gaps.
• Confidentiality & Discretion: Handle sensitive information with strict professionalism, ensuring secure digital storage and communication practices.

Why join Fasken?

• For a competitive total compensation package, including a bonus program;
• For a flexible workplace integrating teleworking in which life balance is at the heart of our priorities;
• For a health and wellness reimbursement program, an insurance plan that adapts to your needs, telemedicine services and a generous retirement savings plan;
• For a friendly work atmosphere where the values of respect, openness, innovation, diversity, equity and inclusion are put forward;
• For a culture and leaders who promote an excellent employee experience by prioritizing autonomy, recognition, collaboration and the development of full potential;
• To be part of a company that is committed and gives back to the community;
• For bright, ergonomic offices and a gym with equipment and sports classes available to all.

Required Knowledge and Experience:

• A post-secondary degree or diploma in business administration, marketing, or a related field.
• Minimum 5–7 years as an Executive Assistant supporting C-suite executives, ideally in a marketing or professional services setting.
• Bilingual (English and French) with excellent verbal and written communication skills.
• Expert-level proficiency in Microsoft Office Suite, particularly Outlook and PowerPoint—including advanced calendar management, conditional formatting, slide master design, and visual storytelling.
• Strong Excel capabilities (e.g., pivot tables, formulas, conditional formatting) and fluency with digital collaboration tools (e.g., Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Adobe Acrobat).
• Demonstrated comfort working with marketing and business systems (e.g., CRM, CMS, event platforms).
• Highly organized with exceptional attention to detail and the ability to manage competing priorities in a fast-paced, tech-enabled environment.
• Strong communication skills with experience drafting professional correspondence and executive-level documents.
• Ability to exercise discretion, anticipate needs, and resolve issues proactively.
• Flexibility to work outside regular business hours for high-priority matters or events.

AI Disclosure

Please note that artificial intelligence tools may be used to assist in screening, assessing, or selecting applicants for this position.

About Fasken

As a premier law firm with over 900 lawyers worldwide, Fasken is where excellence meets expertise. We are dedicated to shaping the future our clients want, precisely when it matters most. For more information, visit fasken.com. 

Diversity and Inclusion

At Fasken, we believe in a diverse workplace made up of people with unique experiences and qualities. It is important that all our members find our workplace welcoming and caring. An inclusive workplace creates a fair environment where people are respected and valued.

Accessibility and Accommodation

It is important to our Firm that all its members, including those with disabilities, find our workplace to be welcoming and supportive. Reasonable accommodations are available on request for candidates with disabilities taking part in all aspects of the selection process.

Background and Reference Checks

Any offer of employment may be conditional upon references and full background checks including a criminal record check, a credit check, employment and educational verifications.

NO AGENCIES, PLEASE.

DESCRIPTION DE L'ENTREPRISE :

DESCRIPTION DU POSTE :

Vous êtes une personne proactive, organisée et reconnue pour votre capacité à anticiper les besoins? Nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) exécutif(ve) qui agira comme véritable bras droit auprès de la direction. Dans un environnement dynamique et en pleine croissance, vous jouerez un rôle clé dans l’organisation des priorités, la coordination des activités de la direction et le bon fonctionnement quotidien du bureau.

Plus qu’un rôle de soutien administratif, cette position s’adresse à une personne confiante, débrouillarde et orientée vers l’action, capable de prendre des initiatives, de gérer plusieurs priorités simultanément et d’évoluer efficacement auprès de membres de la haute direction.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

Profil

COMPÉTENCES RECHERCHÉES :

Informations contractuelles

CONDITIONS DE TRAVAIL :

DES QUESTIONS SUR CE POSTE ?

Description du poste

• Gérer l'agenda, coordonner les rendez-vous, filtrer les courriels et assurer les suivis requis;
• Anticiper les besoins de la direction en préparant les dossiers, rencontres, présentations et en assurant les suivis des demandes proactivement ;
• Assurer la confidentialité des informations et documents traités ;
• Représenter la direction avec professionnalisme auprès de différentes parties prenantes internes et externes ;
• Rédiger, réviser et adapter des communications, présentations, comptes rendus et correspondances en français et en anglais au nom de la direction ;
• Gérer un volume important de demandes administratives en évaluant les priorités et en assurant le respect des échéances ;
• Veiller à ce qu’aucun détail ne soit oublié en assurant une gestion rigoureuse des calendriers, des réunions, des échéanciers, des renouvellements contractuels, des obligations réglementaires et des suivis organisationnels ;
• Coordonner les déplacements professionnels, les réservations pour les voyages d’affaires lorsque requis ;
• Effectuer des tâches administratives générales telles que le classement, la numérisation, l’archivage et la gestion documentaire, etc.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, administration ou dans un domaine pertinent ;
• 5 à 8 ans d’expérience dans un rôle similaire ;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) ;
• Grand intérêt pour l’utilisation d’agents IA (Copilot, Claude, etc.) ;
• Capacité à saisir rapidement les priorités, à faire preuve de discernement et à s’adapter naturellement aux besoins de la direction ;
• Sens élevé de l’organisation dans un environnement dynamique ;
• Grande autonomie, débrouillardise, initiative et professionnalisme ;
• Discrétion exemplaire et capacité à traiter des informations confidentielles ;
• Présence professionnelle, attitude positive et souci du travail bien fait ;
• Maîtrise de l’anglais (parlé et écrit), niveau avancé. La personne qui occupera le poste aura à communiquer avec nos partenaires internes et externes anglophones à l’extérieur du Québec de manière régulière.

Informations complémentaires

• Profite d’assurances collectives complètes selon tes besoins et d’un régime de retraite collectif (selon le poste) ;
• Bénéficie de rabais sur les services Vidéotron allant jusqu’à 80% ainsi qu’auprès de nos partenaires ;
• Tire profit de l’horaire 4 saisons et répartis tes heures sur 4.5 jours (selon les besoins opérationnels) ;
• Ressource-toi en faisant l’achat d’un maximum de 2 semaines de vacances supplémentaires ;
• Favorise ta santé grâce au programme mieux-être qui valorise la santé physique, psychologique, financière et sociale ;
• Adopte de saines habitudes de vie en profitant d’un accès gratuit à la salle d’entraînement lors de tes visites au bureau ;
• Bénéficie en tout temps du programme d’aide aux employé·es pour toi et ta famille, incluant la télémédecine ;
• Participe à des projets qui ont de l’impact et relève des défis qui te permettront de te dépasser ;
• Développe ton plein potentiel et imagine tout ce que tu peux devenir au sein de la famille Québecor par le biais de nos diverses opportunités de carrière ;
• Saisis l’occasion de collaborer au succès d’une entreprise qui partage tes valeurs en soutenant entre autres près de 400 organismes !

Consulte notre rapport d'activité pour avoir un aperçu des projets auxquels tu pourrais contribuer !

Nous valorisons ton unicité !

Nous nous engageons à créer et à maintenir un milieu de travail accessible, équitable et inclusif afin de représenter la diversité au sein de la collectivité dans laquelle l’entreprise évolue. Nous nous assurons d’offrir un environnement de travail où chaque personne est valorisée et respectée pour ce qu’elle est lui permettant ainsi d’atteindre son plein potentiel. Nous avons hâte de découvrir toutes les facettes qui font de toi une personne unique !

Nous avons à cœur d’offrir des mesures d’accessibilité aux personnes qui en feront la demande. Si tu as besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus, n’hésite pas à nous en faire part lors de tes premiers échanges avec nous.

Vous aimez jongler avec les priorités, orchestrer des agendas complexes et être au cœur de l'action? Les Éleveurs de porcs du Québec sont à la recherche d'un.e adjoint.e de direction pour soutenir le service des opérations de la mise en marché. Ce poste clé assure le lien entre le directeur principal, le directeur du service, la coordonnatrice et l'ensemble de l'équipe — un rôle où vous êtes la pierre angulaire du bon fonctionnement administratif du service et dans lequel votre sens de l'organisation et votre rigueur font vraiment la différence au quotidien.

Votre rôle :

• Coordonner la logistique des déplacements et des réunions (comptes de dépenses, feuilles de présence, réservations);
• Rédiger, réviser et mettre en page correspondances, comptes rendus et documents variés;
• Créer et maintenir à jour des tableaux Excel et des présentations PowerPoint;
• Préparer et organiser les réunions (ordres du jour, documents de référence, convocations);
• Assister à diverses réunions et comités, rédiger les procès-verbaux et assurer les suivis;
• Veiller au suivi des décisions, échéanciers et approbations découlant des réunions;
• Contribuer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux employés du service;
• Soutenir l'équipe lors de l'organisation d'événements (assemblées, Forum, Porc Show, etc.);
• Veiller au respect des règles de gouvernance entourant les dossiers des comités de mise en marché.

Votre profil :

• DEC en administration, en bureautique juridique ou dans un domaine connexe;
• De 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle similaire;
• Maîtrise parfaite de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Connaissance en rédaction de procès-verbaux et de comptes rendus;
• Approche méthodologique, structure et un souci marqué du détail;
• Capacité de gérer plusieurs dossiers de front tout en respectant les échéanciers;
• Excellent sens de l'organisation, de la planification et des priorités;
• Aisance naturelle en communication interpersonnelle, avec tact et diplomatie;
• Bonne capacité d'adaptation devant les imprévus.
• Connaissance fonctionnelle de l'anglais (lecture et communication de base) est requise pour la logistique des déplacements à l’extérieur de la province;
• Connaissance du milieu agricole ou porcin constitue un atout apprécié, mais non essentiel.

Conditions de travail :

• Une rémunération globale concurrentielle incluant un régime de retraite hybride (cotisations déterminées et prestations déterminées), un programme d’assurance collectives;
• Des mesures facilitant la conciliation travail vie-personnelle, une banque de congés divers, horaire de 35 heures par semaine, télétravail en formule hybride;
• Un programme de développement professionnel et de formation;
• Des pratiques basées sur le bien-être (activités sociales, sportives, programme d’aide aux employés);
• Une atmosphère de travail conviviale et une équipe de gens passionnés.

Caractéristiques du poste :

• Poste permanent à temps plein (35 h/semaine);
• Classe salariale : 4
• Syndiqué

Veuillez noter que le processus de sélection pourrait comprendre un (ou des) test(s) en complément de l’entrevue.

Candidature : Déposez votre candidature via Secrétaire-inc.

Nous offrons des chances d’emploi égales à tous. L’équité, la diversité et l’inclusion sont des sources précieuses de fierté, de richesse et font partie des valeurs de notre organisation. C’est pourquoi, nous nous engageons à créer et à maintenir un environnement de travail inclusif pour tous et toutes. Nous nous assurons que chaque personne se sente respectée et valorisée afin qu’elle puisse atteindre son plein potentiel. Nous sommes enthousiastes à l’idée de découvrir toutes les qualités uniques qui te définissent! Pour en savoir davantage sur notre engagement en matière d’équité, de diversité et d’inclusion, clique ici.

Poste permanent - Bureau de Montréal – Hybride

Nous sommes à la recherche d’un.e adjoint.e de direction chevronné.e qui, par son professionnalisme, son sens de l’initiative et sa maîtrise des outils technologiques, agira comme un véritable bras droit auprès de la Directrice générale et contribuera au bon fonctionnement de l’équipe de direction.

Les défis que nous te proposons

Soutien à la Directrice générale

• Tu agiras comme bras droit de la Directrice générale en anticipant ses besoins et en facilitant la gestion de ses priorités;
• Tu assureras la gestion proactive de son agenda et coordonneras les réunions, les déplacements et les événements en fonction des priorités d’affaires;
• Tu assureras un suivi rigoureux des dossiers, des échéanciers et des plans d’action;
• Tu prépareras les rencontres, en assureras les suivis et agiras comme personne-ressource de confiance auprès des intervenants internes et externes.

Préparation de documents et soutien à la prise de décision

• Tu prépareras et réviseras des documents, rapports, communications et présentations de grande qualité;
• Tu concevras des tableaux de bord et des outils de suivi afin d’éclairer les discussions et de soutenir la prise de décision.

Coordination des dossiers et amélioration des processus

• Tu coordonneras des dossiers impliquant plusieurs intervenants et maintiendras une vue d’ensemble des priorités, des responsabilités et des échéanciers;
• Tu repéreras et mettras en œuvre des améliorations qui simplifieront les processus administratifs et augmenteront l’efficacité de l’équipe de direction.

Technologies et innovation

• Tu optimiseras les méthodes de travail de l’équipe de direction en tirant pleinement parti des outils de gestion tels que Monday;
• Tu mettras à profit l’intelligence artificielle et les possibilités d’automatisation afin d’améliorer l’organisation du travail;
• Tu demeureras à l’affût des technologies et des outils susceptibles d’apporter une valeur ajoutée à l’équipe de direction.

Pourquoi te joindre à Fasken?

• Pour une rémunération globale concurrentielle, incluant un programme de bonification;
• Pour un milieu de travail hybride et flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur de nos priorités;
• Pour un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte à tes besoins, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux;
• Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;
• Pour une culture et des leaders qui prônent une excellente expérience employée en priorisant l’autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel;
• Pour faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;
• Pour des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements.

À propos de toi

• Tu cumules au moins 10 ans d’expérience dans un rôle similaire auprès de la haute direction;
• Tu maîtrises le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le bilinguisme est essentiel, puisque tu seras appelé à collaborer régulièrement avec des collègues situés dans différents bureaux à travers le Canada;
• Tu es très à l’aise avec les outils technologiques et tu apprends rapidement à utiliser de nouvelles plateformes;
• Tu fais preuve d’un grand sens de l’organisation et tu gères efficacement des priorités multiples et changeantes;
• Tu possèdes d’excellentes habiletés interpersonnelles et tu établis facilement des relations de confiance avec divers interlocuteurs;
• Tu fais preuve d’un jugement sûr, d’un grand professionnalisme et d’une discrétion irréprochable dans le traitement de dossiers sensibles et confidentiels;
• Tu te distingues par ton autonomie, ta rigueur et ton esprit d’initiative;
• Tu adoptes une approche créative et orientée vers les solutions afin de simplifier les façons de faire et d’accroître l’efficacité organisationnelle.

Tu ne réponds pas à certains critères mentionnés? Nous t’invitons tout de même à nous faire parvenir ta candidature! Nous reconnaissons les talents et misons sur le potentiel de chacun.e. En ce sens, nous offrons plusieurs possibilités de formation continue.

À propos de Fasken

Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet d’avocat.e.s de premier plan comptant plus de 900 avocat.e.s à l’échelle mondiale. Nous nous engageons auprès de nos clients à façonner l’avenir qu’ils imaginent, précisément au moment où cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez fasken.com.

Chef de file du milieu juridique, nous avons été reconnus comme étant « le plus grand cabinet juridique au Québec en 2026 », « le meilleur cabinet d’avocat.e.s où travailler au Canada en 2023 et en 2024 » en plus d’être l’un des « meilleurs employeurs pour la diversité en 2023 ».

Équité, diversité et inclusion

Nous croyons en un milieu de travail diversifié, composé de personnes ayant des expériences et des qualités uniques. Il est important que tous nos membres trouvent notre milieu de travail accueillant et bienveillant. Un milieu de travail inclusif crée un environnement équitable où les personnes sont respectées et valorisées. Ainsi, nous sommes heureux d'offrir à nos candidat.e.s et membres Fasken les mesures raisonnables nécessaires afin que chacun.e puisse se réaliser pleinement. N'hésite pas à nous faire part de tout aménagement que nous pourrions te proposer pour t’offrir la meilleure expérience possible.

Accessibilité et accommodements

Sachez que des aménagements raisonnables sont disponibles pour les candidats en situation de handicap.

#LI-Hybrid

Description du poste

Description de l’offre d’emploi

DESCRIPTION DE TÂCHES ET QUALIFICATIONS – ADJOINT À LA DIRECTION
Titre du poste : Adjoint à la direction
Supérieur immédiat : Directeur général

L’adjoint à la direction soutient la direction générale en assurant la coordination des activités administratives et opérationnelles de l’organisme.

Description de tâches

• Gérer les communications et les demandes administratives;
• Assurer la gestion des dossiers, des contrats et des documents administratifs;
• Organiser et mettre à jour les archives physiques et électroniques, y compris les documents confidentiels et les contrats;
• Offrir un soutien administratif et opérationnel à la direction;
• Coordonner et gérer les réservations, les tournages, les visites et les événements;
• Superviser les contrats de locataires, en assurant leur préparation, leur suivi et leur renouvellement;
• Effectuer le suivi des opérations financières, notamment la facturation, les dépôts, les paiements et les remboursements, y compris le traitement des demandes de remboursement des employés;
• Effectuer l’entrée des factures fournisseurs et clients dans Sage et préparer les paiements via AccèsD;
• Assurer le suivi et effectuer les relances concernant les paiements en retard;
• Préparer les feuilles de temps et gérer les paies via EmployeurD;
• Gérer les dossiers du personnel, incluant les congés, absences et mises à jour des informations;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications

Qualifications requises

Formation

• Diplôme d’études collégiales ou formation universitaire en administration, bureautique, gestion ou comptabilité.

Expérience

• 3 à 5 ans d’expérience en soutien exécutif et administration;
• Expérience en gestion administrative, suivi financier, facturation, paiements, paie et gestion de dossiers;
• Connaissance technique : maîtrise avancée de la suite Microsoft 365;
• Excellent français;

Qualités et aptitudes

• Disponibilité; Initiative; Entregent; Autonomie; Capacité d’adaptation; Honnêteté; Respect; Discrétion; Confidentialité; Capacité de discernement; Habileté en travail d’équipe; Bon sens d’organisation; Rigueur; Gestion du stress.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Administration des affaires

Expérience

3 à 5 ans

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Les personnes intéressées à ce poste doivent faire parvenir leur dossier de candidature au plus tard le 12 octobre 2026. Merci de nous transmettre votre candidature sur notre site internet Collège de Bois-de-Boulogne.

Veuillez prendre note que les entrevues auront lieu le 19 octobre 2026. Des tests psychométriques suivront pour la personne retenue.

L'entrée en fonction se fera au courant du mois de décembre 2026.

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

Sous l’autorité de la directrice générale, la personne titulaire du poste occupe un poste central au sein du Collège. Elle est responsable de la coordination de l’ensemble des activités de la Direction générale et est un appui important à la direction des affaires juridiques et au comité de direction. De façon particulière, elle appuie la directrice générale dans l’ensemble de ses responsabilités, par la mise en place de calendrier de suivi, par le contrôle des systèmes, procédures, politiques, règlements et lois, qui permettront une gestion efficiente des différents dossiers de la direction.

QUELQUES ATTRIBUTIONS

• Coordonne les activités administratives et financières, gère les communications stratégiques et l’agenda et répond de façon autonome aux demandes courantes.

• Accomplit toute autre tâche connexe, selon les besoins.

• Gère les communications et le suivi des demandes adressées à la directrice générale, tout en tenant à jour l’agenda selon les urgences et priorités.

• Participe à l’implantation et à la mise à jour des systèmes informatisés de gestion.

• Gère les documents administratifs et officiels ainsi que les archives.

• Prépare l’échéancier des opérations, conçoit des formulaires, rédige et révise les procédures de la direction générale.

• Veille au respect du calendrier législatif du Collège et participe à la révision et à l’élaboration des règlements, politiques ou programmes institutionnels.

• Assure la liaison entre la direction générale, la communauté interne et externe, les partenaires et les ministères.

• Coordonne la délégation et la transmission des rapports aux ministères.

• Participe à la production des rapports, des suivis et des plans d’action qui découlent de la planification stratégique.

• Administre le budget de la direction.

• Planifie et met en place des méthodes de contrôle pour répondre aux besoins financiers et matériels relevant de sa responsabilité, et en assure le suivi. Au besoin, soumet des recommandations.

• Rédige, vérifie, met en forme et assure la qualité de toutes les communications et des documents qui émanent de la Direction générale (communauté interne et externe).

• Assure, en collaboration avec la direction des affaires juridiques, une vigie du cadre légal et réglementaire applicable, et soumet des recommandations à la direction générale.

• Possède l’expérience et le jugement nécessaires pour soutenir la direction des affaires juridiques dans la préparation et la coordination des travaux des instances, incluant la constitution et la révision des dossiers, la rédaction de projets de résolutions et de procès-verbaux, le suivi des décisions et des échéanciers, ainsi que l’application rigoureuse des règles et processus de gouvernance.

• Démontre une excellente compréhension du fonctionnement et des exigences de gouvernance des instances administratives, notamment du comité exécutif et du conseil d’administration.

QUALIFICATIONS

• Diplôme universitaire de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié.

• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365 et les technologies de l’information, des communications et de l’archivage reliées à l’emploi.

• Avoir une excellente maîtrise du français écrit et parlé (validée au moyen d’un test).

• Avoir un minimum de cinq années d’expérience pertinente.

PROFIL RECHERCHÉ

• Démontrer un haut niveau d’éthique et la capacité à maintenir la plus stricte confidentialité en tout temps.

• Avoir le souci du détail et une très bonne capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs dossiers simultanément.

• Avoir une grande capacité démontrée à diriger, coordonner et à prendre des initiatives.

• Faire preuve d’amabilité et de sens politique

• Détenir une grande aptitude pour la mobilisation d’équipes de travail, la concertation et les relations interpersonnelles.

• La connaissance du réseau collégial et de l’administration d’un cégep est un atout.

Le Collège remercie toutes les personnes qui auront signifié leur intérêt, mais avise qu’il communiquera uniquement avec les candidates sélectionnées et candidats sélectionnés pour une entrevue.

Le Collège adhère à un programme d’accès à l’égalité pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les personnes handicapées et les autochtones conformément à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics et valorise la diversité des personnes de son personnel comme celle de ses étudiantes et de ses étudiants. Le Collège de Bois-de-Boulogne veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa population étudiante dans ses équipes de travail. Les candidatures des membres des groupes visés sont encouragées.