POSTE À POURVOIR :

Adjointe administrative
Lieu : Montréal-Ouest (QC)
Type de poste : permanent
Horaire : Temps plein, 40 h / semaine (lundi au vendredi) - Possibilité de flexibilité d’horaire
Salaire : entre 55 000$ et 70 000$ / selon l’expérience
Date limite pour postuler : 13 mai 2025

Présentation du poste

Tu es une personne organisée, proactive et à la recherche d’un nouveau défi stimulant dans le domaine administratif?

• ✅ Tu veux travailler dans une entreprise en pleine croissance?
• ✅ Tu te démarques par ton sens de l’organisation et ta rigueur?
• ✅ Tu recherches un environnement dynamique où l'équilibre travail-vie personnelle est valorisé?

Ce poste est pour toi!

QUI SOMMES-NOUS?

FINMETRIX est une entreprise indépendante spécialisée en gestion des risques financiers. Nous aidons les entreprises à naviguer dans un environnement économique complexe en les accompagnant dans la gestion des risques liés aux devises, aux taux d’intérêt et aux commodités. Notre expertise permet aux entreprises d’optimiser leur stratégie financière grâce à une approche d’impartition adaptée à leurs besoins.

Notre équipe est composée de passionnés ayant pour mission de transformer le monde des services financiers en créant un réel avantage compétitif pour nos clients. Nous mettons un point d’honneur à allier innovation, performance et transparence, tout en cultivant un environnement de travail dynamique et stimulant.

Chez FINMETRIX, nous comprenons que chaque entreprise fait face à des défis uniques. C’est pourquoi nous combinons analyses quantitatives et qualitatives pour offrir une approche structurée et sur mesure. Notre engagement : fournir à nos clients une stratégie claire, un cadre d’exécution efficace et un suivi rigoureux pour les aider à atteindre leurs objectifs financiers avec confiance.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

• Soutien administratif au président :
• Planification et gestion de l’agenda du président
• Rédaction, mise en page et gestion de documents et communications
• Suivi de dossiers clients (conformité AMF, ententes, facturation)
• Coordination d’agendas et gestion de projets internes
• Coordination et gestion des processus RH
• Amélioration continue des procédures internes

PROFIL RECHERCHÉ

Nous recherchons une adjointe administrative dynamique, polyvalente et dotée d’une grande capacité d’adaptation pour soutenir directement le président de notre entreprise. Voici les compétences et qualités que nous recherchons :

• DEC (ou équivalent) et 10 ans minimum d’expérience pertinente.
• Excellente connaissance du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office 365, notamment Excel, Word, PowerPoint).
• Connaissance de la suite Zoho (Zoho CRM, Zoho Sign, etc.) pour la gestion des relations clients, la signature de documents et le suivi administratif (un atout).
• Excellentes compétences en rédaction (courriels, rapports, présentations).
• Expérience dans la gestion des agendas et la planification d’événements professionnels.
• Sens de la confidentialité dans la gestion des informations sensibles et des documents internes.
• Excellente gestion du temps et capacité à prioriser les tâches dans des délais serrés.
• À l’aise dans un environnement en croissance et en évolution rapide.

POURQUOI CHOISIR FINMETRIX

• Salaire compétitif en fonction de l’expérience
• Bonus en fonction des performances individuelles et collectives
• Assurances collectives (médicales, compte de santé, etc.)
• Une équipe collaborative et innovante
• Des bureaux à espaces ouverts, de la flexibilité et du travail à distance

POSTE À POURVOIR

Adjointe administrative

Lieu

Montréal-Ouest (QC)

Type de poste

Permanent

Horaire

Temps plein, 40 h / semaine (lundi au vendredi) - Possibilité de flexibilité d’horaire

Salaire

Entre 55 000$ et 70 000$ / selon l’expérience

Date limite pour postuler

13 mai 2025

Présentation du poste

Tu es une personne organisée, proactive et à la recherche d’un nouveau défi stimulant dans le domaine administratif?

Tu veux travailler dans une entreprise en pleine croissance?

Tu te démarques par ton sens de l’organisation et ta rigueur?

Tu recherches un environnement dynamique où l'équilibre travail-vie personnelle est valorisé?

Ce poste est pour toi!

QUI SOMMES-NOUS?

FINMETRIX est une entreprise indépendante spécialisée en gestion des risques financiers.

Nous aidons les entreprises à naviguer dans un environnement économique complexe en les accompagnant dans la gestion des risques liés aux devises, aux taux d’intérêt et aux commodités. Notre expertise permet aux entreprises d’optimiser leur stratégie financière grâce à une approche d’impartition adaptée à leurs besoins.

Notre équipe est composée de passionnés ayant pour mission de transformer le monde des services financiers en créant un réel avantage compétitif pour nos clients. Nous mettons un point d’honneur à allier innovation, performance et transparence, tout en cultivant un environnement de travail dynamique et stimulant.

Chez FINMETRIX, nous comprenons que chaque entreprise fait face à des défis uniques. C’est pourquoi nous combinons analyses quantitatives et qualitatives pour offrir une approche structurée et sur mesure. Notre engagement : fournir à nos clients une stratégie claire, un cadre d’exécution efficace et un suivi rigoureux pour les aider à atteindre leurs objectifs financiers avec confiance.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Soutien administratif au président :

• Planification et gestion de l’agenda du président
• Rédaction, mise en page et gestion de documents et communications
• Suivi de dossiers clients (conformité AMF, ententes, facturation)
• Coordination d’agendas et gestion de projets internes
• Coordination et gestion des processus RH
• Amélioration continue des procédures internes

PROFIL RECHERCHÉ

Nous recherchons une adjointe administrative dynamique, polyvalente et dotée d’une grande capacité d’adaptation pour soutenir directement le président de notre entreprise. Voici les compétences et qualités que nous recherchons :

• DEC (ou équivalent) et 10 ans minimum d’expérience pertinente.
• Excellente connaissance du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office 365, notamment Excel, Word, PowerPoint).
• Connaissance de la suite Zoho (Zoho CRM, Zoho Sign, etc.) pour la gestion des relations clients, la signature de documents et le suivi administratif (un atout).
• Excellentes compétences en rédaction (courriels, rapports, présentations).
• Expérience dans la gestion des agendas et la planification d’événements professionnels.
• Sens de la confidentialité dans la gestion des informations sensibles et des documents internes.
• Excellente gestion du temps et capacité à prioriser les tâches dans des délais serrés.
• À l’aise dans un environnement en croissance et en évolution rapide.

POURQUOI CHOISIR FINMETRIX

• Salaire compétitif en fonction de l’expérience
• Bonus en fonction des performances individuelles et collectives
• Assurances collectives (médicales, compte de santé, etc.)
• Une équipe collaborative et innovante
• Des bureaux à espaces ouverts, de la flexibilité et du travail à distance

QUI SOMMES-NOUS

Fondée en 1964 sous la raison sociale de Legault et Touchette Inc., Environnement routier NRJ excelle dans la construction et l'entretien, bâtissant une réputation basée sur notre polyvalence, notre rapidité et notre gestion efficace. Actifs dans le génie civil, électrique, la collecte sélective, la mécanique, le déneigement et l'administration, nos opérations se répartissent en six sites : Lachine, St-Hubert, St-Léonard, Laval, Sherbrooke et Gatineau.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision de la Vice-président finances, le titulaire du poste sera responsable des appels téléphoniques reçus pour les différents sites, conformément aux règles, aux procédures et aux politiques en vigueur.

DESCRIPTION DE FONCTION

À titre de secrétaire-réceptionniste, le candidat retenu devra :

• Recevoir les appels téléphoniques et les transférer aux bons intervenants;
• Réception du courrier, l’ouvrir et le distribuer;
• Timbrer et mettre à la poste à temps le courrier;
• Assurer les envois et les réceptions par messager (internet);
• Répondre aux demandes de dactylographier des lettres et divers documents, d’envois de télécopieurs et d’effectuer diverses photocopies;
• Superviser l’inventaire de la papeterie, des documents imprimés, du café et des produits sanitaires, et en faire les réquisitions nécessaires une fois approuvées;
• Maintenir à jour certaines listes : liste téléphonique, suivi mensuel des recharges des diverses machines;
• Maintenir à jour la machine à timbres, les fonctions du copieur multitâches;
• Maintien du système téléphonique Microsoft Lync (usager, boîte réception, renvoi téléphonique, etc.)
• Préparer les copies des factures d’essence pour Loi 430 et classement des copies;
• Dépôt à la banque, occasionnel;
• Nettoyage des deux distributrices à café;
• Donner assistance comme commis aux comptes payables (occasionnel), assemblage de documents, saisies de données, validation des données, classement, ouverture de dossiers;
• Suivi des dossiers de contravention;
• Respect de la norme ISO;
• Exécuter tous les autres travaux connexes à la demande de son supérieur immédiat.

FORMATION ET EXPÉRIENCE REQUISE

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) option secrétariat ou l’équivalent. Des années d’expérience pertinentes peuvent compenser pour certaines exigences académiques;
• Cinq années d’expérience;
• Connaissance du français et de l’anglais écrit et parlé;
• Connaissance de la comptabilité de base est un atout;
• Très bonne connaissance des logiciels d’application Excel, Word.

PROFIL RECHERCHÉ

• Faire preuve d’entregent est essentiel, de motivation, de loyauté et d’initiative;
• Capacité de gérer son travail.

Pourquoi faire carrière chez nous

• Rémunération compétitive : Parce qu’on reconnaît votre travail;
• Assurance collective : Nous tenons à votre santé! On vous offre donc une assurance collective que nous payons à 100% et cela comprend de nombreuses couvertures ; médicaments, dentaires, paramédicaux, assurance vie / voyage, longue durée, etc;
• Encadrement et formations spécifiques au poste : Parce que le développement de vos compétences nous tient à cœur;
• Nouveaux défis : Notre entreprise est en constante innovation, et nous souhaitons stimuler votre créativité. Chez NRJ, SU et Arcade, il y a plusieurs projets dans lesquels vous pouvez vous impliquer;
• Possibilité d’avancement : Ce n’est pas un secret, nous sommes en pleine expansion et les postes se multiplient, rien ne peut vous arrêter;
• Autonomie professionnelle : Nous vous accordons toute l’autonomie nécessaire pour exceller dans votre poste. Chez nous, vous prenez le lead et contribuez activement à notre réussite;
• Plaisir : Pour assurer votre bien-être, nous organisons des activités sociales. Votre plaisir et votre épanouissement sont au cœur de nos préoccupations.
• L’emploi du masculin est utilisé dans cet affichage à titre générique, dans le seul but d’alléger le texte.

La protection de la vie privée est une priorité pour Environnement Routier NRJ Inc., Systèmes Urbains Inc. et Construction Arcade (ci-après collectivement « NRJ »). La collecte, la transmission et la sauvegarde d’information personnelle tel que défini par la Loi se feront en tout temps en conformité avec notre Politique, laquelle est disponible sur notre site web (www.nrj.ca) et dans le manuel d’employé. En transmettant vos informations personnelles par l’entremise de votre CV ou par le dépôt de votre candidature, vous consentez à la collecte d’informations en conformité avec notre Politique.

NRJ est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.Q., 1993, c. P-39.1.

QUI SOMMES-NOUS

Fondée en 1964 sous la raison sociale de Legault et Touchette Inc., Environnement routier NRJ excelle dans la construction et l'entretien, bâtissant une réputation basée sur notre polyvalence, notre rapidité et notre gestion efficace. Actifs dans le génie civil, électrique, la collecte sélective, la mécanique, le déneigement et l'administration, nos opérations se répartissent en six sites : Lachine, St-Hubert, St-Léonard, Laval, Sherbrooke et Gatineau.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision de la Vice-président finances, le titulaire du poste sera responsable des appels téléphoniques reçus pour les différents sites, conformément aux règles, aux procédures et aux politiques en vigueur.

DESCRIPTION DE FONCTION

À titre de secrétaire-réceptionniste, le candidat retenu devra :

• Recevoir les appels téléphoniques et les transférer aux bons intervenants;
• Réception du courrier, l’ouvrir et le distribuer;
• Timbrer et mettre à la poste à temps le courrier;
• Assurer les envois et les réceptions par messager (internet);
• Répondre aux demandes de dactylographier des lettres et divers documents, d’envois de télécopieurs et d’effectuer diverses photocopies;
• Superviser l’inventaire de la papeterie, des documents imprimés, du café et des produits sanitaires, et en faire les réquisitions nécessaires une fois approuvées;
• Maintenir à jour certaines listes : liste téléphonique, suivi mensuel des recharges des diverses machines;
• Maintenir à jour la machine à timbres, les fonctions du copieur multitâches;
• Maintien du système téléphonique Microsoft Lync (usager, boîte réception, renvoi téléphonique, etc.)
• Préparer les copies des factures d’essence pour Loi 430 et classement des copies;
• Dépôt à la banque, occasionnel;
• Nettoyage des deux distributrices à café;
• Donner assistance comme commis aux comptes payables (occasionnel), assemblage de documents, saisies de données, validation des données, classement, ouverture de dossiers;
• Suivi des dossiers de contravention;
• Respect de la norme ISO;
• Exécuter tous les autres travaux connexes à la demande de son supérieur immédiat.

FORMATION ET EXPÉRIENCE REQUISE

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) option secrétariat ou l’équivalent. Des années d’expérience pertinentes peuvent compenser pour certaines exigences académiques;
• Cinq années d’expérience;
• Connaissance du français et de l’anglais écrit et parlé;
• Connaissance de la comptabilité de base est un atout;
• Très bonne connaissance des logiciels d’application Excel, Word.

PROFIL RECHERCHÉ

• Faire preuve d’entregent est essentiel, de motivation, de loyauté et d’initiative;
• Capacité de gérer son travail.

Pourquoi faire carrière chez nous

• Rémunération compétitive : Parce qu’on reconnaît votre travail;
• Assurance collective : Nous tenons à votre santé! On vous offre donc une assurance collective que nous payons à 100% et cela comprend de nombreuses couvertures ; médicaments, dentaires, paramédicaux, assurance vie / voyage, longue durée, etc;
• Encadrement et formations spécifiques au poste : Parce que le développement de vos compétences nous tient à cœur;
• Nouveaux défis : Notre entreprise est en constante innovation, et nous souhaitons stimuler votre créativité. Chez NRJ, SU et Arcade, il y a plusieurs projets dans lesquels vous pouvez vous impliquer;
• Possibilité d’avancement : Ce n’est pas un secret, nous sommes en pleine expansion et les postes se multiplient, rien ne peut vous arrêter;
• Autonomie professionnelle : Nous vous accordons toute l’autonomie nécessaire pour exceller dans votre poste. Chez nous, vous prenez le lead et contribuez activement à notre réussite;
• Plaisir : Pour assurer votre bien-être, nous organisons des activités sociales. Votre plaisir et votre épanouissement sont au cœur de nos préoccupations.
• L’emploi du masculin est utilisé dans cet affichage à titre générique, dans le seul but d’alléger le texte.

La protection de la vie privée est une priorité pour Environnement Routier NRJ Inc., Systèmes Urbains Inc. et Construction Arcade (ci-après collectivement « NRJ »). La collecte, la transmission et la sauvegarde d’information personnelle tel que défini par la Loi se feront en tout temps en conformité avec notre Politique, laquelle est disponible sur notre site web (www.nrj.ca) et dans le manuel d’employé. En transmettant vos informations personnelles par l’entremise de votre CV ou par le dépôt de votre candidature, vous consentez à la collecte d’informations en conformité avec notre Politique.

NRJ est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.Q., 1993, c. P-39.1.

QUI SOMMES-NOUS

Fondée en 1964 sous la raison sociale de Legault et Touchette Inc., Environnement routier NRJ excelle dans la construction et l'entretien, bâtissant une réputation basée sur notre polyvalence, notre rapidité et notre gestion efficace. Actifs dans le génie civil, électrique, la collecte sélective, la mécanique, le déneigement et l'administration, nos opérations se répartissent en six sites : Lachine, St-Hubert, St-Léonard, Laval, Sherbrooke et Gatineau.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision de la Vice-président finances, le titulaire du poste sera responsable des appels téléphoniques reçus pour les différents sites, conformément aux règles, aux procédures et aux politiques en vigueur.

DESCRIPTION DE FONCTION

À titre de secrétaire-réceptionniste, le candidat retenu devra :

• Recevoir les appels téléphoniques et les transférer aux bons intervenants;
• Réception du courrier, l’ouvrir et le distribuer;
• Timbrer et mettre à la poste à temps le courrier;
• Assurer les envois et les réceptions par messager (internet);
• Répondre aux demandes de dactylographier des lettres et divers documents, d’envois de télécopieurs et d’effectuer diverses photocopies;
• Superviser l’inventaire de la papeterie, des documents imprimés, du café et des produits sanitaires, et en faire les réquisitions nécessaires une fois approuvées;
• Maintenir à jour certaines listes : liste téléphonique, suivi mensuel des recharges des diverses machines;
• Maintenir à jour la machine à timbres, les fonctions du copieur multitâches;
• Maintien du système téléphonique Microsoft Lync (usager, boîte réception, renvoi téléphonique, etc.)
• Préparer les copies des factures d’essence pour Loi 430 et classement des copies;
• Dépôt à la banque, occasionnel;
• Nettoyage des deux distributrices à café;
• Donner assistance comme commis aux comptes payables (occasionnel), assemblage de documents, saisies de données, validation des données, classement, ouverture de dossiers;
• Suivi des dossiers de contravention;
• Respect de la norme ISO;
• Exécuter tous les autres travaux connexes à la demande de son supérieur immédiat.

FORMATION ET EXPÉRIENCE REQUISE

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) option secrétariat ou l’équivalent. Des années d’expérience pertinentes peuvent compenser pour certaines exigences académiques;
• Cinq années d’expérience;
• Connaissance du français et de l’anglais écrit et parlé;
• Connaissance de la comptabilité de base est un atout;
• Très bonne connaissance des logiciels d’application Excel, Word.

PROFIL RECHERCHÉ

• Faire preuve d’entregent est essentiel, de motivation, de loyauté et d’initiative;
• Capacité de gérer son travail.

Pourquoi faire carrière chez nous

• Rémunération compétitive : Parce qu’on reconnaît votre travail;
• Assurance collective : Nous tenons à votre santé! On vous offre donc une assurance collective que nous payons à 100% et cela comprend de nombreuses couvertures ; médicaments, dentaires, paramédicaux, assurance vie / voyage, longue durée, etc;
• Encadrement et formations spécifiques au poste : Parce que le développement de vos compétences nous tient à cœur;
• Nouveaux défis : Notre entreprise est en constante innovation, et nous souhaitons stimuler votre créativité. Chez NRJ, SU et Arcade, il y a plusieurs projets dans lesquels vous pouvez vous impliquer;
• Possibilité d’avancement : Ce n’est pas un secret, nous sommes en pleine expansion et les postes se multiplient, rien ne peut vous arrêter;
• Autonomie professionnelle : Nous vous accordons toute l’autonomie nécessaire pour exceller dans votre poste. Chez nous, vous prenez le lead et contribuez activement à notre réussite;
• Plaisir : Pour assurer votre bien-être, nous organisons des activités sociales. Votre plaisir et votre épanouissement sont au cœur de nos préoccupations.
• L’emploi du masculin est utilisé dans cet affichage à titre générique, dans le seul but d’alléger le texte.

La protection de la vie privée est une priorité pour Environnement Routier NRJ Inc., Systèmes Urbains Inc. et Construction Arcade (ci-après collectivement « NRJ »). La collecte, la transmission et la sauvegarde d’information personnelle tel que défini par la Loi se feront en tout temps en conformité avec notre Politique, laquelle est disponible sur notre site web (www.nrj.ca) et dans le manuel d’employé. En transmettant vos informations personnelles par l’entremise de votre CV ou par le dépôt de votre candidature, vous consentez à la collecte d’informations en conformité avec notre Politique.

NRJ est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.Q., 1993, c. P-39.1.

Description de l'offre d'emploi

Employeur

9385-3489 QUEBEC INC.

Description de l'entreprise

Chauffage, plomberie, électricité

Description de l’offre d’emploi

Nous recherchons un administrateur de bureau pour notre bureau sur Boul. Decarie. Le candidat va travailler avec les propriétaires et l'équipe de vente. Les responsabilités de travail consisteront en travail de bureau, les soumissions des formulaires, la saisie des données qui sont entièrement automatisées et digitalisées. Nous recherchons un joueur d'équipe énergique qui aime un environnement à énergie positive et une atmosphère agréable. Les MUST sont :

• Excellence en français et en anglais
• Minimum 5 ans d'expérience en tant qu'administrateur de bureau ou similaire

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique

Compétences

• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
• Capacité d’adaptation
• Assiduité et ponctualité

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Permanent

AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE)

La Société de services financiers Fonds FMOQ inc., filiale de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec, dont les bureaux sont situés à Montréal, est responsable de l’offre de produits et services financiers à l’ensemble de la communauté médicale québécoise. Afin de supporter son développement, la Société recherche, pour son secteur des Opérations, à son bureau de Montréal un / une : AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE).

Relevant de la Directrice adjointe, Opérations et faisant partie de l’équipe de support aux opérations, l’agent(e) administratif(ve) a la responsabilité principale de soutenir l’équipe des Opérations et de collaborer à certaines tâches reliées aux activités quotidiennes du bureau ainsi qu’aux événements de la Société. Il / elle a aussi la responsabilité de remplacer la réceptionniste au besoin (pauses, lunch, absences, vacances).

Principales responsabilités du poste :

• Rassembler des données et préparer des fichiers et tableaux de suivis ;
• Assurer les relations avec le gestionnaire de l’immeuble à Montréal (Cominar) ;
• Communiquer avec les fournisseurs de services pour assurer le bon fonctionnement (appareils de bureau, cartes d’accès, systèmes d’alarme, clés, stationnement, etc.) ;
• Tenir l’inventaire de matériel et de fournitures de bureau à jour et planifier les commandes en prévision des besoins et des événements ;
• Coordonner et planifier la réimpression de divers documents (dépliants, enveloppes, formulaires, etc.) ;
• Participer à la préparation des envois (relevés, rapports périodiques, envois spéciaux) et s’assurer de la confidentialité et de la conformité des pièces selon les standards de la Société ;
• Préparation et rédaction de lettres diverses et en assurer le suivi requis ;
• Assurer le remplacement de la réceptionniste durant les heures de lunch, vacances et autres absences ;
• Répondre au téléphone, acheminer les appels et assurer le suivi des messages aux personnes concernées ;
• Gestion du courrier ainsi que d’organiser les envois qui nécessitent des firmes de livraisons spécialisées ;
• Participer à la coordination de rencontres et de réunions pour assurer la commande et la livraison de repas et veiller à ce que tout soit prêt au moment convenu ;
• Participer à l’entretien des aires communes ;
• Collaborer avec les autres membres de l'équipe pour assurer un fonctionnement efficace du bureau ;
• Collaborer avec la Directrice adjointe, Opérations dans l’exécution des tâches ponctuelles liées aux opérations ;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications requises :

• DEC / DEP en administration / bureautique ;
• Trois (3) à cinq (5) années d’expérience en soutien administratif ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
• Maîtrise de l’anglais parlé et écrit (atout) ;
• Souci du détail, rigueur, minutie, sens de l’organisation et discrétion ;
• Professionnalisme, autonomie et discrétion absolue ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais ;
• Maîtrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Maîtrise de l’outil collaboratif Teams ;
• Connaissance du logiciel 3CX un atout.

AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE)

La Société de services financiers Fonds FMOQ inc., filiale de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec, dont les bureaux sont situés à Montréal, est responsable de l’offre de produits et services financiers à l’ensemble de la communauté médicale québécoise. Afin de supporter son développement, la Société recherche, pour son secteur des Opérations, à son bureau de Montréal un / une : AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE).

Relevant de la Directrice adjointe, Opérations et faisant partie de l’équipe de support aux opérations, l’agent(e) administratif(ve) a la responsabilité principale de soutenir l’équipe des Opérations et de collaborer à certaines tâches reliées aux activités quotidiennes du bureau ainsi qu’aux événements de la Société. Il / elle a aussi la responsabilité de remplacer la réceptionniste au besoin (pauses, lunch, absences, vacances).

Principales responsabilités du poste :

• Rassembler des données et préparer des fichiers et tableaux de suivis ;
• Assurer les relations avec le gestionnaire de l’immeuble à Montréal (Cominar) ;
• Communiquer avec les fournisseurs de services pour assurer le bon fonctionnement (appareils de bureau, cartes d’accès, systèmes d’alarme, clés, stationnement, etc.) ;
• Tenir l’inventaire de matériel et de fournitures de bureau à jour et planifier les commandes en prévision des besoins et des événements ;
• Coordonner et planifier la réimpression de divers documents (dépliants, enveloppes, formulaires, etc.) ;
• Participer à la préparation des envois (relevés, rapports périodiques, envois spéciaux) et s’assurer de la confidentialité et de la conformité des pièces selon les standards de la Société ;
• Préparation et rédaction de lettres diverses et en assurer le suivi requis ;
• Assurer le remplacement de la réceptionniste durant les heures de lunch, vacances et autres absences ;
• Répondre au téléphone, acheminer les appels et assurer le suivi des messages aux personnes concernées ;
• Gestion du courrier ainsi que d’organiser les envois qui nécessitent des firmes de livraisons spécialisées ;
• Participer à la coordination de rencontres et de réunions pour assurer la commande et la livraison de repas et veiller à ce que tout soit prêt au moment convenu ;
• Participer à l’entretien des aires communes ;
• Collaborer avec les autres membres de l'équipe pour assurer un fonctionnement efficace du bureau ;
• Collaborer avec la Directrice adjointe, Opérations dans l’exécution des tâches ponctuelles liées aux opérations ;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications requises :

• DEC / DEP en administration / bureautique ;
• Trois (3) à cinq (5) années d’expérience en soutien administratif ;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
• Maîtrise de l’anglais parlé et écrit (atout) ;
• Souci du détail, rigueur, minutie, sens de l’organisation et discrétion ;
• Professionnalisme, autonomie et discrétion absolue ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais ;
• Maîtrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Maîtrise de l’outil collaboratif Teams ;
• Connaissance du logiciel 3CX un atout.

Technicien juridique / technicienne juridique

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Description de l'entreprise

IMK avocats s.e.n.c.r.l. / LLP

IMK est au premier rang des boutiques de litige au Québec depuis sa fondation en 1997. Basée à Montréal, notre équipe talentueuse et versatile pratique dans tous les domaines du droit civil, commercial, constitutionnel, administratif et de l'emploi.

Notre cabinet se démarque par son modèle boutique et sa recherche constante de l'excellence au niveau du droit et il est toujours à l'affût des dernières tendances technologiques. La qualité et la variété de nos dossiers ainsi que la possibilité d'y contribuer de façon significative sont sources de motivation pour toute l'équipe. Nous offrons des conditions de travail concurrentielles ainsi que la possibilité de télétravail.

Nous sommes à la recherche d’un.e adjoint.e en litige, qui possède une expérience minimale de 2 ans dans le domaine juridique en litige et une excellente maîtrise des langues française et anglaise.

Description de l’offre d’emploi

Description Des Tâches

• Organiser et gérer des dossiers complexes, en tenant compte des contraintes de temps, des échéances et des tâches en cours
• Recueillir, organiser, analyser et résumer des données factuelles, y compris des éléments de preuve, des contrats, des documents et de la correspondance
• Préparer des notes et des tableaux de synthèse à l’intention des avocats et des clients
• Assurer la collecte et la classification des données, l’examen des documents et la gestion des dossiers
• Participer à la préparation et à la gestion des demandes de documents (lettres des vérificateurs, demandes des autorités réglementaires provinciales) ainsi que des réponses à ces demandes
• Participer à la préparation des interrogatoires et des résumés des transcriptions
• Rédiger des ébauches de lettres et d’actes de procédure
• Préparer des formulaires judiciaires et des formulaires de permis extraprovinciaux, et obtenir des copies de documents, de CD et / ou de procès-verbaux
• Préparer les protocoles d’instance et les résumés des litiges
• Communiquer avec les tribunaux, les clients, les parties adverses et les autres parties prenantes du système judiciaire
• Assurer la coordination avec les huissiers en ce qui concerne les copies de documents judiciaires et les autres demandes connexes
• Effectuer des recherches jurisprudentielles dans SOQUIJ, CanLII, LexisNexis et le CAIJ, et préparer des annotations
• Effectuer des vérifications relativement au Code de procédure civile et des vérifications auprès des tribunaux
• Effectuer des recherches aux greffes des tribunaux provinciaux et fédéraux
• Préparer des cahiers de procédures, de pièces, d’autorités (jurisprudence)
• Gérer et organiser des dossiers de clients, sur support physique et informatique
• Entrer son temps en vue de la facturation
• Effectuer des notifications, envoyer des correspondances, documents et procédures par huissier
• Calculer les délais juridiques et veiller à la gestion de ceux-ci
• Veiller à la bonne gestion des agendas de vos avocats
• Remplir divers formulaires (ouverture de dossier, etc.)

Profil Recherché

• Avoir une formation juridique (DEC en techniques juridiques ou diplôme équivalent)
• Avoir accumulé au moins deux années d’expérience en tant qu’adjoint.e en litige ou comme parajuriste
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit;
• Notre bureau de Montréal fournit des services au Québec et à l’extérieur de la province et représente des clients qui y sont établis ou qui y exercent des activités. Pour ce faire, la ou le titulaire du poste devra interagir et produire du contenu en français et en anglais. La maîtrise de ces deux langues (à l’oral et à l’écrit) est donc nécessaire.
• Maitriser les logiciels de la suite Office
• Connaissance des logiciels d'entrées de temps
• Professionnalisme, discrétion et rigueur

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Expérience 2 à 3 ans

Seniority level

• Entry level

Employment type

• Full-time

Job function

• Legal
• Industries
• Technology, Information and Media

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J-18808-Ljbffr

Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée assiste celle-ci en effectuant les travaux reliés aux activités administratives du département telles que :

• la compilation de données statistiques ou financières,
• le suivi des comptes budgétaires et des revenus et dépenses,
• des fonds de recherche,
• l'organisation de l'enseignement,
• le suivi des dossiers du personnel de recherche.

Assure la liaison avec la communauté professorale et étudiante, le personnel, les fournisseurs et les services administratifs. Assure la mise à jour des dossiers et fichiers; recueille, compile, traite et diffuse, s'il y a lieu, l'information reliée à son secteur d'activités; prépare et effectue la saisie et le traitement de différents rapports et tableaux.

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

Minimum trois (3) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique).
• Connaissance des systèmes de gestion SAFIRH et GEADE.

Rémunération

Classe 8 (de 30,40 $ à 41,64 $). SVP Postulez en ligne au : parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Durée d'emploi

Permanente

Employeur

CORPORATION DE L'ECOLE POLYTECHNIQUE DE MONTREAL

Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée collabore étroitement avec la personne coordonnatrice en gestion académique à l'élaboration, à l'amélioration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures en lien avec les dossiers d'ordre académique. Elle effectue divers travaux à caractère administratif en vue d'assurer la réalisation de projets, le bon fonctionnement des opérations et l'organisation du travail.

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.

Expérience

Trois (3) à cinq (5) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique).
• Connaissance souhaitée de l'application administrative GEADE.
• Aptitude pour le service à la clientèle.
• Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite).

Rémunération

Classe 9 (de 32,78 $ à 44,86 $).

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal

• 21 jours de vacances annuelles
• 16 jours fériés
• Congés sociaux et parentaux
• Horaire de travail réduit durant la période estivale
• Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
• Programme d'aide au personnel
• Régime de retraite à prestations déterminées

UTILISER CE LIEN UNIQUEMENT POUR POSTULER : parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Temporaire

Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité du directeur de la recherche et de l'innovation, la personne recherchée assiste la personne directrice dans l'accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l'unité. En l'absence de son supérieur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

Principales responsabilités

• Participe aux différentes opérations reliées à la gestion de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et complète les formulaires administratifs requis;
• A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différentes personnes intervenantes, fournit et obtient de l'information sur des sujets variés et complexes;
• Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant de l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
• Effectue le suivi des décisions prises par son supérieur et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation;

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou dans un domaine pertinent à la fonction ou toute autre formation jugée équivalente.

Expérience

Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente.

Autre

• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite).
• Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Rémunération

Classe 8 (de 29,63 $ à 39,79 $).

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal

• 21 jours de vacances annuelles
• 16 jours fériés
• Congés sociaux et parentaux
• Horaire de travail réduit durant la période estivale
• Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
• Programme d'aide au personnel
• Régime de retraite à prestations déterminées

UTILISER CE LIEN UNIQUEMENT POUR POSTULER : parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Temporaire

Employeur

CORPORATION DE L'ECOLE POLYTECHNIQUE DE MONTREAL

Description de l’offre d’emploi

Sous la direction de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée assure le soutien et le suivi de processus administratifs et académiques en vigueur dans son unité. Accueille et informe la clientèle (communautés enseignante et étudiante, etc.). Prépare, concilie et effectue la mise en page de divers documents administratifs. Effectue la saisie de données et la mise à jour des systèmes informatisés de gestion. Traite le courrier. Effectue le classement, la photocopie et l'assemblage de documents. Effectue des tâches pour les différentes unités de la direction.

Scolarité

• Diplôme d'études secondaires (DES).

Expérience

• Minimum d'une (1) année d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite).
• Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Rémunération

Classe 5 (de 26,11 $ à 32,35 $).

UTILISER CE LIEN UNIQUEMENT POUR POSTULER : parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Durée d'emploi

Temporaire

Employeur

CORPORATION DE L'ECOLE POLYTECHNIQUE DE MONTREAL

Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée assure divers travaux reliés à l'accueil et à l'encadrement des étudiants de niveau baccalauréat et cycles supérieurs, à l'organisation de l'enseignement, au comité de programme, aux contrats d'embauche et aux autres activités académiques. Assume le suivi administratif à chacune des étapes de ces différents dossiers.

Principales responsabilités

• Assure l'accueil des étudiants de niveau baccalauréat au département et joue un rôle-conseil dans leur cheminement académique. Ceci en les encadrant dans les différentes demandes relatives aux dérogations, au choix des cours, aux orientations, aux révisions de notes, à la gestion des horaires, etc. Assure une liaison avec les personnes intervenantes concernées à l'école afin de soutenir de façon optimale les étudiantes et étudiants dans leur situation.
• Accueille les candidates et les candidats aux études supérieures du département, les assiste dans leurs démarches, s'assure que leur plan d'étude soit conforme et les dirige vers les personnes concernées au besoin. Explique les règlements et procédures des programmes d'études, d'aide financière et de bourses. Prépare les documents requis pour les soutenances de thèses et de mémoires et assure le suivi avec toutes les personnes concernées.
• Collabore à l'organisation de l'enseignement. Assure à cette fin la cueillette, la compilation, le traitement et la validation de diverses informations relatives à l'analyse de cours, aux plans de cours, aux statistiques sur la clientèle, aux plans triennaux et autres besoins particuliers (salles, horaires et logiciels). Effectue la vérification des listes de cours et du projet d'horaire maître. Distribue les questionnaires d'évaluation de l'enseignement.
• Collabore aux activités de recrutement, de sélection, d'embauche et d'évaluations des chargés de cours, chargés de laboratoires et auxiliaires d'enseignement. Prépare les contrats respectant les politiques et conventions en vigueur.
• Participe à la gestion des évaluations et des examens. Assure, à cette fin, la saisie des notes, la mise en page, l'obtention des signatures et le suivi des absences motivées. Coordonne les examens différés avec les professeures et professeurs et les étudiantes et étudiants.

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en technique administrative ou en technique pertinente à la fonction.

Expérience

Trois (3) à cinq (5) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise de la langue française;
• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique);
• Connaissance des systèmes de gestion : SAGE-SAFIRH-Gestionnaire des analyses de cours.

Rémunération

Classe 8 (de 29,63 $ à 39,79 $). UTILISER CE LIEN UNIQUEMENT POUR POSTULER : parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Durée d'emploi

Temporaire

Employeur

CORPORATION DE L'ECOLE POLYTECHNIQUE DE MONTREAL

Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée assure divers travaux reliés à l'accueil et à l'encadrement des étudiants de niveau baccalauréat et cycles supérieurs, à l'organisation de l'enseignement, au comité de programme, aux contrats d'embauche et aux autres activités académiques. Assume le suivi administratif à chacune des étapes de ces différents dossiers.

Principales responsabilités

• Assure l'accueil des étudiants de niveau baccalauréat au département et joue un rôle-conseil dans leur cheminement académique. Ceci en les encadrant dans les différentes demandes relatives aux dérogations, au choix des cours, aux orientations, aux révisions de notes, à la gestion des horaires, etc. Assure une liaison avec les personnes intervenantes concernées à l'école afin de soutenir de façon optimale les étudiantes et étudiants dans leur situation;
• Accueille les candidates et les candidats aux études supérieures du département, les assiste dans leurs démarches, s'assure que leur plan d'étude soit conforme et les dirige vers les personnes concernées au besoin. Explique les règlements et procédures des programmes d'études, d'aide financière et de bourses. Prépare les documents requis pour les soutenances de thèses et de mémoires et assure le suivi avec toutes les personnes concernées;

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en technique administrative ou en technique pertinente à la fonction.

Expérience

Trois (3) à cinq (5) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise de la langue française;
• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique);
• Connaissance des systèmes de gestion : SAGE-SAFIRH-Gestionnaire des analyses de cours.

Rémunération

Classe 8 (de 29,63 $ à 39,79 $). UTILISER CE LIEN UNIQUEMENT POUR POSTULER : parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Temporaire

Description de l’offre d’emploi

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée assiste celle-ci en effectuant les travaux reliés aux activités administratives du département telles que :

• la compilation de données statistiques ou financières,
• le suivi des comptes budgétaires et des revenus et dépenses,
• des fonds de recherche,
• l'organisation de l'enseignement,
• le suivi des dossiers du personnel de recherche.

Assure la liaison avec la communauté professorale et étudiante, le personnel, les fournisseurs et les services administratifs. Assure la mise à jour des dossiers et fichiers; recueille, compile, traite et diffuse, s'il y a lieu, l'information reliée à son secteur d'activités; prépare et effectue la saisie et le traitement de différents rapports et tableaux.

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

Minimum trois (3) années d'expérience pertinente.

Autres

• Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données - chiffrier électronique).
• Connaissance des systèmes de gestion SAFIRH et GEADE.

Rémunération

Classe 8 (de 29,63 $ à 39,79 $).

UTILISER CE LIEN UNIQUEMENT POUR POSTULER : parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Durée d'emploi

Permanent

Poste : Spécialiste paie et avantages sociaux

Emplacement : Longueuil

Poste hybride (mardi et jeudi au bureau)

À propos d'AGF :

Nous sommes un chef de file dans l'industrie de l'acier d'armature et de la post-tension, avec plus de 75 ans d'excellence et 50 000 projets à notre actif. Reconnus pour notre engagement envers la santé et la sécurité, notre ambiance de travail conviviale et notre esprit d'innovation, c'est avec fierté que nous agissons comme pilier sur les plus importants projets de construction au Canada et à l'échelle mondiale.

Vous vous demandez peut-être, "C'est quoi, de l'acier d'armature?". En gros, c'est l'équivalent du squelette ou de la colonne vertébrale d'une construction. C'est l'ingrédient clé qui donne la force au béton pour éviter les fissures ou les effondrements, assurant que les bâtiments et les infrastructures restent solides et stables pour les années à venir.

Dans la grande région de Montréal, on a réalisé des tonnes de projets, littéralement! Que ce soit le pont Samuel-De Champlain, le REM, Le Pont-tunnel Louis-Hippolyte-La Fontaine, les tours à condos du centre-ville de Montréal, des arénas, des hôpitaux , et plus encore. Notre savoir-faire touche une multitude de secteurs tels que l'institutionnel, l'industriel, le génie civil, le commercial ou le résidentiel.

Sous l’autorité de la Chef de service, Paie & Avantages sociaux, le / la Spécialiste Paie & Avantages sociaux rassemble, vérifie et traite les données relatives à la paie des divisions du Groupe AGF. Grâce à son expérience, il agit comme personne-ressource au sein de l’équipe en plus d’être responsable de l’assurance qualité des paies produites et versées.

Pourquoi travailler chez AGF :

• Régime d'assurance complet (maladie, dentaire et soins de la vue) dès le jour 1;
• REER collectif avec contribution de l’employeur (4%);
• Bonus et révisions salariales annuelles;
• Service de télémédecine et programme d'aide aux employés dès le premier jour ;
• Remboursement des frais d'activité physique de 600 $ par année visant à promouvoir la santé et le bien-être;
• Formation offerte & Possibilités d'avancement ;
• Vacances et période des fêtes rémunérées;
• 5 journées maladie & 13 congés fériés ;
• Stationnement gratuit sur place - 2 bornes de recharge pour véhicules électriques;

Gym sur place.

Rôles et responsabilités :

Effectuer toutes autres tâches en lien avec le poste.

Qualifications :

Exactitude et rapidité d’exécution.

Ce poste t'intéresse ? Applique dès maintenant, il nous fera plaisir de te contacter!

Qui sommes-nous ?

Systèmes climatiques XNRGY est un chef de file nord-américain dans la conception durable et la fabrication de pointe de systèmes personnalisés de traitement d'air et de refroidissement liquide. Forts de plusieurs décennies d'expérience en ingénierie et en fabrication HVAC, nous sommes idéalement positionnés pour offrir des solutions novatrices et écoénergétiques répondant aux besoins spécifiques d'une vaste gamme d'industries, notamment les centres de données, les établissements de santé, les laboratoires pharmaceutiques, les salles blanches de semi-conducteurs, les fabricants de batteries pour véhicules électriques et les installations en sciences de la vie.

Poste à pourvoir

XNRGY est actuellement à la recherche d'un.e Réceptionniste pour se joindre à son équipe située à St-Hubert. Relevant de l'Adjointe Exécutive, cette personne sera responsable d'accueillir les visiteurs, répondre au téléphone, préparer les salles de réunion, gérer les fournitures de bureau et aider à diverses tâches administratives au besoin.

Une idée de vos responsabilités :

Accueil et réception :

• Accueillir les visiteurs avec professionnalisme et courtoisie
• Gérer les communications (téléphone, email, courrier)
• Maintenir un espace de réception propre et organisé

Coordination des visites et événements :

• Planifier les visites des clients et fournisseurs
• Gérer les réservations (hébergement, transport, restauration)
• Coordonner les services de traiteur et les repas sur place

Gestion administrative :

• Tenir à jour les agendas et planifier les rendez-vous
• Gérer les stocks de fournitures de bureau et d'alimentation
• Assurer le suivi des factures et des dépenses
• Soutenir l'adjointe exécutive dans diverses tâches

Support aux opérations :

• Aider à la gestion des ressources humaines (dossiers du personnel, formations)
• Participer à la préparation de documents financiers (devis, factures)
• Mettre à jour et appliquer les procédures internes

Ce qu'il vous faudra, entre autres !

• Avoir une expérience dans un rôle administratif
• Maîtrise de la suite Microsoft Office
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
• Flexibilité dans les horaires de travail
• Compétences en organisation et en gestion du temps
• Excellente communication orale et écrite en français et en anglais

Pourquoi choisir XNRGY ?

• Salaire compétitif
• Assurance médicale et dentaire payée à 100 % par l'employeur
• Programme d'aide aux employés
• Télémédecine
• Environnement dynamique et en forte croissance, où l'esprit entrepreneurial est reconnu
• Opportunités d'avancement : XNRGY favorise la promotion interne
• Café gratuit
• Stationnement gratuit et bornes de recharge électrique

Êtes-vous prêt à rejoindre notre équipe motivée ? Rejoignez une entreprise qui valorise courage, communauté, climat, client et cohérence. Participez à la création de notre empreinte et rejoignez une équipe gagnante!

XNRGY systèmes climatiques est une entreprise dont le siège social est basé à St-Hubert et qui opère en Amérique du Nord. La compétence professionnelle de langue française est donc requise et essentielle pour tous les employés basés à Montréal. La compétence professionnelle de la langue anglaise est importante puisqu'elle permet de collaborer avec les employés du groupe basé aux États-Unis ou ailleurs dans le monde.

Description de l'entreprise

Groupe Admior est une entreprise dynamique œuvrant dans le domaine des services administratifs (Comptabilité, Corporatif, Ressources Humaines, Marketing) auprès des entreprises, particuliers et professionnels.

Poste à pourvoir

Nous sommes présentement à la recherche d'un Adjoint administratif ou d'une Adjointe Administrative pour se joindre à notre équipe de Longueuil. Si les défis vous motivent, cette offre est pour vous !

DESCRIPTION DU POSTE :

Vous apporterez un soutien aux différents départements, en exerçant une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :

• Gérer le service à la clientèle
• Préparer, réviser, corriger les correspondances, présentations, brochures, publications, rapports et d'autres documents connexes;
• Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
• Innover et mettre en œuvre les modes de fonctionnement / classement du bureau;
• Préparer les factures, les acheminer et en effectuer le suivi;
• Tenir à jour les espaces clients en y ajoutant régulièrement les documents pertinents;
• Agir à titre de personne-ressource auprès de l'équipe et des clients

ATOUTS :

Connaissances ou expérience dans un ou plusieurs de ces départements :

• Comptabilité
• Corporatif et parajuridique
• Gestion immobilière
• Ressources humaines
• Marketing et multimédia

AVANTAGES :

• 3 semaines de vacances;
• 7 jours de congés maladie;
• Demi-journée le vendredi;
• Primes diverses;
• Régime Volontaire d'Épargne Retraite (RVER);
• Rémunération concurrentielle (un bonus sur la contribution pourrait être octroyé);
• Possibilité d'augmenter le salaire selon vos compétences;
• Environnement de travail non compétitif et gratifiant;
• Places de stationnement;
• Facilement accessible en transport en commun.

PROFIL RECHERCHÉ :

• Titulaire d'un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration ou dans un domaine d'études pertinent au poste;
• 2 à 3 ans d'expérience en administration, service à la clientèle et toute autre expérience pertinente;
• Bon communicateur, capable de donner de l'information à une clientèle corporative;
• Grand sens des responsabilités et de l'organisation;
• Dévouement et respect;
• Bilingue (oral et écrit).

Bilinguisme un atout

Expérience en gestion d'entreprise un atout

Connaissance du domaine des RH un atout

Expérience en Marketing un atout

Expérience en gestion immobilière un atout

Intitulé du Poste

Adjoint Administratif

Type de contrat

Temps plein

Objectifs du poste

L'Adjoint Administratif assure un rôle clé dans le soutien administratif au sein de l’équipe, en effectuant diverses tâches de gestion administrative, en organisant les dossiers et en facilitant la communication interne et externe. Il / Elle contribue ainsi au bon fonctionnement de l'organisation.

Missions principales

Gestion administrative courante

• Réception, traitement et distribution du courrier entrant et sortant.
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs (comptes rendus, courriers, notes de service).
• Préparation et suivi des dossiers administratifs (classement, archivage, mise à jour).
• Gestion des agendas et des plannings pour les responsables.

Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires.
• Gestion des demandes internes et externes, transmission des informations pertinentes.
• Prise en charge de la correspondance et communication avec les différents services.

Gestion des ressources matérielles et logistiques

• Commande et suivi des fournitures de bureau, gestion des stocks.
• Organisation et planification des déplacements professionnels (réservation de transports, hébergement).

Soutien aux équipes

• Assistance dans la préparation de documents pour les réunions et les présentations.
• Mise à jour des bases de données, des tableaux de suivi, des fichiers Excel ou autres outils internes.
• Participation à la gestion des projets administratifs en support des responsables.

Traitement des demandes administratives spécifiques

• Préparation des dossiers pour les audits internes ou externes.
• Suivi des procédures administratives et respect des délais.

Compétences et qualifications

• Compétences techniques :
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Connaissance des procédures administratives et des outils de gestion documentaire.
• Maîtrise de la gestion des courriers et des documents confidentiels.
• Qualités requises :
• Organisation, rigueur et autonomie.
• Sens du service et bonne communication.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer des priorités.
• Formation et expérience :
• Diplôme de niveau Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
• Expérience préalable en tant qu’assistant administratif ou dans un poste similaire est un atout.

Conditions de travail

• Horaires : 40 heures semaine du lundi au vendredi en présentiel.
• Lieu de travail : 640 av. Lépine, Dorval.

Évolution du poste

Ce poste peut évoluer vers des responsabilités supplémentaires en fonction de l’expérience et des compétences acquises.