Responsabilités clés – Réception & Administration de la répartition des techniciens

Accueil et réception

Accueillir chaleureusement visiteurs, clients et fournisseurs ; assurer le respect des protocoles de sécurité et d’inscription

Gérer un système téléphonique multi-lignes et une boîte courriel partagée, puis aiguiller les demandes vers les bonnes personnes

Fournir un premier niveau d’information sur les services, la tarification et les étapes de dépannage de base

Réceptionner le courrier, les colis et les livraisons de messagerie ; consigner et distribuer rapidement

Maintenir l’aire d’accueil propre, bien rangée et prête à recevoir les clients en tout temps

Planification et répartition des techniciens

Surveiller les demandes de service entrantes (appels, courriels, logiciel de billets) et créer les bons de travail avec des détails complets et exacts

Prioriser les interventions selon l’urgence, les SLA, les compétences des techniciens et la proximité géographique

Élaborer des routes quotidiennes et hebdomadaires efficaces ; ajuster les horaires en temps réel lors d’urgences ou de retards

Confirmer les rendez-vous avec les clients (téléphone, SMS ou courriel) et envoyer rappels / consignes d’accès

Suivre les départs, arrivées et statuts de fin de tâche des techniciens via GPS ou outils de gestion de main-d’œuvre (p. ex. TrackTik, Service Titan)

Coordonner la disponibilité des pièces, la collecte d’équipement et les exigences d’accès avant la répartition

Soutien administratif et service à la clientèle

Saisir et mettre à jour les informations clients, les notes de travail et les feuilles de temps dans le CRM / ERP

Générer bons de travail, rapports de service et numéros de bons de commande ; obtenir la signature du client à la clôture

Préparer des résumés quotidiens de répartition et des rapports de charge de travail pour la direction

Aider le service de comptabilité en signalant les heures facturables, en recueillant les données de paiement et en validant les bons de commande

Faire le suivi des billets ouverts, des réclamations sous garantie et des visites de retour pour assurer une résolution rapide

Communication et coordination

Servir de point de contact central entre techniciens, représentants commerciaux, chargés de projet et clients

Élever sans délai les problèmes techniques ou conflits de ressources aux superviseurs concernés

Maintenir une communication claire et bilingue (français / anglais) à l’oral et à l’écrit

Remettre aux techniciens la documentation de chantier (plans, codes d’accès, formulaires SST) avant leur arrivée sur site

Conformité, sécurité et amélioration continue

Vérifier que les techniciens possèdent les certifications, permis et EPI requis pour chaque intervention

Consigner les rapports d’incident, quasi-accidents et plaintes clients selon la procédure interne

Contribuer à l’amélioration des processus : optimisation des flux de répartition, création de modèles de courriel / téléphone, mise à jour des SOP

Protéger les données confidentielles des clients en appliquant les politiques de confidentialité et de cybersécurité

Ces responsabilités combinent le professionnalisme d’un poste d’accueil et la coordination logistique en temps réel nécessaire pour maintenir la productivité des techniciens et la satisfaction des clients.

#J-18808-Ljbffr

Responsabilités clés – Réception & Administration de la répartition des techniciens

Accueil et réception

Accueillir chaleureusement visiteurs, clients et fournisseurs ; assurer le respect des protocoles de sécurité et d’inscription.

Gérer un système téléphonique multi-lignes et une boîte courriel partagée, puis aiguiller les demandes vers les bonnes personnes.

Fournir un premier niveau d’information sur les services, la tarification et les étapes de dépannage de base.

Réceptionner le courrier, les colis et les livraisons de messagerie ; consigner et distribuer rapidement.

Maintenir l’aire d’accueil propre, bien rangée et prête à recevoir les clients en tout temps.

Planification et répartition des techniciens

Surveiller les demandes de service entrantes (appels, courriels, logiciel de billets) et créer les bons de travail avec des détails complets et exacts.

Prioriser les interventions selon l’urgence, les SLA, les compétences des techniciens et la proximité géographique.

Élaborer des routes quotidiennes et hebdomadaires efficaces ; ajuster les horaires en temps réel lors d’urgences ou de retards.

Confirmer les rendez-vous avec les clients (téléphone, SMS ou courriel) et envoyer rappels / consignes d’accès.

Suivre les départs, arrivées et statuts de fin de tâche des techniciens via GPS ou outils de gestion de main-d’œuvre (p. ex. TrackTik, Service Titan).

Coordonner la disponibilité des pièces, la collecte d’équipement et les exigences d’accès avant la répartition.

Soutien administratif et service à la clientèle

Saisir et mettre à jour les informations clients, les notes de travail et les feuilles de temps dans le CRM / ERP.

Générer bons de travail, rapports de service et numéros de bons de commande ; obtenir la signature du client à la clôture.

Préparer des résumés quotidiens de répartition et des rapports de charge de travail pour la direction.

Aider le service de comptabilité en signalant les heures facturables, en recueillant les données de paiement et en validant les bons de commande.

Faire le suivi des billets ouverts, des réclamations sous garantie et des visites de retour pour assurer une résolution rapide.

Communication et coordination

Servir de point de contact central entre techniciens, représentants commerciaux, chargés de projet et clients.

Élever sans délai les problèmes techniques ou conflits de ressources aux superviseurs concernés.

Maintenir une communication claire et bilingue (français / anglais) à l’oral et à l’écrit.

Remettre aux techniciens la documentation de chantier (plans, codes d’accès, formulaires SST) avant leur arrivée sur site.

Conformité, sécurité et amélioration continue

Vérifier que les techniciens possèdent les certifications, permis et EPI requis pour chaque intervention.

Consigner les rapports d’incident, quasi-accidents et plaintes clients selon la procédure interne.

Contribuer à l’amélioration des processus : optimisation des flux de répartition, création de modèles de courriel / téléphone, mise à jour des SOP.

Protéger les données confidentielles des clients en appliquant les politiques de confidentialité et de cybersécurité.

Ces responsabilités combinent le professionnalisme d’un poste d’accueil et la coordination logistique en temps réel nécessaire pour maintenir la productivité des techniciens et la satisfaction des clients.

#J-18808-Ljbffr

Description du poste

Vous aimez quand les choses sont bien organisées? Vous avez le sens du détail, le goût du travail bien fait et vous aimez soutenir une équipe dynamique? Ce poste est pour vous!

En tant qu’adjoint(e) administratif(ve), vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du département. Vous serez la personne de confiance qui veille à ce que tout soit bien structuré, bien communiqué et livré à temps. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le responsable du département, les ingénieur(e)s et les chargé(e)s de projets.

Vos principales responsabilités

Soutien administratif

• Rédiger, mettre en forme et mettre à jour divers documents (rapports, devis, notes, correspondances, appels d’offres, etc.) selon les standards de l’entreprise.
• Assurer le classement, l’archivage et la bonne gestion des dossiers électroniques.
• S’assurer que les dossiers de soumissions et projets sont complets et conformes.
• Coordonner certaines tâches spécifiques au département, en soutien à l’équipe.

Soutien commercial

• Assurer la correspondance avec les clients : relances, suivis, réponses, envois de documents.
• Collaborer à la préparation des appels d’offres et des dossiers de candidature (impression, suivi des échéances, mise en page).
• Signaler toute situation client nécessitant un suivi particulier.

Soutien comptable

• Créer les clients, devis et projets dans l’ERP.
• Émettre les factures et assurer le suivi avec la comptabilité.
• Transmettre les factures fournisseurs et répondre aux demandes liées à la facturation.

Soutien technique

• Aider à la préparation des soumissions et des rapports d’études selon les indications des ingénieur(e)s et chargé(e)s de projets.
• Gérer les dossiers Info-Excavation (demandes, suivi, classement).

SAVOIRS

• Règles d’orthographe, de grammaire et des normes rédactionnelles en français et en anglais
• Outils bureautiques et de travail collaboratifs
• Suivi d'activité et tableaux de bord
• Bases des règlements de l’Autorité des Marchés Financiers
• S’assurer d’avoir toutes les informations nécessaires à sa tâche, savoir les trouver par lui-même et en dernier recours faire appel au chargé de projet

SAVOIR FAIRE

• Saisie et mise en forme de documents
• Constitution de dossiers et réponse aux appels d’offres
• Communication orale et écrite en français et en anglais
• Veille, analyse et gestion documentaire
• Analyse et synthèse
• Orientation client

SAVOIR ÊTRE

• Esprit d’équipe
• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Adaptabilité
• Savoir être proactif pour pouvoir anticiper les besoins du département

Employeur

FONDATION DE L'HOPITAL DU SACRE-COEUR DE MONTREAL

Description de l'entreprise

Par ses activités auprès des membres des directions d’entreprises, des structures gouvernementales ainsi que de l’ensemble de la population résidant dans le bassin de desserte de l’Hôpital, la Fondation contribue au financement des projets stratégiques et de développement de l’Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal.

Description de l’offre d’emploi

La Fondation de l’Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal est à la recherche d’une ressource permanente pour un poste stimulant à titre d’agent(e) d’accueil et de relations avec les donateurs. Joins-toi à une équipe dynamique et engagée dans un avenir en santé !

• Offrir un accueil professionnel aux visiteurs et aux donateurs
• Orienter les demandes d’information vers les bonnes ressources
• Gérer la ligne téléphonique principale et les diverses boîtes courriel de la Fondation
• Répondre aux questions des donateurs
• Assurer un suivi personnalisé et rapide auprès des donateurs, partenaires et invités.
• Faire la saisie et la mise à jour dans notre CRM (PRODON)
• Saisir les dons reçus
• Gestion des inscriptions et effectuer les transactions liées aux événements
• Saisir les promesses de dons effectuées dans le cadre des événements
• Mettre à jour les informations
• Participer à l’amélioration et la protection des données
• Soutenir les membres de l’équipe en période de pointe
• Effectuer toute autre tâche connexe
• Soutien au département des événements (factures, listes de participants, rapports, suivi des paiements, etc.)
• Coordonner la logistique pré et post-événement
• Soutien lors de certains événements (3-4 fois/année)

Profil recherché

• Faire preuve de courtoisie, de tact et d’empathie
• Reconnu(e) pour ton souci du détail et ta rigueur
• Aimer le travail varié et respecter les échéanciers serrés
• Faire preuve de discrétion
• Habile à travailler sous pression
• Intérêt marqué pour la philanthropie

Exigences du poste

• AEC/DEC en administration, bureautique ou gestion ou expérience équivalente pertinente
• 2 ou 3 années d'expérience dans un rôle combinant service à la clientèle et gestion de données/systèmes
• Excellente maîtrise verbale et écrite en français
• Expérience d’un CRM ou un système de gestion - PRODON un atout significatif
• Maîtrise de la Suite Office, particulièrement Excel
• Habilité d’apprentissage de nouveaux outils informatiques
• Aisance avec les outils numériques et plateformes (IA)
• Expérience en OBNL, fondations ou philanthropie (un atout).

Avantages à choisir notre fondation

• Poste permanent, 35 h par semaine, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h
• Horaire d'été
• Formation complète sur PRODON 2-3 sem.
• Opportunités de développement professionnel en philanthropie et gestion de données
• 15 journées fériées et congés supplémentaires durant les Fêtes
• Assurances collectives complètes
• Télémédecine de Telus Santé
• Régime de retraite simplifié avec contribution de l’employeur
• Stationnement gratuit

Envoyer votre CV et une lettre de motivation au plus tard le 15 décembre à : les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Adjoint administratif

Compétences

• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Capacité à travailler sous pression
• Engagement

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Description de poste

Employeur

INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUEBEC

Description de l'entreprise

L’Institut de la statistique du Québec (ISQ) s’appuie sur l’expertise d’environ 500 personnes afin de fournir des informations statistiques fiables et objectives pour l’ensemble du Québec. Travailler à l’ISQ, c’est :

• Avoir une réelle influence sur la société québécoise en faisant avancer les connaissances dans des domaines clés;
• Relever des défis stimulants et variés;
• S’intégrer à une équipe passionnée et conviviale;
• Évoluer dans un environnement reconnu où la rigueur et l’objectivité sont mises de l’avant.

Description de l’offre d’emploi

Dans le cadre de l’Étude longitudinale du développement des enfants du Québec, l’ISQ est à la recherche d’intervieweurs dans les régions suivantes : Bas-Saint-Laurent, Montréal, Laval, Saguenay–Lac-Saint-Jean, Outaouais, Lanaudière, Capitale-Nationale, Abitibi-Témiscamingue, Laurentides, Mauricie, Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine, Montérégie, Estrie, Chaudière-Appalaches, Centre-du-Québec.

Rôle et responsabilités

• Consulter quotidiennement les rendez-vous dans un agenda Web, et confirmer chacun d’eux avec les familles;
• Se rendre au domicile des familles;
• Expliquer le déroulement de la collecte en entrevue, faire signer le formulaire de consentement et faire remplir les questionnaires;
• Interagir avec l’enfant et l’observer lors d’activités dirigées, selon un protocole scientifique rigoureux à respecter;
• Peser et mesurer l’enfant;
• Faire un suivi concernant les documents remplis au moment de l’entrevue;
• Faire des suivis auprès des familles après la visite, lorsque nécessaire.

Conditions d’admission

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) dans le domaine de l’administration, du secrétariat, de la comptabilité ou tout autre domaine pertinent ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Ou Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ET une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent de soutien administratif.
• Chaque année de scolarité manquante du DES peut être compensée par 2 années d’expérience de travail rémunéré ou non incluant la charge de travail familial.
• L'année d’expérience pertinente exigée peut être compensée par une année de scolarité postsecondaire comportant une formation pertinente à l’exercice des attributions de la classe d’emplois d’agente ou d’agent de soutien administratif.
• Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative délivrée par le MIFI.
• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré;
• Avoir une connaissance du français appropriée pour l’exercice de ses fonctions;
• Détenir un permis de conduire valide pour la durée de l’enquête et avoir accès à un véhicule.

Particularités liées à l’emploi

L’horaire est déterminé en fonction des rendez-vous pris avec les familles. Les horaires de travail sont atypiques. Les candidats doivent être disponibles au minimum 25 h par semaine et à différents moments. Les heures de travail comptabilisées et rémunérées incluront le temps de déplacement au domicile des familles, le temps passé chez les familles pour l’entrevue ainsi que le temps dont l’intervieweur aura besoin pour effectuer certaines tâches administratives à son domicile. Pour plus d'informations, consulter l'offre d'emploi disponible sur le site web de l'ISQ.

Pour postuler

Transmettre le formulaire disponible sur le site de l'ISQ à l’adresse d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Comptabilité, Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Vente-conseil, Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat, Diplôme d’études secondaires (DES), Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat juridique.

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Capacité à travailler en équipe

Langues

• Français parlé - Élevé
• Français écrit - Moyen

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

25 heures

Expérience

Aucune expérience

Durée d'emploi

Occasionnel

Employeur

INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUEBEC

Description de l'entreprise

L’Institut de la statistique du Québec (ISQ) s’appuie sur l’expertise d’environ 500 personnes afin de fournir des informations statistiques fiables et objectives pour l’ensemble du Québec. Travailler à l’ISQ, c’est :

• Avoir une réelle influence sur la société québécoise en faisant avancer les connaissances dans des domaines clés;
• Relever des défis stimulants et variés;
• S’intégrer à une équipe passionnée et conviviale;
• Évoluer dans un environnement reconnu où la rigueur et l’objectivité sont mises de l’avant.

Description de l’offre d’emploi

Dans le cadre de l’Étude longitudinale du développement des enfants du Québec, l’ISQ est à la recherche d’intervieweurs dans les régions suivantes :

• Capitale-Nationale,
• Montréal,
• Laval,
• Montérégie,
• Estrie,
• Outaouais,
• Laurentides.

Rôle et responsabilités

• Consulter quotidiennement les rendez-vous dans un agenda Web, et confirmer chacun d’eux avec les familles;
• Se rendre au domicile des familles;
• Expliquer le déroulement de la collecte en entrevue, faire signer le formulaire de consentement et faire remplir les questionnaires;
• Interagir avec l’enfant et l’observer lors d’activités dirigées, selon un protocole scientifique rigoureux à respecter;
• Peser et mesurer l’enfant;
• Faire un suivi concernant les documents remplis au moment de l’entrevue;
• Faire des suivis auprès des familles après la visite, lorsque nécessaire.

Conditions d’admission

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) dans le domaine de l’administration, du secrétariat, de la comptabilité ou tout autre domaine pertinent ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Ou Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ET une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent de soutien administratif. Chaque année de scolarité manquante du DES peut être compensée par 2 années d’expérience de travail rémunéré ou non incluant la charge de travail familial. L'année d’expérience pertinente exigée peut être compensée par une année de scolarité postsecondaire comportant une formation pertinente à l’exercice des attributions de la classe d’emplois 506-30.
• Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative délivrée par le MIFI.
• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré;
• Avoir une connaissance du français appropriée pour l’exercice de ses fonctions;
• Détenir un permis de conduire valide pour la durée de l’enquête et avoir accès à un véhicule.

Exigence additionnelle

Une bonne connaissance de l’anglais parlé et lu est requise, car les titulaires du poste devront communiquer efficacement avec les familles anglophones participantes, notamment pour expliquer les procédures, pour répondre aux questions liées à l’enquête et pour faire remplir les différents questionnaires.

Particularités liées à l'emploi

L’horaire atypique est déterminé en fonction des rendez-vous pris avec les familles. Les heures de travail comptabilisées et rémunérées incluront le temps de déplacement au domicile des familles, le temps passé chez les familles pour l’entrevue ainsi que le temps dont l’intervieweur aura besoin pour effectuer certaines tâches administratives à son domicile. Pour plus d'informations, consulter l'offre d'emploi disponible sur le site web de l'ISQ.

Pour postuler

Transmettre le formulaire disponible sur le site de l'ISQ à l’adresse d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Comptabilité.

• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat
• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Vente-conseil
• Diplôme d’études secondaires (DES)
• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat juridique

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Capacité à travailler en équipe

Langues

• Français parlé - Élevé
• Français écrit - Moyen
• Anglais parlé - Élevé
• Anglais écrit - Moyen

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

25 heures

Expérience

Aucune expérience

Durée d'emploi

Occasionnel

Si vous avez déjà travaillé comme adjoint.e juridique en litige, notamment sur des dossiers en fiscalité, cette opportunité est idéale pour vous. Ici, l’innovation et l’esprit d’équipe sont au cœur des priorités. Notre client, un cabinet d’avocats au centre-ville de Montréal, recherche un.e adjoint.e juridique expérimenté.e pour épauler un associé en litige.

Vous avez une solide expérience, êtes proactif.ve, très organisé.e et doté.e d’une personnalité affirmée? Alors ce poste est fait pour vous!

Vos avantages :

• Poste permanent, du lundi au vendredi (33.75 heures par semaine);
• Travail en mode hybride (1 jours en télétravail);
• Formation en présentiel (proche du métro Peel);
• Horaire d'été (vendredi après-midi d'été chômé et payé);
• Gamme d’assurances collectives complète et couverte à 100 % par l’employeur après 3 mois (dentaire, vue, paramédical, télémédecine);
• Assurance invalidité;
• Télémédecine;
• Programme d'Aide aux Employés (PAE) - payé par l'employeur;
• REER avec contribution de l’employeur allant jusqu’à 4 %;
• Boni annuel (équivalent d’une semaine de salaire);
• 8 journées de maladies (mobiles et monnayables);
• De 3 semaines de vacances;
• Activités sociales tout au long de l’année.

Vos responsabilités :

• Aider de façon proactive l’avocat dans la gestion et le suivi de ses dossiers;
• Planifier la charge de travail et veiller à son exécution dans les délais, y compris la mise en œuvre de mesures de suivi, le cas échéant;
• Préparer des documents juridiques en fonction de modèles ou selon les directives de façon autonome;
• Assurer la tenue de l’agenda et des dossiers, incluant la gestion des échéanciers;
• Rédiger des lettres, des notes de service, et tout autre document requis par l’avocat;
• Effectuer la mise en forme, la relecture et la correction de documents;
• Traiter et répondre à la correspondance de routine qui ne nécessite pas la supervision de l'avocat;
• Travailler à la rédaction de rapports spéciaux, qui peuvent inclure la collecte et le résumé de données;
• Constituer et assurer le suivi des dossiers des clients pour en assurer une bonne gestion et offrir un service approprié à la clientèle;
• Réaliser des tâches de nature administrative comme l’ouverture et la fermeture de dossiers, la saisie des heures, les notes de crédit, le classement, etc.;
• Participation à l’atteinte des cibles mensuelles de facturation par un suivi rigoureux et des relances efficaces;
• Réaliser toute autre tâche liée aux fonctions selon les besoins.

Compétences et qualités recherchées :

• Diplôme d’étude collégial en secrétariat juridique, ou équivalent;
• 7 ans d’expérience minimum comme adjoint.e juridique ou dans un rôle exécutif;
• Expérience en litige et en cabinet d’avocats (obligatoire);
• Expérience de travail sur des dossiers en droit fiscal, un fort atout;
• Connaissance et compréhension à travailler sur un livre de minutes;
• Parfaite maîtrise du français et très bonne maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. La localisation et les clients anglophones du cabinet nécessitent que le candidat puisse communiquer et travailler sur des documents dans les deux langues;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et connaissance de Enact est un atout;
• Esprit d’équipe et attitude positive;
• Solides compétences en service à la clientèle et capacité de travailler dans un environnement en évolution rapide;
• Capacité à prendre des initiatives, à travailler de manière autonome et à prioriser le travail;
• Excellent souci du détail, ainsi que des compétences organisationnelles et multitâches.

Un peu plus sur le cabinet :

Ce cabinet d’avocats, fondé en 1967, est synonyme d’excellence et de rigueur intellectuelle. Il propose des services en droit fiscal, en propriété intellectuelle, en droit des affaires, en litige, en droit immobilier et en succession.

Venez rejoindre un cabinet dont la mission est de fournir des solutions juridiques complètes, innovantes et à la pointe de la technologie.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Envoyez votre CV via Secrétaire-inc. Au plaisir de vous rencontrer!

Vous êtes adjoint.e juridique, idéalement en droit du travail ou en litige, et vous souhaitez relever un nouveau défi dans un domaine stimulant? Cette opportunité est pour vous!

Notre client, situé à Montréal, recherche un.e adjoint.e juridique bilingue pour rejoindre son équipe en droit du travail. Le ou la titulaire du poste participera activement au suivi des dossiers, procédures, à la saisie des temps et à la facturation, tout en travaillant dans un environnement dynamique et collaboratif.

Vos avantages :

• Poste permanent, du lundi au vendredi (9 h à 17 h);
• Formule de travail hybride (1 jour en télétravail et 4 jours au bureau);
• Assurances collectives payées à 100 % par l’employeur (médicaments, maladie, dentaire);
• Invalidité de courte et de longue durée après 3 mois de travail;
• Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés);
• Programme de santé mentale;
• REER avec participation de l’employeur de 4 % après 1 an;
• Prise en charge d’une partie de l’abonnement à un centre sportif;
• Compte de santé de 650 $ par an (équipement sportif, abonnement sportif, etc.);
• De 3 à 4 semaines de vacances selon l’expérience.

Vos responsabilités :

• Assurer les suivis de l’agenda;
• Transcrire, réviser et finaliser différents documents légaux et procédures, sous la direction des avocats en litige;
• Assurer une assistance quotidienne aux avocats;
• Appliquer des procédures internes;
• Formater des documents et effectuer des corrections;
• Réviser les épreuves;
• Préparer les procédures et dossiers pour les audiences;
• Gérer les délais juridiques et la banque de données des clients;
• Transcrire les dictées;
• Classer les documents selon les procédures de la Cour;
• Faire les entrées de temps et la facturation;
• Maintenir à jour le système de classement en appliquant les connaissances des procédures juridiques.

Compétences et qualités recherchées :

• DEP ou DEC en bureautique, avec spécialisation juridique si possible;
• 2 ans d’expérience en tant qu’adjoint.e juridique;
• Expérience en litige et/ou droit du travail et de l’emploi (fort atout);
• Le poste s’adresse également aux adjoints.es juridiques ayant de l’expérience dans un autre domaine du droit et souhaitant effectuer une transition, avec une réelle motivation pour apprendre;
• Maitrise de Word (fonctions avancées) et très bonne connaissance de la suite MsOffice;
• Bilinguisme requis (français/anglais). La localisation et le type de clients du cabinet nécessitent de travailler dans les deux langues;
• Fiabilité, professionnalisme, ponctualité, esprit d'équipe, discrétion;
• Capacité de gérer des urgences et prioriser les tâches;
• Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Excellentes relations interpersonnelles;
• Disponibilité pour effectuer du temps supplémentaire, lorsque requis.

Un peu plus sur le cabinet d'avocats :

Notre client est un cabinet d’avocats de premier plan, présent au Québec, au Canada, aux États-Unis et en Europe, offrant des services en litige, droit corporatif, droit des affaires, droit du travail et cybersécurité. Reconnu pour ses standards élevés et son service client, il a été désigné l’un des meilleurs employeurs en diversité au Canada en 2022.

Rejoignez une équipe qui travaille avec passion, intégrité, créativité et excellence, tout en se souciant de la santé physique et mental de ses employés.

UMAN Recrutement s'engage à promouvoir la diversité et l'équité en matière d'emploi. Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu'avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Vous êtes adjoint.e juridique en droit des affaires ou adjoint.e de direction souhaitant évoluer dans le domaine juridique? Bilingue et proactif.ve, ce poste est fait pour vous!

Notre client, un cabinet d’avocats basé à Montréal, recherche un.e adjoint.e pour rejoindre son équipe en droit des affaires. Vous serez responsable de la gestion d’agendas, du suivi rigoureux des dossiers juridiques et de l’ensemble des tâches administratives essentielles au bon déroulement des mandats.

Vos avantages :

• Poste permanent, du lundi au vendredi (9 h à 17 h);
• Formule de travail hybride (1 jour en télétravail et 4 jours au bureau);
• Assurances collectives payées à 100 % par l’employeur (médicaments, maladie, dentaire);
• Invalidité de courte et de longue durée après 3 mois de travail;
• Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés);
• Programme de santé mentale;
• REER avec participation de l’employeur de 4 % après 1 an;
• Prise en charge d’une partie de l’abonnement à un centre sportif;
• Compte de santé de 650 $ par an (équipement sportif, abonnement sportif, etc.);
• De 3 à 4 semaines de vacances selon l’expérience.

Vos responsabilités :

• Assurer les suivis d’agenda;
• Connaître et appliquer des procédures internes et faire le suivi de la correspondance;
• Assurer l’ouverture et le maintien des dossiers clients;
• Assurer le formatage et la correction de documents volumineux;
• Assurer la transcription, la révision et la finalisation des différents documents légaux autant en français qu’en anglais;
• Effectuer le montage des cartables pour les dossiers;
• Communiquer avec les clients par téléphone;
• Préparer les rapports de dépenses, la facturation et faire la correction des projets de factures (pre-bill);
• Mettre à jour des volumes de droit;
• Tenir des systèmes de classement précis des dossiers avec des listes à jour et assurer l’archivage des dossiers;
• Organiser le travail en général et assumer diverses autres tâches connexes;
• Disponibilité pour effectuer du temps supplémentaire à l’occasion.

Compétences et qualités recherchées :

• DEP ou DEC en bureautique, avec spécialisation juridique si possible;
• 2 à 3 ans d’expérience minimum en tant qu’adjoint.e juridique en droit des affaires ou comme adjoint.e de direction;
• Expérience en droit des affaires dans un grand cabinet (fort atout);
• Bilinguisme requis (français/anglais). La localisation et le type de clients du cabinet nécessitent de travailler dans les deux langues;
• Connaissances techniques avancées du logiciel Word et intermédiaires pour les logiciels Excel et Powerpoint de la suite MS Office;
• Fiabilité, assiduité et ponctualité;
• Démontrer une habileté à gérer plusieurs dossiers à la fois et une aptitude à travailler sous pression;
• Faire preuve de professionnalisme, d’initiative, de créativité et d’ouverture d’esprit;
• Excellentes habiletés interpersonnelles et savoir travailler en équipe.

Un peu plus d’informations sur le cabinet :

Notre client est un cabinet d’avocats de premier plan, présent au Québec, au Canada, aux États-Unis et en Europe, offrant des services en litige, droit corporatif, droit des affaires, droit du travail et cybersécurité. Reconnu pour ses standards élevés et son service client, il a été désigné l’un des meilleurs employeurs en diversité au Canada en 2022.

Rejoignez une équipe qui travaille avec passion, intégrité, créativité et excellence, tout en se souciant de la santé physique et mentale de ses employés.

UMAN Recrutement s'engage à promouvoir la diversité et l'équité en matière d'emploi. Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu'avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Vous êtes un.e adjoint.e juridique chevronné.e en quête de nouveaux défis passionnants? Imaginez rejoindre un cabinet d'avocats de renommée mondiale, situé au cœur de Montréal, où vos compétences seront non seulement reconnues, mais également cultivées.

Notre cherchons un.e adjoint.e juridique exceptionnel.le pour renforcer une équipe dynamique. Cette opportunité offre bien plus qu'un simple poste de travail, elle ouvre la porte à une carrière épanouissante au sein d'une organisation qui accorde une importance primordiale à l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Si vous êtes prêt.e à propulser votre carrière vers de nouveaux sommets au sein d'une équipe accueillante et bienveillante, saisissez cette occasion unique.

Vos futurs avantages :

• Poste permanent, du lundi au vendredi;
• Horaires flexibles (9h à 17h);
• Formule de travail hybride (2 jours de télétravail);
• Assurance collective couverte à 100 % par l'employeur (après 3 mois);
• Accès à des services de télémédecine;
• Accès au programme de thérapie cognitivo-comportementale;
• Accès au programme d’aide aux familles (PAF);
• REER avec participation de l’employeur;
• Allocation annuelle de 500 $ pour du matériel de bureau;
• 10 jours de congés maladie par an;
• Prise en charge d'une partie de l'abonnement à un centre sportif;
• 4 semaines de vacances.

Vos futures responsabilités :

• Organiser la charge de travail et en assurer l'exécution rapide en utilisant le bureau du professionnel, notamment en mettant en place des mesures de suivi au besoin;
• Préparer les documents juridiques selon les précédents généraux ou selon les directives du professionnel, tout en n'ayant que peu ou pas de directives du professionnel;
• Préparer les lettres, notes de service, etc. de nature confidentielle, lesquelles peuvent être rédigées de façon autonome puis présentées au superviseur pour vérification ou peuvent être dictées ou transcrites à partir de notes sur papier;
• Agir à titre d'agent de liaison entre le professionnel et une variété de personnes, groupes, clients internes et externes à tous les niveaux;
• S'occuper de la correspondance courante qui ne requiert pas l'attention du professionnel et y répondre;
• Gérer le système ou la banque de données de rappel ou le calendrier pour veiller à ce que les dates de tombée soient respectées;
• Préparer des rapports spéciaux, tâche qui peut comprendre la collecte et le résumé de données;
• Faire preuve d'initiative et de jugement afin d'alléger les tâches administratives du professionnel;
• Créer, surveiller et maintenir les dossiers clients pour assurer une bonne gestion des dossiers et un bon service à la clientèle;
• Coordonner les tâches administratives, par exemple : la comptabilité ; l'ouverture et la fermeture de dossiers; les entrées d'heures; la facturation, etc.

Compétences recherchées :

• Plus de 5 à 8 ans d'expérience en tant qu'adjoint.e administratif.ve / juridique;
• Bilinguisme (maîtrise du français et de l'anglais) au vu de la clientèle et de la localisation du cabinet;
• Aimer les procédures judiciaires;
• Aptitude à la communication efficace avec les autres membres du cabinet combinée avec la capacité de répondre aux besoins des clients de façon professionnelle et courtoise;
• Habileté à faire preuve de discrétion dans le traitement d'informations confidentielles;
• Capacité à travailler de façon autonome, de même qu'au sein d'une équipe;
• Aptitude à réaliser une grande quantité de travail atteignant un haut niveau de qualité, parfois dans de courts délais;
• Capacité à prioriser et à redéfinir les priorités au besoin;
• Aptitude à gérer le stress de façon professionnelle;
• Connaissance de la suite Microsoft Office.

Un peu plus d’informations sur cette entreprise :

Notre client est un grand cabinet juridique international présent au Canada, reconnu pour la qualité de ses services et son approche innovante axée sur le client. Il regroupe un large réseau de professionnels du droit et d’équipes de soutien, dont plusieurs dizaines à Montréal.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Préparez-vous à intégrer une équipe de choc au sein d'un cabinet d'avocats renommé en tant que parajuriste sénior.e - Services Corporatifs. Travailler main dans la main avec des experts avocats et sous la direction avisée d'une experte chevronnée dans ce domaine juridique vous propulsera au cœur de l'action.

Vous jonglerez avec des tâches palpitantes liées au droit des sociétés, en jouant un rôle essentiel dans le succès de l’équipe. Chez notre client, votre autonomie sera valorisée, et ce poste à temps plein vous offrira l'opportunité de briller comme jamais auparavant.

Rejoignez ce cabinet dès maintenant et écrivez avec lui les prochains chapitres de votre réussite comune!

Vos futurs avantages :

• Poste permanent, du lundi au vendredi;
• Horaires flexibles (9h à 17h);
• Formule de travail hybride (2 jours de télétravail);
• Assurance collective couverte à 100 % par l'employeur (après 3 mois);
• Accès à des services de télémédecine;
• Accès au programme de thérapie cognitivo-comportementale;
• Accès au programme d’aide aux familles (PAF);
• REER avec participation de l’employeur;
• Allocation annuelle de 500 $ pour du matériel de bureau;
• 10 jours de congés maladie par an;
• Prise en charge d'une partie de l'abonnement à un centre sportif;
• 4 semaines de vacances.

Vos futures responsabilités :

• Rédiger diverses résolutions;
• Préparer les documents relatifs à la constitution, à la modification des statuts, à la fusion, à la prorogation et à la dissolution des sociétés;
• Préparer les documents dans le cadre d’opérations et de réorganisations;
• Procéder à la vérification diligente de livres de procès-verbaux et à la rédaction de rapports et de résolutions correctives;
• Mettre à jour les livres de procès-verbaux;
• Effectuer diverses recherches sur les sociétés et préparer les formulaires requis dans le cadre d’enregistrements extra provinciaux;
• Assurer le dépôt de documents auprès des autorités de réglementation;
• Effectuer la mise à jour annuelle de résolutions, de rapports et de déclarations et d’autres documents d’information continue;
• Agir à titre d’agent.e de liaison auprès des clients pour obtenir des informations, s’assurer qu’ils soient au courant de l’état de leur dossier et répondre selon l’autorité conférée à toutes leurs question ou préoccupations;
• Communiquer directement avec les fournisseurs de services et les fonctionnaires judiciaires pour les dossiers des clients;
• Préparer des rapports, au besoin;
• Effectuer toute autre tâche connexe, au besoin.

Compétences recherchées :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques;
• Minimum 8 ans d’expérience sur un poste similaire;
• Expérience en transactionnel (obligatoire);
• Bilinguisme français/anglais requis au vu de la clientèle et de la localisation du cabinet;
• Bonne aptitude en communication, tant auprès des autres membres du cabinet, qu’auprès des clients pour répondre à leurs besoins de façon professionnelle et courtoise;
• Capacité de travailler de façon autonome, de même qu’au sein d’une équipe;
• Aptitude à effectuer des recherches juridiques;
• Connaissance des lois et réglementations gouvernementales, pertinentes et courantes;
• Aptitude à analyser des documents juridiques pour en vérifier l’exactitude;
• Capacité à prioriser des taches et à les redéfinir au besoin;
• Aptitude à gérer le stress de façon professionnelle;
• Connaissance de la suite Microsoft Office;
• Maitrise parfaite d’Athennian.

Un peu plus d’informations sur cette entreprise :

Notre client est un grand cabinet juridique international présent au Canada, reconnu pour la qualité de ses services et son approche innovante axée sur le client. Il regroupe un large réseau de professionnels du droit et d’équipes de soutien, dont plusieurs dizaines à Montréal.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Description de Poste

Fondée en 1971, NEUF architect(e)s est l’une des firmes d’architecture et de design les plus importantes et diversifiées du Canada. Avec des bureaux à Montréal, Ottawa et Toronto, notre approche collaborative a mené à la réalisation de plus de 10 000 projets au service des communautés d’ici et d’ailleurs. Mais au-delà de ses réalisations, NEUF est avant tout un collectif de 250 créatifs brillants qui façonnent des lieux inspirants depuis plus de 50 ans. Portés par l’innovation, la technologie et les solutions durables, nous sommes toujours à l’écoute des nouveaux talents pour nourrir la réflexion et faire évoluer notre pratique.

TON RÔLE

Tu aimes être au cœur de l’action, coordonner les activités et soutenir une équipe dans un environnement stimulant ? NEUF est à la recherche d'un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour rejoindre son équipe de Montréal. En collaboration étroite avec la direction, tu joueras un rôle clé dans le soutien quotidien des équipes, en assurant la coordination efficace des activités administratives et le bon déroulement des opérations.

TON QUOTIDIEN

• Assister les associés dans leurs responsabilités exécutives et dans le suivi des projets de leur équipe ;
• Suivre la progression des dossiers et veiller à leur bon avancement ;
• Gérer l’agenda et les priorités des associés : réunions, déplacements, échéances de projets et engagements internes ou externes ;
• Organiser les réservations pour congrès, restaurants, hôtels et vols ;
• Traiter les feuilles de dépenses ;
• Préparer, distribuer et assurer le suivi des correspondances ;
• Collaborer avec les équipes de projets et apporter un soutien selon les besoins ;
• Mettre en page et formater lettres et documents (courriels, tableaux, rapports, formulaires, etc.) ; gérer les signatures électroniques et les sceaux (Notarius) ;
• Vérifier l’exactitude des informations et des calculs, ainsi que la conformité des documents ;
• Collecter et fournir les informations nécessaires à l’ouverture de projets ;
• Élaborer et gérer les ententes avec les consultants, les partenariats en consortium, les contrats, avenants et mémorandums d’entente, en assurant transmission, relances, suivi et classement ;
• Rédiger et transmettre les comptes rendus de réunions de projets selon les besoins.

TES COMPÉTENCES

• 5 à 10 ans d'expérience dans un rôle avec responsabilités similaires ;
• Capable de communiquer aisément ;
• Bonne connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau ;
• Avoir de l'entregent ;
• Excellentes compétences en gestion du temps, capacité à déceler les priorités et à faire preuve de minutie ;
• Grand désir d’apprendre et de développer de nouvelles connaissances ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook), Deltek un atout ;
• Connaissance dans la création, l’annotation et l’édition de PDF.

NEUF RAISONS DE FAIRE ÉQUIPE

• Mandats stimulants : projets diversifiés, d’envergure, innovants et durables ;
• Environnement de choix : accès facile aux transports en commun ;
• Horaire flexible : 37,5 h / semaine, horaire d’été et télétravail possible ;
• Avantages sociaux attrayants : assurances, télémédecine, compte santé ;
• Développement professionnel : formations continues, expert BIM, soutien aux accréditations ;
• Culture participative : collaboration réelle, accès à des mentors ;
• Vie de bureau animée : activités sociales et sportives couvertes par NEUF ;
• Engagement durable : fruits frais, rabais pour le transport actif, bornes de recharge ;
• Bien-être : café et thé à volonté, accès au gym, aires de détente, soccer sur table.

Rejoins NEUF et dessine avec nous l’architecture de demain!

Des questions, écris-nous à :

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Job Description

Founded in 1971, NEUF architect(e)s is one of the largest and most diverse architecture and design firms in Canada. With offices in Montréal, Ottawa, and Toronto, our collaborative approach has led to the successful completion of over 10,000 projects serving communities here and abroad. But beyond our achievements, NEUF is first and foremost a collective of 250 brilliant creatives shaping inspiring places. Guided by innovation, technology, and sustainable solutions, we continually seek new talent to challenge ideas and contribute to the evolution of our practice.

YOUR ROLE

You’re organized, proactive, and love being at the heart of the action? NEUF is looking for an Executive Assistant to join its Montreal team. Collaborating closely with management, you’ll take part in the daily rhythm of the firm—ensuring smooth coordination, efficient operations, and meaningful support for our teams.

YOUR DAY-TO-DAY

• Provide executive and project management support to the partners ;
• Assist in the progress and coordination of ongoing files and projects ;
• Manage partners’ calendars and priorities, including meetings, travel, project deadlines, and internal or external commitments ;
• Coordinate travel arrangements such as conference registrations, restaurant, hotel, and flight bookings ;
• Process and reconcile expense reports ;
• Draft, review, and distribute correspondence while ensuring proper follow-up ;
• Collaborate with project teams and provide administrative support as needed ;
• Prepare, format, and proofread various documents (letters, emails, tables, reports, forms, etc.) ; handle electronic signatures and seals (Notarius) ;
• Verify the accuracy, consistency, and compliance of documents and data ;
• Collect and organize information required for project openings ;
• Draft and manage consultant agreements, consortium partnership agreements, contracts, amendments, memorandums of understanding, and other project-related documents, ensuring proper transmission, follow-up, and filing ;
• Prepare and distribute project meeting minutes when required.

YOUR SKILLS

• 5 to 10 years of experience with comparable responsibilities ;
• Excellent communication skills ;
• Strong understanding of office management systems and administrative procedures ;
• Professional, approachable, and proactive attitude ;
• Excellent time management skills with the ability to prioritize and maintain attention to detail ;
• Curiosity and motivation to learn and expand your knowledge ;
• Proficiency in Microsoft Office Suite ;
• Experience with Deltek is an asset ;
• Comfortable creating, annotating, and editing PDF documents.

9 REASONS TO JOIN NEUF

• Exciting projects – Diverse, large-scale, innovative, and sustainable ;
• Prime location – Easy access by public transportation ;
• Flexible schedule – 37.5 hours / week, summer hours, remote work options ;
• Great benefits – Group insurance, telemedicine, and health spending account ;
• Professional development – Ongoing training and learning opportunities ;
• Collaborative culture – Real teamwork, access to mentors ;
• Vibrant office life – Social and sports activities covered by NEUF ;
• Sustainability focus – Fresh fruit, active transport deals, EV chargers ;
• Well-being – Unlimited coffee and tea, access to gym, lounge areas, and foosball table.

Join us in building the future!

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Secrétaire de direction

Veuillez postuler sur isarta.com :

: / / isarta.com / emplois / ?utm_source=IND&job=115719

Référence

39000000000012

Durée

Emploi subventionné Temps complet

Endroit

Montréal

Date d’échéance

Dimanche le 16 novembre 2025, à 17 h

Polytechnique Montréal est fière de faire partie de la liste « Les meilleurs employeurs de Montréal » 2025 de Mediacorp Canada.

EN SAVOIR PLUS

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, effectue les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et complète les formulaires administratifs requis;
• A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient de l'information sur des sujets variés et complexes;
• Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant de l'information, en présentant sous les formes appropriées, les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
• Effectue le suivi des décisions prises par ses supérieurs et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation;
• Prend les dispositions relatives à l'agenda de ses supérieurs. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les leur rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de la présence de sa supérieure ou de son supérieur à ses différents rendez-vous;
• Tient à jour la comptabilité. Compile, enregistre les dépenses effectuées avec pièces justificatives et fait rapport des états de comptes de revenus et de dépenses. Sur réception des relevés budgétaires périodiques, compare les résultats avec les pièces justificatives. Relève les erreurs et avise le personnel concerné;
• Prépare et fait le suivi des dossiers relatifs au personnel tels qu'affichages, embauches, mouvements de personnel, congés, absences. Prépare les différents formulaires administratifs requis;
• Dans les départements où il n'y a pas de commis ou lorsque la charge de travail l'exige, accomplit les tâches de commis;
• Reçoit et filtre les messages génériques des boîtes courriels du service et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien et prépare les documents nécessaires. Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec sa supérieure;
• Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en effectuant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers;
• Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions lorsque requis, prend note des décisions, rédige les procès-verbaux au besoin et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
• Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d'archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion;
• Prend des notes, prépare divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l'orthographe et la grammaire. Signe des documents;
• Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées courantes et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations;
• Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages, etc.;
• Utilise divers appareils tels que système informatisé de traitement de l'information, calculatrice, photocopieur et télécopieur, etc.;
• Tient à jour ses connaissances en bureautique ainsi que des politiques, des règles et des procédures en vigueur. Utilise de façon optimale les logiciels et les bases de données en usage;
• Peut être appelé à entraîner ou former une ou plusieurs personnes;
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

SCOLARITÉ

• Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

EXPÉRIENCE

• Minimum trois (3) années d'expérience pertinente.

AUTRES

• Maîtrise de la langue française.
• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données).

RÉMUNÉRATION

Classe 8 (de 30,40 $ à 41,64 $).

DURÉE ET HORAIRE DE TRAVAIL

Emploi subventionné.

Temps complet - 35 heures par semaine.

MISE EN CANDIDATURE

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".

L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes en situation de handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.

Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.

Date limite de soumission des candidatures : dimanche le 16 novembre 2025, à 17 h.

Veuillez postuler sur Isarta.com :

: / / isarta.com / emplois / ?utm_source=IND&job=115719

Vous êtes un.e adjoint.e juridique avec une grande expérience en litige? Vous êtes bilingue, proactif.ve et capable d’anticiper les besoins de votre supérieur.e, tout en étant très à l’aise en informatique? Alors vous êtes le/la candidat.e idéal.e que nous recherchons!

Notre client, un cabinet d’avocats est à la recherche d'un.e adjoint.e juridique expérimenté.e, dynamique et organisé.e, pour rejoindre son équipe en litige à Montréal.

Vous aurez l'opportunité de travailler aux côtés d’une avocate associée et d’un avocat junior, dans un environnement stimulant et enrichissant. L’adjoint.e devra être à l’aise avec la gestion d’agendas complexes, des dossiers à haut volume et la gestion des suivis.

Rejoignez une équipe au sein de laquelle votre expertise sera valorisée, et où vous pourrez contribuer activement au succès du cabinet. Ne manquez pas cette chance de propulser votre carrière!

Vos avantages :

• Poste permanent, du lundi au vendredi (9 h à 17 h);
• Formule de travail hybride (1 jour en télétravail et 4 jours au bureau);
• Assurances collectives payées à 100 % par l’employeur (médicaments, maladie, dentaire);
• Invalidité de courte et de longue durée après 3 mois de travail;
• Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés);
• Programme de santé mentale;
• REER avec participation de l’employeur de 4 %;
• Prise en charge d’une partie de l’abonnement à un centre sportif;
• Compte de santé de 650 $ par an (équipement sportif, abonnement sportif, etc.);
• De 3 à 4 semaines de vacances selon l’expérience.
  

Vos responsabilités :

• Gestion d’agendas complexes et respect des échéances;
• Assistance quotidienne aux avocats;
• Transcription, révision et finalisation de différents documents légaux et procédures;
• Gestion des délais juridiques et des procédures;
• Maintien à jour et classement des documents selon les procédures de la Cour;
• Communications téléphoniques avec les clients;
• Gestion des contacts dans Interaction;
• Ouverture de dossiers;
• Facturation (notamment ebilling);
• Application des procédures internes.

Compétences et qualités recherchées :

• DEP ou DEC en bureautique, avec spécialisation juridique si possible;
• 8 à 10 ans d’expérience en tant qu’adjoint.e juridique en litige civil et commercial;
• Expérience en grand cabinet d’avocats, fort atout;
• Bilinguisme parfait en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit. La localisation et le type de clients du cabinet nécessitent de travailler dans les deux langues;
• Maîtrise parfaite de Word, et très bonne connaissance de la suite MsOffice;
• Excellent sens de l’organisation, et rapidité d’exécution;
• Excellent esprit d’initiative, sens des responsabilités et débrouillardise;
• Fiabilité, professionnalisme, ponctualité, esprit d'équipe, discrétion;
• Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément, des urgences, et de prioriser les tâches;
• Excellentes relations interpersonnelles;
• Disponibilité pour effectuer du temps supplémentaire, au besoin.

Un peu plus d’informations sur le cabinet :

Notre client est un cabinet d'avocats de premier plan possédant des bureaux au Québec, au Canada, aux États-Unis et en Europe.

Son expertise touche le litige, le droit corporatif, le droit des affaires, le droit du travail, la cybersécurité et bien d’autres spécialités, afin de fournir des conseils juridiques de très hauts standards ainsi qu’un service client inégalé.

Ce cabinet a également été reconnu comme l’un des meilleurs employeurs de la diversité au Canada en 2022.

Rejoignez une équipe qui travaille avec passion, intégrité, créativité et excellence, tout en se souciant de la santé physique et mentale de ses employés.

UMAN Recrutement s'engage à promouvoir la diversité et l'équité en matière d'emploi. Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu'avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Vous êtes un.e adjoint.e juridique avec une grande expérience en litige? Vous êtes bilingue, proactif.ve et capable d’anticiper les besoins de votre supérieur.e, tout en étant très à l’aise en informatique? Alors vous êtes le/la candidat.e idéal.e que nous recherchons!

Notre client, un cabinet d’avocats est à la recherche d'un.e adjoint.e juridique expérimenté.e, dynamique et organisé.e, pour rejoindre son équipe en litige à Montréal.

Vous aurez l'opportunité de travailler aux côtés d’une avocate associée et d’un avocat junior, dans un environnement stimulant et enrichissant. L’adjoint.e devra être à l’aise avec la gestion d’agendas complexes, des dossiers à haut volume et la gestion des suivis.

Rejoignez une équipe au sein de laquelle votre expertise sera valorisée, et où vous pourrez contribuer activement au succès du cabinet. Ne manquez pas cette chance de propulser votre carrière!

Vos avantages :

• Poste permanent, du lundi au vendredi (9 h à 17 h);
• Formule de travail hybride (1 jour en télétravail et 4 jours au bureau);
• Assurances collectives payées à 100 % par l’employeur (médicaments, maladie, dentaire);
• Invalidité de courte et de longue durée après 3 mois de travail;
• Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés);
• Programme de santé mentale;
• REER avec participation de l’employeur de 4 %;
• Prise en charge d’une partie de l’abonnement à un centre sportif;
• Compte de santé de 650 $ par an (équipement sportif, abonnement sportif, etc.);
• De 3 à 4 semaines de vacances selon l’expérience.
  

Vos responsabilités :

• Gestion d’agendas complexes et respect des échéances;
• Assistance quotidienne aux avocats;
• Transcription, révision et finalisation de différents documents légaux et procédures;
• Gestion des délais juridiques et des procédures;
• Maintien à jour et classement des documents selon les procédures de la Cour;
• Communications téléphoniques avec les clients;
• Gestion des contacts dans Interaction;
• Ouverture de dossiers;
• Facturation (notamment ebilling);
• Application des procédures internes.

Compétences et qualités recherchées :

• DEP ou DEC en bureautique, avec spécialisation juridique si possible;
• 8 à 10 ans d’expérience en tant qu’adjoint.e juridique en litige civil et commercial;
• Expérience en grand cabinet d’avocats, fort atout;
• Bilinguisme parfait en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit. La localisation et le type de clients du cabinet nécessitent de travailler dans les deux langues;
• Maîtrise parfaite de Word, et très bonne connaissance de la suite MsOffice;
• Excellent sens de l’organisation, et rapidité d’exécution;
• Excellent esprit d’initiative, sens des responsabilités et débrouillardise;
• Fiabilité, professionnalisme, ponctualité, esprit d'équipe, discrétion;
• Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément, des urgences, et de prioriser les tâches;
• Excellentes relations interpersonnelles;
• Disponibilité pour effectuer du temps supplémentaire, au besoin.

Un peu plus d’informations sur le cabinet :

Notre client est un cabinet d'avocats de premier plan possédant des bureaux au Québec, au Canada, aux États-Unis et en Europe.

Son expertise touche le litige, le droit corporatif, le droit des affaires, le droit du travail, la cybersécurité et bien d’autres spécialités, afin de fournir des conseils juridiques de très hauts standards ainsi qu’un service client inégalé.

Ce cabinet a également été reconnu comme l’un des meilleurs employeurs de la diversité au Canada en 2022.

Rejoignez une équipe qui travaille avec passion, intégrité, créativité et excellence, tout en se souciant de la santé physique et mentale de ses employés.

UMAN Recrutement s'engage à promouvoir la diversité et l'équité en matière d'emploi. Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre firme, et nous vous invitons à postuler directement en ligne via Secrétaire-inc. Notez que nous ne communiquerons qu'avec les candidats.es retenus.es. Au plaisir de vous rencontrer!

Description du Poste

Notre client, une entreprise de renom qui œuvre dans le domaine financier, est présentement à la recherche d'une Adjointe administrative pour soutenir son équipe philanthropie. Prenez en charge la gestion des agendas, coordonnez les réunions ainsi que la documentation et organisez tous les déplacements d'affaires. Rejoignez leur équipe pour jouer un rôle passionnant et central au sein d'un environnement dynamique où la philanthropie est au cœur des relations humaines.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE ADMINISTRATIVE SERA DE :

• Gérer l'agenda des gestionnaires, en fixant les dates des rencontres et des réunions et en assurant les suivis nécessaires;
• Agir comme point de contact entre les membres de la direction, employés et autres partenaires;
• Assurer un suivi rigoureux de certains dossiers tout en favorisant la collaboration et le travail d’équipe avec les membres de la direction;
• Organiser les réunions de direction, contacter les participants, s'assurer de la logistique et des suivis;
• Participer au processus de préparation et de révision de documents et de présentations;
• Planifier et organiser les déplacements d’affaires en veillant aux diverses réservations et effectuer les demandes d’autorisation;
• Préparer les comptes de dépenses et les demandes de paiement selon les politiques en vigueur;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

COMPÉTENCES REQUISES :

• Minimum de trois (3) années d'expérience dans un rôle similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
• Bonne connaissance de la suite Office;
• Capacité à travailler en équipe et posséder un bon leadership;
• Minutie, rigueur et souci du détail;
• Être doté d'une belle attitude positive;
• Faire preuve d'un bon sens des priorités et d'organisation.

AVANTAGES :

• Un bon climat de travail et un horaire flexible en mode hybride;
• Avantages sociaux complets;
• Télémédecine, allocations et programmes variés;

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Programme de relève | Direction adjointe d'établissement scolaire

Join to apply for the Programme de relève | Direction adjointe d'établissement scolaire role at Centre de services scolaire Marguerite-Bourgeoys - CSSMB

Faites partie de notre belle équipe, venez bâtir l'avenir avec nous! Établi dans l’ouest de l’île de Montréal, le Centre de services scolaire Marguerite-Bourgeoys (CSSMB), deuxième en importance au Québec, regroupe plus de 12 000 employés et près de 72 000 élèves répartis dans 103 établissements. Acteur majeur de l’éducation québécoise, le CSSMB affiche un taux de diplomation et de qualification record de 90,4 %. Il poursuit la mise en œuvre de stratégies d’enseignement et de gestion efficaces, tout en travaillant en étroite collaboration avec le Centre d’intervention pédagogique en contexte de diversité.

Le CSSMB souhaite recruter des candidats ayant le désir d’agir à titre de direction ou direction adjointe d’un établissement scolaire et d’affronter des défis stimulants liés aux enjeux de mobilité de la clientèle, de la capacité d’accueil des établissements, de la réussite des élèves provenant de plus de 160 pays et s’exprimant dans plus de 150 langues maternelles différentes.

Responsabilités

L’emploi de direction adjointe d’établissement scolaire comporte les responsabilités suivantes :

• Évaluer les besoins de l’école et en définir les objectifs compte tenu des dispositions légales ainsi que des orientations, des politiques et des règlements du Centre de services scolaire et du conseil d’établissement.
• Assister le conseil d’établissement dans l’exercice de ses fonctions et pouvoirs, participer aux séances et appliquer les décisions de ce dernier.
• Favoriser la concertation entre les parents, les élèves, l’équipe‑école et les autres intervenants afin de leur participation à la vie de l’école et à la réussite scolaire.
• S’approprier le référentiel « Pour la gestion efficace d’un établissement » afin de mettre en œuvre une vision commune et partagée d’une organisation collaborative, apprenante et performante.

Le CSSMB recherche des candidats possédant des habiletés de gestion, de communication et de leadership. Les candidats retenus répondront à des critères exigeants de créativité, d’innovation et de sens prononcé de la gestion des ressources humaines.

Exigences et compétences recherchées

• Détenir un baccalauréat en enseignement.
• Détenir un brevet d’enseignement et une autorisation permanente d’enseigner délivrée par le Ministère.
• Posséder cinq (5) années d’expérience en enseignement.
• Les candidats doivent également s’engager dans un processus de formation menant à l’obtention d’un diplôme d’études universitaires de 2e cycle (DESS) comportant un minimum de trente crédits en gestion ou en administration scolaire à compléter au cours des cinq années suivant l’affectation.
• Leadership et crédibilité professionnelle au sein de l’organisation et auprès des partenaires externes.
• Rigueur de gestion, objectivité dans la prise de décision et courage managérial.
• Énergie et dynamisme.
• Approche de gestion collaborative.
• Fortes habiletés relationnelles et communicationnelles.
• Sens politique et diplomatie.

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Description du poste

Spécialisé en litige, arbitrage et insolvabilité, ce cabinet se distingue par son expertise juridique pointue, son approche collaborative et son engagement envers la qualité du service offert à ses clients.

Situé en centre-ville, dans un environnement de travail moderne et stimulant, il offre un cadre où chaque membre de l’équipe peut s’épanouir et contribuer activement à la réussite collective.

Localisation

• Montréal

Leurs valeurs ?

• Excellence : Offrir un service juridique rigoureux et professionnel.
• Intégrité : Agir avec transparence et honnêteté.
• Collaboration : Favoriser le travail d’équipe pour atteindre des résultats optimaux.
• Développement : Encourager la croissance professionnelle et personnelle.

Nous recherchons un(e)

• adjoint(e) juridique expérimenté(e) pour soutenir l’équipe, gérer les procédures et assurer une organisation efficace des dossiers.

Pourquoi choisir cette opportunité ?

• Salaire annuel entre 55 000$ et 95 000$ selon expérience
• Flexibilité et équilibre : Télétravail en mode hybride, 37,5h / semaine, 3 semaines de vacances, banque de journées personnelles
• Avantages complets : Assurance collective complète (avec télémédecine, couverture lunettes)
• Accès à un PAE, cotisation au REER, remboursement de l’abonnement OPUS à 100%
• Programme de formation continue et de tutorat, activités socio‑professionnelles, et bien plus encore !

Vos principales responsabilités :

• Préparer, réviser et assurer la conformité des procédures juridiques, lettres et documents
• Coordonner la signification et le dépôt des procédures avec les huissiers et la Cour
• Gérer les délais litigieux, inscrire les échéances et effectuer le suivi à l’agenda
• Effectuer la recherche de conflits d’intérêts et participer à l’ouverture, l’organisation et la gestion des dossiers (papier et électronique)
• Prendre en charge la transcription de dictées juridiques au besoin
• Organiser les interrogatoires, les déplacements d’affaires et les rendez‑vous
• Assurer le suivi des heures de formation continue auprès du Barreau
• Gérer les communications, la mise à jour des contacts et les données dans les bases de données et logiciels internes
• Réviser les entrées de temps, participer à la facturation mensuelle et gérer les suivis associés
• Fournir un soutien aux autres membres du cabinet et contribuer aux tâches générales de bureau selon les besoins

Profil recherché :

• DEP en secrétariat ou DEC en bureautique avec profil juridique, ou autre combinaison de formations ou d’expériences équivalentes
• Minimum de 3 ans d’expérience en litige
• Excellentes connaissances de la suite Microsoft Office
• Maîtrise des langues français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit

En rejoignant notre client, vous bénéficierez d’un environnement dynamique où votre expertise sera valorisée, et vous aurez l’opportunité de grandir professionnellement au sein d’un cabinet réputé pour son excellence.

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Apprenez-en plus sur l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec

L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L’OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité. Il compte plus de 83 000 membres et quelque 16 000 personnes dans un parcours d’admission à la profession. Sa mission est d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. L’OIIQ a également pour mandat d’assurer la compétence et l’intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d’une pratique infirmière de qualité.

Faire carrière à l’OIIQ, c’est bénéficier d’un environnement de travail dynamique où la diversité et l’inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l’ambiance est collaborative. Mais c’est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.

Les avantages de travailler à l’Ordre

• de la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle;
• de la collaboration et du partage;
• des avantages sociaux qui se démarquent;
• des défis de taille;
• du développement professionnel;
• de la responsabilisation.

Des défis motivants

Au sein de la Direction, Développement et soutien professionnel, vous soutenez administrativement les activités du directeur et des gestionnaires de l’équipe par l’utilisation des notions de bureautique dédiées, entre autres, à la communication, à la production et à la gestion de documents, ainsi qu’à la logistique de rencontres et d’événements. De façon plus spécifique, vous êtes responsable des activités administratives liées au secrétariat et au soutien des processus administratifs de la Direction, en étroite collaboration avec la directrice.

• Vous assurez le traitement des communications de la suite Microsoft Office, vous :
• Prenez connaissance des échanges et en assurez le suivi et le traitement au besoin ;
• Répondez aux appels, prenez les messages, communiquez les informations relevant de votre compétence, filtrez les appels et acheminez les appels à la bonne personne ;
• Prenez connaissance de tous les courriels, répondez à certaines demandes et acheminez les autres demandes ou messages à la bonne personne ; les classez à l’endroit approprié et en assurez un suivi rigoureux ;
• Courrier régulier : dépouillez le courrier, répondez à certaines missives relevant de votre compétence et les distribuez à la bonne personne.
• Du directeur : prenez, déplacez et confirmez des rendez-vous, réunions, conférences et audiences, assurez le suivi et le respect des échéanciers des dossiers en cours ;
• De la Direction : établissez les itinéraires de voyages d’affaires et faites les réservations de locomotion, d’hébergement et de restauration.
• Vous assumez la logistique des activités de secrétariat et de soutien administratif de la Direction :
• Organisez l’ensemble des activités relatives aux rencontres internes / externes, y compris les rencontres pour différents comités (convocation, préparation de documents, envoi de documents, réservations de salles et d’équipements pertinents et autres selon les besoins) ;
• Assistez aux réunions, au besoin ;
• Préparez la mise en page de correspondance, documentation, présentation ou autre ;
• Effectuez la correction d’épreuves en vérifiant la conformité et l’exactitude des documents (orthographe, syntaxe et normes de rédaction propres à l’OIIQ) ;
• À la demande du directeur, collaborez à l’approbation hebdomadaire des feuilles de temps de la Direction ;
• Compilez des données variées, en fonction de la Direction, les mettez à jour sur demande et sortez les rapports statistiques en utilisant les logiciels appropriés ;
• Collaborez à l’élaboration des procédures en lien avec les activités de la Direction et assurez leur mise à jour ;
• Participez au suivi budgétaire de la direction, la maintenance du budget des dépenses opérationnelles, au suivi des factures et à leur entrée dans le système de réquisition.
• Collaborez à la préparation des prévisions budgétaires et au suivi budgétaire ;
• Assurez les demandes d’avance de chèques et d’engagement de dépenses ainsi que le suivi des demandes de jetons de présence et de remboursement des dépenses ;
• Procédez à la classification des dossiers et de la documentation, autant électronique que papier, en fonction du système de gestion documentaire de la direction et veillez à leur maintien ;
• Assurez la confidentialité des dossiers.
• Effectuez toute autre tâche connexe.

Avez-vous ce qu’il faut pour être notre adjoint de direction ou adjointe de direction ?

• Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent à l’emploi. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinente à l’emploi ;
• Expérience pertinente d’au moins cinq ans. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé ;
• Excellente maîtrise du français (orthographe, grammaire, syntaxe, habiletés rédactionnelles) ;
• Bonne connaissance de l’anglais (un atout) ;
• Maîtrise d’une méthode de prise de notes rapide ;
• Maîtrise de la suite MS Office ;
• Sens des responsabilités ;
• Gestion des priorités et sens organisationnel ;
• Capacité d’adaptation ;
• Grande autonomie et intégrité ;
• Aptitudes pour les relations interpersonnelles et le travail d’équipe ;
• Sens de l’initiative ;
• Sens critique et souci de la qualité ;

Pour déposer votre candidature

Merci d’utiliser le formulaire ci-dessous pour nous faire parvenir toutes vos informations de candidature.

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Avez-vous déjà postulé à l'OIIQ ?

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Pouvez-vous légalement travailler au Canada ?

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Téléchargez votre CV

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Téléchargez votre lettre de présentation ou faites glisser les fichiers ici.

Renseignements personnels

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec. L’OIIQ assure la protection et la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont communiqués, dans le respect des lois en vigueur. L’utilisation de ce formulaire étant non sécurisée, aucun renseignement personnel supplémentaire ne doit être inclus lors de l’envoi de votre candidature. Ainsi, ne doivent apparaître dans votre CV et votre lettre de présentation, en aucun cas : signature ; numéro d’assurance sociale ; date de naissance.

J’autorise l’OIIQ à communiquer ma candidature et mes renseignements personnels à une tierce partie, telle une firme de recrutement, pour les fins de recrutement de ce poste ou pour effectuer une vérification d’emploi, d’antécédents ou de références, le cas échéant.

L'OIIQ souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi.

Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte.

L’OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées.

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Commis, Planification et administration

Join to apply for the Commis, Planification et administration role at ADM Aéroports de Montréal.

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SOMMAIRE

Sous l'autorité du Directeur Adjoint / Planification et Services à l'Entretien, le commis gère l’ensemble du cycle d’une demande de travaux, de sa réception jusqu’à la clôture du bon de travail, incluant le traitement de la demande de paiement (D.A.). Il offre également un soutien technique aux différents demandeurs (gestionnaires, Finances, etc.) pour diverses questions de nature opérationnelle et financière. Il intervient directement auprès des demandeurs et joue un rôle clé en matière de service à la clientèle.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• Prépare les demandes d’achat ainsi que le suivi des commandes des différents centres de coûts pour les gestionnaires de l’Exploitation, effectue les vérifications (imputations, etc.).
• S’assure que les réceptions correspondent aux bons de commande, effectue les recherches nécessaires auprès des superviseurs et / ou la section Approvisionnement au besoin.
• S’assure que les appels de Pivotal soient enregistrés correctement dans SAP, effectue le suivi des appels auprès des intervenants concernés et procède à leur fermeture dans le système.
• Assure l’établissement des courus, la facturation et les ajustements requis des divers contrats de la vice-présidence, Exploitation.
• Prépare et achemine à la Finance les demandes de facturation pour la récupération des coûts sur bordereaux et / ou dommages à la propriété d’ADM.
• Compile / prépare mensuellement différentes données afin de produire des rapports et documents requis par différents partenaires internes.
• Assure le bon fonctionnement de la base de données Pivotal, effectue des mises à jour, des corrections ou des modifications. Voit à l’évolution du système et intervient auprès des fournisseurs en support à la DTI.
• Apporte un support au personnel du CCO au niveau de la localisation des demandes d’interventions ou de l’information inhérente à la création des avis Pivotal.
• Coordonne les plaintes relatives au traitement des appels, prend les mesures qui s’imposent afin d’aviser le ou les départements responsables.
• Traite les diverses demandes de travail en provenance de la radio, du téléphone et des courriels, en établit leur priorité et les achemine aux intervenants des sites concernés.
• Crée des bordereaux opérations (PM01), correctifs (PM02), projets (PM05), améliorations (PM06).
• Informe les clients du statut de leur demande et effectue un suivi auprès d’eux après les travaux.
• Vérifie, révise et corrige la préparation, la récupération et la validation des bordereaux de travail, de façon à s’assurer que les charges (temps, matériaux, équipements, machinerie, véhicules) soient imputées aux installations, activités, genres de travail et centres de responsabilité pertinents.
• Transmet quotidiennement les bordereaux correctifs aux superviseurs / chefs d’équipe, planificateurs, sous-traitants, cols bleus et des autres, et ferme les bordereaux dans SAP.
• Assure le traitement / suivi des demandes de service venant des sous-traitants (Projets).
• Effectue des suivis auprès des fournisseurs afin de rectifier et / ou expliquer des factures préalablement à la réception dans SAP pour fins de paiements par la section Finances.
• Effectue toute autre tâche connexe à la fonction.

EXIGENCES

• Posséder un diplôme d'études collégiales en administration ou l’équivalent.
• Posséder un minimum de deux (2) à cinq (5) années d’expérience pertinente, dont deux (2) dans le domaine de l’entretien et de la comptabilité générale.
• Posséder une bonne connaissance des modules PM, MM, FI de SAP et Pivotal.
• Posséder une bonne connaissance des logiciels Word et Excel.
• Posséder une connaissance de base des opérations aéroportuaires.
• Maîtriser le français et l’anglais (écrit et parlé).
• Posséder de bonnes capacités de concentration, d’autonomie, d’initiative et un esprit d’analyse.
• Avoir une facilité à communiquer, à diffuser et expliquer de l’information détaillée.
• Posséder la capacité de travailler en mode multitâches.
• Souci du détail et minutie.
• Faire preuve d’une grande capacité d’organisation et de gestion des priorités.
• Aptitudes pour le travail d’équipe.

Ce concours est ouvert simultanément à l'interne et à l'externe; cependant, les candidatures provenant de l'interne seront traitées en priorité.

Nous vous remercions de l’intérêt porté envers ADM. Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.

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