Description du poste

HGrégoire, un groupe automobile d’envergure, reconnu pour son excellence et solidement établi au Québec, souhaite accueillir un(e) secrétaire aux ventes / adjoint(e) administratif(ve) au sein de sa succursale Nissan St-Eustache.

Nous recherchons un(e) professionnel(le) motivé(e), rigoureux(se) et orienté(e) service, prêt(e) à évoluer dans un environnement dynamique et en pleine croissance.

Responsabilités :

• Préparer les dossiers de ventes : impression, assemblage et validation des contrats avant la livraison.
• Gérer l’entrée des véhicules en inventaire (numéros de stock, CDK, DeskIt, pochettes, clés).
• Traiter les dossiers de vente et de financement : envoi des documents, suivi des déboursés, RDR, garanties, DVN.
• Préparer et comptabiliser les achats de véhicules, factures manufacturières et paiements requis.
• Préparer les contrats (vente, wholesale) et effectuer les transferts SAAQ-Clic.
• Vérifier la conformité des dossiers : W / O, montants, corrections, washout, commissions.
• Gérer les réclamations (fédéral / provincial, manufacturier) selon les programmes applicables.
• Scanner, classer et archiver les dossiers pour la comptabilité.
• Offrir un soutien administratif général à l’équipe des ventes, du service et de la direction.
• Soutenir les directeurs financiers dans leurs tâches administratives courantes.
• Gérer l’escompte des dossiers de ventes.
• Assurer la gestion du service SAAQclic (immatriculation des véhicules neufs, transferts d’inventaire, etc.).
• Accueillir les clients lors de la livraison, faire signer les documents et participer à la présentation du véhicule.
• Effectuer le classement des dossiers et assurer la conformité documentaire.
• Suivre les formations sur les produits et maîtriser la présentation lors des livraisons.
• Remplacer la réception au besoin.
• Réaliser un contrôle de conformité avant et après la livraison, autant dans la documentation que dans les systèmes informatiques (logs).

Profil recherché :

• Expérience en tant que réceptionniste ou secrétaire aux ventes (au moins 2 ans) — obligatoire.
• Bilinguisme français / anglais de niveau intermédiaire-avancé, à l’oral et à l’écrit afin de communiquer avec l'importante clientèle anglophone et la clientèle francophone.
• Excellente maîtrise de Google Workspace (Google Office) — essentiel.
• DEP ou DEC en comptabilité — atout.
• Capacité à travailler avec des échéanciers serrés (particulièrement en fin de mois).
• Sens aigu du service à la clientèle.
• Rigueur, souci du détail et autonomie.

Pourquoi rejoindre HGrégoire Nissan St-Eustache ?

• Une équipe accueillante, humaine et performante.
• Un employeur qui valorise ta progression et ton apport.
• Un environnement moderne et structuré où ton expertise fait la différence.
• Une entreprise en forte croissance offrant stabilité et possibilités d’avancement.

Avantages :

• Assurance Dentaire.
• Assurance Maladie Complémentaire.
• Assurance Vie.
• Congés payés.
• Événements d'Entreprise.
• Programme d'Aide aux Employés.
• Stationnement sur place.

Lieu du poste : En présentiel

Prêt(e) à faire carrière au sein d’un groupe automobile reconnu et en pleine expansion ?

Joins-toi à notre équipe sans plus tarder !

Type d'emploi : Temps Plein

Expérience :

• sécrétaire aux ventes : 2 ans (Obligatoire).

Lieu du poste : En présentiel

Description du poste

Notre client, un organisme à but non lucratif dédié à offrir un toit digne aux familles vulnérables, recherche actuellement une personne pour le poste de réceptionniste afin de rejoindre son équipe dynamique à Sainte-Catherine. Si vous souhaitez contribuer à une mission humaine et essentielle, tout en évoluant dans un environnement chaleureux et collaboratif, cette opportunité est faite pour vous !

Les tâches

• Accueillir les visiteurs et les orienter vers les bonnes personnes ou services.
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels de manière professionnelle.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Tenir à jour les dossiers et bases de données internes.
• Effectuer la saisie de données et la mise à jour des informations.
• Préparer et classer des documents administratifs.
• Fournir des informations aux familles et partenaires.
• Répondre aux demandes générales et orienter vers les ressources appropriées.
• Maintenir une attitude positive et empathique envers les bénéficiaires.
• Utiliser les logiciels bureautiques (Microsoft Office, Outlook).
• Préparer des documents officiels.
• Contacter les demandeurs lorsqu'il manque des documents et faire des suivis afin que le dossier soit conforme.
• Produire les bons de travail pour le personnel de maintenance.
• Prendre en charge les questionnements, demandes de réparations et autres demandes générales des locataires.
• Apporter l’aide requise aux demandeurs et locataires pour la conformité de leur dossier.
• Effectuer toute autre tâche connexe au poste.
• Si vous êtes prêt(e) à relever de nouveaux défis, nous voulons vous rencontrer !

Avantages

• Entrée en poste rapide.
• Assurances après la période de probation.
• REER collectif.
• Stationnement sur place.

Exigences du poste

• Maîtrise du français - anglais fonctionnel (20 % des appels téléphoniques).
• Solides compétences en informatique, notamment une bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et d'Internet.
• Connaissance en informatique : 5 ans (souhaité).
• Service à la clientèle : 5 ans (obligatoire).
• À titre de réceptionniste : 2 ans (obligatoire).

Postuler pour l'emploi

Tous les champs sont requis.

Description du poste

Ne cherchez pas plus loin – ce poste est offert exclusivement par Bédard Ressources!

Mode de travail hybride, avantages sociaux dès le premier jour et l’opportunité de collaborer avec une équipe exceptionnelle! Rejoignez un cabinet reconnu parmi les meilleurs au Canada, ayant reçu de nombreuses distinctions prestigieuses.

Tâches administratives :

• Gérer les horaires, les rendez-vous et le suivi des dossiers à l’aide d’Outlook et d’outils de planification.
• Assurer la coordination administrative complète : rappels, gestion des échéanciers, préparation et mise à jour des dossiers électroniques et papier.
• Rédiger, réviser et mettre en page divers documents juridiques et administratifs (correspondance, rapports, procédures, notes de service).
• Appuyer les avocats dans la préparation des dossiers de litige, de négociation et de conformité, y compris la gestion des pièces justificatives et la coordination avec les tribunaux.
• Accomplir toute autre tâche administrative requise pour soutenir l’équipe.

Si vous êtes prêt à relever de nouveaux défis, nous voulons vous rencontrer!

Les avantages :

• Mode de travail hybride avec possibilité de télétravail flexible.
• Nouveaux bureaux modernes prévus d’ici la fin de l’année 2025 (au cœur du centre-ville de Montréal).
• Café, thé et jus offerts quotidiennement.
• Régime complet d’avantages sociaux dès le premier jour.
• Détenir un diplôme en assistance juridique ou administrative, ou toute autre expérience équivalente.
• Maîtrise avancée du français et de l’anglais (parlé et écrit), puisque la clientèle est composée à 50 % de personnes anglophones.
• Au moins 4 ans d’expérience comme adjoint juridique ou dans un rôle similaire.
• Maîtriser les outils Microsoft Office.

Salaire : 60 000$ à 70 000$ par année

Horaire : De jour 37,5 heures par semaine du 8h30 à 16h30

#J-18808-Ljbffr

Description du poste

Ne cherchez pas plus loin – ce poste est offert exclusivement par Bédard Ressources!

Mode de travail hybride, avantages sociaux dès le premier jour et l’opportunité de collaborer avec une équipe exceptionnelle! Rejoignez un cabinet reconnu parmi les meilleurs au Canada, ayant reçu de nombreuses distinctions prestigieuses.

Tâches administratives :

• Gérer les horaires, les rendez-vous et le suivi des dossiers à l’aide d’Outlook et d’outils de planification.
• Assurer la coordination administrative complète : rappels, gestion des échéanciers, préparation et mise à jour des dossiers électroniques et papier.
• Rédiger, réviser et mettre en page divers documents juridiques et administratifs (correspondance, rapports, procédures, notes de service).
• Appuyer les avocats dans la préparation des dossiers de litige, de négociation et de conformité, y compris la gestion des pièces justificatives et la coordination avec les tribunaux.
• Accomplir toute autre tâche administrative requise pour soutenir l’équipe.

Si vous êtes prêt à relever de nouveaux défis, nous voulons vous rencontrer!

L'usage du genre masculin n'est utilisé que pour alléger le texte.

Les avantages ?

• Mode de travail hybride avec possibilité de télétravail flexible.
• Nouveaux bureaux modernes prévus d’ici la fin de l’année 2025 (au cœur du centre-ville de Montréal).
• Café, thé et jus offerts quotidiennement.
• Régime complet d’avantages sociaux dès le premier jour.

Exigences :

• Détenir un diplôme en assistance juridique ou administrative, ou toute autre expérience équivalente.
• Maîtrise avancée du français et de l’anglais (parlé et écrit), puisque la clientèle est composée à 50 % de personnes anglophones.
• Au moins 4 ans d’expérience comme adjoint juridique ou dans un rôle similaire.
• Maîtriser les outils Microsoft Office.

Salaire : 60 000$ à 70 000$ par année

Horaire : De jour 37,5 heures par semaine du 8h30 à 16h30

Statut : Permanent

Description du poste

Ne cherchez pas plus loin – ce poste est offert exclusivement par Bédard Ressources!

Mode de travail hybride, avantages sociaux dès le premier jour et l’opportunité de collaborer avec une équipe exceptionnelle! Rejoignez un cabinet reconnu parmi les meilleurs au Canada, ayant reçu de nombreuses distinctions prestigieuses.

Tâches administratives :

• Gérer les horaires, les rendez-vous et le suivi des dossiers à l’aide d’Outlook et d’outils de planification.
• Assurer la coordination administrative complète : rappels, gestion des échéanciers, préparation et mise à jour des dossiers électroniques et papier.
• Rédiger, réviser et mettre en page divers documents juridiques et administratifs (correspondance, rapports, procédures, notes de service).
• Appuyer les avocats dans la préparation des dossiers de litige, de négociation et de conformité, y compris la gestion des pièces justificatives et la coordination avec les tribunaux.
• Accomplir toute autre tâche administrative requise pour soutenir l’équipe.

Si vous êtes prêt à relever de nouveaux défis, nous voulons vous rencontrer!

L'usage du genre masculin n'est utilisé que pour alléger le texte.

Les avantages ?

• Mode de travail hybride avec possibilité de télétravail flexible.
• Nouveaux bureaux modernes prévus d’ici la fin de l’année 2025 (au cœur du centre-ville de Montréal).
• Café, thé et jus offerts quotidiennement.
• Régime complet d’avantages sociaux dès le premier jour.

Exigences :

• Détenir un diplôme en assistance juridique ou administrative, ou toute autre expérience équivalente.
• Maîtrise avancée du français et de l’anglais (parlé et écrit), puisque la clientèle est composée à 50 % de personnes anglophones.
• Au moins 4 ans d’expérience comme adjoint juridique ou dans un rôle similaire.
• Maîtriser les outils Microsoft Office.

Salaire : 60 000$ à 70 000$ par année

Horaire : De jour 37,5 heures par semaine du 8h30 à 16h30

Statut : Permanent

Description du poste

Enveloppe Concept Inc est une entreprise familiale fondée il y a plus de 37 ans et œuvre dans le domaine de l'imprimerie. Nous sommes à la recherche d'une secrétaire réceptionniste dynamique, étant habilitée à travailler en équipe, à établir ses priorités et à travailler efficacement. La personne sélectionnée devra avoir de l'initiative, être organisée, discrète, autonome et sera parfaitement bilingue (oral et écrit).

Tâches et responsabilités :

• Répondre au téléphone et acheminer les appels
• Recevoir les visiteurs
• Rédaction de courriels, de lettres, de soumissions, de rapports et autres correspondances en français et en anglais
• Aide générale à la comptabilité (facturation et autres) – Environ 400 factures/mois
• Préparation de tout rapport nécessaire aux opérations de l'entreprise
• Acheter les fournitures de bureau
• Classement de documents
• Effectuer les achats d'articles de bureau
• Autres tâches connexes.

Critères généraux

• Essentielle - Bilinguisme (parlé et écrit)
• Essentielle - Excellente maîtrise des logiciels MS Office
• Important - Diplôme en secrétariat ou en bureautique
• Importante - Expérience pertinente dans le domaine, minimum 2 ans

Si le poste vous intéresse, nous vous invitons à nous faire parvenir votre CV.

Adjoint administratif ou adjointe administrative-FR

À titre d'adjoint(e) administratif(-ive) dans la Direction principale, Relations membres et clients et Souscription opérationnelle, vous contribuez à la réalisation de diverses activités administratives de votre secteur. Votre rôle consiste à seconder une directrice principale et son équipe de gestion et à fournir le soutien administratif et de secrétariat nécessaire. Au besoin, vous assurez le soutien administratif requis auprès d'autres ressources de votre unité. Vous collaborez à la coordination, la planification et la priorisation des activités de gestion. Vous êtes appelé(e) à interagir avec un grand nombre de parties prenantes. Plus spécifiquement, vous serez amené(e) à :

• Soutenir les gestionnaires dans la gestion et le suivi de leur agenda, de leurs courriels et de leur courrier
• Participer à l’organisation logistique de différents événements (réunions d’équipe, comités, assemblées, déplacements, etc.)
• Préparer et assister à diverses rencontres, notamment celles du comité de gestion. Rédiger les comptes rendus et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent
• Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique anglophone et francophone de documents d'information provenant des différents secteurs
• Effectuer diverses tâches administratives reliées à la gestion interne (appui à différents projets et mandats dans la Direction principale, suivi des comptes de dépenses, gestion des mouvements de personnel dans l'équipe, mise à jour de l'organigramme, etc.)
• Collaborer à la préparation du budget annuel et au suivi budgétaire en cours d'année (analyse et justification des écarts)
• Appuyer l'adjointe qui supporte les directeur(-trices) dans diverses tâches

Ce que nous offrons

• Salaire concurrentiel et boni annuel
• 4 semaines de vacances flexibles dès la première année
• Régime de retraite à prestations déterminées qui assure un revenu prévisible et stable durant toute la retraite
• Régime d’assurance collective incluant des services de télémédecine
• Remboursement des frais liés à la santé, au bien-être et à de l’équipement pour le télétravail
• Les avantages sont applicables en fonction des critères d’admissibilité

Qualifications

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une discipline appropriée
• Un minimum de trois ans d’expérience pertinente
• Veuillez noter que d’autres combinaisons de formation et d’expérience pertinentes pourraient être considérées
• Connaissance du français nécessaire
• Connaissance de l'anglais de niveau intermédiaire en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des partenaires ou membres et client(e)s anglophones
• Maîtrise de la Suite Office 365 de niveau intermédiaire avancé

Valeurs et Culture

• Apprécier les différences
• Apprendre avec agilité
• Communiquer de manière efficace
• Être orienté client
• Être orienté vers l’action
• Maîtriser la technologie
• Maîtriser les relations interpersonnelles
• Planifier et coordonner
• S’adapter aux situations

Éligibilité syndicale (si admissible)

Chez Desjardins, on croit à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous nous engageons à accueillir toutes les personnes, à les considérer et à les valoriser pour ce qu’elles sont, à nous enrichir de leurs différences et de leur unicité et, surtout, à leur offrir un environnement de travail où elles seront bien. Pour nous, la discrimination, peu importe ses formes, c’est tolérance zéro! Nous croyons en l’importance que nos équipes soient le reflet de la diversité de nos membres, de notre clientèle et des communautés que nous servons.

Si vous avez besoin d’assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement ou le poste pour lequel vous postulez, veuillez nous en informer. Des mesures d’aménagement seront offertes aux personnes qui en font la demande à n’importe quelle étape du processus de recrutement.

Famille d'emplois

Administration (GF)

#J-18808-Ljbffr

Description de poste

BPA, c’est bien plus qu’une firme d’ingénierie : c’est une équipe passionnée qui façonne les bâtiments et infrastructures de demain. Présente à travers le Canada, notre expertise en conception durable et en innovation technique fait rayonner nos projets d’un océan à l’autre. Joindre BPA, c’est mettre ton talent au service d’un impact concret, collaborer avec des experts reconnus et évoluer dans un milieu flexible, stimulant et tourné vers l’avenir.

Notre opportunité

Véritable partenaire du Vice-président, Offres de services, vous jouez un rôle clé au cœur de nos opérations. Vous contribuez à orchestrer l’agenda stratégique, la communication et le suivi des priorités, afin de maximiser l’impact et l’efficacité de la haute direction. En créant des liens solides avec les équipes internes, vous favorisez une exécution fluide, confidentielle et axée sur les résultats.

Responsabilités principales

Gestion exécutive & priorités

• Gérer l’agenda du VP (priorisation, préparation des dossiers voyages, etc.).
• Préparer les rencontres : ordre du jour, documentation, briefs exécutifs (1-pager), présentations.
• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions.

Communication & gouvernance

• Rédiger / réviser courriels, notes internes, lettres officielles.
• Coordonner les comités de direction et conseil (logistique, trousses, procès-verbaux).
• Assurer la confidentialité et la gestion des accès / dossiers sensibles.

Coordination opérationnelle

• Agir de point de contact entre la présidence, les VP et les directions (mécanique, électricité, structure, etc.).
• Consolider des données clés (KPI, projets, ventes) et produire de courts tableaux de bord.
• Soutenir la préparation de propositions (mise en page, conformité, signatures).

Logistique & administration

• Gérer déplacements, événements, visiteurs, dépenses et approbations.
• Tenir les archives numériques (SharePoint / Teams), modèles et calendriers corporatifs.
• Coordonner signatures DocuSign, ententes et renouvellements (échéanciers).

Projets spéciaux

• Contribuer à des projets transversaux (croissance, intégration de bureaux, initiatives, etc.).
• Proposer des améliorations de processus (gabarits, automatisations, checklists).

Profil recherché

• 5–8 ans comme adjoint(e) de direction / exécutif, idéalement en services professionnels (ingénierie, architecture, construction, juridique, conseil).
• Bilingue (oral / écrit).
• Excellente rédaction et aisance à représenter la direction.
• Maîtrise Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint, Excel), Adobe Acrobat et DocuSign.
• Organisation et priorisation exemplaires : anticipe, planifie et gère plusieurs dossiers à la fois.
• Exécution rigoureuse : suivi des actions, respect des délais.
• Discrétion et éthique irréprochables ; esprit de service et collaboration avec dirigeants et partenaires.

Faire carrière avec nous, c’est …

• Une culture centrée sur la collaboration, axée sur le partage du savoir, le développement des talents et la qualité de nos réalisations.
• Une semaine de 37,5 heures, avec un horaire flexible et la possibilité de terminer à midi le vendredi.
• Une politique de télétravail hybride, favorisant la conciliation entre vie professionnelle et personnelle.
• Les heures supplémentaires reconnues et compensées, soit en banque d’heures, soit rémunérées.
• Une rémunération globale compétitive, comprenant un salaire concurrentiel, un régime d’assurances complet et un programme de REER avec contribution de l’employeur.
• Un programme structuré de formation et de développement professionnel, soutenu par notre entité UniversiT, dédiée à la croissance technique et humaine de chaque employé.
• Un programme de mentorat sur mesure, adapté selon les niveaux d’expérience et les parcours professionnels.
• Des technologies à la fine pointe, dont le BIM et des outils collaboratifs modernes.
• Un programme « En quête d’équilibre », qui vise à favoriser le bien‑être global, la santé mentale et la productivité durable.

Nous adhérons aux principes d’équité en matière d’emploi, de diversité, d’inclusion et d’accessibilité dans l’ensemble de nos bureaux au Canada. Nous encourageons les candidatures de femmes, de personnes issues de minorités visibles, de peuples autochtones, de personnes en situation de handicap ainsi que de membres de la communauté 2SLGBTQIA+. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande aux candidats participant à toute étape du processus de sélection.

Nous vous remercions de votre intérêt à joindre notre équipe. Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées par l’équipe Talent.

#J-18808-Ljbffr

Description du poste : Adjoint(e) juridique

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) juridique pour notre bureau du Dix30, pour assister des avocats pratiquants en litige et en droit transactionnel et corporatif.

Vos principales responsabilités incluront :

• Préparer, rédiger et/ou corriger et mettre en page des lettres, procédures judiciaires, courriels, etc.;
• Procéder à l’ouverture des dossiers, au contrôle des documents fournis par les divers intervenants, à la fermeture et au classement des dossiers;
• Gérer les déboursés et les imputer aux dossiers;
• Inscrire et gérer les rappels aux dossiers;
• Effectuer la prise de rendez-vous avec les clients et assister les avocats dans la gestion de leur agenda;
• Faire la facturation;
• Classer, numériser et archiver les dossiers;
• Toutes autres tâches connexes.

Vos conditions :

• Poste permanent, 35 heures semaine;
• Salaire concurrentiel;
• 13 fériés et congé le jour de votre anniversaire;
• Bureaux fermés durant la période des fêtes;
• REER collectif avec contribution de l'employeur;
• Remboursement d'activités sportives et culturelles;
• Télémédecine;
• Formation continue;
• Conciliation travail/vie personnelle;
• Ambiance de travail conviviale et bureaux modernes;
• Nombreuses activités collectives.

Pourquoi nous choisir?

Parce que nous sommes une grande famille! Chaque membre est important et son bien-être est une priorité. Parce que nous favorisons un milieu empreint de respect où la créativité et l’authenticité sont encouragées! Parce que vous souhaitez évoluer dans un milieu où vous pourrez développer vos compétences et collaborer avec des gens qui partagent votre passion pour le droit!

Sylvestre Avocats Notaires est un cabinet bien établi sur la Rive-Sud de Montréal depuis plus de 90 ans. Reconnu dans la région pour son expertise dans plusieurs champs de pratique, le cabinet a à cœur de développer une relation de confiance avec sa clientèle en leur offrant des services juridiques de qualité, notamment grâce à son personnel dévoué et compétent.

Profil recherché :

• Formation en secrétariat (juridique, un atout);
• Minimum 2 ans d’expérience comme adjointe juridique (en litige, un atout);
• Facilité à travailler en équipe;
• Polyvalent, dynamique et intègre;
• Excellente aptitude de communication à l’oral et à l’écrit;
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
• Maîtrise du logiciel JurisÉvolution (un atout);
• Bilingue (un atout).

Description du poste

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) juridique pour notre bureau du Dix30, pour assister des avocats pratiquants en litige et en droit transactionnel et corporatif.

Vos principales responsabilités incluront :

• Préparer, rédiger et/ou corriger et mettre en page des lettres, procédures judiciaires, courriels, etc.;
• Procéder à l’ouverture des dossiers, au contrôle des documents fournis par les divers intervenants, à la fermeture et au classement des dossiers;
• Gérer les déboursés et les imputer aux dossiers;
• Inscrire et gérer les rappels aux dossiers;
• Effectuer la prise de rendez-vous avec les clients et assister les avocats dans la gestion de leur agenda;
• Faire la facturation;
• Classer, numériser et archiver les dossiers;
• Toutes autres tâches connexes.

Vos conditions :

• Poste permanent, 35 heures semaine;
• Salaire concurrentiel;
• 13 fériés et congé le jour de votre anniversaire;
• Bureaux fermés durant la période des fêtes;
• REER collectif avec contribution de l'employeur;
• Remboursement d'activités sportives et culturelles;
• Télémédecine;
• Formation continue;
• Conciliation travail/vie personnelle;
• Ambiance de travail conviviale et bureaux modernes;
• Nombreuses activités collectives.

Pourquoi nous choisir?

Parce que nous sommes une grande famille! Chaque membre est important et son bien-être est une priorité. Parce que nous favorisons un milieu empreint de respect où la créativité et l’authenticité sont encouragées! Parce que vous souhaitez évoluer dans un milieu où vous pourrez développer vos compétences et collaborer avec des gens qui partagent votre passion pour le droit!

Sylvestre Avocats Notaires est un cabinet bien établi sur la Rive-Sud de Montréal depuis plus de 90 ans. Reconnu dans la région pour son expertise dans plusieurs champs de pratique, le cabinet a à cœur de développer une relation de confiance avec sa clientèle en leur offrant des services juridiques de qualité, notamment grâce à son personnel dévoué et compétent.

Compétences requises :

• Formation en secrétariat (juridique, un atout);
• Minimum 2 ans d’expérience comme adjointe juridique (en litige, un atout);
• Facilité à travailler en équipe;
• Polyvalent, dynamique et intègre;
• Excellente aptitude de communication à l’oral et à l’écrit;
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
• Maîtrise du logiciel JurisÉvolution (un atout);
• Bilingue (un atout).

Description du poste

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) juridique pour notre bureau du Dix30, pour assister des avocats pratiquants en litige et en droit transactionnel et corporatif.

Vos principales responsabilités incluront :

• Préparer, rédiger et / ou corriger et mettre en page des lettres, procédures judiciaires, courriels, etc.;
• Procéder à l’ouverture des dossiers, au contrôle des documents fournis par les divers intervenants, à la fermeture et au classement des dossiers;
• Gérer les déboursés et les imputer aux dossiers;
• Inscrire et gérer les rappels aux dossiers;
• Effectuer la prise de rendez-vous avec les clients et assister les avocats dans la gestion de leur agenda;
• Faire la facturation;
• Classer, numériser et archiver les dossiers;
• Toutes autres tâches connexes.

Vos conditions :

• Poste permanent, 35 heures semaine;
• Salaire concurrentiel;
• 13 fériés et congé le jour de votre anniversaire;
• Bureaux fermés durant la période des fêtes;
• REER collectif avec contribution de l'employeur;
• Remboursement d'activités sportives et culturelles;
• Télémédecine;
• Formation continue;
• Conciliation travail / vie personnelle;
• Ambiance de travail conviviale et bureaux modernes;
• Nombreuses activités collectives.

Pourquoi nous choisir?

Parce que nous sommes une grande famille! Chaque membre est important et son bien-être est une priorité. Parce que nous favorisons un milieu empreint de respect où la créativité et l’authenticité sont encouragées! Parce que vous souhaitez évoluer dans un milieu où vous pourrez développer vos compétences et collaborer avec des gens qui partagent votre passion pour le droit!

Sylvestre Avocats Notaires est un cabinet bien établi sur la Rive-Sud de Montréal depuis plus de 90 ans. Reconnu dans la région pour son expertise dans plusieurs champs de pratique, le cabinet a à cœur de développer une relation de confiance avec sa clientèle en leur offrant des services juridiques de qualité, notamment grâce à son personnel dévoué et compétent.

Compétences requises :

• Formation en secrétariat (juridique, un atout);
• Minimum 2 ans d’expérience comme adjointe juridique (en litige, un atout);
• Facilité à travailler en équipe;
• Polyvalent, dynamique et intègre;
• Excellente aptitude de communication à l’oral et à l’écrit;
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
• Maîtrise du logiciel JurisÉvolution (un atout);
• Bilingue (un atout).

Adjoint(e) administratif(ve) - Support à la Mairie et à la Direction générale

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d’offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s’engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la Cohérence, le Respect, l’Écoute, l’Équipe et la Reconnaissance.

Votre rôle

Relevant de la mairesse et / ou du directeur général, la personne titulaire du poste d’adjoint(e) administratif(ve) apporte un soutien administratif au bureau de la mairesse pour tout ce qui concerne l’administration courante du bureau, tels que les aspects informationnels, documentaires, logistiques et budgétaires, ainsi qu’un support aux élus. De plus, elle veille au suivi des différents dossiers ou projets. Pour ce faire, la personne titulaire contribue à la résolution de problèmes par ses analyses et sa connaissance approfondie des différents dossiers, effectue les travaux de recherche, réalise les analyses préliminaires et développe les premières ébauches d’outils, de politiques ou de pratiques. Elle participe activement à la mise en place des outils liés à son domaine d’expertise.

La personne titulaire veille au respect des lignes directrices émises par les instances supérieures, à l’atteinte des objectifs fixés par la Mairesse dans les délais prévus et à l’utilisation optimale des ressources allouées. Elle promeut les valeurs organisationnelles et la vision de la Ville.

Vos responsabilités

• Assure la gestion des dossiers, du courrier, de la correspondance, des appels et en assure la confidentialité.
• Gère de façon optimale l'agenda de la mairesse.
• Reçoit les visiteurs, prend les informations requises auprès de ceux-ci et les transmet aux intervenants concernés.
• Voit à la logistique des rencontres impliquant autant des participants internes qu'externes.
• Voit à ce que les différents rapports ou communications adressés à la mairie soient acheminés aux personnes concernées.
• Assure un suivi auprès de la Mairesse des demandes et requêtes effectuées via les réseaux sociaux concernant la mairie et les élus.
• Gère les différents médias sociaux de la Mairesse, incluant la rédaction des publications.
• Voit au traitement des différents rapports et de toutes communications adressées au conseil et assure le suivi des décisions pour donner suite aux rencontres des différents comités (plénier, de planification, exécutif, ou autres).
• Communique avec les bureaux ministériels afin d'obtenir les informations requises par le bureau de la Mairesse.
• Vérifie et s'assure de la représentation du conseil municipal lors d'événements spéciaux.
• Effectue les inscriptions aux colloques et congrès auxquels participent les membres du conseil municipal ainsi qu'effectue les réservations d'hôtel ou autre, si nécessaire.
• Voit à la mise à jour et à la conformité des informations budgétaires du bureau, exerce les suivis requis et signale les écarts observés.
• Effectue des travaux de recherche nécessaires à la prise de décision de la mairesse, lorsque requis.
• Recueille et collige des données en provenance de diverses sources servant à rédiger des rapports, articles, discours, lettres ou toute autre correspondance, à compléter des dossiers ou à fournir de l'information dans les délais prescrits.
• Rédige des procès-verbaux de certaines réunions auxquelles elle assiste.
• Effectue toutes autres tâches complémentaires à la fonction.

Profil recherché

• Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou dans une discipline appropriée.
• Posséder minimalement cinq (5) années d’expérience dont au moins trois (3) années dans une fonction de soutien administratif à la haute direction de préférence en milieu municipal (toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée pertinente et équivalente pourrait être considérée).
• Connaissance des lois, règlements et pratiques régissant le secteur d’activité.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365.
• Connaissance de différents environnements informatiques.
• Maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit (niveau expert).
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
• Discrétion.
• Autonomie.
• Planification et organisation.
• Capacité de synthèse.
• Capacité de travailler sous pression.
• Gestion du temps et des priorités.
• Orientation client.
• La personne titulaire de ce poste doit être apte à répondre aux diverses demandes des citoyens anglophones et bien saisir leurs besoins afin d’offrir un excellent service à la clientèle par des réponses justes et adéquates.

Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait être considérée pour d'autres opportunités de carrière au sein de la Ville, en fonction des exigences et compétences requises pour l'emploi.

Seules les candidatures retenues seront contactées.

#J-18808-Ljbffr

Adjoint(e) administratif(ve) - Support à la Mairie et à la Direction générale

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d’offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s’engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la Cohérence, le Respect, l’Écoute, l’Équipe et la Reconnaissance.

Votre rôle

Relevant de la mairesse et/ou du directeur général, la personne titulaire du poste d’adjoint(e) administratif(ve) apporte un soutien administratif au bureau de la mairesse pour tout ce qui concerne l’administration courante du bureau, tels que les aspects informationnels, documentaires, logistiques et budgétaires, ainsi qu’un support aux élus. De plus, elle veille au suivi des différents dossiers ou projets. Pour ce faire, la personne titulaire contribue à la résolution de problèmes par ses analyses et sa connaissance approfondie des différents dossiers, effectue les travaux de recherche, réalise les analyses préliminaires et développe les premières ébauches d’outils, de politiques ou de pratiques. Elle participe activement à la mise en place des outils liés à son domaine d’expertise.

La personne titulaire veille au respect des lignes directrices émises par les instances supérieures, à l’atteinte des objectifs fixés par la Mairesse dans les délais prévus et à l’utilisation optimale des ressources allouées. Elle promeut les valeurs organisationnelles et la vision de la Ville.

Vos responsabilités

• Assure la gestion des dossiers, du courrier, de la correspondance et des appels et en assure la confidentialité;
• Gère de façon optimale l'agenda de la mairesse;
• Reçoit les visiteurs, prend les informations requises auprès de ceux-ci et les transmet aux intervenants concernés;
• Voit à la logistique des rencontres impliquant autant des participants internes qu'externes;
• Voit à ce que les différents rapports ou communications adressés à la mairie soient acheminés aux personnes concernées;
• Assure un suivi auprès de la Mairesse des demandes et requêtes effectuées via les réseaux sociaux concernant la mairie et les élus;
• Gère les différents médias sociaux de la Mairesse, incluant la rédaction des publications;
• Voit au traitement des différents rapports et de toutes communications adressées au conseil et assure le suivi des décisions pour donner suite aux rencontres des différents comités (plénier, de planification, exécutif, ou autres);
• Communique avec les bureaux ministériels afin d'obtenir les informations requises par le bureau de la Mairesse;
• Vérifie et s'assure de la représentation du conseil municipal lors d'événements spéciaux;
• Effectue les inscriptions aux colloques et congrès auxquels participent les membres du conseil municipal ainsi qu'effectue les réservations d'hôtel ou autre, si nécessaire;
• Voit à la mise à jour et la conformité des informations budgétaires du bureau, exerce les suivis requis et signale les écarts observés;
• Effectue des travaux de recherche nécessaires à la prise de décision de la mairesse, lorsque requis;
• Recueille et collige des données en provenance de diverses sources servant à rédiger des rapports, articles, discours, lettres ou toute autre correspondance, à compléter des dossiers ou à fournir de l'information dans les délais prescrits;
• Rédige des procès-verbaux de certaines réunions auxquelles elle assiste;
• Effectue toutes autres tâches complémentaires à la fonction.

Profil recherché

• Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou dans une discipline appropriée;
• Posséder minimalement cinq (5) années d’expérience dont au moins trois (3) années dans une fonction de soutien administratif à la haute direction de préférence en milieu municipal (toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée pertinente et équivalente pourrait être considérée);
• Connaissance des lois, règlements et pratiques régissant le secteur d’activité;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365;
• Connaissance de différents environnements informatiques;
• Maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit (niveau expert);
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise;
• Discrétion;
• Autonomie;
• Planification et organisation;
• Capacité de synthèse;
• Capacité de travailler sous pression;
• Gestion du temps et des priorités;
• Orientation client;
• La personne titulaire de ce poste doit être apte à répondre aux diverses demandes des citoyens anglophones et bien saisir leurs besoins afin d’offrir un excellent service à la clientèle par des réponses justes et adéquates.

L’emploi du genre féminin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.

Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait être considérée pour d'autres opportunités de carrière au sein de la Ville, en fonction des exigences et compétences requises pour l'emploi.

Seules les candidatures retenues seront contactées.

Job Description

Salary :

Temps complet Remplacement temporaire 35h (hybride, 3 jours en présentiel)

L'OACIQ

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, Brossard, vis-à-vis du Quartier DIX30, l'Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d'assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi. L'OACIQ est l'autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s'assurant des saines pratiques des courtiers.

Sommaire du poste

Sous la responsabilité du vice-président, Communications, le titulaire du poste apporte un soutien administratif, coordonne et assure le suivi de demandes variées. Il gère efficacement l'agenda et l'emploi du temps du vice-président, veille à la tenue de dossiers et prépare les documents nécessaires aux rencontres et comités. Il apporte son aide à l'équipe dans la planification, l'organisation et la coordination des activités internes et externes.

Il met en place et maintient des systèmes de classement conformes aux principes de gestion documentaire et assure la sécurité des documents confidentiels. Enfin, il effectue toute autre tâche connexe pour le bon fonctionnement de la Vice-présidence.

Responsabilités clés

• Assister le vice-président dans l'administration du Service des communications en effectuant diverses tâches administratives essentielles à son bon fonctionnement (correspondance, classement, photocopies, appels, paiements des comptes, etc.).
• Assurer une veille proactive des agendas et préparer les documents nécessaires aux rencontres.
• Agir à titre de personne-ressource pour les employés relevant de la Vice-présidence et soutenir la directrice du Service des communications dans des tâches de secrétariat ou autres.
• Organiser et préparer les réunions de la Vice-présidence et celles de l'ensemble des employés.
• Identifier, prioriser et assurer le suivi des dossiers tout en conservant une vue d'ensemble.
• Faire preuve de vigilance et de leadership dans la gestion des dossiers.
• Effectuer l'archivage et la destruction annuelle pour l'ensemble du service, conformément au calendrier de conservation en place.
• Produire différents rapports et analyses à la demande de son supérieur.
• Assurer le suivi auprès des personnes concernées relativement aux plans d'action découlant des réunions ou événements liés à la Vice-présidence.
• Collaborer étroitement avec les différents services pour faciliter l'avancement des dossiers.
• Répondre aux demandes de renseignements des fournisseurs et des employés.
• Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de l'Organisme.

Connaissance et formation

• DEC en bureautique, en techniques administratives ou dans un domaine connexe
• Excellente maîtrise des outils MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et de l'environnement Mac
• Excellente maîtrise du français, parlé et écrit
• Connaissance de l'anglais, parlé et écrit
• Habiletés avérées en rédaction administrative
• Connaissance du domaine des communications et du marketing

Expérience minimale requise

• De 4 à 6 ans d'expérience pertinente

Habiletés et aptitudes essentielles

• Capacité d'adaptation et attitude positive dans les situations ambiguës ou changeantes
• Sens aigu de l'organisation et des priorités (respect des échéanciers)
• Discrétion, discernement et loyauté
• Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément en effectuant les suivis appropriés
• Leadership et aptitude pour le travail d'équipe
• Autonomie
• Rigueur
• Sens du service à la clientèle
• Esprit d'initiative
• Polyvalence
• Tolérance à l'ambiguïté et au changement

Communications

La vice-présidence des Communications met en œuvre le plan de rayonnement de l'OACIQ. Pour ce faire, elle définit des stratégies et des moyens adaptés aux différents publics auxquels l'Organisme s'adresse, que ce soit par le biais de son site web et les plateformes de réseaux sociaux, de campagnes de sensibilisation, ou encore via les médias, les événements et des publications variées.

Elle assure un support pour tous les services de l'Organisme et est responsable de différentes communications internes. Les Communications s'assurent de concevoir et de mettre à jour l'ensemble des outils permettant de positionner l'OACIQ et de faire rayonner sa mission de protection du public et d'encadrement des courtiers immobiliers.

Ce que vous avez à gagner en joignant notre Organisme

• Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes qui nous animent, comme organisation et individuellement, dans l'exercice de nos fonctions.
• Développement professionnel avec possibilité de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et accès à la mobilité interne.
• Santé et bien-être : journées mieux-être, journées d'obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym, vestiaires et douches sur place, groupes d'activités sportives, conférences sur le bien-être, télétravail avec possibilités d'aménagements.
• Rémunération globale compétitive et alignée sur le marché.
• Large gamme d'avantages sociaux compétitifs (assurances collectives, programme collectif d'épargne retraite, programme d'aide aux employés, remboursement de votre cotisation professionnelle).
• Espace de travail moderne et convivial (grand espace lunch, table de billard, etc.).

Pour en apprendre davantage sur les possibilités de carrière ainsi que les avantages offerts par l'OACIQ, visitez notre page carrière.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu'avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.

Adjoint(e) administratif(ve) - Support à la Mairie et à la Direction générale

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Afin de poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental et d’offrir une qualité de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s’engagent à adopter les valeurs de la Ville, soit la Cohérence, le Respect, l’Écoute, l’Équipe et la Reconnaissance.

Votre rôle

Relevant de la mairesse et/ou du directeur général, la personne titulaire du poste d’adjoint(e) administratif(ve) apporte un soutien administratif au bureau de la mairesse pour tout ce qui concerne l’administration courante du bureau, tels que les aspects informationnels, documentaires, logistiques et budgétaires, ainsi qu’un support aux élus. De plus, elle veille au suivi des différents dossiers ou projets. Pour ce faire, la personne titulaire contribue à la résolution de problèmes par ses analyses et sa connaissance approfondie des différents dossiers, effectue les travaux de recherche, réalise les analyses préliminaires et développe les premières ébauches d’outils, de politiques ou de pratiques. Elle participe activement à la mise en place des outils liés à son domaine d’expertise.

La personne titulaire veille au respect des lignes directrices émises par les instances supérieures, à l’atteinte des objectifs fixés par la Mairesse dans les délais prévus et à l’utilisation optimale des ressources allouées. Elle promeut les valeurs organisationnelles et la vision de la Ville.

Vos responsabilités

• Assure la gestion des dossiers, du courrier, de la correspondance et des appels et en assure la confidentialité;
• Gère de façon optimale l'agenda de la mairesse;
• Reçoit les visiteurs, prend les informations requises auprès de ceux-ci et les transmet aux intervenants concernés;
• Voit à la logistique des rencontres impliquant autant des participants internes qu'externes;
• Voit à ce que les différents rapports ou communications adressés à la mairie soient acheminés aux personnes concernées;
• Assure un suivi auprès de la Mairesse des demandes et requêtes effectuées via les réseaux sociaux concernant la mairie et les élus;
• Gère les différents médias sociaux de la Mairesse, incluant la rédaction des publications;
• Voit au traitement des différents rapports et de toutes communications adressées au conseil et assure le suivi des décisions pour donner suite aux rencontres des différents comités (plénier, de planification, exécutif, ou autres);
• Communique avec les bureaux ministériels afin d'obtenir les informations requises par le bureau de la Mairesse;
• Vérifie et s'assure de la représentation du conseil municipal lors d'événements spéciaux;
• Effectue les inscriptions aux colloques et congrès auxquels participent les membres du conseil municipal ainsi qu'effectue les réservations d'hôtel ou autre, si nécessaire;
• Voit à la mise à jour et la conformité des informations budgétaires du bureau, exerce les suivis requis et signale les écarts observés;
• Effectue des travaux de recherche nécessaires à la prise de décision de la mairesse, lorsque requis;
• Recueille et collige des données en provenance de diverses sources servant à rédiger des rapports, articles, discours, lettres ou toute autre correspondance, à compléter des dossiers ou à fournir de l'information dans les délais prescrits;
• Rédige des procès-verbaux de certaines réunions auxquelles elle assiste;
• Effectue toutes autres tâches complémentaires à la fonction.

Profil recherché

• Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou dans une discipline appropriée;
• Posséder minimalement cinq (5) années d’expérience dont au moins trois (3) années dans une fonction de soutien administratif à la haute direction de préférence en milieu municipal (toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée pertinente et équivalente pourrait être considérée);
• Connaissance des lois, règlements et pratiques régissant le secteur d’activité;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365;
• Connaissance de différents environnements informatiques;
• Maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit (niveau expert);
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise;
• Discrétion;
• Autonomie;
• Planification et organisation;
• Capacité de synthèse;
• Capacité de travailler sous pression;
• Gestion du temps et des priorités;
• Orientation client;
• La personne titulaire de ce poste doit être apte à répondre aux diverses demandes des citoyens anglophones et bien saisir leurs besoins afin d’offrir un excellent service à la clientèle par des réponses justes et adéquates.

L’emploi du genre féminin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.

Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait être considérée pour d'autres opportunités de carrière au sein de la Ville, en fonction des exigences et compétences requises pour l'emploi.

Seules les candidatures retenues seront contactées.

Description de poste

Cindy Denicourt Notaire Inc. se distingue par un environnement de travail professionnel, structuré et axé sur la qualité du service. Notre étude favorise une atmosphère calme et respectueuse, où la rigueur, la collaboration et la communication occupent une place centrale. Nous accordons une grande importance à la précision du travail, tout en maintenant un climat harmonieux et propice à l’efficacité.

En intégrant notre étude, vous bénéficierez d’un milieu de travail stable et bien organisé, au sein d’une équipe professionnelle et collaborative. Vous aurez l’occasion d’accomplir des tâches variées et d’évoluer dans un cadre qui valorise la constance, le sérieux et le respect mutuel. Nous recherchons des personnes souhaitant s’investir à long terme dans un environnement où chaque contribution est reconnue et appréciée.

Rôle général

La réceptionniste bilingue est responsable d’assurer l’accueil courtois et professionnel de la clientèle, en personne ou au téléphone, dans les deux langues officielles. Elle offre un soutien administratif essentiel afin de garantir le bon fonctionnement du bureau et la qualité du service offert par l’étude notariale.

Responsabilités principales

Accueil et service à la clientèle

• Accueillir les clients, visiteurs et partenaires d’affaires avec professionnalisme.
• Offrir un service bilingue (français et anglais) en tout temps.
• Répondre aux demandes d’information générales concernant l’étude, les services et les procédures.
• Gérer la salle d’attente et informer les notaires et collaborateurs de l’arrivée des clients.

Gestion des communications

• Répondre, filtrer et acheminer les appels téléphoniques bilingues.
• Prendre les messages et assurer un suivi efficace auprès des notaires ou membres de l’équipe.
• Gérer la boîte courriel générale de l’étude et redistribuer les courriels aux personnes concernées.
• Répondre aux demandes simples ou récurrentes en utilisant la communication écrite professionnelle.

Gestion documentaire

• Ouvrir et classer les dossiers selon les procédures internes.
• Effectuer la numérisation, l’indexation et l’archivage électronique et papier.
• Préparer des documents simples selon les modèles établis (lettres, formulaires, accusés de réception).
• Maintenir l’ordre et la confidentialité des documents sensibles en respectant les règles professionnelles du milieu notarial.

Support administratif et logistique

• Prendre les rendez-vous et gérer l’horaire des notaires.
• Vérifier, organiser et préparer les salles de signature.
• Aider à la préparation des dossiers en amont des signatures (impression, assemblage, vérifications simples).
• Effectuer des suivis téléphoniques auprès des clients pour confirmer des rendez-vous ou obtenir des informations manquantes.

Compétences requises

• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Capacité à communiquer avec une clientèle variée dans les deux langues de manière claire, professionnelle et courtoise.
• Excellente maîtrise des logiciels de bureautique (Suite Microsoft Office, Outlook, etc.).
• Aisance avec les systèmes de gestion documentaire et les outils numériques d’un bureau de notaire.
• Rapidité d’apprentissage pour les logiciels spécialisés du secteur juridique.
• Connaissance du logiciel Paramaître, un atout.

Compétences personnelles

• Sens aigu de l’organisation, de la rigueur et de la discrétion.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle.
• Attitude professionnelle, polie et empathique.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les priorités.

Exigences du poste

• Expérience en réception ou support administratif (idéalement dans un milieu juridique, immobilier, financier ou professionnel).
• Présentation soignée et attitude professionnelle.
• Respect strict de la confidentialité et des normes du secret professionnel.

Adjointe Administrative / Administrative Assistant

Dorval – Présentiel

Vous aimeriez joindre une entreprise en pleine croissance, reconnue mondialement, avec une mission positive? Then Smardt, la société de référence mondiale dans la fabrication de refroidisseurs centrifuges sans huile, recrute. Nos opérations s’étendent en Australie, Canada, États‑Unis, Allemagne et Chine. Nos machines révolutionnaires à haute efficacité énergétique soutiennent une croissance rapide sur les marchés clés. À l’avant‑gard de l’innovation, Smardt Amérique du Nord accélère le développement de produits qui offrent d’importantes économies d’énergie à nos clients.

Nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) motivé(e) à soutenir nos équipes, à assurer le bon déroulement de nos activités et à offrir un service de qualité supérieure à nos clients.

Responsabilités (Français)

• Préparer et traiter les bons de commande, factures et bons d’achat
• Développer et maintenir des formulaires et outils Excel
• Effectuer la mise à jour de l’inventaire
• Répondre rapidement aux demandes des clients par courriel et téléphone
• Effectuer le suivi hebdomadaire avec les fournisseurs et clients
• Contribuer à la satisfaction de la clientèle en offrant un service rapide et professionnel
• Soutenir les tâches liées à la qualité et aux garanties (p. ex. : RMA)
• Collaborer avec la clientèle du marché nord‑américain
• Effectuer toute autre tâche connexe confiée par le superviseur

Compétences Et Qualifications (Français)

• Bilinguisme obligatoire – anglais et français ou espagnol (oral et écrit)
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook; 365 est un atout)
• Expérience avec un système ERP (Microsoft Navision, un atout)
• Expérience avec des outils de gestion de projets (Monday.com, Jira ou équivalent)
• Expérience avec des systèmes de billetterie / support client (Freshdesk ou équivalent)
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités
• Orientation client et excellentes aptitudes en communication

Ce que nous offrons (Français)

• Salaire compétitif
• Une équipe dynamique dans une entreprise en forte croissance
• Assurance médicale et dentaire payée à 100 % par l’employeur
• REER avec contribution de l’employeur jusqu’à 6 %
• Formation continue et développement professionnel
• Événements d’entreprise et culture collaborative

Main Responsibilities (English)

• Prepare and process sales orders, invoices, and purchase orders
• Develop and maintain forms and Excel trackers
• Support inventory updates
• Respond promptly to customer inquiries via email and phone
• Manage weekly vendor and customer follow‑ups
• Contribute to customer satisfaction by ensuring quick, professional responses
• Provide support with quality and warranty tasks (e.g., RMAs)
• Liaise with customers across the North American market
• Perform other related tasks as assigned by your supervisor

Core Competencies & Skills (English)

• Bilingual – English and French or Spanish (reading & writing)
• Strong proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook; 365 is an asset)
• Experience with ERP systems (Microsoft Navision an asset)
• Experience with project management tools (e.g., Monday.com, Jira, or similar)
• Experience with help desk systems (Freshdesk or similar)

What We Offer (English)

• Competitive salary
• A dynamic team within a high‑growth company
• 100% employer‑paid medical and dental coverage
• RRSP with employer contributions up to 6%
• Ongoing training and professional development
• Company events and a supportive, collaborative culture

Equal Employment Opportunity Statement (English)

Smardt is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and diverse workplace where all individuals are treated with dignity and respect. We do not discriminate based on race, color, religion, sex (including pregnancy, sexual orientation, and gender identity), national origin, age, disability, genetic information, veteran status, marital status, or any other characteristic protected by applicable law.

Montréal‑Ouest, Quebec, Canada – 5 days ago

#J-18808-Ljbffr

Description du poste

Poste en présentiel, environnement de travail en anglais. 2 à 5 ans d’expérience combinée dans le secteur de l’assurance et dans des rôles administratifs. La connaissance de l’assurance collective est un atout.

À propos de l’entreprise :

La firme adopte une approche globale qui combine l’expérience à une perspective moderne afin d’aider une clientèle fortunée à naviguer dans des situations financières complexes. Engagés à offrir des solutions financières significatives et à long terme, nous priorisons la cohésion financière multigénérationnelle. Nous agissons toujours dans le meilleur intérêt de nos clients afin de leur offrir des conseils véritablement impartiaux.

Sommaire du poste :

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) au service à la clientèle orienté(e) vers le client et à l’aise avec la technologie pour se joindre à notre équipe en croissance. Ce rôle est essentiel au maintien de relations solides avec la clientèle, au bon déroulement des opérations et au soutien des activités du cabinet. La personne idéale fera preuve d’un grand souci du détail, d’excellentes aptitudes en communication et d’une bonne connaissance du secteur de l’assurance.

Principales responsabilités (incluant, sans s’y limiter) :

Administration client et des polices

• Préparer des illustrations en vigueur, mettre à jour les informations clients et traiter les modifications aux polices (ex. : désignation de bénéficiaires, changement de propriétaire).
• Documenter les notes de rencontre, effectuer la saisie de données avec précision et fournir la documentation requise aux clients.
• Maintenir des dossiers organisés et assurer la conformité aux exigences réglementaires du secteur.

Gestion des horaires et des processus

• Gérer de façon proactive les horaires afin d’assurer une coordination fluide des rendez-vous clients.

Soutien administratif et opérationnel

• Communiquer avec les assureurs, gérer les échanges avec les institutions financières et coordonner les services de messagerie et de courrier.
• Préparer la correspondance, maintenir la documentation de conformité et organiser les états financiers.
• Assister les conseillers dans la préparation des rencontres clients en rassemblant les rapports et documents nécessaires.

Gestion de la relation client et nouvelles affaires

• Gérer et maintenir le système CRM afin d’assurer l’exactitude des données clients.
• Répondre aux demandes des clients et des conseillers et préparer des sommaires, propositions et mises à jour pertinentes.

Technologie et soutien à la clientèle

• Utiliser efficacement la suite Microsoft Office.
• Offrir un soutien technique aux clients et aux équipes internes.
• Appuyer les solutions technologiques visant à améliorer l’expérience client.
• Démontrer une aisance avec les outils infonuagiques et les flux de travail numériques afin de minimiser les besoins en soutien informatique.

Qualifications requises :

• 2 à 5 ans d’expérience combinée dans le secteur de l’assurance et dans des rôles administratifs.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Solides aptitudes techniques et capacité à naviguer dans les systèmes de façon autonome.
• Bonne compréhension des produits de services financiers, des dispositions de polices et des procédures administratives.
• Autonomie et excellentes capacités d’organisation.
• Excellentes aptitudes de communication orale et écrite.
• Connaissance de l’assurance collective (un atout).

Qualifications souhaitées :

• Baccalauréat ou diplôme d’études collégiales.
• Expérience avec un logiciel de gestion de la relation client (CRM).
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.

Conditions :

• Salaire concurrentiel
• Assurance collective (santé et dentaire)
• Vacances payées

#J-18808-Ljbffr

Description de poste

Employeur

LE GROUPE D'IMAGERIE CHAMPION INC.

Description de l'entreprise

Nous sommes un imprimeur numérique avec plus de 40 ans d'expérience dans l'industrie. Champion Imaging est le partenaire de confiance pour tous vos besoins en impression grand format.

Description de l’offre d’emploi

Le Groupe d'Imagerie Champion est à la recherche d’un(e) réceptionniste / adjoint(e) administrative pour accomplir une vaste gamme de tâches, incluant (sans s’y limiter) :

• Aider les coordonnateurs de projets dans diverses tâches (création de listes d’emballage, d’étiquettes, selon les besoins)
• Effectuer les envois avec les principaux services de messagerie (UPS, Purolator, FedEx, etc.)
• Répondre aux appels téléphoniques
• Gérer les transports
• Une expérience avec Accpac constitue un atout
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (principalement Outlook, Excel, Teams et Word)

Salaire à déterminer selon l’expérience.

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à travailler sous pression

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

37.5 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 12 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que l'ÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à l'ÉTS.

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Quel sera votre impact en tant qu'adjoint.e de direction - Cadre supérieur à la Direction générale de l'ÉTS?

Relevant directement de la directrice générale et collaborant étroitement avec l'adjointe exécutive, le chef de cabinet et l'équipe de la Direction générale, vous contribuerez à la gestion administrative et financière, la préparation des documents décisionnels, ainsi que l'organisation des événements et déplacements officiels, tout en optimisant les processus internes. Vous garantirez la continuité des opérations et soutiendrez l'équipe de manière polyvalente, permettant à la Direction générale de prendre des décisions stratégiques avec efficacité, anticipation et impact institutionnel.

Vous serez responsable de :

• Contribuer à la gestion administrative et financière de la Direction générale, incluant : préparation de rapports et gestion des allocations de dépenses, suivis de contrats et paiement de factures, tout en veillant à la conformité et à l'optimisation des processus.
• Préparer et organiser les documents nécessaires aux réunions et aux décisions de la directrice générale : dossiers décisionnels, notes d'information, documents stratégiques, présentations, allocutions. Veiller au bon classement et au respect du cycle de vie des documents de la Direction générale.
• Planifier et orchestrer la logistique des activités et événements de la Direction générale, soit : la réservation des salles, la gestion des fournisseurs, la coordination technique, ainsi que la préparation et la remise en ordre des espaces.
• Supporter l'organisation des déplacements officiels incluant transport, hébergement, itinéraires, avec anticipation, fluidité, et rigueur budgétaire.
• Assurer la continuité des opérations en remplaçant l'adjointe exécutive lors de ses absences, en prenant en charge la gestion des priorités et le soutien opérationnel de la Direction générale.
• Fournir un soutien administratif polyvalent à l'équipe de la Direction générale, en coordonnant la documentation, les demandes internes et les communications, tout en anticipant les besoins pour renforcer l'efficacité organisationnelle et soutenir la vision à long terme.

Avez-vous ce qu'il faut pour relever le défi?

Scolarité :

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expérience :

• Cinq (5) années d'expérience pertinentes dans un poste similaire.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI :

Habiletés particulières :

• Vous faites preuve de grande autonomie et d'un sens marqué de l'initiative , en anticipant les besoins, en prenant des décisions éclairées et en évoluant avec assurance dans un environnement dynamique et stratégique.
• Grâce à votre organisation et votre capacité à prioriser , vous gérez efficacement plusieurs dossiers simultanément, identifiez rapidement les enjeux et respectez les échéanciers, même dans des situations complexes.
• Votre agilité et votre adaptabilité vous permettent de vous ajuster aisément aux imprévus, aux changements de priorités et aux nouvelles orientations institutionnelles.
• Votre souci de précision assure la qualité et la conformité des travaux administratifs et financiers, contribuant ainsi à l'excellence opérationnelle.

Autres habiletés :

• Vous utilisez avec aisance l'environnement Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint), ainsi que les principaux outils collaboratifs et de productivité, tels que Teams, Zoom, CRM. La connaissance de plateformes de gestion documentaire ou de projets, dont M-Files et WRIKE constitue également un atout.
• Vous excellez en r édaction et en communication , en produisant des contenus clairs et structurés, tout en adaptant vos messages à divers publics. Votre sens du tact et de la diplomatie facilite les échanges avec une grande diversité d'interlocuteurs.
• Vous favorisez un climat de collaboration par votre dynamisme, votre attitude positive et votre capacité à allier efficacité individuelle et travail d'équipe , soutenant ainsi l'atteinte des objectifs organisationnels.
• Vous maîtrisez parfaitement la langue française , tant à l'oral qu'à l'écrit, et votre aisance en anglais constitue un atout.

Veuillez noter que les candidatures retenues seront invitées à réaliser des tests de bureautique en lien avec les exigences du poste.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie! Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.